Come utilizzare QR Codes sulle etichette di spedizione per il tracciamento

I ritardi nelle spedizioni sono una delle maggiori fonti di frustrazione nel settore della logistica. Secondo Verte Research, il 91% dei consumatori monitora attivamente i propri pacchi, spesso controllandone lo stato più volte al giorno. Quando il tracciamento non è chiaro o le spedizioni subiscono ritardi, ciò genera frustrazione e un aumento delle richieste di assistenza.

Le etichette di spedizione tradizionali non fanno che aggravare il problema. Si basano su codici a barre o dati stampati che richiedono scanner specifici o controlli manuali. Quando le etichette sono danneggiate o incomplete, il tracciamento non funziona più e aumentano i rischi di ritardi.

QR Codes offrono una soluzione migliore. Consentono di memorizzare informazioni dettagliate sulla spedizione in un formato compatto e scansionabile, aiutando i corrieri e gli addetti alle consegne ad accedere rapidamente a dati precisi e a garantire il corretto smistamento dei pacchi.

La guida spiega come QR Codes migliori le etichette di spedizione e come utilizzarle in modo efficace.

I problemi che le aziende devono affrontare con le etichette di spedizione tradizionali

Le etichette di spedizione contengono le informazioni che magazzini, corrieri, funzionari doganali e autisti utilizzano per instradare le spedizioni.

Le etichette tradizionali si basano su codici a barre di base e testo stampato. Non sono state progettate per i volumi di spedizione odierni né per le aspettative di consegna sempre più elevate. Di conseguenza, il tracciamento rallenta e i ritardi diventano più frequenti.

Ecco dove le etichette di spedizione tradizionali non sono all’altezza.

I codici a barre tradizionali non sono in grado di memorizzare istruzioni di consegna complesse

I codici a barre 1D standard presenti sulla maggior parte delle etichette di spedizione contengono solo numeri di tracciamento di base, solitamente composti da circa 20-30 caratteri. Non possono contenere istruzioni di consegna o ulteriori informazioni contestuali.

I dettagli importanti sono spesso riportati sotto forma di testo o archiviati in sistemi separati che gli autisti devono controllare manualmente. Ad esempio:

• Lascia alla porta laterale
• Firma richiesta alla consegna
• Chiama il destinatario prima dell’arrivo
• Codici di accesso per complessi residenziali recintati
• Orari di consegna per le aziende

Senza queste informazioni al momento della consegna, gli autisti potrebbero dover contattare la centrale operativa o riprovare più tardi. Ciò comporta ritardi e rallenta i percorsi di consegna.

I clienti hanno un accesso limitato allo stato in tempo reale dei pacchi

L'83% dei consumatori si aspetta aggiornamenti regolari sulle proprie consegne. Tuttavia, molti devono ancora inserire lunghi numeri di tracciamento sui siti web dei corrieri, operazione che diventa più complessa quando sono coinvolti più corrieri.

Anche dopo aver inserito il numero, i clienti spesso vedono solo aggiornamenti di base come “pacco ritirato”, “in consegna” o “consegnato”. La visibilità limitata crea incertezza, portando un numero maggiore di clienti a contattare l’assistenza e aumentando il carico di lavoro per i team di assistenza.

La documentazione cartacea rallenta le operazioni doganali e le spedizioni internazionali

Le spedizioni internazionali si basano ancora su documenti cartacei che accompagnano il pacco, quali fatture commerciali, certificati di origine e moduli doganali.

I funzionari doganali esaminano ogni documento e verificano i dettagli della spedizione. Devono confermare che tutto corrisponda prima di approvarla. Se manca qualcosa o c’è un errore, la spedizione viene trattenuta fino a quando il problema non viene risolto. La comunicazione avviene spesso tramite e-mail o fax, il che rallenta il processo.

I flussi di lavoro cartacei causano ritardi, soprattutto con la crescita dell’e-commerce transfrontaliero.

I passaggi tra operatori diversi creano punti ciechi nel tracciamento

Molte spedizioni passano per diversi corrieri prima di raggiungere la loro destinazione. Un pacco può essere preso in carico inizialmente da un corriere regionale per poi passare a un altro corriere per il trasporto a lunga distanza o la consegna finale.

Ogni passaggio di consegne può creare una lacuna nel tracciamento. Gli aggiornamenti possono interrompersi per ore o addirittura giorni, facendo sembrare che il pacco sia bloccato anche quando è ancora in movimento. Senza un unico metodo di tracciamento associato al pacco, queste lacune rimangono un problema comune.

