Jak używać kodów QR w pokojach hotelowych, aby usprawnić obsługę gości?

Goście hotelowi uwielbiają wygodę. Jednak wielu hotelom nie udaje się jej zapewnić, pomimo najlepszych starań, aby zaoferować doskonałą obsługę.

Rozważmy taką sytuację: ktoś potrzebuje dodatkowego ręcznika, więc podnosi słuchawkę i dzwoni do recepcji. Albo próbuje połączyć się z Wi-Fi, ale nie może znaleźć hasła. Same w sobie nie są to duże problemy. Ale sumują się i wpływają na wrażenia gości w sposób, który ma znaczenie.

Nowoczesne hotele znalazły całkowicie bezwysiłkowy sposób na obsługę takich próśb gości. W rzeczywistości wykorzystują go również do świadczenia usług w pokojach i sprzedaży dodatków, takich jak usługi spa.

I jest zbudowany przy użyciu czegoś prostego, ale potężnego: Kodów QR. Skanujesz, stukasz i dostajesz to, czego potrzebujesz. Goście czują kontrolę, a personel może skupić się na aspektach, które naprawdę wymagają ludzkiego podejścia.

W tym przewodniku przedstawiamy wiele sposobów wykorzystania kodów QR w hotelu i najlepsze sposoby ich konfiguracji.

Spis treści

1. Co tracisz, nie używając kodów QR w swoich hotelach?
2. Jak hotelowe kody QR sprawiają, że pobyty są wygodniejsze
3. Jak stworzyć i wdrożyć strategię kodów QR w pokoju hotelowym?
4. Najlepsze praktyki dla skutecznych hotelowych kodów QR
5. Podnieś jakość obsługi gości dzięki kodom QR
6. Często zadawane pytania

Co tracisz nie używając kodów QR w swoich hotelach?

Większość hoteli nadal działa w oparciu o metodę telefoniczno-papierową sprzed dekady. Goście dzwonią do recepcji w każdej sprawie. Drukowane menu znajdują się w pokojach, a katalogi usług są wsuwane pod drzwi. I oczywiście, to wszystko działa. Ale jest to dalekie od ideału. Koszt trzymania się tego podejścia nie zawsze jest odczuwalny z góry, dopóki nie zaczniesz widzieć zestresowanego personelu, zirytowanych gości i stopniowego spadku przychodów.

Oto dokładnie, w jaki sposób jesteś w niekorzystnej sytuacji bez wygody i automatyzacji kodów QR:

Twoja recepcja jest przeciążona w godzinach szczytu

Jest to problem, gdy każda prośba gościa musi przejść przez telefon w recepcji. Prośby o ręczniki, hasła do Wi-Fi, pytania o udogodnienia, rezerwacje spa – wszystko to przechodzi przez tę samą przeciążoną recepcję. W godzinach szczytu może to szybko przerodzić się w katastrofę, gdy goście muszą ponownie wybierać numer lub personel zapomina o prośbach. Jest to również niekorzystne dla operacji i reputacji.

Nie należy zapominać, że personel zajmuje się również meldowaniem i wymeldowywaniem wyjeżdżających gości, co może sprawić, że proces ten będzie wysoce nieefektywny. Badania pokazują, że zadowolenie gości w USA gwałtownie spada, gdy czas oczekiwania na zameldowanie przekracza około pięciu minut, a wyniki zadowolenia spadają o około 50 punktów w 100-punktowej skali.

Materiały drukowane mogą się szybko zdezaktualizować

Drukowane menu, katalogi i przewodniki po usługach pokojowych stają się nieaktualne w momencie, gdy coś się zmienia. Zmusza to do wpadnięcia w dwie kosztowne pułapki:

• Ciągły cykl przedruku: Hotele muszą stale drukować i dystrybuować nowe dokumenty do setek pokoi w przypadku drobnych zmian. Jest to ogromne marnotrawstwo pieniędzy (w zakresie drukowania, papieru i pracy) oraz czasu personelu, co znacznie zmniejsza wydajność.
• Dezorientacja i niezadowolenie gości: Pozwalanie, by nieaktualne, nieprawidłowe informacje pozostawały widoczne, sugeruje brak dbałości o szczegóły. Dla gości napotkanie nieprawidłowych numerów, niedostępnych pozycji lub nieaktualnych cen powoduje frustrację, awarie usług, a ostatecznie podważa ich doświadczenie i ocenę satysfakcji.

