Как использовать QR Codes на транспортных накладных для отслеживания

Задержки с доставкой — одна из самых больших проблем в сфере логистики. По данным Verte Research, 91 % потребителей активно отслеживают свои посылки, часто проверяя их статус несколько раз в день. Когда информация об отслеживании неясна или доставка задерживается, это вызывает разочарование и приводит к увеличению количества обращений в службу поддержки.

Традиционные транспортные наклейки только усугубляют проблему. Они используют штрих-коды или печатные данные, для считывания которых требуются специальные сканеры или ручная проверка. Когда наклейки повреждены или неполны, отслеживание отправлений становится невозможным, а вероятность задержек возрастает.

QR Codes предлагают более эффективный подход. Они хранят подробную информацию о отправках в компактном формате, удобном для сканирования, что помогает перевозчикам и службам доставки быстро получать доступ к точным данным и обеспечивать бесперебойную доставку посылок.

В руководстве объясняется, как эти наклейки QR Codes улучшают транспортные наклейки и как их эффективно использовать.

Проблемы, с которыми сталкиваются компании при использовании традиционных транспортных наклеек

На транспортных наклейках указана информация, которую склады, перевозчики, таможенники и курьеры используют для маршрутизации отправлений.

Традиционные этикетки используют простые штрих-коды и печатный текст. Они не были разработаны с учётом современных объемов отправлений и возросших ожиданий в отношении доставки. В результате отслеживание отправлений замедляется, а задержки становятся всё более частыми.

Вот в чём традиционные транспортные наклейки не справляются.

Традиционные штрих-коды не могут хранить сложные инструкции по доставке

Стандартные одномерные штрихкоды, которые используются на большинстве транспортных накладных, содержат только базовые номера отслеживания, обычно состоящие из 20–30 символов. Они не могут содержать инструкции по доставке или дополнительную информацию.

Важная информация часто печатается в виде текста или хранится в отдельных системах, которые водители должны проверять вручную. Например:

• Оставить у боковой двери
• При доставке требуется подпись
• Позвоните получателю перед прибытием
• Коды доступа для закрытых жилых комплексов
• Часы работы для юридических лиц

Без этой информации на этапе доставки водителям, возможно, придется связаться с диспетчерской или повторить попытку позже. Это приводит к задержкам и замедляет прохождение маршрутов доставки.

Клиенты имеют ограниченный доступ к информации о статусе посылки в режиме реального времени

83 % потребителей ожидают регулярных обновлений о своих доставках. Однако многим по-прежнему приходится вводить длинные номера отслеживания на сайтах перевозчиков, что становится еще сложнее, когда в процессе задействованы несколько перевозчиков.

Даже после ввода номера клиенты часто видят только базовые обновления, такие как «посылка принята», «в пути» или «доставлена». Ограниченная видимость порождает неопределенность, что заставляет больше клиентов обращаться в службу поддержки и увеличивает нагрузку на сервисные команды.

Бумажная документация замедляет таможенное оформление и международную доставку

Международные поставки по-прежнему зависят от печатных документов, которые отправляются вместе с посылкой, таких как коммерческие накладные, сертификаты происхождения и таможенные декларации.

Таможенники проверяют каждый документ и детали груза. Перед одобрением они должны убедиться, что все данные совпадают. Если что-то отсутствует или указано неверно, груз задерживается до устранения несоответствий. Обмен информацией часто происходит по электронной почте или факсу, что замедляет процесс.

Бумажные рабочие процессы приводят к задержкам, особенно на фоне роста трансграничной электронной коммерции.

Переключение между операторами создает слепые зоны при отслеживании

Многие посылки проходят через несколько перевозчиков, прежде чем достигнут места назначения. Посылка может сначала доставляться региональным курьером, а затем передаваться другому перевозчику для транспортировки на дальние расстояния или окончательной доставки.

Каждая смена перевозчика может привести к пробелу в отслеживании. Обновления могут приостанавливаться на несколько часов или даже дней, из-за чего посылка может казаться застрявшей, даже если она продолжает двигаться. Без единого метода отслеживания, привязанного к посылке, такие пробелы остаются распространенной проблемой.

