Como utilizar o QR Codes nos quartos de hotel para melhorar os serviços prestados aos hóspedes

Os hóspedes do seu hotel adoram a comodidade. No entanto, muitos hotéis não conseguem proporcionar essa comodidade, apesar dos seus melhores esforços para oferecer um serviço de excelência.

Pense nisto: alguém precisa de uma toalha extra, por isso pega no telefone e liga para a receção. Ou está a tentar ligar-se ao Wi-Fi, mas não consegue encontrar a palavra-passe. Por si só, estes não são problemas graves. Mas, quando se acumulam, prejudicam a experiência do hóspede de formas que fazem a diferença.

Os hotéis modernos descobriram uma forma totalmente simples de lidar com esses pedidos dos hóspedes. Na verdade, também estão a utilizá-la para prestar serviços no quarto e vender serviços adicionais, como tratamentos de spa.

E foi desenvolvido com uma ferramenta simples, mas poderosa: QR Codes. Basta digitalizar, tocar e obtém o que precisa. Os hóspedes sentem-se no controlo e a sua equipa pode manter-se focada nos aspetos que realmente exigem um toque humano.

Neste guia, mostramos-lhe as várias formas como pode utilizar um QR Codes e no seu hotel e as melhores formas de o configurar.

O que está a perder ao não utilizar o QR Codes nos seus hotéis?

A maioria dos hotéis ainda funciona com o método do telefone e do papel, tal como há uma década. Os hóspedes ligam para a receção para tudo. Os menus impressos ficam nos quartos e os folhetos de serviços são colocados debaixo das portas. E, claro, tudo isto funciona. Mas está longe de ser o ideal. O custo de manter esta abordagem nem sempre é sentido de imediato, até se começar a ver funcionários stressados, hóspedes irritados e uma queda gradual nas receitas.

Eis exatamente como fica em desvantagem sem a conveniência e a automatização do QR Codes:

A sua receção está sobrecarregada nas horas de ponta

É um problema quando todos os pedidos dos hóspedes têm de passar pelo telefone da receção. Pedidos de toalhas, palavras-passe de Wi-Fi, questões sobre comodidades, marcações no spa — tudo passa pela mesma receção, que fica sobrecarregada. Durante os horários de ponta, isto pode rapidamente transformar-se num desastre, com os hóspedes a terem de voltar a ligar ou os funcionários a esquecerem-se dos pedidos. Isto também é prejudicial para as suas operações e para a sua reputação.

Sem esquecer que o pessoal também está a fazer o check-in e o check-out dos hóspedes que partem, o que pode tornar o processo altamente ineficiente. Estudos revelam que a satisfação dos hóspedes norte-americanos diminui drasticamente quando os tempos de espera no check-in excedem cerca de cinco minutos, com a pontuação de satisfaçãocorea cair cerca de 50 pontos numa escala de 100 pontos.

Os seus materiais impressos podem ficar desatualizados rapidamente

Os menus impressos, as listas de serviços e os guias de serviço de quartos ficam desatualizados assim que algo muda. Isto leva-o a cair em duas armadilhas dispendiosas:

• O ciclo constante de reimpressão: os hotéis têm de imprimir e distribuir continuamente novos documentos a centenas de quartos devido a pequenas alterações. Trata-se de um enorme desperdício de dinheiro (em termos de impressão, papel e mão-de-obra) e de tempo do pessoal, o que reduz drasticamente a eficiência.
• Confusão e insatisfação dos hóspedes: Permitir que informações desatualizadas ou incorretas permaneçam visíveis sugere uma falta de atenção aos detalhes. Para os hóspedes, depararem-se com números incorretos, artigos indisponíveis ou preços desatualizados causa frustração, falhas no serviço e, em última análise, prejudica a sua experiência e o seu nível de satisfação.

Não dispõe de dados sobre as preferências dos visitantes nem sobre a utilização do serviço

Os pedidos dos hóspedes, feitos por telefone ou pessoalmente, não deixam rasto. Sabe que os hóspedes estão a fazer pedidos, mas não tem visibilidade sobre os padrões por trás deles. Estarão a pedir constantemente chinelos ou kits de higiene oral? Ou estarão a queixar-se do ruído da estrada? Se não tiver a certeza, não poderá resolver estes problemas.

QR Codes Altere isto completamente.

