So verwenden Sie QR Codes auf Versandetiketten zur Sendungsverfolgung

Versandverzögerungen gehören zu den größten Frustrationsquellen in der Logistik. Laut Verte Research verfolgen 91 % der Verbraucher ihre Pakete aktiv und überprüfen den Status oft mehrmals täglich. Wenn der Sendungsverlauf unklar ist oder sich Lieferungen verzögern, führt dies zu Frustration und mehr Supportanfragen.

Herkömmliche Versandetiketten verschlimmern das Problem noch. Sie basieren auf Barcodes oder aufgedruckten Angaben, für deren Auslesung spezielle Scanner oder manuelle Überprüfungen erforderlich sind. Sind Etiketten beschädigt oder unvollständig, bricht die Sendungsverfolgung zusammen, und es kommt häufiger zu Verzögerungen.

QR Codes bieten eine bessere Lösung. Sie speichern detaillierte Versandinformationen in einem kleinen, scanbaren Format und helfen so Spediteuren und Zustellteams, schnell auf genaue Daten zuzugreifen und den Paketfluss aufrechtzuerhalten.

Der Leitfaden erklärt, wie QR Codes Versandetiketten verbessern und wie man sie effektiv einsetzt.

Probleme, mit denen Unternehmen bei herkömmlichen Versandetiketten konfrontiert sind

Versandetiketten enthalten die Informationen, die Lager, Spediteure, Zollbeamte und Zusteller benötigen, um Sendungen weiterzuleiten.

Herkömmliche Etiketten basieren auf einfachen Barcodes und gedrucktem Text. Sie wurden nicht für die heutigen Versandmengen oder die gestiegenen Erwartungen an die Zustellung konzipiert. Infolgedessen verlangsamt sich die Sendungsverfolgung, und Verzögerungen treten häufiger auf.

Hier stoßen herkömmliche Versandetiketten an ihre Grenzen.

Herkömmliche Barcodes können keine komplexen Lieferanweisungen speichern

Herkömmliche 1D-Barcodes auf den meisten Versandetiketten speichern nur einfache Sendungsnummern, in der Regel etwa 20 bis 30 Zeichen. Sie können keine Lieferanweisungen oder zusätzliche Informationen enthalten.

Wichtige Details werden oft als Text ausgedruckt oder in separaten Systemen gespeichert, die Fahrer manuell überprüfen müssen. Zum Beispiel:

• An der Seitentür abstellen
• Unterschrift bei Lieferung erforderlich
• Rufen Sie den Empfänger vor Ihrer Ankunft an
• Zugangscodes für geschlossene Wohnanlagen
• Geschäftszeiten

Ohne diese Informationen am Lieferort müssen die Fahrer möglicherweise die Disposition kontaktieren oder es später erneut versuchen. Das führt zu Verzögerungen und verlangsamt die Lieferrouten.

Kunden haben nur eingeschränkten Zugriff auf den Sendungsstatus in Echtzeit

83 % der Verbraucher erwarten regelmäßige Updates zu ihren Lieferungen. Dennoch müssen viele nach wie vor lange Sendungsnummern auf den Websites der Versanddienstleister eingeben, was umso schwieriger wird, je mehr Versanddienstleister beteiligt sind.

Selbst nach Eingabe der Sendungsnummer sehen Kunden oft nur allgemeine Statusmeldungen wie „Sendung abgeholt“, „unterwegs“ oder „zugestellt“. Die eingeschränkte Transparenz sorgt für Unsicherheit, was dazu führt, dass mehr Kunden den Kundendienst kontaktieren und die Arbeitsbelastung für die Serviceteams steigt.

Papierdokumente verlangsamen die Zollabfertigung und den internationalen Versand

Bei internationalen Sendungen sind nach wie vor gedruckte Dokumente erforderlich, die dem Paket beigelegt werden, wie beispielsweise Handelsrechnungen, Ursprungszeugnisse und Zollformulare.

