Como é que os restaurantes utilizam os códigos QR nos expositores de cozinha

Gerir um restaurante já é difícil o suficiente sem o stress adicional de pedidos errados ou em falta que o atrasam. Já viu isto acontecer: uma senha desaparece, um pedido é mal ouvido ou uma nota é borrada durante a correria. De repente, é servido o prato errado e perde-se tempo e ingredientes a reparar um erro evitável.

A transmissão manual de pedidos atrasa-o e prejudica os seus resultados. De facto, os erros humanos num restaurante podem custar até $9.000 por mês. Embora a maioria dos restaurantes tente reduzir estes erros, poucos têm processos fiáveis para os eliminar completamente.

Aqui está uma solução simples: Códigos QR ligados a um sistema de visualização de cozinha (KDS).

Com apenas uma leitura, os pedidos vão diretamente do telemóvel do cliente para o ecrã da cozinha – de forma rápida, precisa e sem configurações complexas de POS. É uma atualização leve que melhora a velocidade dos pedidos, minimiza os erros e liberta a atenção da sua equipa para o serviço.

Para compreender por que razão esta mudança é necessária, é necessário analisar o custo das encomendas manuais.

Índice

1. Os custos ocultos das encomendas manuais no seu restaurante
2. Utilizar códigos QR para enviar encomendas para a sua cozinha sem um POS
3. Como é que os ecrãs de cozinha acionados por QR Code melhoram a precisão e a velocidade?
4. Como configurar Códigos QR para fluxos de trabalho de apresentação na cozinha
5. Quais são as melhores práticas para a utilização de códigos QR nos expositores de cozinha?
6. Transformar cada pedido numa vantagem
7. Perguntas mais frequentes

Os custos ocultos das encomendas manuais no seu restaurante

Um pedido errado durante uma hora de ponta de almoço significa um novo pedido, um cliente frustrado e a sua equipa a lutar enquanto se acumulam novos pedidos. Eis o que está realmente em risco quando se confia em talões de papel e em retransmissões manuais de encomendas:

1. Pedidos perdidos ou mal ouvidos

Gritar ordens através do balcão ou rabiscar no papel leva a detalhes mal ouvidos e bilhetes perdidos. Isto resulta em refazer pedidos, ingredientes desperdiçados e tempos de espera mais longos, o que prejudica a rotação das mesas e as críticas online.

2. Não há uma visão central dos pedidos activos

Quando a sua equipa não consegue ver todos os pedidos activos num único local, perde tempo a perguntar “O que se segue?” A preparação e a confeção são adiadas até que os empregados de mesa entreguem os pedidos, o que atrasa o serviço e reduz a eficiência, especialmente durante as horas de maior movimento.

3. Modificadores e alergias omitidos

É fácil ignorar “extra picante”, “sem queijo” ou “sem glúten” nos sistemas manuais. Isso não é apenas uma má experiência para os clientes, mas também um risco para a saúde. Mais de 32 milhões de americanos têm pelo menos uma alergia alimentar, o que torna os detalhes exactos e visíveis dos pedidos essenciais para a segurança e confiança dos clientes.

4. Atraso no serviço durante as horas de ponta

O facto de o pessoal passar os pedidos da mesa ou do balcão para a cozinha cria estrangulamentos. Esta transferência física faz perder tempo e afasta a sua equipa de tarefas de maior valor, como o serviço ao cliente e o planeamento. Quando os pedidos aumentam, este atraso só piora, deixando a sua equipa sobrecarregada.

Estes problemas manuais não só o atrasam, como também esgotam tempo valioso, reduzem a concentração da equipa e criam uma má experiência para os clientes. A boa notícia? Existe uma forma mais inteligente e direta de gerir as encomendas sem ter de rever todo o seu sistema. Um simples código QR ligado a um expositor de cozinha pode eliminar estes problemas e ajudar a sua equipa a servir mais rapidamente e com menos erros.

