Come utilizzare i codici QR nelle camere d'albergo per migliorare i servizi agli ospiti

Gli ospiti del tuo hotel amano la comodità. Tuttavia, molti hotel non riescono a offrirla, nonostante i loro migliori sforzi per fornire un servizio eccellente.

Considerate questo: qualcuno ha bisogno di un asciugamano in più, quindi prende il telefono e chiama la reception. Oppure sta cercando di connettersi al Wi-Fi ma non riesce a trovare la password. Di per sé non sono problemi enormi. Ma si sommano e compromettono l’esperienza degli ospiti in modi che contano. 

Gli hotel moderni hanno trovato un modo completamente semplice per gestire tali richieste degli ospiti. Infatti, lo utilizzano anche per fornire servizi in camera e vendere servizi aggiuntivi, come i trattamenti spa. 

E tutto questo è reso possibile da qualcosa di semplice ma potente: i codici QR. Basta scansionare, toccare e ottenere ciò che serve. Gli ospiti si sentono in controllo e il personale può concentrarsi sugli aspetti che richiedono davvero un tocco umano. 

In questa guida vi illustriamo i molti modi in cui potete utilizzare i codici QR nel vostro hotel e i modi migliori per configurarli. 

Indice

1. Cosa stai perdendo senza utilizzare i codici QR nei tuoi hotel?
2. Come i codici QR degli hotel rendono i soggiorni più comodi
3. Come creare e implementare una strategia di codici QR per le camere d’albergo 
4. Best practice per codici QR efficaci negli hotel
5. Migliorate l’esperienza dei vostri ospiti con i codici QR
6. Domande frequenti

Cosa stai perdendo senza utilizzare i codici QR nei tuoi hotel?

La maggior parte degli hotel utilizza ancora il metodo “telefono e carta” di dieci anni fa. Gli ospiti chiamano la reception per qualsiasi cosa. I menu stampati sono disponibili nelle camere e gli elenchi dei servizi vengono infilati sotto le porte. E certo, tutto funziona. Ma è ben lontano dall’essere ideale. Il costo di mantenere questo approccio non è sempre evidente finché non si iniziano a vedere personale stressato, ospiti infastiditi e un graduale calo delle entrate.

Ecco esattamente come siete svantaggiati senza la comodità e l’automazione dei codici QR:

La reception è sovraccarica nelle ore di punta

È un problema quando ogni singola richiesta degli ospiti deve passare attraverso il telefono della reception. Richieste di asciugamani, password Wi-Fi, domande sui servizi, prenotazioni della spa, tutto passa attraverso la stessa reception sovraccarica. Durante le ore di punta, questo può trasformarsi rapidamente in un disastro, con gli ospiti che devono richiamare o il personale che dimentica le richieste. Questo è anche dannoso per le vostre operazioni e la vostra reputazione. 

coreSenza dimenticare che il personale deve anche occuparsi del check-in e del check-out degli ospiti in partenza, il che può rendere il processo altamente inefficiente. Le ricerche dimostrano che la soddisfazione degli ospiti statunitensi diminuisce drasticamente quando i tempi di attesa per il check-in superano i cinque minuti, con un calo di circa 50 punti su una scala di 100 punti. 

I vostri materiali stampati possono diventare rapidamente obsoleti

I menu stampati, gli elenchi e le guide del servizio in camera diventano obsoleti nel momento in cui qualcosa cambia. Questo vi costringe a cadere in due costose trappole:

• Il ciclo di ristampa costante: gli hotel devono continuamente stampare e distribuire nuovi documenti a centinaia di camere per modifiche minori. Si tratta di un enorme spreco di denaro (in termini di stampa, carta e manodopera) e di tempo del personale, che riduce notevolmente l’efficienza.
• Confusione e insoddisfazione degli ospiti: lasciare visibili informazioni obsolete e errate suggerisce una mancanza di attenzione ai dettagli. Per gli ospiti, trovare numeri errati, articoli non disponibili o prezzi obsoleti causa frustrazione, disservizi e, in ultima analisi, compromette la loro esperienza e il loro grado di soddisfazione.

Non si dispone di dati sulle preferenze degli ospiti o sull’utilizzo dei servizi

Le richieste degli ospiti effettuate per telefono e di persona non lasciano traccia. Sapete che gli ospiti fanno delle richieste, ma non avete visibilità sui modelli che stanno dietro a queste richieste. Chiedono costantemente pantofole o kit dentali? Oppure si lamentano del rumore proveniente dalla strada? Se non lo sapete con certezza, non potete risolvere questi problemi.

