Come utilizzare QR Codes nelle camere d'albergo per migliorare i servizi offerti agli ospiti

Gli ospiti del vostro hotel amano la comodità. Tuttavia, molti hotel non riescono a garantirla, nonostante i loro migliori sforzi per offrire un servizio eccellente.

Pensateci: qualcuno ha bisogno di un asciugamano in più, quindi prende il telefono e chiama la reception. Oppure sta cercando di connettersi al Wi-Fi ma non riesce a trovare la password. Di per sé, questi non sono problemi enormi. Ma si sommano e compromettono l’esperienza degli ospiti in modi che contano davvero.

Gli hotel moderni hanno trovato un modo semplicissimo per gestire questo tipo di richieste degli ospiti. Infatti, lo utilizzano anche per fornire servizi in camera e vendere servizi aggiuntivi, come quelli della spa.

Ed è realizzato con uno strumento semplice ma potente: QR Codes. Basta scansionare, toccare e otterrai ciò di cui hai bisogno. Gli ospiti si sentono al comando e il tuo personale può concentrarsi sugli aspetti che richiedono davvero un tocco umano.

In questa guida vi illustreremo i numerosi modi in cui potete utilizzare i codici QR Codes nel vostro hotel e i metodi migliori per configurarli.

Cosa vi state perdendo non utilizzando QR Codes nei vostri hotel?

La maggior parte degli hotel utilizza ancora il metodo "telefono e carta" di dieci anni fa. Gli ospiti chiamano la reception per qualsiasi cosa. Nelle camere ci sono menu stampati e gli elenchi dei servizi vengono infilati sotto le porte. E certo, funziona tutto. Ma è ben lontano dall’essere l’ideale. Il costo di mantenere questo approccio non sempre si percepisce immediatamente, finché non si iniziano a notare il personale stressato, gli ospiti infastiditi e un graduale calo dei ricavi.

Ecco esattamente in che modo ti trovi in una posizione di svantaggio senza la praticità e l’automazione offerte d QR Codes:

La vostra reception è sovraccarica nelle ore di punta

È un problema quando ogni singola richiesta degli ospiti deve passare attraverso il telefono della reception. Richieste di asciugamani, password Wi-Fi, domande sui servizi, prenotazioni per la spa: tutto passa attraverso lo stesso banco della reception, già oberato di lavoro. Durante le ore di punta, la situazione può trasformarsi rapidamente in un disastro, con gli ospiti costretti a richiamare o il personale che dimentica le richieste. Ciò ha ripercussioni negative anche sulle operazioni e sulla reputazione della struttura.

Da non dimenticare che il personale si occupa anche del check-in e del check-out degli ospiti in partenza, il che può rendere il processo altamente inefficiente. Le ricerche dimostrano che la soddisfazione degli ospiti statunitensi diminuisce drasticamente quando i tempi di attesa per il check-in superano i cinque minuti circa, con un calo del punteggio di soddisfazionecoredi circa 50 punti su una scala di 100.

I tuoi materiali stampati possono diventare obsoleti in fretta

I menu stampati, gli elenchi e le guide del servizio in camera diventano obsoleti nel momento stesso in cui qualcosa cambia. Questo vi costringe a cadere in due costose trappole:

• Il ciclo continuo di ristampa: gli hotel devono stampare e distribuire continuamente nuovi documenti in centinaia di camere anche per modifiche minime. Si tratta di un enorme spreco di denaro (in termini di stampa, carta e manodopera) e di tempo del personale, che riduce drasticamente l’efficienza.
• Confusione e insoddisfazione degli ospiti: lasciare visibili informazioni obsolete o errate denota una mancanza di attenzione ai dettagli. Per gli ospiti, imbattersi in numeri errati, articoli non disponibili o prezzi non aggiornati causa frustrazione, disservizi e, in ultima analisi, compromette la loro esperienza e il loro grado di soddisfazione.

Non disponi di dati sulle preferenze degli ospiti o sull'utilizzo del servizio

Le richieste degli ospiti effettuate per telefono o di persona non lasciano traccia. Sai che gli ospiti fanno delle richieste, ma non hai alcuna visibilità sui modelli che stanno dietro a esse. Richiedono costantemente pantofole o kit per l’igiene orale? Oppure si lamentano del rumore proveniente dalla strada? Se non ne sei certo, non puoi risolvere questi problemi.

QR Codes Modificare completamente questo testo.

