Nuevo código QR dinámico 
Nuevo código QR estático 
Los retrasos en los envíos son una de las mayores fuentes de frustración en el sector logístico. Según Verte Research, el 91 % de los consumidores realiza un seguimiento activo de sus paquetes, a menudo varias veces al día. Cuando el seguimiento no es claro o los envíos se retrasan, esto genera frustración y un aumento de las solicitudes de asistencia.
Las etiquetas de envío tradicionales agravan el problema. Dependen de códigos de barras o datos impresos que requieren escáneres especiales o comprobaciones manuales. Cuando las etiquetas están dañadas o incompletas, el seguimiento falla y es más probable que se produzcan retrasos.
Los códigos QR ofrecen una solución mejor. Almacenan información detallada del envío en un formato pequeño y escaneable, lo que ayuda a los transportistas y a los equipos de reparto a acceder rápidamente a datos precisos y a mantener los paquetes en movimiento.
La guía explica cómo los códigos QR mejoran las etiquetas de envío y cómo utilizarlos de forma eficaz.
Índice
- Problemas a los que se enfrentan las empresas con las etiquetas de envío tradicionales
- Dos formas de utilizar los códigos QR en los envíos y por qué la diferencia es importante
- Cómo las etiquetas de envío con códigos QR mejoran las operaciones logísticas
- Cómo crear códigos QR para etiquetas de envío
- Buenas prácticas para el uso de códigos QR en logística
- Crea códigos QR para etiquetas de envío con TQRCG
- Preguntas frecuentes
Problemas a los que se enfrentan las empresas con las etiquetas de envío tradicionales
Las etiquetas de envío contienen la información que utilizan los almacenes, los transportistas, los funcionarios de aduanas y los repartidores para gestionar los envíos.
Las etiquetas tradicionales se basan en códigos de barras básicos y texto impreso. No fueron diseñadas para los volúmenes de envío actuales ni para las mayores expectativas de entrega. Como resultado, el seguimiento se ralentiza y los retrasos se vuelven más habituales.
Aquí es donde las etiquetas de envío tradicionales se quedan cortas.
Los códigos de barras tradicionales no pueden almacenar instrucciones de entrega complejas
Los códigos de barras 1D estándar de la mayoría de las etiquetas de envío solo almacenan números de seguimiento básicos, normalmente de entre 20 y 30 caracteres. No pueden contener instrucciones de entrega ni información adicional.
Los detalles importantes suelen imprimirse como texto o almacenarse en sistemas independientes que los conductores deben consultar manualmente. Por ejemplo:
- Dejar en la puerta lateral
- Se requiere firma en la entrega
- Llamar al destinatario antes de la llegada
- Códigos de acceso para comunidades cerradas
- Horario de entrega para empresas
Sin esta información en el punto de entrega, es posible que los repartidores tengan que ponerse en contacto con la central o volver a intentarlo más tarde. Esto provoca retrasos y ralentiza las rutas de reparto.
Los clientes tienen acceso limitado al estado de los paquetes en tiempo real
El 83 % de los consumidores espera recibir actualizaciones periódicas sobre sus entregas. Sin embargo, muchos aún tienen que introducir largos números de seguimiento en las páginas web de los transportistas, lo que se complica cuando hay varios transportistas involucrados.
Incluso tras introducir el número, los clientes suelen ver solo actualizaciones básicas como «envío recogido», «en camino» o «entregado». La visibilidad limitada genera incertidumbre, lo que lleva a más clientes a ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente y aumenta la carga de trabajo de los equipos de servicio.
La documentación en papel ralentiza los trámites aduaneros y los envíos internacionales
Los envíos internacionales siguen dependiendo de documentos impresos que viajan con el paquete, como facturas comerciales, certificados de origen y formularios de aduana.
Los funcionarios de aduanas revisan cada documento y comprueban los detalles del envío. Deben confirmar que todo coincide antes de dar su aprobación. Si falta algo o hay algún dato incorrecto, el envío queda retenido hasta que se corrija. La comunicación suele realizarse por correo electrónico o fax, lo que ralentiza el proceso.
