Comment utiliser les codes QR dans les chambres d'hôtel pour améliorer les services aux clients

Les clients de votre hôtel aiment la commodité. Cependant, de nombreux hôtels ne parviennent pas à l’offrir, malgré tous leurs efforts pour proposer un excellent service.

Prenons un exemple : quelqu’un a besoin d’une serviette supplémentaire, il prend donc le téléphone et appelle la réception. Ou encore, il essaie de se connecter au Wi-Fi mais ne trouve pas le mot de passe. Ces problèmes ne sont pas énormes en soi. Mais ils s’additionnent et nuisent à l’expérience du client de manière significative.

Les hôtels modernes ont trouvé un moyen tout à fait simple de traiter les demandes des clients. En fait, ils l’utilisent également pour fournir des services dans les chambres et vendre des prestations supplémentaires, telles que des services de spa.

Et cette méthode repose sur quelque chose de simple mais de puissant : les codes QR : les codes QR. Vous scannez, vous tapez et vous obtenez ce dont vous avez besoin. Les clients ont l’impression de contrôler la situation, et votre personnel peut se concentrer sur les aspects qui requièrent vraiment une touche humaine.

Dans ce guide, nous vous présentons les nombreuses façons d’utiliser les codes QR dans votre hôtel et les meilleures façons de les mettre en place.

Table des matières

1. Que perdez-vous si vous n’utilisez pas les codes QR dans vos hôtels ?
2. Comment les QR Codes des hôtels rendent les séjours plus pratiques
3. Comment créer et mettre en œuvre une stratégie de codes QR dans les chambres d’hôtel ?
4. Meilleures pratiques pour des codes QR efficaces dans les hôtels
5. Améliorez l’expérience de vos clients grâce aux codes QR
6. Questions fréquemment posées

Que perdez-vous si vous n’utilisez pas les codes QR dans vos hôtels ?

La plupart des hôtels fonctionnent encore selon la méthode téléphone-papier d’il y a dix ans. Les clients appellent la réception pour tout. Les menus imprimés se trouvent dans les chambres et les répertoires de services sont glissés sous les portes. Et bien sûr, tout cela fonctionne. Mais c’est loin d’être idéal. Le coût de cette approche n’est pas toujours perçu d’emblée, jusqu’à ce que le personnel soit stressé, les clients agacés et que le chiffre d’affaires diminue progressivement.

Voici exactement comment vous êtes désavantagé sans la commodité et l’automatisation des codes QR :

Votre réception est surchargée aux heures de pointe

C’est un problème lorsque chaque demande d’un client doit passer par le téléphone de la réception. Les demandes de serviettes, les mots de passe Wi-Fi, les questions sur les équipements, les réservations de spa, tout cela passe par la même réception, qui est débordée. En période de pointe, cette situation peut rapidement tourner au désastre, les clients devant recomposer leur numéro ou le personnel oubliant des demandes. Cette situation est également préjudiciable à vos activités et à votre réputation.

Sans oublier que le personnel doit également enregistrer les arrivées et les départs des clients, ce qui peut rendre le processus très inefficace. Des études montrent que la satisfaction des clients américains diminue fortement lorsque le temps d’attente à l’enregistrement dépasse environ cinq minutes, les notes de satisfaction chutant d’environ 50 points sur une échelle de 100 points.

Vos documents imprimés peuvent devenir rapidement obsolètes

Les menus imprimés, les répertoires et les guides du service en chambre deviennent obsolètes dès qu’il y a un changement. Cette situation vous fait tomber dans deux pièges coûteux :

• Le cycle de réimpression constant : Les hôtels doivent continuellement imprimer et distribuer de nouveaux documents à des centaines de chambres pour des changements mineurs. Il s’agit d’un énorme gaspillage d’argent (en termes d’impression, de papier et de main-d’œuvre) et de temps pour le personnel, ce qui réduit considérablement l’efficacité.
• Confusion et insatisfaction des clients : Le fait de laisser des informations obsolètes et incorrectes visibles témoigne d’un manque d’attention aux détails. Pour les clients, le fait de rencontrer des numéros erronés, des articles indisponibles ou des prix périmés est source de frustration, de défaillance du service et, en fin de compte, nuit à leur expérience et à leur degré de satisfaction.

Vous ne disposez d’aucune donnée sur les préférences des clients ou l’utilisation des services

Les demandes des clients par téléphone ou en personne ne laissent pas de traces. Vous savez que les clients font des demandes, mais vous n’avez aucune visibilité sur les tendances qui les sous-tendent. Demandent-ils régulièrement des pantoufles ou des trousses dentaires ? Ou se plaignent-ils du bruit de la route ? Si vous n’en avez pas la certitude, vous ne pouvez pas résoudre ces problèmes.

