Cómo utilizar códigos QR en las habitaciones de hotel para mejorar los servicios a los huéspedes

A los huéspedes de su hotel les encanta la comodidad. Sin embargo, muchos hoteles no logran ofrecerla, a pesar de sus esfuerzos por brindar un servicio excelente.

Piénselo: alguien necesita una toalla extra, así que coge el teléfono y llama a recepción. O está intentando conectarse al wifi, pero no encuentra la contraseña. Por sí solos, estos problemas no son graves. Pero se acumulan y merman la experiencia del huésped de formas importantes. 

Los hoteles modernos han encontrado una forma muy sencilla de gestionar este tipo de solicitudes de los huéspedes. De hecho, también la utilizan para ofrecer servicios en la habitación y vender complementos, como servicios de spa. 

Y se ha creado utilizando algo sencillo pero potente: los códigos QR. Escaneas, pulsas y obtienes lo que necesitas. Los huéspedes se sienten en control y tu personal puede centrarse en los aspectos que realmente requieren un toque humano. 

En esta guía, le mostramos las numerosas formas en que puede utilizar los códigos QR en su hotel y las mejores maneras de configurarlos. 

Índice

1. ¿Qué está perdiendo al no utilizar códigos QR en sus hoteles?
2. Cómo los códigos QR para hoteles hacen que las estancias sean más cómodas
3. Cómo crear e implementar una estrategia de códigos QR para habitaciones de hotel 
4. Mejores prácticas para unos códigos QR eficaces en hoteles
5. Mejore la experiencia de sus huéspedes con los códigos QR
6. Preguntas frecuentes

¿Qué está perdiendo al no utilizar códigos QR en sus hoteles?

La mayoría de los hoteles siguen funcionando con el método del teléfono y el papel de hace una década. Los huéspedes llaman a la recepción para todo. Los menús impresos se encuentran en las habitaciones y los directorios de servicios se deslizan bajo las puertas. Y claro, todo funciona. Pero está lejos de ser ideal. El coste de seguir con este enfoque no siempre se percibe de inmediato, hasta que se empieza a ver al personal estresado, a los huéspedes molestos y una disminución gradual de los ingresos.

Así es exactamente como se encuentra en desventaja sin la comodidad y la automatización de los códigos QR:

La recepción está sobrecargada en las horas punta

Es un problema cuando todas las solicitudes de los huéspedes tienen que pasar por el teléfono de la recepción. Las solicitudes de toallas, las contraseñas de Wi-Fi, las preguntas sobre los servicios, las reservas de spa, todo pasa por la misma recepción, que está desbordada. Durante las horas punta, esto puede convertirse rápidamente en un desastre, con huéspedes que tienen que volver a llamar o personal que olvida las solicitudes. Esto también es malo para sus operaciones y su reputación. 

Sin olvidar que el personal también se encarga de registrar la entrada y salida de los huéspedes, lo que puede hacer que el proceso sea muy ineficiente. Las investigaciones muestran que la satisfacción de los huéspedes estadounidenses disminuye drásticamente cuando el tiempo de espera para el registro supera los cinco minutos, con una caída de la satisfacción decorede aproximadamente 50 puntos en una escala de 100. 

Sus materiales impresos pueden quedar obsoletos rápidamente

Los menús, directorios y guías de servicio de habitaciones impresos quedan obsoletos en el momento en que se produce algún cambio. Esto le obliga a caer en dos costosas trampas:

• El ciclo constante de reimpresión: los hoteles deben imprimir y distribuir continuamente nuevos documentos a cientos de habitaciones por cambios menores. Esto supone un enorme desperdicio de dinero (en términos de impresión, papel y mano de obra) y de tiempo del personal, lo que reduce considerablemente la eficiencia.
• Confusión e insatisfacción de los huéspedes: permitir que la información obsoleta e incorrecta siga siendo visible sugiere una falta de atención al detalle. Para los huéspedes, encontrar números incorrectos, artículos no disponibles o precios obsoletos causa frustración, fallos en el servicio y, en última instancia, socava su experiencia y su nivel de satisfacción.

No dispone de datos sobre las preferencias de los huéspedes o el uso de los servicios

Las solicitudes de los huéspedes por teléfono y en persona no dejan rastro. Usted sabe que los huéspedes están haciendo solicitudes, pero no tiene visibilidad de los patrones que hay detrás de ellas. ¿Solicitan constantemente zapatillas o kits dentales? ¿O se quejan del ruido de la carretera? Si no lo sabe con certeza, no puede solucionar estos problemas.

