¿Cómo utilizar los códigos QR para la gestión de inventarios?

Los errores de inventario en todo el mundo cuestan a las empresas 1,1 billones de dólares al año. Estas pérdidas se deben a problemas como fallos en el seguimiento, exceso de existencias, falta de existencias y retrasos en los envíos. 

Los sistemas obsoletos, como el seguimiento manual y los códigos de barras 1D, no hacen más que agravar el problema. Son propensos a errores, almacenan datos limitados y requieren ángulos de escaneo perfectos. La buena noticia es que estos costosos errores son fáciles de solucionar.

¿Cómo? Pasando a utilizar códigos QR para la gestión de inventario.

Los códigos QR ofrecen un seguimiento del inventario en tiempo real y son una forma más inteligente, rápida y económica de realizar el seguimiento del inventario. De hecho, se espera que para 2027 la mayoría de las industrias dejen de utilizar códigos de barras y pasen a utilizar códigos QR.

Este artículo le mostrará por qué y cómo actualizar su sistema para una gestión eficiente del inventario utilizando códigos QR.

¿Por qué el cambio a los códigos QR para la gestión de inventario?

En 1994, Masahiro Hara inventó los códigos QR para resolver dos limitaciones que tenían los códigos de barras UPC tradicionales:

1. Solo pueden almacenar entre 20 y 40 caracteres numéricos de información.
2. Solo se pueden escanear por un lado.

Estas limitaciones dificultaban mucho más de lo necesario el trabajo de los empleados del sector minorista. 

Los códigos QR hacen lo mismo que los códigos de barras, pero MUCHO mejor. A continuación explicamos por qué.

1. Almacenan más información: los códigos QR pueden almacenar hasta 7089 caracteres numéricos. Pero, además de números, también pueden almacenar texto, URL e incluso enlaces a detalles de productos o actualizaciones de existencias.

2. Se escanean desde cualquier ángulo: con los códigos de barras, hay que alinearlos correctamente para escanearlos. Los códigos QR funcionan desde cualquier dirección, lo que hace que el escaneo sea mucho más rápido y fácil. Además, los códigos QR tienen mecanismos de corrección de errores, lo que permite escanearlos incluso cuando están ligeramente dañados.

3. Funcionan con cualquier dispositivo: los códigos QR se pueden escanear con teléfonos inteligentes, tabletas (e incluso con escáneres de códigos de barras tradicionales). Esto los hace increíblemente accesibles y rentables.

4. Fáciles de usar y e flexibles: los códigos QR se pueden imprimir en etiquetas de productos, estantes, cajas e incluso pantallas digitales. Se adaptan perfectamente a diferentes sistemas de inventario sin complicaciones.

En definitiva, son la solución perfecta para ahorrar tiempo, reducir errores y facilitar el seguimiento del inventario.

Pasos clave en la gestión de inventario y cómo ayudan los códigos QR

1. Seguimiento del inventario en tiempo real

Es muy importante realizar un seguimiento del stock en tiempo real. Con los códigos QR, puede escanear un artículo y ver al instante dónde se encuentra directamente en su escritorio. Los datos también se pueden capturar en un sistema centralizado de gestión de inventario. Esto garantiza que siempre pueda acceder y mantenerse al día de todo su inventario. 

Unilever ha dado un paso notable en esta dirección. Utilizan códigos QR para resolver sus problemas de seguimiento de inventario. 

Anteriormente, utilizaban códigos de barras que rastreaban los productos solo en los puntos de su cadena de suministro. Sin embargo, debido a que tenían múltiples distribuidores compitiendo por introducir sus productos en las tiendas, esto provocaba conflictos dentro de su red de canales. 

Después de cambiar a los códigos QR, cada distribuidor obtuvo su propio código QR único. De este modo, los supervisores saben exactamente qué distribuidor ha traído el producto. 

2. Optimizar la organización y categorización del stock

Los códigos QR facilitan la organización y categorización del inventario en función del tipo de producto, el número de lote o la ubicación de almacenamiento. Puede codificar el código QR con detalles como el nombre del producto, el SKU o el número de pieza, la ubicación en el almacén y mucho más. Con solo un escaneo, puede acceder rápidamente a la información del artículo. 

Además, con los códigos QR se puede crear un sistema de inventario permanente. Esto significa que, con solo un escaneo, se puede actualizar el inventario y la información de las existencias en tiempo real. Esto reduce significativamente los errores manuales y avisa de cualquier falta de existencias o exceso de stock.