Les codes QR changent complètement la donne.

Avec une installation de code QR traçable, par exemple, chaque code peut avoir sa propre identité, comme “Chambre 1203”, “Lobby” ou “Gym”, et être lié à une utilisation spécifique, comme le service d’étage, le ménage ou l’aide Wi-Fi. Vous pouvez également analyser quels codes sont scannés, combien de fois et quand. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions pratiques pour améliorer l’expérience des clients.

Supposons que le code QR du service d’entretien des chambres situées à l’étage supérieur reçoive un grand nombre de demandes de “serviettes supplémentaires” entre 6 et 9 heures du matin, vous pouvez stocker des fournitures plus près de cette zone et programmer quelqu’un pour cette période. Par ailleurs, si le lien “signaler le bruit” est fréquemment scanné dans les chambres donnant sur la route, vous pouvez traiter le problème de manière proactive en proposant des bouchons d’oreille à l’enregistrement pour ces chambres ou en les signalant pour qu’elles fassent l’objet d’un suivi.

Vous manquez des opportunités de vente incitative et d’offres personnalisées

La plupart des hôtels ont des tonnes de revenus auxiliaires à leur disposition. Services de spa, surclassement de chambre, départ tardif, expériences gastronomiques, visites locales, forfaits, offres saisonnières, etc. L’astuce consiste à présenter ces offres aux clients au bon moment, avec une friction suffisamment faible pour qu’ils y réfléchissent.

Mais les prospectus imprimés ? Les clients les jettent ou les ignorent complètement. Des mentions à la réception lors de l’enregistrement ? C’est à ce moment-là que les clients sont fatigués, distraits et qu’ils veulent simplement se rendre dans leur chambre.

La vente incitative numérique par le biais de points de contact dans les chambres résout ces deux problèmes. Les clients peuvent découvrir les offres lorsqu’ils sont détendus et réceptifs. Et ils peuvent réserver directement d’un simple coup d’œil, sans avoir à retourner dans le hall d’entrée.

Vos coûts d’exploitation vous font perdre de l’argent

Enfin, si vous imprimez encore des menus, des annuaires et du matériel promotionnel de temps à autre, vous devez faire face à des coûts opérationnels plus élevés. Quelqu’un les distribue. Quelqu’un collecte les versions périmées, et il y a enfin la mise au rebut. Les coûts s’accumulent rapidement pour les grandes propriétés.

Mais le coût réel n’est même pas là. Il s’agit du temps de votre personnel.

Ils passent des heures à répondre aux mêmes questions de base, encore et encore : “À quelle heure est le petit-déjeuner ?” “Quel est le mot de passe du Wi-Fi ? “Où se trouve la salle de sport ? Pendant ce temps, le travail à forte valeur ajoutée qui différencie votre établissement, comme le service personnalisé, la résolution de problèmes et la création de moments dont les clients se souviennent, est mis de côté.

Comment les codes QR dans les hôtels rendent les séjours plus pratiques

Que peuvent faire les codes QR pour votre hôtel ? Décortiquons les applications réelles et pratiques qui fonctionnent actuellement.

Permettre un enregistrement sans contact et servir de clé numérique

Grâce aux codes QR, vos clients peuvent s’enregistrer dans votre établissement sans avoir besoin d’une personne pour les guider. Les clients peuvent scanner un code QR à partir de leur courriel de réservation ou dans le hall d’entrée, procéder à l’enregistrement mobile, télécharger leurs données d’identification et de paiement, et recevoir une clé numérique de la chambre directement sur leur téléphone.

De plus, en cas d’affluence lors de l’enregistrement, les clients qui le souhaitent peuvent éviter la file d’attente. Les codes QR peuvent également changer la donne en cas d’arrivée tardive ou de départ matinal.

Offrir un répertoire numérique des clients et un centre d’information toujours disponibles

L’avantage des codes QR est que vous avez un contrôle total sur l’endroit où ils atterrissent après avoir été scannés. Cela signifie que vous pouvez créer des centres d’information sur mesure qui offrent aux clients un accès instantané à tout ce qu’ils ont besoin de savoir sur votre hôtel.

Les clients peuvent scanner les codes QR pour accéder à des informations clés, notamment la liste complète des équipements, le mot de passe Wi-Fi, les heures d’ouverture du spa et de la piscine, les recommandations de restaurants locaux, les politiques de l’hôtel et les contacts en cas d’urgence. L’avantage est que vous pouvez les mettre à jour en temps réel.

