Jak używać kodów QR w pokojach hotelowych, aby usprawnić obsługę gości?

Goście hotelowi cenią sobie wygodę. Jednak wiele hoteli nie jest w stanie jej zapewnić, pomimo najlepszych starań, aby oferować doskonałą obsługę.

Rozważmy następującą sytuację: ktoś potrzebuje dodatkowego ręcznika, więc dzwoni do recepcji. Albo próbuje połączyć się z Wi-Fi, ale nie może znaleźć hasła. Same w sobie nie są to duże problemy. Jednak sumują się one i negatywnie wpływają na wrażenia gości. 

Nowoczesne hotele znalazły całkowicie bezproblemowy sposób na obsługę takich próśb gości. W rzeczywistości wykorzystują go również do świadczenia usług w pokojach i sprzedaży dodatków, takich jak usługi spa. 

Wykorzystują do tego coś prostego, ale potężnego: kody QR. Wystarczy zeskanować, kliknąć i otrzymać to, czego potrzebujesz. Goście czują, że mają kontrolę, a personel może skupić się na aspektach, które naprawdę wymagają ludzkiego podejścia. 

W tym przewodniku przedstawiamy wiele sposobów wykorzystania kodów QR w hotelu oraz najlepsze metody ich konfiguracji. 

Spis treści

1. Co tracisz, nie korzystając z kodów QR w swoich hotelach?
2. W jaki sposób kody QR w hotelach zwiększają wygodę pobytu
3. Jak stworzyć i wdrożyć strategię wykorzystania kodów QR w pokojach hotelowych 
4. Najlepsze praktyki dotyczące skutecznych kodów QR w hotelach
5. Podnieś jakość obsługi gości dzięki kodom QR
6. Często zadawane pytania

Co tracisz, nie korzystając z kodów QR w swoich hotelach?

Większość hoteli nadal działa w oparciu o metodę telefoniczną i papierową sprzed dziesięciu lat. Goście dzwonią do recepcji w każdej sprawie. Wydrukowane menu leżą w pokojach, a katalogi usług są podsuwane pod drzwiami. Oczywiście, wszystko to działa. Jednak jest to dalekie od ideału. Koszt stosowania tego podejścia nie zawsze jest odczuwalny od razu, dopóki nie zaczniesz dostrzegać zestresowanego personelu, zirytowanych gości i stopniowego spadku przychodów.

Oto, w jaki sposób tracisz na braku wygody i automatyzacji, jaką zapewniają kody QR:

Recepcja jest przeciążona w godzinach szczytu

Problem pojawia się, gdy każda prośba gości musi być kierowana przez telefon do recepcji. Prośby o ręczniki, hasła do Wi-Fi, pytania dotyczące udogodnień, rezerwacje spa – wszystko to trafia do tej samej, przeciążonej recepcji. W godzinach szczytu może to szybko przerodzić się w katastrofę, gdy goście muszą ponownie dzwonić, a personel zapomina o prośbach. Ma to również negatywny wpływ na działalność i reputację obiektu. 

Nie zapominajmy, że personel zajmuje się również zameldowaniem i wymeldowaniem odjeżdżających gości, co może sprawić, że proces ten będzie bardzo nieefektywny. Badania pokazują, że zadowolenie gości z USA gwałtownie spada, gdy czas oczekiwania na zameldowanie przekracza około pięciu minut, a zadowoleniecorespada o około 50 punktów w 100-punktowej skali. 

Twoje materiały drukowane mogą szybko stać się nieaktualne

Drukowane menu, katalogi i przewodniki po usługach pokojowych stają się nieaktualne w momencie, gdy coś się zmienia. To zmusza Cię do dwóch kosztownych pułapek:

• Ciągły cykl ponownego drukowania: hotele muszą nieustannie drukować i rozprowadzać nowe dokumenty do setek pokoi z powodu niewielkich zmian. Jest to ogromna strata pieniędzy (w zakresie drukowania, papieru i pracy) oraz czasu personelu, co znacznie obniża wydajność.
• Zdezorientowanie i niezadowolenie gości: Pozostawianie nieaktualnych, nieprawidłowych informacji sugeruje brak dbałości o szczegóły. Dla gości napotkanie nieprawidłowych numerów, niedostępnych pozycji lub nieaktualnych cen powoduje frustrację, awarie usług i ostatecznie podważa ich wrażenia i ocenę satysfakcji.

