Pусский 
New Dynamic QR Code
New Static QR Code
Вестибюль вашего офиса задает тон всем посетителям, но слишком часто он превращается в узкое место. Гости ждут, пока их заметят, администраторы жонглируют телефонными звонками и бумажными журналами, а сотрудники тратят время на поиск информации, которая должна быть легкодоступной.
Современные рабочие места уходят от этого. Предприятия, использующие цифровые системы управления посетителями, сократили время регистрации на 50 % и повысили общую эффективность на 40 %. Это доказательство того, что упорядоченные бесконтактные системы не только экономят время, но и создают более профессиональную обстановку.
Офисные QR-коды развивают эту идею еще дальше. Простым сканированием посетители могут мгновенно получить доступ к справочникам компании, учетным данным Wi-Fi и протоколам безопасности. Сотрудники могут найти учебные материалы, руководства и внутренние документы, не копаясь в общих дисках и не дожидаясь ИТ-поддержки. Результат: более быстрое вхождение в должность, более строгое соблюдение требований и более сильное первое впечатление.
Однако многие офисы по-прежнему используют устаревшие методы, такие как печатные справочники, которые быстро устаревают, стойки регистрации, перегруженные административными задачами, и информация, скрытая за разрешениями и паролями. Давайте разберемся, почему для рабочих мест настало время отказаться от этих старых привычек.
Оглавление
- Стоимость устаревших офисных информационных систем
- Как офисные QR-коды преобразуют обмен информацией на рабочем месте
- Как создать QR-коды для обмена информацией в офисе
- Лучшие практики использования QR-кодов в офисных помещениях
- Заставьте вашу офисную информацию работать умнее, а не сложнее
- Часто задаваемые вопросы
Стоимость устаревших офисных информационных систем
Когда офисы полагаются на аналоговые методы обмена информацией о компании, проблемы множатся. Это не мелкие неудобства, а операционные потери, которые влияют на безопасность, эффективность и прибыль.
Затруднения с приемом посетителей
Бумажные журналы регистрации создают уязвимые места в системе безопасности и нарушают конфиденциальность. Имена, телефонные номера и сведения о компании лежат в вестибюле на видном месте, и любой желающий может их сфотографировать. В то же время ваш сотрудник на ресепшене вынужден работать во всех направлениях: каждая регистрация посетителей, каждое уведомление о доставке и каждый вопрос отвлекают его от других обязанностей.
Результат? Разочарованные гости, перегруженный персонал и лобби, которое больше похоже на комнату ожидания, чем на профессиональную среду.
Информация устаревает мгновенно
Печатные справочники компании, оргсхемы и руководства отделов устаревают в тот момент, когда кто-то меняет роль или уходит член команды. Однако эти статичные ресурсы часто остаются размещенными месяцами, потому что их обновление означает перепечатку, повторное распространение и надежду на то, что все заменят старую версию.
В итоге посетители стучатся не в те двери, звонят на отключенные внутренние номера и попадают к людям, которые больше не занимаются этими вопросами.
Сотрудники тратят время на поиск основных ресурсов.
Где руководство по оборудованию для проектора в конференц-зале? Какую форму должны подписать подрядчики? Какой пароль от Wi-Fi для гостей? Эти простые вопросы ежедневно сбивают продуктивность. Сотрудники перебивают друг друга, отправляют сообщения в Slack, которые остаются без ответа, или просто сдаются и работают в обход недостающей информации.
Знания где-то есть, просто они недоступны в нужный момент.
Новые сотрудники сталкиваются с крутыми кривыми обучения
Культура компании, планировка зданий, протоколы безопасности и справочники коллектива должны быть легко доступны новым сотрудникам в течение первой недели работы. Вместо этого новые сотрудники часто получают распечатанный пакет, который сразу же оказывается погребенным под бумагами, необходимыми для вступления в должность. Они задают те же вопросы, которые задавали все до них, что создает ненужную нагрузку для HR-команд и менеджеров, которым нужно выполнять реальную работу.
Несогласованность брендов разных отделов
Когда разные отделы печатают свои собственные вывески, брошюры и информационные материалы, сообщение вашей компании становится фрагментарным. Маркетинг создает одну версию вашей истории, отдел кадров печатает другую, а отдел по работе с персоналом размещает нечто совершенно иное. Такой разрозненный подход к обмену информацией размывает ваш бренд и сбивает с толку посетителей, которые видят противоречивые сведения о том, чем занимается и за что выступает ваша компания.