Con una configurazione QR Code tracciabile, ad esempio, a ogni codice può essere assegnata una propria identità, come "Camera 1203", "Hall" o "Palestra", e collegata a un uso specifico, come il servizio in camera, il servizio di pulizia o l'assistenza Wi-Fi. È inoltre possibile analizzare quali codici vengono scansionati, quante volte e quando. Queste informazioni possono aiutarvi a prendere decisioni concrete per migliorare l’esperienza di soggiorno.

Supponiamo che il personale addetto alle pulizie QR Code nelle camere ai piani più alti riceva un'ondata di richieste di "asciugamani extra" tra le 6 e le 9 del mattino: è possibile rifornire le scorte più vicino a quella zona e programmare l'intervento di qualcuno in quella fascia oraria. In alternativa, se il link “segnala rumore” viene scansionato frequentemente nelle camere che si affacciano sulla strada, è possibile affrontare il problema in modo proattivo offrendo tappi per le orecchie al momento del check-in per quelle camere o contrassegnandole per un follow-up.

Si perdono opportunità di upselling e di offerte personalizzate

La maggior parte degli hotel ha a disposizione un'enorme quantità di entrate accessorie. Servizi spa, upgrade delle camere, check-out posticipato, esperienze gastronomiche, tour locali, pacchetti, offerte stagionali e chi più ne ha più ne metta. Il segreto sta nel presentare queste offerte agli ospiti al momento giusto, con un livello di frizione sufficientemente basso da indurli a prenderle in considerazione.

E i volantini cartacei? Gli ospiti li buttano via o li ignorano completamente. Le segnalazioni alla reception durante il check-in? È proprio in quel momento che le persone sono stanche, distratte e vogliono solo raggiungere la propria camera.

L’upselling digitale tramite punti di contatto all’interno della camera risolve entrambi i problemi. Gli ospiti possono scoprire le offerte proprio quando sono davvero rilassati e ricettivi. E possono prenotare direttamente con una rapida scansione, senza dover tornare faticosamente alla hall.

I tuoi costi operativi ti stanno svuotando le tasche

Infine, se di tanto in tanto stampate ancora menu, elenchi e materiale promozionale, dovete fare i conti con costi operativi più elevati. Qualcuno deve distribuirli. Qualcuno deve ritirare le versioni obsolete, e poi c’è lo smaltimento. Per le grandi strutture, i costi si accumulano rapidamente.

Ma il vero costo non è nemmeno quello. È il tempo del vostro personale.

Passano ore a rispondere ripetutamente alle stesse domande di base: «A che ora è la colazione?», «Qual è la password del Wi-Fi?», «Dov’è la palestra?». Nel frattempo, le attività di alto valore che contraddistinguono la tua struttura, come il servizio personalizzato, la risoluzione dei problemi e la creazione di momenti indimenticabili per gli ospiti, vengono messe in secondo piano.

In che modo l'QR Codes e degli hotel rende i soggiorni più comodi

Cosa può fare QR Codes per il tuo hotel? Analizziamo le applicazioni concrete e pratiche che stanno dando risultati in questo momento.

Consente il check-in senza contatto e funge da chiave digitale

Con QR Codes, i vostri ospiti possono effettuare il check-in presso la vostra struttura senza bisogno dell’assistenza di un addetto. Gli ospiti possono scansionare un codice QR Code dall’e-mail di prenotazione o nella hall, completare il check-in tramite cellulare, caricare il proprio documento d’identità e i dati di pagamento e ricevere la chiave digitale della camera direttamente sul proprio telefono.

Inoltre, durante le ore di punta del check-in, gli ospiti che lo desiderano possono evitare del tutto la fila. QR Codes può rivelarsi una vera svolta anche per gli arrivi a tarda notte o le partenze di prima mattina.

Offri una guida digitale per gli ospiti e un centro informazioni sempre disponibili

Il bello di QR Codes è che hai il controllo completo sulla pagina di destinazione dopo la scansione. Ciò significa che puoi creare hub informativi su misura che offrono agli ospiti l’accesso immediato a tutto ciò che devono sapere sul tuo hotel.Molti hotel utilizzano ormai il servizio di concierge digitale QR Codes per centralizzare le informazioni e i servizi per gli ospiti in un unico hub ottimizzato per i dispositivi mobili.

Gli ospiti possono scansionare il codice QR Codes per accedere a informazioni fondamentali, tra cui l’elenco completo dei servizi, la password del Wi-Fi, gli orari della spa e della piscina, i consigli sui ristoranti locali, le politiche dell’hotel e i contatti di emergenza. Il vantaggio è che è possibile aggiornarlo in tempo reale.

Ad esempio, se la piscina chiude in anticipo per manutenzione, è sufficiente aggiornare l’informazione una sola volta e tutti gli ospiti vedranno immediatamente la modifica. È anche possibile includere guide locali, orari dei mezzi di trasporto e consigli sui ristoranti che cambiano a seconda della stagione, garantendo agli ospiti di avere sempre a portata di mano le informazioni più aggiornate.