Nie masz danych na temat preferencji gości ani korzystania z usług

Żądania gości przekazywane telefonicznie lub osobiście nie pozostawiają śladu. Wiesz, że goście zgłaszają żądania, ale nie masz wglądu w wzorce, które za nimi stoją. Czy konsekwentnie proszą o kapcie lub zestawy dentystyczne? A może narzekają na hałas dochodzący z ulicy? Jeśli nie masz pewności, nie możesz rozwiązać tych problemów.

Kody QR całkowicie to zmieniają. 

Dzięki konfiguracji kodów QR z możliwością śledzenia każdy kod może otrzymać własną tożsamość, np. „Pokój 1203”, „Hol” lub „Siłownia”, i być powiązany z konkretnym zastosowaniem, takim jak obsługa pokoju, sprzątanie lub pomoc w zakresie Wi-Fi. Możesz również analizować, które kody są skanowane, ile razy i kiedy. Informacje te mogą pomóc w podejmowaniu praktycznych decyzji mających na celu poprawę jakości pobytu.

Załóżmy, że kod QR sprzątania w pokojach na wyższych piętrach otrzymuje lawinę próśb o „dodatkowe ręczniki” między 6 a 9 rano. Można wtedy zgromadzić zapasy bliżej tego obszaru i zaplanować pracę kogoś w tym przedziale czasowym. Alternatywnie, jeśli link „zgłoś hałas” jest często skanowany w pokojach od strony ulicy, można proaktywnie zająć się tą kwestią, oferując zatyczki do uszu podczas zameldowania w tych pokojach lub oznaczając je do dalszej kontroli.

Tracisz możliwości upsellingu i spersonalizowanych ofert

Większość hoteli ma mnóstwo dodatkowych źródeł przychodów. Usługi spa, podwyższenie standardu pokoju, późniejsze wymeldowanie, posiłki, lokalne wycieczki, pakiety, oferty sezonowe – można wymieniać bez końca. Sztuczka polega na tym, aby przedstawić gościom te oferty w odpowiednim momencie, w sposób na tyle nieinwazyjny, aby rozważyli skorzystanie z nich.

Ale drukowane ulotki? Goście je wyrzucają lub całkowicie ignorują. Informacje przekazywane przez recepcję podczas zameldowania? W tym momencie ludzie są zmęczeni, rozkojarzeni i chcą po prostu dostać się do swojego pokoju.

Cyfrowa sprzedaż dodatkowa za pośrednictwem punktów kontaktowych w pokoju rozwiązuje oba problemy. Goście mogą zapoznać się z ofertami, gdy są naprawdę zrelaksowani i otwarci. Mogą też dokonać rezerwacji bezpośrednio, skanując kod, bez konieczności powrotu do holu.

Twoje koszty operacyjne opróżniają Twoje kieszenie

Wreszcie, jeśli nadal drukujesz menu, katalogi i materiały promocyjne, ponosisz wyższe koszty operacyjne. Ktoś je rozprowadza. Ktoś zbiera nieaktualne wersje, a następnie trzeba je utylizować. W przypadku dużych obiektów koszty szybko się sumują.

Ale prawdziwy koszt to nie tylko to. To czas Twojego personelu. 

Spędzają godziny, odpowiadając w kółko na te same podstawowe pytania: „O której jest śniadanie?”, „Jakie jest hasło do Wi-Fi?”, „Gdzie jest siłownia?”. Tymczasem na dalszy plan schodzi praca o wysokiej wartości, która wyróżnia Twój obiekt, taka jak spersonalizowana obsługa, rozwiązywanie problemów i tworzenie chwil, które goście zapamiętają.

Jak kody QR w hotelach zwiększają wygodę pobytu

Co kody QR mogą zrobić dla Twojego hotelu? Przyjrzyjmy się rzeczywistym, praktycznym zastosowaniom, które obecnie sprawdzają się w praktyce.

