Cómo utilizar códigos QR en las habitaciones de hotel para mejorar los servicios a los huéspedes

A los huéspedes de su hotel les encanta la comodidad. Sin embargo, muchos hoteles no consiguen ofrecerla, a pesar de sus esfuerzos por ofrecer un servicio excelente.

Piense en esto: alguien necesita una toalla extra, así que coge el teléfono y llama a recepción. O intenta conectarse a una red Wi-Fi pero no encuentra la contraseña. Por sí solos no son problemas graves. Pero se acumulan y merman la experiencia de los huéspedes de forma significativa.

Los hoteles modernos han encontrado una forma sencilla de gestionar las peticiones de los huéspedes. De hecho, también lo utilizan para ofrecer servicios en la habitación y vender complementos, como servicios de spa.

Y lo hacen utilizando algo sencillo pero potente: Códigos QR. Se escanean, se tocan y se obtiene lo que se necesita. Los huéspedes sienten que tienen el control y su personal puede centrarse en los aspectos que realmente requieren un toque humano.

En esta guía, le mostramos las muchas formas en que puede utilizar los códigos QR en su hotel y las mejores maneras de configurarlos.

Contenido

1. ¿Qué se pierde si no utiliza códigos QR en su hotel?
2. Cómo los códigos QR de los hoteles hacen que las estancias sean más cómodas
3. Cómo crear y aplicar una estrategia de códigos QR en las habitaciones de hotel
4. Las mejores prácticas para que los códigos QR de los hoteles sean eficaces
5. Mejore la experiencia de sus huéspedes con los códigos QR
6. Preguntas más frecuentes

¿Qué pierde si no utiliza códigos QR en sus hoteles?

La mayoría de los hoteles siguen funcionando con el método de teléfono y papel de hace una década. Los huéspedes llaman a recepción para todo. Los menús impresos están en las habitaciones y los directorios de servicios se meten por debajo de las puertas. Y claro, todo funciona. Pero dista mucho de ser ideal. El coste de mantener este enfoque no siempre se percibe hasta que el personal está estresado, los clientes molestos y los ingresos disminuyen gradualmente.

He aquí exactamente cómo se encuentra en desventaja sin la comodidad y la automatización de los códigos QR:

Su recepción está sobrecargada en horas punta

Es un problema cuando todas y cada una de las peticiones de los huéspedes tienen que pasar por el teléfono de recepción. Solicitudes de toallas, contraseñas de Wi-Fi, preguntas sobre servicios, reservas de spa, todo pasa por el mismo mostrador de recepción desbordado. Durante las horas punta, esto puede convertirse rápidamente en un desastre, ya que los huéspedes tienen que volver a marcar o el personal se olvida de las solicitudes. Esto también es perjudicial para sus operaciones y su reputación.

No hay que olvidar que el personal también está registrando las entradas y salidas de los huéspedes, lo que puede hacer que el proceso sea muy ineficaz. Los estudios demuestran que el grado de satisfacción de los clientes estadounidenses disminuye drásticamente cuando el tiempo de espera en el mostrador de facturación supera los cinco minutos, con un descenso de aproximadamente 50 puntos en una escala de 100 puntos.

Su material impreso puede quedar obsoleto rápidamente

Los menús impresos, los directorios y las guías de servicio de habitaciones se quedan obsoletos en cuanto algo cambia. Esto le obliga a caer en dos costosas trampas:

• El ciclo de reimpresión constante: Los hoteles deben imprimir y distribuir continuamente nuevos documentos a cientos de habitaciones por pequeños cambios. Esto supone una enorme pérdida de dinero (en impresión, papel y mano de obra) y de tiempo del personal, lo que reduce gravemente la eficiencia.
• Confusión e insatisfacción de los huéspedes: Permitir que la información obsoleta e incorrecta permanezca visible sugiere una falta de atención a los detalles. Para los clientes, encontrar números incorrectos, artículos no disponibles o precios obsoletos provoca frustración, fallos en el servicio y, en última instancia, socava su experiencia y su grado de satisfacción.

No dispone de datos sobre las preferencias de los clientes o el uso de los servicios

Las solicitudes telefónicas y en persona de los clientes no dejan rastro. Sabe que los huéspedes hacen peticiones, pero no tiene visibilidad de los patrones que hay detrás de ellas. ¿Solicitan constantemente zapatillas o kits dentales? ¿O se quejan del ruido de la carretera? Si no lo sabe con certeza, no puede solucionar estos problemas.

