Como utilizar códigos QR nos quartos de hotel para melhorar os serviços aos hóspedes

Os hóspedes do seu hotel adoram comodidade. No entanto, muitos hotéis não conseguem oferecer isso, apesar dos seus melhores esforços para prestar um serviço excelente.

Considere o seguinte: alguém precisa de uma toalha extra, então pega o telefone e liga para a recepção. Ou está tentando se conectar ao Wi-Fi, mas não consegue encontrar a senha. Esses não são problemas graves por si só. Mas eles se acumulam e prejudicam a experiência do hóspede de maneiras significativas. 

Os hotéis modernos encontraram uma maneira totalmente fácil de lidar com essas solicitações dos hóspedes. Na verdade, eles também estão usando isso para oferecer serviços no quarto e vender complementos, como serviços de spa. 

E isso é feito usando algo simples, mas poderoso: códigos QR. Você escaneia, toca e obtém o que precisa. Os hóspedes se sentem no controle e sua equipe pode se concentrar nos aspectos que realmente exigem um toque humano. 

Neste guia, apresentamos as várias maneiras de usar códigos QR no seu hotel e as melhores formas de configurá-los. 

Índice

1. O que você está perdendo ao não usar códigos QR em seus hotéis?
2. Como os códigos QR para hotéis tornam as estadias mais convenientes
3. Como criar e implementar uma estratégia de códigos QR para quartos de hotel 
4. Melhores práticas para códigos QR eficazes em hotéis
5. Melhore a experiência dos seus hóspedes com códigos QR
6. Perguntas frequentes

O que você está perdendo ao não usar códigos QR em seus hotéis?

A maioria dos hotéis ainda funciona com o método de telefone e papel de uma década atrás. Os hóspedes ligam para a recepção para tudo. Os menus impressos ficam nos quartos e os diretórios de serviços são colocados debaixo das portas. E, claro, tudo isso funciona. Mas está longe de ser o ideal. O custo de manter essa abordagem nem sempre é sentido de imediato, até você começar a ver funcionários estressados, hóspedes irritados e uma queda gradual na sua receita.

Veja exatamente como você fica em desvantagem sem a conveniência e a automação dos códigos QR:

Sua recepção fica sobrecarregada nos horários de pico

É um problema quando todos os pedidos dos hóspedes têm que passar pelo telefone da recepção. Pedidos de toalhas, senhas de Wi-Fi, perguntas sobre comodidades, reservas de spa, tudo passa pela mesma recepção sobrecarregada. Durante os horários de pico, isso pode rapidamente se transformar em um desastre, com os hóspedes tendo que ligar novamente ou os funcionários esquecendo os pedidos. Isso também é ruim para suas operações e reputação. 

coreSem esquecer que a equipe também está fazendo o check-in e o check-out dos hóspedes que estão partindo, o que pode tornar o processo altamente ineficiente. Pesquisas mostram que a satisfação dos hóspedes dos EUA diminui drasticamente quando o tempo de espera no check-in excede cerca de cinco minutos, com a satisfação caindo aproximadamente 50 pontos em uma escala de 100 pontos. 

Seus materiais impressos podem ficar desatualizados rapidamente

Os menus, diretórios e guias de serviço de quarto impressos ficam desatualizados no momento em que algo muda. Isso o leva a duas armadilhas caras:

• O ciclo constante de reimpressão: os hotéis precisam imprimir e distribuir continuamente novos documentos para centenas de quartos por causa de pequenas alterações. Isso é um enorme desperdício de dinheiro (em termos de impressão, papel e mão de obra) e tempo da equipe, reduzindo severamente a eficiência.
• Confusão e insatisfação dos hóspedes: permitir que informações desatualizadas e incorretas permaneçam visíveis sugere falta de atenção aos detalhes. Para os hóspedes, encontrar números incorretos, itens indisponíveis ou preços desatualizados causa frustração, falhas no serviço e, em última análise, prejudica sua experiência e índice de satisfação.

Você não tem dados sobre as preferências dos hóspedes ou o uso dos serviços

Os pedidos dos hóspedes por telefone e pessoalmente não deixam rastros. Você sabe que os hóspedes estão fazendo pedidos, mas não tem visibilidade dos padrões por trás deles. Eles estão sempre pedindo chinelos ou kits de higiene bucal? Ou estão reclamando do barulho da rua? Se você não sabe ao certo, não pode resolver esses problemas.