Два способа использования QR Codes при доставке и почему это важно

Прежде чем перейти к преимуществам, стоит разъяснить один часто встречающийся момент, вызывающий путаницу. В сфере доставки термин QR Codes используется в двух разных значениях, и каждое из них служит своей цели.

1. QR Code на физической этикетке: QR-код ( QR Code ) , напечатанный на транспортной этикетке, которая прикрепляется к посылке. Его могут отсканировать сотрудники склада, перевозчики или клиенты, чтобы получить доступ к информации об отслеживании, инструкциям по доставке, таможенным документам или странице возврата. Именно этому посвящено данное руководство.
2. QR Code Используется для отправки или возврата без этикеток: в этой модели изначально нет напечатанной этикетки. Отправитель получает на свой телефон код QR Code или мобильный код и предъявляет его в пункте приема грузов. Сотрудник сканирует код и распечатывает этикетку.

Такие перевозчики, как USPS (Label Broker), FedEx и UPS, поддерживают эту функцию благодаря вариантам отправки или возврата без этикеток. Сервисы для организации доставки, такие как Shippo, EasyPost и ShipStation, также поддерживают аналогичные рабочие процессы.

Оба подхода используют QR Codes, но решают разные задачи. В данном руководстве основное внимание уделяется QR Codes, напечатанному на транспортных наклейках.

Как транспортные наклейки с QR Codes оптимизируют логистические операции

Логистические команды обрабатывают большие объемы отправлений и сталкиваются с растущим давлением, требующим более быстрой доставки и лучшей отслеживаемости. Традиционные этикетки не были созданы для таких задач.

QR Codes помогает хранить больше информации и связывать посылки с цифровыми системами.

(Пример QR-кода QR Code на транспортной наклейке с сайта Dreamstime)

Вот как QR Codes оптимизирует рабочие процессы.

Более быстрая обработка на складе

QR Codes позволяет разместить больше информации о посылке на одной сканируемой этикетке. Сюда могут входить вес, данные о пункте назначения или инструкции по обращению.

Работникам больше не нужно полагаться на мелкий шрифт или проверять данные в нескольких системах. Им достаточно одного сканирования, чтобы получить необходимую информацию, что ускоряет сортировку и маршрутизацию. Кроме того, это упрощает выявление исключений, таких как негабаритные или дорогостоящие грузы.

Обработка данных происходит быстрее, даже в часы пик. Новые или временные сотрудники могут следовать инструкциям, не изучая сложных правил сортировки.

Клиенты могут отсканировать код, чтобы отслеживать доставку

Вместо ввода номеров отслеживания получатели могут отсканировать QR-код QR Code на посылке с помощью своего телефона. После сканирования открывается страница отслеживания с такими сведениями, как текущее местонахождение и статус доставки. Некоторые системы также отображают информацию о задержках или попытках доставки.

В некоторых случаях клиенты могут изменить параметры доставки после сканирования. Они могут выбрать новое время доставки или отправить посылку в пункт самовывоза.

Такие перевозчики, как FedEx, предлагают эту услугу с помощью инструментов вроде FedEx Delivery Manager, который позволяет клиентам отслеживать отправления и управлять настройками доставки онлайн.

Упрощенный процесс возврата товаров для клиентов и продавцов

Возврат товаров — одна из самых затратных статей в электронной коммерции. Автоматические этикетки для отправки QR Codes упрощают этот процесс как для покупателей, так и для продавцов.

Для клиентов QR-код ( QR Code ) на посылке или транспортной накладной может содержать ссылку на страницу возврата. Они могут инициировать возврат без печати накладной и сдать посылку в пункте приема грузов. Фактически, 84 % потребителей с большей вероятностью совершат покупку у ритейлера, который предлагает возврат без упаковки и накладной, а также более быстрый возврат денежных средств.

Для продавцов возврат товаров без этикеток помогает сократить расходы. Плата за доставку взимается только при сканировании посылки при сдаче. Кроме того, это избавляет от необходимости вкладывать предоплаченную этикетку в каждую посылку.

Меньшее количество печатных этикеток также означает меньшее потребление бумаги. Возврат грузов через пункты приема помогает перевозчикам группировать отправления, что повышает эффективность. Сервисы для организации доставки, такие как ShipStation, EasyPost и Shippo, поддерживают возврат без этикеток, часто с помощью систем сканирования кодов перевозчиков ( QR Codes ) или мобильных систем кодирования.

