Como utilizar um QR Codes nas etiquetas de envio para rastreio

Os atrasos nas entregas são uma das maiores frustrações na logística. De acordo com a Verte Research, 91% dos consumidores acompanham ativamente as suas encomendas, verificando frequentemente várias vezes ao dia. Quando o acompanhamento não é claro ou as entregas sofrem atrasos, isso gera frustração e mais pedidos de apoio.

As etiquetas de envio tradicionais agravam o problema. Dependem de códigos de barras ou de dados impressos que exigem leitores especiais ou verificações manuais. Quando as etiquetas estão danificadas ou incompletas, o rastreio deixa de funcionar e os atrasos tornam-se mais prováveis.

QR Codes Oferecem uma abordagem melhor. Armazenam informações detalhadas sobre as remessas num formato pequeno e fácil de digitalizar, ajudando as transportadoras e as equipas de entrega a aceder rapidamente a dados precisos e a manter as encomendas em movimento.

O guia explica como as etiquetas de envio QR Codes melhoram o processo de envio e como utilizá-las de forma eficaz.

Problemas que as empresas enfrentam com as etiquetas de envio tradicionais

As etiquetas de envio contêm as informações que os armazéns, as transportadoras, os funcionários aduaneiros e os motoristas de entregas utilizam para encaminhar as remessas.

As etiquetas tradicionais dependem de códigos de barras básicos e de texto impresso. Não foram concebidas para os volumes de envio atuais nem para as expectativas de entrega mais elevadas. Consequentemente, o acompanhamento fica mais lento e os atrasos tornam-se mais frequentes.

É aqui que as etiquetas de envio tradicionais ficam aquém.

Os códigos de barras tradicionais não conseguem armazenar instruções de entrega complexas

Os códigos de barras 1D padrão presentes na maioria das etiquetas de envio armazenam apenas números de rastreio básicos, normalmente com cerca de 20 a 30 caracteres. Não permitem incluir instruções de entrega nem contexto adicional.

Os detalhes importantes são frequentemente impressos como texto ou armazenados em sistemas separados que os condutores têm de verificar manualmente. Por exemplo:

• Deixar na porta lateral
• É necessária a assinatura no momento da entrega
• Ligue ao destinatário antes da chegada
• Códigos de acesso para condomínios fechados
• Horário de atendimento às empresas

Sem esta informação no momento da entrega, os motoristas podem ter de contactar a central de expedição ou tentar novamente mais tarde. Isso provoca atrasos e torna as rotas de entrega mais lentas.

Os clientes têm acesso limitado ao estado das encomendas em tempo real

83% dos consumidores esperam receber atualizações regulares sobre as suas entregas. No entanto, muitos ainda têm de introduzir números de rastreio longos nos sites das transportadoras, o que se torna mais difícil quando estão envolvidas várias transportadoras.

Mesmo depois de introduzirem o número, os clientes muitas vezes só veem atualizações básicas, como «envio recolhido», «em entrega» ou «entregue». A visibilidade limitada gera incerteza, levando mais clientes a contactar o apoio ao cliente e aumentando a carga de trabalho das equipas de atendimento.

A documentação em papel atrasa os trâmites alfandegários e o envio internacional

As remessas internacionais continuam a depender de documentos impressos que acompanham a encomenda, tais como faturas comerciais, certificados de origem e formulários alfandegários.

Os funcionários aduaneiros analisam cada documento e verificam os detalhes da remessa. Têm de confirmar que tudo está correto antes de darem a aprovação. Se faltar alguma informação ou houver algum erro, a remessa fica retida até que o problema seja resolvido. A comunicação ocorre frequentemente por e-mail ou fax, o que atrasa o processo.

Os fluxos de trabalho em papel causam atrasos, especialmente à medida que o comércio eletrónico transfronteiriço cresce.

As transferências entre operadoras criam pontos cegos no rastreamento

Muitas remessas passam por várias transportadoras antes de chegarem ao seu destino. Uma encomenda pode começar por ser transportada por uma empresa de entregas regional e, em seguida, ser transferida para outra transportadora para o transporte de longa distância ou a entrega final.

Cada transferência pode criar uma lacuna no acompanhamento. As atualizações podem ficar em pausa durante horas ou mesmo dias, fazendo com que a encomenda pareça estar retida, mesmo quando ainda está em trânsito. Sem um método único de acompanhamento associado à encomenda, estas lacunas continuam a ser um problema comum.

