Jak korzystać z QR Codes na etykietach wysyłkowych w celu śledzenia przesyłek

Opóźnienia w dostawach to jedna z największych frustracji w logistyce. Według badania przeprowadzonego przez Verte Research 91% konsumentów aktywnie śledzi swoje przesyłki, często sprawdzając ich status kilka razy dziennie. Gdy śledzenie przesyłki jest niejasne lub dostawy są opóźnione, prowadzi to do frustracji i większej liczby zgłoszeń do obsługi klienta.

Tradycyjne etykiety wysyłkowe tylko pogłębiają ten problem. Opierają się one na kodach kreskowych lub wydrukowanych danych, które wymagają specjalnych skanerów lub ręcznej weryfikacji. Gdy etykiety są uszkodzone lub niekompletne, śledzenie przesyłek staje się niemożliwe, a opóźnienia stają się bardziej prawdopodobne.

QR Codes oferują lepsze rozwiązanie. Przechowują szczegółowe informacje o przesyłkach w niewielkim, skanowalnym formacie, pomagając przewoźnikom i zespołom dostawczym w szybkim uzyskaniu dostępu do dokładnych danych i zapewnieniu płynnego przepływu paczek.

W przewodniku wyjaśniono, w jaki sposób etykiety QR Codes usprawniają proces wysyłki oraz jak skutecznie z nich korzystać.

Problemy, z jakimi borykają się firmy w związku z tradycyjnymi etykietami wysyłkowymi

Etykiety wysyłkowe zawierają informacje, z których korzystają magazyny, przewoźnicy, celnicy i kurierzy w celu kierowania przesyłek.

Tradycyjne etykiety opierają się na podstawowych kodach kreskowych i drukowanym tekście. Nie zostały one zaprojektowane z myślą o dzisiejszych wolumenach wysyłek ani wyższych oczekiwaniach dotyczących dostaw. W rezultacie śledzenie przesyłek przebiega wolniej, a opóźnienia stają się coraz częstsze.

Właśnie w tym zakresie tradycyjne etykiety wysyłkowe mają swoje ograniczenia.

Tradycyjne kody kreskowe nie pozwalają na przechowywanie złożonych instrukcji dostawy

Standardowe kody kreskowe 1D na większości etykiet wysyłkowych zawierają jedynie podstawowe numery śledzenia, zazwyczaj składające się z około 20–30 znaków. Nie mogą one zawierać instrukcji dotyczących dostawy ani dodatkowych informacji.

Ważne informacje są często drukowane w formie tekstowej lub przechowywane w oddzielnych systemach, które kierowcy muszą sprawdzać ręcznie. Na przykład:

• Zostaw przy bocznych drzwiach
• Wymagany podpis przy odbiorze
• Zadzwoń do odbiorcy przed przyjazdem
• Kody dostępu do osiedli zamkniętych
• Godziny dostaw dla firm

Bez tych informacji w momencie dostawy kierowcy mogą być zmuszeni do skontaktowania się z dyspozytornią lub ponowienia próby później. Powoduje to opóźnienia i spowalnia trasy dostaw.

Klienci mają ograniczony dostęp do informacji o statusie przesyłki w czasie rzeczywistym

83% konsumentów oczekuje regularnych informacji o swoich przesyłkach. Jednak wielu z nich nadal musi wpisywać długie numery śledzenia na stronach internetowych przewoźników, co staje się trudniejsze, gdy w procesie uczestniczy wielu przewoźników.

Nawet po wprowadzeniu numeru klienci często widzą jedynie podstawowe informacje, takie jak „przesyłka odebrana”, „w drodze” lub „dostarczona”. Ograniczona widoczność powoduje niepewność, co skłania coraz więcej klientów do kontaktowania się z obsługą klienta i zwiększa obciążenie zespołów serwisowych.

Dokumentacja papierowa spowalnia odprawę celną i wysyłkę międzynarodową

W przesyłkach międzynarodowych nadal stosuje się drukowane dokumenty dołączane do paczki, takie jak faktury handlowe, świadectwa pochodzenia i formularze celne.

Urzędnicy celni sprawdzają każdy dokument i weryfikują szczegóły przesyłki. Przed zatwierdzeniem muszą potwierdzić, że wszystko się zgadza. Jeśli czegoś brakuje lub coś jest nieprawidłowe, przesyłka zostaje wstrzymana do czasu usunięcia nieprawidłowości. Komunikacja często odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu, co spowalnia cały proces.

