Come utilizzare i codici QR per la promozione di eventi e la generazione di contatti

Non è un segreto che gli eventi siano uno dei modi migliori per coinvolgere il pubblico e creare fiducia. Infatti, il 77% dei consumatori afferma di fidarsi maggiormente di un marchio dopo aver interagito con esso durante un evento dal vivo.

Gli eventi offrono infinite opportunità di promozione prima, durante e dopo il grande giorno. Ma rimane una sfida comune: dimostrare il ROI degli eventi. Come giustificare la spesa per gli eventi e renderli davvero coinvolgenti per il pubblico?

Un modo infallibile è quello di utilizzare i codici QR per la promozione degli eventi, soprattutto se si considera che il 95% delle aziende afferma che questi codici aiutano a raccogliere dati preziosi di prima parte.

Questo articolo è una guida completa all’utilizzo dei QR Code per la promozione di eventi, che offre strategie pratiche e best practice per massimizzare il coinvolgimento e favorire la lead generation.

Indice dei contenuti

1. Come utilizzare i codici QR nelle promozioni dei vostri eventi
2. Come lanciare una campagna di eventi ad alto impatto con i codici QR
3. Le migliori pratiche da seguire durante la promozione di eventi con i QR Code
4. Come misurare il successo delle promozioni di eventi con QR Code
5. Esempi reali di promozioni di eventi con codici QR
6. Create una strategia di promozione degli eventi coinvolgente con i codici QR!
7. Domande frequenti

Come utilizzare i QR Code nelle promozioni dei vostri eventi

L‘uso dei QR Code per gli eventi può aumentare significativamente il coinvolgimento e la partecipazione quando li si usa per le promozioni. Vediamo tutti i vantaggi che si ottengono utilizzando questi codici in modo strategico per il vostro evento.

1. Aumento delle iscrizioni da volantini e manifesti

Utilizzando i codici QR per la registrazione agli eventi, i partecipanti possono semplicemente puntare la fotocamera del loro telefono sul codice ed essere indirizzati alla pagina di registrazione ottimizzata per i dispositivi mobili. Questa esperienza senza attrito migliora notevolmente i tassi di conversione da scansione a registrazione.

I codici QR dinamici consentono di aggiornare l’URL di destinazione anche dopo la stampa, in modo da evitare costose ristampe in caso di cambiamenti dell’ultimo minuto della sede o di aggiornamenti del programma. Potete utilizzare lo stesso QR Code per tutte le vostre campagne digitali e offline e monitorare le sue prestazioni.

2. Catturare e condividere le informazioni di contatto

Potete utilizzare un codice QR vCard per condividere con i partecipanti i vostri dati di contatto, tra cui nome, azienda, numero di telefono, indirizzo e-mail e profili dei social media. Se desiderate raccogliere lead qualificati, provate a utilizzare una risorsa di valore, come un ebook, e collegatela al vostro codice QR. I potenziali clienti qualificati potrebbero essere disposti a condividere le loro informazioni di contatto in cambio dell’ebook.

Inserite questi codici QR sui badge dei partecipanti, sul materiale dei relatori e sulla segnaletica dello stand, per facilitare il networking e raccogliere allo stesso tempo dati preziosi per le vostre campagne di follow-up.

3. Semplificare i check-in agli eventi

I codici QR RSVP velocizzano il processo di check-in dell’evento e consentono di monitorare le presenze in tempo reale. Ogni partecipante riceve un codice QR RSVP univoco via e-mail o app mobile che funge da credenziale di ingresso. Il personale può scansionare i biglietti utilizzando dispositivi mobili o tablet, verificando istantaneamente la registrazione e consentendo l’accesso. In questo modo si riducono le frodi sui biglietti e si migliora la gestione della folla.

4. Promuovere contenuti esclusivi

I codici QR sono strumenti potenti per creare un’anticipazione e per favorire un coinvolgimento precoce. Collegandosi a contenuti esclusivi o a offerte a tempo limitato, creano un senso di urgenza che aumenta i tassi di scansione e la partecipazione. Ad esempio, Taylor Swift ha utilizzato i QR Code per creare entusiasmo in occasione del lancio del suo album. Allo stesso modo, gli omaggi, che in genere registrano tassi di conversione di circa il 34%, possono essere promossi attraverso i QR Code per trasformare gli spettatori passivi in partecipanti attivi.

5. Raccogliere feedback post-evento

I sondaggi di feedback inviati via e-mail dopo un evento producono in genere tassi di risposta del 5-15%. Questo perché, una volta terminato l’evento, i partecipanti non hanno alcun incentivo a continuare a impegnarsi con il marchio. Ma è possibile raccogliere feedback durante l’evento utilizzando i codici QR.