Офисные QR-коды устраняют эти точки трения, делая информацию о компании мгновенно доступной именно там и тогда, где и когда она нужна людям. Если кто-то ждет в холле, стоит у дверей конференц-зала или пытается заполнить свой контрольный список на первый день работы, правильный QR-код соединит его с нужной информацией за считанные секунды. Давайте разберемся, как это сделать.
Как офисные QR-коды преобразуют обмен информацией на рабочем месте
Перемещение информации о компании с печатных материалов и устных указаний на сканируемые QR-коды не просто модернизирует ваше помещение; оно в корне меняет то, как люди взаимодействуют с вашим рабочим местом. Вот как это выглядит на практике.
Улучшение регистрации посетителей с помощью цифровой регистрации
Разместите QR-коды на стойке ресепшн или на входе в здание со ссылкой на форму предварительной регистрации или цифровую систему регистрации. Посетители сканируют код, вводят свои данные один раз и получают автоматические уведомления, когда хозяин готов к встрече. Такие компании, как WeWork, используют этот подход во всем мире, отправляя электронные письма с подтверждением бронирования и QR-кодами, которые гости сканируют по прибытии для мгновенной регистрации.
Это устраняет риск конфиденциальности, связанный с открытыми бумажными журналами, и позволяет администратору сосредоточиться на содержательном взаимодействии с гостями, а не на вводе данных. Система фиксирует присутствие гостей в режиме реального времени, автоматически регистрирует время заезда и выезда, а также ведет цифровые записи для обеспечения безопасности и соответствия нормативным требованиям.
💡 Совет профессионала: Используйте динамические QR-коды , чтобы при изменении системы управления посетителями можно было обновить форму регистрации или URL-адрес места назначения, не перепечатывая QR-код.
Делитесь контактной информацией с помощью цифровых визиток
На каждом столе, в кабинете или на двери офиса можно разместить QR-код vCard, который мгновенно предоставляет полную информацию о сотруднике: имя, должность, отдел, электронную почту, номер телефона и предпочитаемые способы связи. При сканировании информация сохраняется непосредственно в телефонных контактах посетителя, не требуя ручного ввода.
Это особенно ценно во время экскурсий по офису, мероприятий по налаживанию контактов или когда поставщикам нужно связаться с конкретными сотрудниками. Вместо того чтобы искать визитные карточки или набрасывать адреса электронной почты, все сразу же получают точную контактную информацию.
Обеспечьте мгновенный доступ к сетям Wi-Fi
Предприятия могут создать отдельные QR-коды для гостевого Wi-Fi и защищенных сетей для членов команды. Разместите QR-код гостевого Wi-Fi на видном месте в вестибюлях, конференц-залах и местах общего пользования. Когда посетители сканируют его, их устройства автоматически подключаются к сети, не запрашивая пароли или имена сетей.
Для гибридных рабочих мест, где сотрудники сменяют друг друга за разными столами или в разных зданиях, наличие Wi-Fi QR-кодов на каждом рабочем месте избавит от постоянных вопросов “какой здесь пароль?”, которые замедляют процесс освоения.
Создайте интерактивные экскурсии по офису для новых сотрудников
Вы можете сделать процесс вхождения в должность более увлекательным с помощью интерактивных экскурсий по офису с QR-кодами. Вместо традиционных ознакомительных занятий или печатных раздаточных материалов разместите по всему рабочему пространству QR-коды со ссылками на короткие приветственные видеоролики, обзоры отделов или виртуальные карты офиса.
Новые сотрудники могут сканировать QR-коды возле каждого отдела, чтобы узнать, кто там работает, чем занимается команда и как с ними связаться. Вы даже можете включить краткие вводные от руководителей отделов, забавные мелочи о культуре компании или советы по навигации в общих помещениях, таких как переговорные комнаты или залы ожидания.
Такой подход к самостоятельной работе помогает новым сотрудникам быстрее освоиться, стимулирует их к поиску новых знаний и снижает нагрузку на отдел кадров и административные службы. Кроме того, при изменении планировки офиса или состава команды можно просто обновить связанный контент без необходимости перепечатывать таблички или заново записывать полные экскурсии.
