Cómo utilizar los códigos QR para la promoción de eventos y la generación de contactos

No es ningún secreto que los eventos son una de las mejores formas de captar la atención del público y generar confianza. De hecho, el 77% de los consumidores afirman que confían más en una marca después de interactuar con ella en un evento en directo.

Los eventos abren un sinfín de oportunidades de promoción antes, durante y después del gran día. Pero sigue existiendo un reto común: demostrar el ROI del evento. ¿Cómo justificar el gasto en un evento y hacer que resulte realmente atractivo para el público?

Una forma infalible es mediante los códigos QR de promoción de eventos, especialmente cuando el 95% de las empresas afirman que estos códigos les ayudan a recopilar valiosos datos de primera mano.

Este artículo es una guía completa sobre el uso de códigos QR para la promoción de eventos, que ofrece estrategias prácticas y las mejores prácticas para maximizar el compromiso y la generación de leads.

Índice de contenidos

1. Cómo utilizar los códigos QR en las promociones de sus eventos
2. Cómo lanzar una campaña de eventos con códigos QR de gran impacto
3. Buenas prácticas para promocionar eventos con códigos QR
4. Cómo medir el éxito de las promociones de eventos con códigos QR
5. Ejemplos reales de promociones de eventos con códigos QR
6. Cree una atractiva estrategia de promoción de eventos con códigos QR
7. Preguntas más frecuentes

Cómo utilizar los códigos QR en las promociones de sus eventos

El uso decódigos QR eneventos puede aumentar significativamente la participación y la asistencia cuando se utilizan para promociones. Veamos todos los beneficios que obtendrá al utilizar estos códigos estratégicamente para su evento.

1. Aumentar las inscripciones desde folletos y carteles

Mediante el uso de códigos QR para el registro en eventos, los asistentes pueden simplemente apuntar la cámara de su teléfono al código y ser dirigidos a su página de registro optimizada para móviles. Esta experiencia sin fricciones mejora drásticamente las tasas de conversión de escaneado a inscripción.

Loscódigos QR dinámicos le permiten actualizar la URL de destino incluso después de la impresión, por lo que los cambios de última hora en el lugar de celebración o las actualizaciones del programa no requieren costosas reimpresiones. Puede utilizar el mismo código QR en todas sus campañas digitales y fuera de línea, así como realizar un seguimiento de su rendimiento.

2. Capture y comparta información de contacto

Puede utilizar un código QR vCard para compartir con los asistentes sus datos de contacto, como nombre, empresa, número de teléfono, dirección de correo electrónico y perfiles en redes sociales. Si desea captar clientes potenciales cualificados, pruebe a utilizar un recurso valioso y cerrado, como un libro electrónico, y vincúlelo a su código QR. Los clientes potenciales cualificados pueden estar dispuestos a compartir su información de contacto a cambio del libro electrónico.

Coloque estos códigos QR en las tarjetas de identificación de los asistentes, en los materiales de los ponentes y en la señalización del stand para facilitar el establecimiento de contactos al tiempo que recopila valiosos datos de clientes potenciales para sus campañas de seguimiento.

3. Agilice el registro de asistencia al evento

Loscódigos QR RSVP agilizan el proceso de registro en el evento y proporcionan un seguimiento de la asistencia en tiempo real. Cada asistente recibe un código QR RSVP único por correo electrónico o aplicación móvil que sirve como credencial de entrada. El personal puede escanear las entradas utilizando dispositivos móviles o tabletas, verificando al instante el registro y permitiendo el acceso. Esto reduce el fraude de entradas y mejora la gestión de multitudes.

4. Promocionar contenidos exclusivos

Los códigos QR son potentes herramientas para crear expectación e impulsar la participación temprana. Al enlazar con contenidos exclusivos u ofertas por tiempo limitado, crean una sensación de urgencia que aumenta las tasas de escaneado y la participación. Por ejemplo, Taylor Swift utilizó códigos QR para generar expectación en torno al lanzamiento de su álbum. Del mismo modo, los sorteos, que suelen registrar tasas de conversión en torno al 34%, pueden promocionarse mediante códigos QR para convertir a los espectadores pasivos en participantes activos.

5. Recopile opiniones tras el evento

Las encuestas enviadas por correo electrónico suelen arrojar unos índices de respuesta del 5-15%. Esto se debe a que, una vez finalizado el evento, los asistentes no tienen ningún incentivo para seguir interactuando con la marca. Pero puede recoger opiniones durante el evento utilizando códigos QR.