Zollbeamte prüfen jedes Dokument und kontrollieren die Sendungsdaten. Sie müssen sicherstellen, dass alle Angaben übereinstimmen, bevor sie die Sendung freigeben. Fehlt etwas oder sind Angaben fehlerhaft, wird die Sendung zurückgehalten, bis der Fehler behoben ist. Die Kommunikation erfolgt oft per E-Mail oder Fax, was den Prozess verlangsamt.

Papierbasierte Arbeitsabläufe führen zu Verzögerungen, insbesondere angesichts des wachsenden grenzüberschreitenden E-Commerce.

Handoffs zwischen mehreren Netzbetreibern verursachen Lücken in der Ortung

Viele Sendungen durchlaufen mehrere Transportunternehmen, bevor sie ihr Ziel erreichen. Ein Paket wird möglicherweise zunächst von einem regionalen Kurierdienst befördert und dann für den Fernverkehr oder die Endzustellung an ein anderes Transportunternehmen übergeben.

Jeder Übergabevorgang kann zu einer Lücke in der Sendungsverfolgung führen. Aktualisierungen können stunden- oder sogar tagelang ausbleiben, sodass das Paket scheinbar feststeckt, obwohl es sich noch in Bewegung befindet. Solange es keine einheitliche Sendungsverfolgungsmethode für das Paket gibt, bleiben diese Lücken ein häufiges Problem.

Zwei Verwendungsmöglichkeiten v QR Codes s im Versand und warum der Unterschied wichtig ist

Bevor wir uns die Vorteile ansehen, ist es hilfreich, ein häufiges Missverständnis auszuräumen. QR Codes werden im Versand auf zwei verschiedene Arten verwendet, wobei jede einen anderen Zweck erfüllt.

1. QR Code Auf einem physischen Etikett: Ein QR Code, der auf das Versandetikett gedruckt wird, das das Paket begleitet. Er kann von Lagerpersonal, Spediteuren oder Kunden gescannt werden, um auf Sendungsverfolgungsdaten, Lieferanweisungen, Zolldokumente oder eine Rückgabeseite zuzugreifen. Dies ist der Schwerpunkt dieses Leitfadens.
2. QR Code Verwendung für den versand ohne Etikett oder für Rücksendungen: Bei diesem Modell gibt es zunächst kein gedrucktes Etikett. Der Versender erhält einen QR Code oder einen mobilen Code auf seinem Smartphone und zeigt diesen an einer Filiale des Versanddienstleisters vor. Ein Mitarbeiter scannt den Code und druckt das Etikett aus.

Versanddienstleister wie USPS (Label Broker), FedEx und UPS unterstützen dies durch etikettenfreie Versand- oder Rücksendeoptionen. Versandtools wie Shippo, EasyPost und ShipStation unterstützen ebenfalls ähnliche Arbeitsabläufe.

Beide Ansätze nutzen QR Codes, lösen jedoch unterschiedliche Probleme. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf QR Codes, das auf Versandetiketten aufgedruckt wird.

Wie Versandetiketten mit QR Codes die Logistikabläufe verbessern

Logistikteams müssen hohe Sendungsvolumina bewältigen und stehen unter zunehmendem Druck, schneller und mit besserer Nachverfolgbarkeit zu liefern. Herkömmliche Etiketten waren dafür nicht ausgelegt.

QR Codes Hilfe durch Speicherung weiterer Informationen und Verknüpfung von Paketen mit digitalen Systemen.

(Beispiel für einen QR Code auf einem Versandetikett via Dreamstime)

So verbessern QR Codes Ihre Abläufe.

Schnellere Lagerabwicklung

QR Codes Es können mehr Paketinformationen auf einem einzigen scanbaren Etikett gespeichert werden. Dazu gehören beispielsweise Gewicht, Angaben zum Bestimmungsort oder Handhabungshinweise.

Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr auf Kleingedrucktes verlassen oder mehrere Systeme überprüfen. Sie können einmal scannen und erhalten sofort die benötigten Informationen, was das Sortieren und Weiterleiten beschleunigt. Außerdem lassen sich Ausnahmen, wie übergroße oder hochwertige Artikel, leichter erkennen.

Die Bearbeitung erfolgt schneller, selbst in Spitzenzeiten. Neue oder befristete Mitarbeiter können die Anweisungen befolgen, ohne komplexe Sortierregeln lernen zu müssen.

