Cómo utilizar QR Codes en las etiquetas de envío para el seguimiento

Los retrasos en los envíos son una de las mayores frustraciones en el ámbito de la logística. Según Verte Research, el 91 % de los consumidores realiza un seguimiento activo de sus paquetes, a menudo comprobando su estado varias veces al día. Cuando el seguimiento no es claro o los envíos se retrasan, esto genera frustración y un mayor número de solicitudes de asistencia.

Las etiquetas de envío tradicionales agravan el problema. Se basan en códigos de barras o datos impresos que requieren escáneres especiales o comprobaciones manuales. Cuando las etiquetas están dañadas o incompletas, el seguimiento falla y es más probable que se produzcan retrasos.

QR Codes Ofrecen una solución mejor. Almacenan información detallada sobre los envíos en un formato compacto y escaneable, lo que ayuda a los transportistas y a los equipos de reparto a acceder rápidamente a datos precisos y a mantener el flujo de los paquetes.

La guía explica cómo QR Codes mejora las etiquetas de envío y cómo utilizarlas de forma eficaz.

Problemas a los que se enfrentan las empresas con las etiquetas de envío tradicionales

Las etiquetas de envío contienen la información que utilizan los almacenes, los transportistas, los funcionarios de aduanas y los repartidores para gestionar los envíos.

Las etiquetas tradicionales se basan en códigos de barras básicos y texto impreso. No se diseñaron para los volúmenes de envío actuales ni para las mayores expectativas de entrega. Como resultado, el seguimiento se ralentiza y los retrasos son cada vez más habituales.

Aquí es donde las etiquetas de envío tradicionales se quedan cortas.

Los códigos de barras tradicionales no pueden almacenar instrucciones de entrega complejas

Los códigos de barras 1D estándar que aparecen en la mayoría de las etiquetas de envío solo almacenan números de seguimiento básicos, normalmente de entre 20 y 30 caracteres. No pueden contener instrucciones de entrega ni información adicional.

Los datos importantes suelen aparecer impresos en forma de texto o almacenados en sistemas independientes que los conductores deben consultar manualmente. Por ejemplo:

• Dejar en la puerta lateral
• Se requiere firma en el momento de la entrega
• Llama al destinatario antes de llegar
• Códigos de acceso para comunidades cerradas
• Horario de entrega para empresas

Sin esta información en el momento de la entrega, es posible que los repartidores tengan que ponerse en contacto con la central o volver a intentarlo más tarde. Esto provoca retrasos y ralentiza las rutas de reparto.

Los clientes tienen acceso limitado al estado de los envíos en tiempo real

El 83 % de los consumidores espera recibir actualizaciones periódicas sobre sus envíos. Sin embargo, muchos siguen teniendo que introducir largos números de seguimiento en las páginas web de los transportistas, lo que resulta aún más complicado cuando intervienen varios transportistas.

Incluso después de introducir el número, los clientes suelen ver solo actualizaciones básicas como «envío recogido», «en camino» o «entregado». La visibilidad limitada genera incertidumbre, lo que lleva a más clientes a ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente y aumenta la carga de trabajo de los equipos de atención al cliente.

La documentación en papel ralentiza los trámites aduaneros y los envíos internacionales

Los envíos internacionales siguen dependiendo de documentos impresos que acompañan al paquete, como facturas comerciales, certificados de origen y formularios de aduana.

Los funcionarios de aduanas revisan cada documento y comprueban los detalles del envío. Deben confirmar que todo coincide antes de dar su aprobación. Si falta algo o hay algún dato incorrecto, el envío queda retenido hasta que se corrija. La comunicación suele realizarse por correo electrónico o fax, lo que ralentiza el proceso.

Los procesos basados en papel provocan retrasos, especialmente a medida que crece el comercio electrónico transfronterizo.

Los traspasos entre operadores crean puntos ciegos en el seguimiento

Muchos envíos pasan por varias empresas de transporte antes de llegar a su destino. Un paquete puede empezar su recorrido con un servicio de mensajería regional y luego pasar a otra empresa de transporte para el transporte de larga distancia o la entrega final.

Cada traspaso puede generar un vacío en el seguimiento. Las actualizaciones pueden detenerse durante horas o incluso días, lo que hace que el paquete parezca estar atascado aunque siga en tránsito. Sin un único método de seguimiento vinculado al paquete, estos vacíos siguen siendo un problema habitual.

