Cómo utilizan los restaurantes los códigos QR en los expositores de cocina

Dirigir un restaurante ya es bastante difícil sin el estrés añadido de los pedidos perdidos o equivocados. Ya lo ha visto: se pierde un ticket, se oye mal un pedido o se emborrona una nota con las prisas. De repente, sale el plato equivocado y usted pierde tiempo e ingredientes corrigiendo un error evitable.

Los relevos manuales de pedidos le ralentizan y perjudican su cuenta de resultados. De hecho, los errores humanos en un restaurante pueden costar hasta 9.000 dólares al mes. Aunque la mayoría de los restaurantes intentan reducir estos errores, pocos disponen de procesos fiables para eliminarlos por completo.

He aquí una solución sencilla: Códigos QR vinculados a un sistema de visualización en cocina (KDS).

Con un solo escaneado, los pedidos pasan directamente del teléfono del cliente a la pantalla de la cocina, de forma rápida, precisa y sin complejas configuraciones de TPV. Es una actualización ligera que mejora la velocidad de los pedidos, minimiza los errores y libera la atención de su equipo para el servicio.

Para entender por qué es necesario este cambio, debe fijarse en lo que le cuestan los pedidos manuales.

Índice

1. Los costes ocultos de los pedidos manuales en su restaurante
2. Uso de códigos QR para enviar pedidos a la cocina sin TPV
3. ¿Cómo mejoran la precisión y la velocidad las pantallas de cocina activadas por códigos QR?
4. Cómo configurar los códigos QR para los flujos de trabajo de los expositores de cocina
5. ¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de utilizar códigos QR en los expositores de cocina?
6. Convierta cada pedido en una ventaja
7. Preguntas más frecuentes

Los costes ocultos de los pedidos manuales en su restaurante

Un pedido erróneo durante la hora punta de la comida significa tener que repetirlo, un cliente frustrado y un equipo luchando mientras se acumulan los nuevos pedidos. Esto es lo que realmente está en riesgo cuando confía en los tickets de papel y en los relevos manuales de pedidos:

1. Pedidos omitidos o mal escuchados

Gritar los pedidos en el mostrador o hacer garabatos en un papel lleva a que se oigan mal los detalles y se pierdan los tickets. Esto se traduce en repeticiones, ingredientes desperdiciados y tiempos de espera más largos, lo que perjudica tanto a la rotación de mesas como a las opiniones en línea.

2. No hay una vista central de los pedidos activos

Cuando tu equipo no puede ver todos los pedidos activos en un solo lugar, pierden el tiempo preguntando: “¿Qué sigue?”. La preparación y la cocción se retrasan hasta que los camareros entregan los pedidos, lo que ralentiza el servicio y reduce la eficiencia, especialmente durante tus horas de mayor actividad.

3. Modificadores y alergias omitidos

En los sistemas manuales es fácil pasar por alto “extra picante”, “sin queso” o “sin gluten”. Esto no sólo supone una mala experiencia para el cliente, sino también un riesgo para la salud. Más de 32 millones de estadounidenses tienen al menos una alergia alimentaria, por lo que los detalles precisos y visibles de los pedidos son esenciales para la seguridad y la confianza de los clientes.

4. Retrasos en el servicio en horas punta

Hacer que el personal pasee los pedidos desde la mesa o el mostrador hasta la cocina crea cuellos de botella. Este traspaso físico hace perder tiempo y aleja al equipo de tareas de mayor valor, como la atención al cliente y la planificación. Cuando los pedidos aumentan, este retraso no hace sino empeorar, dejando a su equipo desbordado.

Estos contratiempos manuales no sólo le ralentizan a usted, sino que le roban un tiempo valioso, reducen la concentración del equipo y crean una mala experiencia para los clientes. ¿La buena noticia? Existe una forma más inteligente y sencilla de gestionar los pedidos sin tener que revisar todo el sistema. Un simple código QR vinculado a una pantalla de cocina puede eliminar estos problemas y ayudar a su equipo a servir más rápido y con menos errores.

Uso de códigos QR para enviar pedidos a la cocina sin un TPV

No necesita un complicado sistema de punto de venta (TPV) para hacer llegar los pedidos a su cocina de forma rápida y clara. La mayoría de los TPV y sistemas de visualización en cocina son caros y requieren configuración, integración y formación del personal. Por lo tanto, no son adecuados para los restaurantes pequeños o los que acaban de empezar.

Los códigos QR ofrecen una alternativa más sencilla y asequible. No requieren una instalación compleja ni costes elevados, sino una visualización clara y en tiempo real de los pedidos en cualquier pantalla.

Añadir códigos QR a su configuración también ofrece a sus clientes una forma rápida de enviar pedidos, al tiempo que proporciona a su cocina una visión clara y organizada de lo que hay que hacer a continuación. Esto mantiene a su equipo en movimiento sin problemas, incluso cuando su restaurante está lleno.

