QR Codes Para la administración pública: casos de uso, seguridad y configuración

QR Codes Ahora están por todas partes, desde los menús de los restaurantes hasta los envases de los productos, pasando por los registros de asistencia a eventos. Los gobiernos también los utilizan para todo, desde las ventanillas de tramitación de permisos hasta los avisos públicos; sin embargo, muchas administraciones aún no han aprovechado todo el potencial que ofrece QR Codes para la administración pública.

Sin embargo, esta idea no es nueva. En 2014, un estudio analizó cómo QR Codes mejoran los servicios públicos, por ejemplo, facilitando la distribución eficaz de información al público y potenciando la interacción y la participación de los ciudadanos.

En esta guía, repasaremos casos de uso reales en organismos federales, estatales y locales, responderemos a la pregunta sobre seguridad y te mostraremos cómo configurar correctamente un QR Code.

¿Qué es un QR Code gubernamental?

Un QR Code gubernamental es, sencillamente, un código QR ( QR Code ) creado y utilizado por un organismo público para ofrecer a los ciudadanos un acceso rápido a información oficial, servicios públicos, formularios, pagos o documentos con un simple escaneo. En lugar de teclear largas direcciones URL o rellenar formularios en papel, los usuarios pueden escanear el código QR ( QR Code ) con su smartphone para acceder al instante al recurso gubernamental deseado.

Numerosos organismos públicos ya utilizan QR Codes, y abarcan todos los niveles de la administración. Las agencias federales operan a nivel nacional y, a menudo, establecen las normas que siguen otras oficinas, de modo que un único formato de código se mantiene coherente de costa a costa. Los organismos estatales y regionales, como las direcciones generales de tráfico, los departamentos de salud y las juntas de concesión de licencias, prestan servicio a estados o distritos enteros. Los gobiernos municipales y locales son los más cercanos a los residentes, desde los ayuntamientos y las bibliotecas públicas hasta los departamentos de parques y las autoridades de transporte público.

El IRS, por ejemplo, imprime QR Codes en sus notificaciones de saldo pendiente CP14, las cartas que envía a más de 8 millones de contribuyentes al año. Al escanear el código QR Code, el contribuyente accede directamente a su cuenta en IRS.gov para establecer un plan de pago o ponerse en contacto con el Servicio de Defensa del Contribuyente.

Por qué las agencias gubernamentales están adoptando QR Codes

Las administraciones públicas están adoptando los códigos QR ( QR Codes ) porque hacen que los servicios públicos sean más accesibles, reducen los costes administrativos y mejoran la participación ciudadana, todo ello sin necesidad de nueva infraestructura. Los ciudadanos ya llevan en el bolsillo el único dispositivo que necesitan, por lo que un código QR ( QR Code ) en un cartel cumple la misma función que antes desempeñaban un quiosco o una aplicación.

El atractivo se reduce a cinco factores recurrentes:

1. Menores costes de impresión y papeleo: en lugar de reimprimir folletos, solicitudes y manuales, las agencias incluyen enlaces a versiones digitales que se mantienen actualizadas, lo que reduce tanto los costes como el desperdicio de papel.
2. Contenido que se actualiza sin necesidad de reimprimir: un enlace dinámico QR Code permite a una agencia cambiar la página, el formulario o el documento enlazado una vez que ya se ha publicado el cartel, de modo que los ciudadanos siempre accedan a la versión más reciente. Si estás sopesando tus opciones, aquí tienes la diferencia entre los enlaces estáticos y dinámicos QR Codes.
3. Accesibilidad y acceso lingüístico: un único QR Code puede redirigir a páginas traducidas, vídeos subtitulados, instrucciones en audio o contenido adaptado a lectores de pantalla, lo que hace que los servicios públicos sean más inclusivos por defecto.
4. Alcance cuantificable: las estadísticas de escaneo muestran cuántos residentes utilizaron realmente un aviso o una campaña, lo que convierte el material impreso unidireccional en un canal sobre el que una agencia puede informar.
5. Atiender a los ciudadanos a través de sus móviles: un escaneo rápido evita tener que buscar en una página web de la administración o hacer cola, lo que sirve de introducción a los casos de uso específicos que se describen en la siguiente sección.

Cómo lo utilizan las agencias gubernamentales QR Codes

Los QR Codes de la administración pública se han ganado su lugar en siete puntos de contacto con el público, cada uno de ellos un lugar en el que los ciudadanos ya se detienen, esperan o recogen un documento. Estos son los siete casos de uso en los que más confían las administraciones.

Tarjetas de visita digitales para el personal

El personal de atención al público, desde los gestores de expedientes hasta los inspectores y los responsables de licencias, entrega tarjetas en papel que quedan obsoletas en cuanto alguien cambia de mesa o de extensión. Una tarjeta de visita digital QR Code en una tarjeta de identificación o en la firma del correo electrónico soluciona ese problema: los datos de contacto se actualizan una sola vez y permanecen vigentes independientemente de dónde se encuentre el código. Para un departamento que incorpora a toda una plantilla, una única carga por lotes crea todas las tarjetas a la vez, en lugar de una por una.

