Comment utiliser les codes QR dans les chambres d'hôtel pour améliorer les services aux clients

Les clients de votre hôtel apprécient le confort. Cependant, de nombreux hôtels ne parviennent pas à le leur offrir, malgré tous leurs efforts pour fournir un service d’excellence.

Prenons un exemple : quelqu’un a besoin d’une serviette supplémentaire, il décroche donc le téléphone et appelle la réception. Ou bien il essaie de se connecter au Wi-Fi, mais ne trouve pas le mot de passe. En soi, ce ne sont pas des problèmes insurmontables. Mais ils s’accumulent et nuisent à l’expérience client de manière significative. 

Les hôtels modernes ont trouvé un moyen très simple de répondre à ces demandes des clients. En fait, ils l’utilisent également pour fournir des services en chambre et vendre des suppléments, tels que des services de spa. 

Et cela grâce à un outil simple mais puissant : les codes QR. Il suffit de scanner, de cliquer et vous obtenez ce dont vous avez besoin. Les clients se sentent maîtres de la situation et votre personnel peut se concentrer sur les aspects qui nécessitent vraiment une intervention humaine. 

Dans ce guide, nous vous présentons les nombreuses façons dont vous pouvez utiliser les codes QR dans votre hôtel et les meilleures façons de les mettre en place. 

Table des matières

1. Que perdez-vous en n’utilisant pas les codes QR dans vos hôtels ?
2. Comment les codes QR hôteliers rendent les séjours plus pratiques
3. Comment créer et mettre en œuvre une stratégie de codes QR pour les chambres d’hôtel 
4. Meilleures pratiques pour des codes QR efficaces dans les hôtels
5. Améliorez l’expérience de vos clients grâce aux codes QR
6. Foire aux questions

Que perdez-vous en n’utilisant pas de codes QR dans vos hôtels ?

La plupart des hôtels fonctionnent encore selon la méthode du téléphone et du papier, comme il y a dix ans. Les clients appellent la réception pour tout. Les menus imprimés sont disponibles dans les chambres et les répertoires des services sont glissés sous les portes. Bien sûr, tout cela fonctionne. Mais c’est loin d’être idéal. Le coût de cette approche n’est pas toujours perceptible au premier abord, jusqu’à ce que vous commenciez à voir du personnel stressé, des clients agacés et une baisse progressive de vos revenus.

Voici exactement en quoi vous êtes désavantagé sans la commodité et l’automatisation des codes QR :

Votre réception est surchargée aux heures de pointe

C’est un problème lorsque chaque demande des clients doit passer par le téléphone de la réception. Demandes de serviettes, mots de passe Wi-Fi, questions sur les équipements, réservations au spa, tout passe par la même réception déjà débordée. Pendant les heures de pointe, cela peut rapidement tourner au désastre, les clients devant rappeler ou le personnel oubliant les demandes. Cela nuit également à votre fonctionnement et à votre réputation. 

coreSans oublier que le personnel doit également enregistrer les arrivées et les départs des clients, ce qui peut rendre le processus très inefficace. Des études montrent que la satisfaction des clients américains diminue fortement lorsque le temps d’attente à l’enregistrement dépasse environ cinq minutes, avec une baisse de satisfaction de 50 points sur une échelle de 100. 

Vos documents imprimés peuvent rapidement devenir obsolètes

Les menus, les répertoires et les guides du service d’étage imprimés deviennent obsolètes dès qu’un changement intervient. Cela vous expose à deux pièges coûteux :

• Le cycle constant de réimpression : les hôtels doivent continuellement imprimer et distribuer de nouveaux documents à des centaines de chambres pour des changements mineurs. Cela représente un énorme gaspillage d’argent (en termes d’impression, de papier et de main-d’œuvre) et de temps pour le personnel, ce qui réduit considérablement l’efficacité.
• Confusion et insatisfaction des clients : laisser des informations obsolètes et incorrectes visibles suggère un manque d’attention aux détails. Pour les clients, rencontrer des numéros incorrects, des articles indisponibles ou des prix obsolètes est source de frustration, de défaillances dans le service et, en fin de compte, nuit à leur expérience et à leur niveau de satisfaction.

Vous ne disposez d’aucune donnée sur les préférences des clients ou leur utilisation des services

Les demandes des clients par téléphone ou en personne ne laissent aucune trace. Vous savez que les clients font des demandes, mais vous n’avez aucune visibilité sur les tendances qui se cachent derrière. Demandent-ils systématiquement des chaussons ou des kits dentaires ? Ou se plaignent-ils du bruit de la route ? Si vous n’en êtes pas sûr, vous ne pouvez pas résoudre ces problèmes.

