Come utilizzare i codici QR negli spazi d'ufficio per condividere le informazioni sull'azienda

La hall del vostro ufficio dà il tono all’esperienza di ogni visitatore, ma troppo spesso diventa un collo di bottiglia. Gli ospiti aspettano che qualcuno li noti, gli addetti alla reception si destreggiano tra telefonate e registri cartacei e i dipendenti perdono tempo a cercare informazioni che dovrebbero essere facili da trovare.

I luoghi di lavoro moderni stanno superando questa situazione. Le aziende che utilizzano sistemi digitali di gestione dei visitatori hanno ridotto i tempi di registrazione del 50% e migliorato l’efficienza complessiva del 40%. Ciò dimostra che i sistemi semplificati e senza contatto non solo fanno risparmiare tempo, ma creano anche un ambiente più professionale.

I codici QR per ufficio portano questa idea ancora più lontano. Con una semplice scansione, i visitatori possono accedere immediatamente alle directory aziendali, alle credenziali Wi-Fi e ai protocolli di sicurezza. I dipendenti possono recuperare materiali di formazione, manuali e documenti interni senza dover cercare nelle unità condivise o attendere il supporto IT. Il risultato: un inserimento più rapido, una migliore conformità e una prima impressione più forte.

Eppure molti uffici continuano ad affidarsi a metodi obsoleti, come elenchi stampati che invecchiano rapidamente, reception sovraccariche di compiti amministrativi e informazioni nascoste dietro autorizzazioni e password. Scopriamo perché è ora che i luoghi di lavoro abbandonino queste vecchie abitudini.

Indice

1. Il costo dei sistemi informativi obsoleti negli uffici
2. Come i codici QR trasformano la condivisione delle informazioni sul posto di lavoro
3. Come creare codici QR per la condivisione delle informazioni in ufficio
4. Migliori pratiche per l’utilizzo dei codici QR negli spazi ufficio
5. Rendi le informazioni del tuo ufficio più intelligenti, non più difficili
6. Domande frequenti

Il costo dei sistemi informativi obsoleti in ufficio

Quando gli uffici si affidano a metodi analogici per condividere le informazioni aziendali, i problemi si moltiplicano. Non si tratta di piccoli inconvenienti, ma di ostacoli operativi che incidono sulla sicurezza, sull’efficienza e sui profitti.

Ingorghi di visitatori alla reception

I registri cartacei creano vulnerabilità di sicurezza e violazioni della privacy. Nomi, numeri di telefono e affiliazioni aziendali rimangono esposti nella tua hall, a disposizione di chiunque voglia fotografarli. Nel frattempo, il tuo addetto alla reception è tirato da tutte le parti: ogni registrazione dei visitatori, ogni notifica di consegna e ogni domanda lo distoglie dalle altre responsabilità. 

Il risultato? Ospiti frustrati, personale oberato di lavoro e una hall che sembra più una sala d’attesa che un ambiente professionale.

Le informazioni diventano obsolete all’istante

Gli elenchi aziendali stampati, gli organigrammi e le guide dei reparti scadono nel momento in cui qualcuno cambia ruolo o un membro del team lascia l’azienda. Tuttavia, queste risorse statiche rimangono spesso affisse per mesi perché aggiornarle significa ristamparle, ridistribuirle e sperare che tutti sostituiscano la versione precedente. 

I visitatori finiscono per bussare alle porte sbagliate, chiamare interni scollegati e essere indirizzati a persone che non si occupano più di quelle responsabilità.

I dipendenti perdono tempo alla ricerca di risorse di base

Dov’è il manuale delle attrezzature per il proiettore della sala conferenze? Quale modulo devono firmare gli appaltatori? Qual è la password Wi-Fi per gli ospiti? Queste semplici domande compromettono quotidianamente la produttività. I dipendenti si interrompono a vicenda, inviano messaggi Slack che rimangono senza risposta o semplicemente rinunciano e aggirano le informazioni mancanti. 

Le informazioni esistono da qualche parte, ma sono inaccessibili quando servono.

I nuovi assunti devono affrontare curve di apprendimento ripide

La cultura aziendale, la struttura degli edifici, i protocolli di sicurezza e gli elenchi dei team devono essere facilmente accessibili ai nuovi dipendenti durante la loro prima settimana di lavoro. Invece, i nuovi assunti ricevono spesso un pacchetto cartaceo che viene immediatamente sepolto sotto le pratiche burocratiche di inserimento. Si ritrovano a porre le stesse domande che hanno posto tutti quelli prima di loro, creando un carico di lavoro inutile per i team delle risorse umane e i manager che hanno compiti reali da svolgere.