Com uma configuração rastreável do QR Code, por exemplo, cada código pode receber a sua própria identidade, como «Quarto 1203», «Átrio» ou «Ginásio», e ser associado a uma utilização específica, como serviço de quartos, limpeza ou assistência com o Wi-Fi. Também é possível analisar quais os códigos que são lidos, quantas vezes e quando. Esta informação pode ajudá-lo a tomar decisões práticas para melhorar a experiência dos hóspedes durante a estadia.

Suponha que o serviço de limpeza QR Code nos quartos dos andares superiores receba uma onda de pedidos de «toalhas extra» entre as 6h00 e as 9h00; pode armazenar os materiais mais perto dessa zona e agendar alguém para esse intervalo horário. Em alternativa, se o link «reportar ruído» for frequentemente digitalizado nos quartos virados para a estrada, pode resolver o problema de forma proativa, oferecendo tampões para os ouvidos no momento do check-in para esses quartos ou assinalando-os para acompanhamento.

Está a perder oportunidades de vendas adicionais e de ofertas personalizadas

A maioria dos hotéis tem imensas receitas adicionais à sua disposição. Serviços de spa, upgrades de quartos, check-out tardio, experiências gastronómicas, excursões locais, pacotes, promoções sazonais, entre outros. O segredo está em apresentar estas ofertas aos hóspedes no momento certo, com um nível de atrito suficientemente baixo para que eles as considerem.

Mas e os folhetos impressos? Os hóspedes deitam-nos fora ou ignoram-nos completamente. Menções na receção durante o check-in? É nessa altura que as pessoas estão cansadas, distraídas e só querem chegar ao seu quarto.

A venda adicional digital através de pontos de contacto no quarto resolve ambos os problemas. Os hóspedes podem descobrir ofertas quando estão realmente relaxados e recetivos. E podem efetuar a reserva diretamente com uma rápida leitura do código, sem terem de voltar ao átrio.

Os seus custos operacionais estão a esvaziar-lhe os bolsos

Por fim, se ainda imprime menus, listas e materiais promocionais de vez em quando, está a lidar com custos operacionais mais elevados. Alguém tem de os distribuir. Alguém tem de recolher as versões desatualizadas e, depois, há a questão da eliminação. Isto acaba por se tornar rapidamente dispendioso para grandes estabelecimentos.

Mas o verdadeiro custo nem sequer é esse. É o tempo dos seus colaboradores.

Passam horas a responder repetidamente às mesmas perguntas básicas: «A que horas é o pequeno-almoço?», «Qual é a palavra-passe do Wi-Fi?», «Onde fica o ginásio?». Entretanto, o trabalho de elevado valor que diferencia o seu estabelecimento, como o serviço personalizado, a resolução de problemas e a criação de momentos memoráveis para os hóspedes, fica para segundo plano.

Como os códigos QR para hotéis QR Codes tornam as estadias mais convenientes

O que é que o QR Codes pode fazer pelo seu hotel? Vamos analisar as aplicações reais e práticas que estão atualmente a funcionar.

Permite o check-in sem contacto e funciona como uma chave digital

Com o QR Codes, os seus hóspedes podem fazer o check-in na sua propriedade sem precisarem de ajuda de ninguém. Os hóspedes podem digitalizar um QR Code a partir do e-mail de reserva ou no átrio, concluir o check-in através do telemóvel, carregar o seu documento de identificação e os dados de pagamento, e receber uma chave digital do quarto diretamente no seu telemóvel.

Além disso, durante os picos de check-in, os hóspedes que o desejarem podem evitar completamente a fila. O QR Codes também pode revelar-se uma solução revolucionária para chegadas tardias ou partidas matinais.

Oferecer um diretório digital para hóspedes e um centro de informações sempre disponível

O que é fantástico no QR Codes é que tem controlo total sobre o destino a que os hóspedes são redirecionados após a leitura do código. Isto significa que pode criar centros de informação personalizados que proporcionam aos hóspedes acesso imediato a tudo o que precisam de saber sobre o seu hotel.Atualmente, muitos hotéis utilizam o serviço de concierge digital QR Codes para centralizar as informações e os serviços destinados aos hóspedes num único centro otimizado para dispositivos móveis.

Os hóspedes podem digitalizar QR Codes para aceder a informações essenciais, incluindo a lista completa de comodidades, a palavra-passe do Wi-Fi, os horários do spa e da piscina, recomendações de restaurantes locais, as políticas do hotel e contactos de emergência. A vantagem é que pode atualizá-lo em tempo real.