Централизация ресурсов компании и доступа к документам
Разместите QR-коды в комнатах отдыха, возле принтеров или на досках объявлений со ссылками на интранет компании, справочник сотрудника, портал льгот или папки на общем диске. Сотрудники смогут получить доступ к формам заявления на отпуск, шаблонам отчетов о расходах или заявкам в службу ИТ-поддержки без необходимости переходить на сайты с закладками или искать ссылки в электронной почте.
Благодаря тому, что эти ресурсы можно отсканировать, значительно сокращается количество повторяющихся вопросов “как найти…”. Сотрудники ценят наличие единых точек доступа по всему зданию, а не необходимость запоминать разные URL-адреса для разных систем.
В производственных компаниях этот подход успешно используется для обучения технике безопасности. QR-коды, расположенные рядом с оборудованием, содержат ссылки на руководства по эксплуатации, протоколы безопасности и аварийные процедуры. Это обеспечивает соблюдение требований, предоставляя работникам мгновенный доступ к важной информации именно там, где она им нужна.
Технологические компании также размещают QR-коды на дверях конференц-залов, чтобы в режиме реального времени показывать наличие свободных мест, расписание предстоящих встреч и инструкции по бронированию. Вместо того чтобы заглядывать в окна или проверять несколько календарных систем, люди могут отсканировать один раз, чтобы узнать, свободна ли комната, или даже забронировать ее на месте. Например, панели Microsoft Teams теперь позволяют пользователям бронировать переговорные комнаты прямо с помощью QR-кода, отображаемого на экране. При сканировании открывается мобильное приложение Teams, где сотрудники могут мгновенно запланировать новую встречу или зарезервировать комнату для уже существующей, что устраняет трения в повседневной офисной рутине.
Оживите историю своей компании с помощью интерактивных дисплеев
Создайте стену корпоративной истории или временную шкалу с QR-кодами, которые ссылаются на видеоконтент, фотогалереи или интерактивные элементы повествования. Когда посетители или новые сотрудники сканируют коды, расположенные по всему повествованию о бренде вашего офиса, они получают более глубокое представление о вехах развития компании, историях основателей или культурных ценностях.
Таким образом, статичное настенное искусство превращается в увлекательный опыт, способствующий более глубокой эмоциональной связи с вашим брендом. Бренды розничной торговли могут использовать этот подход для демонстрации эволюции продукции в своих штаб-квартирах, а образовательные организации – для освещения своего влияния на общество с помощью сканируемых маркеров времени.
Отслеживайте оборудование и активы с помощью сканируемых меток
Отслеживание офисного оборудования и общих активов становится проще с помощью меток с QR-кодом. Присвоив уникальный QR-код каждому предмету, например ноутбукам, проекторам или устройствам для переговорных комнат, сотрудники могут мгновенно получить доступ к важной информации, включая руководства по эксплуатации, журналы технического обслуживания или сведения о бронировании.
Когда кому-то нужно настроить презентационное оборудование или устранить неполадки с принтером, он может просто отсканировать метку, чтобы найти руководства, видеоуроки или связаться со службой поддержки. Такая система сокращает количество обращений в ИТ-отдел, предотвращает неправильное использование и создает четкую цифровую запись для ремонта и планирования технического обслуживания.
Производственные и операционные команды используют этот подход, чтобы помочь сотрудникам самостоятельно диагностировать распространенные проблемы, а не ждать решения заявок в службу поддержки, экономя время и обеспечивая бесперебойную работу.
Теперь, когда мы поняли преимущества использования QR-кодов для обмена офисной информацией, давайте приступим к их созданию.
Как создавать QR-коды для обмена информацией в офисе
Создание эффективных офисных QR-кодов начинается с определения цели. Хотите ли вы ускорить регистрацию посетителей? Помочь сотрудникам быстрее находить ресурсы? Эффективнее делиться контактной информацией? Размещение, формат и призыв к действию должны соответствовать этому конкретному результату.
Начните с вопроса:
- Где люди будут его сканировать? (Стойка ресепшн, дверь конференц-зала, рабочее место сотрудника, станция с оборудованием).
- Какое действие вы хотите, чтобы они совершили? (Зарегистрироваться, сохранить контактную информацию, просмотреть документы, видео, получить инструкции).