Los flujos de trabajo basados en papel provocan retrasos, especialmente a medida que crece el comercio electrónico transfronterizo.
Los traspasos entre múltiples transportistas crean puntos ciegos en el seguimiento
Muchos envíos pasan por varios transportistas antes de llegar a su destino. Un paquete puede comenzar su recorrido con un servicio de mensajería regional y luego pasar a otro transportista para el transporte de larga distancia o la entrega final.
Cada traspaso puede crear una laguna en el seguimiento. Las actualizaciones pueden detenerse durante horas o incluso días, lo que hace que el paquete parezca estancado aunque siga en movimiento. Sin un método de seguimiento único vinculado al paquete, estas lagunas siguen siendo un problema habitual.
Dos formas de utilizar los códigos QR en los envíos y por qué la diferencia es importante
Antes de analizar las ventajas, conviene aclarar un punto de confusión habitual. Los códigos QR se utilizan de dos formas diferentes en el envío, y cada una tiene un propósito distinto.
- Código QR en una etiqueta física: un código QR impreso en la etiqueta de envío que viaja con el paquete. El personal del almacén, los transportistas o los clientes pueden escanearlo para acceder a los detalles de seguimiento, las instrucciones de entrega, los documentos de aduana o una página de devoluciones. Este es el tema central de esta guía.
- Código QR utilizado para envíos o devoluciones sin etiqueta: en este modelo, inicialmente no hay ninguna etiqueta impresa. El remitente recibe un código QR o un código móvil en su teléfono y lo muestra en las instalaciones del transportista. Un miembro del personal escanea el código e imprime la etiqueta.
Transportistas como USPS (Label Broker), FedEx y UPS admiten esta opción a través de opciones de envío o devolución sin etiquetas. Herramientas de envío como Shippo, EasyPost y ShipStation también admiten flujos de trabajo similares.
Ambos enfoques utilizan códigos QR, pero resuelven problemas diferentes. Esta guía se centra en los códigos QR impresos en las etiquetas de envío.
Cómo mejoran las operaciones logísticas las etiquetas de envío con códigos QR
Los equipos de logística gestionan grandes volúmenes de envíos y una presión cada vez mayor para entregar más rápido con mayor visibilidad. Las etiquetas tradicionales no estaban diseñadas para esto.
Los códigos QR ayudan al almacenar más información y vincular los paquetes a sistemas digitales.
(Ejemplo de un código QR en una etiqueta de envío vía Dreamstime)
Así es como los códigos QR mejoran las operaciones.
Procesamiento más rápido en el almacén
Los códigos QR pueden almacenar más información del paquete en una sola etiqueta escaneable. Esto puede incluir el peso, los detalles del destino o las instrucciones de manipulación.
Los trabajadores ya no tienen que depender de textos pequeños ni consultar múltiples sistemas. Pueden escanear una sola vez y obtener la información que necesitan, lo que agiliza la clasificación y el enrutamiento. También facilita la detección de excepciones, como artículos de gran tamaño o de alto valor.
El procesamiento se agiliza, incluso en los periodos de mayor actividad. El personal nuevo o temporal puede seguir las instrucciones sin necesidad de aprender complejas reglas de clasificación.
Los clientes pueden escanear para realizar el seguimiento de las entregas
En lugar de introducir números de seguimiento, los destinatarios pueden escanear un código QR del paquete con su teléfono. El escaneo abre una página de seguimiento con detalles como la ubicación actual y el estado de la entrega. Algunos sistemas también muestran actualizaciones sobre retrasos o intentos de entrega.
En algunos casos, los clientes pueden cambiar las opciones de entrega tras el escaneo. Pueden elegir una nueva hora de entrega o enviar el paquete a un punto de recogida.
Transportistas como FedEx ofrecen este servicio a través de herramientas como FedEx Delivery Manager, que permite a los clientes realizar el seguimiento de los envíos y gestionar sus preferencias de entrega en línea.
