Come utilizzare i codici QR nelle camere d'albergo per migliorare i servizi agli ospiti

I clienti dell’hotel amano la comodità. Tuttavia, molti hotel non riescono a garantirla, nonostante i loro sforzi per offrire un servizio eccellente.

Pensate a questo: qualcuno ha bisogno di un asciugamano in più, quindi prende il telefono e chiama la reception. Oppure cerca di connettersi alla rete Wi-Fi ma non riesce a trovare la password. Di per sé non si tratta di problemi enormi. Ma si sommano e intaccano l’esperienza dell’ospite in modi che contano.

Gli hotel moderni hanno trovato un modo del tutto semplice per gestire queste richieste degli ospiti. Anzi, lo usano anche per fornire servizi in camera e per vendere servizi aggiuntivi, come quelli della spa.

Il tutto utilizzando un sistema semplice ma potente: I codici QR. Si scansiona, si tocca e si ottiene ciò che si desidera. Gli ospiti si sentono in controllo e il personale può concentrarsi sugli aspetti che richiedono un tocco umano.

In questa guida vi illustriamo i molti modi in cui potete utilizzare i codici QR nel vostro hotel e i modi migliori per configurarli.

Indice dei contenuti

1. Cosa perdete se non utilizzate i QR Code nei vostri hotel?
2. Come i codici QR degli hotel rendono il soggiorno più conveniente
3. Come creare e implementare una strategia di codici QR per le camere d’albergo
4. Le migliori pratiche per un QR Code efficace in hotel
5. Migliorare l’esperienza degli ospiti con i codici QR
6. Domande frequenti

Cosa perdete se non utilizzate i QR Code nei vostri hotel?

La maggior parte degli hotel utilizza ancora il metodo del telefono e della carta di un decennio fa. Gli ospiti chiamano la reception per qualsiasi cosa. I menu stampati si trovano nelle camere e gli elenchi dei servizi vengono infilati sotto le porte. Certo, tutto questo funziona. Ma è tutt’altro che ideale. Il costo di mantenere questo approccio non è sempre percepito in anticipo, fino a quando non si iniziano a vedere personale stressato, ospiti infastiditi e un calo graduale delle entrate.

Ecco come vi trovate in svantaggio senza la comodità e l’automazione dei codici QR:

Il vostro front desk è sovraccarico nelle ore di punta

È un problema quando ogni singola richiesta degli ospiti deve passare attraverso il telefono della reception. Richieste di asciugamani, password Wi-Fi, domande sulle amenity, prenotazioni alla spa, tutto passa attraverso la stessa reception sovraccarica. Nei periodi di punta, questo può trasformarsi rapidamente in un disastro, con gli ospiti che devono ricomporre il numero o il personale che dimentica le richieste. Questo è negativo anche per le operazioni e la reputazione della struttura.

Senza dimenticare che il personale si occupa anche del check-in e del check-out degli ospiti in partenza, il che può rendere il processo altamente inefficiente. Le ricerche dimostrano che la soddisfazione degli ospiti statunitensi diminuisce drasticamente quando i tempi di attesa per il check-in superano i cinque minuti, con un calo del punteggio di soddisfazione di circa 50 punti su una scala di 100 punti.

I materiali stampati possono diventare rapidamente obsoleti

I menu stampati, gli elenchi e le guide al servizio in camera diventano obsoleti nel momento in cui cambia qualcosa. Questo vi costringe a due costose trappole:

• Il ciclo di ristampa costante: Gli hotel devono stampare e distribuire continuamente nuovi documenti a centinaia di camere per piccoli cambiamenti. Si tratta di un enorme spreco di denaro (in termini di stampa, carta e manodopera) e di tempo per il personale, che riduce notevolmente l’efficienza.
• Confusione e insoddisfazione degli ospiti: Permettere che informazioni non aggiornate e non corrette rimangano visibili suggerisce una mancanza di attenzione ai dettagli. Per gli ospiti, incontrare numeri errati, articoli non disponibili o prezzi non aggiornati causa frustrazione, disservizi e, in ultima analisi, compromette la loro esperienza e il loro grado di soddisfazione.

Non disponete di dati sulle preferenze degli ospiti o sull’utilizzo del servizio

Le richieste telefoniche o di persona degli ospiti non lasciano traccia. Sapete che gli ospiti fanno delle richieste, ma non avete visibilità sugli schemi che le accompagnano. Richiedono costantemente pantofole o kit dentistici? Oppure si lamentano del rumore della strada? Se non lo sapete con certezza, non potete risolvere questi problemi.