He aquí cómo funciona esto en una cocina real:

1. Los clientes escanean un código QR y hacen su pedido.

Puede utilizar The QR Code Generator (TQRCG) para crear un código QR que enlace con su menú digital o formulario de pedido. Los clientes escanean el código en la tienda de su mesa o en el mostrador, ven su menú y hacen sus pedidos de forma independiente. Esto elimina la necesidad de tickets de papel o relevos manuales.

2. Los pedidos aparecen en la pantalla de su cocina

No necesita imprimir tickets ni utilizar un sistema de punto de venta. En su lugar, los pedidos entrantes pueden aparecer en una tableta, portátil, monitor de cocina o lo que se adapte a su configuración.

Su equipo puede:

• Ver los pedidos en una hoja de Google que se actualiza automáticamente.
• Controlar los pedidos mediante formularios de Google Forms, Tally o Airtable.
• Consultar una bandeja de entrada compartida si su formulario envía pedidos por correo electrónico.
• Utilizar una URL dedicada que muestre los datos de los pedidos en tiempo real.
  

Esta configuración garantiza que su cocina vea cada pedido claramente con toda la información, como modificadores, números de mesa, etc., sin depender de la escritura a mano o de retransmisiones verbales.

3. Su cocina prepara los pedidos sin confusiones

Cuando los pedidos aparecen en tiempo real, su equipo de cocina puede ver exactamente lo que se ha pedido, cuándo se ha pedido y cualquier petición especial que necesite atención. Esta visión clara ayuda a su equipo a planificar los pasos de preparación, gestionar los tiempos de cocción y priorizar los pedidos en función del momento en que llegan.

Los códigos QR también reducen el riesgo de que se pasen artículos por alto o de que se dupliquen platos, y hacen que los cocineros se centren en preparar la comida en lugar de estar pendientes de los detalles.

Veamos ahora cómo esta configuración ayuda a su cocina a mantener el rumbo.

¿Cómo mejoran la precisión y la velocidad los indicadores de cocina activados por códigos QR?

En una cocina ajetreada, cada segundo cuenta. Los expositores de cocina activados por código QR garantizan que su equipo vea los pedidos a medida que entran, lo que les ayuda a reducir errores y a trabajar con eficacia.

Veámoslo en acción con algunos ejemplos.

1. Los pedidos van directamente a una pantalla visible

Cuando los clientes escanean un código QR para hacer un pedido, sus selecciones se envían instantáneamente a una pantalla de la cocina. Los detalles en tiempo real, como modificadores y marcas de tiempo, aparecen de inmediato, para que el personal de cocina pueda centrarse en la preparación en lugar de hacer preguntas de seguimiento o buscar información que falta. Esto mantiene el flujo de trabajo sin problemas, incluso cuando aumenta el volumen.

En Good Good Culture Club, los clientes escanean códigos QR para hacer pedidos sin contacto. Estos pedidos van directamente a la cocina, evitando por completo a los camareros. Esto redujo significativamente los errores en los pedidos, redujo la carga de trabajo y permitió a su personal centrarse más en mejorar la experiencia de los clientes.

Consejo profesional: Puedes utilizar un monitor o una smart TV para que sirva como pantalla de la cocina, lo que hace que esta configuración sea de bajo esfuerzo para implementar sin una gran inversión.

2. El estado de la preparación y la secuencia del pedido son fáciles de seguir

Los pedidos con códigos QR digitales vienen con marcas de tiempo y aparecen en el orden en que se realizan. Esto ayuda a su equipo a centrarse en lo que sigue, reducir los retrasos y evitar que se pierdan entradas, especialmente cuando la cocina está ocupada.

Por ejemplo, un restaurante de hamburguesas rápidas utiliza una hoja de Google para realizar el seguimiento de los pedidos. Durante las cenas urgentes, destacan los pedidos pendientes durante más de 10 minutos para que la preparación siga avanzando sin problemas.

Consejo profesional: Utiliza señales visuales (como cambios de color en las filas) para marcar los pedidos pendientes y mejorar la velocidad en el momento.

3. Los códigos QR garantizan una asignación precisa de las mesas

La colocación de códigos QR específicos para cada mesa permite a la cocina saber exactamente de dónde procede cada pedido. Esto ayuda al personal a entregar la comida al cliente correcto sin confusiones.

¡Restaurantes de la India como Wow! Momo y Haldiram utilizan este sistema en todos sus locales, lo que ayuda al personal a entregar los platos con precisión y mejorar la experiencia de los clientes.

Consejo profesional: Etiquete claramente los códigos QR (Tabla 1, Tabla 2) para mantener organizado el mapeo de pedidos.