Posizionateli strategicamente all’interno dell’evento, vicino alle uscite, sui programmi, nei bagni e presso le postazioni di ristorazione. Consentono ai partecipanti di fornire un feedback nel momento in cui le emozioni e i ricordi sono vividi. Il feedback in tempo reale consente agli organizzatori di affrontare immediatamente i problemi operativi (come la rottura dell’aria condizionata o le stazioni dell’acqua vuote) e di raccogliere dati autentici sul sentiment. Gli alti tassi di risposta forniscono anche dati per migliorare gli eventi futuri.

Vediamo ora come utilizzare i QR Code durante l’evento per migliorare il coinvolgimento e raccogliere dati preziosi.

Come lanciare una campagna ad alto impatto per un evento con codici QR

Una campagna con codici QR ad alto impatto deve essere pianificata in modo strategico, allineandosi agli obiettivi dell’evento e alle esigenze di monitoraggio. Ecco come impostare la campagna per ottenere la massima portata e risultati misurabili.

1. Definire gli obiettivi e tracciare l’imbuto

Iniziate definendo chiaramente gli obiettivi della vostra campagna. Utilizzate i dati dell’evento precedente per fissare obiettivi chiari e misurabili e stabilire l’imbuto di conversione. Ad esempio, gli obiettivi potrebbero essere

• Aumentare del 20% le iscrizioni all’evento
• Acquisire 500 contatti qualificati presso gli stand degli espositori.

Tracciate il percorso ideale del partecipante dalla scansione iniziale del codice QR alle azioni previste, come la registrazione, il download di contenuti, l’invio di feedback o la compilazione del modulo di contatto.

2. Selezionare il tipo di codice QR giusto

Scegliete la funzionalità del codice QR più adatta alle vostre esigenze specifiche per garantire un’esperienza senza intoppi:

• Codici QR URL: Portano gli utenti direttamente alle pagine di registrazione o ai micrositi dell’evento.
• Codici QR PDF: Condividono istantaneamente orari, mappe o biografie dei relatori senza dover scaricare l’app.
• Codici QR modulo: Raccogliete lead, feedback dei sondaggi o dati dei partecipanti direttamente nei moduli incorporati.
• Codici QR vCard: Favoriscono un facile scambio di contatti per un networking senza problemi.
• Codici QR multi-URL: Aggregano informazioni vitali, come mappe della sede, moduli di registrazione e profili dei relatori, in un’unica scansione.

3. Personalizzare il design e il marchio dei codici QR

I codici QR devono riflettere il marchio dell’evento, pur rimanendo altamente scansionabili. Integrate il vostro logo, scegliete i colori del marchio e aggiungete cornici per i codici QR che corrispondano alla vostra identità visiva.

Un elevato contrasto è essenziale per una scansione affidabile. Evitate decorazioni eccessive e scegliete il giusto livello di correzione degli errori per le vostre esigenze di personalizzazione. Prima di stampare, testate sempre i codici con diverse luci, angolazioni e dispositivi per verificare che le prestazioni siano costanti.

4. Creare pagine di destinazione e moduli ottimizzati per i dispositivi mobili

Poiché i codici QR vengono scansionati su dispositivi mobili, assicuratevi che le vostre pagine di destinazione si carichino rapidamente (entro tre secondi) e che utilizzino layout touch-friendly.

Mantenete i moduli concisi; ogni campo in più riduce la conversione. Precompilate i campi quando possibile per ridurre ulteriormente l’attrito.

5. Abilita il monitoraggio e l’analisi

Utilizzate i QR Code tracciabili per monitorare il numero di scansioni, la posizione, il tipo di dispositivo e l’ora della scansione. La maggior parte dei generatori di codici QR, come The QR Code Generator (TQRCG), offre dashboard per dati in tempo reale, confronti tra campagne e facili esportazioni.

Assegnate codici QR unici a ciascun canale o aggiungete parametri UTM distinti ai codici QR per un’attribuzione granulare e una visione più approfondita di ciò che funziona e di ciò che non funziona.

6. Integrazione con CRM o strumenti di automazione del marketing

È possibile esportare i dati raccolti tramite i moduli QR Code nei CRM e nelle piattaforme di marketing per ottenere follow-up mirati. Ad esempio, chi si registra e poi scansiona i codici di sessione per scaricare le risorse è un lead ad alto potenziale. Personalizzate i contatti in base alle interazioni e al coinvolgimento.

7. Testate a fondo ed eseguite prove generali

Validate la vostra campagna scansionando i codici QR in diverse condizioni di luce, tipi di dispositivi e ambienti fisici per garantire un’ampia compatibilità. Pianificate i potenziali intoppi tecnologici utilizzando reindirizzamenti di URL e ridondanza per evitare link morti. Cercate di simulare il percorso dei partecipanti dalla scansione al follow-up per scoprire e risolvere i punti di attrito prima del lancio.