Procesy oparte na dokumentacji papierowej powodują opóźnienia, zwłaszcza w obliczu rozwoju transgranicznego handlu elektronicznego.

Przełączanie między operatorami powoduje powstanie martwych punktów w śledzeniu

Wiele przesyłek przechodzi przez ręce wielu przewoźników, zanim dotrą do miejsca przeznaczenia. Przesyłka może zostać przekazana najpierw regionalnemu kurierowi, a następnie trafić do innego przewoźnika w celu transportu na duże odległości lub ostatecznej dostawy.

Każde przekazanie przesyłki może powodować lukę w śledzeniu. Aktualizacje mogą być wstrzymywane na kilka godzin, a nawet dni, przez co paczka wydaje się utknąć w miejscu, mimo że nadal jest w drodze. Bez jednej metody śledzenia powiązanej z paczką luki te pozostają powszechnym problemem.

Dwa sposoby wykorzystania kodów QR ( QR Codes ) w transporcie i dlaczego ta różnica ma znaczenie

Zanim przejdziemy do omówienia korzyści, warto wyjaśnić pewną częstą niejasność. Kody QR Codes są wykorzystywane na dwa różne sposoby w transporcie, a każdy z nich służy innemu celowi.

1. QR Code na etykiecie fizycznej: Kod QR ( QR Code ) wydrukowany na etykiecie wysyłkowej dołączonej do paczki. Może zostać zeskanowany przez pracowników magazynu, przewoźników lub klientów w celu uzyskania dostępu do szczegółów śledzenia przesyłki, instrukcji dostawy, dokumentów celnych lub strony zwrotów. To właśnie jest głównym tematem niniejszego przewodnika.
2. QR Code Wykorzystywane w przypadku wysyłek lub zwrotów bez etykiet: W tym modelu początkowo nie ma wydrukowanej etykiety. Nadawca otrzymuje na telefonie kod QR Code lub kod mobilny i okazuje go w punkcie obsługi przewoźnika. Pracownik skanuje kod i drukuje etykietę.

Przewoźnicy tacy jak USPS (Label Broker), FedEx i UPS obsługują tę funkcję poprzez opcje wysyłki lub zwrotu bez etykiet. Narzędzia do wysyłki, takie jak Shippo, EasyPost i ShipStation, również obsługują podobne procesy.

Oba rozwiązania wykorzystują QR Codes, ale służą do rozwiązywania różnych problemów. Niniejszy przewodnik skupia się na QR Codes drukowanych na etykietach wysyłkowych.

Jak etykiety wysyłkowe z QR Codes usprawniają operacje logistyczne

Zespoły logistyczne muszą radzić sobie z dużymi wolumenami przesyłek i rosnącą presją na szybsze dostawy przy zachowaniu lepszej widoczności. Tradycyjne etykiety nie zostały stworzone z myślą o takich wyzwaniach.

QR Codes pomoc poprzez przechowywanie większej ilości informacji i łączenie opakowań z systemami cyfrowymi.

(Przykład kodu QR typu QR Code na etykiecie wysyłkowej – źródło: Dreamstime)

Oto, w jaki sposób QR Codes usprawnia działalność.

Szybsza obsługa magazynowa

QR Codes może pomieścić więcej informacji o paczce na jednej etykiecie do zeskanowania. Mogą to być dane dotyczące wagi, szczegóły dotyczące miejsca przeznaczenia lub instrukcje dotyczące obsługi.

Pracownicy nie muszą już polegać na drobnym druku ani sprawdzać wielu systemów. Wystarczy jedno skanowanie, aby uzyskać potrzebne informacje, co przyspiesza sortowanie i kierowanie przesyłek. Ułatwia to również wykrywanie wyjątków, takich jak przesyłki ponadgabarytowe lub o wysokiej wartości.

Przetwarzanie przebiega szybciej, nawet w okresach wzmożonego ruchu. Nowi lub tymczasowi pracownicy mogą postępować zgodnie z instrukcjami bez konieczności uczenia się skomplikowanych zasad sortowania.