Duas formas como os QR Codes são utilizados no transporte e por que razão a diferença é importante

Antes de abordarmos as vantagens, é útil esclarecer um ponto de confusão comum. Os códigos de barras QR Codes são utilizados de duas formas diferentes no setor dos transportes, e cada uma serve um propósito diferente.

1. QR Code numa etiqueta física: Um QR Code impresso na etiqueta de envio que acompanha a encomenda. Pode ser lido por funcionários do armazém, transportadoras ou clientes para aceder a detalhes de rastreio, instruções de entrega, documentos alfandegários ou a uma página de devoluções. Este é o tema central deste guia.
2. QR Code Utilizado para envios ou devoluções sem etiqueta: Neste modelo, não existe inicialmente nenhuma etiqueta impressa. O remetente recebe um código QR Code ou um código móvel no seu telemóvel e apresenta-o num ponto de atendimento da transportadora. Um funcionário digitaliza o código e imprime a etiqueta.

Operadoras como a USPS (Label Broker), a FedEx e a UPS suportam esta funcionalidade através de opções de envio ou devolução sem etiquetas. Ferramentas de envio como a Shippo, a EasyPost e a ShipStation também suportam fluxos de trabalho semelhantes.

Ambas as abordagens utilizam QR Codes, mas resolvem problemas diferentes. Este guia centra-se em QR Codes impresso em etiquetas de envio.

Como as etiquetas de envio com o QR Codes melhoram as operações logísticas

As equipas de logística lidam com volumes elevados de envios e com uma pressão crescente para efetuar entregas mais rápidas e com maior visibilidade. As etiquetas tradicionais não foram concebidas para isso.

QR Codes ajuda ao armazenar mais informações e ao ligar as embalagens a sistemas digitais.

(Exemplo de um código QR ( QR Code ) numa etiqueta de envio via Dreamstime)

Veja como o QR Codes melhora as operações.

Processamento mais rápido no armazém

QR Codes pode armazenar mais informações sobre a encomenda numa única etiqueta digitalizável. Estas informações podem incluir o peso, os detalhes do destino ou instruções de manuseamento.

Os trabalhadores já não precisam de depender de texto em letras pequenas nem de consultar vários sistemas. Podem fazer uma única leitura e obter a informação de que necessitam, o que acelera a triagem e o encaminhamento. Também facilita a deteção de exceções, tais como artigos de grandes dimensões ou de elevado valor.

O processamento torna-se mais rápido, mesmo durante os períodos de maior afluência. Os colaboradores novos ou temporários podem seguir as instruções sem precisarem de aprender regras complexas de classificação.

Os clientes podem digitalizar para acompanhar as entregas

Em vez de introduzirem os números de rastreio, os destinatários podem digitalizar um código QR ( QR Code ) presente na embalagem utilizando o telemóvel. A digitalização abre uma página de rastreio com detalhes como a localização atual e o estado da entrega. Alguns sistemas também mostram atualizações sobre atrasos ou tentativas de entrega.

Em alguns casos, os clientes podem alterar as opções de entrega após a leitura do código. Podem escolher um novo horário de entrega ou enviar a encomenda para um ponto de recolha.

Operadoras como a FedEx oferecem este serviço através de ferramentas como o FedEx Delivery Manager, que permite aos clientes acompanhar as remessas e gerir as preferências de entrega online.

Devoluções simplificadas para clientes e comerciantes

As devoluções são uma das partes mais dispendiosas do comércio eletrónico. As etiquetas de envio com QR Codes facilitam o processo tanto para os clientes como para os comerciantes.

Para os clientes, um código QR ( QR Code ) na embalagem ou na etiqueta de envio pode redirecionar para uma página de devoluções. Podem iniciar a devolução sem imprimir uma etiqueta e entregar a encomenda num ponto de recolha da transportadora. De facto, 84% dos consumidores estão mais propensos a comprar num retalhista que ofereça devoluções sem caixa e sem etiqueta, bem como reembolsos mais rápidos.

Para os comerciantes, as devoluções sem etiqueta ajudam a reduzir custos. Os portes só são cobrados quando a devolução é digitalizada no ponto de entrega. Além disso, elimina a necessidade de incluir uma etiqueta pré-paga em cada encomenda.