3. Procese los pedidos más rápidamente

Los códigos QR ayudan a las empresas a seleccionar, empaquetar y enviar los pedidos de forma más precisa y eficiente. Reducen los errores y garantizan que los clientes reciban los productos correctos. Una de las mejores características de los códigos QR es el nivel de corrección de errores. Esto significa que, incluso si sus códigos QR están dañados o faltan, pueden recuperar la información y garantizar que su producto llegue a tiempo.

Los trabajadores pueden escanear fácilmente los códigos QR (también con su propio dispositivo) para confirmar la exactitud del pedido antes del envío. Menos errores también significan menos devoluciones costosas y clientes más satisfechos. 

4. Optimizar la organización del almacén

Los códigos QR pueden agilizar la gestión del almacén automatizando las actualizaciones de inventario, realizando un seguimiento de los niveles de existencias e incluso activando nuevos pedidos cuando los suministros se agotan. 

Los códigos QR también van más allá del seguimiento de su inventario, ya que son increíblemente útiles para realizar un seguimiento del equipo de su almacén. Puede configurar notificaciones para que le avisen si algún equipo necesita mantenimiento. Con un rápido escaneo, reducirá significativamente el tiempo de inactividad.

Cómo configurar un código QR para la gestión de inventario

Veamos con más detalle cómo configurar un mecanismo de seguimiento con códigos QR para la gestión del inventario:

1. Evalúe su sistema actual y sus necesidades de inventario

No se limite a observar lo que rastrea, sino cómo lo hace. Desde el momento en que recibe la mercancía hasta su envío, trace un mapa del flujo de trabajo de su inventario. Aquí podrá identificar los cuellos de botella, los puntos débiles y las áreas en las que faltan datos. Puede utilizar la siguiente infografía para comprenderlo mejor:

2. Elija un generador y un escáner de códigos QR

Es fundamentalelegir el generador de códigos QR adecuado a sus necesidades. Estas son algunas de las características que debe tener en cuenta:

• Generación masiva: es esencial para crear numerosos códigos QR rápidamente. Considere también las opciones de carga de CSV.
• Personalización: control sobre el tamaño, el formato (PNG, JPG, SVG), la marca y mucho más.
• Códigos QR dinámicos: le permiten cambiar los datos vinculados al código QR después de imprimirlo. Esto es útil para actualizar información como el precio o la cantidad sin tener que volver a imprimir las etiquetas. 
• Análisis de datos: algunos generadores ofrecen funciones básicas de seguimiento de inventario, que pueden ser suficientes para las pequeñas empresas.
• Integración de API: esto es más relevante para las empresas más grandes. Si ya dispone de un software de inventario, una API permite la transferencia fluida de datos entre the QR Code generator y su sistema.

3. Etiquete todo con códigos QR

Asigne un código QR único a cada artículo de su inventario. Imprima etiquetas de alta calidad y colóquelas en los productos, estantes, contenedores y embalajes para facilitar su escaneo. También puede añadir códigos QR a su maquinaria para realizar un seguimiento de su uso.

Además, puede colocar su etiqueta con código QR vinculado digitalmente a GS1 en el embalaje de su producto. Esto le permite proporcionar los datos únicos de su producto (GTIN) a lo largo de la cadena de suministro y a sus clientes.

El código QR GS1 también le permite crear un micrositio para añadir información relevante para mayoristas y consumidores. Mildura Fruit Company añadió esta etiqueta con código QR en los envases de sus cítricos para proporcionar información completa sobre el producto. Esto les ayudó a generar confianza en su cadena de suministro y entre sus clientes de 30 países.

4. Integre un sistema de inventario

Si aún no dispone de un software de gestión de inventario, elija uno que admita la integración de códigos QR. Asegúrese de que su sistema de códigos QR esté vinculado a su software de gestión de inventario para que cada escaneo actualice automáticamente los niveles de existencias.

Configure alertas y notificaciones para avisos de stock bajo, fechas de caducidad y reposición de pedidos.

5. Pruebas e implementación

Antes de implementar completamente el sistema, realice un programa piloto con un número limitado de productos. Esto le permitirá identificar y resolver cualquier problema antes de que afecte a toda su operación.

Con estos pasos, podrá configurar fácilmente su sistema de gestión de inventario con códigos QR. Ahora, veamos algunas de las herramientas que puede considerar para la gestión de inventario mediante códigos QR.

Las mejores herramientas y software para la gestión de inventario con códigos QR

Hay dos aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el software para la gestión de inventario.