I codici QR cambiano completamente la situazione.

Con una configurazione di codici QR tracciabili, ad esempio, è possibile attribuire a ciascun codice una propria identità, come “Camera 1203”, “Lobby” o “Palestra”, e legarlo a un uso specifico, come il servizio in camera, le pulizie o l’assistenza Wi-Fi. È inoltre possibile analizzare quali codici vengono scansionati, quante volte e quando. Queste informazioni possono aiutarvi a prendere decisioni pratiche per migliorare l’esperienza di soggiorno.

Se il codice QR delle pulizie nelle camere al piano superiore riceve un’ondata di richieste di “asciugamani extra” tra le 6 e le 9 del mattino, potete rifornirvi più vicino a quell’area e programmare un addetto per quella fascia oraria. In alternativa, se il link “segnala rumore” viene scansionato di frequente nelle camere che si affacciano sulla strada, potete affrontare il problema in modo proattivo offrendo tappi per le orecchie al momento del check-in per quelle camere o segnalandole per un controllo.

Si perdono opportunità di upselling e offerte personalizzate

La maggior parte degli hotel dispone di tonnellate di entrate accessorie. Servizi termali, upgrade delle camere, check-out ritardato, esperienze culinarie, tour locali, pacchetti, offerte stagionali, ecc. Il trucco sta nel far arrivare queste offerte agli ospiti al momento giusto, con un attrito abbastanza basso da indurli a prenderle in considerazione.

Ma i volantini stampati? Gli ospiti li gettano o li ignorano completamente. Menzioni al front-desk durante il check-in? In quel momento le persone sono stanche, distratte e vogliono solo raggiungere la loro camera.

L’upselling digitale attraverso i touchpoint in camera risolve entrambi i problemi. Gli ospiti possono scoprire le offerte quando sono rilassati e ricettivi. E possono prenotare direttamente con una rapida scansione, senza dover tornare alla lobby.

I costi operativi vi stanno svuotando le tasche

Infine, se state ancora stampando menu, elenchi e materiale promozionale di tanto in tanto, avete a che fare con costi operativi più elevati. Qualcuno li distribuisce. Qualcuno raccoglie le versioni obsolete e poi c’è lo smaltimento. Per le grandi proprietà i costi si accumulano rapidamente.

Ma il vero costo non è nemmeno quello. È il tempo del vostro personale.

Passano ore a rispondere sempre alle stesse domande di base: “A che ora è la colazione?” “Qual è la password del Wi-Fi?” “Dov’è la palestra?” Nel frattempo, il lavoro di alto valore che differenzia la vostra struttura, come il servizio personalizzato, la risoluzione dei problemi e la creazione di momenti che gli ospiti ricordano, viene messo da parte.

Come i codici QR degli hotel rendono il soggiorno più conveniente

Cosa possono fare i codici QR per il vostro hotel? Vediamo le applicazioni pratiche e reali che funzionano attualmente.

Consentono il check-in senza contatto e fungono da chiave digitale

Con i codici QR, gli ospiti possono effettuare il check-in nella vostra struttura senza bisogno di una persona che li accompagni. Gli ospiti possono scansionare un codice QR dall’e-mail di prenotazione o nella hall, completare il check-in mobile, caricare i propri dati identificativi e di pagamento e ricevere una chiave digitale della camera direttamente sul proprio telefono.

Inoltre, nei momenti di punta del check-in, gli ospiti che lo desiderano possono evitare completamente la fila. I codici QR possono anche rivelarsi un’ottima soluzione per gli arrivi a tarda notte o le partenze al mattino presto.

Offrire un elenco digitale degli ospiti sempre disponibile e un hub di informazioni

Il bello dei codici QR è che avete il controllo completo su dove finiscono dopo la scansione. Ciò significa che potete creare degli hub informativi su misura che forniscono agli ospiti un accesso immediato a tutto ciò che devono sapere sul vostro hotel.

Gli ospiti possono scansionare i QR Code per accedere a informazioni chiave, tra cui l’elenco completo dei servizi, la password del Wi-Fi, gli orari di spa e piscina, i consigli sui ristoranti locali, le politiche dell’hotel e i contatti di emergenza. Il vantaggio è che potete aggiornarle in tempo reale.