Incoerenza del marchio tra i reparti

Quando i diversi reparti stampano la propria segnaletica, le proprie brochure e il proprio materiale informativo, il messaggio della vostra azienda diventa frammentario. Il marketing crea una versione della vostra storia, le risorse umane ne stampano un’altra e le strutture pubblicano qualcosa di completamente diverso. Questo approccio compartimentato alla condivisione delle informazioni indebolisce il vostro marchio e confonde i visitatori che vedono dettagli contrastanti su ciò che la vostra azienda fa e rappresenta.

I codici QR per ufficio eliminano questi punti di attrito rendendo le informazioni aziendali immediatamente accessibili esattamente dove e quando le persone ne hanno bisogno. Che qualcuno stia aspettando nella hall, sia in piedi davanti alla porta di una sala conferenze o stia cercando di completare la lista di controllo del primo giorno, il codice QR corretto lo collega alle informazioni corrette in pochi secondi. Vediamo come.

Come i codici QR per l’ufficio trasformano la condivisione delle informazioni sul posto di lavoro

Trasferire le informazioni aziendali dai materiali stampati e dalle indicazioni verbali ai codici QR scansionabili non solo modernizza il tuo spazio, ma cambia radicalmente il modo in cui le persone interagiscono con il tuo luogo di lavoro. Ecco come funziona nella pratica.

Migliorate il check-in dei visitatori con la registrazione digitale

Posizionate dei codici QR alla reception o all’ingresso che rimandano a un modulo di pre-registrazione o a un sistema di check-in digitale. I visitatori scansionano il codice, inseriscono i propri dati una sola volta e ricevono una notifica automatica quando la persona che li deve accogliere è pronta per incontrarli. Aziende come WeWork utilizzano questo approccio a livello globale, inviando e-mail di conferma con codici QR che gli ospiti scansionano all’arrivo per effettuare il check-in istantaneo.

Ciò elimina il rischio per la privacy dei registri cartacei esposti, consentendo al receptionist di concentrarsi su interazioni significative con gli ospiti piuttosto che sull’inserimento dei dati. Il sistema rileva in tempo reale chi è presente in loco, registra automaticamente gli orari di check-in e check-out e conserva i registri digitali per motivi di sicurezza e conformità.

Condividi le informazioni di contatto tramite biglietti da visita digitali

Ogni scrivania, cubicolo o porta dell’ufficio può visualizzare un codice QR vCard che condivide istantaneamente le informazioni complete del membro del team con nome, titolo, reparto, e-mail, interno telefonico e metodi di contatto preferiti. Una volta scansionate, le informazioni vengono salvate direttamente nei contatti del telefono del visitatore senza richiedere la digitazione manuale.

Ciò si rivela particolarmente utile durante le visite agli uffici, gli eventi di networking o quando i fornitori hanno bisogno di contattare membri specifici del team. Invece di cercare biglietti da visita o annotare indirizzi e-mail, tutti ottengono immediatamente informazioni di contatto accurate.

Fornisci accesso immediato alle reti Wi-Fi

Le aziende possono creare codici QR separati per il Wi-Fi degli ospiti e le reti sicure dei membri del team. Esponi il codice QR del Wi-Fi per gli ospiti in modo ben visibile nelle hall, nelle sale conferenze e nelle aree comuni. Quando i visitatori lo scansionano, i loro dispositivi si connettono automaticamente alla rete senza richiedere l’inserimento di password o nomi di rete.

Per gli ambienti di lavoro ibridi in cui i dipendenti ruotano tra diverse scrivanie o edifici, la presenza di codici QR Wi-Fi in ogni postazione di lavoro elimina le continue domande “qual è la password qui?”, che rallentano il tempo necessario per ambientarsi.

Crea tour interattivi dell’ufficio per i nuovi assunti

Puoi rendere l’inserimento più coinvolgente con tour interattivi dell’ufficio tramite codici QR. Invece delle tradizionali sessioni di orientamento o dei volantini stampati, posiziona codici QR in tutto lo spazio di lavoro che rimandano a brevi video di benvenuto, panoramiche dei reparti o mappe virtuali dell’ufficio.

I nuovi dipendenti possono scansionare i codici QR vicino a ciascun reparto per sapere chi ci lavora, di cosa si occupa il team e come contattarlo. Puoi anche includere brevi presentazioni dei responsabili di reparto, curiosità divertenti sulla cultura aziendale o consigli per orientarsi negli spazi condivisi come sale riunioni o sale relax.