Brak danych na temat preferencji gości lub korzystania z usług

Telefoniczne i osobiste prośby gości nie pozostawiają śladów. Wiesz, że goście zgłaszają prośby, ale nie masz wglądu w stojące za nimi wzorce. Czy konsekwentnie proszą o kapcie lub zestawy dentystyczne? A może narzekają na hałas z drogi? Jeśli nie masz pewności, nie możesz rozwiązać tych problemów.

Kody QR całkowicie to zmieniają.

Dzięki możliwości śledzenia kodu QR, na przykład, każdy kod może otrzymać własną tożsamość, taką jak “Pokój 1203”, “Lobby” lub “Siłownia” i być powiązany z konkretnym zastosowaniem, takim jak obsługa pokoju, sprzątanie lub pomoc Wi-Fi. Można również analizować, które kody są skanowane, ile razy i kiedy. Informacje te mogą pomóc w podejmowaniu praktycznych decyzji w celu poprawy komfortu pobytu.

Przypuśćmy, że kod QR sprzątania w pokojach na wyższych piętrach otrzymuje mnóstwo próśb o “dodatkowe ręczniki” między 6 a 9 rano, możesz zaopatrzyć się w zapasy bliżej tego obszaru i zaplanować kogoś na to okno. Alternatywnie, jeśli link “zgłoś hałas” jest często skanowany w pokojach wychodzących na drogę, możesz proaktywnie zająć się tą kwestią, oferując zatyczki do uszu podczas zameldowania w tych pokojach lub oznaczając je do dalszych działań.

Utrata możliwości sprzedaży dodatkowej i spersonalizowanych ofert

Większość hoteli ma mnóstwo dodatkowych przychodów. Usługi spa, podwyższenie standardu pokoju, późne wymeldowanie, doznania kulinarne, wycieczki lokalne, pakiety, oferty sezonowe, można wymieniać bez końca. Sztuką jest przedstawienie tych ofert gościom we właściwym momencie, przy wystarczająco niskim tarciu, aby je rozważyli.

Ale drukowane ulotki? Goście wyrzucają je lub całkowicie ignorują. Wzmianki w recepcji podczas zameldowania? Wtedy ludzie są zmęczeni, rozproszeni i chcą po prostu dostać się do swojego pokoju.

Cyfrowa sprzedaż dodatkowa za pośrednictwem punktów kontaktowych w pokojach rozwiązuje oba problemy. Goście mogą odkrywać oferty, gdy są zrelaksowani i otwarci. Mogą też dokonać rezerwacji bezpośrednio za pomocą szybkiego skanowania, bez konieczności wracania do lobby.

Koszty operacyjne opróżniają kieszenie

Wreszcie, jeśli nadal drukujesz menu, katalogi i materiały promocyjne od czasu do czasu, masz do czynienia z wyższymi kosztami operacyjnymi. Ktoś je dystrybuuje. Ktoś zbiera nieaktualne wersje, a potem jest utylizacja. W przypadku dużych obiektów szybko się to sumuje.

Ale prawdziwym kosztem nie jest nawet to. Jest nim czas pracowników.

Spędzają godziny odpowiadając w kółko na te same podstawowe pytania: “O której jest śniadanie?” “Jakie jest hasło do Wi-Fi?” “Gdzie jest siłownia?”. W międzyczasie praca o wysokiej wartości, która wyróżnia Twój obiekt, taka jak spersonalizowana obsługa, rozwiązywanie problemów i tworzenie chwil, które goście pamiętają, zostaje zepchnięta na bok.

Jak hotelowe kody QR sprawiają, że pobyty są wygodniejsze

Co kody QR mogą zrobić dla Twojego hotelu? Przeanalizujmy rzeczywiste, praktyczne zastosowania, które obecnie działają.