Par exemple, si votre piscine ferme plus tôt que prévu pour des raisons d’entretien, vous pouvez la mettre à jour une seule fois, et tous les clients verront le changement immédiatement. Vous pouvez même inclure des guides locaux, des horaires de transport et des recommandations de restaurants qui changent en fonction des saisons, afin que les clients aient toujours les informations les plus récentes à portée de main.

Apportez un service d’étage numérique dans chaque chambre

Les clients peuvent scanner un code pour consulter les menus mis à jour, commander un service d’étage, demander des serviettes ou des articles de toilette supplémentaires, réserver un service de blanchisserie ou signaler un problème d’entretien, le tout sans avoir à décrocher le téléphone.

Un code QR multi-URL convient également parfaitement à ce type d’application. Un code QR multi-URL permet aux gens d’accéder à une page contenant plusieurs URL après avoir scanné un seul code QR. Par exemple, au lieu de placer un code QR différent pour chaque service, vous pouvez placer un seul code dans la chambre qui ouvre un menu simple de liens, comme le service en chambre, le ménage, le spa, les créneaux de gymnastique, les réservations de restaurant et les visites locales.

Les clients tapent ce dont ils ont besoin en quelques secondes, et vous pouvez ajouter, supprimer ou réorganiser ces liens à tout moment lorsque les services changent.

En arrière-plan, ces demandes sont directement intégrées dans vos systèmes de gestion. Les commandes et les demandes sont traitées avec précision, horodatées et acheminées automatiquement vers le bon service.

Faciliter la collecte des commentaires et des avis des clients

Grâce aux codes QR placés dans les chambres ou à la caisse, les clients peuvent faire part de leurs commentaires sur le moment, lorsqu’ils vivent une expérience qui mérite d’être commentée. La climatisation ne fonctionne pas ? Ils peuvent le signaler immédiatement. Le service de préparation à la nuit a été apprécié ? Ils peuvent le dire pendant qu’il est encore frais.

Par exemple, l’hôtel Sun Hall utilise des codes QR pour recueillir des commentaires, car c’est l’un des moyens les plus rapides de connaître l’opinion des clients sur vos services.

Avec les codes QR, vous pouvez également suivre les tendances grâce aux codes, identifier les problèmes récurrents et mesurer la satisfaction en fonction du type de chambre, de l’étage ou de la période.

Aide à promouvoir les mises à niveau des chambres et les offres opportunes

Les QR Codes dans les chambres fonctionnent bien pour les surclassements de chambre parce qu’ils attirent les clients au bon moment.

Ils sont déjà installés, en train de naviguer, et sont plus ouverts à une simple option d’amélioration de leur séjour. Une petite incitation, telle que “surclasser en suite” ou “ajouter un départ tardif”, peut les diriger directement vers un processus de réservation rapide, le coût étant automatiquement ajouté à la chambre.

Vous pouvez utiliser la même approche avec les codes QR pour les offres saisonnières. Changez l’offre en fonction du mois ou de l’événement, par exemple un dîner de fête, une offre de spa pour la mousson, un brunch pour le week-end ou un pass piscine pour l’été, sans changer le code imprimé.

Maintenant que nous connaissons tous les avantages des codes QR, apprenons à les mettre en œuvre pour maximiser leur efficacité.

Comment créer et mettre en œuvre une stratégie de codes QR dans les chambres d’hôtel ?

Lorsqu’un client entre dans une chambre après un long voyage, il souhaite généralement avoir accès au Wi-Fi, à de la nourriture et savoir comment les choses fonctionnent. Une bonne installation de codes QR permet de transformer tout cela en quelques scans faciles.

Vous connaissez déjà le concept. Transformons-le en une stratégie réalisable pour votre hôtel, en utilisant le code The QR Code Generator comme base.

Étape 1 : Commencer par des objectifs et un parcours du client

Avant d’utiliser un outil de code QR, asseyez-vous avec votre équipe et discutez de ce que vous essayez de changer. Il peut s’agir de

• Trop d’appels à la réception pour des informations de routine
• Menus et annuaires papier dont la réimpression est coûteuse
• Des créneaux horaires de spa et de restaurant inutilisés
• Des clients qui partent satisfaits mais ne laissent jamais d’avis.

Notez ces objectifs et gardez-les bien en vue. Ensuite, tracez le parcours de vos clients, de l’arrivée à la sortie de l’hôtel. Identifiez les endroits où un code QR faciliterait les choses (enregistrement, demandes de service dans la chambre, options de restauration, recommandations locales) au lieu d’ajouter un code pour le plaisir d’en avoir un.