Devoluciones simplificadas para clientes y comerciantes
Las devoluciones son una de las partes más costosas del comercio electrónico. Los códigos QR en las etiquetas de envío facilitan el proceso tanto para los clientes como para los comerciantes.
Para los clientes, un código QR en el paquete o en la etiqueta de envío puede enlazar con una página de devoluciones. Pueden iniciar la devolución sin imprimir una etiqueta y dejar el paquete en una oficina del transportista. De hecho, el 84 % de los consumidores se inclina más por comprar en un comercio que ofrezca devoluciones sin caja ni etiqueta y reembolsos más rápidos.
Para los comerciantes, las devoluciones sin etiquetas ayudan a reducir costes. El franqueo solo se cobra cuando se escanea la devolución en el punto de entrega. Además, elimina la necesidad de incluir una etiqueta prepagada en cada paquete.
Menos etiquetas impresas también significa un menor uso de papel. Las devoluciones en punto de entrega pueden ayudar a los transportistas a agrupar los envíos, lo que mejora la eficiencia. Herramientas de envío como ShipStation, EasyPost y Shippo admiten devoluciones sin etiquetas, a menudo mediante códigos QR del transportista o sistemas de códigos móviles.
Controles aduaneros más rápidos con documentos digitales
Los envíos internacionales suelen requerir documentos como facturas y formularios de aduana. Estos suelen viajar con el paquete en formato impreso.
Los códigos QR de las etiquetas de envío pueden enlazar con documentos digitales que se pueden consultar fácilmente escaneándolos. Esto ayuda a agilizar los controles y reduce los retrasos causados por la falta de documentación o por documentos incorrectos.
Si surge algún problema, se puede notificar a los remitentes antes, en lugar de que se enteren días después.
Empresas como DHL utilizan códigos QR para facilitar el acceso rápido a la información del envío y facilitar los flujos de trabajo digitales.
Justificante de entrega móvil
En el momento de la entrega, los repartidores pueden escanear el código QR del paquete para registrar detalles importantes, como la hora de entrega o una foto. En algunos envíos, los destinatarios pueden firmar en el dispositivo del repartidor y el registro se almacena digitalmente.
Transportistas como Amazon Logistics utilizan el escaneo mediante una aplicación para confirmar las entregas y almacenar el comprobante de entrega.
Seguimiento unificado en múltiples redes de transportistas
Los paquetes suelen pasar por diferentes transportistas. El seguimiento puede interrumpirse durante estos traspasos.
Un código QR en la etiqueta de envío puede enlazar a una única página de seguimiento. Cada escaneo actualiza el mismo registro, por lo que los clientes no necesitan cambiar entre los sitios web de los transportistas.
Cómo crear códigos QR para etiquetas de envío
Añadir códigos QR a las etiquetas de envío no requiere un gran proyecto de TI. Con un objetivo claro y la herramienta adecuada, puedes empezar rápidamente.
Herramientas como The QR Code Generator (TQRCG) te permiten crear códigos QR y personalizarlos para tu marca. La mayoría de las plataformas son fáciles de usar y admiten la creación masiva de códigos QR para múltiples envíos.
Paso 1: Define el objetivo logístico de tus etiquetas de envío
Cada etiqueta debe tener un propósito claro. El objetivo determina a qué enlaza el código QR y cómo se utiliza durante la entrega.
Algunos casos de uso habituales son:
- Seguimiento del paquete: enlaza a una página de seguimiento en tiempo real para que sea fácil comprobar el estado del envío
- Instrucciones de manipulación: comparte detalles para una manipulación o clasificación segura
- Devoluciones: dirija a los usuarios a una página de devoluciones
- Documentos de cumplimiento: enlace a formularios aduaneros o normativos
- Contenido de asistencia: Ofrece acceso a información sobre el producto o la garantía
Mantén el objetivo específico. «Permitir a los clientes escanear y ver el estado del envío» es claro, mientras que «Mejorar el seguimiento» es demasiado vago para actuar en consecuencia.