Los códigos QR cambian esto por completo.

Con una configuración de códigos QR rastreables, por ejemplo, cada código puede tener su propia identidad, como “Habitación 1203”, “Vestíbulo” o “Gimnasio”, y estar vinculado a un uso específico, como servicio de habitaciones, limpieza o ayuda Wi-Fi. También puede analizar qué códigos se escanean, cuántas veces y cuándo. Esta información puede ayudarle a tomar decisiones prácticas para mejorar la experiencia de la estancia.

Supongamos que el código QR del servicio de limpieza de las habitaciones de la planta superior recibe una avalancha de solicitudes de “toallas adicionales” entre las 6 y las 9 de la mañana. Por otra parte, si el enlace “notificar ruido” se escanea con frecuencia en las habitaciones que dan a la carretera, puede abordar el problema de forma proactiva ofreciendo tapones para los oídos en el check-in de esas habitaciones o marcándolas para su seguimiento.

Se pierden oportunidades de upselling y ofertas personalizadas

La mayoría de los hoteles tienen montones de ingresos complementarios ahí mismo. Servicios de spa, mejoras de categoría en las habitaciones, salida tardía, experiencias gastronómicas, visitas locales, paquetes, ofertas de temporada… lo que se le ocurra. El truco está en presentar estas ofertas a los huéspedes en el momento adecuado, con una fricción lo suficientemente baja como para que las tengan en cuenta.

¿Pero los folletos impresos? Los huéspedes los tiran o los ignoran por completo. ¿Menciones en recepción durante el check-in? Es cuando la gente está cansada, distraída y sólo quiere llegar a su habitación.

El upselling digital a través de puntos de contacto en la habitación resuelve ambos problemas. Los huéspedes pueden descubrir las ofertas cuando están realmente relajados y receptivos. Y pueden reservar directamente con un rápido escaneo, sin tener que volver al vestíbulo.

Sus costes operativos le están vaciando los bolsillos

Por último, si sigue imprimiendo menús, directorios y material promocional de vez en cuando, sus costes operativos son más elevados. Alguien los distribuye. Alguien está recogiendo las versiones obsoletas, y luego está la eliminación. Todo esto se acumula rápidamente en los grandes establecimientos.

Pero el coste real ni siquiera es ese. Es el tiempo de su personal.

Pasan horas respondiendo una y otra vez a las mismas preguntas básicas: “¿A qué hora es el desayuno? “¿Cuál es la contraseña del Wi-Fi? “¿Dónde está el gimnasio? Mientras tanto, el trabajo de alto valor que diferencia a su propiedad, como el servicio personalizado, la resolución de problemas y la creación de momentos que los huéspedes recuerden, se deja de lado.

Cómo los códigos QR de los hoteles hacen más cómodas las estancias

¿Qué pueden hacer los códigos QR por su hotel? Desglosemos las aplicaciones reales y prácticas que funcionan actualmente.

Permiten el check-in sin contacto y actúan como llave digital

Con los códigos QR, sus huéspedes pueden registrarse en su establecimiento sin necesidad de que una persona les guíe. Los huéspedes pueden escanear un código QR de su correo electrónico de reserva o en el vestíbulo, completar el registro móvil, cargar su identificación y datos de pago, y obtener una llave digital de la habitación enviada directamente a su teléfono.

Además, en los momentos de mayor afluencia, los huéspedes que lo deseen pueden saltarse la cola por completo. Los códigos QR también pueden cambiar las reglas del juego cuando se llega tarde por la noche o se sale temprano por la mañana.

Ofrezca un directorio digital de huéspedes y un centro de información siempre disponibles

Lo mejor de los códigos QR es que usted tiene el control absoluto sobre dónde van a parar después de escanearlos. Esto significa que puede crear centros de información personalizados que proporcionen a los huéspedes acceso instantáneo a todo lo que necesitan saber sobre su hotel.

Los huéspedes pueden escanear los códigos QR para acceder a información clave, como la lista completa de servicios, la contraseña del Wi-Fi, los horarios del spa y la piscina, recomendaciones de restaurantes locales, políticas del hotel y contactos de emergencia. La ventaja es que puede actualizarla en tiempo real.