4. Hay una clara línea de responsabilidad

Los pedidos con sello de tiempo y activados por código QR crean un registro de quién hizo qué y cuándo. Esto genera responsabilidad, simplifica las revisiones de turno y ayuda a identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo después del servicio.

Por ejemplo, un restaurante de servicio completo gestiona los pedidos de postres y bebidas a través de cuadros de mando KDS independientes. El gerente utiliza datos de marcas de tiempo para auditar la velocidad de servicio durante la semana y descubre que el bar se retrasa constantemente entre las 8 y las 9 de la noche.

Consejo profesional: utilice estos datos en las revisiones semanales para marcar tendencias, asignar responsabilidades y ajustar los horarios o las rutinas de preparación para adelantarse a los retrasos.

5. Se eliminan las barreras lingüísticas

Los pedidos digitales pueden incluir iconos, formatos estructurados y varios idiomas, lo que ayuda a los equipos a entender los pedidos con claridad, aunque no todos hablen el mismo idioma.

Muchos hoteles utilizan menús multilingües con códigos QR para atender a una clientela global. Cuando los clientes escanean un código QR en su mesa o en la guía gastronómica de su habitación, se les pide que elijan su idioma preferido. Los pedidos se estructuran al instante y se envían a un sistema de visualización de la cocina, lo que proporciona al personal un formato coherente y fácil de leer incluso si los miembros del equipo no hablan el idioma del huésped con fluidez.

Consejo profesional: incluya elementos visuales sencillos para los modificadores habituales (por ejemplo, iconos para “picante” o “sin frutos secos”) para mejorar la claridad.

Cómo configurar los códigos QR para los flujos de trabajo de los expositores de cocina

Pasarse a los códigos QR en la cocina puede parecer un cambio importante, pero es una de las formas más sencillas de reducir el caos en horas punta.

No necesita sistemas caros ni herramientas complicadas. Con la configuración adecuada, puede dar a su cocina una visión clara de los pedidos entrantes y mantener todo funcionando sin problemas, incluso en sus noches más ocupadas.

A continuación le explicamos cómo configurar un flujo de trabajo de cocina con código QR que se adapte a la realidad diaria de su restaurante:

Paso 1: Comience con su objetivo de pedidos

Cada cocina tiene diferentes puntos débiles. Tal vez esté cansado de que el personal tenga que ir y venir con tickets de papel durante las horas punta. Tal vez desee apoyar a un equipo reducido sin reducir la precisión de los pedidos. O puede que sólo quiera un registro fiable de lo que se ha pedido y cuándo.

Saber qué es lo que más necesita le ayudará a decidir cómo debe trabajar para usted su código QR. Este pequeño paso le ahorrará muchos problemas más adelante.

Paso 2: Elija un destino del código QR que se ajuste a su flujo

Su Código QR debe enviar los pedidos donde su equipo pueda verlos y actuar en consecuencia sin demora. Utilizando The QR Code Generator (TQRCG), puede vincular su código a:

• Un menú digital con opciones de pedido(Google Forms, Tally, Airtable).
• Un formulario sencillo que envíe los pedidos por correo electrónico a la cocina.
• Una página que registra los pedidos con fecha y hora para un seguimiento claro.

Si su flujo de trabajo cambia alguna vez, no necesita volver a imprimir los códigos QR. En su lugar, puede actualizar el enlace de destino utilizando un código QR dinámico, que puede editar fácilmente en cualquier momento.

Paso 4: Configure un expositor de cocina que su equipo vaya a utilizar

No es necesario que la configuración sea lujosa. Una tableta, un ordenador portátil o incluso un teléfono antiguo con una pantalla clara pueden convertirse en tu expositor de cocina. Puedes:

• Utilizar una hoja de Google que se actualice automáticamente con los nuevos pedidos.
• Recibir alertas instantáneas de envío de formularios por correo electrónico.
• Mantener una ventana del navegador abierta para controlar los pedidos entrantes.

Paso 5: Conserve los tickets impresos si ayuda a su equipo

Algunas cocinas siguen funcionando mejor con algo que puedan tener en las manos. Si a su equipo le gustan los tickets físicos

• Conecte una impresora para obtener correos electrónicos de pedidos o impresiones de hojas de cálculo.
• Imprima directamente desde su panel de pedidos.

Esto puede ayudarle a introducirse en un sistema digital sin que su equipo se sienta incómodo.

Paso 6: Planifique las actualizaciones y la flexibilidad del menú

Los menús cambian, los artículos se agotan y, a veces, los pedidos deben pausarse para ponerse al día. Así que opte por los códigos QR dinámicos para tener más control sin costes adicionales ni desperdicio de señalización.