I codici QR cambiano completamente questa situazione. 

Con una configurazione di codici QR tracciabili, ad esempio, a ogni codice può essere assegnata una propria identità, come “Camera 1203”, “Lobby” o “Palestra”, e collegata a un uso specifico, come il servizio in camera, le pulizie o l’assistenza Wi-Fi. È anche possibile analizzare quali codici vengono scansionati, quante volte e quando. Queste informazioni possono aiutare a prendere decisioni pratiche per migliorare l’esperienza di soggiorno.

Supponiamo che il codice QR del servizio di pulizia nelle camere dei piani superiori riceva una raffica di richieste di “asciugamani extra” tra le 6 e le 9 del mattino: è possibile immagazzinare le forniture più vicino a quella zona e programmare qualcuno per quella fascia oraria. In alternativa, se il link “segnala rumore” viene scansionato frequentemente nelle camere che si affacciano sulla strada, è possibile affrontare il problema in modo proattivo offrendo tappi per le orecchie al momento del check-in per quelle camere o segnalandole per un follow-up.

Perdi opportunità di upselling e offerte personalizzate

La maggior parte degli hotel ha a disposizione tantissime entrate accessorie. Servizi spa, upgrade delle camere, late checkout, esperienze culinarie, tour locali, pacchetti, offerte stagionali e chi più ne ha più ne metta. Il trucco sta nel presentare queste offerte agli ospiti al momento giusto, con un livello di attrito sufficientemente basso da indurli a prenderle in considerazione.

Ma i volantini stampati? Gli ospiti li gettano via o li ignorano completamente. La reception li menziona durante il check-in? È il momento in cui le persone sono stanche, distratte e vogliono solo raggiungere la loro camera.

L’upselling digitale attraverso i touchpoint in camera risolve entrambi i problemi. Gli ospiti possono scoprire le offerte quando sono davvero rilassati e ricettivi. E possono prenotare direttamente con una rapida scansione, senza dover tornare alla reception.

I costi operativi stanno svuotando le vostre tasche

Infine, se stampate ancora menu, elenchi e materiale promozionale di tanto in tanto, dovete affrontare costi operativi più elevati. Qualcuno deve distribuirli. Qualcuno deve raccogliere le versioni obsolete e poi smaltirle. Per le strutture di grandi dimensioni, i costi aumentano rapidamente.

Ma il costo reale non è nemmeno questo. È il tempo del vostro personale. 

Passa ore a rispondere alle stesse domande di base: “A che ora è la colazione?”, “Qual è la password del Wi-Fi?”, “Dov’è la palestra?”. Nel frattempo, il lavoro di alto valore che differenzia la tua struttura, come il servizio personalizzato, la risoluzione dei problemi e la creazione di momenti che gli ospiti ricordano, viene messo da parte.

Come i codici QR degli hotel rendono i soggiorni più convenienti

Cosa possono fare i codici QR per il tuo hotel? Analizziamo le applicazioni reali e pratiche che funzionano attualmente.

Consentono il check-in senza contatto e fungono da chiave digitale

Con i codici QR, i tuoi ospiti possono effettuare il check-in nella tua struttura senza bisogno di una persona che li guidi. Gli ospiti possono scansionare un codice QR dalla loro e-mail di prenotazione o nella hall, completare il check-in mobile, caricare i loro dati identificativi e di pagamento e ricevere una chiave digitale della camera direttamente sul loro telefono.

Inoltre, durante i picchi di check-in, gli ospiti che lo desiderano possono saltare completamente la fila. I codici QR possono anche rivelarsi una svolta per gli arrivi a tarda notte o le partenze al mattino presto.

Offri una directory digitale degli ospiti e un centro informazioni sempre disponibili

Il bello dei codici QR è che hai il controllo completo su dove portano dopo la scansione. Ciò significa che puoi creare centri di informazioni personalizzati che forniscono agli ospiti l’accesso immediato a tutto ciò che devono sapere sul tuo hotel.Molti hotel ora utilizzano codici QR per il servizio di concierge digitale per centralizzare le informazioni e i servizi per gli ospiti in un unico centro ottimizzato per i dispositivi mobili.

Gli ospiti possono scansionare i codici QR per accedere a informazioni chiave, tra cui l’elenco completo dei servizi, la password Wi-Fi, gli orari della spa e della piscina, i ristoranti locali consigliati, le politiche dell’hotel e i contatti di emergenza. Il vantaggio è che puoi aggiornarlo in tempo reale. 