Utilizar códigos QR para enviar encomendas para a sua cozinha sem um POS

Não precisa de um sistema de ponto de venda (POS) complicado para enviar os pedidos para a sua cozinha de forma rápida e clara. A maioria dos sistemas de POS e de exposição na cozinha são caros e requerem configuração, integração e formação do pessoal. Por isso, não são adequados para pequenos restaurantes ou para aqueles que estão a começar.

Os códigos QR oferecem uma alternativa mais simples e económica. Não é necessária uma configuração tecnológica pesada, nem custos elevados, apenas uma visualização clara e em tempo real das encomendas em qualquer ecrã.

A adição de códigos QR à sua configuração também proporciona aos seus clientes uma forma rápida de enviar pedidos, ao mesmo tempo que dá à sua cozinha uma visão clara e organizada do que tem de ser feito a seguir. Isto mantém a sua equipa a trabalhar sem problemas, mesmo quando o restaurante está cheio.

Eis como isto funciona numa cozinha real:

1. Os clientes lêem um código QR e fazem o seu pedido

Pode utilizar o siteThe QR Code Generator (TQRCG) para criar um código QR que liga ao seu menu digital ou formulário de encomenda. Os clientes lêem o código na tenda da mesa ou no balcão, vêem o menu e fazem os seus pedidos de forma independente. Isto elimina a necessidade de bilhetes em papel ou de reencaminhamento manual.

2. Os pedidos aparecem no ecrã da cozinha

Não é necessário imprimir talões ou utilizar um sistema POS. Em vez disso, as encomendas recebidas podem aparecer num tablet, portátil, monitor de cozinha ou no que for mais adequado à sua configuração.

A sua equipa pode:

• Ver os pedidos numa folha do Google que é actualizada automaticamente.
• Monitorizar as encomendas através do envio de formulários do Google Forms, Tally ou Airtable.
• Verificar uma caixa de entrada partilhada se o seu formulário enviar encomendas por e-mail.
• Utilizar um URL dedicado que mostre os dados das encomendas em direto.
  

Esta configuração garante que a sua cozinha vê claramente cada encomenda com todas as informações, tais como modificadores, números de mesa, etc., sem depender de escrita à mão ou de transmissões verbais.

3. A sua cozinha prepara as encomendas sem confusão

Quando as encomendas aparecem em tempo real, a sua equipa de cozinha pode ver exatamente o que foi encomendado, quando foi encomendado e quaisquer pedidos especiais que necessitem de atenção. Esta visão clara ajuda a sua equipa a planear os passos de preparação, a gerir os tempos de cozedura e a dar prioridade às encomendas com base no momento da sua chegada.

Os códigos QR também reduzem o risco de itens perdidos ou pratos duplicados e mantêm os seus cozinheiros concentrados na preparação dos alimentos em vez de andarem atrás de pormenores.

Agora, vejamos como esta configuração ajuda a sua cozinha a manter-se no caminho certo.

Como é que os ecrãs de cozinha acionados por códigos QR melhoram a precisão e a velocidade?

Numa cozinha movimentada, todos os segundos contam. Os visores de cozinha com códigos QR garantem que a sua equipa vê as encomendas à medida que estas chegam, ajudando-a a reduzir os erros e a trabalhar de forma eficiente.

Vejamos isto em ação com alguns exemplos.

1. Os pedidos vão diretamente para um ecrã visível

Quando os clientes lêem um código QR para encomendar, as suas selecções são enviadas instantaneamente para um ecrã na sua cozinha. Os detalhes em tempo real, como os modificadores e os carimbos de data/hora, aparecem imediatamente, para que a sua equipa de cozinha possa concentrar-se na preparação em vez de fazer perguntas de acompanhamento ou procurar informações em falta. Isto mantém o seu fluxo de trabalho sem problemas, mesmo quando o volume aumenta.