Due modi in cui i QR Codes vengono utilizzati nelle spedizioni e perché la differenza è importante

Prima di esaminare i vantaggi, è utile chiarire un punto che spesso genera confusione. I codici QR Codes vengono utilizzati in due modi diversi nel settore delle spedizioni, e ciascuno ha uno scopo diverso.

1. QR Code su un'etichetta fisica: un codice QR ( QR Code ) stampato sull'etichetta di spedizione che accompagna il pacco. Può essere scansionato dal personale di magazzino, dai corrieri o dai clienti per accedere ai dettagli di tracciamento, alle istruzioni di consegna, ai documenti doganali o a una pagina dedicata ai resi. Questo è l'argomento principale della presente guida.
2. QR Code Utilizzato per spedizioni o resi senza etichetta: in questo modello, inizialmente non è presente alcuna etichetta stampata. Il mittente riceve un codice QR Code o un codice mobile sul proprio telefono e lo mostra presso una sede del corriere. Un addetto scansiona il codice e stampa l’etichetta.

Corriere come USPS (Label Broker), FedEx e UPS supportano questa funzionalità tramite opzioni di spedizione o reso senza etichetta. Anche strumenti di spedizione come Shippo, EasyPost e ShipStation supportano flussi di lavoro simili.

Entrambi gli approcci utilizzano QR Codes, ma risolvono problemi diversi. Questa guida si concentra sull'QR Codes stampato sulle etichette di spedizione.

Come le etichette di spedizione con QR Codes migliorano le operazioni logistiche

I team logistici devono gestire volumi elevati di spedizioni e una pressione crescente per garantire consegne più rapide con una maggiore visibilità. Le etichette tradizionali non sono state progettate per questo.

QR Codes aiuta a memorizzare più informazioni e a collegare i pacchi ai sistemi digitali.

(Esempio di un codice QR QR Code su un'etichetta di spedizione via Dreamstime)

Ecco come QR Codes migliora le operazioni.

Elaborazione più rapida in magazzino

QR Codes Consente di memorizzare più informazioni sul pacco in un'unica etichetta scansionabile. Queste possono includere il peso, i dettagli sulla destinazione o le istruzioni di movimentazione.

Gli addetti non devono più fare affidamento su caratteri minuscoli o controllare più sistemi. È sufficiente una sola scansione per ottenere le informazioni necessarie, il che accelera le operazioni di smistamento e instradamento. Inoltre, rende più facile individuare le eccezioni, come gli articoli di grandi dimensioni o di alto valore.

L'elaborazione diventa più veloce, anche nei periodi di maggiore affluenza. Il personale nuovo o temporaneo può seguire le istruzioni senza dover imparare complesse regole di smistamento.

I clienti possono scansionare il codice per tracciare le consegne

Invece di inserire i numeri di tracciamento, i destinatari possono scansionare un codice QR ( QR Code ) presente sul pacco utilizzando il proprio telefono. La scansione apre una pagina di tracciamento con dettagli quali la posizione attuale e lo stato della consegna. Alcuni sistemi mostrano anche aggiornamenti su eventuali ritardi o tentativi di consegna.

In alcuni casi, i clienti possono modificare le opzioni di consegna dopo aver effettuato la scansione. Possono scegliere un nuovo orario di consegna o far recapitare il pacco presso un punto di ritiro.

Corriere come FedEx offrono questo servizio tramite strumenti come FedEx Delivery Manager, che consente ai clienti di tracciare le spedizioni e gestire le preferenze di consegna online.

Resi semplificati per clienti e commercianti

I resi sono una delle voci di costo più onerose dell’e-commerce. Le etichette di spedizione con codice QR ( QR Codes ) semplificano il processo sia per i clienti che per i commercianti.

Per i clienti, un codice QR ( QR Code ) presente sul pacco o sull’etichetta di spedizione può rimandare a una pagina dedicata ai resi. È possibile avviare la procedura di reso senza stampare un’etichetta e consegnare il pacco presso un punto di ritiro del corriere. Infatti, l’84% dei consumatori è più propenso ad acquistare da un rivenditore che offre resi senza imballaggio né etichette e rimborsi più rapidi.

Per i commercianti, i resi senza etichetta aiutano a ridurre i costi. Le spese di spedizione vengono addebitate solo quando il reso viene scansionato al momento della consegna. Inoltre, non è più necessario includere un'etichetta prepagata in ogni pacco.

Un minor numero di etichette stampate comporta anche un minor consumo di carta. I resi tramite punto di raccolta possono aiutare i corrieri a raggruppare le spedizioni, migliorando così l’efficienza. Strumenti di spedizione come ShipStation, EasyPost e Shippo supportano i resi senza etichetta, spesso tramite l’ QR Codes e del corriere o sistemi di codici mobili.