Colóquelos estratégicamente en el evento, cerca de las salidas, en los programas, en los baños y en los puestos de comida. Permita a los asistentes dar su opinión en el momento, cuando las emociones y los recuerdos son vívidos. Las opiniones en tiempo real permiten a los organizadores resolver inmediatamente problemas operativos (como aire acondicionado estropeado o puestos de agua vacíos) y recopilar datos reales sobre las opiniones de los asistentes. Las altas tasas de respuesta también proporcionan datos para mejorar futuros eventos.

Veamos ahora cómo utilizar los códigos QR en todo el evento para mejorar la participación y recopilar datos valiosos.

Cómo lanzar una campaña de códigos QR de gran impacto en un evento

Una campaña de códigos QR de gran impacto debe planificarse estratégicamente, en consonancia con los objetivos del evento y las necesidades de seguimiento. A continuación le indicamos cómo puede configurar su campaña para obtener el máximo alcance y resultados medibles.

1. 1. Defina sus objetivos y trace el embudo

Empiece por definir claramente lo que quiere conseguir con su campaña. Utilice los datos de su evento anterior para fijar objetivos claros y cuantificables y establecer su embudo de conversión. Por ejemplo, sus objetivos podrían incluir

• Aumentar las inscripciones al evento en un 20%.
• Captar 500 clientes potenciales cualificados en los stands de los expositores

Trace el recorrido ideal del asistente desde el escaneo inicial del código QR hasta las acciones previstas, como el registro, la descarga de contenidos, el envío de comentarios o la cumplimentación de formularios de contacto.

2. Seleccione el tipo de código QR adecuado

Elija la funcionalidad de código QR que mejor se adapte a sus necesidades específicas para garantizar una experiencia fluida:

• Códigos QR URL: Llevan a los usuarios directamente a páginas de registro o micrositios de eventos.
• Códigos QR PDF: Comparta al instante horarios, mapas o biografías de los ponentes sin necesidad de descargar aplicaciones.
• Códigos QR de formularios: Recopile clientes potenciales, comentarios de encuestas o datos de asistentes directamente en formularios integrados.
• Códigos QR vCard: Facilite el intercambio de contactos para establecer contactos sin problemas.
• Códigos QR multi-URL: Agregue información vital, como mapas del lugar de celebración, formularios de inscripción y perfiles de los ponentes, en una sola experiencia de escaneado.

3. Personalice el diseño y la marca del código QR

Sus códigos QR deben reflejar la marca del evento sin dejar de ser altamente escaneables. Integre su logotipo, elija los colores de la marca y añada marcos de código QR que coincidan con su identidad visual.

Un alto contraste es esencial para un escaneado fiable. Evite la decoración excesiva y seleccione el nivel de corrección de errores adecuado para sus necesidades de personalización. Antes de imprimir, pruebe siempre sus códigos a través de diferentes iluminaciones, ángulos y dispositivos para confirmar un rendimiento consistente.

4. Cree páginas de destino y formularios optimizados para móviles

Dado que los códigos QR se escanean en dispositivos móviles, asegúrese de que sus páginas de destino se cargan rápidamente (en menos de tres segundos) y utilice diseños fáciles de tocar.

Los formularios deben ser concisos; cada campo adicional reduce la conversión. Rellene previamente los campos cuando sea posible para reducir aún más la fricción.

5. Habilite el seguimiento y los análisis

Utilice códigos QR rastreables para realizar un seguimiento del número de escaneos, la ubicación, el tipo de dispositivo y la hora del escaneo. La mayoría de los generadores de códigos QR, como The QR Code Generator (TQRCG), ofrecen paneles de control con datos en tiempo real, comparaciones de campañas y exportaciones sencillas.

Asigne códigos QR únicos a cada canal o añada parámetros UTM distintos a los códigos QR para una atribución granular y una visión más profunda de lo que funciona y lo que no.

6. Integrar con CRM o herramienta de automatización de marketing

Puede exportar los datos recopilados a través de formularios de códigos QR a CRM y plataformas de marketing para realizar un seguimiento específico. Por ejemplo, alguien que se registra y luego escanea los códigos de sesión para descargar recursos es un cliente potencial de alta intención. Personalice el alcance en función de las interacciones y el compromiso.

7. Pruebas exhaustivas y simulacros

Valide su campaña escaneando códigos QR en distintas condiciones de iluminación, tipos de dispositivos y entornos físicos para garantizar una amplia compatibilidad. Prevea posibles contratiempos técnicos utilizando redireccionamientos de URL y redundancia para evitar enlaces muertos. Intente simular el recorrido del asistente, desde el escaneado hasta el seguimiento, para descubrir y solucionar los puntos de fricción antes del lanzamiento.