Dos formas en las que se utilizan los QR Codes en los envíos y por qué es importante la diferencia

Antes de analizar las ventajas, conviene aclarar un punto que suele generar confusión. Los códigos de seguimiento ( QR Codes ) se utilizan de dos formas diferentes en los envíos, y cada una tiene una finalidad distinta.

1. QR Code En una etiqueta física: un código QR ( QR Code ) impreso en la etiqueta de envío que acompaña al paquete. El personal del almacén, los transportistas o los clientes pueden escanearlo para acceder a los datos de seguimiento, las instrucciones de entrega, los documentos aduaneros o una página de devoluciones. Este es el tema central de esta guía.
2. QR Code Se utiliza para envíos o devoluciones sin etiqueta: en este modelo, al principio no hay ninguna etiqueta impresa. El remitente recibe un código QR Code o un código móvil en su teléfono y lo muestra en una oficina de la empresa de transporte. Un empleado escanea el código e imprime la etiqueta.

Empresas de transporte como USPS (Label Broker), FedEx y UPS admiten esta función mediante opciones de envío o devolución sin etiquetas. Las herramientas de envío como Shippo, EasyPost y ShipStation también admiten flujos de trabajo similares.

Ambos enfoques utilizan QR Codes, pero resuelven problemas diferentes. Esta guía se centra en QR Codes impreso en las etiquetas de envío.

Cómo las etiquetas de envío de QR Codes mejoran las operaciones logísticas

Los equipos de logística gestionan grandes volúmenes de envíos y se enfrentan a una presión cada vez mayor para realizar entregas más rápidas con mayor visibilidad. Las etiquetas tradicionales no estaban diseñadas para esto.

QR Codes ayuda a almacenar más información y a vincular los paquetes a sistemas digitales.

(Ejemplo de un código QR Code en una etiqueta de envío, vía Dreamstime)

Así es como QR Codes mejora las operaciones.

Tramitación más rápida en el almacén

QR Codes Permite almacenar más información sobre el paquete en una sola etiqueta escaneable. Esto puede incluir el peso, los datos del destino o las instrucciones de manipulación.

Los trabajadores ya no tienen que depender de textos en letra pequeña ni consultar varios sistemas. Pueden escanear una sola vez y obtener la información que necesitan, lo que agiliza la clasificación y el envío. Además, facilita la detección de excepciones, como artículos de gran tamaño o de alto valor.

El procesamiento es más rápido, incluso en horas punta. El personal nuevo o temporal puede seguir las instrucciones sin necesidad de aprender reglas de clasificación complejas.

Los clientes pueden escanear el código para realizar el seguimiento de sus envíos

En lugar de introducir los números de seguimiento, los destinatarios pueden escanear un código QR Code que figura en el paquete con su teléfono. Al escanearlo, se abre una página de seguimiento con detalles como la ubicación actual y el estado de la entrega. Algunos sistemas también muestran actualizaciones sobre retrasos o intentos de entrega.

En algunos casos, los clientes pueden cambiar las opciones de entrega tras escanear el código. Pueden elegir una nueva hora de entrega o enviar el paquete a un punto de recogida.

Empresas de transporte como FedEx ofrecen este servicio a través de herramientas como FedEx Delivery Manager, que permite a los clientes realizar el seguimiento de los envíos y gestionar sus preferencias de entrega en línea.

Devoluciones simplificadas para clientes y comerciantes

Las devoluciones son uno de los aspectos más costosos del comercio electrónico. Las etiquetas de envío con QR Codes facilitan el proceso tanto a los clientes como a los comerciantes.

Para los clientes, un código QR ( QR Code ) en el paquete o en la etiqueta de envío puede enlazar con una página de devoluciones. Pueden iniciar la devolución sin necesidad de imprimir una etiqueta y entregar el paquete en una oficina del transportista. De hecho, el 84 % de los consumidores se decanta más por comprar en un comercio que ofrezca devoluciones sin caja ni etiqueta y reembolsos más rápidos.

Para los comerciantes, las devoluciones sin etiqueta ayudan a reducir costes. Solo se cobra el franqueo cuando se escanea la devolución en el punto de entrega. Además, elimina la necesidad de incluir una etiqueta prepagada en cada paquete.