Paso 2: Elige el contenido y genera códigos QR dinámicos
Una vez establecido el objetivo, decide qué debe abrir el código QR. En la mayoría de los casos, enlaza con una página web, como una página de seguimiento, una página de devoluciones o un documento.
Para las etiquetas de envío, los códigos QR dinámicos suelen ser la mejor opción. Una etiqueta se imprime una sola vez, pero los detalles del envío pueden cambiar. Los códigos estáticos no se pueden actualizar después de imprimirlos. Los códigos dinámicos utilizan un enlace que se puede editar, por lo que el destino puede cambiar cuando sea necesario. Esto facilita la actualización de la información durante el envío.
Por ejemplo, puede cambiar los detalles de seguimiento o vincular el mismo código a una página de devoluciones tras la entrega.
Herramientas como TQRCG admiten códigos QR dinámicos y te permiten gestionar los enlaces después de la impresión. Muchas herramientas de envío, como ShipStation y Shippo, también admiten flujos de trabajo en los que se puede asignar un código QR único a cada envío.
Paso 3: Personaliza el código QR para las etiquetas de envío
En el caso de las etiquetas de envío, prioriza la claridad y la fiabilidad por encima del diseño. Un código QR sencillo y de alto contraste funciona mejor en entornos de almacén y al aire libre.
Con TQRCG, puedes ajustar el tamaño y el contraste para que el código sea más fácil de escanear. También puedes añadir una breve indicación, como «Escanea para rastrear tu paquete» o «Escanea para devoluciones», para dejar claro su propósito.
Descarga el código QR en un formato de alta resolución. SVG es una buena opción porque se escala sin perder calidad.
Antes de utilizarlo a gran escala, prueba el código QR en etiquetas impresas. Asegúrate de que se escanea bien tanto con los escáneres del almacén como con los teléfonos inteligentes.
Paso 4: Supervise el rendimiento con el análisis de códigos QR
Después de añadir códigos QR a las etiquetas de envío, realiza un seguimiento de su uso. TQRCG proporciona análisis que muestran cuándo y dónde se escanean los códigos. Estos datos te ayudan a comprender cómo se mueven los paquetes a lo largo del proceso de entrega. Puedes ver la actividad de escaneo en diferentes etapas e identificar lagunas en el seguimiento.
Con el tiempo, esta información puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo y hacer que el seguimiento de los envíos sea más fiable.
Buenas prácticas para el uso de códigos QR en logística
Los códigos QR mejoran la visibilidad de los envíos y hacen que las operaciones sean más eficientes, pero solo si se utilizan correctamente. Los entornos logísticos son muy dinámicos y pueden ser duros con las etiquetas, por lo que es importante una configuración cuidadosa.
Utilice etiquetas duraderas y del tamaño adecuado
Las etiquetas de envío deben soportar el transporte y la manipulación. Utilice materiales resistentes a la humedad y al calor para que el código QR siga siendo legible.
Haga que el código QR sea lo suficientemente grande como para escanearlo fácilmente. En la mayoría de los casos, un tamaño de al menos 3,8 cm × 3,8 cm funciona bien. Los códigos QR de mayor tamaño son útiles cuando los paquetes se apilan o se escanean desde una distancia.
Integre la generación de códigos QR con los sistemas logísticos
Los códigos QR funcionan mejor cuando se generan automáticamente dentro del software de logística existente. La integración con un sistema de gestión de almacenes (WMS) o un sistema de gestión de transporte (TMS) garantiza que cada etiqueta se cree utilizando datos de envío en tiempo real.
Además, reduce la introducción manual de datos y garantiza que cada código contenga información precisa.
Adapta la experiencia de escaneo al usuario
Diferentes personas escanean el mismo código por diferentes motivos. El contenido debe ajustarse a lo que necesitan.