Seguendo questi passaggi, potrete assicurarvi che la promozione di un evento con codice QR si svolga senza problemi.

Le migliori pratiche da seguire per la promozione di eventi con i codici QR

Vediamo alcune sfide comuni che si possono superare durante una campagna con codici QR.

1. Posizionamento strategico e tempistica

Potete posizionare i QR Code nei punti chiave in cui i partecipanti sono già motivati ad agire, come i banchi di registrazione, i cancelli d’ingresso, le porte delle sessioni e le aree di networking.

Rimanete flessibili: se notate che determinati QR Code non ricevono attenzione durante l’evento, riposizionateli in luoghi più visibili o aggiungete delle CTA per aumentare il coinvolgimento.

2. CTA e proposta di valore chiare

Assicuratevi che tutte le CTA siano chiare e di valore. Invece di suggerimenti vaghi, utilizzate affermazioni dirette come “Scansiona per registrarti ora” o “Scansiona per ottenere contenuti esclusivi”, in modo che i partecipanti capiscano esattamente quale vantaggio riceveranno.

Incorporate incentivi significativi, come sconti o omaggi, per incentivare la scansione e promuovere l’entusiasmo.

3. Progettare per la scannerizzazione e l’ambiente

I codici QR devono riflettere il branding dell’evento, ma mai a scapito della leggibilità. Assicuratevi che ogni codice QR abbia un contrasto elevato e un ampio spazio bianco per evitare problemi di scansione. Seguite le migliori pratiche, come il rapporto distanza-dimensione di 10:1, per una dimensione ottimale del codice QR.

4. Esperienza in loco e piani di emergenza

Assicuratevi che le postazioni di check-in siano dotate di personale sufficiente per aiutare gli utenti a risolvere i problemi di scansione dei codici QR. Per garantire una prima esperienza positiva, prevedete sempre un piano di riserva per i partecipanti nel caso in cui non abbiano dimestichezza con i codici QR. Fornite una descrizione dei passaggi per aiutarli a navigare con sicurezza nella tecnologia.

5. Follow-up post-evento e lead nurturing

Segmentate i vostri contatti in base ai punti di interazione con il QR Code, in modo che le vostre comunicazioni di follow-up possano essere personalizzate e pertinenti. Infine, agite rapidamente e puntate a inviare i follow-up entro 24 ore per massimizzare la conversione mentre l’esperienza dell’evento è ancora fresca nella mente dei partecipanti.

Ora che siete armati delle migliori pratiche per creare campagne di successo con i codici QR, cerchiamo di capire come misurare il successo.

Come misurare il successo delle promozioni di eventi con QR Code

L’aspetto migliore delle campagne con codici QR è che vi permettono di perfezionare la campagna mentre è in corso. Ecco alcune metriche chiave per misurare il successo della vostra campagna per eventi.

1. Metriche critiche e benchmark di settore

Per misurare e ottimizzare efficacemente la vostra campagna di codici QR, concentratevi sul monitoraggio delle metriche chiave e confrontatele con i parametri di riferimento del settore:

• Scansioni totali: Monitorare il numero complessivo di interazioni con il QR Code per valutare la portata e la visibilità.
• Scansioni per posizione: Analizzare i dati delle scansioni in base alla posizione per identificare i posizionamenti più efficaci.
• Tasso di conversione da scansione a registrazione: La principale metrica di successo, che indica la percentuale di scanner che hanno completato la registrazione o l’azione desiderata.
• Qualità dei lead e tassi di completamento dei moduli: Valutare la completezza e la rilevanza dei dati raccolti.
• Alta scansione ma bassa conversione: Un segnale di allarme che suggerisce potenziali problemi nella progettazione della landing page o del modulo, che richiedono un’ottimizzazione.
• Scansioni uniche e totali: Aiuta a capire l’impegno ripetuto e la profondità del pubblico.

Potete anche approfondire il coinvolgimento a livello di sessione monitorando le scansioni dei codici QR legate a contenuti o interventi specifici, che vi aiutano a identificare gli argomenti che risuonano maggiormente con il vostro pubblico.

2. Test A/B e ottimizzazione continua

Testate le varianti delQR Code con diversi branding e CTA per scoprire quale messaggio genera le risposte più forti. Sperimentate diversi design di pagine di destinazione, bilanciando fattori come la lunghezza, l’uso di contenuti multimediali ed elementi persuasivi come la riprova sociale.