Menos etiquetas impressas significam também menor consumo de papel. As devoluções em pontos de recolha podem ajudar as transportadoras a agrupar as remessas, o que melhora a eficiência. Ferramentas de envio como a ShipStation, a EasyPost e a Shippo suportam devoluções sem etiquetas, muitas vezes através de sistemas de código móvel ou de QR Codes das transportadoras.

Controlos alfandegários mais rápidos com documentos digitais

O envio internacional requer frequentemente documentos como faturas e formulários alfandegários. Estes são normalmente enviados juntamente com a encomenda, na forma de documentos impressos.

QR Codes nas etiquetas de envio podem conter links para documentos digitais que são fáceis de visualizar através da leitura ótica. Isto ajuda a acelerar as verificações e reduz os atrasos causados por documentação em falta ou incorreta.

Se houver algum problema, os expedidores podem ser notificados mais cedo, em vez de só ficarem a saber dias depois.

Empresas como a DHL utilizam o QR Codes para proporcionar acesso rápido a informações sobre envios e apoiar os fluxos de trabalho digitais.

Comprovativo de entrega no telemóvel

No momento da entrega, os motoristas podem digitalizar o código QR Code presente na embalagem para registar detalhes importantes, tais como a hora de entrega ou uma fotografia. Em algumas remessas, os destinatários podem assinar no dispositivo do motorista, e o registo é armazenado digitalmente.

Operadoras como a Amazon Logistics utilizam a leitura através de aplicações para confirmar entregas e guardar o comprovativo de entrega.

Rastreamento unificado em várias redes de operadoras

As encomendas são frequentemente transferidas entre diferentes transportadoras. O acompanhamento pode falhar durante estas transferências.

Um código QR Code na etiqueta de envio pode remeter para uma única página de acompanhamento. Cada leitura atualiza o mesmo registo, pelo que os clientes não precisam de alternar entre os sites das transportadoras.

Como criar um QR Codes a para etiquetas de envio

Adicionar QR Codes às etiquetas de envio não requer um grande projeto de TI. Com um objetivo claro e a ferramenta certa, pode começar rapidamente.

Ferramentas como o The QR Code Generator (TQRCG) permitem-lhe criar QR Codes e personalizá-los de acordo com a sua marca. A maioria das plataformas é simples de utilizar e suporta a criação em massa de QR Code para várias remessas.

Passo 1: Defina o objetivo logístico para as suas etiquetas de envio

Cada rótulo deve servir um objetivo claro. O objetivo determina para onde o QR Code remete e como é utilizado durante a entrega.

Os casos de utilização mais comuns incluem:

• Acompanhamento de encomendas: Link para uma página de acompanhamento em tempo real, para que seja fácil verificar o estado da encomenda
• Instruções de manuseamento: Partilhar informações sobre o manuseamento ou triagem seguros
• Devoluções: Redirecionar os utilizadores para uma página de devoluções
• Documentos de conformidade: Link para formulários alfandegários ou regulamentares
• Conteúdo de apoio: Disponibilizar acesso a informações sobre o produto ou a garantia

Manter o objetivo específico. «Permitir que os clientes digitalizem e visualizem o estado da remessa» é claro, enquanto «Melhorar o acompanhamento» é demasiado vago para motivar uma ação.

Passo 2: Escolher o conteúdo e gerar conteúdo dinâmico QR Codes

Depois de definir o objetivo, decida qual a página de destino ( QR Code ) que deve ser aberta. Na maioria dos casos, o link remete para uma página web, como uma página de acompanhamento, uma página de devoluções ou um documento.

Para etiquetas de envio, os códigos dinâmicos QR Codes são normalmente a melhor opção. Uma etiqueta é impressa uma única vez, mas os detalhes do envio podem alterar-se. Os códigos estáticos não podem ser atualizados após a impressão. Os códigos dinâmicos utilizam um link que pode ser editado, pelo que o destino pode ser alterado quando necessário. Isto facilita a atualização das informações durante o envio.

Por exemplo, pode alterar os detalhes de acompanhamento ou associar o mesmo código a uma página de devoluções após a entrega.

Ferramentas como o TQRCG suportam QR Codes dinâmicos e permitem-lhe gerir os links após a impressão. Muitas ferramentas de envio, incluindo o ShipStation e o Shippo, também suportam fluxos de trabalho em que é possível atribuir a cada envio um QR Code único.

Passo 3: Personalizar o QR Code para etiquetas de envio

No que diz respeito às etiquetas de envio, dar prioridade à clareza e à fiabilidade em detrimento do design. Um QR Code simples e de alto contraste funciona melhor em armazéns e em ambientes exteriores.