Umożliwiają bezkontaktowe zameldowanie i działają jak cyfrowy klucz

Dzięki kodom QR goście mogą zameldować się w obiekcie bez pomocy personelu. Goście mogą zeskanować kod QR z e-maila z rezerwacją lub w holu, dokonać mobilnego zameldowania, przesłać swój dowód tożsamości i dane dotyczące płatności, a następnie otrzymać cyfrowy klucz do pokoju bezpośrednio na swój telefon.

Co więcej, w godzinach największego natężenia ruchu podczas zameldowania goście, którzy chcą, mogą całkowicie ominąć kolejkę. Kody QR mogą również okazać się przełomowe w przypadku przyjazdów późnym wieczorem lub wczesnych wyjazdów rano.

Oferuj zawsze dostępny cyfrowy katalog dla gości i centrum informacyjne

Wspaniałą cechą kodów QR jest to, że masz pełną kontrolę nad tym, gdzie trafiają po zeskanowaniu. Oznacza to, że możesz tworzyć dostosowane do potrzeb centra informacyjne, które zapewniają gościom natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji, które powinni wiedzieć o Twoim hotelu.Wiele hoteli korzysta obecnie z kodów QR cyfrowych usług concierge, aby scentralizować informacje i usługi dla gości w jednym centrum przyjaznym dla urządzeń mobilnych.

Goście mogą skanować kody QR, aby uzyskać dostęp do kluczowych informacji, w tym pełnej listy udogodnień, hasła do Wi-Fi, godzin otwarcia spa i basenu, rekomendacji lokalnych restauracji, zasad obowiązujących w hotelu oraz kontaktów alarmowych. Zaletą jest to, że można je aktualizować w czasie rzeczywistym. 

Na przykład, jeśli basen zostanie wcześniej zamknięty z powodu konserwacji, wystarczy zaktualizować informację raz, a wszyscy goście natychmiast zobaczą zmianę. Można nawet dołączyć przewodniki po okolicy, rozkłady jazdy środków transportu i rekomendacje restauracji, które zmieniają się sezonowo, dzięki czemu goście zawsze mają pod ręką najbardziej aktualne informacje.

Wprowadź cyfrową obsługę pokoju do każdego pokoju gościnnego

Goście mogą zeskanować kod, aby przeglądać aktualne menu, zamówić obsługę pokojową, poprosić o dodatkowe ręczniki lub kosmetyki, zarezerwować usługę prania lub zgłosić problem techniczny, a wszystko to bez konieczności podnoszenia słuchawki telefonu.

Doskonale nadaje się to również do kodów QR z wieloma adresami URL. Kod QR z wieloma adresami URL pozwala użytkownikom przejść do strony z wieloma adresami URL po zeskanowaniu tylko jednego kodu QR. Na przykład, zamiast umieszczać osobny kod QR dla każdej usługi, można umieścić w pokoju jeden kod, który otwiera proste menu linków, takich jak obsługa pokojowa, sprzątanie, spa, rezerwacje na siłownię, rezerwacje w restauracji i lokalne wycieczki. 

Goście wybierają to, czego potrzebują, w ciągu kilku sekund, a Ty możesz dodawać, usuwać lub zmieniać kolejność tych linków w dowolnym momencie, w miarę zmian w usługach.

W tle te żądania są bezpośrednio przekazywane do systemów zarządzania. Zamówienia i żądania są dokładnie przetwarzane, opatrywane datą i godziną oraz automatycznie kierowane do odpowiedniego działu. 

Ułatw zbieranie opinii i recenzji gości

Dzięki kodom QR przy wymeldowaniu goście mogą zostawić opinię w momencie, gdy doświadczają czegoś, co warto skomentować. Klimatyzacja nie działa? Mogą to zgłosić od razu. Podobała im się usługa ścielenia łóżek? Mogą to powiedzieć, gdy wrażenie jest jeszcze świeże.

Na przykład hotel Sun Hall wykorzystuje kody QR do zbierania opinii, ponieważ jest to jeden z najszybszych sposobów, aby dowiedzieć się, co goście sądzą o Twoich usługach.

Dzięki kodom QR można również śledzić wzorce, identyfikować powtarzające się problemy i mierzyć poziom satysfakcji w różnych typach pokoi, na różnych piętrach lub w różnych okresach czasu. 

Pomaga w podnoszeniu standardu pokoi i oferowaniu aktualnych ofert

Kody QR w pokojach sprawdzają się dobrze w przypadku podwyższenia standardu pokoju, ponieważ docierają do gości w odpowiednim momencie. 