Offri il servizio in camera digitale in ogni camera

Gli ospiti possono scansionare un codice per consultare i menu aggiornati, ordinare il servizio in camera, richiedere asciugamani o articoli da bagno aggiuntivi, prenotare il servizio lavanderia o segnalare un problema di manutenzione, il tutto senza bisogno di alzare il telefono.

Questa soluzione è ideale anche per un QR Code con più URL. Un codice QR multi-URL QR Code consente agli utenti di accedere a una pagina contenente più URL dopo aver scansionato un unico codice QR Code. Ad esempio, invece di inserire un codice QR Code diverso per ogni servizio, è possibile apporre un unico codice nella stanza che apra un semplice menu di link, quali: Servizio in camera, Pulizie, Spa, Orari della palestra, Prenotazioni al ristorante e Tour locali.

Gli utenti selezionano ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi e tu puoi aggiungere, rimuovere o riordinare quei link in qualsiasi momento, man mano che i servizi cambiano.

Nel backend, queste richieste vengono inserite direttamente nei vostri sistemi di gestione. Gli ordini e le richieste vengono elaborati con precisione, contrassegnati con data e ora e inoltrati automaticamente al reparto corretto.

Rendi più facile raccogliere feedback e recensioni degli ospiti

Con QR Codes al momento del checkout, gli ospiti possono lasciare un feedback immediatamente, quando vivono un'esperienza che merita di essere commentata. L'aria condizionata non funziona? Possono segnalarlo subito. Hanno apprezzato il servizio di couverture? Possono dirlo mentre l'esperienza è ancora fresca.

Ad esempio, il Sun Hall Hotel utilizza QR Codes per raccogliere feedback, poiché è uno dei modi più rapidi per conoscere l’opinione degli ospiti sui propri servizi.

Con QR Codes, puoi anche monitorare i modelli di utilizzo tramite i codici, identificare i problemi ricorrenti e misurare il grado di soddisfazione in base alle diverse tipologie di camere, ai piani o ai periodi di tempo.

Aiuta a promuovere gli upgrade delle camere e le offerte tempestive

L'QR Codes e in camera è efficace per gli upgrade delle camere perché raggiunge gli ospiti al momento giusto.

Si sono già ambientati, stanno navigando sul sito e sono più disponibili a scegliere un'opzione semplice che "migliori il loro soggiorno". Un piccolo suggerimento, come "Passa a una suite" o "Aggiungi il check-out posticipato", può indirizzarli direttamente a una procedura di prenotazione rapida, con l'addebito aggiunto automaticamente al conto della camera.

È possibile utilizzare lo stesso approccio anche con QR Codes per le offerte stagionali. È sufficiente sostituire l’offerta in base al mese o all’evento, ad esempio un pacchetto per una cena festiva, un’offerta spa per la stagione dei monsoni, un brunch nel fine settimana o un abbonamento estivo alla piscina, senza modificare il codice stampato.

Ora che conosciamo tutti i vantaggi di QR Codes, impariamo a metterli in pratica per massimizzarne l’efficacia.

Come creare e implementare una strategia di QR Code per le camere d'albergo

Quando un ospite entra in una stanza dopo un lungo viaggio, di solito desidera il Wi-Fi, qualcosa da mangiare e capire come funzionano le cose. Una buona configurazione di QR Code trasforma tutto questo in un paio di semplici scansioni.

Conoscete già il concetto. Trasformiamolo in una strategia efficace per il vostro hotel, utilizzando The QR Code Generator come base.

Passo 1: Inizia dagli obiettivi e dal percorso dell'utente

Prima di aprire qualsiasi strumento di QR Code, siediti con il tuo team e discuti di ciò che stai cercando di cambiare. Può trattarsi di:

• Troppe chiamate alla reception per informazioni di routine
• Menu cartacei e elenchi la cui ristampa risulta costosa
• Posti liberi nella spa e al ristorante
• Ospiti che se ne vanno soddisfatti ma non lasciano mai una recensione

Metti per iscritto questi obiettivi e tienili ben in vista. Quindi traccia il percorso del tuo ospite dall’arrivo al checkout. Individua dove un QR Code potrebbe semplificare le cose (check-in, richieste di servizio in camera, opzioni di ristorazione, consigli sulla zona) invece di limitarti ad aggiungere un codice solo per il gusto di averne uno.