Los códigos QR cambian esto por completo. 

Con una configuración de códigos QR rastreables, por ejemplo, se puede asignar a cada código su propia identidad, como «Habitación 1203», «Vestíbulo» o «Gimnasio», y vincularlo a un uso específico, como servicio de habitaciones, limpieza o ayuda con el wifi. También puede analizar qué códigos se escanean, cuántas veces y cuándo. Esta información puede ayudarle a tomar decisiones prácticas para mejorar la experiencia de la estancia.

Supongamos que el código QR de limpieza de las habitaciones de las plantas superiores recibe una avalancha de solicitudes de «toallas adicionales» entre las 6 y las 9 de la mañana, puede almacenar suministros más cerca de esa zona y programar a alguien para ese horario. Alternativamente, si el enlace «informar de ruido» se escanea con frecuencia en las habitaciones que dan a la calle, puede abordar el problema de forma proactiva ofreciendo tapones para los oídos al hacer el check-in en esas habitaciones o marcándolas para su seguimiento.

Pierde oportunidades de venta adicional y ofertas personalizadas

La mayoría de los hoteles tienen un montón de ingresos adicionales a su alcance. Servicios de spa, mejoras de habitación, salida tardía, experiencias gastronómicas, excursiones locales, paquetes, ofertas de temporada, lo que se le ocurra. El truco está en presentar estas ofertas a los huéspedes en el momento adecuado, con la suficiente sutileza como para que las tengan en cuenta.

¿Pero folletos impresos? Los huéspedes los tiran o los ignoran por completo. ¿Menciones en recepción durante el check-in? Es cuando la gente está cansada, distraída y solo quiere llegar a su habitación.

La venta adicional digital a través de puntos de contacto en la habitación resuelve ambos problemas. Los huéspedes pueden descubrir las ofertas cuando están realmente relajados y receptivos. Y pueden reservar directamente con un rápido escaneo, sin tener que volver al vestíbulo.

Sus costes operativos están vaciando sus bolsillos

Por último, si todavía imprime menús, directorios y material promocional de vez en cuando, está asumiendo unos costes operativos más elevados. Alguien tiene que distribuirlos. Alguien tiene que recoger las versiones obsoletas y luego hay que deshacerse de ellas. Esto supone un gasto considerable para los grandes establecimientos.

Pero el verdadero coste ni siquiera es ese. Es el tiempo de su personal. 

Pasan horas respondiendo una y otra vez a las mismas preguntas básicas: «¿A qué hora es el desayuno?», «¿Cuál es la contraseña del wifi?», «¿Dónde está el gimnasio?». Mientras tanto, el trabajo de alto valor que diferencia a su establecimiento, como el servicio personalizado, la resolución de problemas y la creación de momentos que los huéspedes recuerdan, queda relegado a un segundo plano.

Cómo los códigos QR de los hoteles hacen que las estancias sean más cómodas

¿Qué pueden hacer los códigos QR por su hotel? Analicemos las aplicaciones reales y prácticas que funcionan actualmente.

Permiten el check-in sin contacto y actúan como llave digital

Con los códigos QR, sus huéspedes pueden registrarse en su establecimiento sin necesidad de que una persona les guíe. Los huéspedes pueden escanear un código QR desde su correo electrónico de reserva o en el vestíbulo, completar el registro móvil, cargar su identificación y los datos de pago, y recibir una llave digital de la habitación directamente en su teléfono.

Además, durante las horas punta de registro, los huéspedes que lo deseen pueden evitar por completo las colas. Los códigos QR también pueden suponer un gran cambio para las llegadas nocturnas o las salidas tempranas por la mañana.

Ofrezca un directorio digital de huéspedes y un centro de información siempre disponibles

Lo mejor de los códigos QR es que usted tiene un control total sobre dónde llevan después de escanearlos. Esto significa que puede crear centros de información personalizados que proporcionen a los huéspedes acceso instantáneo a todo lo que necesitan saber sobre su hotel.Muchos hoteles utilizan ahora códigos QR de servicio de conserjería digital para centralizar la información y los servicios para los huéspedes en un centro compatible con dispositivos móviles.

