Wie QR-Codes in Schulbriefen das Engagement der Eltern fördern

Die Beteiligung der Eltern an schulischen Aktivitäten ist seit Jahrzehnten rückläufig. So ist beispielsweise die Zahl der PTA-Mitglieder landesweit von einem Höchststand von 12 Millionen auf 6,6 Millionen gesunken, obwohl die Schülerzahlen gestiegen sind. Dies deutet auf eine wachsende Kluft zwischen der Beteiligung der Eltern und den Schulgemeinschaften hin.

Traditionelle Rundschreiben haben nicht viel geholfen. Eine Umfrage zeigt, dass mehr als 70 % der Eltern sie nicht einmal lesen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Eltern an Sitzungen teilnehmen oder Schulveranstaltungen unterstützen, ist geringer, wenn die Kommunikation fehlt. Dieser Mangel an Engagement kann sich auf die Leistungen der Schüler und das allgemeine Schulklima auswirken.

An dieser Stelle können QR-Codes auf Schulrundbriefen einen echten Unterschied machen. Mit einem einfachen QR-Code-Scan können Eltern sofort auf Veranstaltungsdetails, RSVP-Formulare, Kalender oder andere interaktive Ressourcen direkt auf ihren Handys zugreifen. Sie müssen sich nicht mehr durch Papierflyer wühlen oder lange URLs eintippen.

Inhaltsübersicht

1. Wie herkömmliche Schulnewsletter ohne QR-Codes das Engagement einschränken
2. Wie QR-Codes passive Schulrundbriefe in Elternaktionen verwandeln
3. Wie man QR-Codes in Schulnewsletter einbaut
4. Wie stellen Sie sicher, dass die QR-Codes Ihrer Schule jedes Mal einwandfrei funktionieren?
5. Verwandeln Sie die Elternkommunikation mit einem einfachen Scan
6. Häufig gestellte Fragen

Wie herkömmliche Schul-Newsletter ohne QR-Codes das Engagement einschränken

Für viele Schulen besteht die größte Herausforderung nicht darin, Informationen zu verbreiten, sondern die Eltern dazu zu bringen, darauf zu reagieren. Newsletter in Papierform mögen zwar Ankündigungen liefern, aber sie regen selten zu einem sinnvollen Engagement an. Stattdessen sind die Familien oft überfordert, fühlen sich nicht angesprochen oder wissen nicht, welche Möglichkeiten zur Teilnahme bestehen.

Hier sind vier Möglichkeiten, wie das Engagement der Eltern durch die Maschen fällt, wenn sich Schulen nur auf traditionelle Newsletter verlassen:

1. Volle Terminkalender machen aus guten Absichten verpasste Aktionen

Die meisten Eltern möchten Schulveranstaltungen unterstützen. Aber zwischen Arbeit, außerschulischen Aktivitäten und familiären Routinen vergisst man leicht, seine Antwort zu übermitteln oder ein Treffen zu verpassen.

Über 70 % der Eltern geben zu, dass sie keine Newsletter in Papierform lesen, und Einladungszettel gehen oft in Rucksäcken verloren oder liegen vergessen auf dem Küchentisch, bis es zu spät ist. Diese “Lücke zwischen Papier und Handlung” bedeutet, dass Familien, die teilnehmen möchten, dies oft nicht tun, was zu einer chronisch geringen Teilnahme führt.

2. Statische Rundbriefe können kein Feedback einholen oder Fragen beantworten

Papier-Newsletter sind eine Einbahnstraße. Sie können kein Echtzeit-Feedback einholen oder auf die Anliegen der Eltern eingehen. Wenn eine Veranstaltung mit dem Terminkalender einer Familie kollidiert oder besondere Vorkehrungen erfordert, haben Eltern keine einfache Möglichkeit, darauf zu reagieren.