Umożliwiają bezdotykowe zameldowanie i działają jak cyfrowy klucz

Dzięki kodom QR Twoi goście mogą zameldować się w Twoim obiekcie bez konieczności korzystania z usług przewodnika. Goście mogą zeskanować kod QR z wiadomości e-mail z rezerwacją lub w holu, ukończyć mobilną odprawę, przesłać swój identyfikator i szczegóły płatności oraz otrzymać cyfrowy klucz do pokoju wysłany bezpośrednio na ich telefon.

Co więcej, w trakcie zameldowania goście, którzy chcą, mogą całkowicie ominąć kolejkę. Kody QR mogą również okazać się przełomem w przypadku przyjazdów w późnych godzinach nocnych lub wczesnych porannych wyjazdów.

Zaoferuj zawsze dostępny cyfrowy katalog gości i centrum informacji

Wspaniałą rzeczą w kodach QR jest to, że masz pełną kontrolę nad tym, gdzie lądują po zeskanowaniu. Oznacza to, że możesz stworzyć indywidualne centra informacyjne, które zapewnią gościom natychmiastowy dostęp do wszystkiego, co muszą wiedzieć o Twoim hotelu.

Goście mogą skanować kody QR, aby uzyskać dostęp do kluczowych informacji, w tym pełnej listy udogodnień, hasła do Wi-Fi, godzin otwarcia spa i basenu, rekomendacji lokalnych restauracji, zasad hotelowych i kontaktów alarmowych. Zaletą jest to, że można je aktualizować w czasie rzeczywistym.

Na przykład, jeśli basen zostanie wcześniej zamknięty z powodu konserwacji, możesz zaktualizować go raz, a każdy gość natychmiast zobaczy zmianę. Możesz nawet dołączyć lokalne przewodniki, harmonogramy transportu i rekomendacje gastronomiczne, które zmieniają się sezonowo, zapewniając gościom zawsze najbardziej aktualne informacje na wyciągnięcie ręki.

Cyfrowa obsługa pokoju w każdym pokoju gościnnym

Goście mogą zeskanować kod, aby przeglądać zaktualizowane menu, zamówić obsługę pokoju, poprosić o dodatkowe ręczniki lub przybory toaletowe, zarezerwować usługę prania lub zgłosić problem z konserwacją, a wszystko to bez konieczności podnoszenia telefonu.

Jest to również świetne rozwiązanie dla kodu QR z wieloma adresami URL. Kod QR z wieloma adresami URL pozwala ludziom wylądować na stronie z wieloma adresami URL po zeskanowaniu tylko jednego kodu QR. Na przykład, zamiast umieszczać inny kod QR dla każdej usługi, możesz umieścić jeden kod w pokoju, który otwiera proste menu linków, takich jak obsługa pokoju, sprzątanie, spa, siłownia, rezerwacje w restauracji i lokalne wycieczki.

Goście w ciągu kilku sekund wybierają to, czego potrzebują, a Ty możesz dodawać, usuwać lub zmieniać kolejność tych linków w dowolnym momencie, gdy usługi ulegną zmianie.

Na zapleczu żądania te trafiają bezpośrednio do systemów zarządzania. Zamówienia i prośby są dokładnie przetwarzane, opatrywane znacznikami czasu i automatycznie kierowane do właściwego działu.

Łatwe zbieranie opinii i recenzji gości

Dzięki kodom QR umieszczonym w pokojach lub przy kasie, goście mogą zostawiać opinie w momencie, gdy doświadczają czegoś wartego skomentowania. Klimatyzacja nie działa? Mogą to zgłosić od razu. Podobała im się usługa sprzątania? Mogą to powiedzieć, gdy jest jeszcze świeża.

Na przykład Sun Hall Hotel wykorzystuje kody QR do zbierania opinii, ponieważ jest to jeden z najszybszych sposobów na poznanie opinii gości na temat usług.

Dzięki kodom QR można również śledzić wzorce za pomocą kodów, identyfikować powtarzające się problemy i mierzyć zadowolenie z różnych typów pokoi, pięter lub okresów.

Pomaga w ulepszaniu pokoi i terminowych ofertach

Kody QR w pokojach dobrze sprawdzają się w przypadku aktualizacji pokoi, ponieważ przyciągają gości we właściwym momencie.