Les codes QR changent complètement la donne. 

Avec une configuration de codes QR traçables, par exemple, chaque code peut se voir attribuer sa propre identité, comme « Chambre 1203 », « Hall » ou « Salle de sport », et être associé à une utilisation spécifique, comme le service en chambre, le ménage ou l’aide Wi-Fi. Vous pouvez également analyser quels codes sont scannés, combien de fois et à quel moment. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions pratiques pour améliorer l’expérience de séjour.

Supposons que le code QR du service de ménage dans les chambres des étages supérieurs reçoive une avalanche de demandes de « serviettes supplémentaires » entre 6 et 9 heures du matin, vous pouvez stocker des fournitures à proximité de cette zone et prévoir du personnel pour cette plage horaire. Par ailleurs, si le lien « signaler un bruit » est fréquemment scanné dans les chambres donnant sur la route, vous pouvez traiter le problème de manière proactive en proposant des bouchons d’oreille à l’arrivée pour ces chambres ou en les signalant pour un suivi.

Vous passez à côté d’opportunités de vente incitative et d’offres personnalisées

La plupart des hôtels disposent d’une multitude de sources de revenus supplémentaires. Services de spa, surclassement de chambre, départ tardif, expériences culinaires, visites locales, forfaits, offres saisonnières, etc. L’astuce consiste à présenter ces offres aux clients au bon moment, avec suffisamment de discrétion pour qu’ils les prennent en considération.

Mais les prospectus imprimés ? Les clients les jettent ou les ignorent complètement. Les mentions à la réception lors de l’enregistrement ? C’est à ce moment-là que les gens sont fatigués, distraits et veulent juste se rendre dans leur chambre.

La vente incitative numérique via des points de contact dans les chambres résout ces deux problèmes. Les clients peuvent découvrir les offres lorsqu’ils sont détendus et réceptifs. Et ils peuvent réserver directement en scannant rapidement, sans avoir à retourner à la réception.

Vos coûts opérationnels vident vos poches

Enfin, si vous continuez à imprimer des menus, des répertoires et du matériel promotionnel de temps à autre, vous devez faire face à des coûts opérationnels plus élevés. Quelqu’un doit les distribuer. Quelqu’un doit récupérer les versions obsolètes, puis les éliminer. Cela représente rapidement une somme importante pour les grands établissements.

Mais le véritable coût n’est même pas là. C’est le temps de votre personnel. 

Il passe des heures à répondre aux mêmes questions basiques : « À quelle heure est servi le petit-déjeuner ? », « Quel est le mot de passe du Wi-Fi ? », « Où se trouve la salle de sport ? ». Pendant ce temps, les tâches à forte valeur ajoutée qui différencient votre établissement, comme le service personnalisé, la résolution de problèmes et la création de moments mémorables pour les clients, sont mises de côté.

Comment les QR codes hôteliers rendent les séjours plus pratiques

Que peuvent apporter les codes QR à votre hôtel ? Examinons les applications réelles et pratiques qui fonctionnent actuellement.

Permettez l’enregistrement sans contact et utilisez-les comme clé numérique

Grâce aux codes QR, vos clients peuvent s’enregistrer dans votre établissement sans avoir besoin d’être guidés par une personne. Les clients peuvent scanner un code QR à partir de leur e-mail de réservation ou dans le hall, effectuer leur enregistrement mobile, télécharger leur pièce d’identité et leurs informations de paiement, et recevoir une clé numérique de leur chambre directement sur leur téléphone.

De plus, pendant les heures d’affluence à l’enregistrement, les clients qui le souhaitent peuvent éviter complètement la file d’attente. Les codes QR peuvent également changer la donne pour les arrivées tardives ou les départs tôt le matin.

Proposez un répertoire numérique et un centre d’informations toujours disponibles

L’avantage des codes QR est que vous contrôlez entièrement leur destination après leur lecture. Vous pouvez ainsi créer des centres d’informations sur mesure qui permettent aux clients d’accéder instantanément à tout ce qu’ils doivent savoir sur votre hôtel.De nombreux hôtels utilisent désormais des codes QR pour centraliser les informations et les servicesdestinés aux clients dans un centre accessible depuis un appareil mobile.

Les clients peuvent scanner les codes QR pour accéder à des informations clés, notamment la liste complète des équipements, le mot de passe Wi-Fi, les horaires du spa et de la piscine, les recommandations de restaurants locaux, les politiques de l’hôtel et les contacts d’urgence. L’avantage est que vous pouvez les mettre à jour en temps réel. 