Klienci mogą zeskanować kod, aby śledzić przesyłki

Zamiast wpisywać numery śledzenia, odbiorcy mogą zeskanować kod QR QR Code umieszczony na paczce za pomocą telefonu. Po zeskanowaniu otwiera się strona śledzenia zawierająca szczegółowe informacje, takie jak aktualna lokalizacja i status dostawy. Niektóre systemy wyświetlają również aktualizacje dotyczące opóźnień lub prób doręczenia.

W niektórych przypadkach klienci mogą zmienić opcje dostawy po zeskanowaniu kodu. Mogą wybrać nowy termin dostawy lub wysłać paczkę do punktu odbioru.

Przewoźnicy tacy jak FedEx oferują tę usługę za pośrednictwem narzędzi takich jak FedEx Delivery Manager, które pozwalają klientom śledzić przesyłki i zarządzać preferencjami dostawy online.

Uproszczone zwroty dla klientów i sprzedawców

Zwroty to jeden z najdroższych elementów handlu elektronicznego. Etykiety wysyłkowe z kodami QR ( QR Codes ) ułatwiają ten proces zarówno klientom, jak i sprzedawcom.

Dla klientów kod QR ( QR Code ) umieszczony na paczce lub etykiecie wysyłkowej może odsyłać do strony zwrotów. Mogą oni zainicjować zwrot bez drukowania etykiety i zanieść paczkę do punktu odbioru przesyłek. W rzeczywistości 84% konsumentów chętniej dokonuje zakupów u sprzedawcy, który oferuje zwroty bez konieczności pakowania i drukowania etykiet oraz szybsze zwroty pieniędzy.

Dla sprzedawców zwroty bez etykiet pomagają obniżyć koszty. Opłata pocztowa jest naliczana dopiero po zeskanowaniu przesyłki zwrotnej w punkcie odbioru. Eliminuje to również konieczność dołączania etykiety opłaconej z góry do każdej paczki.

Mniejsza liczba drukowanych etykiet oznacza również mniejsze zużycie papieru. Zwroty w punktach odbioru mogą pomóc przewoźnikom w grupowaniu przesyłek, co poprawia wydajność. Narzędzia wysyłkowe, takie jak ShipStation, EasyPost i Shippo, obsługują zwroty bez etykiet, często poprzez systemy kodów mobilnych lub systemy QR Codes przewoźników.

Szybsza kontrola celna dzięki dokumentom cyfrowym

Wysyłka międzynarodowa często wymaga dokumentów, takich jak faktury i formularze celne. Zazwyczaj są one dołączane do przesyłki w formie wydrukowanych dokumentów.

QR Codes na etykietach wysyłkowych mogą zawierać linki do dokumentów cyfrowych, które można łatwo wyświetlić po zeskanowaniu. Pomaga to przyspieszyć kontrolę i ogranicza opóźnienia spowodowane brakującymi lub nieprawidłowymi dokumentami.

W razie jakichkolwiek problemów nadawcy mogą zostać powiadomieni szybciej, zamiast dowiadywać się o tym dopiero kilka dni później.

Firmy takie jak DHL korzystają z serwisu QR Codes, aby zapewnić szybki dostęp do informacji o przesyłkach i wspierać cyfrowe procesy robocze.

Potwierdzenie dostawy na urządzeniu mobilnym

Podczas dostawy kurierzy mogą zeskanować kod QR QR Code umieszczony na paczce, aby zarejestrować ważne informacje, takie jak czas dostawy lub zdjęcie. W przypadku niektórych przesyłek odbiorcy mogą podpisać się na urządzeniu kuriera, a zapis jest przechowywany w formie cyfrowej.

Przewoźnicy, tacy jak Amazon Logistics, wykorzystują skanowanie za pomocą aplikacji do potwierdzania dostaw i przechowywania dowodów dostawy.

Ujednolicone śledzenie w sieciach wielu operatorów

Przesyłki często przechodzą z rąk jednego przewoźnika do drugiego. Podczas tych przekazów śledzenie przesyłki może ulec zakłóceniu.

QR Code na etykiecie wysyłkowej może odsyłać do jednej strony śledzenia przesyłki. Każde zeskanowanie aktualizuje ten sam rekord, dzięki czemu klienci nie muszą przełączać się między stronami poszczególnych przewoźników.