Os códigos QR mudam completamente isso. 

Com uma configuração de código QR rastreável, por exemplo, cada código pode receber sua própria identidade, como “Quarto 1203”, “Lobby” ou “Academia”, e ser vinculado a um uso específico, como serviço de quarto, limpeza ou ajuda com Wi-Fi. Você também pode analisar quais códigos são escaneados, quantas vezes e quando. Essas informações podem ajudá-lo a tomar decisões práticas para melhorar as experiências de estadia.

Suponha que o código QR de limpeza nos quartos dos andares superiores receba uma enxurrada de solicitações de “toalhas extras” entre 6 e 9 da manhã. Você pode estocar suprimentos mais perto dessa área e escalar alguém para esse horário. Alternativamente, se o link “relatar ruído” for frequentemente escaneado em quartos voltados para a rua, você pode resolver o problema de forma proativa, oferecendo tampões de ouvido no check-in para esses quartos ou sinalizando-os para acompanhamento.

Você perde oportunidades de vendas adicionais e ofertas personalizadas

A maioria dos hotéis tem uma grande quantidade de receitas acessórias à sua disposição. Serviços de spa, upgrades de quartos, check-out tardio, experiências gastronómicas, excursões locais, pacotes, ofertas sazonais, etc. O truque é apresentar estas ofertas aos hóspedes no momento certo, com um atrito suficientemente baixo para que eles as considerem.

Mas folhetos impressos? Os hóspedes os jogam fora ou ignoram completamente. Menções na recepção durante o check-in? É quando as pessoas estão cansadas, distraídas e só querem chegar ao quarto.

O upselling digital por meio de pontos de contato no quarto resolve os dois problemas. Os hóspedes podem descobrir as ofertas quando estão realmente relaxados e receptivos. E podem reservar diretamente com uma rápida digitalização, sem ter que voltar ao lobby.

Os seus custos operacionais estão a esvaziar os seus bolsos

Por fim, se você ainda imprime menus, diretórios e materiais promocionais de vez em quando, está lidando com custos operacionais mais altos. Alguém está distribuindo esses materiais. Alguém está recolhendo as versões desatualizadas e, depois, há o descarte. Isso aumenta rapidamente para propriedades grandes.

Mas o custo real não é esse. É o tempo da sua equipe. 

Eles passam horas respondendo às mesmas perguntas básicas repetidamente: “A que horas é o café da manhã?” “Qual é a senha do Wi-Fi?” “Onde fica a academia?” Enquanto isso, o trabalho de alto valor que diferencia sua propriedade, como atendimento personalizado, resolução de problemas e criação de momentos inesquecíveis para os hóspedes, é deixado de lado.

Como os códigos QR dos hotéis tornam as estadias mais convenientes

O que os códigos QR podem fazer pelo seu hotel? Vamos analisar as aplicações reais e práticas que estão funcionando atualmente.

Permita o check-in sem contato e atue como uma chave digital

Com os códigos QR, os seus hóspedes podem fazer o check-in na sua propriedade sem precisarem de alguém para os orientar. Os hóspedes podem digitalizar um código QR do e-mail de reserva ou no átrio, concluir o check-in móvel, carregar o seu documento de identificação e detalhes de pagamento e receber uma chave digital do quarto diretamente no seu telemóvel.

Além disso, durante os horários de pico do check-in, os hóspedes que desejarem podem evitar completamente a fila. Os códigos QR também podem ser uma grande mudança para chegadas tarde da noite ou partidas de madrugada.

Ofereça um diretório digital de hóspedes e um centro de informações sempre disponíveis

O melhor dos códigos QR é que você tem controle total sobre onde eles levam após serem escaneados. Isso significa que você pode criar centros de informações personalizados que fornecem aos hóspedes acesso instantâneo a tudo o que eles precisam saber sobre o seu hotel.Muitos hotéis agora usam códigos QR de serviço de concierge digital para centralizar as informações e serviços dos hóspedes em um centro compatível com dispositivos móveis.

Os hóspedes podem escanear os códigos QR para acessar informações importantes, incluindo a lista completa de comodidades, senha do Wi-Fi, horário de funcionamento do spa e da piscina, recomendações de restaurantes locais, políticas do hotel e contatos de emergência. A vantagem é que você pode atualizá-las em tempo real. 