Étape 2 : Choisissez entre des codes statiques et dynamiques

The QR Code Generator QR Codes vous permet de créer des codes QR statiques et dynamiques, afin que vous puissiez les combiner de manière à ce qu’ils correspondent à votre activité, au lieu de tout forcer à entrer dans une seule catégorie.

Les codes statiques sont fixes. Une fois créés, ils mènent toujours à la même chose. Ils conviennent aux informations qui changent rarement, telles que les contacts d’urgence, les politiques fixes ou les détails Wi-Fi qui restent inchangés. La TQRCG autorise un nombre illimité de codes statiques gratuits, ce qui facilite leur déploiement dans toutes les pièces.

Les codes dynamiques sont plus souples. Vous pouvez modifier la destination ultérieurement et suivre la fréquence à laquelle ils sont scannés. C’est ici que vous pouvez ajouter tout contenu susceptible de changer au fil du temps, comme des menus, des offres de spa, des forfaits saisonniers, des guides locaux et des informations sur les événements.

Les flux de revenus et d’expérience des clients doivent être placés sur des codes dynamiques, tandis que les informations générales doivent être placées sur des codes statiques.

Étape 3 : Décider de ce qui se passe après chaque balayage

Un code QR n’est qu’une porte d’entrée. La pièce qui se trouve derrière est plus importante.

Pour un hôtel, les destinations les plus utiles sont les suivantes :

• une page de commande pour le service d’étage ou les produits de restauration
• Un flux de réservation de spa ou de restaurant
• Un formulaire de rapport d’entretien avec le numéro de la chambre et le problème rencontré
• Une page de paiement et de commentaires

Quel que soit votre choix, concevez-le pour les petits écrans. Utilisez des titres clairs, des formulaires concis et de gros boutons faciles à manipuler.

Le véritable intérêt réside dans la connexion de cette page au reste du parcours de l’hôte. Reliez les demandes au numéro de chambre, acheminez-les vers la bonne équipe et enregistrez les actions clés dans votre système de gestion immobilière (PMS) ou votre outil de gestion de la relation client (CRM). Vous pouvez ensuite utiliser le même flux pour l’engagement après le séjour.

Il existe plusieurs façons de construire cette couche. Certains hôtels collaborent avec leur agence web pour créer des pages mobiles légères qui s’intègrent parfaitement à leur site existant. D’autres peuvent faire appel à des fournisseurs tiers pour créer ces pages.

Étape 4 : Créer un code QR pour l’hôtel à l’aide de The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG prend en charge les codes QR multi-URL, ce qui permet d’obtenir une mini-page d’atterrissage avec plusieurs options derrière un seul balayage.

En pratique, votre configuration pourrait ressembler à ceci

1. Vous vous inscrivez sur le site et choisissez un code QR dynamique.
2. Vous sélectionnez l’option Multi-URL et commencez à ajouter des liens.

3. Vous créez un petit menu qui ressemble à celui d’un concierge, par exemple
   • Répertoire des invités
   • Commander de la nourriture et des boissons
   • Demander des serviettes ou des équipements
   • Réserver un spa ou un traitement
     Conseils et recommandations locales
   • Laisser des commentaires ou demander un appel

4. A l’intérieur du tableau de bord The QR Code Generator (TQRCG), vous personnalisez le code lui-même. Vous pouvez ajouter votre logo, ajuster les couleurs et utiliser un cadre propre pour que les clients le reconnaissent comme interactif, tandis que le système veille à ce qu’il reste scannable.

5. Vous téléchargez un fichier PNG ou SVG haute résolution pour l’imprimer, et le lien dynamique reste modifiable en arrière-plan.

Étape 5 : Adapter les flux de codes QR à la façon dont votre équipe travaille déjà

Les codes QR ne valent que ce que vaut la réponse de l’autre côté. Si vous utilisez une technologie complète (PMS, POS, outils de gestion des services), vous pouvez relier vos codes directement aux formulaires en ligne existants et aux flux qui envoient déjà des données dans ces systèmes.

Si votre configuration est simple, vous pouvez garder les choses simples tout en récoltant des avantages significatifs. De nombreux hôtels commencent par des formulaires web qui envoient des courriels à des services spécifiques ou remplissent des lignes dans une feuille de calcul partagée. Un client tape “oreillers supplémentaires”, remplit un formulaire à deux champs et le service d’entretien reçoit un courrier électronique indiquant le numéro de la chambre et le type de demande. C’est aussi simple que cela.

Étape 6 : Utilisez l’analyse pour comprendre ce que les clients utilisent réellement

Une fois que vos codes dynamiques sont en ligne, The QR Code Generator commence à vous montrer combien de fois ils sont scannés et, sur les plans payants, des analyses plus détaillées comme des modèles d’appareils et de temps.