El personal puede necesitar detalles de ruta o alertas. Los clientes suelen querer actualizaciones de seguimiento u opciones de devolución. Mantener estas perspectivas claras ayuda a evitar confusiones.
Utilice una mayor corrección de errores para una mayor fiabilidad de escaneo
Las etiquetas de envío pueden rayarse o desgastarse durante el transporte. Los códigos QR con mayor corrección de errores pueden escanearse incluso si parte del código está dañada. Esto ayuda a mantener la fiabilidad del escaneo cuando los paquetes pasan por múltiples etapas de manipulación.
Mantenga los detalles impresos como copia de seguridad
Los códigos QR deben complementar, no sustituir, la información de las etiquetas estándar. Incluya detalles importantes como la dirección y el número de seguimiento. Esto ayuda a mantener las operaciones en marcha si no se puede escanear un código o no hay un dispositivo disponible.
Cree códigos QR para etiquetas de envío con TQRCG
Las etiquetas de envío llevan años incluyendo la misma información básica, como la dirección o un código de barras. Los códigos QR añaden una capa e flexible que puede enlazar con el seguimiento, las devoluciones o documentos importantes.
Ayudan a reducir el trabajo manual, simplifican las devoluciones y mejoran la visibilidad de los envíos sin cambiar tu configuración actual.
No necesitas un sistema complejo para empezar. Herramientas como The QR Code Generator (TQRCG) te permiten crear códigos QR dinámicos que puedes actualizar y seguir a lo largo del tiempo.
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Preguntas frecuentes
Un código QR en una etiqueta de envío almacena una URL que enlaza con información, no la información en sí misma. Esto significa que el destino puede incluir cualquier cosa, como una página de seguimiento en tiempo real, instrucciones de manipulación, documentación aduanera, enlaces de autorización de devolución o guías de configuración del producto.
Dinámico, en casi todos los casos. Un código QR estático codifica una URL fija que no se puede cambiar después de imprimirla. Un código QR dinámico codifica una URL de redireccionamiento corta que tú controlas a través de tu panel de control de TQRCG. Los códigos dinámicos también proporcionan análisis de escaneo (número de escaneos, ubicación, tipo de dispositivo y hora), que son esenciales para supervisar el rendimiento logístico.
Para el escaneo a corta distancia en el almacén, 1,5 cm × 1,5 cm (0,6 pulgadas) funciona de forma fiable. Para etiquetas que también escanean los conductores o los clientes a la distancia del brazo, utilice al menos 2 cm × 2 cm (0,8 pulgadas). Como regla general, el código QR debe tener una décima parte de la distancia de escaneo prevista. Mantenga una zona de seguridad de al menos cuatro módulos de ancho.
Sí. Los códigos QR y los códigos de barras 1D tradicionales cumplen funciones diferentes y coexisten en la misma etiqueta sin conflicto. El código de barras contiene un identificador estandarizado para los sistemas de almacén y de transporte; el código QR añade una capa más rica que enlaza con contenido alojado en la web.
Un código QR bien implementado en una etiqueta de envío enlaza con una URL y no expone datos personales sin procesar, como nombres o direcciones. La mejor práctica es utilizar páginas de destino protegidas con HTTPS y evitar incrustar información de identificación personal directamente en el código. Con TQRCG, tú controlas la URL de destino y puedes actualizarla en cualquier momento.
Depende de cómo se generen. Los códigos QR de las etiquetas generadas por el transportista (como los de Stamps.com para USPS o UPS) suelen caducar en un plazo de siete días si no se utilizan. Los códigos QR dinámicos creados a través de TQRCG no caducan. El código permanece activo mientras su cuenta esté activa, y puede actualizar la URL de destino en cualquier momento.
Utilice códigos QR dinámicos con una plataforma que ofrezca análisis de escaneos. El panel de análisis de TQRCG realiza un seguimiento de cada escaneo en tiempo real e informa sobre el total de escaneos y los escaneos únicos, la ubicación geográfica, el tipo de dispositivo y la hora del escaneo.