Są już zakwaterowani, przeglądają strony i są bardziej otwarci na prostą opcję “uczynienia tego pobytu lepszym”. Mały monit, taki jak “Ulepsz do apartamentu” lub “Dodaj późne wymeldowanie”, może skierować ich bezpośrednio do szybkiego procesu rezerwacji, a opłata zostanie automatycznie dodana do pokoju.

To samo podejście można zastosować w przypadku kodów QR dla ofert sezonowych. Zamień ofertę w zależności od miesiąca lub wydarzenia, na przykład świąteczny pakiet obiadowy, monsunową ofertę spa, weekendowy brunch lub letni karnet na basen, bez zmiany wydrukowanego kodu.

Teraz, gdy jesteśmy świadomi wszystkich zalet kodów QR, nauczmy się je wdrażać, aby zmaksymalizować ich skuteczność.

Jak stworzyć i wdrożyć strategię QR Code w pokoju hotelowym?

Kiedy gość wchodzi do pokoju po długiej podróży, zazwyczaj chce mieć Wi-Fi, jedzenie i poczucie, jak wszystko działa. Dobra konfiguracja kodu QR zamienia to wszystko w kilka łatwych skanów.

Znasz już tę koncepcję. Przekształćmy ją w wykonalną strategię dla Twojego hotelu, używając The QR Code Generator jako podstawy.

Krok 1: Zacznij od celów i podróży gościa

Przed otwarciem jakiegokolwiek narzędzia QR Code, usiądź ze swoim zespołem i porozmawiaj o tym, co próbujesz zmienić. Może to być:

• Zbyt wiele telefonów do recepcji w celu uzyskania rutynowych informacji
• Papierowe menu i katalogi, których przedruk jest kosztowny
• Niewykorzystane miejsca w spa i restauracjach
• Goście, którzy wyjeżdżają zadowoleni, ale nigdy nie zostawiają recenzji

Zapisz te cele i trzymaj je w widocznym miejscu. Następnie zaplanuj podróż gościa od przyjazdu do wymeldowania. Określ, gdzie kod QR ułatwiłby pracę (zameldowanie, prośby o usługi w pokoju, opcje gastronomiczne, lokalne rekomendacje), zamiast po prostu dodawać kod dla samego faktu jego posiadania.

Krok 2: Wybierz między kodami statycznymi i dynamicznymi

The QR Code Generator pozwala tworzyć zarówno statyczne, jak i dynamiczne kody QR, dzięki czemu można je łączyć w sposób odpowiedni dla swojej działalności, zamiast zmuszać wszystko do jednej kategorii.

Kody statyczne są stałe. Po utworzeniu zawsze prowadzą do tego samego. Nadają się do informacji, które rzadko się zmieniają, takich jak kontakty alarmowe, stałe zasady lub dane Wi-Fi, które pozostają takie same. TQRCG pozwala na nieograniczoną liczbę bezpłatnych kodów statycznych, co ułatwia ich wdrożenie w każdym pomieszczeniu.

Kody dynamiczne są elastyczne. Możesz później zmienić miejsce docelowe i śledzić, jak często są skanowane. W tym miejscu można dodawać wszelkie treści, które mogą zmieniać się w czasie, takie jak menu, oferty spa, pakiety sezonowe, lokalne przewodniki i informacje o wydarzeniach.

Przepływy przychodów i doświadczeń gości należą do kodów dynamicznych, a informacje podstawowe znajdują się w kodach statycznych.

Krok 3: Zdecyduj, co dzieje się po każdym skanowaniu

Kod QR to tylko drzwi. Pokój za nim ma większe znaczenie.

Dla hotelu najbardziej użytecznymi miejscami docelowymi są zazwyczaj:

• Strona zamówienia obsługi pokoju lub F&B
• strona rezerwacji spa lub restauracji
• Formularz raportu z konserwacji z numerem pokoju i problemem
• Strona płatności i opinii

Cokolwiek wybierzesz, zaprojektuj to dla małych ekranów. Używaj przejrzystych nagłówków, zwięzłych formularzy i dużych, przyjaznych dla użytkownika przycisków.