Los huéspedes pueden escanear los códigos QR para acceder a información clave, como la lista completa de servicios, la contraseña de la red wifi, el horario del spa y la piscina, recomendaciones de restaurantes locales, políticas del hotel y contactos de emergencia. La ventaja es que puede actualizarla en tiempo real. 

Por ejemplo, si su piscina cierra temprano por mantenimiento, puede actualizarlo una vez y todos los huéspedes verán el cambio inmediatamente. Incluso puede incluir guías de la zona, horarios de transporte y recomendaciones de restaurantes que cambian según la temporada, lo que garantiza que los huéspedes siempre tengan la información más actualizada al alcance de la mano.

Lleve el servicio de habitaciones digital a todas las habitaciones

Los huéspedes pueden escanear un código para consultar los menús actualizados, solicitar el servicio de habitaciones, pedir toallas o artículos de aseo adicionales, reservar el servicio de lavandería o informar de un problema de mantenimiento, todo ello sin necesidad de descolgar el teléfono.

Esto también es ideal para un código QR con varias URL. Un código QR con varias URL permite a las personas acceder a una página con varias URL después de escanear un solo código QR. Por ejemplo, en lugar de colocar un código QR diferente para cada servicio, puede poner un código en la habitación que abra un menú sencillo de enlaces, como servicio de habitaciones, limpieza, spa, horarios del gimnasio, reservas de restaurante y excursiones locales. 

Los huéspedes pulsan lo que necesitan en cuestión de segundos y usted puede añadir, eliminar o reordenar esos enlaces en cualquier momento a medida que cambian los servicios.

En el backend, estas solicitudes se introducen directamente en sus sistemas de gestión. Los pedidos y las solicitudes se procesan con precisión, se marcan con la hora y se envían automáticamente al departamento correcto. 

Facilite la recopilación de comentarios y opiniones de los huéspedes

Con los códigos QR en la salida, los huéspedes pueden dejar sus comentarios en el momento, cuando están experimentando algo que vale la pena comentar. ¿El aire acondicionado no funciona? Pueden informar de ello en ese mismo momento. ¿Les ha encantado el servicio de cobertura? Pueden decirlo mientras aún lo recuerdan.

Por ejemplo, el Sun Hall Hotel utiliza códigos QR para recopilar opiniones, ya que es una de las formas más rápidas de conocer la opinión de los huéspedes sobre sus servicios.

Con los códigos QR, también puede realizar un seguimiento de los patrones a través de los códigos, identificar problemas recurrentes y medir la satisfacción en diferentes tipos de habitaciones, plantas o periodos de tiempo. 

Ayuda a impulsar las mejoras de habitaciones y las ofertas oportunas

Los códigos QR en las habitaciones funcionan bien para las mejoras de habitación porque captan la atención de los huéspedes en el momento adecuado. 

Ya se han instalado, están navegando y están más abiertos a una sencilla opción para «mejorar su estancia». Un pequeño mensaje, como «Mejora a una suite» o «Añade salida tardía», puede dirigirles directamente a un proceso de reserva rápido, con el cargo añadido automáticamente a la habitación.

También puede utilizar el mismo enfoque con los códigos QR para ofertas de temporada. Cambie la oferta en función del mes o del evento, como un paquete de cena festiva, una oferta de spa para la temporada de lluvias, un brunch de fin de semana o un pase de piscina para el verano, sin cambiar el código impreso. 

Ahora que conocemos todas las ventajas de los códigos QR, aprendamos a implementarlos para maximizar su eficacia.

Cómo crear e implementar una estrategia de códigos QR para habitaciones de hotel 

Cuando un huésped entra en una habitación después de un largo viaje, normalmente quiere wifi, comida y saber cómo funcionan las cosas. Una buena configuración de códigos QR convierte todo eso en un par de sencillos escaneos.

Ya conoce el concepto. Convirtámoslo en una estrategia viable para su hotel, utilizando The QR Code Generator como base. 

Paso 1: Comience con los objetivos y el recorrido del huésped

Antes de abrir cualquier herramienta de códigos QR, siéntese con su equipo y comente lo que está tratando de cambiar. Esto puede ser: 

• Demasiadas llamadas a la recepción para obtener información rutinaria
• Menús y directorios en papel que son caros de reimprimir
• Plazas de spa y restaurante que no se utilizan
• Huéspedes que se van contentos pero nunca dejan una reseña

Anote esos objetivos y manténgalos a la vista. A continuación, trace el recorrido de sus huéspedes desde su llegada hasta su salida. Identifique dónde un código QR facilitaría las cosas (registro, solicitudes de servicio en la habitación, opciones gastronómicas, recomendaciones locales) en lugar de añadir un código por el simple hecho de tenerlo.

