Como utilizar códigos QR para o registo de eventos

Desde o advento dos smartphones, a forma como reservamos e verificamos os bilhetes mudou drasticamente. Já lá vão os dias em que era preciso ficar em longas filas ou perceber que não se conseguia encontrar os bilhetes em papel no dia do jogo. Agora, os bilhetes ficam no telemóvel como códigos QR, prontos a serem apresentados em segundos.

O registro em eventos também se tornou mais rápido e sem atritos. Em vez de digitar URLs manualmente ou preencher formulários longos, basta uma única digitalização para acessar a página de inscrição.

Então, o que provocou essa mudança?

A resposta está em nosso mundo que prioriza os dispositivos móveis e na crescente demanda por experiências instantâneas e sem complicações. Os códigos QR preenchem a lacuna entre os materiais de marketing offline e o registro online, criando um caminho imediato do interesse à ação.

Neste artigo, você descobrirá como o uso de um código QR para inscrição em eventos pode simplificar o fluxo de inscrição e ajudar a obter mais inscrições. Você também aprenderá maneiras práticas de otimizar os códigos QR para inscrições em eventos mais tranquilas.

Índice

1. Desafios comuns durante o registro em eventos
2. Como os códigos QR simplificam o registro em eventos
3. Como configurar códigos QR para inscrições em eventos 
4. Como medir o sucesso dos códigos QR para inscrições em eventos
5. Facilite o registro em eventos com o Guia de Códigos QR para Eventos ( The QR Code Generator, TQRCG)
6. Perguntas frequentes

Desafios comuns durante o registro em eventos

Pesquisas mostram que a taxa média de conversão das páginas de destino de eventos é de 12,6%. Mas você perde muitos visitantes em potencial antes mesmo que eles cheguem à página de destino do evento. Vejamos algumas razões pelas quais isso acontece:

1. Erros de entrada manual levam à perda de inscrições

A entrada manual de URLs a partir de materiais impressos introduz vários pontos de falha. Quando você inclui links de inscrição em pôsteres ou folhetos, os visitantes em potencial precisam digitar o link em um navegador. Eles podem cometer erros de digitação, perder o interesse antes de terminar ou esquecer de dar continuidade mais tarde. Cada uma dessas pequenas etapas aumenta a chance de perder um visitante em potencial.

2. Uma experiência móvel ruim mata as conversões

Mais de 62% do tráfego da Internet agora vem dedispositivos móveis, tornando essencial o registro otimizado para dispositivos móveis. Formulários de carregamento lento ou páginas não responsivas são inimigos da conversão em dispositivos móveis. Quando as páginas de registro não são otimizadas para telas menores, a taxa de abandono do formulário aumenta drasticamente.

3. A falta de confiança impede as pessoas de clicar em links

Preocupações com segurança criam barreiras adicionais. Alguns participantes em potencial hesitam em clicar em links desconhecidos, temendo tentativas de phishing ou malware. Eles não têm conhecimento das medidas de segurança implementadas ou mesmo se o link realmente pertence a uma marca, criando um ambiente de desconfiança.

4. Formulários longos ou confusos afastam os usuários

Formulários de registro longos com vários campos obrigatórios são famosos por provocar o abandono. Quando os participantes se deparam com formulários que solicitam informações excessivas antecipadamente, muitos simplesmente desistem. Processos de registro em várias etapas agravam o problema, especialmente quando o progresso não é claramente indicado.

5. As promoções offline não se traduzem em inscrições

A lacuna entre ver a promoção do evento e realmente se inscrever cria um ponto crítico de abandono. Cartazes e folhetos tradicionais são ferramentas de conscientização, mas sem um mecanismo de ação imediata, os espectadores interessados devem se lembrar de se inscrever mais tarde, mas a maioria nunca o faz. Essa desconexão entre a exposição de marketing e a ação de inscrição representa oportunidades de conversão perdidas.

6. Falta de visibilidade sobre quais canais realmente funcionam

Sem mecanismos rastreáveis, os organizadores de eventos operam às cegas. Quais locais de cartazes geram inscrições? A campanha por e-mail superou as redes sociais? Os links tradicionais da web fornecem algumas análises, mas não conseguem preencher a lacuna entre os materiais promocionais físicos e os dados de inscrição digital, tornando a medição do ROI quase impossível.

Um link de registro com QR Code supera essas barreiras, criando um caminho instantâneo do material impresso para a ação imediata.

Como os códigos QR simplificam o registro em eventos

Compreender esses desafios mostra por que os códigos QR se tornaram essenciais para o registro moderno de eventos. Ao abordar cada ponto fraco diretamente, os códigos QR transformam a experiência de registro de frustrante em tranquila. 

Veja exatamente como eles resolvem esses problemas comuns:

1. Uma única digitalização leva os participantes diretamente à página de registro

Com os códigos QR, os participantes interessados podem acessar instantaneamente a página de registro com uma simples digitalização. Além disso, os códigos QR dinâmicos permitem que você atualize o URL de destino mesmo após a impressão dos materiais. Dessa forma, você pode redirecionar para novas páginas de registro, corrigir erros ou atualizar os parâmetros da campanha sem reimprimir materiais físicos. Essa capacidade de edição pode economizar custos significativos e ajudar a corrigir erros ou links quebrados imediatamente.