Por exemplo, se a sua piscina fechar mais cedo para manutenção, pode atualizar essa informação uma única vez e todos os hóspedes verão a alteração imediatamente. Pode até incluir guias da área local, horários de transportes e recomendações de restaurantes que variam consoante a época do ano, garantindo que os hóspedes têm sempre as informações mais atualizadas ao seu alcance.

Leve o serviço de quartos digital a todos os quartos

Os hóspedes podem digitalizar um código para consultar ementas atualizadas, solicitar o serviço de quartos, pedir toalhas ou produtos de higiene pessoal adicionais, reservar o serviço de lavandaria ou comunicar um problema de manutenção, tudo isto sem ter de pegar no telefone.

Isto também é ideal para um QR Code com vários URLs. Um código com vários URLs QR Code permite que as pessoas acedam a uma página com vários URLs após digitalizarem apenas um QR Code. Por exemplo, em vez de colocar um QR Code diferente para cada serviço, pode colocar um único código no quarto que abra um menu simples de ligações, tais como Serviço de quartos, Limpeza, Spa, Horários do ginásio, Reservas de restaurante e Excursões locais.

Os visitantes selecionam o que precisam em segundos e pode adicionar, remover ou reordenar esses links a qualquer momento, à medida que os serviços forem mudando.

Nos bastidores, estes pedidos são encaminhados diretamente para os seus sistemas de gestão. As encomendas e os pedidos são processados com precisão, marcados com data e hora e encaminhados automaticamente para o departamento correto.

Facilite a recolha de comentários e avaliações dos visitantes

Com o QR Codes no momento do check-out, os hóspedes podem deixar o seu feedback na hora, quando vivem uma experiência que vale a pena comentar. O ar condicionado não está a funcionar? Podem comunicar o problema imediatamente. Adoraram o serviço de arrumação do quarto? Podem dizê-lo enquanto a impressão ainda está fresca.

Por exemplo, o Sun Hall Hotel utiliza QR Codes para recolher feedback, uma vez que é uma das formas mais rápidas de saber o que os hóspedes pensam dos seus serviços.

Com o QR Codes, também pode acompanhar padrões através dos códigos, identificar problemas recorrentes e medir a satisfação em diferentes tipos de quartos, pisos ou períodos de tempo.

Ajuda a promover upgrades de quartos e ofertas oportunas

QR Codes s no quarto funcionam bem para upgrades de quarto, porque alcançam os hóspedes no momento certo.

Estão já acomodados, a navegar no site e mais abertos a uma opção simples do tipo «torne a sua estadia ainda melhor». Uma pequena sugestão, como «Atualize para uma suite» ou «Adicione check-out tardio», pode encaminhá-los diretamente para um processo de reserva rápido, com o custo adicionado automaticamente ao preço do quarto.

Pode utilizar a mesma abordagem com QR Codes também para ofertas sazonais. Altere a oferta consoante o mês ou o evento, como um pacote de jantar festivo, uma promoção de spa para a estação das chuvas, um brunch de fim de semana ou um passe de verão para a piscina, sem alterar o código impresso.

Agora que conhecemos todas as vantagens de QR Codes, vamos aprender a implementá-las para maximizar a sua eficácia.

Como criar e implementar uma estratégia de QR Code para quartos de hotel

Quando um hóspede entra num quarto após uma longa viagem, normalmente quer Wi-Fi, comida e saber como as coisas funcionam. Uma boa configuração do QR Code transforma tudo isso em apenas algumas leituras fáceis.

Já conhece o conceito. Vamos transformá-lo numa estratégia viável para o seu hotel, utilizando The QR Code Generator como base.

Passo 1: Comece com os objetivos e a jornada do visitante

Antes de abrir qualquer ferramenta de QR Code, reúna-se com a sua equipa e discuta o que pretende alterar. Isso pode ser:

• Demasiadas chamadas para a receção para obter informações de rotina
• Menus e listas em papel cuja reimpressão é dispendiosa
• Vagas não utilizadas no spa e no restaurante
• Hóspedes que saem satisfeitos, mas nunca deixam uma avaliação

Anote esses objetivos e mantenha-os bem à vista. Em seguida, trace o percurso do hóspede desde a chegada até ao check-out. Identifique onde um código QR ( QR Code ) facilitaria as coisas (check-in, pedidos de serviço no quarto, opções de refeições, recomendações locais), em vez de simplesmente adicionar um código só por adicionar.

