Come utilizzare i codici QR sulle etichette di spedizione per il tracciamento

I ritardi nelle spedizioni sono una delle maggiori fonti di frustrazione nel settore della logistica. Secondo Verte Research, il 91% dei consumatori monitora attivamente i propri pacchi, controllandone lo stato spesso più volte al giorno. Quando il tracciamento non è chiaro o le spedizioni subiscono ritardi, ciò genera frustrazione e un aumento delle richieste di assistenza.

Le etichette di spedizione tradizionali aggravano il problema. Si basano su codici a barre o dettagli stampati che richiedono scanner speciali o controlli manuali. Quando le etichette sono danneggiate o incomplete, il tracciamento non funziona e i ritardi diventano più probabili.

I codici QR offrono un approccio migliore. Memorizzano informazioni dettagliate sulla spedizione in un formato piccolo e scansionabile, aiutando i corrieri e i team di consegna ad accedere rapidamente a dati accurati e a mantenere i pacchi in movimento.

La guida spiega come i codici QR migliorano le etichette di spedizione e come utilizzarli in modo efficace.

Indice

1. Problemi che le aziende devono affrontare con le etichette di spedizione tradizionali
2. Due modi in cui i codici QR vengono utilizzati nelle spedizioni e perché la differenza è importante
3. In che modo le etichette di spedizione con codici QR migliorano le operazioni logistiche
4. Come creare codici QR per le etichette di spedizione
5. Migliori pratiche per l’utilizzo dei codici QR nella logistica
6. Crea codici QR per le etichette di spedizione con TQRCG
7. Domande frequenti

Problemi che le aziende incontrano con le etichette di spedizione tradizionali

Le etichette di spedizione contengono le informazioni che magazzini, corrieri, funzionari doganali e autisti utilizzano per instradare le spedizioni.

Le etichette tradizionali si basano su codici a barre di base e testo stampato. Non sono state progettate per i volumi di spedizione odierni né per le aspettative di consegna più elevate. Di conseguenza, il tracciamento rallenta e i ritardi diventano più frequenti.

Ecco dove le etichette di spedizione tradizionali non sono all’altezza.

I codici a barre tradizionali non possono memorizzare istruzioni di consegna complesse

I codici a barre 1D standard presenti sulla maggior parte delle etichette di spedizione memorizzano solo numeri di tracciamento di base, solitamente composti da circa 20-30 caratteri. Non possono contenere istruzioni di consegna o informazioni aggiuntive.

I dettagli importanti sono spesso stampati come testo o memorizzati in sistemi separati che gli autisti devono controllare manualmente. Ad esempio:

• Lasciare alla porta laterale
• Firma richiesta alla consegna
• Chiamare il destinatario prima dell’arrivo
• Codici di accesso per i complessi residenziali recintati
• Orari di consegna aziendali

Senza queste informazioni al momento della consegna, i corrieri potrebbero dover contattare la centrale operativa o riprovare più tardi. Ciò comporta ritardi e rallenta i percorsi di consegna.

I clienti hanno un accesso limitato allo stato dei pacchi in tempo reale

L’83% dei consumatori si aspetta aggiornamenti regolari sulle proprie consegne. Tuttavia, molti devono ancora inserire lunghi numeri di tracciamento sui siti web dei corrieri, il che diventa più difficile quando sono coinvolti più corrieri.

Anche dopo aver inserito il numero, i clienti spesso vedono solo aggiornamenti di base come “spedizione ritirata”, “in consegna” o “consegnata”. La visibilità limitata crea incertezza, portando un numero maggiore di clienti a contattare l’assistenza e aumentando il carico di lavoro per i team di assistenza.

La documentazione cartacea rallenta le operazioni doganali e le spedizioni internazionali

Le spedizioni internazionali si basano ancora su documenti cartacei che viaggiano insieme al pacco, come fatture commerciali, certificati di origine e moduli doganali.

I funzionari doganali esaminano ogni documento e controllano i dettagli della spedizione. Devono confermare che tutto corrisponda prima di approvare la spedizione. Se manca qualcosa o c’è un errore, la spedizione viene trattenuta fino a quando non viene risolto il problema. La comunicazione avviene spesso tramite e-mail o fax, il che rallenta il processo.

I flussi di lavoro cartacei causano ritardi, soprattutto con la crescita dell’e-commerce transfrontaliero.

I passaggi tra più corrieri creano punti ciechi nel tracciamento

Molte spedizioni passano attraverso più corrieri prima di raggiungere la loro destinazione. Un pacco può partire con un corriere regionale e poi passare a un altro corriere per il trasporto a lunga distanza o la consegna finale.