No Good Good Culture Club, os clientes lêem códigos QR para fazer pedidos sem contacto. Estes pedidos vão diretamente para a cozinha, ignorando totalmente os empregados. Isto reduziu significativamente os erros nos pedidos, diminuiu o esforço de trabalho e permitiu que a equipa se concentrasse mais em melhorar a experiência dos clientes.

Dica profissional: Pode utilizar um monitor ou uma smart TV para servir de ecrã de cozinha, o que torna esta configuração fácil de implementar sem um grande investimento.

2. O estado de preparação e a sequência de encomendas são fáceis de acompanhar

As encomendas com código QR digital são acompanhadas de carimbos de data e hora e aparecem pela ordem em que foram efectuadas. Isto ajuda a sua equipa a concentrar-se no que se segue, a reduzir os atrasos e a evitar a perda de bilhetes, especialmente quando a cozinha está ocupada.

Por exemplo, um restaurante de hambúrgueres de fast-casual utiliza uma folha do Google em tempo real para acompanhar as encomendas. Durante os jantares mais apressados, destacam as encomendas pendentes há mais de 10 minutos para manter a preparação a decorrer sem problemas.

Dica profissional: Utilize pistas visuais (como mudanças de cor nas linhas) para assinalar as encomendas pendentes e melhorar a velocidade no momento.

3. Os códigos QR garantem um mapeamento exato das mesas

A colocação de códigos QR específicos para cada mesa permite que a sua cozinha saiba exatamente de onde veio cada pedido. Isto ajuda a equipa a entregar a comida ao cliente certo sem confusão.

Restaurantes na Índia como Wow! Momo e Haldiram utilizam este sistema em todas as suas localizações, ajudando o pessoal a entregar os pratos com precisão e melhorando a experiência do cliente.

Dica profissional: Rotule os códigos QR de forma clara (Tabela 1, Tabela 2) para manter o mapeamento dos pedidos organizado.

4. Existe uma linha de responsabilidade clara

As encomendas com carimbo de data/hora e acionadas por QR Code criam um registo de quem fez o quê e quando. Isto aumenta a responsabilidade, simplifica as revisões de turno e ajuda a identificar estrangulamentos no fluxo de trabalho após o serviço.

Por exemplo, um restaurante de serviço completo encaminha as encomendas de sobremesas e bebidas através de painéis de controlo KDS separados. O gerente utiliza dados de registo de data e hora para auditar a velocidade do serviço ao longo da semana e descobre que o bar está sempre atrasado entre as 20 e as 21 horas.

Sugestão: utilize estes dados nas revisões semanais para assinalar tendências, atribuir responsabilidades e ajustar os horários ou as rotinas de preparação para se antecipar aos atrasos.

5. As barreiras linguísticas são eliminadas

As encomendas digitais podem incluir ícones, formatos estruturados e vários idiomas, ajudando as equipas a compreender as encomendas com clareza, mesmo que nem todos falem a mesma língua.

Muitos hotéis utilizam menus multilingues com QR Code para servir uma base de clientes global. Quando os hóspedes lêem um QR Code na sua mesa ou no guia de refeições do quarto, é-lhes pedido que escolham o seu idioma preferido. Os pedidos são instantaneamente estruturados e enviados para um sistema de visualização de cozinha, dando ao pessoal um formato consistente e fácil de ler, mesmo que os membros da equipa não falem fluentemente a língua do hóspede.

Dica profissional: Inclua imagens simples para modificadores comuns (por exemplo, ícones para “picante” ou “sem frutos secos”) para melhorar a clareza.

Como configurar Códigos QR para fluxos de trabalho de exposição na cozinha

Passar a utilizar Códigos QR na cozinha pode parecer uma mudança significativa, mas é uma das formas mais simples de reduzir o caos durante as horas de maior movimento.

Não são necessários sistemas dispendiosos nem ferramentas complicadas. Com a configuração adequada, pode dar à sua cozinha uma visão clara das encomendas recebidas e manter tudo a funcionar corretamente, mesmo nas noites mais movimentadas.