- В каком устройстве или контексте они находятся? (Стоят в холле с багажом, сидят за столом, чтобы почитать, спешат на встречу)
Шаг 1: Выберите тип QR-кода
Определив цель, бесплатно зарегистрируйтесь на сайте The QR Code Generator (TQRCG), нажмите + Создать QR-код и выберите подходящий тип QR-кода:
- Контактные QR-коды для обмена визитными карточками сотрудников с указанием имени, должности, электронной почты, телефона и данных об отделе.
- URL QR-коды для ссылок на порталы компании, формы регистрации посетителей, системы бронирования или страницы интрасети.
- PDF QR-коды для доступа к справочникам сотрудников, руководствам по безопасности, политическим документам или учебным материалам
- Файловые QR-коды для обмена различными типами документов, например презентациями, руководствами или справочными материалами
- Обычные текстовые QR-коды для отображения, простых инструкций или краткой справочной информации
- QR-коды местоположения для указания пути в офисе, направления посетителей к определенным зданиям или обмена информацией о парковке.
- QR-коды электронной почты для быстрой связи с определенными отделами (HR, IT-поддержка, управление объектами).
Введите необходимую информацию в зависимости от выбранного типа QR-кода.
Шаг 2: Настройте свой QR-код
Настройте дизайн QR-кода в соответствии с фирменными цветами и добавьте логотип компании для визуальной согласованности во всем офисе.
💡 Совет профессионала: The QR Code Generator предлагает два бесплатных редактируемых динамических QR-кода, срок действия которых никогда не истекает, что делает их идеальными для долгосрочной установки в офисе.
Эти QR-коды позволяют обновлять целевой контент без изменения печатного кода. Если в вашей системе регистрации посетителей меняются платформы или сотрудник переходит в другой отдел, вы просто обновляете ссылку в панели управления TQRCG. Физический код остается прежним, а значит, не нужно перепечатывать таблички или заменять настольные плакаты.
Шаг 3: Загрузите и протестируйте QR-код в удобном для вас формате
Нажмите кнопку сохранения и загрузите QR-код. Вы можете выбрать желаемый формат QR-кода и его размер в зависимости от ваших потребностей.
Перед началом массового производства протестируйте QR-коды с помощью нескольких моделей смартфонов и приложений для камер. Сканируйте с разных расстояний и под разными углами, чтобы убедиться в удобстве сканирования. Некоторое освещение в офисе может создавать блики, затрудняющие сканирование кодов, поэтому учитывайте реальные условия. Если ваш QR-код не сканируется должным образом, проверьте следующие причины.
💡 Профессиональный совет: Отслеживайте эффективность кампании с помощью аналитики TQRCG
Подробная аналитическая панель платформы показывает, сколько людей отсканировали каждый код, когда они отсканировали и из каких мест. Вы можете создать несколько QR-кодов , чтобы отличить сканирование в приемной от сканирования в конференц-залах, или определить, какие места в офисе вызывают наибольшее вовлечение.
Лучшие практики использования QR-кодов в офисных помещениях
Разместить QR-коды в офисе – проще простого. Для того чтобы они эффективно работали для обмена информацией в компании, необходимо стратегическое планирование, учитывающее специфику рабочего пространства.