Questo approccio autoguidato aiuta i nuovi assunti ad ambientarsi più rapidamente, incoraggia l’esplorazione e riduce il carico di lavoro dei team amministrativi o delle risorse umane. Plus, quando la disposizione degli uffici o i team cambiano, è sufficiente aggiornare il contenuto collegato senza dover ristampare la segnaletica o registrare nuovamente i tour completi. Lo stesso approccio funziona per i materiali stampati: i codici QR sulle brochure aziendali possono collegare i nuovi dipendenti a video di benvenuto, mappe degli uffici, panoramiche dei reparti e altre risorse di inserimento con una sola scansione.

Centralizza le risorse aziendali e l’accesso ai documenti

Pubblicate codici QR nelle sale pausa, vicino alle stampanti o sulle bacheche che rimandano alla intranet aziendale, al manuale dei dipendenti, al portale dei benefit o alle cartelle condivise. I dipendenti possono accedere ai moduli di richiesta ferie, ai modelli di note spese o ai ticket di assistenza IT senza dover navigare tra i siti web aggiunti ai preferiti o cercare i link nelle loro e-mail.

Rendere queste risorse scansionabili riduce significativamente le domande ripetitive del tipo “come faccio a trovare…”. I dipendenti apprezzano il fatto di avere punti di accesso coerenti in tutto l’edificio piuttosto che dover ricordare URL diversi per sistemi diversi.

Gli ambienti delle aziende manifatturiere hanno utilizzato con successo questo approccio per fornire formazione sulla sicurezza. I codici QR vicino alle attrezzature rimandano ai manuali operativi, ai protocolli di sicurezza e alle procedure di emergenza. Ciò garantisce la conformità, consentendo ai lavoratori di accedere immediatamente alle informazioni critiche esattamente dove ne hanno bisogno.

Le aziende tecnologiche posizionano anche codici QR sulle porte delle sale conferenze per mostrare la disponibilità in tempo reale, i programmi delle riunioni imminenti e le istruzioni per la prenotazione. Invece di sbirciare dalle finestre o controllare più sistemi di calendario, le persone possono scansionare una volta per vedere se la sala è libera o addirittura prenotarla sul posto. Lo stesso approccio funziona anche per le riunioni virtuali. I team possono utilizzare un codice QR per le riunioni Zoom sulle porte delle sale conferenze o sulla segnaletica interna per consentire ai dipendenti di partecipare immediatamente alle chiamate programmate. Ad esempio, i pannelli Microsoft Teams ora consentono agli utenti di prenotare una sala riunioni direttamente dal codice QR visualizzato sullo schermo. La scansione apre l’app mobile Teams, dove i dipendenti possono programmare immediatamente una nuova riunione o prenotare la sala per una riunione esistente, eliminando gli attriti dalle routine quotidiane dell’ufficio.

Dai vita alla storia della tua azienda con display interattivi

Crea una parete dedicata alla storia aziendale o un display con una linea temporale che includa codici QR collegati a contenuti video, gallerie fotografiche o elementi narrativi interattivi. Quando i visitatori o i nuovi assunti scansionano i codici posizionati in tutto l’ufficio, ottengono una visione più approfondita delle tappe fondamentali dell’azienda, delle storie dei fondatori o dei valori culturali.

Questo trasforma l’arte murale statica in un’esperienza coinvolgente che favorisce un legame emotivo più profondo con il tuo marchio. I marchi al dettaglio possono utilizzare questo approccio per mostrare l’evoluzione dei prodotti nella loro sede centrale, mentre le organizzazioni educative possono evidenziare il loro impatto sulla comunità attraverso indicatori temporali scansionabili.

Tracciate attrezzature e risorse con tag scansionabili

Il monitoraggio delle attrezzature dell’ufficio e delle risorse condivise diventa semplicissimo con i tag QR Code. Assegnando un codice QR unico a ogni articolo, come laptop, proiettori o dispositivi per sale riunioni, i team possono accedere istantaneamente alle informazioni essenziali, inclusi manuali operativi, registri di manutenzione o dettagli di prenotazione.

Quando qualcuno ha bisogno di configurare le attrezzature per una presentazione o risolvere un problema con una stampante, può semplicemente scansionare il tag per trovare guide, tutorial video o contattare l’assistenza. Questo sistema riduce le chiamate all’assistenza IT, previene gli usi impropri e crea una chiara registrazione digitale per le riparazioni e la pianificazione della manutenzione.

I team di produzione e operativi utilizzano questo approccio per aiutare i dipendenti a diagnosticare autonomamente i problemi più comuni invece di attendere la risoluzione dei ticket di assistenza, risparmiando tempo e garantendo il regolare svolgimento del lavoro.

Ora che abbiamo compreso i vantaggi dell’utilizzo dei codici QR per la condivisione delle informazioni in ufficio, iniziamo a crearli. 