Infolgedessen entgehen den Schulen wichtige Erkenntnisse über Terminkonflikte oder Zugänglichkeitsanforderungen, die mit digitalen Lösungen durch eingebettete Formulare und rechtzeitige Kommunikation sofort erfasst werden können.

3. Unzureichend besuchte Veranstaltungen führen zu Tausenden von Umsatzeinbußen

Geringes Engagement hat einen realen finanziellen Preis. Eine Umfrage ergab, dass die durchschnittliche Spendensumme im Jahr 2022-23 bei 8.500 Dollar liegen wird, wobei viele Schulen nur ein paar Tausend Dollar einnehmen.

Wenn Familien nicht teilnehmen, entgehen den Schulen Tausende von potenziellen Spendeneinnahmen. Mit diesem Geld hätten Programme, Verbrauchsmaterialien und bereichernde Aktivitäten finanziert werden können.

4. Manuelle Nachfassaktionen erschöpfen Lehrer und Mitarbeiter

Ohne digitale Hilfsmittel verbringen Lehrer und Mitarbeiter jeden Monat Stunden damit, Einladungen einzuholen, Anrufe zu tätigen und Tabellen zu aktualisieren. Diese sich wiederholende Arbeitsbelastung nimmt Zeit vom Unterrichten weg und trägt zu Burnout bei, was eine der Hauptursachen für Personalfluktuation ist.

Abgesehen von den verpassten Kontakten kosten herkömmliche Rundschreiben Zeit, Geld und Moral. Und die Kosten summieren sich schnell. Eine britische Schätzung zeigt, dass sich die jährlichen Kosten für den Druck und die Verteilung von Rundbriefen für eine Schule mit nur 180 Schülern auf etwa 21,60 £ pro Familie belaufen können.

Die Umstellung auf QR-Code-fähige digitale Newsletter macht nicht nur einen Großteil dieser Kosten überflüssig, sondern löst auch die oben genannten Probleme bei der Beteiligung.

Wie QR-Codes aus passiven Schulrundbriefen aktive Eltern machen

Allzu oft werden Schulrundbriefe überflogen (oder ganz übersprungen), weil sie die Eltern auffordern, später zusätzliche Schritte zu unternehmen. QR-Codes ändern diese Dynamik: Anstatt das Handeln aufzuschieben, können Eltern sofort reagieren, Details erkunden oder Feedback geben, solange ihr Interesse noch besteht.

Hier sind fünf clevere Möglichkeiten, wie QR-Codes gewöhnliche Newsletter in ein sofortiges Engagement der Eltern verwandeln:

1. Vorausgefüllte Formulare beschleunigen die Antwortzeiten von Tagen auf Sekunden

Herkömmliche Newsletter enthalten oft Antwortformulare in Papierform, die verloren gehen oder vergessen werden können oder Folgeanrufe und -E-Mails von Schulpersonal erfordern. Durch die Platzierung eines QR-Codes im Newsletter, der auf ein vorausgefülltes digitales Formular verweist, wie z. B. Google Forms oder Microsoft Forms, können Eltern innerhalb von Sekunden zusagen.

Der Newsletter dient als erste Aufforderung, während der QR-Code den sofortigen Weg zum Handeln bietet. Die Schulen erhalten sofort Antworten, wodurch sich die manuelle Nachverfolgung und Erinnerungsarbeit verringert, während die Eltern die Teilnahme mühelos bestätigen.

2. Änderungen in Echtzeit halten die Informationen immer auf dem neuesten Stand

Veranstaltungsdetails ändern sich oft in letzter Minute. Dabei kann es sich um eine geänderte Raumzuweisung, eine wetterbedingte Verspätungsankündigung oder eine Anpassung des Stundenplans handeln. Herkömmliche Schulrundschreiben können da nicht mithalten, und das erneute Versenden von Aktualisierungen ist zeitaufwändig.