| Лучшие практики | Почему это важно для офисных помещений | Как внедрить |
| Размещайте QR-коды в естественных местах принятия решений | Сотрудникам и посетителям нужна информация, когда они активно принимают решения, а не когда спешат мимо. | Разместите коды на стойках регистрации (для принятия решения о регистрации), у входа в переговорные комнаты (для принятия решения о бронировании), на досках объявлений в комнате отдыха (для поиска ресурсов) и рядом с оборудованием (для поиска и устранения неисправностей). |
| Создайте отдельные QR-коды для разных типов посетителей | Кандидаты на работу, поставщики, клиенты и подрядчики нуждаются в различной информации и следуют различным рабочим процессам. | Создайте отдельные QR-коды для каждой категории посетителей. Кандидаты получают видео с экскурсией по офису и биографией команды, поставщики получают доступ к протоколам доставки, а клиенты просматривают тематические исследования и реквизиты компании. |
| Интеграция с существующими внутренними системами | Несвязанные QR-коды создают дополнительную работу, а не сокращают ее. | Свяжите коды конференц-залов непосредственно с календарем/системой бронирования, подключите коды меток активов к базе данных технического обслуживания, синхронизируйте QR-коды посетителей с платформами контроля доступа. |
| Перед развертыванием согласуйте свои действия с ИТ-отделом и службой безопасности. | Офисные QR-коды часто подключаются к внутренним сетям, системам или данным, которые требуют соблюдения протоколов безопасности. | Перед печатью запланируйте сеансы планирования с ИТ-отделом, чтобы убедиться, что коды соответствуют требованиям аутентификации, правилам брандмауэра и политике конфиденциальности данных. Следуйте этому руководству, чтобы обеспечить безопасность QR-кодов для бизнеса. |
| Обучите сотрудников службы приема и размещения персонала назначению кодов | Персонал на передовой станет вашим первым помощником в решении проблем, когда посетители не могут отсканировать код или не понимают, что делают QR-коды. | Создайте справочное руководство, в котором будет указано, куда ведет QR-код каждого офиса, какой информации могут ожидать посетители и как помочь тем, кто испытывает трудности со сканированием вручную. |
| Контролируйте коды на предмет физического взлома | Офисы с публичным доступом уязвимы для атак типа “quishing”, когда злоумышленники подменяют легитимные QR-коды. | Проводите ежемесячные визуальные проверки всех QR-кодов в общественных местах, используйте материалы с защитой от вскрытия для мест с высокой проходимостью и учите сотрудников сообщать о любых изменениях кода или подозрительных наклейках. |
| Проактивно обновляйте контент с помощью панели управления TQRCG. | Офисная информация постоянно меняется в связи с уходом сотрудников, обновлением политики и миграцией систем, а устаревшая информация подрывает доверие. | Установите ежеквартальные напоминания в календаре, чтобы просмотреть все места назначения кодов, немедленно обновлять коды при кадровых изменениях и проверять все ссылки после любых внутренних обновлений системы. |
| Разработайте целевые страницы для мобильных пользователей | Большинство сканирований в офисе происходит, когда люди стоят в коридорах, холлах или возле оборудования, а не сидят за рабочими столами. | Содержите в формах не более пяти полей, используйте крупные сенсорные кнопки, избегайте PDF-файлов, требующих масштабирования, и предоставляйте информацию в виде удобных для сканирования пунктов, а не длинных абзацев. Используйте QR-код TQRCG с несколькими URL, чтобы создать бесплатную оптимизированную для мобильных устройств целевую страницу со всеми важными точками контакта для вашего офиса. |
Заставьте вашу офисную информацию работать умнее, а не сложнее
Офисные QR-коды устраняют разрыв между физическим и цифровым рабочим местом. Они устраняют информационные “узкие места”, уменьшают количество вопросов, отвлекающих людей от важной работы, и создают более профессиональный опыт для каждого, кто входит в ваши двери.
Технология не сложная. Внедрение не требует значительного бюджета. Для этого необходимо стратегически продумать, где ваши текущие методы обмена информацией создают трудности, и разместить решения именно там, где они нужны людям.
Начните с области, оказывающей наибольшее влияние. Если регистрация посетителей – ваша самая болезненная точка, начните с нее. Если новые сотрудники постоянно задают одни и те же вопросы при приеме на работу, создайте QR-коды, которые отвечают на них. Наращивайте темп, решая реальные проблемы, и остальные сотрудники вашего офиса естественным образом примут эту систему.
Готовы создавать QR-коды, которые действительно сканируют? The QR Code Generator предоставляет вам все необходимое, чтобы начать более эффективно обмениваться информацией о компании. Вы можете бесплатно создавать динамические QR-коды, которые можно обновлять в любое время, настраивать их в соответствии с вашим брендом и отслеживать эффективность, чтобы увидеть, что работает.
Начните создавать свой первый офисный QR-код прямо сейчас.
Часто задаваемые вопросы
Офисный QR-код – это QR-код, размещенный на рабочем месте и обеспечивающий мгновенный доступ к информации о компании. В отличие от QR-кодов, используемых в потребительском маркетинге, офисные QR-коды служат сотрудникам, посетителям и заинтересованным сторонам, предоставляя ссылки на такие ресурсы, как обзоры компании, справочники коллектива, руководства для посетителей, протоколы безопасности, руководства по оборудованию или внутренние системы. Они стратегически размещаются на стойках регистрации, в переговорных комнатах, местах общего пользования и по всему рабочему пространству, чтобы сделать информацию доступной именно там, где она нужна людям.