Siate pronti a modificare i posizionamenti dei codici QR a metà evento in base alle prestazioni in tempo reale. Utilizzate QR Code dinamici per reindirizzare le scansioni da codici poco performanti a pagine di destinazione più efficaci senza ristampe.

3. Imparare dai dati e dall’iterazione continua

Raccogliere heatmap delle scansioni e tendenze temporali per capire quando e dove si verifica il picco di coinvolgimento. Raccogliere i feedback dei partecipanti dopo l’evento per capire che cosa ha impedito la scansione o che cosa avrebbe aumentato il coinvolgimento dei QR Code. Utilizzate strumenti come Hotjar, Crazy Egg, Lucky Orange e Smartlook per visualizzare le heatmap, le registrazioni delle sessioni e le analisi dei moduli. Queste piattaforme vi aiutano a scoprire i modelli di comportamento degli utenti per ottimizzare le landing page e la progettazione dei moduli per ottenere conversioni migliori.

Vediamo alcuni esempi reali di campagne con codici QR a cui potete ispirarvi per la promozione del vostro evento.

Esempi reali di promozioni di eventi con QR Code

Vediamo come diversi marchi hanno utilizzato i QR Code per coinvolgere il pubblico degli eventi ed estendere il loro raggio d’azione oltre la sede dell’evento.

1. Campagna fotografica del concerto Skeletour

La rock band svedese Ghost ha utilizzato i QR Code durante il concerto Skeletour per condividere pacchetti di foto con i fan alla fine dello spettacolo. Il QR Code conduceva a un server Discord che condivideva le foto del concerto e gli aggiornamenti della band, mantenendo i fan impegnati anche dopo l’evento. Hanno anche personalizzato il QR Code per la condivisione delle foto in modo che assomigliasse a un fantasma, allineandolo al tema del loro marchio.

2. Campagna con codice QR di OnePlus alla maratona di Boston

In occasione della maratona di Boston del 2022, OnePlus e la Boston Athletic Association (BAA) hanno utilizzato i QR Code per coinvolgere corridori e spettatori. Hanno incentivato le scansioni con concorsi a premi e collezioni curate da fotografi influencer. I codici QR posizionati in tutta Boston davano accesso a un esclusivo filtro Instagram. La campagna ha generato 41.000 pagine viste e 66.000 nuovi contatti.

3. Ricerche con codici QR al Coachella

Il Coachella 2024 ha utilizzato i QR Code per facilitare le sue Coachella Quests, una campagna volta a coinvolgere i visitatori in esperienze sia fisiche che digitali. I giocatori e i frequentatori del festival hanno raccolto timbri completando varie sfide per vincere premi, tra cui i VIP Pass 2024, i Guest Pass 2025 e il merchandising vintage. La campagna ha ottenuto un tasso di conversione del 14% e un tasso di referral del 35% .

4. Codice QR per il networking dell’evento GITEX

Al GITEX Global, uno dei più grandi eventi tecnologici del mondo, sono stati utilizzati i QR Code per facilitare il networking. I visitatori potevano stampare i loro ID dell’evento con i QR Code incorporati. Durante il networking, gli espositori o i partecipanti potevano semplicemente scansionare il QR Code per ottenere tutti i dettagli di contatto necessari sull’app GITEX Plus e seguire il follow-up dopo l’evento.

5. Carte collezionabili con codice QR di Olivia Rodrigo

Per il suo tour Spill My Guts, Olivia Rodrigo ha tenuto impegnati i fan condividendo carte collezionabili alla fine di ogni concerto. Ogni luogo aveva un design unico e un codice QR che dava ai fan accesso a prodotti esclusivi e musica. Queste carte sono diventate oggetti da collezione per molti fan.

Create una strategia di promozione degli eventi coinvolgente con i codici QR!

Gli eventi offrono opportunità imbattibili per coinvolgere il pubblico e costruire la fedeltà al marchio, ma misurare il successo può essere difficile. I codici QR semplificano questo aspetto offrendo un accesso senza attriti, una ricca raccolta di dati e un monitoraggio del coinvolgimento in tempo reale. Utilizzando i codici QR durante tutto l’evento, dalla promozione alla registrazione, fino all’interazione e al follow-up, si assicura una maggiore partecipazione e informazioni utili.

Per gli organizzatori di eventi che cercano una soluzione potente e senza problemi per i codici QR, The QR Code Generator (TQRCG) offre due codici QR dinamici e personalizzabili gratuiti con un facile monitoraggio e analisi in tempo reale.

Che si tratti di grandi conferenze o di piccoli eventi, TQRCG vi fornisce gli strumenti per massimizzare il coinvolgimento, semplificare la gestione e dimostrare il successo del vostro evento con dati affidabili.

Iniziate la vostra prossima campagna di codici QR per eventi con The QR Code Generator (TQRCG).

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