Prawdziwa korzyść pojawia się, gdy strona ta łączy się z resztą podróży gościa. Powiąż żądania z numerem pokoju, przekieruj je do odpowiedniego zespołu i zarejestruj kluczowe działania w systemie zarządzania nieruchomością (PMS) lub narzędziu do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Następnie możesz użyć tego samego przepływu do zaangażowania po pobycie.

Istnieje kilka sposobów na zbudowanie tej warstwy. Niektóre hotele współpracują ze swoją agencją internetową w celu stworzenia lekkich stron mobilnych, które płynnie integrują się z istniejącą witryną. Inne mogą korzystać z usług zewnętrznych dostawców, aby skonfigurować te strony.

Krok 4: Zbuduj hotelowy kod QR za pomocą The QR Code Generator (TQRCG)

TQRCG obsługuje kody QR typu multi-URL, które skutecznie zapewniają mini stronę docelową z wieloma opcjami za jednym skanowaniem.

W praktyce konfiguracja może wyglądać następująco

1. Rejestrujesz się na stronie i wybierasz dynamiczny kod QR.
2. Wybierasz opcję Multi-URL i zaczynasz dodawać linki.

3. Tworzysz małe menu, które czyta się jak concierge, na przykład
   • Katalog gości
   • Zamawianie jedzenia i napojów
   • Zamawianie ręczników lub udogodnień
   • Rezerwacja spa lub zabiegów
     Lokalne porady i rekomendacje
   • Zostaw opinię lub poproś o telefon

4. Wewnątrz pulpitu nawigacyjnego The QR Code Generator (TQRCG) można dostosować sam kod. Możesz dodać swoje logo, dostosować kolory i użyć czystej ramki, aby goście rozpoznali ją jako interaktywną, podczas gdy system zapewnia możliwość skanowania.

5. Pobierasz plik PNG lub SVG o wysokiej rozdzielczości do wydrukowania, a dynamiczny link można edytować w tle.

Krok 5: Powiąż przepływy kodów QR ze sposobem, w jaki Twój zespół już pracuje

Kody QR są tylko tak dobre, jak odpowiedź po drugiej stronie. Jeśli działasz z pełnym stosem technologicznym (PMS, POS, narzędzia do zarządzania usługami), możesz połączyć swoje kody bezpośrednio z istniejącymi formularzami online i przepływami, które już przesyłają dane do tych systemów.

Jeśli Twoja konfiguracja jest prosta, możesz zachować prostotę i nadal czerpać znaczące korzyści. Wiele hoteli zaczyna od formularzy internetowych, które wysyłają wiadomości e-mail do określonych działów lub wypełniają wiersze we wspólnym arkuszu kalkulacyjnym. Gość wybiera opcję “dodatkowe poduszki”, wypełnia dwupolowy formularz, a dział housekeepingu otrzymuje wiadomość e-mail z numerem pokoju i typem żądania. To takie proste.

Krok 6: Skorzystaj z analiz, aby zrozumieć, czego goście faktycznie używają

Po uruchomieniu dynamicznych kodów strona The QR Code Generator zaczyna pokazywać, jak często są one skanowane, a w płatnych planach bardziej szczegółowe analizy, takie jak wzorce urządzeń i czasu.

Możesz zauważyć, że link do lokalnego przewodnika prawie nie jest skanowany, podczas gdy obsługa pokoju jest stale używana w określonych godzinach lub że pokoje typu suite wykazują wyższe wskaźniki skanowania rezerwacji spa niż pokoje standardowe. Te wzorce pomogą ci się dostosować. Możesz przenieść kartę z kodem QR na biurko zamiast stojaka na telewizor lub zaoferować zniżki na spa w pokojach niższego poziomu. W ciągu kilku tygodni twoje cyfrowe doświadczenie staje się ostrzejsze po prostu obserwując i reagując na rzeczywiste zachowania.

A ponieważ The QR Code Generator utrzymuje dynamiczne kody aktywne nawet na bezpłatnym poziomie, możesz uczyć się przez długi czas, zamiast podejmować decyzje w pośpiechu, aby dotrzymać terminu próbnego.