Более быстрая таможенная проверка с помощью цифровых документов

Для международной доставки часто требуются такие документы, как счета-фактуры и таможенные декларации. Обычно они отправляются вместе с посылкой в виде распечатанных бумажных документов.

QR Codes на транспортных накладных могут содержать ссылки на цифровые документы, которые легко просматривать путем сканирования. Это помогает ускорить проверку и сократить задержки, вызванные отсутствием или неверностью документов.

В случае возникновения проблемы грузоотправители могут получить уведомление раньше, а не узнавать об этом через несколько дней.

Такие компании, как DHL, используют QR Codes для обеспечения быстрого доступа к информации о отправлениях и поддержки цифровых рабочих процессов.

Подтверждение доставки на мобильное устройство

При доставке курьеры могут отсканировать QR-код QR Code на посылке, чтобы зафиксировать важные данные, такие как время доставки или фотографию. В случае некоторых отправлений получатели могут подписаться на устройстве курьера, и запись сохраняется в цифровом виде.

Такие перевозчики, как Amazon Logistics, используют сканирование через приложение для подтверждения доставки и хранения подтверждений доставки.

Единое отслеживание по сетям нескольких операторов

Посылки часто переходят от одного перевозчика к другому. При таких передачах отслеживание может прерываться.

QR Code, указанный на транспортной накладной, может содержать ссылку на единую страницу отслеживания. Каждое сканирование обновляет одну и ту же запись, поэтому клиентам не нужно переключаться между сайтами перевозчиков.

Как создать QR-код ( QR Codes ) для транспортных наклеек

Добавление QR-кодов QR Codes на транспортные наклейки не требует масштабного ИТ-проекта. Имея четкую цель и подходящий инструмент, вы сможете быстро приступить к работе.

С помощью таких инструментов, как The QR Code Generator (TQRCG), вы можете создавать QR Codes и настраивать их под свой бренд. Большинство платформ просты в использовании и поддерживают массовое создание QR Code для нескольких отправлений.

Шаг 1: Определите логистическую цель для ваших транспортных наклеек

Каждая метка должна служить одной четкой цели. От цели зависит, на что ведет ссылка QR Code и как она используется при доставке.

Типичные сценарии использования включают:

• Отслеживание посылок: ссылка на страницу отслеживания в режиме реального времени, чтобы можно было легко проверить статус отправления
• Инструкции по обращению: предоставить информацию о безопасном обращении или сортировке
• Возврат: Перенаправление пользователей на страницу, посвященную возврату товаров
• Документы о соответствии требованиям: ссылка на таможенные или нормативные формы
• Вспомогательный контент: предоставить доступ к информации о продукте или гарантии

Цель должна быть конкретной. «Позвольте клиентам сканировать и просматривать статус отправления» — это ясно, а «Улучшите отслеживание» — слишком расплывчато, чтобы побудить к действию.

Шаг 2: Выберите контент и сгенерируйте динамический текст QR Codes

После того как цель определена, решите, что должно открываться при сканировании QR-кода ( QR Code ). В большинстве случаев он ведет на веб-страницу, например, страницу отслеживания, страницу возврата или документ.

Для транспортных наклеек обычно лучше использовать динамические QR-коды QR Codes. Наклейка печатается один раз, но данные о отправке могут измениться. Статические коды нельзя обновить после печати. Динамические коды используют ссылку, которую можно редактировать, поэтому пункт назначения можно изменить при необходимости. Это упрощает обновление информации во время доставки.

Например, вы можете изменить данные для отслеживания или привязать тот же код к странице возврата после доставки.

Такие инструменты, как TQRCG, поддерживают динамические ссылки QR Codes и позволяют управлять ссылками после печати. Многие инструменты для отправки посылок, включая ShipStation и Shippo, также поддерживают рабочие процессы, в которых каждой посылке можно присвоить уникальный код QR Code.

Шаг 3: Настройка QR Code для транспортных наклеек

В случае транспортных наклеек приоритет следует отдавать четкости и надежности, а не дизайну. Простой, контрастный шрифт QR Code лучше всего подходит для использования на складе и на улице.