Ad esempio, se la piscina chiude prima per manutenzione, potete aggiornarlo una volta sola e ogni ospite vedrà immediatamente la modifica. Potete anche includere guide locali, orari dei trasporti e consigli per la ristorazione che cambiano stagionalmente, per garantire che gli ospiti abbiano sempre le informazioni più aggiornate a portata di mano.

Portate il servizio in camera digitale in ogni stanza degli ospiti

Gli ospiti possono scansionare un codice per sfogliare i menu aggiornati, ordinare il servizio in camera, richiedere asciugamani o articoli da bagno extra, prenotare il servizio di lavanderia o segnalare un problema di manutenzione, il tutto senza dover alzare il telefono.

Questo è anche il caso di un codice QR multi-URL. Un codice QR multi-URL consente alle persone di accedere a una pagina con più URL dopo aver scansionato un solo codice QR. Ad esempio, invece di inserire un codice QR diverso per ogni servizio, è possibile inserire un codice in camera che apre un semplice menu di link, come ad esempio Servizio in camera, Pulizie, Spa, Palestra, Prenotazione ristoranti e Tour locali.

Gli ospiti toccano ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi e voi potete aggiungere, rimuovere o riordinare i link in qualsiasi momento, man mano che i servizi cambiano.

Nel backend, queste richieste confluiscono direttamente nei vostri sistemi di gestione. Gli ordini e le richieste vengono elaborati in modo accurato, con una data e un orario precisi e inoltrati automaticamente al reparto corretto.

Facilitare la raccolta di feedback e recensioni degli ospiti

Con i codici QR posizionati nelle camere o alla cassa, gli ospiti possono lasciare un feedback sul momento, quando stanno vivendo un’esperienza che vale la pena commentare. L’aria condizionata non funziona? Possono segnalarlo in quel momento. Hanno apprezzato il servizio di couverture? Possono dirlo mentre è ancora fresco.

Il Sun Hall Hotel, ad esempio, utilizza i QR Code per raccogliere feedback, in quanto è uno dei modi più rapidi per conoscere l’opinione degli ospiti sui vostri servizi.

Con i codici QR è anche possibile tracciare modelli attraverso i codici, identificare problemi ricorrenti e misurare la soddisfazione tra diversi tipi di camere, piani o periodi di tempo.

Aiuta a promuovere aggiornamenti delle camere e offerte tempestive

I QR Code in camera funzionano bene per gli aggiornamenti delle camere perché colgono gli ospiti nel momento giusto.

Sono già sistemati, stanno navigando e sono più aperti a una semplice opzione per migliorare il loro soggiorno. Un piccolo suggerimento, come “Upgrade a una suite” o “Aggiungi checkout tardivo”, può indirizzarli direttamente a un rapido flusso di prenotazione, con l’addebito automatico sulla camera.

È possibile utilizzare lo stesso approccio con i codici QR anche per le offerte stagionali. Cambiate l’offerta in base al mese o all’evento, come ad esempio un pacchetto cena per le feste, un’offerta spa per il monsone, un brunch per il fine settimana o un pass per la piscina estiva, senza cambiare il codice stampato.

Ora che conosciamo tutti i vantaggi dei codici QR, impariamo a implementarli per massimizzarne l’efficacia.

Come creare e implementare una strategia di codici QR per le camere d’albergo

Quando un ospite entra in una stanza dopo un lungo viaggio, di solito vuole il Wi-Fi, il cibo e sapere come funzionano le cose. Una buona impostazione dei codici QR trasforma tutto questo in un paio di semplici scansioni.

Il concetto è già noto. Trasformiamolo in una strategia praticabile per il vostro hotel, utilizzando The QR Code Generator come base.

Fase 1: iniziare con gli obiettivi e il percorso dell’ospite

Prima di aprire qualsiasi strumento per i codici QR, sedetevi con il vostro team e parlate di ciò che state cercando di cambiare. Può trattarsi di:

• troppe chiamate alla reception per informazioni di routine
• Menu ed elenchi cartacei che sono costosi da ristampare
• Spa e ristoranti che rimangono inutilizzati
• Ospiti che se ne vanno soddisfatti ma non lasciano mai una recensione

Scrivete questi obiettivi e teneteli in bella vista. Poi tracciate una mappa del viaggio degli ospiti, dall’arrivo alla partenza. Individuate i punti in cui un codice QR potrebbe facilitare le cose (check-in, richieste di servizi in camera, opzioni di ristorazione, raccomandazioni locali) invece di aggiungere un codice solo per il gusto di averlo.