Ogni passaggio di mano può creare una lacuna nel tracciamento. Gli aggiornamenti possono interrompersi per ore o addirittura giorni, facendo sembrare che il pacco sia bloccato anche quando è ancora in movimento. Senza un unico metodo di tracciamento associato al pacco, queste lacune rimangono un problema comune.

Due modi in cui i codici QR vengono utilizzati nelle spedizioni e perché la differenza è importante

Prima di esaminare i vantaggi, è utile chiarire un punto di confusione comune. I codici QR vengono utilizzati in due modi diversi nelle spedizioni e ciascuno ha uno scopo diverso.

1. Codice QR su un’etichetta fisica: un codice QR stampato sull’etichetta di spedizione che viaggia con il pacco. Può essere scansionato dal personale del magazzino, dai corrieri o dai clienti per accedere ai dettagli di tracciamento, alle istruzioni di consegna, ai documenti doganali o a una pagina di resi. Questo è l’argomento principale di questa guida.
2. Codice QR utilizzato per spedizioni o resi senza etichetta: in questo modello, inizialmente non c’è alcuna etichetta stampata. Il mittente riceve un codice QR o un codice mobile sul proprio telefono e lo mostra presso la sede del corriere. Un membro del personale scansiona il codice e stampa l’etichetta.

Corrieri come USPS (Label Broker), FedEx e UPS supportano questa modalità attraverso opzioni di spedizione o reso senza etichetta. Anche strumenti di spedizione come Shippo, EasyPost e ShipStation supportano flussi di lavoro simili.

Entrambi gli approcci utilizzano i codici QR, ma risolvono problemi diversi. Questa guida si concentra sui codici QR stampati sulle etichette di spedizione.

In che modo le etichette di spedizione con codici QR migliorano le operazioni logistiche

I team logistici gestiscono volumi elevati di spedizioni e una pressione crescente per garantire consegne più rapide con una maggiore visibilità. Le etichette tradizionali non sono state progettate per questo.

I codici QR aiutano a memorizzare più informazioni e a collegare i pacchi ai sistemi digitali.

(Esempio di codice QR su un’etichetta di spedizione via Dreamstime)

Ecco come i codici QR migliorano le operazioni.

Elaborazione più rapida in magazzino

I codici QR possono memorizzare più informazioni sul pacco in un’unica etichetta scansionabile. Queste possono includere il peso, i dettagli sulla destinazione o le istruzioni di movimentazione.

I lavoratori non devono più fare affidamento su testi scritti in caratteri minuscoli o controllare più sistemi. Possono eseguire una sola scansione e ottenere le informazioni di cui hanno bisogno, il che accelera lo smistamento e l’instradamento. Inoltre, rende più facile individuare le eccezioni, come gli articoli di grandi dimensioni o di alto valore.

L’elaborazione diventa più veloce, anche nei periodi di maggiore affluenza. Il personale nuovo o temporaneo può seguire le istruzioni senza dover imparare complesse regole di smistamento.

I clienti possono scansionare per tracciare le consegne

Invece di inserire i numeri di tracciamento, i destinatari possono scansionare un codice QR sul pacco utilizzando il proprio telefono. La scansione apre una pagina di tracciamento con dettagli quali la posizione attuale e lo stato della consegna. Alcuni sistemi mostrano anche aggiornamenti su ritardi o tentativi di consegna.

In alcuni casi, i clienti possono modificare le opzioni di consegna dopo la scansione. Possono scegliere un nuovo orario di consegna o inviare il pacco a un punto di ritiro.

Corrieri come FedEx offrono questo servizio tramite strumenti come FedEx Delivery Manager, che consente ai clienti di tracciare le spedizioni e gestire le preferenze di consegna online.

Resi semplificati per clienti e commercianti

I resi sono una delle parti più costose dell’e-commerce. I codici QR sulle etichette di spedizione semplificano il processo sia per i clienti che per i commercianti.

Per i clienti, un codice QR sul pacco o sull’etichetta di spedizione può rimandare a una pagina dedicata ai resi. Possono avviare la procedura di reso senza stampare un’etichetta e consegnare il pacco presso un punto di raccolta del corriere. Infatti, l’84% dei consumatori è più propenso ad acquistare da un rivenditore che offre resi senza imballaggio e senza etichetta e rimborsi più rapidi. 

Per i commercianti, i resi senza etichetta aiutano a ridurre i costi. Le spese di spedizione vengono addebitate solo quando il reso viene scansionato al momento della consegna. Inoltre, elimina la necessità di includere un’etichetta prepagata in ogni pacco.