Są już zakwaterowani, przeglądają pokój i są bardziej otwarci na prostą opcję „popraw tego pobytu”. Mała podpowiedź, taka jak „Podwyższenie standardu do apartamentu” lub „Dodaj późniejsze wymeldowanie”, może skierować ich bezpośrednio do szybkiego procesu rezerwacji, a opłata zostanie automatycznie dodana do rachunku za pokój.

To samo podejście można zastosować w przypadku kodów QR dla ofert sezonowych. Wymień ofertę w zależności od miesiąca lub wydarzenia, np. świąteczny pakiet kolacyjny, oferta spa na porę deszczową, weekendowy brunch lub letni karnet na basen, bez zmiany wydrukowanego kodu. 

Teraz, gdy znamy już wszystkie zalety kodów QR, nauczmy się je wdrażać, aby zmaksymalizować ich skuteczność.

Jak stworzyć i wdrożyć strategię wykorzystania kodów QR w pokojach hotelowych 

Kiedy gość wchodzi do pokoju po długiej podróży, zazwyczaj chce mieć dostęp do Wi-Fi, posiłek i informacje o tym, jak wszystko działa. Dobrze skonfigurowany kod QR pozwala uzyskać to wszystko za pomocą kilku prostych skanów.

Znasz już tę koncepcję. Przekształćmy ją w praktyczną strategię dla Twojego hotelu, wykorzystując The QR Code Generator jako podstawę. 

Krok 1: Zacznij od celów i ścieżki gościa

Przed uruchomieniem jakiegokolwiek narzędzia do obsługi kodów QR usiądź z zespołem i omówcie, co chcecie zmienić. Może to być: 

• Zbyt wiele telefonów do recepcji w sprawie rutynowych informacji
• Papierowe menu i katalogi, których ponowne wydrukowanie jest kosztowne
• Niewykorzystane terminy w spa i restauracji
• Goście, którzy wyjeżdżają zadowoleni, ale nigdy nie zostawiają recenzji

Zapisz te cele i umieść je w widocznym miejscu. Następnie zaplanuj ścieżkę gościa od przyjazdu do wymeldowania. Określ, gdzie kod QR ułatwiłby sprawę (zameldowanie, zamówienia usług pokojowych, opcje gastronomiczne, lokalne rekomendacje), zamiast dodawać kod tylko dla samego dodania.

Krok 2: Wybierz między kodami statycznymi a dynamicznymi 

The QR Code Generator umożliwia tworzenie zarówno statycznych, jak i dynamicznych kodów QR, dzięki czemu można je łączyć w sposób dostosowany do działalności, zamiast zmuszać wszystko do jednej kategorii. 

Kody statyczne są niezmienne. Po utworzeniu zawsze prowadzą do tego samego miejsca. Nadają się do informacji, które rzadko ulegają zmianom, takich jak kontakty alarmowe, stałe zasady lub dane Wi-Fi, które pozostają niezmienne. TQRCG umożliwia tworzenie nieograniczonej liczby bezpłatnych kodów statycznych, co ułatwia ich wdrożenie w każdym pokoju.

flexKody dynamiczne są modyfikowalne. Możesz później zmienić miejsce docelowe i śledzić, jak często są skanowane. Tutaj możesz dodać dowolną treść, która może ulegać zmianom w czasie, taką jak menu, oferty spa, pakiety sezonowe, lokalne przewodniki i informacje o wydarzeniach.

Przychody i doświadczenia gości należą do kodów dynamicznych, a informacje ogólne znajdują się w kodach statycznych.

Krok 3: Zdecyduj, co się stanie po każdym zeskanowaniu

Kod QR to tylko brama. Bardziej liczy się pomieszczenie za nią.

W przypadku hotelu najbardziej przydatnymi miejscami docelowymi są zazwyczaj:

• Strona obsługi pokojowej lub zamówienia F&B
• Proces rezerwacji spa lub restauracji
• Formularz zgłoszenia usterki z numerem pokoju i opisem problemu
• Strona wymeldowania i opinii

Niezależnie od tego, co wybierzesz, zaprojektuj to z myślą o małych ekranach. Używaj jasnych nagłówków, zwięzłych formularzy i dużych, łatwych do naciśnięcia przycisków.