2. O check-in mais rápido cria uma melhor primeira impressão

Após o registro bem-sucedido, cada participante recebe um código QR exclusivo por e-mail ou SMS que serve como seu ingresso digital. Na entrada do evento, a equipe equipada com scanners móveis ou tablets pode verificar as credenciais dos participantes instantaneamente. Essa rapidez reduz longas filas, tempos de espera e congestionamentos nos pontos de entrada. 

3. A experiência mobile-first atende às expectativas modernas

91% dos americanos possuem um smartphone. A maioria dos smartphones possui leitores de código QR nativos, tornando-os acessíveis a todos. Desde o registro inicial até o check-in final, todo o processo de registro pode ser concluído com um celular moderno. 

Para eventos que exigem informações adicionais, como horários, mapas do local ou seleções de sessões, os códigos QR podem ser vinculados diretamente a detalhes abrangentes do evento, garantindo que os participantes tenham tudo o que precisam ao alcance dos dedos.

4. Dados em tempo real permitem um gerenciamento de eventos mais inteligente

Além de melhorar a experiência dos participantes, o registro por QR Code fornece aos organizadores informações valiosas em tempo real. 

À medida que os participantes escaneiam seus códigos no check-in, os sistemas de gerenciamento de eventos atualizam instantaneamente os números de participação, rastreiam os horários de pico de chegada e monitoram as sessões ou áreas mais populares. Esses dados em tempo real permitem que os organizadores tomem decisões informadas durante o evento, como ajustar os níveis de pessoal, gerenciar o fluxo de pessoas ou identificar problemas de capacidade antes que se tornem problemas. 

A capacidade de rastrear a participação com precisão também melhora a segurança, impedindo o acesso não autorizado e permitindo o rastreamento de contatos quando necessário.

Sem dúvida, os códigos QR são um complemento valioso para o processo de registro. Vamos entender como você pode configurar um processo de registro de eventos com código QR abrangente e útil.

Como configurar códigos QR para o registo de eventos 

Agora que você entende os benefícios, é hora de implementar o registro por QR Code para seus próprios eventos. A chave para o sucesso está no planejamento e na execução sistemáticos. 

Siga este guia passo a passo para criar um sistema de registro que maximize as conversões e forneça informações valiosas.

Etapa 1. Mapeie o funil de inscrição e os pontos de desistência

Antes de criar qualquer QR Code, mapeie seu funil de inscrição atual. Quantas pessoas veem seus materiais promocionais? Quantas visitam sua página de inscrição? Onde exatamente elas abandonam o processo? Identificar esses pontos de desistência permite que você crie um fluxo de QR Code que resolva seus maiores problemas.

Etapa 2. Crie QR Codes dinâmicos

Use um gerador de QR Codes dinâmicos confiável, como The QR Code Generator (TQRCG), para criar seu QR Code de registro. Junto com a análise de digitalização, você pode tornar seus QR Codes rastreáveis ainda mais precisos adicionando parâmetros UTM. Dessa forma, você obtém a localização e a fonte exatas dos seus registros.

Etapa 3. Crie uma página de registro otimizada para dispositivos móveis

Sua página de destino de registro deve ser impecavelmente otimizada para dispositivos móveis. Use layouts responsivos que se ajustam automaticamente aos tamanhos de tela, garanta campos de formulário grandes e fáceis de tocar e implemente designs de carregamento rápido. 

Use o mínimo de campos de formulário para reduzir as desistências. Configure um gatilho de resposta automática com detalhes do evento e o ingresso para facilitar a confirmação e o check-in.

Etapa 4. Distribua códigos QR por todos os canais

Implante seus códigos QR de registro estrategicamente em canais físicos e digitais. Adicione-os aos seus pôsteres, folhetos, publicações nas redes sociais e muito mais. Compartilhe-os em locais de alto tráfego, onde seu público passa a maior parte do tempo. 

Etapa 5. Planeje links de backup para uma ação perfeita

Os códigos QR ocasionalmente falham devido à iluminação inadequada, impressão danificada ou dispositivos incompatíveis. Sempre inclua uma URL curta impressa perto do código QR como backup: “Não consegue escanear? Acesse “wickedpremier/event2025”. Isso garante que nenhum potencial inscrito seja perdido devido a problemas técnicos.

Etapa 6. Teste a confiabilidade

Teste a leitura do código QR em dispositivosiOS e Android, em várias condições de iluminação, a diferentes distâncias e em diferentes superfícies de impressão. O que é lido perfeitamente na sua tela pode ser impossível de ler quando impresso em papel brilhante ou exibido em determinados materiais.

7. Acompanhe as conversões e otimize os resultados

Monitore continuamente as taxas de conversão de leitura para registro. Verifique qual local tem o melhor desempenho, por qual meio e em que horário. 