Encuestas de opinión a los usuarios

Las agencias suelen recabar la opinión de los residentes mediante formularios en papel, o bien no lo hacen en absoluto. Un QR Code de comentarios colocado en un mostrador de atención al público o en la salida convierte una visita casual en una aportación estructurada y en tiempo real.

Citas y preparación de documentos

Los residentes acuden a las citas sin los documentos necesarios, lo que les obliga a volver una segunda vez. Un PDF QR Code adjunto a la confirmación de la cita enumera exactamente qué hay que llevar, desde un justificante de domicilio hasta un formulario firmado. Menos personas llegan sin estar preparadas y las ventanillas atienden más rápido, ya que el personal dedica menos tiempo a rechazar a los visitantes.

Vídeos educativos sobre políticas

Un vídeo QR Code incluido en un folleto o aviso enlaza con un breve vídeo explicativo que los residentes pueden ver en el acto. De este modo, los usuarios obtienen la información que, de otro modo, tendrían que solicitar por teléfono, lo que alivia la presión sobre las líneas telefónicas y las recepciones.

Por ejemplo, con el fin de ofrecer aplicaciones y recursos útiles, el Departamento de Asuntos de Veteranos de EE. UU. reproduce un breve vídeo en bucle en el que aparece en pantalla el mensaje QR Code en 85 centros médicos de la VA y 30 clínicas ambulatorias comunitarias.

Eventos cívicos, asambleas públicas y elecciones

El éxito o el fracaso de los eventos cívicos y la información electoral dependen de una logística precisa. Un código de respuesta rápida ( QR Code ) en un folleto del ayuntamiento incluye la fecha, la hora y el lugar, plus una opción para guardar la fecha en el calendario, mientras que un código en una notificación electoral puede enlazar con una página de elecciones en directo con los colegios electorales y los plazos. Los residentes dejan de actuar basándose en datos impresos desactualizados.

Señalización de horario de oficina y registro de visitantes

El registro de visitantes en papel es lento y no deja ningún registro útil. Un QR Code en la entrada permite a las personas registrarse o consultar el horario de atención al público sin necesidad de nuevo hardware. El Departamento de Tráfico de Virginia utiliza este enfoque: las personas con cita previa escanean un QR Code para notificar al DMV que han llegado y, a continuación, esperan en el vestíbulo en lugar de en el mostrador de información. Esto ayuda a agilizar el registro de entrada y mantiene limpio el registro digital del personal.

Alertas de emergencia y avisos de seguridad pública

Las instrucciones de emergencia cambian más rápido de lo que cualquier cartel impreso puede seguir el ritmo, ya se trate de una ruta de evacuación, un aviso de hervir el agua o la ubicación de un refugio. Un QR Code dinámico en la señalización pública siempre redirige a la página de alertas actual, de modo que un residente que escanee un aviso antiguo siga accediendo a información precisa. El cartel nunca cambia, pero lo que indica sí puede hacerlo en todo momento.

¿Es seguro escanear los códigos QR de QR Codes del Gobierno?

Los códigos QR gubernamentales QR Codes son seguros de escanear cuando el QR Code es auténtico y redirige a un dominio oficial del gobierno. Esa distinción es la clave de la advertencia que la mayoría de la gente ha oído.

En enero de 2022, el Centro de Denuncias de Delitos en Internet del FBI informó de que unos delincuentes estaban manipulando la dirección legítima QR Codes para redirigir a los usuarios a sitios web fraudulentos creados con el fin de robar pagos y credenciales de inicio de sesión (Alerta I-011822-PSA). La alerta describe un ataque a la confianza, no un fallo en el formato de los códigos de respuesta rápida ( QR Code ). Un código escaneable solo es tan seguro como el destino al que remite, por lo que la fuente del código es mucho más importante que el código en sí mismo.

Aquí tienes una explicación sencilla sobre si los códigos QR deQR Codes son seguros, por si quieres conocer todos los detalles.

Las estafas que se aprovechan de la confianza del público

Los estafadores se centran en los lugares que los residentes ya consideran oficiales. Colocan etiquetas falsificadas de QR Code en parquímetros y quioscos públicos, imprimen códigos falsos en cartas que simulan ser notificaciones de impuestos o multas, y reparten folletos que imitan la señalización real.

Todos estos trucos se basan en la misma suposición: que un QR Code que aparece en una página oficial también debe de ser oficial. Un solo QR Code manipulado puede redirigir a un usuario a una página de pago convincente que recopila discretamente los datos de la tarjeta y luego desaparece.