Passaggio 2: Scegli tra codici statici e dinamici

The QR Code Generator ti permette di creare codici sia statici che dinamici QR Codes, così puoi combinarli nel modo più adatto alle tue esigenze operative, invece di doverli forzare tutti in un'unica categoria.

I codici statici sono fissi. Una volta creati, rimandano sempre alla stessa destinazione. Sono adatti per informazioni che cambiano raramente, come contatti di emergenza, polizze fisse o dettagli Wi-Fi che rimangono invariati. TQRCG consente di generare un numero illimitato di codici statici gratuiti, il che semplifica la loro distribuzione in ogni stanza.

I codici dinamici sono flexmodificabili. È possibile cambiare la destinazione in un secondo momento e monitorare la frequenza con cui vengono scansionati. Qui è possibile aggiungere qualsiasi contenuto soggetto a modifiche nel tempo, come menu, offerte spa, pacchetti stagionali, guide locali e informazioni sugli eventi.

I flussi relativi ai ricavi e all’esperienza degli utenti devono essere inseriti nei codici dinamici, mentre le informazioni di base vanno inserite nei codici statici.

Passaggio 3: Decidi cosa succede dopo ogni scansione

Un codice QR ( QR Code ) è solo una porta d’accesso. È la stanza che si nasconde dietro di esso che conta di più.

Per un hotel, le destinazioni più gettonate tendono ad essere:

• Pagina per il servizio in camera o per gli ordini di cibo e bevande
• Procedura di prenotazione di una spa o di un ristorante
• Modulo di segnalazione di manutenzione con il numero della stanza e il problema
• Pagina di checkout e feedback

Qualunque sia la scelta, progettalo pensando agli schermi di piccole dimensioni. Utilizza titoli chiari, moduli concisi e pulsanti grandi e facili da toccare.

Il vero vantaggio si ottiene quando quella pagina si collega al resto del percorso dell’ospite. Collega le richieste al numero di camera, indirizzale al team giusto e registra le azioni chiave nel tuo sistema di gestione della struttura (PMS) o nello strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). In questo modo potrai utilizzare lo stesso flusso per il coinvolgimento post-soggiorno.

Ora, ci sono diversi modi per realizzare questa sezione. Alcuni hotel collaborano con la propria agenzia web per creare pagine mobili leggere che si integrino perfettamente nel sito esistente. Altri possono avvalersi di fornitori terzi per configurare queste pagine.

Fase 4: Creare un'QR Code e per un hotel con The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG Supporta il formato multi-URL QR Code, che di fatto offre una mini landing page con diverse opzioni accessibili con una singola scansione.

In pratica, la tua configurazione potrebbe apparire così

1. Ti registri sul sito e scegli un codice dinamico QR Code
2. Seleziona l’opzione Multi-URL e inizia ad aggiungere i link

1. Si crea un piccolo menu che si presenta come un servizio di concierge, ad esempio Guida per gli ospiti
2. Ordina cibo e bevande
3. Richiedi asciugamani o prodotti da bagno
4. Prenota una spa odei trattamenti: consigli e suggerimenti locali
5. Lascia un feedback o Richiedi una chiamata

1. All’interno della dashboard di The QR Code Generator (TQRCG) è possibile personalizzare il codice stesso. È possibile aggiungere il proprio logo, regolare i colori e utilizzare una cornice pulita in modo che gli utenti lo riconoscano come interattivo, mentre il sistema garantisce che rimanga scansionabile.

1. È possibile scaricare un file PNG o SVG ad alta risoluzione per la stampa, mantenendo il link dinamico modificabile in background.

Fase 5: Adattare i flussi di QR Code al modo in cui il tuo team lavora già

QR Codes sono efficaci solo nella misura in cui lo è la risposta che ne deriva. Se si utilizza uno stack tecnologico completo (PMS, POS, strumenti di gestione dei servizi), è possibile collegare i codici direttamente ai moduli e ai flussi online esistenti che già inviano i dati a tali sistemi.

Se la vostra configurazione è lineare, potete mantenere le cose semplici e ottenere comunque vantaggi significativi. Molti hotel iniziano con moduli web che inviano e-mail a reparti specifici o compilano righe in un foglio di calcolo condiviso. Un ospite seleziona “cuscini extra”, compila un modulo di due campi e il servizio di pulizia riceve un’e-mail con il numero della camera e il tipo di richiesta. È proprio così semplice.

Fase 6: Utilizzare gli strumenti di analisi per capire cosa utilizzano effettivamente gli utenti

Una volta che i tuoi codici dinamici sono attivi, The QR Code Generator inizia a mostrarti la frequenza con cui vengono scansionati e, nei piani a pagamento, analisi più dettagliate come i modelli relativi ai dispositivi e agli orari.