С помощью TQRCG вы можете настроить размер и контрастность, чтобы код было проще отсканировать. Вы также можете добавить краткую подсказку, например «Отсканируйте, чтобы отследить посылку» или «Отсканируйте для возврата», чтобы четко обозначить назначение кода.

Скачайте файл QR Code в формате с высоким разрешением. Формат SVG — хороший выбор, так как он масштабируется без потери качества.

Прежде чем использовать его в широких масштабах, протестируйте QR-код QR Code на печатных этикетках. Убедитесь, что он хорошо сканируется как складскими сканерами, так и смартфонами.

Шаг 4: Отслеживание эффективности с помощью аналитики QR Code

После добавления кодов QR Codes на транспортные накладные отслеживайте их использование. Сервис TQRCG предоставляет аналитику, показывающую, когда и где сканируются коды. Эти данные помогут вам понять, как посылки проходят через процесс доставки. Вы сможете увидеть активность сканирования на разных этапах и выявить пробелы в отслеживании.

Со временем эти аналитические данные помогут оптимизировать рабочие процессы и сделать отслеживание отправлений более надежным.

Лучшие практики использования QR Codes в логистике

QR Codes повысить прозрачность отгрузок и сделать операции более эффективными, но только при правильном использовании. Эти этикетки QR Code для логистики необходимо наносить с осторожностью, поскольку складские и транспортные условия могут оказывать негативное воздействие на этикетки.

использовать долговечные надписи и соблюдать правильные размеры

Транспортные этикетки должны выдерживать транспортировку и обработку. Используйте материалы, устойчивые к влаге и высоким температурам, чтобы QR Code оставался читаемым.

Сделайте QR-код QR Code достаточно большим, чтобы его было легко отсканировать. В большинстве случаев хорошо подходит размер не менее 1,5 дюйма × 1,5 дюйма. Более крупные размеры QR Code удобны, когда посылки уложены в стопку или сканируются с расстояния.

Интеграция генерации QR-кодов ( QR Code ) с логистическими системами

QR Codes наилучший результат дают при автоматическом формировании в рамках существующего программного обеспечения для логистики. Интеграция с системой управления складом (WMS) или системой управления транспортировкой (TMS) гарантирует, что каждая этикетка создается на основе данных о отправках в режиме реального времени.

Кроме того, это сокращает ручной ввод данных и гарантирует, что каждый код содержит точную информацию.

Обеспечьте пользователю удобство сканирования

Разные люди сканируют один и тот же код по разным причинам. Контент должен соответствовать их потребностям.

Сотрудникам могут понадобиться сведения о маршрутизации или уведомления. Клиенты обычно хотят получать обновления по отслеживанию или информацию о возможностях возврата. Четкое отражение этих точек зрения помогает избежать путаницы.

Используйте более высокий уровень коррекции ошибок для повышения надежности сканирования

Транспортные этикетки могут поцарапаться или износиться во время транспортировки. QR-кодыQR Codes с более высоким уровнем коррекции ошибок можно сканировать даже в том случае, если часть кода повреждена. Это помогает обеспечить надежное сканирование, когда посылки проходят через несколько этапов обработки.

Сохранить распечатанные данные в качестве резервной копии

QR Codes должны дополнять, а не заменять стандартную информацию на этикетке. Укажите важные детали, такие как адрес и номер отслеживания. Это поможет обеспечить бесперебойную работу, если код не удастся отсканировать или устройство будет недоступно.

Создать QR Codes для транспортных наклеек с TQRCG

На протяжении многих лет на транспортных наклейках указывалась одна и та же основная информация, такая как адрес или штрих-код. QR Codes добавляет интерактивный слой ( flexible), который может содержать ссылки на отслеживание посылки, возврат товаров или важные документы.

Они помогают сократить объем ручной работы, упростить процесс возврата товаров и повысить прозрачность отслеживания отправлений без изменения вашей существующей конфигурации.

Чтобы начать работу, не нужна сложная система. Такие инструменты, как The QR Code Generator (TQRCG), позволяют создавать динамические QR Codes, которые можно обновлять и отслеживать с течением времени.

Зарегистрируйтесь, чтобы создать свой QR Code для транспортных наклеек, и начните работу