Por ejemplo, si la piscina cierra pronto por mantenimiento, puede actualizarla una vez y todos los huéspedes verán el cambio inmediatamente. Incluso puede incluir guías de la zona, horarios de transporte y recomendaciones gastronómicas que cambien según la temporada, para que los huéspedes tengan siempre la información más actualizada al alcance de la mano.

Lleve el servicio de habitaciones digital a todas las habitaciones

Los huéspedes pueden escanear un código para consultar los menús actualizados, pedir servicio de habitaciones, solicitar toallas o artículos de aseo adicionales, reservar servicio de lavandería o informar de un problema de mantenimiento, todo ello sin descolgar el teléfono.

Esto también es ideal para un código QR multiURL. Un código QR multiURL permite a los usuarios acceder a una página con varias URL tras escanear un solo código QR. Por ejemplo, en lugar de colocar un código QR diferente para cada servicio, puede colocar un código en la habitación que abra un sencillo menú de enlaces, como Servicio de habitaciones, Limpieza, Spa, Franjas horarias en el gimnasio, Reservas en restaurantes y Visitas locales.

Los huéspedes tocan lo que necesitan en cuestión de segundos, y usted puede añadir, eliminar o reordenar esos enlaces en cualquier momento a medida que cambian los servicios.

En el backend, estas solicitudes se introducen directamente en sus sistemas de gestión. Los pedidos y solicitudes se procesan con precisión, se les asigna una fecha y hora y se envían automáticamente al departamento correcto.

Facilite la recopilación de comentarios y opiniones de los huéspedes

Con los códigos QR colocados en las habitaciones o en la caja, los huéspedes pueden dejar sus comentarios en el momento, cuando están experimentando algo que merece la pena comentar. ¿No funciona el aire acondicionado? Pueden comunicarlo en ese momento. ¿Le ha gustado el servicio de cobertura? Pueden decirlo mientras está fresco.

Por ejemplo, el Hotel Sun Hall utiliza códigos QR para recoger opiniones, ya que es una de las formas más rápidas de conocer la opinión de los huéspedes sobre sus servicios.

Con los códigos QR, también puede realizar un seguimiento de los patrones a través de los códigos, identificar problemas recurrentes y medir la satisfacción en diferentes tipos de habitaciones, plantas o periodos de tiempo.

Ayuda a impulsar las mejoras de habitación y las ofertas puntuales

Los códigos QR en la habitación funcionan bien para actualizar las habitaciones porque atrapan a los huéspedes en el momento justo.

Ya están instalados, navegando y más abiertos a una simple opción de “mejorar esta estancia”. Una pequeña indicación, como “Upgrade to a suite” o “Add late checkout”, puede dirigirlos directamente a un flujo de reserva rápido, con el cargo añadido a la habitación automáticamente.

También puede utilizar el mismo método con códigos QR para ofertas de temporada. Cambie la oferta en función del mes o del evento, como un paquete de cena festiva, una oferta de spa para el monzón, un brunch de fin de semana o un pase de verano para la piscina, sin cambiar el código impreso.

Ahora que ya conocemos todas las ventajas de los códigos QR, aprendamos a aplicarlos para maximizar su eficacia.

Cómo crear y aplicar una estrategia de códigos QR en las habitaciones de hotel

Cuando un huésped entra en una habitación después de un largo viaje, normalmente quiere Wi-Fi, comida y saber cómo funcionan las cosas. Una buena configuración de códigos QR convierte todo eso en un par de escaneos sencillos.

Ya conoce el concepto. Vamos a convertirlo en una estrategia viable para su hotel, utilizando The QR Code Generator como base.

Paso 1: Empezar con objetivos y un recorrido del huésped

Antes de abrir cualquier herramienta de código QR, siéntese con su equipo y hable de lo que está intentando cambiar. Puede ser:

• Demasiadas llamadas a recepción para obtener información rutinaria.
• Menús y directorios en papel cuya reimpresión resulta cara.
• Plazas de spa y restaurante que no se utilizan
• Huéspedes que se van contentos pero nunca dejan una crítica

Anote esos objetivos y manténgalos a la vista. A continuación, planifique el recorrido del cliente desde su llegada hasta la salida. Identifique los puntos en los que un código QR facilitaría las cosas (registro de entrada, solicitud de servicios en la habitación, opciones gastronómicas, recomendaciones locales) en lugar de añadir un código por el mero hecho de tenerlo.