Controlli doganali più rapidi grazie ai documenti digitali

Le spedizioni internazionali richiedono spesso documenti quali fatture e moduli doganali. Questi vengono solitamente allegati al pacco sotto forma di documenti cartacei stampati.

QR Codes sulle etichette di spedizione possono rimandare a documenti digitali facilmente consultabili tramite scansione. Ciò contribuisce a velocizzare i controlli e a ridurre i ritardi causati da documenti mancanti o errati.

In caso di problemi, gli spedizionieri possono essere avvisati tempestivamente, anziché scoprirlo solo giorni dopo.

Aziende come DHL utilizzano QR Codes per consentire un rapido accesso alle informazioni sulle spedizioni e supportare i flussi di lavoro digitali.

Conferma di consegna su dispositivo mobile

Al momento della consegna, i corrieri possono scansionare il codice QR QR Code presente sul pacco per registrare dettagli importanti come l'orario di consegna o una foto. Per alcune spedizioni, i destinatari possono firmare direttamente sul dispositivo del corriere e il documento viene archiviato in formato digitale.

Operatori come Amazon Logistics utilizzano la scansione tramite app per confermare le consegne e archiviare le ricevute di consegna.

Monitoraggio unificato su più reti di operatori

I pacchi vengono spesso trasferiti da un corriere all’altro. Il tracciamento può interrompersi durante questi passaggi di mano.

Un codice QR ( QR Code ) sull’etichetta di spedizione può rimandare a un’unica pagina di tracciamento. Ogni scansione aggiorna lo stesso record, quindi i clienti non devono passare da un sito all’altro dei corrieri.

Come creare un QR Codes e per le etichette di spedizione

Aggiungere QR Codes alle etichette di spedizione non richiede un grande progetto IT. Con un obiettivo chiaro e lo strumento giusto, puoi iniziare subito.

Strumenti come The QR Code Generator (TQRCG) consentono di creare QR Codes e personalizzarli in base al proprio marchio. La maggior parte delle piattaforme è semplice da utilizzare e supporta la creazione in massa di QR Code per spedizioni multiple.

Fase 1: Definire l’obiettivo logistico per le etichette di spedizione

Ogni etichetta deve avere uno scopo ben preciso. È l’obiettivo a determinare a cosa rimanda l’ QR Code e e come viene utilizzato durante la consegna.

Tra i casi d'uso più comuni figurano:

• Tracciamento del pacco: link a una pagina di tracciamento in tempo reale per poter verificare facilmente lo stato della spedizione
• Istruzioni per la gestione: fornire dettagli per una gestione o uno smistamento in sicurezza
• Resi: reindirizzare gli utenti a una pagina dedicata ai resi
• Documenti di conformità: link a moduli doganali o normativi
• Contenuti di supporto: fornire accesso alle informazioni sul prodotto o sulla garanzia

L'obiettivo deve essere specifico. «Consentire ai clienti di scansionare e visualizzare lo stato della spedizione» è chiaro, mentre «Migliorare il tracciamento» è troppo vago per indurre all'azione.

Fase 2: Scegliere i contenuti e generare il testo dinamico QR Codes

Una volta definito l’obiettivo, decidere quale pagina QR Code debba aprirsi. Nella maggior parte dei casi, il collegamento rimanda a una pagina web, come una pagina di tracciamento, una pagina di restituzione o un documento.

Per le etichette di spedizione, i codici QR dinamici QR Codes sono solitamente la scelta migliore. Un'etichetta viene stampata una sola volta, ma i dettagli della spedizione possono cambiare. I codici statici non possono essere aggiornati dopo la stampa. I codici dinamici utilizzano un link modificabile, quindi la destinazione può cambiare quando necessario. Ciò semplifica l'aggiornamento delle informazioni durante la spedizione.

Ad esempio, è possibile modificare i dettagli di tracciamento o collegare lo stesso codice a una pagina dedicata ai resi dopo la consegna.

Strumenti come TQRCG supportano l’ QR Codes dinamico e consentono di gestire i link anche dopo la stampa. Molti strumenti di spedizione, tra cui ShipStation e Shippo, supportano inoltre flussi di lavoro in cui a ogni spedizione può essere assegnato un QR Code univoco.

Passaggio 3: Personalizza l'QR Code e per le etichette di spedizione

Per le etichette di spedizione, privilegiare la chiarezza e l’affidabilità rispetto al design. Un’ QR Code e semplice e ad alto contrasto funziona meglio in contesti come magazzini e all’aperto.