Com o TQRCG, pode ajustar o tamanho e o contraste para facilitar a leitura do código. Também pode adicionar uma breve mensagem, como «Leia para acompanhar a sua encomenda» ou «Leia para devoluções», para deixar clara a sua finalidade.

Descarregue o QR Code num formato de alta resolução. O SVG é uma boa escolha, pois permite redimensionar sem perda de qualidade.

Antes de o utilizar em grande escala, teste o QR Code em etiquetas impressas. Certifique-se de que é bem lido tanto por leitores de código de barras de armazém como por smartphones.

Passo 4: Monitorizar o desempenho com a análise d QR Code

Depois de adicionar QR Codes às etiquetas de envio, acompanhe a sua utilização. O TQRCG fornece análises que mostram quando e onde os códigos são lidos. Estes dados ajudam-no a compreender como as encomendas se deslocam ao longo do processo de entrega. Pode ver a atividade de leitura em diferentes fases e identificar lacunas no acompanhamento.

Com o tempo, estas informações podem ajudar a melhorar os fluxos de trabalho e tornar o acompanhamento das remessas mais fiável.

Melhores práticas para a utilização de QR Codes na logística

QR Codes melhorar a visibilidade das remessas e tornar as operações mais eficientes, mas apenas quando utilizado corretamente. Um código QR ( QR Code ) para logística deve ser implementado com cuidado, uma vez que os armazéns e os ambientes de trânsito podem ser exigentes para as etiquetas.

Utilizar rótulos duráveis e com o tamanho adequado

As etiquetas de envio têm de resistir ao transporte e ao manuseamento. Utilizar materiais resistentes à humidade e ao calor, para que o QR Code permaneça legível.

Certifique-se de que o código QR ( QR Code ) tenha um tamanho suficiente para ser facilmente lido. Na maioria dos casos, pelo menos 1,5 in × 1,5 in funciona bem. Códigos QR maiores ( QR Code ) são úteis quando as embalagens estão empilhadas ou são lidas à distância.

Integrar a geração de códigos QR Code com sistemas de logística

QR Codes funcionam melhor quando são geradas automaticamente no âmbito de software de logística já existente. A integração com um sistema de gestão de armazéns (WMS) ou um sistema de gestão de transportes (TMS) garante que cada etiqueta é criada com base em dados de envio em tempo real.

Além disso, reduz a introdução manual de dados e garante que cada código contenha informações precisas.

Adaptar a experiência de leitura ao utilizador

Pessoas diferentes digitalizam o mesmo código por motivos diferentes. O conteúdo deve corresponder às suas necessidades.

Os colaboradores podem precisar de informações sobre o encaminhamento ou de alertas. Os clientes geralmente querem atualizações sobre o acompanhamento das encomendas ou opções de devolução. Manter estas perspetivas claras ajuda a evitar confusões.

Utilize uma correção de erros mais avançada para uma maior fiabilidade na leitura

As etiquetas de envio podem ficar riscadas ou desgastadas durante o transporte. Os códigos QR QR Codes, com maior capacidade de correção de erros, podem continuar a ser lidos mesmo que parte do código esteja danificada. Isto ajuda a garantir a fiabilidade da leitura quando as encomendas passam por várias etapas de manuseamento.

Manter os detalhes impressos como cópia de segurança

QR Codes Deve complementar, e não substituir, as informações padrão da etiqueta. Incluir detalhes importantes, como a morada e o número de rastreio. Isto ajuda a manter as operações em funcionamento caso um código não possa ser lido ou não haja um dispositivo disponível.

Criar um QR Codes para etiquetas de envio com TQRCG

As etiquetas de envio apresentam há anos as mesmas informações básicas, como uma morada ou um código de barras. QR Codes acrescenta uma camada flexível que pode remeter para o acompanhamento da encomenda, devoluções ou documentos importantes.

Ajudam a reduzir o trabalho manual, a simplificar as devoluções e a melhorar a visibilidade das remessas sem alterar a sua configuração atual.

Não precisa de um sistema complexo para começar. Ferramentas como o The QR Code Generator (TQRCG) permitem-lhe criar QR Codes dinâmicos que pode atualizar e acompanhar ao longo do tempo.

Registe-se para criar o seu QR Code para etiquetas de envio e comece já