Fase 2: Scegliere tra codici statici e dinamici

The QR Code Generator Il programma QR Code consente di creare codici QR sia statici che dinamici, in modo da poterli combinare tra loro in base alle proprie esigenze, anziché costringere tutto in un’unica categoria.

I codici statici sono fissi. Una volta creati, portano sempre alla stessa cosa. Sono adatti alle informazioni che cambiano raramente, come i contatti di emergenza, le politiche fisse o i dettagli del Wi-Fi che rimangono invariati. TQRCG consente di creare un numero illimitato di codici statici gratuiti, per cui è facile distribuirli in ogni stanza.

I codici dinamici sono flessibili. È possibile modificare la destinazione in un secondo momento e tenere traccia della frequenza di scansione. È qui che si possono aggiungere tutti i contenuti che possono cambiare nel tempo, come menu, offerte termali, pacchetti stagionali, guide locali e informazioni sugli eventi.

I flussi di entrate e di esperienza degli ospiti si trovano sui codici dinamici, mentre le informazioni di base si trovano sui codici statici.

Fase 3: decidere cosa succede dopo ogni scansione

Un codice QR è solo una porta. La stanza dietro di esso è più importante.

Per un hotel, le destinazioni più utili tendono a essere:

• Una pagina di ordinazione del servizio in camera o F&B
• Il flusso di prenotazione di una spa o di un ristorante
• Un modulo di segnalazione di manutenzione con il numero di camera e il problema
• Una pagina di checkout e feedback

Qualunque sia la vostra scelta, progettatela per i piccoli schermi. Utilizzate titoli chiari, moduli concisi e pulsanti grandi e facili da toccare.

Il vero guadagno arriva quando la pagina si collega al resto del percorso dell’ospite. Collegate le richieste al numero di camera, indirizzatele al team giusto e registrate le azioni chiave nel sistema di gestione della proprietà (PMS) o nello strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Poi potete usare lo stesso flusso per il coinvolgimento successivo al soggiorno.

Ci sono diversi modi per creare questo livello. Alcuni hotel collaborano con la loro agenzia web per creare pagine mobili leggere che si integrano perfettamente nel sito esistente. Altri possono utilizzare fornitori terzi per creare queste pagine.

Passo 4: Creare un codice QR per hotel con The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG supporta il tipo di codice QR multi-URL, che di fatto fornisce una mini-pagina di destinazione con più opzioni dietro una singola scansione.

In pratica, la configurazione potrebbe essere la seguente

1. Ci si iscrive al sito e si sceglie un codice QR dinamico.
2. Si seleziona l’opzione Multi-URL e si inizia ad aggiungere collegamenti

3. Si crea un piccolo menu che assomiglia a quello di un concierge, ad esempio.
   • Elenco degli ospiti
   • Ordinare cibo e bevande
   • Richiedere asciugamani o servizi
   • Prenotare Spa o trattamenti
     Consigli e raccomandazioni locali
   • Lasciare un feedback o richiedere una chiamata

4. All’interno della dashboard di The QR Code Generator (TQRCG) è possibile personalizzare il codice stesso. È possibile aggiungere il proprio logo, regolare i colori e utilizzare una cornice pulita in modo che gli ospiti la riconoscano come interattiva, mentre il sistema garantisce che rimanga scansionabile.

5. Si scarica un PNG o SVG ad alta risoluzione per la stampa e si mantiene il link dinamico modificabile in background.

Fase 5: collegare i flussi dei codici QR al modo in cui il vostro team già lavora

I codici QR sono validi quanto la risposta dall’altra parte. Se operate con uno stack tecnologico completo (PMS, POS, strumenti di gestione dei servizi), potete collegare i codici direttamente ai moduli online esistenti e ai flussi che già inviano i dati a questi sistemi.

Se la vostra configurazione è semplice, potete mantenere le cose semplici e ottenere comunque vantaggi significativi. Molti hotel iniziano con moduli web che inviano e-mail a reparti specifici o riempiono righe in un foglio di calcolo condiviso. Un ospite seleziona “cuscini extra”, compila un modulo a due campi e le pulizie ricevono un’e-mail con il numero della camera e il tipo di richiesta. È così semplice.