Par exemple, si votre piscine ferme plus tôt pour cause d’entretien, vous pouvez mettre à jour cette information une seule fois et tous les clients verront immédiatement le changement. Vous pouvez même inclure des guides sur la région, les horaires des transports et des recommandations de restaurants qui changent selon les saisons, afin que les clients aient toujours les informations les plus récentes à portée de main.

Offrez un service d’étage numérique dans chaque chambre

Les clients peuvent scanner un code pour consulter les menus mis à jour, commander le service en chambre, demander des serviettes ou des articles de toilette supplémentaires, réserver un service de blanchisserie ou signaler un problème d’entretien, le tout sans décrocher le téléphone.

Cela convient également très bien à un QR Code multi-URL. Un QR Code multi-URL permet aux utilisateurs d’accéder à une page contenant plusieurs URL après avoir scanné un seul QR Code. Par exemple, au lieu de placer un QR Code différent pour chaque service, vous pouvez mettre un seul code dans la chambre qui ouvre un menu simple de liens, tels que le service en chambre, le ménage, le spa, les créneaux horaires de la salle de sport, les réservations de restaurant et les visites locales. 

Les clients sélectionnent ce dont ils ont besoin en quelques secondes, et vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser ces liens à tout moment en fonction de l’évolution des services.

En arrière-plan, ces demandes sont directement transmises à vos systèmes de gestion. Les commandes et les demandes sont traitées avec précision, horodatées et acheminées automatiquement vers le service approprié. 

Facilitez la collecte des commentaires et des avis des clients

Grâce aux codes QR disponibles au moment du départ, les clients peuvent laisser leurs commentaires immédiatement, lorsqu’ils vivent une expérience qui mérite d’être mentionnée. La climatisation ne fonctionne pas ? Ils peuvent le signaler immédiatement. Ils ont apprécié le service de préparation à la nuit ? Ils peuvent le dire tant que le souvenir est encore frais.

Par exemple, le Sun Hall Hotel utilise des codes QR pour recueillir les commentaires, car c’est l’un des moyens les plus rapides de connaître l’avis des clients sur vos services.

Les codes QR vous permettent également de suivre les tendances, d’identifier les problèmes récurrents et de mesurer la satisfaction selon les types de chambres, les étages ou les périodes. 

Contribue à favoriser les surclassements de chambres et les offres opportunes

Les codes QR dans les chambres sont efficaces pour les surclassements, car ils permettent d’interpeller les clients au bon moment. 

Ils sont déjà installés, en train de naviguer sur Internet et plus ouverts à une option simple pour « améliorer leur séjour ». Une petite invite, telle que « Passez à une suite » ou « Ajoutez un départ tardif », peut les diriger directement vers un processus de réservation rapide, les frais étant automatiquement ajoutés à la chambre.

Vous pouvez également utiliser la même approche avec les codes QR pour les offres saisonnières. Changez l’offre en fonction du mois ou de l’événement, comme un forfait dîner festif, une offre spa mousson, un brunch le week-end ou un pass piscine pour l’été, sans modifier le code imprimé. 

Maintenant que nous connaissons tous les avantages des codes QR, apprenons à les mettre en œuvre pour maximiser leur efficacité.

Comment créer et mettre en œuvre une stratégie de codes QR pour les chambres d’hôtel 

Lorsqu’un client entre dans une chambre après un long voyage, il souhaite généralement disposer d’une connexion Wi-Fi, de nourriture et d’une idée du fonctionnement des choses. Une bonne configuration de codes QR permet de répondre à toutes ces attentes en quelques scans faciles.

Vous connaissez déjà le concept. Transformons-le en une stratégie viable pour votre hôtel, en utilisant The QR Code Generator comme base. 

Étape 1 : commencez par définir vos objectifs et le parcours client

Avant d’ouvrir un outil de QR Code, réunissez votre équipe et discutez de ce que vous essayez de changer. Cela peut être : 

• Trop d’appels à la réception pour obtenir des informations courantes
• Des menus et des répertoires papier coûteux à réimprimer
• Des créneaux horaires inutilisés au spa et au restaurant
• Des clients qui repartent satisfaits mais ne laissent jamais d’avis

Notez ces objectifs et affichez-les bien en vue. Ensuite, tracez le parcours de vos clients, de leur arrivée à leur départ. Identifiez les domaines dans lesquels un code QR faciliterait les choses (enregistrement, demandes de service en chambre, options de restauration, recommandations locales) au lieu de simplement ajouter un code pour le plaisir d’en avoir un.