Vous remarquerez peut-être que le lien vers le guide local n’est pratiquement pas scanné, alors que le service en chambre est systématiquement utilisé à certaines heures, ou que les chambres de type suite affichent des taux de scannage de réservation de spa plus élevés que les chambres standard. Ces schémas vous aident à vous adapter. Vous pouvez déplacer la carte du code QR sur le bureau plutôt que sur le support de la télévision ou offrir des réductions pour le spa dans les chambres de niveau inférieur. En quelques semaines, votre expérience numérique devient plus précise simplement en observant et en répondant à un comportement réel.

Et comme The QR Code Generator garde vos codes dynamiques actifs même sur le niveau gratuit, vous pouvez apprendre sur une longue période au lieu de prendre des décisions à la hâte pour respecter la date limite de l’essai.

Étape 6 : Testez l’expérience

Avant de déployer quoi que ce soit dans toutes les pièces, prenez une soirée et testez comme un voyageur.

Imprimez un échantillon de vos cartes de codes QR à la taille réelle. Scannez ensuite chaque code :

• À la faible lumière d’une lampe, à la lumière vive d’un plafonnier et à la lumière un peu gênante du petit matin.
• Sur le réseau Wi-Fi de l’hôtel et avec le Wi-Fi désactivé, en utilisant les données mobiles.

Parcourez l’ensemble des flux. Commandez un prétendu en-cas, demandez des serviettes supplémentaires, réservez une séance d’essai au spa et remplissez un formulaire de commentaires. Si vous ressentez une certaine confusion, si vous tapez trop souvent sur le clavier ou si vous rencontrez une page qui se charge lentement, considérez cela comme un signal d’alarme.

L’avantage d’utiliser un code dynamique à partir de The QR Code Generator est que vous pouvez conserver le code imprimé, revenir au tableau de bord, modifier les pages de destination ou leur ordre, et réessayer.

Les cartes physiques restent sur la table de chevet tandis que l’expérience numérique s’améliore en coulisses.

Meilleures pratiques pour des codes QR efficaces dans les hôtels

Pour que les QR Codes fonctionnent comme prévu dans les hôtels, vous devez les concevoir en fonction du comportement de vos clients. Voici quelques bonnes pratiques :

• Attribuez à chaque code un objectif unique, comme “Commander de la nourriture”, “Demander des services” ou “Lire des informations sur l’hôtel”. N’attribuez pas trop de fonctions à un seul code.
• Utilisez des codes QR dynamiques pour tout ce qui peut changer, comme les menus, les offres de spa ou les guides saisonniers, afin de pouvoir mettre à jour les liens sans avoir à réimprimer les documents de la chambre.
• Placez le code là où un client fatigué regarde naturellement en premier, comme sur la table de chevet, le bureau ou à l’intérieur de la chambre, près des interrupteurs.
• Ajoutez une étiquette courte et conviviale pour que les clients sachent ce qui se passe lorsqu’ils scannent, par exemple : “Scannez pour obtenir de la nourriture, des serviettes et des informations sur l’hôtel”.
• Si une fonction est rarement utilisée, essayez de déplacer la carte, de modifier le texte de l’étiquette ou de réorganiser les liens dans un code QR à plusieurs URL.

Les principaux pièges sont d’encombrer la pièce avec trop de codes, d’envoyer les clients vers des pages non optimisées ou de ne pas répondre rapidement aux demandes basées sur le code QR. Et ne collez pas un code QR où bon vous semble. Placer un code QR pour le menu du restaurant à côté des toilettes n’est pas le meilleur emplacement. Une petite série de codes bien planifiée donne presque toujours un meilleur résultat qu’une douzaine d’autocollants mal coordonnés.

Améliorez l’expérience de vos clients avec les codes QR

La stratégie d’un hôtel en matière de codes QR fonctionne mieux lorsqu’elle semble naturelle – un ou deux codes au bon endroit, des promesses claires sur ce qu’ils font, et des chemins simples vers la nourriture, l’aide et l’information.

The QR Code Generator (TQRCG réunit ces éléments dans un tableau de bord unique et facile à utiliser, avec un nombre illimité de codes statiques, deux codes QR dynamiques gratuits qui n’expirent jamais, ainsi que la personnalisation et le suivi des scans. Cette solution est donc idéale pour les hôtels de charme qui se lancent dans l’aventure et pour les établissements de plus grande taille prêts à passer à l’échelle supérieure.

Si vous êtes prêt à moderniser le service en chambre, commencez votre installation dès aujourd’hui avec The QR Code Generator.

Questions fréquemment posées