Paso 2: Elija entre códigos estáticos y dinámicos

The QR Code Generator le permite crear códigos QR estáticos y dinámicos, para que pueda combinarlos de la manera que mejor se adapte a su operación en lugar de forzar todo en una sola categoría.

Los códigos estáticos son fijos. Una vez creados, siempre llevan a lo mismo. Son adecuados para información que rara vez cambia, como contactos de emergencia, políticas fijas o detalles de Wi-Fi que siguen siendo los mismos. TQRCG permite un número ilimitado de códigos estáticos gratuitos, lo que facilita su despliegue en todas las habitaciones.

Los códigos dinámicos son flexibles. Puede cambiar el destino más adelante y hacer un seguimiento de la frecuencia con la que se escanean. Aquí es donde puede añadir cualquier contenido que pueda cambiar con el tiempo, como menús, ofertas de spa, paquetes de temporada, guías locales e información sobre eventos.

Los flujos de ingresos y experiencia de los clientes deben ir en códigos dinámicos, y la información de fondo en códigos estáticos.

Paso 3: Decidir qué ocurre después de cada escaneado

Un código QR es sólo una puerta. Lo que hay detrás es más importante.

Para un hotel, los destinos más útiles suelen ser:

• Una página de pedidos de servicio de habitaciones o F&B
• Un flujo de reservas de spa o restaurante
• Un formulario de informe de mantenimiento con el número de habitación y el problema
• Una página de pago y comentarios

Elija lo que elija, diséñelo para pantallas pequeñas. Utilice títulos claros, formularios concisos y botones grandes y fáciles de tocar.

La verdadera recompensa llega cuando esa página se conecta con el resto del recorrido del huésped. Vincule las solicitudes al número de habitación, diríjalas al equipo adecuado y registre las acciones clave en su sistema de gestión hotelera (PMS) o en su herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM). A continuación, puede utilizar el mismo flujo para la interacción posterior a la estancia.

Existen varias formas de crear esta capa. Algunos hoteles colaboran con su agencia web para crear páginas móviles ligeras que se integren perfectamente en el sitio existente. Otros pueden recurrir a proveedores externos para crear estas páginas.

Paso 4: Crear un código QR para el hotel con The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG admite el tipo de código QR multi-URL, que proporciona una mini página de aterrizaje con múltiples opciones tras un único escaneado.

En la práctica, su configuración podría ser la siguiente

1. Usted se registra en el sitio y elige un Código QR dinámico
2. Selecciona la opción Multi-URL y empieza a añadir enlaces.

3. Usted crea un pequeño menú que se lee como un conserje, por ejemplo
   • Directorio de invitados
   • Pedir comida y bebida
   • Solicitar toallas o servicios
   • Reservar tratamientos de spa
     Consejos y recomendaciones locales
   • Dejar comentarios o solicitar una llamada

4. Dentro de The QR Code Generator (TQRCG) dashboard, usted personaliza el propio código. Puede añadir su logotipo, ajustar los colores y utilizar un marco limpio para que los clientes lo reconozcan como interactivo, mientras que el sistema se asegura de que siga siendo escaneable.

5. Descargue un archivo PNG o SVG de alta resolución para imprimirlo y mantenga el enlace dinámico editable en segundo plano.

Paso 5: Adapte los flujos de códigos QR a la forma de trabajar de su equipo

Los códigos QR son tan buenos como la respuesta que hay al otro lado. Si trabaja con una pila tecnológica completa (PMS, POS, herramientas de gestión de servicios), puede vincular sus códigos directamente a los formularios y flujos en línea existentes que ya envían datos a esos sistemas.

Si su configuración es sencilla, puede mantener las cosas simples y aún así obtener beneficios significativos. Muchos hoteles empiezan con formularios web que envían correos electrónicos a departamentos específicos o rellenan filas en una hoja de cálculo compartida. Un huésped pulsa “almohadas extra”, rellena un formulario de dos campos y el servicio de limpieza recibe un correo electrónico con el número de habitación y el tipo de solicitud. Así de sencillo.

Paso 6: Utilice los análisis para saber qué utilizan realmente los huéspedes

Una vez que sus códigos dinámicos están activos, The QR Code Generator empieza a mostrarle la frecuencia con la que se escanean y, en los planes de pago, análisis más detallados como patrones de dispositivos y horarios.