Passo 2: Escolha entre códigos estáticos e dinâmicos

The QR Code Generator permite-lhe criar códigos QR tanto estáticos como dinâmicos QR Codes, para que possa combiná-los da forma que melhor se adequar à sua atividade, em vez de ter de encaixar tudo numa única categoria.

Os códigos estáticos são fixos. Uma vez criados, remetem sempre para o mesmo destino. São adequados para informações que raramente mudam, tais como contactos de emergência, políticas fixas ou detalhes de Wi-Fi que permanecem inalterados. O TQRCG permite a criação ilimitada de códigos estáticos gratuitos, o que facilita a sua implementação em todas as divisões.

Os códigos dinâmicos são flexíveis. Pode alterar o destino posteriormente e acompanhar a frequência com que são lidos. É aqui que pode adicionar qualquer conteúdo que possa mudar ao longo do tempo, como ementas, ofertas de spa, pacotes sazonais, guias locais e informações sobre eventos.

Os fluxos de receitas e de experiência do utilizador devem constar nos códigos dinâmicos, enquanto as informações contextuais devem constar nos códigos estáticos.

Passo 3: Decida o que acontece após cada leitura

Um QR Code é apenas uma porta de entrada. O que está por trás dela é que importa mais.

Para um hotel, os destinos mais úteis tendem a ser:

• Uma página de pedidos de serviço de quartos ou de restauração
• Um fluxo de marcação de spa ou restaurante
• Um formulário de relatório de manutenção com o número do quarto e o problema
• Uma página de finalização de compra e de comentários

Seja qual for a sua escolha, conceba-o a pensar em ecrãs pequenos. Utilize títulos claros, formulários concisos e botões grandes e fáceis de tocar.

O verdadeiro retorno surge quando essa página se integra ao resto da experiência do hóspede. Associe os pedidos ao número do quarto, encaminhe-os para a equipa certa e registe as ações-chave no seu sistema de gestão hoteleira (PMS) ou na ferramenta de gestão de relações com o cliente (CRM). Depois, pode utilizar o mesmo fluxo para o envolvimento pós-estadia.

Existem várias formas de criar esta camada. Alguns hotéis colaboram com a sua agência web para criar páginas móveis leves que se integram perfeitamente no seu site existente. Outros podem recorrer a fornecedores externos para configurar estas páginas.

Passo 4: Criar um site de hotel QR Code com o The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG Suporta o tipo QR Code com múltiplos URLs, o que, na prática, proporciona uma mini-página de destino com várias opções acessíveis com uma única leitura.

Na prática, a sua configuração poderá ter este aspeto

1. Regista-se no site e escolhe um código dinâmico QR Code
2. Selecione a opção «Multi-URL» e comece a adicionar links

1. Cria-se um pequeno menu que funciona como um serviço de concierge, por exemplo, o «Directório de Hóspedes»
2. Encomendar comida e bebidas
3. Solicitar toalhas ou produtos de higiene pessoal
4. Reserve um spa outratamentos: Dicas e recomendações locais
5. Deixar um comentário ou Solicitar uma chamada

1. No painel de controlo do The QR Code Generator (TQRCG), pode personalizar o próprio código. Pode adicionar o seu logótipo, ajustar as cores e utilizar uma moldura simples para que os visitantes o reconheçam como interativo, enquanto o sistema garante que continua a ser legível ao ser digitalizado.

1. Pode descarregar um ficheiro PNG ou SVG de alta resolução para impressão e manter o link dinâmico editável em segundo plano.

Passo 5: Integrar os fluxos d QR Code amento na forma como a sua equipa já trabalha

QR Codes são tão bons quanto a resposta que recebem. Se utilizar uma pilha tecnológica completa (PMS, POS, ferramentas de gestão de serviços), pode associar os seus códigos diretamente a formulários e fluxos online existentes que já enviam dados para esses sistemas.

Se a sua configuração for simples, pode manter as coisas simples e, mesmo assim, colher benefícios significativos. Muitos hotéis começam com formulários web que enviam e-mails para departamentos específicos ou preenchem linhas numa folha de cálculo partilhada. Um hóspede clica em «almofadas extra», preenche um formulário com dois campos e o serviço de limpeza recebe um e-mail com o número do quarto e o tipo de pedido. É assim tão simples.

Passo 6: Utilizar análises para compreender o que os visitantes realmente utilizam

Assim que os seus códigos dinâmicos estiverem ativos, o The QR Code Generator começa a mostrar-lhe com que frequência são lidos e, nos planos pagos, análises mais detalhadas, como padrões de dispositivos e horários.