Paso 2: Elija entre códigos estáticos y dinámicos 

The QR Code Generator te permite crear códigos QR tanto estáticos como dinámicos, por lo que puedes combinarlos de la forma que mejor se adapte a tu negocio, en lugar de limitarte a una sola categoría. 

Los códigos estáticos son fijos. Una vez creados, siempre conducen a lo mismo. Son adecuados para información que rara vez cambia, como contactos de emergencia, políticas fijas o detalles de Wi-Fi que permanecen iguales. TQRCG permite códigos estáticos gratuitos ilimitados, lo que facilita su implementación en todas las habitaciones.

Los códigos dinámicos son e flexibles. Puede cambiar el destino más adelante y realizar un seguimiento de la frecuencia con la que se escanean. Aquí es donde puede añadir cualquier contenido que pueda cambiar con el tiempo, como menús, ofertas de spa, paquetes de temporada, guías locales e información sobre eventos.

Los ingresos y la experiencia de los huéspedes pertenecen a los códigos dinámicos, y la información de fondo se encuentra en los códigos estáticos.

Paso 3: Decida qué ocurre después de cada escaneo

Un código QR es solo una puerta de entrada. La habitación que hay detrás es más importante.

Para un hotel, los destinos más útiles suelen ser:

• Una página de servicio de habitaciones o de pedidos de comida y bebida
• Un flujo de reservas de spa o restaurante
• Un formulario de informe de mantenimiento con el número de habitación y el problema
• Una página de salida y comentarios

Sea cual sea su elección, diseñe la página para pantallas pequeñas. Utilice encabezados claros, formularios concisos y botones grandes y fáciles de pulsar.

La verdadera recompensa llega cuando esa página conecta con el resto del recorrido del huésped. Vincule las solicitudes al número de habitación, diríjalas al equipo adecuado y registre las acciones clave en su sistema de gestión hotelera (PMS) o en su herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM). A continuación, puede utilizar el mismo flujo para la interacción posterior a la estancia.

Ahora bien, hay varias formas de crear esta capa. Algunos hoteles colaboran con su agencia web para crear páginas móviles ligeras que se integran perfectamente en su sitio web existente. Otros pueden utilizar proveedores externos para configurar estas páginas.

Paso 4: Cree un código QR para hoteles con The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG admite códigos QR de tipo multi-URL, lo que proporciona de forma eficaz una mini página de destino con múltiples opciones tras un solo escaneo.

En la práctica, su configuración podría ser similar a esta

1. Te registras en el sitio y eliges un código QR dinámico
2. Selecciona la opción Multi-URL y empieza a añadir enlaces

3. Crea un pequeño menú que se lee como un conserje, por ejemplo,
   • Directorio de invitados
   • Pedir comida y bebida
   • Solicitar toallas o amenities
   • Reservar spa o tratamientos
     Consejos y recomendaciones locales
   • Dejar comentarios o solicitar una llamada

4. En el panel de control de The QR Code Generator (TQRCG), puede personalizar el código. Puede añadir su logotipo, ajustar los colores y utilizar un marco limpio para que los huéspedes lo reconozcan como interactivo, mientras que el sistema garantiza que siga siendo escaneable.

5. Descargue un PNG o SVG de alta resolución para imprimir y mantenga el enlace dinámico editable en segundo plano. 

Paso 5: Vincule los flujos de códigos QR a la forma en que su equipo ya trabaja

Los códigos QR solo son tan buenos como la respuesta que reciben. Si opera con una pila tecnológica completa (PMS, POS, herramientas de gestión de servicios), puede vincular sus códigos directamente a los formularios y flujos online existentes que ya envían datos a esos sistemas. 

Si su configuración es sencilla, puede mantener las cosas simples y seguir obteniendo beneficios significativos. Muchos hoteles comienzan con formularios web que envían correos electrónicos a departamentos específicos o rellenan filas en una hoja de cálculo compartida. Un huésped pulsa «almohadas adicionales», rellena un formulario de dos campos y el servicio de limpieza recibe un correo electrónico con el número de habitación y el tipo de solicitud. Así de sencillo.