Un menor número de etiquetas impresas también supone un menor consumo de papel. Las devoluciones en punto de recogida pueden ayudar a los transportistas a agrupar los envíos, lo que mejora la eficiencia. Herramientas de envío como ShipStation, EasyPost y Shippo admiten devoluciones sin etiquetas, a menudo mediante el QR Codes del transportista o sistemas de códigos móviles.

Controles aduaneros más rápidos con documentos digitales

Los envíos internacionales suelen requerir documentos como facturas y formularios de aduana. Estos suelen enviarse junto con el paquete en formato impreso.

QR Codes Las etiquetas de envío pueden incluir enlaces a documentos digitales que se pueden consultar fácilmente escaneándolos. Esto ayuda a agilizar los controles y reduce los retrasos causados por la falta de documentación o por documentos incorrectos.

Si surge algún problema, se puede avisar a los transportistas antes, en lugar de que se enteren días después.

Empresas como DHL utilizan QR Codes para facilitar el acceso rápido a la información de los envíos y facilitar los flujos de trabajo digitales.

Justificante de entrega en el móvil

En el momento de la entrega, los repartidores pueden escanear el código QR Code que figura en el paquete para registrar datos importantes, como la hora de entrega o una fotografía. En algunos envíos, los destinatarios pueden firmar en el dispositivo del repartidor, y el registro se almacena digitalmente.

Empresas de transporte como Amazon Logistics utilizan el escaneo a través de una aplicación para confirmar las entregas y almacenar el comprobante de entrega.

Seguimiento unificado en múltiples redes de operadores

Los paquetes suelen pasar de un transportista a otro. El seguimiento puede interrumpirse durante estos traspasos.

Un código QR Code en la etiqueta de envío puede enlazar con una única página de seguimiento. Cada escaneo actualiza el mismo registro, por lo que los clientes no tienen que cambiar de página web de la empresa de transporte.

Cómo crear un QR Codes a para etiquetas de envío

Incorporar QR Codes a las etiquetas de envío no requiere un gran proyecto informático. Con un objetivo claro y la herramienta adecuada, puedes ponerte en marcha rápidamente.

Herramientas como The QR Code Generator (TQRCG) te permiten crear QR Codes y personalizarlos para tu marca. La mayoría de las plataformas son fáciles de usar y admiten la creación masiva de QR Code para múltiples envíos.

Paso 1: Define el objetivo logístico para tus etiquetas de envío

Cada etiqueta debe tener un propósito claro. El objetivo determina a qué enlaza el QR Code y cómo se utiliza durante la entrega.

Entre los casos de uso más habituales se incluyen:

• Seguimiento de envíos: enlace a una página de seguimiento en tiempo real para que sea fácil comprobar el estado del envío.
• Instrucciones de manejo: Facilitar información sobre cómo manipular o clasificar el producto de forma segura
• Devoluciones: redirige a los usuarios a una página de devoluciones
• Documentos de cumplimiento normativo: enlace a formularios aduaneros o reglamentarios
• Contenido de apoyo: Facilitar el acceso a la información sobre el producto o la garantía.

El objetivo debe ser específico. «Permitir a los clientes escanear y consultar el estado del envío» es claro, mientras que «Mejorar el seguimiento» es demasiado vago como para que el usuario pase a la acción.

Paso 2: Seleccionar el contenido y generar el texto dinámico QR Codes

Una vez fijado el objetivo, decide qué página debe abrir el QR Code. En la mayoría de los casos, enlaza con una página web, como una página de seguimiento, una página de devoluciones o un documento.

Para las etiquetas de envío, los códigos QR dinámicos QR Codes suelen ser la mejor opción. Una etiqueta se imprime una sola vez, pero los datos del envío pueden cambiar. Los códigos estáticos no se pueden actualizar una vez impresos. Los códigos dinámicos utilizan un enlace que se puede editar, por lo que el destino puede modificarse cuando sea necesario. Esto facilita la actualización de la información durante el envío.

Por ejemplo, puedes modificar los datos de seguimiento o vincular el mismo código a una página de devoluciones tras la entrega.

Herramientas como TQRCG admiten el uso dinámico de QR Codes y permiten gestionar los enlaces tras la impresión. Muchas herramientas de envío, como ShipStation y Shippo, también admiten flujos de trabajo en los que se puede asignar a cada envío un QR Code único.

Paso 3: Personalizar el QR Code para las etiquetas de envío

En el caso de las etiquetas de envío, primar la claridad y la fiabilidad sobre el diseño. Un diseño sencillo y de alto contraste QR Code funciona mejor en entornos de almacén y al aire libre.