Офисные QR-коды могут передавать практически любую цифровую информацию: контактные данные сотрудников (vCard), учетные данные Wi-Fi, ссылки на корпоративные порталы или интрасети, документы в формате PDF, например справочники или руководства по безопасности, видеоматериалы по обучению или культуре компании, формы для регистрации посетителей или заявок на обслуживание, а также данные в режиме реального времени, например о наличии конференц-залов. Главное – подобрать тип контента в соответствии с тем, где люди будут его сканировать и какое действие они должны совершить.
Нет. Современные смартфоны (iPhone и Android начиная с 2017 года) имеют встроенную функцию сканирования QR-кодов через родное приложение камеры. Пользователям достаточно открыть камеру, навести ее на код и нажать на появившееся уведомление. Такая универсальная совместимость делает QR-коды доступными практически для всех, кто посещает ваш офис, не требуя от них установки каких-либо приложений. Для расширенных функций, таких как массовое сканирование и история сканирования, вы можете использовать сторонние приложения для сканирования QR-кодов.
Корпоративные QR-коды предназначены для рабочих мест, а не для потребительских кампаний. Они обычно брендируются в соответствии с визуальным стилем компании, стратегически размещаются в офисных помещениях для обслуживания сотрудников и посетителей и часто используют динамическую технологию, позволяющую обновлять контент по мере развития компании. В то время как маркетинговые QR-коды могут способствовать продажам или привлечению клиентов, QR-коды для корпоративных офисов направлены на предоставление информации о компании, оптимизацию работы и повышение эффективности рабочего места.
Используйте последовательный брендинг и HTTPS-безопасные направления, добавьте четкий текст призыва к действию, объясняющий результат, и отображайте сертификаты безопасности, где это уместно. Информирование клиентов о ваших методах работы по различным каналам также способствует укреплению их доверия.
Да, если вы используете динамические QR-коды The QR Code Generator. Аналитическая панель TQRCG предоставляет подробную информацию, включая общее количество сканирований, места сканирования, типы устройств и время суток. Эти данные помогут вам понять, какие коды наиболее ценны, оптимизировать их размещение на основе моделей использования и выявить коды, которые нуждаются в лучшем позиционировании или обновлении контента для повышения вовлеченности.
Это зависит от типа контента. Контактная информация сотрудников должна пересматриваться каждый раз, когда кто-то меняет должность или покидает компанию. Ежеквартально необходимо проверять ссылки на документы, чтобы убедиться, что они остаются активными и актуальными. Пароли Wi-Fi необходимо обновлять при ротации учетных данных в целях безопасности. QR-коды для регистрации посетителей, возможно, никогда не потребуют изменений, если ваша система будет последовательной. Используя динамические QR-коды The QR Code Generator, вы можете мгновенно вносить изменения с панели управления, не распечатывая ничего заново.
Статические QR-коды содержат информацию непосредственно в самом коде. После их печати вы не сможете изменить, куда они указывают и что в них содержится. Динамические QR-коды содержат короткую перенаправляющую ссылку, которой вы управляете через панель управления. Вы можете изменить место назначения в любое время без необходимости повторной печати физического кода. Для офисного использования динамические коды почти всегда являются лучшим выбором, поскольку информация, системы и процессы сотрудников регулярно меняются. The QR Code Generator предлагает два бесплатных динамических QR-кода, срок действия которых никогда не истекает, что делает их идеальными для постоянной установки в офисе.
Идеальное размещение зависит от вашей целевой аудитории и желаемого действия. К наиболее эффективным местам относятся приемные или станции регистрации посетителей (для информации о компании и доступа к Wi-Fi), вывески у входа в переговорные комнаты (для систем бронирования и справочников по оборудованию), комнаты отдыха и общие зоны (для ресурсов и объявлений для сотрудников), станции введения в должность (для материалов о новых сотрудниках), стены с корпоративной историей или брендингом (для повествовательного контента) и бирки на оборудование (для руководств и журналов технического обслуживания). Всегда размещайте коды там, где люди естественно останавливаются и имеют четкую причину получить доступ к информации.