Es posible que observe que el enlace de la guía local apenas recibe búsquedas, mientras que el servicio de habitaciones se utiliza constantemente a determinadas horas, o que las habitaciones de nivel suite muestran mayores índices de búsquedas de reservas de spa que las habitaciones estándar. Estos patrones le ayudarán a realizar ajustes. Puede trasladar la tarjeta de código QR al mostrador en lugar de al soporte de la televisión u ofrecer descuentos en el spa de las habitaciones de categoría inferior. Durante unas semanas, su experiencia digital se vuelve más nítida simplemente observando y respondiendo al comportamiento real.

Y como The QR Code Generator mantiene sus códigos dinámicos activos incluso en el nivel gratuito, puede aprender a lo largo de un período prolongado en lugar de tomar decisiones apresuradas para cumplir un plazo de prueba.

Paso 6: Probar la experiencia

Antes de desplegar nada en todas las salas, tómate una tarde y haz pruebas como un viajero.

Imprima una muestra de sus tarjetas con códigos QR a tamaño real. A continuación, escanee cada código:

• Con la luz tenue de una lámpara, la luz brillante de un techo y la luz un poco incómoda de primera hora de la mañana.
• En la Wi-Fi del hotel y con la Wi-Fi apagada, utilizando datos móviles

Recorre los flujos completos. Pida un aperitivo de mentira, solicite toallas adicionales, reserve un turno de prueba en el spa y rellene un formulario de comentarios. Si alguna vez siente una punzada de confusión, tiene que pulsar demasiados botones o la página se carga con lentitud, considérelo una señal de advertencia.

La ventaja de utilizar el código dinámico de The QR Code Generator es que puedes conservar el código impreso, volver al panel de control, modificar las páginas de destino o su orden y volver a intentarlo.

Las tarjetas físicas permanecen en la mesilla de noche mientras la experiencia digital mejora entre bastidores.

Buenas prácticas para que los códigos QR de los hoteles sean eficaces

Para que los códigos QR funcionen correctamente en los hoteles, hay que tener en cuenta el comportamiento de los clientes. He aquí algunas de las mejores prácticas:

• Asigne a cada código un único propósito, como “Pedir comida”, “Solicitar servicios” o “Leer información del hotel”. No asigne demasiado a un solo código.
• Utilice códigos QR dinámicos para cualquier cosa que pueda cambiar, como menús, ofertas de spa o guías de temporada, de modo que pueda actualizar los enlaces sin tener que volver a imprimir los materiales de las habitaciones.
• Coloque el código donde un huésped cansado mire primero de forma natural, como una mesilla de noche, un escritorio o justo dentro de la habitación, cerca de los interruptores de la luz.
• Añada una etiqueta breve y amigable para que los huéspedes sepan qué ocurre cuando escanean, por ejemplo: “Escanee para comida, toallas e información del hotel”.
• Si una función se utiliza poco, pruebe a mover la tarjeta, cambiar el texto de la etiqueta o reorganizar los enlaces de un código QR con varias URL.

Los principales riesgos son saturar la habitación con demasiados códigos, enviar a los huéspedes a páginas no optimizadas o no responder con rapidez a las solicitudes basadas en códigos QR. Y no pegue un Código QR donde le dé la gana. Poner un código QR para el menú del comedor junto al inodoro no es la mejor colocación. Un conjunto pequeño y bien planificado de códigos casi siempre ofrece un mejor resultado que una docena de pegatinas descoordinadas.

Mejore la experiencia de sus huéspedes con códigos QR

La estrategia de códigos QR de un hotel funciona mejor cuando resulta natural: uno o dos códigos en los lugares adecuados, promesas claras sobre lo que hacen y rutas sencillas hacia la comida, la ayuda y la información.

The QR Code Generator (TQRCG) reúne estas piezas en un único y sencillo panel de control con códigos estáticos ilimitados, dos códigos QR dinámicos gratuitos que nunca caducan, además de personalización y seguimiento de los escaneos. Por todo ello, es ideal tanto para hoteles boutique que están probando suerte como para establecimientos más grandes listos para crecer.

Si está listo para modernizar el servicio en la habitación, empiece a configurarlo hoy mismo con The QR Code Generator.

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