Con TQRCG puoi regolare le dimensioni e il contrasto per rendere il codice più facile da scansionare. Puoi anche aggiungere una breve istruzione, come “Scansiona per tracciare il tuo pacco” o “Scansiona per i resi”, per chiarirne lo scopo.

Scarica l'QR Code o in formato ad alta risoluzione. Il formato SVG è una buona scelta perché si ridimensiona senza perdere qualità.

Prima di utilizzarlo su larga scala, testare l’ QR Code e sulle etichette stampate. Assicurarsi che sia facilmente leggibile sia con gli scanner da magazzino che con gli smartphone.

Passaggio 4: Monitorare le prestazioni con l'analisi di QR Code

Dopo aver aggiunto QR Codes alle etichette di spedizione, monitora il loro utilizzo. TQRCG fornisce analisi che mostrano quando e dove i codici vengono scansionati. Questi dati ti aiutano a comprendere come i pacchi si muovono lungo il processo di consegna. Puoi visualizzare l’attività di scansione nelle diverse fasi e individuare eventuali lacune nel tracciamento.

Nel tempo, queste informazioni possono contribuire a migliorare i flussi di lavoro e a rendere più affidabile il tracciamento delle spedizioni.

Best practice per l’utilizzo di QR Codes nel settore della logistica

QR Codes Migliora la visibilità delle spedizioni e rende le operazioni più efficienti, ma solo se utilizzato correttamente. Un'etichetta QR Code per la logistica deve essere applicata con cura, poiché i magazzini e gli ambienti di transito possono mettere a dura prova le etichette.

utilizzare etichette resistenti e delle dimensioni adeguate

Le etichette di spedizione devono resistere al trasporto e alla movimentazione. Utilizzare materiali resistenti all’umidità e al calore affinché l’ QR Code e rimanga leggibile.

Assicurarsi che l'QR Code e sia sufficientemente grande da poter essere scansionato facilmente. Nella maggior parte dei casi, una dimensione di almeno 1,5 pollici × 1,5 pollici è adeguata. Dimensioni più grandi dell'QR Code e sono utili quando i pacchi sono impilati o vengono scansionati da lontano.

Integrazione della generazion QR Code e con i sistemi logistici

QR Codes funzionano al meglio quando vengono generate automaticamente all’interno di un software logistico esistente. L’integrazione con un sistema di gestione del magazzino (WMS) o un sistema di gestione dei trasporti (TMS) garantisce che ogni etichetta venga creata utilizzando i dati di spedizione in tempo reale.

Inoltre, riduce l’inserimento manuale dei dati e garantisce che ogni codice contenga informazioni accurate.

Adatta l’esperienza di scansione all’utente

Persone diverse scansionano lo stesso codice per motivi diversi. Il contenuto deve rispondere alle loro esigenze.

Il personale potrebbe aver bisogno di informazioni sulle spedizioni o di avvisi. I clienti solitamente desiderano aggiornamenti sullo stato della spedizione o opzioni di reso. Mantenere chiari questi aspetti aiuta a evitare confusione.

Utilizzare una correzione degli errori più avanzata per una maggiore affidabilità di scansione

Le etichette di spedizione possono graffiarsi o consumarsi durante il trasporto. I codici QR QR Codes, dotati di una maggiore capacità di correzione degli errori, possono essere scansionati anche se una parte del codice è danneggiata. Ciò contribuisce a garantire l'affidabilità della scansione quando i pacchi vengono sottoposti a diverse fasi di movimentazione.

Conservare i dettagli stampati come copia di riserva

QR Codes Dovrebbe integrare, non sostituire, le informazioni standard riportate sull’etichetta. Includere dettagli importanti quali l’indirizzo e il numero di tracciamento. Ciò contribuisce a garantire il regolare svolgimento delle operazioni nel caso in cui un codice non possa essere scansionato o non sia disponibile un dispositivo.

Crea un QR Codes e per le etichette di spedizione con TQRCG

Da anni le etichette di spedizione riportano le stesse informazioni di base, come l’indirizzo o il codice a barre. QR Codes aggiunge un livello di informazioni flexibile che può rimandare al tracciamento, ai resi o a documenti importanti.

Aiutano a ridurre il lavoro manuale, a semplificare i resi e a migliorare la tracciabilità delle spedizioni senza modificare la configurazione esistente.

Non serve un sistema complesso per iniziare. Strumenti come The QR Code Generator (TQRCG) ti consentono di creare QR Codes dinamici che puoi aggiornare e monitorare nel tempo.

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