Durch das Einbetten eines dynamischen QR-Codes in den Newsletter wird sichergestellt, dass die Eltern beim Scannen des Codes immer die neuesten Informationen sehen. Auf diese Weise wird der Newsletter zu einem Live-Portal, das Familien ohne Verwirrung oder zusätzlichen Aufwand mit aktuellen Inhalten verbindet.

Was ist ein dynamischer QR-Code?

Bei einem dynamischen QR-Code können Sie den Ziellink oder den Inhalt auch nach dem Druck ändern. Ein Code im Newsletter kann später aktualisiert werden, um auf neue Inhalte zu verweisen (Veranstaltungsanmeldungen, Genehmigungsformulare, monatliche Ankündigungen), ohne dass er neu gedruckt werden muss. So bleiben die Informationen aktuell und Sie sparen Zeit und Ressourcen.

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen statischen und dynamischen QR-Codes zu verstehen , bevor Sie sie verwenden.

3. Videos und Fotos erzeugen FOMO und steigern die Anmeldezahlen

Schulnewsletter können mehr als nur informieren – sie können Eltern begeistern und motivieren. Mit einem QR-Code, der auf Videos, Fotogalerien oder Event-Countdowns verweist, werden aus passiven Lesern engagierte Teilnehmer.

Die Eltern sehen eine Vorschau auf Talentshows, Buchmessen oder Aufführungen, was ein Gefühl von FOMO (Angst, etwas zu verpassen) hervorruft, das die Zahl der Anmeldungen für Veranstaltungen erhöhen kann. QR-Codes auf Newslettern motivieren mehr Familien, sich zu beteiligen, da sie das Gefühl vermitteln, dass man die Veranstaltungen nicht verpassen darf.

4. Private Umfragen führen zu qualitativ hochwertigeren Antworten

Bei Umfragen auf Papier oder per E-Mail sind die Rücklaufquoten oft gering. Durch die Einbettung eines QR-Codes in den Schul-Newsletter, der zu einer anonymen, sicheren Umfrage führt, können Eltern schnell und privat über ihr Handy Feedback geben.

Der Newsletter übermittelt die Einladung zur Umfrage direkt an die Familien, so dass sie leicht antworten können, solange sie die Anfrage noch im Gedächtnis haben. Bei Umfragen, die über QR-Codes durchgeführt werden, kann die Beteiligung um 30 % steigen, so dass die Schulen genauere Einblicke erhalten.

5. Maßgeschneiderte Ansprache erreicht jede Familie effektiv

Nicht alle Familien haben die gleichen Bedürfnisse oder Vorlieben. Durch die Verwendung von segmentierten QR-Codes in Schulrundbriefen, z. B. verschiedene Codes nach Klassenstufe, Sprache oder besonderen Bedürfnissen, können Schulen sicherstellen, dass jede Familie relevante Informationen erhält.

Zum Beispiel:

• Roter QR-Code: Klassenstufe K-2
• Blauer QR-Code: Klassenstufen 3-5
• Grüner QR-Code: Familien der Mittelstufe
• Spanischsprachige Haushalte: Link zum übersetzten Inhalt
• Familien von Schülern mit besonderen Bedürfnissen: Link zu Informationen über Barrierefreiheit

Der Newsletter wird zu einem zielgerichteten Kommunikationsinstrument, das jede Familie direkt mit den Ressourcen verbindet, die sie benötigt.

Durch die Einbettung von QR-Codes sind Schulrundbriefe keine statischen Papiere mehr, die ungelesen herumliegen. Stattdessen werden sie zu Aktionszentren, in denen Eltern sich anmelden, Echtzeit-Updates abrufen, eine Vorschau auf Veranstaltungen ansehen, Feedback geben und auf maßgeschneiderte Informationen zugreifen können – alles an einem Ort.