Un minor numero di etichette stampate significa anche un minor consumo di carta. I resi tramite consegna possono aiutare i corrieri a raggruppare le spedizioni, migliorando l’efficienza. Strumenti di spedizione come ShipStation, EasyPost e Shippo supportano i resi senza etichetta, spesso tramite codici QR del corriere o sistemi di codici mobili.

Controlli doganali più rapidi con i documenti digitali

Le spedizioni internazionali richiedono spesso documenti come fatture e moduli doganali. Questi di solito viaggiano con il pacco come documenti cartacei stampati.

I codici QR sulle etichette di spedizione possono rimandare a documenti digitali facilmente consultabili tramite scansione. Ciò contribuisce ad accelerare i controlli e a ridurre i ritardi causati da documenti mancanti o errati.

In caso di problemi, gli spedizionieri possono essere avvisati prima, invece di scoprirlo giorni dopo.

Aziende come DHL utilizzano i codici QR per fornire un accesso rapido alle informazioni sulla spedizione e supportare i flussi di lavoro digitali.

Prova di consegna mobile

Al momento della consegna, gli autisti possono scansionare il codice QR sul pacco per registrare dettagli importanti come l’ora di consegna o una foto. Per alcune spedizioni, i destinatari possono firmare sul dispositivo dell’autista e la registrazione viene archiviata in formato digitale.

Corrieri come Amazon Logistics utilizzano la scansione tramite app per confermare le consegne e archiviare la prova di consegna.

Tracciamento unificato su più reti di corrieri

I pacchi spesso passano da un corriere all’altro. Il tracciamento può interrompersi durante questi passaggi di mano.

Un codice QR sull’etichetta di spedizione può collegarsi a un’unica pagina di tracciamento. Ogni scansione aggiorna lo stesso record, quindi i clienti non devono passare da un sito di corriere all’altro.

Come creare codici QR per le etichette di spedizione

L’aggiunta di codici QR alle etichette di spedizione non richiede un grande progetto IT. Con un obiettivo chiaro e lo strumento giusto, puoi iniziare rapidamente.

Strumenti come The QR Code Generator (TQRCG) consentono di creare codici QR e personalizzarli per il proprio marchio. La maggior parte delle piattaforme è semplice da usare e supporta la creazione in massa di codici QR per più spedizioni.

Fase 1: Definire l’obiettivo logistico per le etichette di spedizione

Ogni etichetta deve avere uno scopo chiaro. L’obiettivo determina a cosa rimanda il codice QR e come viene utilizzato durante la consegna.

I casi d’uso più comuni includono:

• Tracciamento del pacco: collegamento a una pagina di tracciamento in tempo reale in modo che lo stato della spedizione sia facile da controllare
• Istruzioni di movimentazione: condividi i dettagli per una movimentazione o uno smistamento in sicurezza
• Resi: indirizza gli utenti a una pagina dedicata ai resi
• Documenti di conformità: collegamento a moduli doganali o normativi
• Contenuti di assistenza: fornire accesso alle informazioni sul prodotto o sulla garanzia

Mantieni l’obiettivo specifico. “Consenti ai clienti di scansionare e visualizzare lo stato della spedizione” è chiaro, mentre “Migliora il tracciamento” è troppo vago per poter agire di conseguenza.

Fase 2: Scegli il contenuto e genera codici QR dinamici

Una volta stabilito l’obiettivo, decidete cosa deve aprire il codice QR. Nella maggior parte dei casi, rimanda a una pagina web, come una pagina di tracciamento, una pagina dei resi o un documento.

Per le etichette di spedizione, i codici QR dinamici sono solitamente la scelta migliore. Un’etichetta viene stampata una sola volta, ma i dettagli della spedizione possono cambiare. I codici statici non possono essere aggiornati dopo la stampa. I codici dinamici utilizzano un link che è possibile modificare, quindi la destinazione può cambiare quando necessario. Ciò rende più facile aggiornare le informazioni durante la spedizione. 

Ad esempio, è possibile modificare i dettagli di tracciamento o collegare lo stesso codice a una pagina di reso dopo la consegna.

Strumenti come TQRCG supportano i codici QR dinamici e consentono di gestire i link dopo la stampa. Molti strumenti di spedizione, tra cui ShipStation e Shippo, supportano anche flussi di lavoro in cui a ogni spedizione può essere assegnato un codice QR univoco.