1. Elija el que le permita generar códigos QR y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento del inventario.
2. O bien, opte por uno que admita códigos QR para el seguimiento del inventario.

Hemos preseleccionado Ezo y Sorty como los mejores programas de gestión de inventario que admiten el seguimiento mediante códigos QR. A continuación se muestran los detalles.

Ezo

Ezo es una potente herramienta de gestión de inventario, lo que la convierte en una opción ideal para grandes e enterprisees con necesidades complejas. Los usuarios aprecian Ezo por:

• Visibilidad en tiempo real de los movimientos de stock con códigos QR.
• Vincular los códigos QR a la información de los productos, las ubicaciones y otros datos relevantes.
• Optimización de la gestión de inventario y almacén + compatibilidad con dispositivos móviles
• Los informes y análisis inteligentes ayudan a reducir los costes a lo largo del tiempo.
• Diseño e impresión de etiquetas con códigos QR personalizados a granel.

Sin embargo, los usuarios deseaban informes y análisis más intuitivos. Las personalizaciones en los informes generados son muy limitadas. Además, debido a sus completas funciones, la herramienta tiene una curva de aprendizaje pronunciada.

💰Precios

Ezo tiene diferentes planes de precios en función del número de artículos que se deseen rastrear. Los siguientes se basan en 250 artículos:

1. Plan Essential: 40 $ al mes
2. Plan avanzado: 55 $ al mes
3. Plan Premium: 65 $ al mes
4. Enterprise Plan: Precio personalizado

Sortly

Sortly es una plataforma de gestión de inventario basada en imágenes que facilita el seguimiento de los artículos mediante fotos y descripciones detalladas. Es ideal para empresas medianas que buscan una solución fácil de usar. Sus funciones incluyen:

• Permite añadir o editar códigos QR existentes para añadir artículos al sistema.
• Genera códigos QR personalizados para obtener información detallada sobre los artículos.
• FlexPosibilidad de realizar un seguimiento desde varios dispositivos + interfaz de usuario muy intuitiva
• Informes de inventario en tiempo real con fácil colaboración.

Algunos usuarios señalan que Sortly tiene integraciones limitadas con otras plataformas. También han señalado que carece de funciones avanzadas.

💰Precios

Sortly tiene una gama de planes de precios basados en el número de artículos únicos que te permite rastrear:

1. Plan gratuito: 0 $ al mes (100 elementos únicos)
2. Plan avanzado: 24 $ al mes (500 elementos únicos)
3. Plan Ultra: 74 $ al mes (2000 elementos únicos)
4. Plan Premium: 149 $ al mes (5000 elementos únicos)
5. Enterprise Plan: Precio personalizado

Si ya utiliza un sistema de gestión de inventario que permite el seguimiento mediante códigos QR, pero busca un software para generar códigos QR de forma masiva, le recomendamos The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Para las pequeñas empresas y las startups con presupuestos limitados, herramientas como The QR Code Generator pueden ser un punto de partida rentable. Aunque no ofrecen funciones completas de gestión de inventario, proporcionan la base para el seguimiento básico de QR. Algunas de las características clave de esta plataforma son:

• Le permite crear códigos QR personalizados y gratuitos para el seguimiento del inventario.
• Interfaz fácil de usar con creación de códigos QR personalizables.
• Se puede utilizar para vincular hojas de cálculo u otros sistemas de seguimiento básicos.
• Ofrece funciones como el seguimiento de la ubicación por GPS y el acceso multiusuario.

Sin embargo, la plataforma tiene una funcionalidad limitada en comparación con las herramientas de gestión de inventario específicas. No obstante, es una buena alternativa para empezar.

💰Precios

1. Plan Essential: 5 $ al mes
2. Plan avanzado: 12,5 $ al mes
3. Plan profesional: 37,5 $ al mes

El futuro de la gestión de inventario con códigos QR

El cambio hacia la gestión de inventario con códigos QR es más que una simple tendencia: es un cambio fundamental en la forma de operar de las empresas. Las limitaciones de los códigos de barras tradicionales se suman a la creciente complejidad de las cadenas de suministro modernas. Los códigos QR son un gran complemento para optimizar la gestión de inventario.  

Tanto si es una pequeña empresa que busca una forma fácil de organizar sus existencias como si es una gran empresa que necesita una automatización completa, los códigos QR proporcionan la e flexibilidad, precisión y comodidad que exigen las empresas modernas. El futuro de la gestión de inventario es rápido, inteligente y está impulsado por los códigos QR. Si aún no ha dado el paso, ¡ahora es el momento perfecto!