Kunden können den QR-Code scannen, um Lieferungen zu verfolgen

Anstatt Sendungsnummern einzugeben, können Empfänger einen QR Code auf dem Paket mit ihrem Smartphone scannen. Durch das Scannen wird eine Sendungsverfolgungsseite mit Details wie dem aktuellen Standort und dem Lieferstatus geöffnet. Einige Systeme zeigen auch aktuelle Informationen zu Verzögerungen oder Zustellversuchen an.

In einigen Fällen können Kunden die Lieferoptionen nach dem Scannen ändern. Sie können einen neuen Liefertermin wählen oder das Paket an eine Abholstelle schicken lassen.

Transportunternehmen wie FedEx bieten dies über Tools wie den „FedEx Delivery Manager“ an, mit dem Kunden Sendungen verfolgen und ihre Zustellpräferenzen online verwalten können.

Vereinfachte Rückgabe für Kunden und Händler

Rücksendungen gehören zu den kostspieligsten Aspekten des E-Commerce. QR Codes auf Versandetiketten vereinfachen den Prozess sowohl für Kunden als auch für Händler.

Für Kunden kann ein QR Code auf dem Paket oder dem Versandetikett zu einer Rückgabeseite führen. Sie können die Rücksendung einleiten, ohne ein Etikett auszudrucken, und das Paket bei einer Abholstelle abgeben. Tatsächlich kaufen 84 % der Verbraucher eher bei einem Händler ein, der eine Rücksendung ohne Verpackung und ohne Etikett sowie schnellere Rückerstattungen anbietet.

Für Händler tragen Rücksendungen ohne Versandetikett zur Kostensenkung bei. Die Versandkosten fallen erst an, wenn die Rücksendung bei der Abgabe gescannt wird. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, jedem Paket ein vorfrankiertes Etikett beizulegen.

Weniger gedruckte Etiketten bedeuten auch einen geringeren Papierverbrauch. Rücksendungen über Abgabestellen können den Versanddienstleistern helfen, Sendungen zu bündeln, was die Effizienz verbessert. Versandtools wie ShipStation, EasyPost und Shippo unterstützen etikettenlose Rücksendungen, oft über die QR Codes der Versanddienstleister oder mobile Codesysteme.

Schnellere Zollkontrollen mit digitalen Dokumenten

Für den internationalen Versand sind häufig Dokumente wie Rechnungen und Zollformulare erforderlich. Diese werden in der Regel als ausgedruckte Unterlagen zusammen mit dem Paket versendet.

QR Codes auf Versandetiketten können mit digitalen Dokumenten verknüpft werden, die sich durch Scannen einfach anzeigen lassen. Dies beschleunigt die Kontrollen und reduziert Verzögerungen aufgrund fehlender oder fehlerhafter Unterlagen.

Sollte ein Problem auftreten, können Versender früher benachrichtigt werden, anstatt erst Tage später davon zu erfahren.

Unternehmen wie DHL nutzen QR Codes, um schnellen Zugriff auf Versandinformationen zu ermöglichen und digitale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Mobiler Liefernachweis

Bei der Zustellung können die Zusteller den QR Code auf dem Paket scannen, um wichtige Details wie die Zustellzeit oder ein Foto zu erfassen. Bei einigen Sendungen können die Empfänger direkt auf dem Gerät des Zustellers unterschreiben, und der Nachweis wird digital gespeichert.

Transportunternehmen wie Amazon Logistics nutzen das Scannen per App, um Lieferungen zu bestätigen und den Liefernachweis zu speichern.

Einheitliche Nachverfolgung über mehrere Mobilfunknetze hinweg

Pakete werden häufig von einem Transportunternehmen zum nächsten weitergeleitet. Bei diesen Übergaben kann die Sendungsverfolgung unterbrochen werden.

Ein QR Code auf dem Versandetikett kann zu einer einzigen Sendungsverfolgungsseite führen. Jeder Scan aktualisiert denselben Datensatz, sodass Kunden nicht zwischen den Websites der verschiedenen Versanddienstleister wechseln müssen.