Faça testes A/B com códigos QR para obter a página de destino e o fluxo de registro ideais. Os códigos QR dinâmicos permitem que você teste variantes da página de destino sem alterar os códigos QR físicos.

Vejamos maneiras de medir o sucesso do seu processo de inscrição.

Como medir o sucesso dos códigos QR para inscrições em eventos

Depois que seu sistema de registro com QR Code estiver em funcionamento, a medição se torna crucial para a otimização e a demonstração do ROI. Sem análises adequadas, você perde oportunidades de melhorar o desempenho e justificar seus gastos com marketing. 

Métricas essenciais a serem rastreadas

Acompanhe o número total de digitalizações e digitalizações por localização para entender o interesse geral e quais locais têm melhor desempenho. Avalie a taxa de conversão de digitalizações para registros concluídos para identificar a eficácia das digitalizações em levar a inscrições. Analise os pontos de desistência ao longo do processo, desde a digitalização até a página de destino, início do formulário e envio, para descobrir pontos de atrito. Avalie o tempo médio gasto por registro para avaliar a facilidade de uso e identificar áreas para otimização. 

Medindo o ROI

Mapeie os custos da campanha, incluindo impressão e posicionamento, em relação aos registros gerados para calcular o ROI e o custo por registro por canal. Comparar os registros gerados por QR Code com os registros baseados em links ou e-mails revela o aumento proporcionado pelos QR Codes e ajuda na alocação do orçamento futuro.

Melhorando o desempenho da campanha

Otimize continuamente sua estratégia usando testes A/B nas páginas de registro e testando diferentes comprimentos de formulários e CTAs. Troque ou reposicione os códigos QR com baixo desempenho durante as campanhas. Aproveite os códigos QR dinâmicos para atualizar ou redirecionar as páginas de destino no meio da campanha, se e quando necessário.

Análise pós-evento

Após o evento, analise métricas de qualidade, como taxas de ausência de inscritos por QR Code em comparação com outros canais, para validar a eficácia. Faça uma pesquisa com os inscritos para confirmar a precisão da atribuição e coletar feedback. Aplique os insights obtidos para melhorar o posicionamento dos QR Codes, as mensagens e o fluxo de inscrições em eventos futuros.

Registros com QR Code no mundo real

Ver o registro com QR Code em ação ajuda a ilustrar as aplicações práticas e o impacto potencial para seus próprios eventos. Esses exemplos abrangem diferentes tipos, escalas e objetivos de eventos, mostrando a versatilidade do registro com QR Code em vários contextos:

1. Feira da Universidade Lasell

A Lasell University promoveu o mercado de pulgas do campus usando publicações nas redes sociais com um QR Code de registro. O QR Code facilitou o cadastro de alunos e vendedores interessados e a apresentação de seus negócios no evento.

2. Maratona TCS de Nova York

A New York Road Runners simplificou o processo de registro da corrida adicionando códigos QR a um grande mural público, incentivando downloads e inscrições para a Maratona de Nova York. A campanha gerou quase meio milhão de downloads do aplicativo. Além disso, o código QR no aplicativo agilizou a coleta de números de inscrição, reduzindo significativamente o tempo de espera.

3. Seminário de orientação da Xavier University

A Xavier University, nas Filipinas, usa QR Codes extensivamente para seu seminário de orientação (ORSEM). Os novos alunos escaneiam um QR Code para se inscrever no evento e recebem um código pessoal exclusivo, que podem usar para se inscrever em várias atividades de orientação.

4. Travel + Leisure Luxury Summit

A Travel + Leisure, uma marca líder em viagens no Sudeste Asiático, utilizou códigos QR para sua cúpula anual de luxo. Os códigos permitiram que os participantes acessassem os detalhes do evento, se inscrevessem e comprassem ingressos de forma integrada.

5. Simpósio da Universidade de Harvard

Para sua conferência sobre IA Generativa, a Universidade de Harvard utilizou QR Codes para permitir que os participantes se inscrevessem e confirmassem sua presença facilmente. Eles também colocaram QR Codes nos materiais pré-evento da conferência para compartilhar detalhes e atualizações do evento. 

Facilite o registro em eventos com o The QR Code Generator (TQRCG)

Uma experiência de inscrição simplificada não é mais opcional, é esperada. Os participantes querem acesso rápido e móvel que funcione instantaneamente, seja ao escanear um pôster, folheto ou anúncio social. Integrar códigos QR de eventos ao fluxo de inscrição do seu evento elimina atritos e captura insights de dados valiosos para melhorar todos os eventos futuros.

Ferramentas como o The QR Code Generator (TQRCG) tornam esse processo fácil. Você pode criar QR Codes dinâmicos, rastreáveis e com uma bela marca em minutos, completos com análises de digitalização e flexibilidade para atualizar links a qualquer momento.

flexSeguindo as melhores práticas que mencionamos, você pode aumentar significativamente as taxas de inscrição e melhorar a experiência geral dos participantes. A facilidade de uso e a capacidade de rastreamento oferecida pelo TQRCG tornam-no a escolha ideal para implementar o registro por código QR para qualquer evento, grande ou pequeno.

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Perguntas frequentes