Wie man QR-Codes in Schulnewslettern einbaut

Bei der Erstellung von QR-Codes für Schulrundbriefe geht es nicht nur darum, einen Link zu generieren, sondern auch darum, ein Tool zu entwerfen, das zu Aktionen anregt, die Kommunikation verbessert und das Leben von Eltern und Mitarbeitern erleichtert. Ein strategischer Ansatz stellt sicher, dass Ihre QR-Codes zielgerichtet, ansprechend und messbar sind.

Nachfolgend finden Sie die Schritte, die Schulen bei der Erstellung eines QR-Codes befolgen können:

1. Ordnen Sie jeden QR-Code einer klaren Elternaktion zu

Der erste Schritt besteht darin, zu klären, was Sie mit jedem QR-Code erreichen wollen. Wollen Sie Anmeldungen für eine Veranstaltung sammeln, Freiwillige anwerben, Feedback einholen oder Multimedia-Ressourcen bereitstellen? Ihr Ziel bestimmt die Art des QR-Codes, den Sie erstellen müssen.

Ein dynamischer QR-Code ist beispielsweise ideal für Veranstaltungsaktualisierungen, da Sie den Inhalt nach der Verteilung ändern können, ohne etwas drucken oder erneut versenden zu müssen.

The QR Code Generator (TQRCG) ist hier sehr praktisch. Schulen können mit der Multi-URL-Option mehrere Inhalte auf einer einzigen mobilfreundlichen Seite zusammenfassen.

Ein QR-Code für eine Schulaufführung kann beispielsweise zum Spielortplan, zum Anmeldeformular, zu einem Vorschauvideo der Proben und zu einem Anmeldeformular für Freiwillige führen.

Die Eltern erhalten alles, was sie brauchen, mit einem einzigen Scan, was die Verwirrung verringert und die Beteiligung erhöht. Durch die Ausrichtung jedes QR-Codes auf ein klares Ziel stellen die Schulen sicher, dass die Eltern die beabsichtigte Aktion durchführen, anstatt den Newsletter ungelesen zu lassen.

2. Design für Multitasking und 60-Sekunden-Entscheidungen

Eltern haben viel zu tun und sind oft mit Multitasking beschäftigt, daher muss Ihr QR-Code schnell Ergebnisse liefern. Entwerfen Sie jeden Code für die 60-Sekunden-Regel: Ein Elternteil sollte in der Lage sein, den Code in weniger als einer Minute zu scannen, anzusehen und zu beantworten.

Außerdem müssen die Schulen ihr Branding in die QR-Codes integrieren. Verwenden Sie erkennbare farbige QR-Codes, Logos und Schriftarten, damit die Eltern sofort wissen, dass die Seite authentisch ist. Ein konsistentes Branding schafft Vertrauen, erhöht die Scan-Raten und verhindert Verwechslungen mit externen Links.

TQRCG ermöglicht eine einfache Anpassung und stellt sicher, dass jeder QR-Code wie eine Erweiterung der offiziellen Kommunikation der Schule wirkt.

3. Kombinieren Sie physische und digitale Formate nahtlos

Schulen geben ihre Newsletter oft in verschiedenen Formaten heraus, z. B. in Form von gedruckten Handouts, E-Mail-Botschaften und SMS-Updates. Eine intelligente QR-Code-Strategie verbindet diese Berührungspunkte miteinander.

Platzieren Sie einen QR-Code in gedruckten Newslettern für Eltern, die Papier bevorzugen, und teilen Sie denselben QR-Code in E-Mails oder SMS, damit viel beschäftigte Eltern ihn sofort scannen können.

Mit den dynamischen QR-Codes von TQRCG benötigen Sie nur einen Code für Print und Digital. Die Aktualisierungen erfolgen automatisch, so dass alle Eltern immer die neuesten Informationen sehen, unabhängig davon, wie sie darauf zugreifen.

4. Nutzen Sie Analysen, um das Engagement zu messen und zu verbessern

Administratoren sollten in der Lage sein, Änderungen vorzunehmen, wenn ein QR-Code für die Anmeldung von Freiwilligen viel weniger Scans erhält als erwartet. Sie können die Platzierung anpassen, die Botschaften optimieren oder Erinnerungen versenden.