Jak utworzyć kod QR ( QR Codes ) na etykiety wysyłkowe

Dodanie kodu QR QR Codes do etykiet wysyłkowych nie wymaga realizacji dużego projektu informatycznego. Mając jasno określony cel i odpowiednie narzędzie, można szybko rozpocząć pracę.

Narzędzia takie jak The QR Code Generator (TQRCG) pozwalają tworzyć kody QR ( QR Codes ) i dostosowywać je do potrzeb Twojej marki. Większość platform jest prosta w obsłudze i umożliwia tworzenie kodów QR w trybie zbiorczym ( QR Code ) dla wielu przesyłek.

Krok 1: Określ cel logistyczny dla etykiet wysyłkowych

Każda etykieta musi służyć jednemu jasnemu celowi. To właśnie ten cel decyduje o tym, do czego prowadzi link QR Code oraz w jaki sposób jest on wykorzystywany podczas realizacji zamówienia.

Typowe zastosowania obejmują:

• Śledzenie przesyłek: link do strony z aktualnymi informacjami o przesyłkach, dzięki czemu łatwo można sprawdzić status przesyłki
• Instrukcje postępowania: Podaj szczegółowe informacje dotyczące bezpiecznego obchodzenia się z produktem lub jego sortowania
• Zwroty: Przekierowanie użytkowników na stronę dotyczącą zwrotów
• Dokumenty dotyczące zgodności: link do formularzy celnych lub regulacyjnych
• Treści pomocnicze: Zapewnienie dostępu do informacji o produkcie lub gwarancji

Cel powinien być konkretny. Sformułowanie „Pozwól klientom skanować i sprawdzać status przesyłki” jest jasne, natomiast „Popraw śledzenie przesyłek” jest zbyt niejasne, by skłonić do działania.

Krok 2: Wybierz treść i wygeneruj dynamiczny kod QR Codes

Po ustaleniu celu należy zdecydować, co ma otworzyć kod QR typu QR Code. W większości przypadków prowadzi on do strony internetowej, takiej jak strona śledzenia, strona zwrotów lub dokument.

W przypadku etykiet wysyłkowych lepszym wyborem są zazwyczaj dynamiczne kody QR ( QR Codes ). Etykieta jest drukowana tylko raz, ale szczegóły przesyłki mogą ulec zmianie. Kodów statycznych nie można aktualizować po wydrukowaniu. Kody dynamiczne wykorzystują link, który można edytować, dzięki czemu w razie potrzeby można zmienić miejsce docelowe. Ułatwia to aktualizację informacji podczas wysyłki.

Na przykład można zmienić szczegóły śledzenia przesyłki lub powiązać ten sam kod ze stroną zwrotów po dostawie.

Narzędzia takie jak TQRCG obsługują dynamiczne adresy QR Codes i umożliwiają zarządzanie linkami po wydrukowaniu. Wiele narzędzi do wysyłki, w tym ShipStation i Shippo, obsługuje również procesy, w których każdej przesyłce można przypisać unikalny adres QR Code.

Krok 3: Dostosuj QR Code do etykiet wysyłkowych

W przypadku etykiet wysyłkowych należy skupić się na przejrzystości i niezawodności, a nie na wyglądzie. Prosty, kontrastowy wzór typu QR Code sprawdza się najlepiej w magazynach i na zewnątrz.

Dzięki TQRCG możesz dostosować rozmiar i kontrast kodu, aby ułatwić jego skanowanie. Możesz również dodać krótką instrukcję, np. „Zeskanuj, aby śledzić przesyłkę” lub „Zeskanuj, aby dokonać zwrotu”, aby jasno określić przeznaczenie kodu.

Pobierz plik QR Code w formacie o wysokiej rozdzielczości. Format SVG jest dobrym wyborem, ponieważ umożliwia skalowanie bez utraty jakości.

Przed wprowadzeniem na szeroką skalę należy przetestować kod QR QR Code na wydrukowanych etykietach. Należy upewnić się, że kod skanuje się prawidłowo zarówno za pomocą skanerów magazynowych, jak i smartfonów.