Poderá notar que o link do guia local quase não recebe digitalizações, enquanto o serviço de quartos é utilizado de forma consistente em determinados horários, ou que os quartos de nível «suite» apresentam taxas de digitalização para reservas no spa mais elevadas do que os quartos standard. Esses padrões ajudam-no a ajustar a sua estratégia. Pode colocar o cartão QR Code na secretária em vez de no suporte da televisão ou oferecer descontos no spa para quartos de categoria inferior. Ao longo de algumas semanas, a sua experiência digital torna-se mais eficaz simplesmente ao observar e responder ao comportamento real dos clientes.

E como o The QR Code Generator mantém os seus códigos dinâmicos ativos mesmo na versão gratuita, pode aprender ao longo de um período prolongado, em vez de tomar decisões precipitadas para cumprir o prazo do período de avaliação.

Passo 6: Testar a experiência

Antes de implementar qualquer coisa em todas as divisões, reserve uma noite para testar como se fosse um viajante.

Imprima uma amostra dos seus cartões QR Code no tamanho real. Em seguida, digitalize cada código:

• À luz fraca de um candeeiro, sob uma luz forte do teto e na luz um pouco estranha do início da manhã
• Com o Wi-Fi do hotel ligado e com o Wi-Fi desligado, utilizando dados móveis

Percorra todos os fluxos. Encomende um lanche fictício, peça toalhas extra, marque uma sessão de spa de teste e preencha um formulário de feedback. Se alguma vez sentir alguma confusão, tiver de clicar demasiadas vezes ou se deparar com uma página que demora a carregar, considere isso um sinal de alerta.

A vantagem de utilizar códigos dinâmicos do site The QR Code Generator é que pode manter o código impresso, regressar ao painel de controlo, ajustar as páginas de destino ou a sua ordem e tentar novamente.

Os cartões físicos permanecem na mesa de cabeceira, enquanto a experiência digital melhora nos bastidores.

Melhores práticas para um hotel eficaz QR Codes

Para que o QR Codes funcione como pretendido nos hotéis, é necessário conceber o sistema tendo em conta o comportamento dos hóspedes. Aqui ficam algumas boas práticas:

• Atribua a cada código uma única finalidade, como «Encomendar comida», «Solicitar serviços» ou «Ler informações sobre o hotel». Não atribua demasiadas funções a um único código.
• Utilize o QR Codes para tudo o que possa sofrer alterações, como ementas, ofertas de spa ou guias sazonais, para que possa atualizar os links sem ter de reimprimir os materiais dos quartos.
• Coloque o código num local para onde um hóspede cansado olhe naturalmente em primeiro lugar, como uma mesa de cabeceira, uma secretária ou mesmo no interior do quarto, perto dos interruptores de luz.
• Adicionar uma legenda curta e amigável para que os hóspedes saibam o que acontece quando digitalizam o código, por exemplo: «Digitalize para obter comida, toalhas e informações sobre o hotel.»
• Se uma funcionalidade for raramente utilizada, tente deslocar o cartão, alterar o texto do rótulo ou reorganizar os links numa página com vários URLs QR Code.

Os principais erros a evitar são sobrecarregar o espaço com demasiados códigos, encaminhar os convidados para páginas não otimizadas ou não responder rapidamente a pedidos feitos através de um código QR Code. E não coloque um código QR Code onde lhe apetecer. Colocar um código QR Code com o menu do jantar junto à casa de banho não é a melhor localização. Um conjunto pequeno e bem planeado de códigos proporciona quase sempre um resultado melhor do que uma dúzia de autocolantes descoordenados.

Eleve a experiência dos seus visitantes a um novo nível com QR Codes

Uma estratégia de QR Code num hotel funciona melhor quando parece natural — um ou dois códigos nos locais certos, promessas claras sobre o que fazem e percursos simples para aceder a refeições, assistência e informações.

The QR Code Generator (TQRCG) reúne todas estas funcionalidades num único painel de controlo intuitivo, com códigos estáticos ilimitados, dois códigos dinâmicos gratuitos QR Codes que nunca expiram, personalização plus e acompanhamento de leituras. Isto torna-o ideal tanto para hotéis boutique que estão a testar o mercado como para estabelecimentos de maior dimensão prontos para expandir.

Se está pronto para modernizar o serviço de quarto, comece hoje mesmo a sua configuração em The QR Code Generator.