Potresti notare che il link alla guida locale non viene quasi mai scansionato, mentre il servizio in camera viene utilizzato costantemente in determinate fasce orarie, oppure che le camere di categoria "suite" registrano tassi di scansione per le prenotazioni alla spa più elevati rispetto alle camere standard. Questi modelli ti aiutano ad adeguare la tua strategia. Potete spostare la scheda QR Code sulla scrivania anziché sul mobile della TV oppure offrire sconti per la spa sulle camere di categoria inferiore. Nel giro di poche settimane, la vostra esperienza digitale diventerà più mirata semplicemente osservando e rispondendo al comportamento reale degli utenti.

Inoltre, poiché The QR Code Generator mantiene attivi i tuoi codici dinamici anche nel piano gratuito, puoi familiarizzare con il servizio nel lungo periodo, senza dover prendere decisioni affrettate per rispettare la scadenza del periodo di prova.

Passaggio 6: Prova l'esperienza

Prima di implementare qualsiasi cosa in tutte le stanze, prenditi una serata e provalo come se fossi un viaggiatore.

Stampa un campione dei tuoi biglietti da visita QR Code in scala reale. Quindi scansiona ciascun codice:

• Alla luce fioca di una lampada, sotto una luce intensa proveniente dall’alto e nella luce un po’ strana delle prime ore del mattino
• Sulla rete Wi-Fi dell’hotel e con il Wi-Fi disattivato, utilizzando i dati mobili

Segui l’intero percorso. Ordina uno snack fittizio, richiedi asciugamani extra, prenota un trattamento di prova alla spa e compila un modulo di feedback. Se dovessi provare un senso di confusione, dover effettuare troppi tocchi o riscontrare una pagina che si carica lentamente, consideralo un segnale di allarme.

Il vantaggio di utilizzare i codici dinamici di The QR Code Generator è che puoi conservare il codice stampato, tornare alla dashboard, modificare le pagine di destinazione o il loro ordine e riprovare.

Le schede cartacee restano sul comodino mentre l’esperienza digitale migliora dietro le quinte.

Best practice per un hotel efficace QR Codes

Per far sì che QR Codes funzioni come previsto negli hotel, è necessario progettare l'ambiente tenendo conto del comportamento degli ospiti. Ecco alcune best practice:

• Assegnare a ciascun codice un unico scopo, ad esempio “Ordina cibo”, “Richiedi servizi” o “Leggi le informazioni sull’hotel”. Non assegnare troppe funzioni a un singolo codice.
• Utilizzare l'QR Codes a per qualsiasi elemento soggetto a modifiche, come menu, offerte spa o guide stagionali, in modo da poter aggiornare i link senza dover ristampare il materiale informativo delle camere.
• Posizionare il codice nel punto in cui un ospite stanco guarderebbe naturalmente per primo, come il comodino, la scrivania o appena all’interno della stanza vicino agli interruttori della luce.
• Aggiungere una breve didascalia accattivante affinché gli ospiti sappiano cosa succede quando scansionano il codice, ad esempio: «Scansiona per cibo, asciugamani e informazioni sull’hotel».
• Se una funzionalità viene utilizzata raramente, provare a spostare la scheda, modificare il testo dell’etichetta o riorganizzare i link in una pagina con più URL QR Code.

Gli errori più comuni sono ingombrare la sala con troppi codici, indirizzare gli ospiti verso pagine non ottimizzate o non rispondere rapidamente alle richieste relative all’ QR Code. Inoltre, non collocate un codice QR Code ovunque vi venga in mente. Mettere un codice QR Code per il menu del ristorante accanto al bagno non è la scelta migliore. Una serie ridotta e ben pianificata di codici offre quasi sempre un risultato migliore rispetto a una dozzina di adesivi disposti in modo disordinato.

Migliora l’esperienza dei tuoi ospiti con QR Codes

Una strategia di QR Code in ambito alberghiero funziona al meglio quando risulta naturale: uno o due codici posizionati nei punti giusti, promesse chiare sulle loro funzionalità e percorsi semplici per accedere a ristorazione, assistenza e informazioni.

The QR Code Generator (TQRCG) riunisce tutte queste funzionalità in un'unica dashboard intuitiva con codici statici illimitati, due codici dinamici gratuiti QR Codes che non scadono mai, personalizzazione plus e monitoraggio delle scansioni. Ciò lo rende ideale sia per gli hotel boutique che vogliono sondare il terreno, sia per le strutture più grandi pronte a espandersi.

Se siete pronti a modernizzare il servizio in camera, iniziate oggi stesso la configurazione su The QR Code Generator.