Paso 6: Utilice análisis para comprender lo que realmente utilizan los huéspedes

Una vez que sus códigos dinámicos están activos, The QR Code Generator comienza a mostrarle con qué frecuencia se escanean y, en los planes de pago, análisis más detallados como patrones de dispositivos y horarios.

Es posible que observe que el enlace de la guía local apenas se escanea, mientras que el servicio de habitaciones se utiliza constantemente a determinadas horas, o que las habitaciones de categoría suite muestran tasas de escaneo de reservas de spa más altas que las habitaciones estándar. Esos patrones le ayudan a realizar ajustes. Puede mover la tarjeta con el código QR al escritorio en lugar de al mueble de la televisión u ofrecer descuentos en el spa para las habitaciones de categoría inferior. En unas pocas semanas, su experiencia digital se vuelve más precisa simplemente observando y respondiendo al comportamiento real.

Y como The QR Code Generator mantiene activos sus códigos dinámicos incluso en el nivel gratuito, puede aprender durante un largo periodo de tiempo en lugar de tomar decisiones apresuradas para cumplir con el plazo de prueba. 

Paso 6: Pruebe la experiencia 

Antes de implementarlo en todas las habitaciones, dedique una tarde a probarlo como si fuera un viajero.

Imprima una muestra de sus tarjetas con códigos QR a tamaño real. A continuación, escanee cada código:

• Con luz tenue, luz brillante y la luz un poco incómoda de la madrugada.
• Con la conexión Wi-Fi del hotel y sin ella, utilizando datos móviles

Recorra todos los flujos. Pida un aperitivo ficticio, solicite toallas adicionales, reserve una cita de prueba en el spa y rellene un formulario de comentarios. Si en algún momento siente una punzada de confusión, tiene que dar demasiados toques o se encuentra con una página que tarda en cargarse, considérelo una señal de advertencia.

La ventaja de utilizar el código dinámico de The QR Code Generator es que puede conservar el código impreso, volver al panel de control, modificar las páginas de destino o su orden y volver a intentarlo. 

Las tarjetas físicas permanecen en la mesita de noche mientras la experiencia digital mejora entre bastidores.

Prácticas recomendadas para códigos QR eficaces en hoteles

Para que los códigos QR funcionen como se espera en los hoteles, hay que diseñarlos teniendo en cuenta el comportamiento de los huéspedes. Estas son algunas de las mejores prácticas:

• Asigna a cada código un único propósito, como «Pedir comida», «Solicitar servicios» o «Leer información del hotel». No asignes demasiadas funciones a un solo código.
• Utilice códigos QR dinámicos para todo lo que pueda cambiar, como menús, ofertas de spa o guías de temporada, para poder actualizar los enlaces sin tener que reimprimir los materiales de la habitación. 
• Coloque el código donde un huésped cansado mire naturalmente primero, como la mesita de noche, el escritorio o justo dentro de la habitación, cerca de los interruptores de la luz.
• Añada una etiqueta breve y amigable para que los huéspedes sepan lo que ocurre cuando escanean, por ejemplo, «Escanee para obtener comida, toallas e información del hotel».
• Si una función se utiliza muy poco, prueba a cambiar la tarjeta de sitio, modificar el texto de la etiqueta o reorganizar los enlaces en un código QR con varias URL.

Los principales inconvenientes son saturar la habitación con demasiados códigos, enviar a los huéspedes a páginas no optimizadas o no responder rápidamente a las solicitudes basadas en códigos QR. Y no pegue un código QR donde le apetezca. Colocar un código QR con el menú del restaurante junto al inodoro no es la mejor ubicación. Un pequeño conjunto de códigos bien planificados casi siempre ofrece mejores resultados que una docena de pegatinas descoordinadas.

Mejora la experiencia de tus huéspedes con los códigos QR

Una estrategiade códigos QR para hoteles funciona mejor cuando resulta natural: uno o dos códigos en los lugares adecuados, promesas claras sobre lo que hacen y rutas sencillas hacia la comida, la ayuda y la información. 

The QR Code Generator (TQRCG) reúne todos estos elementos en un único y sencillo panel de control con códigos estáticos ilimitados, dos códigos QR dinámicos gratuitos que nunca caducan, además de personalización y seguimiento de escaneos. Esto lo hace ideal tanto para hoteles boutique que están probando el terreno como para propiedades más grandes listas para expandirse.

Si está listo para modernizar el servicio en las habitaciones, comience hoy mismo con The QR Code Generator.

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