Étape 2 : Choisissez entre des codes statiques et dynamiques 

The QR Code Generator vous permet de créer des codes QR statiques et dynamiques, que vous pouvez combiner de manière à les adapter à votre activité, plutôt que de tout regrouper dans une seule catégorie. 

Les codes statiques sont fixes. Une fois créés, ils mènent toujours à la même chose. Ils conviennent aux informations qui changent rarement, telles que les contacts d’urgence, les politiques fixes ou les détails Wi-Fi qui restent les mêmes. TQRCG permet de créer un nombre illimité de codes statiques gratuits, ce qui facilite leur déploiement dans toutes les chambres.

flexLes codes dynamiques sont modifiables. Vous pouvez changer la destination ultérieurement et suivre la fréquence à laquelle ils sont scannés. C’est là que vous pouvez ajouter tout contenu susceptible de changer au fil du temps, comme les menus, les offres de spa, les forfaits saisonniers, les guides locaux et les informations sur les événements.

Les revenus et l’expérience client relèvent des codes dynamiques, tandis que les informations générales relèvent des codes statiques.

Étape 3 : Décidez de ce qui se passe après chaque scan

Un code QR n’est qu’une porte d’entrée. La pièce qui se trouve derrière est plus importante.

Pour un hôtel, les destinations les plus utiles sont généralement les suivantes :

• Une page de commande de service en chambre ou de restauration
• Un flux de réservation de spa ou de restaurant
• Un formulaire de rapport de maintenance avec le numéro de chambre et le problème
• Une page de paiement et de commentaires

Quel que soit votre choix, concevez-le pour les petits écrans. Utilisez des titres clairs, des formulaires concis et des boutons larges et faciles à utiliser.

Le véritable avantage apparaît lorsque cette page est reliée au reste du parcours du client. Associez les demandes au numéro de chambre, transmettez-les à la bonne équipe et enregistrez les actions clés dans votre système de gestion immobilière (PMS) ou votre outil de gestion de la relation client (CRM). Vous pouvez ensuite utiliser le même flux pour l’engagement post-séjour.

Il existe plusieurs façons de créer cette couche. Certains hôtels collaborent avec leur agence web pour créer des pages mobiles légères qui s’intègrent parfaitement à leur site existant. D’autres peuvent faire appel à des fournisseurs tiers pour mettre en place ces pages.

Étape 4 : Créez un code QR pour votre hôtel avec The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG prend en charge les codes QR multi-URL, qui fournissent efficacement une mini-page d’accueil avec plusieurs options derrière un seul scan.

En pratique, votre configuration pourrait ressembler à ceci

1. Vous vous inscrivez sur le site et choisissez un code QR dynamique
2. Vous sélectionnez l’option Multi-URL et commencez à ajouter des liens

3. Vous créez un petit menu qui ressemble à celui d’un concierge, par exemple
   • Annuaire des invités
   • Commander des plats et des boissons
   • Demander des serviettes ou des équipements
   • Réserver un spa ou des soins
     Conseils et recommandations locaux
   • Laisser un commentaire ou demander à être rappelé

4. Dans le tableau de bord d’The QR Code Generator (TQRCG), vous personnalisez le code lui-même. Vous pouvez ajouter votre logo, ajuster les couleurs et utiliser un cadre épuré afin que les clients le reconnaissent comme interactif, tandis que le système veille à ce qu’il reste scannable.

5. Vous téléchargez un fichier PNG ou SVG haute résolution pour l’impression et vous conservez le lien dynamique modifiable en arrière-plan. 

Étape 5 : Adaptez les flux des codes QR au mode de fonctionnement de votre équipe

Les codes QR ne sont efficaces que si la réponse de l’autre côté est bonne. Si vous utilisez une pile technologique complète (PMS, POS, outils de gestion des services), vous pouvez relier vos codes directement aux formulaires et flux en ligne existants qui transmettent déjà des données à ces systèmes. 

Si votre configuration est simple, vous pouvez rester sobre et tout de même en tirer des avantages significatifs. De nombreux hôtels commencent par des formulaires web qui envoient des e-mails à des services spécifiques ou remplissent des lignes dans un tableur partagé. Un client clique sur « oreillers supplémentaires », remplit un formulaire à deux champs, et le service d’entretien reçoit un e-mail avec le numéro de chambre et le type de demande. C’est aussi simple que cela.

Étape 6 : utilisez des analyses pour comprendre ce que les clients utilisent réellement

Une fois vos codes dynamiques activés, The QR Code Generator commence à vous montrer à quelle fréquence ils sont scannés et, dans le cadre des forfaits payants, vous fournit des analyses plus détaillées, telles que les modèles d’appareils et d’horaires.