Siguiendo estos pasos, puede asegurarse de que la promoción de su evento con código QR se desarrolle sin problemas.

Buenas prácticas para promocionar eventos con códigos QR

Veamos algunos retos comunes que puede superar durante una campaña de códigos QR.

1. Colocación estratégica y momento oportuno

Puede colocar los códigos QR en puntos de decisión clave en los que los asistentes ya estén motivados para actuar, como los mostradores de inscripción, las puertas de entrada, las puertas de las sesiones y las zonas de networking.

Manténgase flexible, si observa que determinados códigos QR no captan la atención durante el evento, cambie su ubicación a lugares más visibles o añada CTA para aumentar la participación.

2. CTA y propuesta de valor claras

Asegúrese de que todos sus CTA sean claros y estén orientados al valor. En lugar de indicaciones vagas, utilice frases directas como “Escanee para registrarse ahora” o “Escanee para obtener contenido exclusivo” para que los asistentes entiendan exactamente qué beneficio reciben.

Incorpore incentivos significativos como descuentos o regalos para incentivar el escaneo y fomentar el entusiasmo.

3. Diseñar para escanear y para el entorno

Sus códigos QR deben reflejar la marca de su evento, pero nunca a expensas de la escaneabilidad. Asegúrese de que haya un alto contraste y un amplio espacio en blanco alrededor de cada código QR para evitar problemas de escaneado. Siga las mejores prácticas, como la relación distancia-tamaño de 10:1, para un tamaño óptimo del Código QR.

4. Experiencia in situ y planes de contingencia

Asegúrese de que sus puestos de registro cuentan con personal suficiente para ayudar a los usuarios a solucionar los problemas de escaneado de los códigos QR. Tenga siempre un plan de contingencia para los asistentes en caso de que no estén familiarizados con los códigos QR, para mantener una primera experiencia positiva. Proporcione pasos descriptivos para ayudarles a navegar por la tecnología con confianza.

5. Seguimiento posterior al evento y nutrición de clientes potenciales

Segmente a sus clientes potenciales en función de los puntos de interacción con el código QR para que sus comunicaciones de seguimiento puedan ser personalizadas y pertinentes. Por último, actúe con rapidez e intente enviar comunicaciones de seguimiento en un plazo de 24 horas para maximizar la conversión mientras la experiencia del evento aún está fresca en la mente de los asistentes.

Ahora que ya conoce las mejores prácticas para crear campañas con códigos QR de éxito, veamos cómo medir ese éxito.

Cómo medir el éxito de las promociones de eventos con códigos QR

Lo mejor de las campañas con códigos QR es que le permiten perfeccionar la campaña mientras está en curso. He aquí algunas métricas clave para medir el éxito de su campaña de eventos.

1. Métricas críticas y puntos de referencia del sector

Para medir y optimizar eficazmente su campaña de códigos QR, céntrese en el seguimiento de las métricas clave y compárelas con los puntos de referencia del sector:

• Total de escaneos: Supervise el número total de interacciones con códigos QR para evaluar el alcance y la visibilidad.
• Escaneos por ubicación: Analice los datos de escaneado por ubicación para identificar las ubicaciones más eficaces.
• Tasa de conversión de escaneos en registros: Su principal métrica de éxito, que indica el porcentaje de escaneos que completaron el registro o la acción deseada.
• Calidad de los clientes potenciales e índices de cumplimentación de formularios: Evalúa lo completos y relevantes que son los datos de los clientes potenciales recopilados.
• Escaneado alto pero conversión baja: Una señal de alarma que sugiere posibles problemas con la página de destino o el diseño del formulario, que requieren optimización.
• Exploraciones únicas frente a exploraciones totales: Ayuda a comprender el compromiso repetido y la profundidad de la audiencia.

También puede profundizar en el compromiso a nivel de sesión mediante el seguimiento de los escaneos de códigos QR vinculados a contenidos o charlas específicas, lo que le ayuda a identificar qué temas resuenan más fuertemente con su audiencia.

2. Pruebas A/B y optimización continua

Pruebe variaciones delcódigo QR con diferentes marcas y CTA para descubrir qué mensaje genera las respuestas más fuertes. Experimente con diferentes diseños de página de destino, equilibrando factores como la longitud, el uso de multimedia y elementos persuasivos como la prueba social.