Passaggio 3: personalizza il codice QR per le etichette di spedizione

Per le etichette di spedizione, concentrati sulla chiarezza e sull’affidabilità piuttosto che sul design. Un codice QR semplice e ad alto contrasto funziona meglio in magazzino e all’aperto. 

Con TQRCG, puoi regolare le dimensioni e il contrasto per rendere il codice più facile da scansionare. Puoi anche aggiungere una breve istruzione, come “Scansiona per tracciare il tuo pacco” o “Scansiona per i resi”, per chiarirne lo scopo.

Scarica il codice QR in un formato ad alta risoluzione. Il formato SVG è una buona scelta perché si ridimensiona senza perdere qualità.

Prima di utilizzarlo su larga scala, prova il codice QR sulle etichette stampate. Assicurati che venga scansionato correttamente sia con gli scanner del magazzino che con gli smartphone.

Fase 4: Monitorare le prestazioni con l’analisi dei codici QR

Dopo aver aggiunto i codici QR alle etichette di spedizione, monitora il loro utilizzo. TQRCG fornisce analisi che mostrano quando e dove i codici vengono scansionati. Questi dati ti aiutano a capire come i pacchi si muovono attraverso il processo di consegna. Puoi vedere l’attività di scansione nelle diverse fasi e individuare eventuali lacune nel tracciamento.

Nel tempo, queste informazioni possono aiutare a migliorare i flussi di lavoro e rendere più affidabile il tracciamento delle spedizioni.

Best practice per l’utilizzo dei codici QR nella logistica

I codici QR migliorano la visibilità delle spedizioni e rendono le operazioni più efficienti, ma solo se utilizzati correttamente. Gli ambienti logistici sono in rapida evoluzione e possono mettere a dura prova le etichette, quindi è importante una configurazione accurata.

Utilizza etichette resistenti e delle dimensioni giuste

Le etichette di spedizione devono resistere al trasporto e alla movimentazione. Utilizza materiali resistenti all’umidità e al calore in modo che il codice QR rimanga leggibile.

Rendi il codice QR abbastanza grande da poter essere scansionato facilmente. Nella maggior parte dei casi, almeno 1,5 pollici × 1,5 pollici funziona bene. Codici QR di dimensioni maggiori sono utili quando i pacchi sono impilati o vengono scansionati da lontano.

Integra la generazione dei codici QR con i sistemi logistici

I codici QR funzionano al meglio quando vengono generati automaticamente all’interno del software logistico esistente. L’integrazione con un sistema di gestione del magazzino (WMS) o un sistema di gestione dei trasporti (TMS) garantisce che ogni etichetta venga creata utilizzando i dati di spedizione in tempo reale.

Inoltre, riduce l’inserimento manuale dei dati e garantisce che ogni codice contenga informazioni accurate.

Adattare l’esperienza di scansione all’utente

Persone diverse scansionano lo stesso codice per motivi diversi. Il contenuto deve corrispondere alle loro esigenze.

Il personale potrebbe aver bisogno di dettagli sul percorso o di avvisi. I clienti di solito desiderano aggiornamenti sul tracciamento o opzioni di reso. Mantenere chiare queste prospettive aiuta a evitare confusione.

Utilizza una correzione degli errori più elevata per una maggiore affidabilità di scansione

Le etichette di spedizione possono graffiarsi o consumarsi durante il trasporto. I codici QR con una correzione degli errori più elevata possono essere scansionati anche se una parte del codice è danneggiata. Questo aiuta a mantenere l’affidabilità della scansione quando i pacchi passano attraverso diverse fasi di movimentazione.

Conserva i dettagli stampati come backup

I codici QR dovrebbero integrare, non sostituire, le informazioni standard presenti sull’etichetta. Includi dettagli importanti come l’indirizzo e il numero di tracciamento. Questo aiuta a garantire il regolare svolgimento delle operazioni nel caso in cui un codice non possa essere scansionato o un dispositivo non sia disponibile.

Crea codici QR per le etichette di spedizione con TQRCG

flexDa anni le etichette di spedizione riportano le stesse informazioni di base, come l’indirizzo o il codice a barre. I codici QR aggiungono un livello di informazioni accessibili tramite smartphone che può collegarsi a tracciamenti, resi o documenti importanti.

Aiutano a ridurre il lavoro manuale, semplificare i resi e migliorare la visibilità delle spedizioni senza modificare la configurazione esistente.

Non è necessario un sistema complesso per iniziare. Strumenti come The QR Code Generator (TQRCG) consentono di creare codici QR dinamici che è possibile aggiornare e monitorare nel tempo.

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