Ad esempio, se la piscina chiude in anticipo per manutenzione, è possibile aggiornare le informazioni una sola volta e tutti gli ospiti vedranno immediatamente la modifica. È anche possibile includere guide della zona, orari dei mezzi di trasporto e consigli sui ristoranti che cambiano stagionalmente, assicurando agli ospiti di avere sempre a portata di mano le informazioni più aggiornate.

Porta il servizio in camera digitale in ogni camera

Gli ospiti possono scansionare un codice per sfogliare i menu aggiornati, ordinare il servizio in camera, richiedere asciugamani o articoli da toeletta extra, prenotare il servizio di lavanderia o segnalare un problema di manutenzione, il tutto senza alzare il telefono.

Questo è anche un ottimo utilizzo per un codice QR multi-URL. Un codice QR multi-URL consente alle persone di accedere a una pagina con più URL dopo aver scansionato un solo codice QR. Ad esempio, invece di inserire un codice QR diverso per ogni servizio, puoi inserire un unico codice nella camera che apre un semplice menu di link, come Servizio in camera, Pulizie, Spa, Prenotazioni palestra, Prenotazioni ristorante e Tour locali. 

Gli ospiti toccano ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi e voi potete aggiungere, rimuovere o riordinare quei link in qualsiasi momento, man mano che i servizi cambiano.

Nel backend, queste richieste vengono inserite direttamente nei sistemi di gestione. Gli ordini e le richieste vengono elaborati con precisione, contrassegnati con data e ora e inoltrati automaticamente al reparto corretto. 

Rendi più facile raccogliere i feedback e le recensioni degli ospiti

Con i codici QR al momento del check-out, gli ospiti possono lasciare un feedback immediato quando vivono un’esperienza che vale la pena commentare. L’aria condizionata non funziona? Possono segnalarlo subito. Hanno apprezzato il servizio di couverture? Possono dirlo mentre è ancora fresco.

Ad esempio, il Sun Hall Hotel utilizza i codici QR per raccogliere feedback, poiché è uno dei modi più rapidi per conoscere l’opinione degli ospiti sui propri servizi.

Con i codici QR puoi anche tracciare i modelli attraverso i codici, identificare i problemi ricorrenti e misurare la soddisfazione in base ai diversi tipi di camere, piani o periodi di tempo. 

Aiuta a promuovere upgrade delle camere e offerte tempestive

I codici QR in camera funzionano bene per gli upgrade delle camere perché catturano l’attenzione degli ospiti al momento giusto. 

Gli ospiti si sono già sistemati, stanno navigando e sono più aperti a una semplice opzione che migliori il loro soggiorno. Un piccolo suggerimento, come “Passa a una suite” o “Aggiungi il late checkout”, può indirizzarli direttamente a un flusso di prenotazione rapido, con l’addebito aggiunto automaticamente alla camera.

È possibile utilizzare lo stesso approccio con i codici QR anche per le offerte stagionali. È possibile cambiare l’offerta in base al mese o all’evento, come un pacchetto cena festiva, un’offerta spa monsonica, un brunch nel fine settimana o un pass per la piscina estiva, senza modificare il codice stampato. 

Ora che conosciamo tutti i vantaggi dei codici QR, impariamo a implementarli per massimizzarne l’efficacia.

Come creare e implementare una strategia di codici QR per le camere d’albergo 

Quando un ospite entra in una camera dopo un lungo viaggio, di solito desidera il Wi-Fi, del cibo e capire come funzionano le cose. Una buona configurazione del codice QR trasforma tutto questo in un paio di semplici scansioni.

Conoscete già il concetto. Trasformiamolo in una strategia praticabile per il vostro hotel, utilizzando The QR Code Generator come base. 

Fase 1: iniziate con gli obiettivi e il percorso dell’ospite

Prima di aprire qualsiasi strumento QR Code, siediti con il tuo team e discuti ciò che stai cercando di cambiare. Questo può essere: 

• Troppe chiamate alla reception per informazioni di routine
• Menu e directory cartacei costosi da ristampare
• Posti liberi nella spa e nel ristorante che rimangono inutilizzati
• Ospiti che se ne vanno soddisfatti ma non lasciano mai una recensione

Scrivete questi obiettivi e teneteli ben in vista. Quindi tracciate il percorso degli ospiti dall’arrivo al check-out. Identificate dove un codice QR potrebbe semplificare le cose (check-in, richieste di servizio in camera, opzioni per la ristorazione, consigli locali) invece di aggiungere un codice solo per il gusto di averlo.