Vous remarquerez peut-être que le lien vers le guide local n’est pratiquement jamais scanné, que le service d’étage est régulièrement utilisé à certaines heures, ou que les chambres de type suite affichent des taux de scan plus élevés pour les réservations de spa que les chambres standard. Ces tendances vous aident à vous adapter. Vous pouvez déplacer la carte QR Code vers le bureau plutôt que vers le meuble TV, ou proposer des réductions sur le spa pour les chambres de catégorie inférieure. En quelques semaines, votre expérience numérique s’affine simplement en observant et en réagissant aux comportements réels.

Et comme The QR Code Generator maintient vos codes dynamiques actifs même dans la version gratuite, vous pouvez apprendre sur une longue période au lieu de prendre des décisions précipitées pour respecter la date limite de l’essai. 

Étape 6 : Testez l’expérience 

Avant de déployer quoi que ce soit dans toutes les chambres, prenez une soirée pour tester comme un voyageur.

Imprimez un échantillon de vos cartes QR Code à taille réelle. Puis scannez chaque code :

• sous une lampe tamisée, sous un éclairage zénithal intense et sous la lumière légèrement inconfortable du petit matin
• Avec le Wi-Fi de l’hôtel et sans Wi-Fi, en utilisant les données mobiles

Parcourez l’ensemble du processus. Commandez un faux en-cas, demandez des serviettes supplémentaires, réservez un créneau au spa à titre d’essai et remplissez un formulaire de commentaires. Si vous ressentez une pointe de confusion, si vous devez effectuer trop de clics ou si vous rencontrez une page qui se charge lentement, considérez cela comme un signe d’alerte.

L’avantage d’utiliser le code dynamique de The QR Code Generator est que vous pouvez conserver le code imprimé, revenir au tableau de bord, modifier les pages de destination ou leur ordre, et réessayer. 

Les cartes physiques restent sur la table de chevet tandis que l’expérience numérique s’améliore en coulisses.

Meilleures pratiques pour des codes QR efficaces dans les hôtels

Pour que les codes QR fonctionnent comme prévu dans les hôtels, vous devez les concevoir en fonction du comportement de vos clients. Voici quelques bonnes pratiques :

• Attribuez à chaque code un seul objectif, tel que « Commander un repas », « Demander des équipements » ou « Lire les informations sur l’hôtel ». N’attribuez pas trop d’objectifs à un seul code.
• Utilisez des codes QR dynamiques pour tout ce qui peut changer, comme les menus, les offres de spa ou les guides saisonniers, afin de pouvoir mettre à jour les liens sans avoir à réimprimer les documents dans les chambres. 
• Placez le code à un endroit où un client fatigué regardera naturellement en premier, comme une table de chevet, un bureau ou juste à l’intérieur de la chambre, près des interrupteurs.
• Ajoutez une étiquette courte et conviviale afin que les clients sachent ce qui se passe lorsqu’ils scannent le code, par exemple « Scannez pour obtenir des informations sur la nourriture, les serviettes et l’hôtel ».
• Si une fonctionnalité est rarement utilisée, essayez de déplacer la carte, de modifier le texte de l’étiquette ou de réorganiser les liens dans un code QR multi-URL.

Les principaux écueils sont d’encombrer la chambre avec trop de codes, d’envoyer les clients vers des pages non optimisées ou de ne pas répondre rapidement aux demandes basées sur les codes QR. Et ne collez pas un code QR n’importe où. Placer un code QR pour le menu du restaurant à côté des toilettes n’est pas le meilleur emplacement. Un petit ensemble de codes bien planifié donne presque toujours de meilleurs résultats qu’une douzaine d’autocollants non coordonnés.

Améliorez l’expérience de vos clients grâce aux codes QR

Une stratégiede codes QR pour les hôtels fonctionne mieux lorsqu’elle semble naturelle : un ou deux codes placés aux bons endroits, des promesses claires sur leur fonction et des chemins simples vers la nourriture, l’aide et les informations. 

The QR Code Generator (TQRCG) rassemble tous ces éléments dans un tableau de bord unique et facile à utiliser, avec des codes statiques illimités, deux codes QR dynamiques gratuits qui n’expirent jamais, ainsi que des options de personnalisation et de suivi des scans. Cela en fait la solution idéale tant pour les hôtels-boutiques qui testent le terrain que pour les grands établissements prêts à se développer.

Si vous êtes prêt à moderniser votre service en chambre, commencez dès aujourd’hui votre configuration avec The QR Code Generator.

Foire aux questions