Prawdziwa korzyść pojawia się, gdy strona ta łączy się z pozostałą częścią podróży gościa. Połącz prośby z numerem pokoju, przekaż je odpowiedniemu zespołowi i zarejestruj kluczowe działania w systemie zarządzania nieruchomościami (PMS) lub narzędziu do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Następnie możesz użyć tego samego procesu do kontaktu po pobycie.

Istnieje kilka sposobów na zbudowanie tej warstwy. Niektóre hotele współpracują z agencjami internetowymi w celu stworzenia lekkich stron mobilnych, które płynnie integrują się z istniejącą witryną. Inne mogą skorzystać z usług zewnętrznych dostawców, aby skonfigurować te strony.

Krok 4: Utwórz kod QR hotelu za pomocą narzędzia TQRCG ( The QR Code Generator )

TQRCG obsługuje kod QR typu multi-URL, który skutecznie zapewnia mini stronę docelową z wieloma opcjami po jednym zeskanowaniu.

W praktyce konfiguracja może wyglądać następująco

1. Rejestrujesz się na stronie i wybierasz dynamiczny kod QR
2. Wybierasz opcję Multi-URL i zaczynasz dodawać linki

3. Tworzysz małe menu, które działa jak konsjerż, na przykład
   • Katalog gości
   • Zamów jedzenie i napoje
   • Poproś o ręczniki lub udogodnienia
   • Rezerwacja spa lub zabiegów
     Lokalne wskazówki i rekomendacje
   • Zostaw opinię lub poproś o kontakt telefoniczny

4. W panelu The QR Code Generator (TQRCG) można dostosować sam kod. Można dodać swoje logo, dostosować kolory i użyć przejrzystej ramki, aby goście rozpoznali ją jako interaktywną, a system zapewnił jej skanowalność.

5. Pobierasz plik PNG lub SVG w wysokiej rozdzielczości do wydrukowania i zachowujesz możliwość edycji dynamicznego linku w tle. 

Krok 5: Dostosuj przepływ kodów QR do sposobu pracy Twojego zespołu

Kody QR są tak dobre, jak reakcja po drugiej stronie. Jeśli korzystasz z pełnego zestawu technologii (PMS, POS, narzędzia do zarządzania usługami), możesz połączyć swoje kody bezpośrednio z istniejącymi formularzami online i przepływami, które już przesyłają dane do tych systemów. 

Jeśli Twoja konfiguracja jest prosta, możesz zachować prostotę i nadal czerpać znaczne korzyści. Wiele hoteli zaczyna od formularzy internetowych, które wysyłają e-maile do określonych działów lub wypełniają wiersze we wspólnym arkuszu kalkulacyjnym. Gość wybiera opcję „dodatkowe poduszki”, wypełnia dwupolowy formularz, a obsługa hotelowa otrzymuje e-mail z numerem pokoju i rodzajem żądania. To takie proste.

Krok 6: Wykorzystaj analitykę, aby zrozumieć, z czego faktycznie korzystają goście

Po uruchomieniu dynamicznych kodów The QR Code Generator zaczyna pokazywać, jak często są one skanowane, a w przypadku płatnych planów — bardziej szczegółowe dane analityczne, takie jak wzorce dotyczące urządzeń i czasu.

Możesz zauważyć, że link do lokalnego przewodnika jest rzadko skanowany, podczas gdy obsługa pokojowa jest regularnie wykorzystywana o określonych porach lub że pokoje typu suite mają wyższy wskaźnik skanowania rezerwacji spa niż pokoje standardowe. Te wzorce pomogą Ci wprowadzić odpowiednie zmiany. Możesz przenieść kartę z kodem QR na biurko zamiast na stolik pod telewizor lub zaoferować zniżki na spa w pokojach niższej kategorii. W ciągu kilku tygodni Twoje doświadczenia cyfrowe staną się bardziej precyzyjne dzięki obserwacji rzeczywistych zachowań i reagowaniu na nie.

A ponieważ The QR Code Generator utrzymuje aktywność dynamicznych kodów nawet w bezpłatnej wersji, możesz uczyć się przez dłuższy czas, zamiast podejmować pochopne decyzje, aby zdążyć przed upływem terminu próbnego. 