Por exemplo, se a sua piscina fechar mais cedo para manutenção, você pode atualizar uma vez e todos os hóspedes verão a mudança imediatamente. Você pode até incluir guias da região, horários de transporte e recomendações de restaurantes que mudam sazonalmente, garantindo que os hóspedes sempre tenham as informações mais atualizadas ao seu alcance.

Leve o serviço de quarto digital a todos os quartos

Os hóspedes podem escanear um código para navegar pelos menus atualizados, solicitar serviço de quarto, pedir toalhas ou produtos de higiene pessoal extras, reservar serviço de lavanderia ou relatar um problema de manutenção, tudo sem precisar pegar o telefone.

Isso também é ideal para um QR Code com vários URLs. Um QR Code com vários URLs permite que as pessoas acessem uma página com vários URLs após escanear apenas um QR Code. Por exemplo, em vez de colocar um QR Code diferente para cada serviço, você pode colocar um código no quarto que abre um menu simples de links, como serviço de quarto, limpeza, spa, horários da academia, reservas de restaurante e passeios locais. 

Os hóspedes selecionam o que precisam em segundos, e você pode adicionar, remover ou reordenar esses links a qualquer momento, conforme os serviços mudam.

No back-end, essas solicitações são enviadas diretamente para seus sistemas de gerenciamento. Os pedidos e solicitações são processados com precisão, registados com data e hora e encaminhados automaticamente para o departamento correto. 

Facilite a coleta de feedback e avaliações dos hóspedes

Com os códigos QR no check-out, os hóspedes podem deixar feedback no momento em que estão experimentando algo que vale a pena comentar. O ar condicionado não está funcionando? Eles podem relatar isso imediatamente. Adoraram o serviço de abertura de cama? Eles podem dizer isso enquanto ainda está fresco na memória.

Por exemplo, o Sun Hall Hotel usa códigos QR para coletar feedback, pois é uma das maneiras mais rápidas de saber como os hóspedes se sentem em relação aos seus serviços.

Com os códigos QR, você também pode rastrear padrões por meio dos códigos, identificar problemas recorrentes e medir a satisfação em diferentes tipos de quartos, andares ou períodos de tempo. 

Ajuda a impulsionar upgrades de quartos e ofertas oportunas

Os códigos QR nos quartos funcionam bem para upgrades de quartos, pois alcançam os hóspedes no momento certo. 

Eles já estão acomodados, navegando e mais abertos a uma opção simples de “tornar esta estadia melhor”. Uma pequena sugestão, como “Faça um upgrade para uma suíte” ou “Adicione check-out tardio”, pode direcioná-los diretamente para um fluxo de reserva rápido, com a cobrança adicionada ao quarto automaticamente.

Você também pode usar a mesma abordagem com códigos QR para ofertas sazonais. Troque a oferta com base no mês ou evento, como um pacote de jantar festivo, oferta de spa na estação das chuvas, brunch de fim de semana ou passe de piscina no verão, sem alterar o código impresso. 

Agora que conhecemos todos os benefícios dos códigos QR, vamos aprender a implementá-los para maximizar sua eficácia.

Como criar e implementar uma estratégia de QR Code para quartos de hotel 

Quando um hóspede entra em um quarto após uma longa viagem, ele geralmente quer Wi-Fi, comida e uma noção de como as coisas funcionam. Uma boa configuração de QR Code transforma tudo isso em algumas digitalizações fáceis.

Você já conhece o conceito. Vamos transformá-lo em uma estratégia viável para o seu hotel, usando The QR Code Generator como base. 

Etapa 1: Comece com metas e a jornada do hóspede

Antes de abrir qualquer ferramenta de QR Code, sente-se com sua equipe e converse sobre o que você está tentando mudar. Isso pode ser: 

• Muitas chamadas para a recepção para obter informações rotineiras
• Cardápios e diretórios em papel que são caros para reimprimir
• Vagas no spa e no restaurante que não são utilizadas
• Hóspedes que saem satisfeitos, mas nunca deixam uma avaliação

Anote esses objetivos e mantenha-os à vista. Em seguida, trace a jornada do hóspede desde a chegada até o check-out. Identifique onde um QR Code facilitaria as coisas (check-in, solicitações de serviço no quarto, opções de refeições, recomendações locais) em vez de apenas adicionar um código por adicionar.