The QR Code Generator bietet detaillierte Scan-Metriken, einschließlich der Anzahl der Scans, der Standorte und der Tageszeit, wodurch die Schulen messen können, was funktioniert und was nicht.

Durch die regelmäßige Überprüfung der Metriken können die Schulen das Design, den Inhalt und die Platzierung der QR-Codes optimieren, um die Beteiligung der Eltern und die Teilnahme an Veranstaltungen zu maximieren.

Wie können Sie sicherstellen, dass die QR-Codes Ihrer Schule jedes Mal einwandfrei funktionieren?

Selbst die beste QR-Code-Strategie schlägt fehl, wenn die Codes schwer zu finden sind, die Links verwirrend sind oder die Mitarbeiter nicht darauf vorbereitet sind, sie zu verwalten. Um erfolgreich zu sein, müssen die Codes sorgfältig platziert werden, der Inhalt muss klar sein, die Mitarbeiter müssen geschult werden und es muss ein gleichberechtigter Zugang gewährleistet sein.

Hier sind einige Best Practices, die Sie befolgen sollten, um das Beste aus den QR-Codes für Ihre Schulzeitung zu machen:

1. Platzieren und gestalten Sie QR-Codes so, dass sie möglichst oft gescannt werden

Selbst der nützlichste QR-Code wird nicht gescannt, wenn die Eltern ihn nicht bemerken. Bei Newslettern kommt es auf die Platzierung und das Design an. Platzieren Sie die Codes am oberen Rand der Seite oder neben wichtigen Veranstaltungsdetails, damit sie sofort sichtbar sind.

Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung wie “Scannen Sie hier, um sich anzumelden”, “Erfahren Sie mehr über die Veranstaltung” oder “Klicken Sie hier, um die Proben anzusehen” hinzu, damit die Eltern genau wissen, warum sie scannen sollten.

Achten Sie darauf, dass sich der QR-Code vom Hintergrund abhebt und mindestens 1 × 1 Zoll groß ist, damit er sich leicht mit einem Handy scannen lässt. Vermeiden Sie es, die Codes in unübersichtlichen Bereichen oder am äußersten Rand der Seite zu platzieren, wo sie übersehen werden könnten.

Bei digitalen Schulnewslettern sollten Sie überlegen, ob Sie den QR-Code auch anklickbar machen, damit die Eltern mehrere Möglichkeiten haben, sich zu beteiligen. Die Verwendung eindeutiger QR-Codes für verschiedene Abschnitte oder Veranstaltungen hilft auch dabei, zu verfolgen, welche Inhalte am häufigsten gescannt werden, damit die Schulen künftige Rundschreiben verbessern können.

2. Machen Sie QR-verknüpfte Inhalte mobilfreundlich und zielgerichtet

Die meisten Eltern scannen QR-Codes auf ihren Handys, während sie einen schnellen Blick auf einen Newsletter werfen. Das bedeutet, dass Ihre Landing Pages schnell laden müssen, idealerweise in weniger als drei Sekunden, und auf allen Geräten korrekt angezeigt werden müssen.

Vorausgefüllte Formulare und eine einfache Navigation verringern die Reibung und machen es den Eltern leicht, die Aufgabe sofort zu erledigen. Vermeiden Sie es, sie mit mehreren Optionen bei einem Scan zu überfordern; eine Hauptaktion pro QR-Code führt zu höchstem Engagement und verhindert Verwirrung.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und erstellen Sie Vorlagen für eine reibungslose Nutzung

Selbst ein gut gestalteter Newsletter-QR-Code ist nur dann effektiv, wenn das Personal weiß, wie er zu handhaben ist. Bieten Sie Lehrern und Verwaltungsmitarbeitern kurze Leitfäden oder Schulungen zum Erstellen, Einbetten und Testen von QR-Codes für Schulnewsletter an.

Wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Newsletter oder Veranstaltungen sparen Zeit, sorgen für Konsistenz und machen es einfach, den richtigen QR-Code für jede Ausgabe einzufügen.

Beauftragen Sie Mitarbeiter mit der Überwachung von Scans und der Nachverfolgung von Anfragen, die über die Formulare erfasst wurden, und regen Sie Feedback an, um den Prozess zu verfeinern, während Sie lernen, was am besten funktioniert.

4. Testen Sie alle QR-Codes vor der Veröffentlichung

Testen Sie vor dem Versand eines Newsletters immer alle QR-Codes auf mehreren Geräten, einschließlich iPhones, Android-Handys und Tablets.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, eine Schule verschickt einen QR-Code für eine RSVP für ein Frühlingskonzert. Wenn der Code auf einem iPhone funktioniert, aber das Anmeldeformular auf einem Android-Gerät nicht richtig geladen wird, könnten Familien, die Android-Telefone benutzen, die Chance verpassen, sich anzumelden.

Die Tests sollten auch unter realen Bedingungen durchgeführt werden: Scannen Sie den Code von einem gedruckten Newsletter bei normaler Innenbeleuchtung sowie von einer PDF-Datei, die den Eltern per E-Mail zugeschickt wurde.

Ein langsamer oder defekter Link kann Eltern frustrieren und dazu führen, dass sie den Newsletter ignorieren und die Mitarbeiter zu unnötigen Nachfragen gezwungen sind. Durch gründliche Tests sorgen die Schulen für einen reibungslosen und zuverlässigen Ablauf, der Vertrauen schafft und zur Teilnahme ermutigt.

5. Kurze Anweisungen für Erstnutzer einfügen

Einige Eltern sind möglicherweise nicht mit QR-Codes vertraut, so dass eine kleine Anleitung einen großen Unterschied machen kann.

Ein Beispiel: Der Newsletter einer Kindergartenklasse enthält einen QR-Code, mit dem man sich für Elternabende anmelden kann. Neben dem Code steht ein Hinweis: “Öffnen Sie die Kamera Ihres Handys und richten Sie sie auf den Code. Füllen Sie das Formular aus und wählen Sie in Sekundenschnelle Ihren Termin.

Diese einfache Anleitung beruhigt Eltern, die vielleicht zögern, vor allem diejenigen, die mit der Technik nicht so vertraut sind. In digitalen Newslettern können Schulen neben dem QR-Code einen anklickbaren Link einfügen, der direkt zu demselben Formular führt, um Eltern entgegenzukommen, denen das Scannen schwerfällt.

Verändern Sie die Elternkommunikation mit einem einfachen Scan

QR-Codes verändern die Art und Weise, wie Schulen mit Familien in Kontakt treten, und verwandeln statische Newsletter in interaktive, messbare und ansprechende Kommunikationsmittel.

Und Sie können diese Codes mit The QR Code Generator erstellen. Mit TQRCG können Administratoren dynamische, vielseitig einsetzbare Seiten erstellen, die RSVPs für Veranstaltungen, Anmeldungen von Freiwilligen, Umfragen und Multimedia-Vorschauen in einem einzigen, ununterbrochenen Erlebnis kombinieren.

TQRCG bietet außerdem kostenlosen Zugang zu zwei dynamischen QR-Codes für immer. So können Schulen kostenlos mit Live-Updates, interaktiven Formularen und gezielter Kommunikation experimentieren. Die detaillierten Analysen des Dashboards zeigen genau, welche Eltern sich wann und wie engagieren, und geben den Schulen die Möglichkeit, zukünftige Newsletter und Veranstaltungen zu verbessern.

Die Zukunft der Kommunikation zwischen Schule und Eltern ist digital, umsetzbar und datengesteuert, und sie beginnt mit einem einfachen Scan.

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Häufig gestellte Fragen