Krok 6: Przetestuj doświadczenie 

Zanim wprowadzisz coś we wszystkich pokojach, poświęć jeden wieczór i przetestuj to jak podróżnik.

Wydrukuj próbkę kart z kodami QR w rzeczywistym rozmiarze. Następnie zeskanuj każdy kod:

• W słabym świetle lampy, jasnym świetle górnym i nieco niezręcznym świetle wczesnego poranka
• Przy włączonym Wi-Fi w hotelu i przy wyłączonym Wi-Fi, korzystając z mobilnego internetu

Przejdź przez wszystkie etapy. Zamów fikcyjną przekąskę, poproś o dodatkowe ręczniki, zarezerwuj testowy zabieg spa i wypełnij formularz opinii. Jeśli kiedykolwiek poczujesz się zdezorientowany, będziesz musiał wykonać zbyt wiele kliknięć lub napotkasz wolno ładującą się stronę, potraktuj to jako znak ostrzegawczy.

Zaletą korzystania z dynamicznego kodu z The QR Code Generator jest to, że możesz zachować wydrukowany kod, wrócić do pulpitu nawigacyjnego, dostosować strony docelowe lub ich kolejność i spróbować ponownie. 

Fizyczne karty pozostają na stoliku nocnym, podczas gdy cyfrowe doświadczenie ulega poprawie za kulisami.

Najlepsze praktyki dotyczące skutecznych kodów QR w hotelach

Aby kody QR działały zgodnie z zamierzeniami w hotelach, należy zaprojektować je w oparciu o zachowania gości. Oto kilka najlepszych praktyk:

• Przypisz każdemu kodowi jeden cel, np. „Zamów jedzenie”, „Poproś o udogodnienia” lub „Przeczytaj informacje o hotelu”. Nie przypisuj zbyt wielu funkcji do jednego kodu.
• Używaj dynamicznych kodów QR do wszystkiego, co może ulec zmianie, np. menu, oferty spa lub przewodniki sezonowe, aby móc aktualizować linki bez konieczności ponownego drukowania materiałów w pokojach. 
• Umieść kod w miejscu, na które zmęczony gość naturalnie zwraca uwagę w pierwszej kolejności, np. na stoliku nocnym, biurku lub tuż przy włączniku światła w pokoju.
• Dodaj krótką, przyjazną etykietę, aby goście wiedzieli, co się stanie po zeskanowaniu kodu, na przykład „Zeskanuj, aby uzyskać informacje o jedzeniu, ręcznikach i hotelu”.
• Jeśli dana funkcja jest rzadko używana, spróbuj przenieść kartę, zmienić tekst etykiety lub zmienić kolejność linków w kodzie QR z wieloma adresami URL.

Główne pułapki to zaśmiecanie pokoju zbyt dużą liczbą kodów, kierowanie gości na nieoptymalizowane strony lub brak szybkiej reakcji na prośby oparte na kodach QR. Nie umieszczaj też kodów QR w dowolnych miejscach. Umieszczenie kodu QR z menu obiadowym obok toalety nie jest najlepszym rozwiązaniem. Mały, dobrze zaplanowany zestaw kodów prawie zawsze daje lepszy efekt niż tuzin nieskoordynowanych naklejek.

Podnieś jakość obsługi gości dzięki kodom QR

Strategia wykorzystania kodów QR w hotelu działa najlepiej, gdy jest naturalna — jeden lub dwa kody w odpowiednich miejscach, jasne obietnice dotyczące ich działania oraz proste ścieżki dostępu do posiłków, pomocy i informacji. 

The QR Code Generator (TQRCG) łączy te elementy w jednym, łatwym w obsłudze panelu z nieograniczoną liczbą kodów statycznych, dwoma bezpłatnymi kodami QR, które nigdy nie tracą ważności, a także możliwością dostosowania i śledzenia skanowania. Dzięki temu jest to idealne rozwiązanie zarówno dla hoteli butikowych, które dopiero testują rynek, jak i dla większych obiektów gotowych do rozszerzenia działalności.

Jeśli jesteś gotowy na modernizację usług w pokojach, zacznij konfigurację już dziś na stronie The QR Code Generator.

Często zadawane pytania