Fase 2: scegliete tra codici statici e dinamici 

The QR Code Generator ti consente di creare codici QR sia statici che dinamici, in modo da poterli combinare in base alle tue esigenze operative invece di costringerti a inserirli tutti in un’unica categoria. 

I codici statici sono fissi. Una volta creati, rimandano sempre alla stessa cosa. Sono adatti per informazioni che cambiano raramente, come contatti di emergenza, politiche fisse o dettagli Wi-Fi che rimangono invariati. TQRCG consente di creare codici statici gratuiti illimitati, il che rende facile distribuirli in ogni camera.

flexI codici dinamici sono modificabili. È possibile cambiare la destinazione in un secondo momento e monitorare la frequenza con cui vengono scansionati. Qui è possibile aggiungere qualsiasi contenuto che possa cambiare nel tempo, come menu, offerte spa, pacchetti stagionali, guide locali e informazioni sugli eventi.

I flussi di entrate e l’esperienza degli ospiti appartengono ai codici dinamici, mentre le informazioni di base si trovano nei codici statici.

Fase 3: decidere cosa succede dopo ogni scansione

Un codice QR è solo una porta d’accesso. La stanza dietro di esso è più importante.

Per un hotel, le destinazioni più utili tendono ad essere:

• Una pagina per il servizio in camera o per ordinare cibo e bevande
• Un flusso di prenotazione di spa o ristorante
• Un modulo di segnalazione di manutenzione con il numero della camera e il problema
• Una pagina di checkout e feedback

Qualunque cosa scegliate, progettatela per schermi di piccole dimensioni. Utilizzate titoli chiari, moduli concisi e pulsanti grandi e facili da toccare.

Il vero vantaggio si ottiene quando quella pagina si collega al resto del percorso dell’ospite. Collega le richieste al numero della camera, indirizzale al team giusto e registra le azioni chiave nel tuo sistema di gestione della struttura (PMS) o nello strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Quindi puoi utilizzare lo stesso flusso per il coinvolgimento post-soggiorno.

Ora, ci sono diversi modi per costruire questo livello. Alcuni hotel collaborano con la loro agenzia web per creare pagine mobili leggere che si integrano perfettamente nel loro sito esistente. Altri possono utilizzare fornitori terzi per impostare queste pagine.

Fase 4: Creare un codice QR per hotel con The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG supporta il tipo di codice QR multi-URL, che fornisce efficacemente una mini pagina di destinazione con più opzioni dietro una singola scansione.

In pratica, la configurazione potrebbe essere simile a questa

1. Ti registri sul sito e scegli un codice QR dinamico
2. Selezionate l’opzione Multi-URL e iniziate ad aggiungere link

3. Crea un piccolo menu che funga da concierge, ad esempio
   • Elenco ospiti
   • Ordina cibo e bevande
   • Richiedi asciugamani o servizi
   • Prenotare trattamenti o servizi spa
     Consigli e raccomandazioni locali
   • Lascia un feedback o richiedi una chiamata

4. All’interno della dashboard di The QR Code Generator (TQRCG), è possibile personalizzare il codice stesso. È possibile aggiungere il proprio logo, regolare i colori e utilizzare una cornice pulita in modo che gli ospiti lo riconoscano come interattivo, mentre il sistema garantisce che rimanga scansionabile.

5. Scarichi un PNG o SVG ad alta risoluzione per la stampa e mantieni il link dinamico modificabile in background. 

Passaggio 5: collega i flussi dei codici QR al modo in cui il tuo team lavora già

I codici QR sono efficaci solo se la risposta dall’altra parte è adeguata. Se si opera con uno stack tecnologico completo (PMS, POS, strumenti di gestione dei servizi), è possibile collegare i codici direttamente ai moduli online esistenti e ai flussi che già inviano i dati a tali sistemi. 

Se la tua configurazione è semplice, puoi mantenere le cose semplici e ottenere comunque vantaggi significativi. Molti hotel iniziano con moduli web che inviano e-mail a reparti specifici o compilano righe in un foglio di calcolo condiviso. Un ospite tocca “cuscini extra”, compila un modulo a due campi e il servizio di pulizia riceve un’e-mail con il numero della camera e il tipo di richiesta. È semplicissimo.