Krok 6: Przetestuj doświadczenie

Przed wdrożeniem czegokolwiek we wszystkich pokojach, poświęć wieczór i przetestuj jak podróżnik.

Wydrukuj próbkę swoich kart QR Code w rzeczywistym rozmiarze. Następnie zeskanuj każdy kod:

• W słabym świetle lampy, jasnym świetle nad głową i nieco niewygodnym świetle wczesnego poranka
• W hotelowym Wi-Fi i przy wyłączonym Wi-Fi, korzystając z danych mobilnych.

Przejdź przez pełne przepływy. Zamów udawaną przekąskę, poproś o dodatkowe ręczniki, zarezerwuj miejsce w spa i wypełnij formularz opinii. Jeśli kiedykolwiek poczujesz zakłopotanie, doświadczysz zbyt wielu dotknięć lub napotkasz wolno ładującą się stronę, potraktuj to jako znak ostrzegawczy.

Zaletą korzystania z dynamicznego kodu ze strony The QR Code Generator jest to, że można zachować wydrukowany kod, powrócić do pulpitu nawigacyjnego, zmienić strony docelowe lub ich kolejność i spróbować ponownie.

Fizyczne karty pozostają na stoliku nocnym, podczas gdy cyfrowe doświadczenie poprawia się za kulisami.

Najlepsze praktyki dla skutecznych hotelowych kodów QR

Aby kody QR działały zgodnie z przeznaczeniem w hotelach, musisz zaprojektować je zgodnie z zachowaniem gości. Oto kilka najlepszych praktyk:

• Przypisz każdemu kodowi jeden cel, taki jak “Zamów jedzenie”, “Poproś o udogodnienia” lub “Przeczytaj informacje o hotelu”. Nie przypisuj zbyt wiele do jednego kodu.
• Używaj dynamicznych kodów QR do wszystkiego, co może się zmienić, takich jak menu, oferty spa lub przewodniki sezonowe, dzięki czemu możesz aktualizować linki bez ponownego drukowania materiałów do pokoju.
• Umieśćkod tam, gdzie zmęczony gość naturalnie patrzy w pierwszej kolejności, na przykład na stoliku nocnym, biurku lub wewnątrz pokoju w pobliżu włączników światła.
• Dodaj krótką, przyjazną etykietę, aby goście wiedzieli, co się stanie po zeskanowaniu, na przykład “Skanuj w poszukiwaniu jedzenia, ręczników i informacji o hotelu”.
• Jeśli jedna funkcja jest rzadko używana, spróbuj przenieść kartę, zmienić tekst etykiety lub zmienić kolejność linków w kodzie QR z wieloma adresami URL.

Główne pułapki to zaśmiecanie pokoju zbyt wieloma kodami, wysyłanie gości do niezoptymalizowanych stron lub brak szybkiej odpowiedzi na żądania oparte na kodzie QR. I nie przyklejaj kodu QR wszędzie tam, gdzie masz na to ochotę. Umieszczenie kodu QR dla menu restauracji obok toalety nie jest najlepszym miejscem. Mały, dobrze zaplanowany zestaw kodów prawie zawsze zapewnia lepszy wynik niż tuzin nieskoordynowanych naklejek.

Podnieś poziom doświadczenia gości dzięki kodom QR

Hotelowa strategia kodów QR działa najlepiej, gdy jest naturalna – jeden lub dwa kody we właściwych miejscach, jasne obietnice dotyczące tego, co robią, i proste ścieżki do jedzenia, pomocy i informacji.

The QR Code Generator (TQRCG) łączy te elementy w jednym, łatwym w obsłudze pulpicie nawigacyjnym z nieograniczoną liczbą statycznych kodów, dwoma bezpłatnymi dynamicznymi kodami QR, które nigdy nie wygasają, a także dostosowywaniem i śledzeniem skanowania. To sprawia, że jest to idealne rozwiązanie zarówno dla butikowych hoteli testujących wody, jak i większych obiektów gotowych do skalowania.

Jeśli jesteś gotowy na modernizację obsługi w pokoju, rozpocznij konfigurację już dziś z The QR Code Generator.

Często zadawane pytania