So erstellen Sie QR Codes für Versandetiketten

Das Hinzufügen von QR Codes zu Versandetiketten erfordert kein großes IT-Projekt. Mit einem klaren Ziel und dem richtigen Tool können Sie schnell loslegen.

Mit Tools wie The QR Code Generator (TQRCG) können Sie QR Codes erstellen und diese an Ihre Marke anpassen. Die meisten Plattformen sind einfach zu bedienen und unterstützen die Erstellung von QR Code in großen Mengen für mehrere Sendungen.

Schritt 1: Legen Sie das Logistikziel für Ihre Versandetiketten fest

Jede Beschriftung muss einem klaren Zweck dienen. Der Zweck bestimmt, wohin der QR Code verweist und wie er bei der Bereitstellung verwendet wird.

Zu den gängigen Anwendungsfällen gehören:

• Sendungsverfolgung: Verlinkung zu einer Live-Tracking-Seite, damit der Versandstatus leicht überprüft werden kann
• Handhabungshinweise: Angaben zur sicheren Handhabung oder Sortierung bereitstellen
• Rücksendungen: Nutzer auf eine Seite für Rücksendungen weiterleiten
• Compliance-Dokumente: Link zu Zoll- oder behördlichen Formularen
• Begleitinhalte: Bereitstellung von Produkt- oder Garantieinformationen

Das Ziel konkret formulieren. „Kunden können den Versandstatus scannen und einsehen“ ist klar, während „Tracking verbessern“ zu vage ist, um zum Handeln anzuregen.

Schritt 2: Inhalt auswählen und dynamisch generieren QR Codes

Sobald das Ziel festgelegt ist, entscheiden Sie, welche Seite der QR Code öffnen soll. In den meisten Fällen verweist er auf eine Webseite, beispielsweise eine Tracking-Seite, eine Rückgabeseite oder ein Dokument.

Für Versandetiketten sind dynamische QR Codes in der Regel die bessere Wahl. Ein Etikett wird einmal gedruckt, doch die Versanddetails können sich ändern. Statische Codes lassen sich nach dem Drucken nicht mehr aktualisieren. Dynamische Codes verwenden einen Link, den Sie bearbeiten können, sodass sich der Bestimmungsort bei Bedarf ändern lässt. Dies erleichtert die Aktualisierung von Informationen während des Versands.

Sie können beispielsweise die Sendungsverfolgungsdaten ändern oder denselben Code nach der Lieferung mit einer Rückgabeseite verknüpfen.

Tools wie TQRCG unterstützen dynamische QR Codes und ermöglichen es Ihnen, Links auch nach dem Drucken zu verwalten. Viele Versandtools, darunter ShipStation und Shippo, unterstützen zudem Workflows, bei denen jeder Sendung ein eindeutiger QR Code zugewiesen werden kann.

Schritt 3: Passen Sie den QR Code für Versandetiketten an

Bei Versandetiketten steht Klarheit und Zuverlässigkeit vor dem Design im Vordergrund. Ein schlichtes, kontrastreiches QR Code eignet sich am besten für Lager- und Außenbereiche.

Mit TQRCG können Sie Größe und Kontrast anpassen, damit der Code leichter gescannt werden kann. Sie können auch einen kurzen Hinweis hinzufügen, zum Beispiel „Scannen, um Ihr Paket zu verfolgen“ oder „Scannen für Rücksendungen“, um den Zweck des Codes deutlich zu machen.

Laden Sie den QR Code in einem hochauflösenden Format herunter. SVG ist eine gute Wahl, da es sich ohne Qualitätsverlust skalieren lässt.

Testen Sie den QR Code auf gedruckten Etiketten, bevor Sie ihn in großem Umfang einsetzen. Stellen Sie sicher, dass er sowohl mit Lagerscannern als auch mit Smartphones gut gescannt werden kann.