Fase 6: Usare le analisi per capire cosa usano effettivamente gli ospiti

Una volta che i vostri codici dinamici sono attivi, The QR Code Generator inizia a mostrarvi la frequenza con cui vengono scansionati e, nei piani a pagamento, analisi più dettagliate come i modelli di dispositivi e orari.

Potreste notare che il link alla guida locale non riceve quasi nessuna scansione, mentre il servizio in camera viene utilizzato costantemente a determinate ore, o che le camere a livello di suite mostrano tassi di scansione delle prenotazioni spa più elevati rispetto alle camere standard. Questi schemi vi aiutano a regolarvi. Potete spostare la scheda del codice QR sulla scrivania invece che sul televisore o offrire sconti sulla spa nelle camere di livello inferiore. Nell’arco di qualche settimana, la vostra esperienza digitale diventa più nitida semplicemente osservando e rispondendo a un comportamento reale.

E poiché The QR Code Generator mantiene attivi i codici dinamici anche sul livello gratuito, potete imparare per un lungo periodo invece di prendere decisioni affrettate per rispettare la scadenza della prova.

Fase 6: testare l’esperienza

Prima di distribuire qualcosa in tutti i locali, prendetevi una serata e fate un test come un viaggiatore.

Stampate un campione di schede di codici QR di dimensioni reali. Poi scansionate ogni codice:

• Alla luce fioca della lampada, alla luce intensa del soffitto e alla luce un po’ strana del primo mattino.
• Con il Wi-Fi dell’hotel e con il Wi-Fi spento, utilizzando i dati del cellulare.

Percorrete i flussi completi. Ordinate un finto spuntino, richiedete asciugamani extra, prenotate una sessione di prova nella spa e compilate un modulo di feedback. Se vi sentite un po’ confusi, se fate troppi tap o se la pagina si carica lentamente, consideratelo un segnale d’allarme.

Il vantaggio di usare il codice dinamico di The QR Code Generator è che si può conservare il codice stampato, tornare al cruscotto, modificare le pagine di destinazione o il loro ordine e riprovare.

Le schede fisiche rimangono sul comodino, mentre l’esperienza digitale migliora dietro le quinte.

Le migliori pratiche per un QR Code efficace negli hotel

Per far sì che i codici QR funzionino come si deve negli hotel, è necessario progettare in base al comportamento dei clienti. Ecco alcune buone pratiche:

• Assegnare a ogni codice un unico scopo, come “Ordinare cibo”, “Richiedere servizi” o “Leggere le informazioni sull’hotel”. Non assegnate troppo a un singolo codice.
• Utilizzate i codici QR dinamici per tutto ciò che può cambiare, come i menu, le offerte del centro benessere o le guide stagionali, in modo da poter aggiornare i link senza ristampare il materiale della camera.
• Collocate il codice nel punto in cui un ospite stanco guarda per primo, ad esempio sul comodino, sulla scrivania o all’interno della stanza vicino agli interruttori della luce.
• Aggiungete un’etichetta breve e simpatica, in modo che gli ospiti sappiano cosa succede quando effettuano la scansione, ad esempio: “Scansione per cibo, asciugamani e informazioni sull’hotel”.
• Se una funzione è usata raramente, provate a spostare la scheda, a cambiare il testo dell’etichetta o a riorganizzare i link in un codice QR multi-URL.

Le principali insidie sono: ingombrare la stanza con troppi codici, inviare gli ospiti a pagine non ottimizzate o non rispondere rapidamente alle richieste basate sul codice QR. E non incollate un codice QR ovunque vi venga in mente. Mettere un QR Code per il menu del ristorante accanto alla toilette non è la posizione migliore. Una piccola serie di codici ben pianificata offre quasi sempre un risultato migliore di una dozzina di adesivi non coordinati.

Migliorare l’esperienza degli ospiti con i codici QR

La strategia dei codici QR di un hotel funziona meglio quando è naturale: uno o due codici nei posti giusti, promesse chiare sulle loro funzioni e percorsi semplici per raggiungere cibo, aiuto e informazioni.

The QR Code Generator (TQRCG) riunisce questi elementi in un’unica e semplice dashboard con un numero illimitato di codici statici, due codici QR dinamici gratuiti che non scadono mai, oltre alla personalizzazione e al monitoraggio delle scansioni. Questo lo rende ideale sia per gli hotel boutique che stanno testando le acque, sia per le strutture più grandi pronte a scalare.

Se siete pronti a modernizzare il servizio in camera, iniziate oggi stesso la vostra configurazione con The QR Code Generator.

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