Eis como pode configurar um fluxo de trabalho de cozinha com QR Code que se adapte à realidade diária do seu restaurante:

Passo 1: Comece com o seu objetivo de encomendas

Cada cozinha tem problemas diferentes. Talvez esteja cansado de ver o pessoal a passar bilhetes em papel para trás e para a frente durante as horas de ponta. Talvez queira apoiar uma equipa reduzida sem diminuir a precisão das encomendas. Ou talvez pretenda apenas um registo fiável do que foi encomendado e quando.

Saber o que mais precisa ajuda-o a decidir como o seu código QR deve funcionar para si. Este pequeno passo evita muitos problemas mais tarde.

Passo 2: Escolha um destino para o código QR que se adapte ao seu fluxo

O seu Código QR deve enviar as encomendas para onde a sua equipa as possa ver e agir sem demora. Utilizando The QR Code Generator (TQRCG), pode ligar o seu código a:

• Um menu digital com opções de encomenda(Google Forms, Tally, Airtable).
• Um formulário simples que envia os pedidos por correio eletrónico para a sua cozinha.
• Uma página que regista os pedidos com carimbo de data e hora para um acompanhamento claro.

Se o seu fluxo de trabalho mudar, não precisa de voltar a imprimir os códigos QR. Em vez disso, pode atualizar a ligação de destino utilizando um código QR dinâmico, que pode ser facilmente editado em qualquer altura.

Passo 4: Configure um expositor de cozinha que a sua equipa irá utilizar

A sua configuração não precisa de ser sofisticada. Um tablet, um computador portátil ou mesmo um telemóvel antigo com um ecrã transparente pode tornar-se o seu ecrã de cozinha. Também pode:

• Usar uma planilha do Google que se atualiza automaticamente com novos pedidos.
• Receber alertas instantâneos de envio de formulários por e-mail.
• Manter uma janela do navegador aberta para monitorizar os pedidos recebidos.

Passo 5: Mantenha os talões impressos se isso ajudar a sua equipa

Algumas cozinhas ainda funcionam melhor com algo que possam segurar nas mãos. Se a sua equipa gosta de talões físicos:

• Ligue uma impressora para receber e-mails de encomendas ou impressões de folhas de cálculo.
• Imprima diretamente a partir do seu painel de controlo de encomendas.

Isto pode ajudá-lo a adaptar-se a um sistema digital, mantendo a sua equipa confortável.

Passo 6: Planear as actualizações e a flexibilidade dos menus

Os cardápios mudam, os itens se esgotam e, às vezes, os pedidos precisam ser pausados para serem atualizados. Por isso, opte por Códigos QR dinâmicos para obter mais controlo sem custos adicionais ou desperdício de sinalização.

Com os Códigos QR dinâmicos, pode:

• Mudar os menus para almoço, jantar ou especiais
• Pausar as encomendas durante as pausas ou reinicializações
• Atualizar preços ou itens sem reimprimir códigos

Passo 7: Coloque os códigos QR onde funcionam melhor

Parece simples, mas o local onde coloca os seus códigos QR pode ser decisivo para a sua adoção. Bons locais incluem:

• Tendas de mesa e balcões que os seus convidados podem ver instantaneamente
• Passes de cozinha ou estações de preparação para fluxos de trabalho internos com códigos QR

Adicione etiquetas claras, como “Digitalizar para pedir” ou “Os pedidos de cozinha começam aqui”, para que os clientes e o pessoal saibam exatamente o que fazer. Este pequeno pormenor reduz a confusão e as digitalizações falhadas.

Quais são as melhores práticas ao utilizar Códigos QR em expositores de cozinha?

Depois de configurar os códigos QR para a sua cozinha, pequenos detalhes podem fazer a diferença entre um fluxo de trabalho tranquilo e a frustração da sua equipa e dos clientes. Como já foi referido, utilize sempre Códigos QR dinâmicos para atualizar instantaneamente menus ou promoções sem necessidade de reimpressão.