Krok 4: Monitoruj wyniki za pomocą narzędzi analityczn QR Code

Po dodaniu k QR Codes ów do etykiet wysyłkowych śledź ich wykorzystanie. Serwis TQRCG udostępnia dane analityczne pokazujące, kiedy i gdzie k y są skanowane. Dane te pomagają zrozumieć, jak paczki przemieszczają się w procesie dostawy. Możesz sprawdzić aktywność skanowania na różnych etapach i wykryć luki w śledzeniu przesyłek.

Z czasem te spostrzeżenia mogą pomóc usprawnić procesy robocze i zwiększyć niezawodność śledzenia przesyłek.

Najlepsze praktyki dotyczące wykorzystania QR Codes w logistyce

QR Codes poprawiają widoczność przesyłek i zwiększają wydajność operacyjną, ale tylko wtedy, gdy są stosowane prawidłowo. Etykiety z kodami QR ( QR Code ) przeznaczone do logistyki należy naklejać ostrożnie, ponieważ warunki panujące w magazynach i podczas transportu mogą być niekorzystne dla etykiet.

Należy stosować trwałe etykiety o odpowiednich wymiarach

Etykiety wysyłkowe muszą wytrzymać transport i obsługę. Należy stosować materiały odporne na wilgoć i ciepło, aby kod QR QR Code pozostał czytelny.

Kod QR ( QR Code ) powinien być wystarczająco duży, aby można go było łatwo zeskanować. W większości przypadków dobrze sprawdza się rozmiar co najmniej 1,5 cala × 1,5 cala. Większe rozmiary kodu QR ( QR Code ) są pomocne, gdy paczki są ułożone w stosy lub skanowane z większej odległości.

Zintegruj generowanie kodów QR ( QR Code ) z systemami logistycznymi

QR Codes działają najlepiej, gdy są generowane automatycznie w ramach istniejącego oprogramowania logistycznego. Integracja z systemem zarządzania magazynem (WMS) lub systemem zarządzania transportem (TMS) gwarantuje, że każda etykieta jest tworzona na podstawie danych o przesyłkach w czasie rzeczywistym.

Zmniejsza to również konieczność ręcznego wprowadzania danych i gwarantuje, że każdy kod zawiera dokładne informacje.

Dostosuj doświadczenie skanowania do użytkownika

Różne osoby skanują ten sam kod z różnych powodów. Treść musi odpowiadać ich potrzebom.

Pracownicy mogą potrzebować informacji dotyczących trasy przesyłki lub powiadomień. Klienci zazwyczaj oczekują aktualnych informacji o śledzeniu przesyłki lub opcji zwrotu. Jasne przedstawienie tych kwestii pomaga uniknąć nieporozumień.

Zastosuj wyższy poziom korekcji błędów, aby zapewnić większą niezawodność skanowania

Etykiety wysyłkowe mogą ulec zarysowaniu lub zużyciu podczas transportu. Kody QR typu QR Codes z wyższym poziomem korekcji błędów można zeskanować nawet wtedy, gdy część kodu jest uszkodzona. Pomaga to zapewnić niezawodność skanowania, gdy paczki przechodzą przez wiele etapów obsługi.

Zachowaj wydrukowane dane jako kopię zapasową

QR Codes powinny stanowić uzupełnienie, a nie zamiennik standardowych informacji na etykiecie. Należy uwzględnić ważne szczegóły, takie jak adres i numer śledzenia. Pomaga to w utrzymaniu ciągłości operacji, jeśli kod nie może zostać zeskanowany lub urządzenie nie jest dostępne.

Utwórz kod QR QR Codes do etykiet wysyłkowych z TQRCG

Etykiety wysyłkowe od lat zawierają te same podstawowe informacje, takie jak adres czy kod kreskowy. QR Codes dodają warstwę flex, która może odsyłać do informacji o śledzeniu przesyłki, zwrotach lub ważnych dokumentach.

Pomagają one ograniczyć nakład pracy ręcznej, uprościć proces zwrotów oraz poprawić widoczność przesyłek bez konieczności zmiany dotychczasowej konfiguracji.

Nie potrzebujesz skomplikowanego systemu, aby zacząć. Narzędzia takie jak The QR Code Generator (TQRCG) pozwalają tworzyć dynamiczne kody QR QR Codes, które można aktualizować i śledzić na bieżąco.

Zarejestruj się, aby utworzyć swój QR Code do etykiet wysyłkowych i zacznij korzystać z usługi