Schritt 4: Überwachen Sie die Leistung mit QR Code-Analysen

Nachdem Sie QR Codes zu Ihren Versandetiketten hinzugefügt haben, verfolgen Sie deren Nutzung. TQRCG bietet Analysen, die zeigen, wann und wo die Codes gescannt werden. Anhand dieser Daten können Sie nachvollziehen, wie sich Pakete durch den Lieferprozess bewegen. Sie können die Scan-Aktivitäten in verschiedenen Phasen einsehen und Lücken in der Nachverfolgung erkennen.

Im Laufe der Zeit können diese Erkenntnisse dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Sendungsverfolgung zuverlässiger zu gestalten.

Best Practices für den Einsatz von QR Codes in der Logistik

QR Codes Verbessert die Sendungsverfolgbarkeit und sorgt für effizientere Abläufe – allerdings nur bei korrekter Anwendung. Ein QR Code für die Logistik muss sorgfältig eingesetzt werden, da Lager- und Transportumgebungen eine große Belastung für Etiketten darstellen können.

Verwenden Sie dauerhafte Bezeichnungen und die richtige Größe

Versandetiketten müssen den Transport und die Handhabung überstehen. Verwenden Sie Materialien, die feuchtigkeits- und hitzebeständig sind, damit der QR Code lesbar bleibt.

Der QR Code sollte groß genug sein, um problemlos gescannt werden zu können. In den meisten Fällen hat eine Größe von mindestens 1,5 Zoll × 1,5 Zoll bewährt. Größere QR Code-Größen sind von Vorteil, wenn Pakete gestapelt oder aus der Entfernung gescannt werden.

QR Code -Generierung in Logistiksysteme integrieren

QR Codes funktionieren am besten, wenn sie automatisch innerhalb bestehender Logistiksoftware generiert werden. Die Integration in ein Lagerverwaltungssystem (WMS) oder ein Transportmanagementsystem (TMS) stellt sicher, dass jedes Etikett auf Basis von Versanddaten in Echtzeit erstellt wird.

Zudem reduziert es die manuelle Dateneingabe und stellt sicher, dass jeder Code korrekte Informationen enthält.

Passen Sie das Scan-Erlebnis an den Nutzer an

Verschiedene Personen scannen denselben Code aus unterschiedlichen Gründen. Der Inhalt muss auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sein.

Mitarbeiter benötigen möglicherweise Versanddetails oder Benachrichtigungen. Kunden wünschen sich in der Regel Sendungsverfolgungsinformationen oder Rückgabemöglichkeiten. Eine klare Darstellung dieser Aspekte hilft, Verwirrung zu vermeiden.

Verwenden Sie eine höhere Fehlerkorrektur für eine bessere Scan-Zuverlässigkeit

Versandetiketten können während des Transports zerkratzt oder abgenutzt werden. QR Codes mit höherer Fehlerkorrektur können auch dann noch gescannt werden, wenn ein Teil des Codes beschädigt ist. Dies trägt dazu bei, dass das Scannen zuverlässig bleibt, wenn Pakete mehrere Bearbeitungsschritte durchlaufen.

Gedruckte Angaben als Rückgriff beibehalten

QR Codes sollten die üblichen Etikettenangaben ergänzen, nicht ersetzen. Wichtige Details wie die Adresse und die Sendungsverfolgungsnummer sollten enthalten sein. Dies trägt dazu bei, den Betriebsablauf aufrechtzuerhalten, falls ein Code nicht gescannt werden kann oder kein Gerät zur Verfügung steht.

Erstellen Sie QR Codes für Versandetiketten mit TQRCG

Versandetiketten enthalten seit Jahren dieselben grundlegenden Informationen wie eine Adresse oder einen Barcode. QR Codes fügen eine flexible Ebene hinzu, die mit Sendungsverfolgung, Rücksendungen oder wichtigen Dokumenten verknüpft werden kann.

Sie tragen dazu bei, manuellen Aufwand zu reduzieren, Rücksendungen zu vereinfachen und die Sendungsverfolgung zu verbessern, ohne dass Sie Ihre bestehende Konfiguration ändern müssen.

Sie benötigen kein komplexes System, um loszulegen. Mit Tools wie The QR Code Generator (TQRCG) können Sie dynamische QR Codes erstellen, die Sie im Laufe der Zeit aktualisieren und nachverfolgen können.

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