Con TQRCG, puedes ajustar el tamaño y el contraste para que el código sea más fácil de escanear. También puedes añadir una breve indicación, como «Escanea para seguir tu paquete» o «Escanea para devoluciones», para dejar claro su propósito.

Descarga el QR Code en formato de alta resolución. El formato SVG es una buena opción, ya que se puede ampliar sin perder calidad.

Antes de utilizarlo a gran escala, prueba el QR Code en etiquetas impresas. Asegúrate de que se escanea correctamente tanto con los escáneres de almacén como con los smartphones.

Paso 4: Supervisa el rendimiento con las estadísticas de QR Code

Tras añadir QR Codes a las etiquetas de envío, realiza un seguimiento de su uso. TQRCG ofrece estadísticas que muestran cuándo y dónde se escanean los códigos. Estos datos te ayudan a comprender cómo se mueven los paquetes a lo largo del proceso de entrega. Puedes ver la actividad de escaneo en diferentes etapas e identificar lagunas en el seguimiento.

Con el tiempo, esta información puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo y hacer que el seguimiento de los envíos sea más fiable.

Buenas prácticas para el uso de QR Codes en logística

QR Codes Mejora la visibilidad de los envíos y hace que las operaciones sean más eficientes, pero solo si se utiliza correctamente. Un código de barras QR Code para logística debe implementarse con cuidado, ya que los almacenes y los entornos de tránsito pueden ser muy exigentes con las etiquetas.

utilizar etiquetas duraderas y del tamaño adecuado

Las etiquetas de envío deben resistir el transporte y la manipulación. Utiliza materiales resistentes a la humedad y al calor para que el QR Code siga siendo legible.

Haz que el código QR Code sea lo suficientemente grande como para escanearlo fácilmente. En la mayoría de los casos, un tamaño mínimo de 1,5 pulgadas × 1,5 pulgadas funciona bien. Los códigos QR Code de mayor tamaño resultan útiles cuando los paquetes están apilados o se escanean desde lejos.

Integrar la generación de códigos QR Code con los sistemas logísticos

QR Codes funcionan mejor cuando se generan automáticamente dentro del software de logística existente. La integración con un sistema de gestión de almacenes (WMS) o un sistema de gestión de transporte (TMS) garantiza que cada etiqueta se cree utilizando datos de envío en tiempo real.

Además, reduce la introducción manual de datos y garantiza que cada código contenga información precisa.

Adaptar la experiencia de escaneo al usuario

Diferentes personas escanean el mismo código por motivos distintos. El contenido debe ajustarse a lo que necesitan.

Es posible que el personal necesite información sobre el envío o alertas. Los clientes suelen querer información actualizada sobre el seguimiento o opciones de devolución. Mantener claras estas perspectivas ayuda a evitar confusiones.

Utiliza una corrección de errores más avanzada para una mayor fiabilidad en el escaneo

Las etiquetas de envío pueden rayarse o desgastarse durante el transporte. Los códigos QR QR Codes, que cuentan con una mayor capacidad de corrección de errores, pueden escanearse incluso si parte del código está dañado. Esto ayuda a garantizar la fiabilidad del escaneo cuando los paquetes pasan por múltiples etapas de manipulación.

Conservar los datos impresos como copia de seguridad

QR Codes Debe complementar, no sustituir, la información estándar de la etiqueta. Incluir detalles importantes como la dirección y el número de seguimiento. Esto ayuda a mantener el funcionamiento de las operaciones si no se puede escanear un código o no se dispone de un dispositivo.

Crea un código QR ( QR Codes ) para etiquetas de envío con TQRCG

Las etiquetas de envío llevan años mostrando la misma información básica, como una dirección o un código de barras. QR Codes añaden una capa flexible que puede enlazar con el seguimiento, las devoluciones o documentos importantes.

Ayudan a reducir el trabajo manual, simplifican las devoluciones y mejoran la visibilidad de los envíos sin necesidad de modificar tu configuración actual.

No necesitas un sistema complejo para empezar. Herramientas como The QR Code Generator (TQRCG) te permiten crear QR Codes dinámicos que puedes actualizar y whose rendimiento puedes seguir a lo largo del tiempo.

Regístrate para crear tu QR Code para etiquetas de envío y empieza ya