Con los códigos QR dinámicos, puede:

• Cambiar menús de comida, cena o especiales
• Pausar los pedidos durante los descansos o reajustes de las prisas
• Actualizar precios o artículos sin reimprimir códigos

Paso 7: Coloque los códigos QR donde mejor funcionen

Parece sencillo, pero el lugar donde coloque sus códigos QR puede ser decisivo para su adopción. Los mejores lugares son:

• Mesas y mostradores que sus invitados puedan ver al instante
• Pases de cocina o estaciones de preparación para flujos de trabajo internos con códigos QR.

Añada etiquetas claras como “Escanear para pedir” o “Los pedidos de cocina empiezan aquí” para que los clientes y el personal sepan exactamente qué hacer. Este pequeño detalle reduce la confusión y los escaneos fallidos.

¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de utilizar códigos QR en los expositores de cocina?

Una vez configurados los códigos QR para la cocina, los pequeños detalles pueden marcar la diferencia entre un flujo de trabajo fluido y la frustración del equipo y los clientes. Como ya se ha mencionado, utilice siempre códigos QR dinámicos para actualizar al instante los menús o las ofertas especiales sin necesidad de volver a imprimirlos.

Aquí tienes más sugerencias para que los pedidos con códigos QR funcionen bien en tu día a día.

1. 1. Compruebe el comportamiento del escáner en todos los dispositivos

Los teléfonos y los navegadores pueden comportarse de forma diferente al escanear códigos QR. Antes de ponerlo en marcha, escanee su código QR en iOS y Android, utilizando tanto Wi-Fi como datos móviles. Asegúrese de que su menú o formulario de pedido se carga rápidamente y no requiere que los clientes descarguen una aplicación o inicien sesión.

Una página de carga lenta puede conducir a pedidos abandonados, perjudicando su flujo y sus ingresos.

2. Entrene a su equipo para controlar los pedidos

Los códigos QR sólo son útiles si su equipo sabe dónde buscar los pedidos entrantes. Asigne a un miembro del equipo por turno la tarea de supervisar la pantalla de pedidos, ya sea una hoja de Google, un panel de control o la bandeja de entrada.

Una rápida sesión de formación visual ayuda al personal a reconocer nuevos pedidos y saber qué hacer a continuación, reduciendo la confusión en momentos de mucho trabajo.

3. Establezca un punto de acceso de reserva

Los problemas técnicos ocurren, a menudo en los peores momentos. Asegúrese de que los pedidos estén visibles en varios dispositivos, como tabletas y ordenadores portátiles de reserva. Almacene los datos de los pedidos en una hoja o bandeja de entrada compartida, para que su equipo pueda mantener las cosas en movimiento si falla un dispositivo.

4. Utilice campos estructurados para modificadores y notas

Las instrucciones de texto libre pueden leerse mal o malinterpretarse. Utilice desplegables o casillas de verificación para los modificadores habituales, como el nivel de especias, los ingredientes o las necesidades dietéticas. También puede incluir un cuadro de comentarios opcional para notas especiales.

5. Controle los tiempos de los pedidos para mejorar el flujo en la cocina

Las marcas de tiempo de su formulario u hoja de pedidos pueden ayudarle a controlar el tiempo que tardan los pedidos desde que se envían hasta que se completan. Coloree los pedidos más antiguos para que su equipo sepa a qué dar prioridad en las horas punta. Esto ayuda a reducir los retrasos y a mejorar la velocidad de preparación con el tiempo.

6. 6. Empezar poco a poco y aumentar con los comentarios

Introducir todos los códigos QR a la vez puede abrumar a su equipo. Empiece con unas pocas mesas o un único mostrador de servicio. Pruébelo durante diferentes turnos y recabe opiniones de su equipo y de los clientes. Esto le ayudará a mejorar el sistema antes de utilizarlo en todo el restaurante.

Convierta cada pedido en una ventaja

Un simple código QR puede transformar la forma en que su cocina ve y gestiona los pedidos, convirtiendo un posible caos en un flujo claro y constante.

Cuando los códigos QR se adaptan al flujo de trabajo real de la cocina, se colocan donde son importantes y se crean teniendo en cuenta las necesidades del equipo, se crea un sistema que parece menos técnico y más un trabajo de equipo en acción. Es un cambio práctico que le ayuda a avanzar más rápido, reducir los errores y mantener contentos a sus clientes.

¿Y lo mejor de todo? No necesita una revisión técnica completa para notar la diferencia. Todo lo que se necesita es un objetivo claro, un código QR bien colocado y la mentalidad necesaria para convertir cada pedido en una oportunidad para un servicio más fluido.

¿Está preparado para dar a su cocina el respiro que necesita? Empiece hoy mismo a crear sus códigos QR dinámicos y listos para la cocina con The QR Code Generator hoy mismo y compruebe cómo pequeños cambios pueden aportar claridad a sus turnos más ajetreados.

Preguntas más frecuentes