Passo 2: Escolha entre códigos estáticos e dinâmicos 

The QR Code Generator permite criar códigos QR estáticos e dinâmicos, para que você possa combiná-los de uma forma que se adapte à sua operação, em vez de forçar tudo a se encaixar em uma única categoria. 

Os códigos estáticos são fixos. Uma vez criados, eles sempre levam ao mesmo lugar. Eles são adequados para informações que raramente mudam, como contatos de emergência, políticas fixas ou detalhes de Wi-Fi que permanecem os mesmos. O TQRCG permite códigos estáticos gratuitos ilimitados, o que facilita sua implementação em todos os quartos.

Os códigos dinâmicos são e flexíveis. Você pode alterar o destino posteriormente e rastrear a frequência com que são escaneados. É aqui que você pode adicionar qualquer conteúdo que possa mudar com o tempo, como menus, ofertas de spa, pacotes sazonais, guias locais e informações sobre eventos.

A receita e a experiência do hóspede pertencem aos códigos dinâmicos, e as informações básicas ficam nos códigos estáticos.

Etapa 3: Decida o que acontece após cada leitura

Um código QR é apenas uma porta de entrada. O que está por trás dele é mais importante.

Para um hotel, os destinos mais úteis tendem a ser:

• Uma página de serviço de quarto ou pedidos de alimentos e bebidas
• Um fluxo de reservas de spa ou restaurante
• Um formulário de relatório de manutenção com o número do quarto e o problema
• Uma página de checkout e feedback

Seja qual for a sua escolha, projete-a para telas pequenas. Use títulos claros, formulários concisos e botões grandes e fáceis de tocar.

O verdadeiro retorno vem quando essa página se conecta ao resto da jornada do hóspede. Vincule as solicitações ao número do quarto, encaminhe-as para a equipe certa e registre as principais ações em seu sistema de gerenciamento de propriedade (PMS) ou ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Em seguida, você pode usar o mesmo fluxo para o envolvimento pós-estadia.

Existem algumas maneiras de construir essa camada. Alguns hotéis colaboram com sua agência web para criar páginas móveis leves que se integram perfeitamente ao site existente. Outros podem usar provedores terceirizados para configurar essas páginas.

Etapa 4: Crie um código QR para hotel com o The QR Code Generator (TQRCG)

O TQRCG suporta o tipo de código QR multi-URL, que efetivamente fornece uma mini página de destino com várias opções por trás de uma única digitalização.

Na prática, sua configuração pode ser semelhante a esta

1. Você se inscreve no site e escolhe um código QR dinâmico
2. Você seleciona a opção Multi-URL e começa a adicionar links

3. Você cria um pequeno menu que funciona como um concierge, por exemplo,
   • Diretório de hóspedes
   • Pedir comida e bebidas
   • Solicitar toalhas ou amenidades
   • Reservar spa ou tratamentos
     Dicas e recomendações locais
   • Deixe um comentário ou solicite uma ligação

4. No painel do The QR Code Generator (TQRCG), você personaliza o código. Você pode adicionar seu logotipo, ajustar as cores e usar uma moldura simples para que os hóspedes reconheçam que se trata de um código interativo, enquanto o sistema garante que ele permaneça legível.

5. Você baixa um PNG ou SVG de alta resolução para impressão e mantém o link dinâmico editável em segundo plano. 

Etapa 5: Vincule os fluxos do QR Code à forma como sua equipe já trabalha

Os códigos QR são tão bons quanto a resposta do outro lado. Se você opera com uma pilha de tecnologia completa (PMS, POS, ferramentas de gerenciamento de serviços), pode vincular seus códigos diretamente a formulários e fluxos online existentes que já enviam dados para esses sistemas. 

Se sua configuração for simples, você pode manter as coisas simples e ainda assim obter benefícios significativos. Muitos hotéis começam com formulários da web que enviam e-mails para departamentos específicos ou preenchem linhas em uma planilha compartilhada. Um hóspede clica em “travesseiros extras”, preenche um formulário de dois campos e a equipe de limpeza recebe um e-mail com o número do quarto e o tipo de solicitação. É simples assim.