Passaggio 6: utilizzare l’analisi dei dati per capire cosa utilizzano effettivamente gli ospiti

Una volta che i codici dinamici sono attivi, The QR Code Generator inizia a mostrarti la frequenza con cui vengono scansionati e, nei piani a pagamento, analisi più dettagliate come i modelli di dispositivo e di tempo.

Potresti notare che il link alla guida locale non viene quasi mai scansionato, mentre il servizio in camera viene utilizzato costantemente in determinate ore, o che le camere di livello suite mostrano tassi di scansione delle prenotazioni spa più elevati rispetto alle camere standard. Questi modelli ti aiutano ad adeguarti. Puoi spostare la scheda con il codice QR sulla scrivania invece che sul mobile TV o offrire sconti spa sulle camere di livello inferiore. Nel giro di poche settimane, la tua esperienza digitale diventa più precisa semplicemente osservando e rispondendo al comportamento reale.

E poiché The QR Code Generator mantiene attivi i tuoi codici dinamici anche sul livello gratuito, puoi imparare nel lungo periodo invece di prendere decisioni affrettate per battere la scadenza di prova. 

Passaggio 6: Testare l’esperienza 

Prima di implementare qualsiasi cosa in tutte le camere, prenditi una serata e prova come se fossi un viaggiatore.

Stampa un campione delle tue carte con codice QR in dimensioni reali. Quindi scansiona ogni codice:

• alla luce fioca di una lampada, alla luce intensa di una lampada a soffitto e alla luce leggermente scomoda del primo mattino
• Con il Wi-Fi dell’hotel e con il Wi-Fi disattivato, utilizzando i dati mobili

Segui l’intero flusso. Ordina uno snack fittizio, richiedi asciugamani extra, prenota un trattamento spa di prova e compila un modulo di feedback. Se ti senti confuso, devi toccare troppe volte lo schermo o incontri una pagina che si carica lentamente, consideralo un segnale di avvertimento.

Il vantaggio di utilizzare il codice dinamico di The QR Code Generator è che puoi conservare il codice stampato, tornare alla dashboard, modificare le pagine di destinazione o il loro ordine e riprovare. 

Le carte fisiche rimangono sul comodino mentre l’esperienza digitale migliora dietro le quinte.

Best practice per codici QR efficaci negli hotel

Affinché i codici QR funzionino come previsto negli hotel, è necessario progettarli tenendo conto del comportamento degli ospiti. Ecco alcune best practice:

• Assegnare a ogni codice un unico scopo, come “Ordinare cibo”, “Richiedere servizi” o “Leggere informazioni sull’hotel”. Non assegnare troppe funzioni a un singolo codice.
• Utilizza codici QR dinamici per tutto ciò che può cambiare, come menu, offerte spa o guide stagionali, in modo da poter aggiornare i link senza ristampare i materiali delle camere. 
• Posizionate il codice dove un ospite stanco guarda naturalmente per primo, come il comodino, la scrivania o appena dentro la camera vicino agli interruttori della luce.
• Aggiungete un’etichetta breve e intuitiva in modo che gli ospiti sappiano cosa succede quando effettuano la scansione, ad esempio “Scansiona per cibo, asciugamani e informazioni sull’hotel”.
• Se una funzione viene utilizzata raramente, prova a spostare la scheda, a modificare il testo dell’etichetta o a riorganizzare i link in un codice QR multi-URL.

Le principali insidie sono ingombrare la camera con troppi codici, indirizzare gli ospiti a pagine non ottimizzate o non rispondere rapidamente alle richieste basate sui codici QR. E non attaccare un codice QR dove ti pare. Mettere un codice QR per il menu del ristorante accanto al WC non è la collocazione migliore. Un piccolo set di codici ben pianificato offre quasi sempre risultati migliori rispetto a una dozzina di adesivi non coordinati.

Migliorate l’esperienza dei vostri ospiti con i codici QR

Una strategiabasata sui codici QR per gli hotel funziona al meglio quando risulta naturale: uno o due codici nei posti giusti, promesse chiare su ciò che fanno e percorsi semplici per accedere a cibo, assistenza e informazioni. 

The QR Code Generator (TQRCG) riunisce tutti questi elementi in un’unica dashboard facile da usare con codici statici illimitati, due codici QR dinamici gratuiti che non scadono mai, oltre alla personalizzazione e al monitoraggio delle scansioni. Questo lo rende ideale sia per i boutique hotel che vogliono testare il terreno, sia per le strutture più grandi pronte a crescere.

Se sei pronto a modernizzare il servizio in camera, inizia oggi stesso la configurazione con The QR Code Generator.

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