Así es como se ve una página web gubernamental legítima QR Code

Un QR Code gubernamental que inspire confianza se delata de tres maneras. Su enlace abre un dominio oficial .gov en lugar de una dirección acortada o desconocida; su logotipo está impreso como parte del cartel, en lugar de aparecer en una pegatina superpuesta; y coincide con las ubicaciones en las que la agencia afirma que aparecen sus códigos. Las agencias facilitan este proceso cuando incluyen su logotipo en cada código y publican dónde se encuentran dichos códigos, lo que además constituye una buena práctica de seguridad en el ámbito de la QR Code.

Cómo crear un sitio web gubernamental QR Code

Existen múltiples generadores de códigos QR (tanto gratuitos como de pago) disponibles en el mercado. Empieza con un generad QR Code generatoro a tus necesidades concretas.

The QR Code Generator (TQRCG) es una opción ideal, uno de los mejores QR Code generators, con QR Codes estáticos ilimitados y dos QR Codes dinámicos gratuitos que nunca caducan.

A continuación te explicamos cómo puedes crear un código QR gubernamental QR Code con TQRCG:

Paso 1: Inicia sesión en tu panel de control de TQRCG

Paso 2: Haz clic en «+ Crear un código de QR Code » (en el menú desplegable que hay junto a él, selecciona «dinámico»).

Paso 3: Selecciona un tipo de QR Code, ya sea una URL, un PDF, un vídeo u otro formato.

Paso 4: Para una URL QR Code, pega el enlace de destino

Paso 5: Añade el logotipo y los colores de tu agencia, así como un marco, para que los residentes puedan reconocer que el código es legítimo.

Paso 6: Descarga el QR Code en formato PNG o SVG y comprueba que se pueda escanear antes de enviarlo a imprenta.

Buenas prácticas para la implantación de la tecnología QR Code en la administración pública

Incluir un código QR Code en un cartel es fácil. La cosa se complica para un equipo de la administración pública cuando esos códigos se dispersan por distintos departamentos, edificios y tiradas de impresión, sin que haya una sola persona que se encargue de supervisarlos. A esa escala, un QR Code con un enlace roto o un diseño que no se ajusta a la imagen de marca deja de ser una comodidad y va minando silenciosamente la confianza que tanto te ha costado construir. Las cuatro prácticas que se indican a continuación mantienen en orden un programa en expansión, de modo que cada código mantenga una apariencia coherente, sea medible en cuanto a los resultados que genera y se mantenga actualizado mucho tiempo después de salir de la impresora.

Crear QR Codes de forma masiva

Incorporar a toda la plantilla tarjeta por tarjeta supone una pérdida de horas. Una importación de CSV genera todas las tarjetas de visita digitales QR Code de una sola vez, de modo que un departamento de 200 empleados obtiene códigos uniformes y acordes con la imagen de marca al instante, en lugar de un mosaico creado a mano.

Realiza un seguimiento de cada escaneo

Un aviso impreso por sí solo no dice nada sobre quién lo ha utilizado. Las estadísticas de escaneo convierten ese aviso en un canal sobre el que se puede informar, mostrando el número de escaneos y el momento en que se han realizado, para que la dirección pueda ver el alcance real de una campaña.

Diseño que tenga en cuenta la accesibilidad y el acceso lingüístico

La ubicación, el tamaño y el contraste determinan si un código QR Code resulta útil o es meramente decorativo. Coloca los códigos a una altura que permita escanearlos, asegúrate de que sean lo suficientemente grandes como para leerse a un brazo de distancia y redirígelos a páginas que ofrezcan versiones traducidas para los residentes con un dominio limitado del inglés.

Actualizar el contenido, no la señalización.

Las ventajas de elegir un código QR dinámico QR Code se aprecian a gran escala. Cuando se modifica un PDF con la política de la empresa o una página de horario de atención al público, basta con editar la dirección de destino una sola vez para que todos los códigos impresos se mantengan actualizados, sin necesidad de realizar un nuevo pedido de impresión ni de pasar por el ciclo de adquisición. Sigue las prácticas recomendadas generales deQR Code para garantizar la fiabilidad de tus códigos a lo largo del tiempo.

Crea hoy mismo tu primer código QR gubernamental QR Code

QR Codes, de carácter gubernamental, se reducen a un sencillo intercambio: un punto de contacto impreso, vinculado a algo que se puede actualizar, medir y respaldar. Esto es válido tanto si trabajas en una agencia federal, una oficina estatal o un departamento municipal, e incluso la cuestión de la seguridad tiene una respuesta clara: un código con la marca que redirige a un dominio oficial.

La forma más segura de confiar en todo esto es ver cómo funciona. Elige un punto de contacto con mucho tráfico, como una ventanilla de permisos, un cartel de comentarios o un aviso público, y ponlo en marcha como una pequeña campaña.

Crea una página dinámica en QR Code en TQRCG, realiza un seguimiento de los escaneos durante unas semanas y comprueba si se ajusta a tus necesidades.