Etapa 6: use análises para entender o que os hóspedes realmente usam

Depois que seus códigos dinâmicos estiverem ativos, o The QR Code Generator começará a mostrar com que frequência eles são escaneados e, em planos pagos, análises mais detalhadas, como padrões de dispositivos e horários.

Você pode perceber que o link do guia local quase não recebe digitalizações, enquanto o serviço de quarto é usado consistentemente em determinados horários, ou que os quartos de nível suíte apresentam taxas de digitalização de reservas de spa mais altas do que os quartos padrão. Esses padrões ajudam você a se ajustar. Você pode mover o cartão com o código QR para a mesa em vez do suporte da TV ou oferecer descontos no spa para quartos de nível inferior. Em algumas semanas, sua experiência digital se torna mais precisa simplesmente observando e respondendo ao comportamento real.

E como o The QR Code Generator mantém seus códigos dinâmicos ativos mesmo no nível gratuito, você pode aprender ao longo de um longo período, em vez de tomar decisões precipitadas para cumprir um prazo de avaliação. 

Etapa 6: teste a experiência 

Antes de implementar qualquer coisa em todos os quartos, reserve uma noite e teste como um viajante.

Imprima uma amostra dos seus cartões com código QR no tamanho real. Em seguida, digitalize cada código:

• Sob luz fraca, luz forte do teto e a luz um pouco estranha do início da manhã
• No Wi-Fi do hotel e com o Wi-Fi desligado, usando dados móveis

Percorra todos os fluxos. Peça um lanche fictício, solicite toalhas extras, reserve um horário para um teste no spa e preencha um formulário de feedback. Se você sentir alguma confusão, precisar clicar muitas vezes ou encontrar uma página que demora para carregar, considere isso um sinal de alerta.

A vantagem de usar o código dinâmico do The QR Code Generator é que você pode manter o código impresso, retornar ao painel, ajustar as páginas de destino ou sua ordem e tentar novamente. 

Os cartões físicos permanecem na mesa de cabeceira enquanto a experiência digital melhora nos bastidores.

Melhores práticas para códigos QR eficazes em hotéis

Para que os códigos QR funcionem como pretendido em hotéis, você deve projetá-los com base no comportamento dos hóspedes. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

• Atribua a cada código uma única finalidade, como “Pedir comida”, “Solicitar comodidades” ou “Ler informações sobre o hotel”. Não atribua muitas finalidades a um único código.
• Use códigos QR dinâmicos para tudo que pode mudar, como menus, ofertas de spa ou guias sazonais, para que você possa atualizar os links sem precisar reimprimir os materiais dos quartos. 
• Coloque o código onde um hóspede cansado naturalmente olha primeiro, como uma mesa de cabeceira, escrivaninha ou dentro do quarto, perto dos interruptores de luz.
• Adicione uma etiqueta curta e amigável para que os hóspedes saibam o que acontece quando escaneiam, por exemplo, “Escaneie para comida, toalhas e informações do hotel”.
• Se um recurso raramente for usado, tente mover o cartão, alterar o texto da etiqueta ou reorganizar os links em um código QR com vários URLs.

As principais armadilhas são sobrecarregar o quarto com muitos códigos, enviar os hóspedes para páginas não otimizadas ou não responder rapidamente às solicitações baseadas em códigos QR. E não cole um código QR onde quiser. Colocar um código QR para o menu do restaurante ao lado do vaso sanitário não é o melhor local. Um conjunto pequeno e bem planejado de códigos quase sempre oferece um resultado melhor do que uma dúzia de adesivos descoordenados.

Melhore a experiência dos seus hóspedes com códigos QR

Uma estratégiade QR Code para hotéis funciona melhor quando parece natural — um ou dois códigos nos lugares certos, promessas claras sobre o que eles fazem e caminhos simples para comida, ajuda e informações. 

The QR Code Generator (TQRCG) reúne essas peças em um único painel fácil de usar, com códigos estáticos ilimitados, dois códigos QR dinâmicos gratuitos que nunca expiram, além de personalização e rastreamento de digitalização. Isso o torna ideal tanto para hotéis boutique que estão testando o terreno quanto para propriedades maiores prontas para expandir.

Se você está pronto para modernizar o serviço de quarto, comece sua configuração hoje mesmo em The QR Code Generator.

Perguntas frequentes