Come creare codici QR per la condivisione di informazioni in ufficio

La creazione di codici QR efficaci per l’ufficio inizia con la definizione del proprio obiettivo. Si sta cercando di velocizzare il check-in dei visitatori? Aiutare i dipendenti a trovare le risorse più rapidamente? Condividere le informazioni di contatto in modo più efficiente? La posizione, il formato e la call-to-action devono essere in linea con quel risultato specifico.

Iniziate chiedendovi:

• Dove verrà scansionato? (Reception, porta della sala conferenze, spazio di lavoro dei dipendenti, postazione delle attrezzature)
• Quale azione volete che intraprendano? (Registrarsi, salvare le informazioni di contatto, visualizzare documenti, guardare un video, ottenere indicazioni stradali)
• Quale dispositivo o contesto è più probabile che utilizzino? (In piedi nella hall con i bagagli, seduti a una scrivania con tempo per leggere, di corsa per una riunione)

Passaggio 1: scegli il tipo di codice QR

Una volta definito lo scopo, registrati gratuitamente su The QR Code Generator (TQRCG), clicca su + Crea codice QR e scegli il tipo di codice QR più adatto:

• Codici QR di contatto per condividere vCard dei dipendenti con nome, titolo, e-mail, telefono e dettagli del reparto
• Codici QR URL per collegarsi a portali aziendali, moduli di registrazione visitatori, sistemi di prenotazione o pagine intranet
• Codici QR PDF per accedere a manuali dei dipendenti, manuali di sicurezza, documenti sulle politiche aziendali o materiali di formazione
• Codici QR file per condividere vari tipi di documenti, come presentazioni, guide o materiali di riferimento
• Codici QR di testo semplice per visualizzare istruzioni semplici o informazioni di riferimento rapido
• Codici QR di posizione per orientarsi in ufficio, indirizzare i visitatori verso edifici specifici o condividere informazioni sui parcheggi
• Codici QR e-mail per contattare rapidamente reparti specifici (risorse umane, assistenza IT, gestione delle strutture)

Inserisci le informazioni richieste in base al tipo di codice QR scelto.

Passaggio 2: personalizza il tuo codice QR 

Personalizza il design del codice QR in modo che corrisponda ai colori del tuo marchio e aggiungi il logo della tua azienda per garantire la coerenza visiva in tutto l’ufficio.

Passaggio 3: scaricare e testare il codice QR nel formato preferito

Clicca sul pulsante Salva e scarica il codice QR. Puoi scegliere il formato e le dimensioni del codice QR che preferisci in base alle tue esigenze.

Prima della produzione in serie, prova i tuoi codici QR con diversi modelli di smartphone e app fotografiche. Esegui la scansione da diverse distanze e angolazioni per assicurarti che siano leggibili. Alcune luci degli uffici possono causare riflessi che rendono i codici più difficili da scansionare, quindi tieni conto dell’ambiente reale. Se il tuo codice QR non viene scansionato correttamente, verifica questi motivi. 

Best practice per l’utilizzo dei codici QR negli spazi ufficio

Introdurre i codici QR nel tuo ufficio è la parte facile. Farli funzionare in modo efficace per la condivisione delle informazioni aziendali richiede una pianificazione strategica specifica per gli ambienti di lavoro.

Rendete le informazioni del vostro ufficio più intelligenti, non più difficili

I codici QR per ufficio colmano il divario tra il luogo di lavoro fisico e quello digitale. Eliminano i colli di bottiglia informativi, riducono le domande che distraggono le persone dal lavoro significativo e creano un’esperienza più professionale per tutti coloro che varcano la vostra soglia.

La tecnologia non è complicata. L’implementazione non richiede un budget significativo. Ciò che serve è pensare in modo strategico a dove i tuoi attuali metodi di condivisione delle informazioni creano attrito e posizionare le soluzioni esattamente dove le persone ne hanno bisogno.

Inizia dall’area di maggiore impatto. Se il check-in dei visitatori è il tuo punto dolente più significativo, inizia da lì. Se i nuovi assunti fanno sempre le stesse domande sull’inserimento in azienda, crea dei codici QR che rispondano a tali domande. Crea slancio risolvendo problemi reali e il resto del tuo ufficio adotterà naturalmente il sistema.

Sei pronto a creare codici QR che vengano effettivamente scansionati? The QR Code Generator ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a condividere le informazioni aziendali in modo più efficiente. Puoi creare codici QR dinamici gratuiti che puoi aggiornare in qualsiasi momento, personalizzarli in base al tuo marchio e monitorarne le prestazioni per vedere cosa funziona.

Inizia subito a creare il tuo primo codice QR per l’ufficio.

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