Prepárese para ajustar la colocación de los códigos QR a mitad del evento en función del rendimiento en tiempo real. Utilice códigos QR dinámicos para redirigir los escaneos de códigos de bajo rendimiento a páginas de destino más eficaces sin necesidad de reimpresiones.

3. Aprender de los datos y de la iteración continua

Recopile mapas de calor de los escaneos y tendencias de la hora del día para comprender cuándo y dónde se alcanzan los picos de participación. Recopile los comentarios de los asistentes después del evento para comprender qué impidió el escaneado o qué habría aumentado la participación en el código QR. Utilice herramientas como Hotjar, Crazy Egg, Lucky Orange y Smartlook para visualizar mapas de calor, grabaciones de sesiones y análisis de formularios. Estas plataformas le ayudan a descubrir patrones de comportamiento de los usuarios para optimizar las páginas de destino y el diseño de los formularios para mejorar las conversiones.

Veamos algunos ejemplos reales de campañas con códigos QR en los que puede inspirarse para promocionar su evento.

Ejemplos reales de promociones de eventos con códigos QR

Veamos cómo diferentes marcas han utilizado los Códigos QR para atraer al público de eventos y ampliar su alcance más allá del lugar de celebración.

1. Campaña fotográfica del concierto Skeletour

El grupo de rock sueco Ghost utilizó códigos QR durante su concierto, Skeletour, para compartir paquetes de fotos con los fans al final del espectáculo. El código QR conducía a un servidor Discord en el que se compartían fotos del concierto y actualizaciones de la banda, manteniendo a los fans interesados incluso después del evento. También personalizaron su código QR para compartir fotos para que parecieran fantasmas, alineándolo con el tema de su marca.

2. Campaña de códigos QR de OnePlus en el maratón de Boston

En el maratón de Boston de 2022, OnePlus y la Asociación Atlética de Boston (BAA) utilizaron códigos QR para atraer a corredores y espectadores. Incentivaron los escaneos con sorteos y colecciones de fotógrafos influyentes. Los códigos QR colocados en Boston daban acceso a un filtro exclusivo de Instagram. La campaña generó 41.000 páginas vistas y 66.000 nuevos contactos.

3. Búsqueda con códigos QR en Coachella

Coachella 2024 utilizó códigos QR para facilitar sus Coachella Quests, una campaña destinada a involucrar a los visitantes en experiencias tanto físicas como digitales. Los jugadores y los asistentes al festival coleccionaron sellos completando varios retos para ganar premios, incluidos pases VIP para 2024, pases de invitado para 2025 y artículos vintage. La campaña logró una tasa de conversión del 14% y una tasa de recomendación del 35% .

4. Código QR de la red de contactos del evento GITEX

En GITEX Global, uno de los mayores eventos tecnológicos del mundo, se utilizaron códigos QR para facilitar el networking. Los visitantes podían imprimir sus identificaciones del evento con códigos QR incrustados. Durante el networking, los expositores o asistentes podían simplemente escanear el código QR para obtener todos los datos de contacto necesarios en la aplicación GITEX Plus y hacer un seguimiento después del evento.

5. Tarjetas con códigos QR de Olivia Rodrigo

En su gira Spill My Guts, Olivia Rodrigo mantuvo el interés de sus fans repartiendo tarjetas coleccionables al final de cada concierto. Cada lugar tenía un diseño de tarjeta único y un código QR que daba a los fans acceso a música y productos exclusivos. Desde entonces, estas tarjetas se han convertido en objetos de colección para muchos fans.

Cree una atractiva estrategia de promoción de eventos con códigos QR.

Los eventos ofrecen oportunidades inmejorables para atraer al público y fidelizar a la marca, pero medir el éxito puede resultar complicado. Los códigos QR simplifican esta tarea ofreciendo un acceso sin fricciones, una rica captura de datos y un seguimiento de la participación en tiempo real. Al utilizar los códigos QR en todo el evento, desde la promoción y el registro hasta la interacción y el seguimiento, se garantiza una mayor participación e información procesable.

Para los organizadores de eventos que buscan una solución de códigos QR potente y sin complicaciones, The QR Code Generator (TQRCG) ofrece dos códigos QR personalizables y dinámicos gratuitos con un seguimiento sencillo y análisis en tiempo real.

Ya sea para grandes conferencias o para lugares más pequeños, TQRCG le proporciona las herramientas para maximizar la participación, simplificar la gestión y demostrar el éxito de su evento con datos fiables.

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Preguntas más frecuentes