Seguem-se mais sugestões sobre como fazer com que a encomenda por código QR funcione bem nas suas operações diárias.

1. Teste o comportamento de leitura em vários dispositivos

Os telemóveis e os browsers podem comportar-se de forma diferente ao digitalizar Códigos QR. Antes de lançar o serviço, leia o seu código QR no iOS e no Android, utilizando Wi-Fi e dados móveis. Certifique-se de que o seu menu ou formulário de encomenda carrega rapidamente e não exige que os clientes descarreguem uma aplicação ou iniciem sessão.

Uma página de carregamento lento pode levar ao abandono de encomendas, prejudicando o seu fluxo e as suas receitas.

2. Treine a sua equipa para monitorizar os pedidos

Os códigos QR só ajudam se a sua equipa souber onde procurar os pedidos recebidos. Designe um membro da equipa por turno para monitorizar o ecrã de encomendas, quer seja uma folha do Google, um painel de controlo ou uma caixa de entrada.

Uma sessão de formação visual rápida ajuda a equipa a reconhecer novas encomendas e a saber o que fazer a seguir, reduzindo a confusão durante os períodos de maior movimento.

3. Crie um ponto de acesso de reserva

Os problemas técnicos acontecem, muitas vezes nas piores alturas. Certifique-se de que as encomendas estão visíveis em vários dispositivos, como tablets e computadores portáteis de reserva. Guarde os dados das encomendas numa folha ou caixa de entrada partilhada, para que a sua equipa possa continuar a trabalhar se um dispositivo falhar.

4. Utilize campos estruturados para modificadores e notas

As instruções em texto livre podem ser mal lidas ou mal compreendidas. Utilize campos suspensos ou caixas de verificação para modificadores comuns, como o nível de especiarias, coberturas ou necessidades dietéticas. Pode também incluir uma caixa de comentários opcional para notas especiais.

5. Registe os tempos de encomenda para melhorar o fluxo na cozinha

Os carimbos de data/hora do formulário ou da folha de encomendas podem ajudá-lo a registar o tempo que as encomendas demoram a ser enviadas até serem concluídas. Codifique por cores as encomendas mais antigas para que a sua equipa saiba a que deve dar prioridade nas horas de ponta. Isto ajuda a reduzir os atrasos e a melhorar a velocidade de preparação ao longo do tempo

6. Comece com pouco, depois aumente com o feedback

A implementação de códigos QR de uma só vez pode sobrecarregar a sua equipa. Comece com algumas mesas ou um único balcão de atendimento. Teste-o durante diferentes turnos e obtenha feedback da sua equipa e dos clientes. Isto ajuda-o a melhorar o sistema antes de o utilizar em todo o restaurante.

Transforme cada pedido numa vantagem

Um simples código QR pode transformar a forma como a sua cozinha vê e trata os pedidos, transformando o potencial caos num fluxo claro e constante.

Quando alinha os códigos QR com o fluxo de trabalho real da sua cozinha, coloca-os onde são importantes e cria-os tendo em conta as necessidades da sua equipa, cria um sistema que parece menos técnico e mais um trabalho de equipa em ação. É uma mudança prática que o ajuda a agir mais rapidamente, a reduzir os erros e a manter os seus clientes satisfeitos.

E a melhor parte? Não precisa de uma revisão tecnológica completa para ver a diferença. Tudo o que é preciso é um objetivo claro, um código QR bem colocado e a mentalidade de transformar cada pedido numa oportunidade para um serviço mais eficiente.

Pronto para dar à sua cozinha o espaço de que necessita para respirar? Comece a criar os seus Códigos QR dinâmicos e prontos para a cozinha com The QR Code Generator hoje mesmo e veja como pequenas mudanças podem trazer clareza aos seus turnos mais movimentados.

Perguntas mais frequentes