¿Cómo puedes utilizar QR Codes para la gestión de inventario?

Los errores de inventario a nivel mundial cuestan a las empresas 1,1 billones de dólares al año. Estas pérdidas se deben a problemas como fallos en el seguimiento, exceso de existencias, falta de existencias y retrasos en los envíos.

Los sistemas obsoletos, como el seguimiento manual y los códigos de barras 1D, no hacen más que agravar el problema. Son propensos a errores, almacenan datos limitados y requieren ángulos de escaneo perfectos. La buena noticia es que estos costosos errores son fáciles de solucionar.

¿Cómo? Pasarse a QR codes para la gestión de inventario.

QR Codes Ofrecen un seguimiento del inventario en tiempo real y son una forma más inteligente, rápida y económica de controlar el inventario. De hecho, se prevé que, para 2027, la mayoría de los sectores dejen de utilizar los códigos de barras y pasen a utilizar QR Codes.

Este artículo te explicará por qué y cómo actualizar tu sistema para una gestión eficiente del inventario utilizando QR codes.

¿Por qué se está optando por el QR Codes para la gestión de inventario?

En 1994, Masahiro Hara inventó QR Codes para resolver dos limitaciones que presentaban los códigos de barras UPC tradicionales:

1. Solo pueden almacenar entre 20 y 40 caracteres numéricos de información.
2. Solo se pueden escanear desde un lado

Estas limitaciones hacían que el trabajo de los empleados del comercio minorista fuera mucho más difícil de lo necesario.

QR Codes Hacen lo mismo que los códigos de barras, pero MUCHO mejor. A continuación te explicamos cómo.

1. Almacenan más información: QR Codes puede almacenar hasta 7.089 caracteres numéricos. Pero, además de números, también pueden almacenar texto, direcciones URL e incluso enlaces a detalles del producto o actualizaciones de existencias.
2. Se escanean desde cualquier ángulo: con los códigos de barras, hay que alinearlos perfectamente para poder escanearlos. Los códigos QR ( QR Codes ) funcionan desde cualquier dirección, lo que hace que el escaneo sea mucho más rápido y sencillo. Además, los códigos QR ( QR Codes ) cuentan con mecanismos de corrección de errores, lo que permite escanearlos incluso cuando presentan ligeros daños.

1. Funciona con cualquier dispositivo: los códigos QR Codes se pueden escanear con smartphones, tabletas (e incluso con lectores de códigos de barras tradicionales). Esto los hace increíblemente accesibles y rentables.
2. Fácil de usar y e flexible: los códigos QR (QR Codes ) se pueden imprimir en etiquetas de productos, estanterías, cajas e incluso pantallas digitales. Se integran a la perfección en diferentes sistemas de inventario sin complicaciones.

En definitiva, son la solución perfecta para que ahorres tiempo, reduzcas los errores y facilites considerablemente el seguimiento del inventario.

Pasos clave en la gestión de inventario y cómo puede ayudar QR Codes

1. Seguimiento del inventario en tiempo real

Llevar un control del stock en tiempo real es muy importante. Con QR Codes, puedes escanear un artículo y ver al instante dónde se encuentra, directamente en tu escritorio. Los datos también se pueden registrar en un sistema centralizado de gestión de inventario. Esto garantiza que siempre puedas acceder a todo tu inventario y mantenerte al día.

Unilever ha dado un paso notable en esta dirección. Utilizan QR Codes para resolver sus problemas de seguimiento de inventario.

Anteriormente, utilizaban códigos de barras que permitían realizar un seguimiento de los productos únicamente en los puntos de su cadena de suministro. Sin embargo, dado que contaban con múltiples distribuidores que competían por introducir sus productos en las tiendas, esto provocaba conflictos dentro de su red de distribución.

Tras pasarse a QR Codes, cada distribuidor obtuvo su propio enlace único QR Code. De este modo, los supervisores saben exactamente qué distribuidor ha traído el producto.

2. Optimizar la organización y categorización del stock

QR Codes Facilita la organización y clasificación del inventario según el tipo de producto, el número de lote o la ubicación de almacenamiento. Puedes codificar el QR Code con datos como el nombre del producto, el SKU o el número de referencia, la ubicación en el almacén y mucho más. Con solo escanearlo, podrás acceder rápidamente a la información del artículo.

Además, con QR Codes puedes crear un sistema de inventario permanente. Esto significa que, con solo un escaneo, puedes actualizar la información de tu inventario y tus existencias en tiempo real. Esto reduce significativamente los errores manuales y te avisa de cualquier falta de existencias o exceso de stock.

3. Tramita los pedidos más rápido

QR Codes Ayuda a las empresas a seleccionar, empaquetar y enviar pedidos de forma más precisa y eficiente. Reduce los errores, garantizando que los clientes reciban los productos correctos. Una de las mejores características de QR Codes es su nivel de corrección de errores. Esto significa que, incluso si tus QR Codes están dañados o faltan, puede recuperar la información y garantizar que tu producto llegue a tiempo.

Los trabajadores pueden escanear fácilmente QR Codes (también con su propio dispositivo) para confirmar que el pedido es correcto antes de su envío. Menos errores significan también menos devoluciones costosas y clientes más satisfechos.

4. Optimizar la organización del almacén

QR Codes puede optimizar la gestión del almacén automatizando las actualizaciones de inventario, realizando un seguimiento de los niveles de existencias e incluso activando pedidos de reposición cuando las existencias se agotan.

QR Codes Además de servir para llevar un control de tu inventario, también resultan increíblemente útiles para realizar un seguimiento de los equipos de tu almacén. Puedes configurar notificaciones para que te avisen si algún equipo necesita mantenimiento. Con un escaneo rápido, reduces el tiempo de inactividad de forma significativa.

Cómo configurar QR Code para la gestión de inventario

Veamos con más detalle cómo configurar un mecanismo de seguimiento de QR Code para la gestión de inventario:

1. Evalúa tus necesidades actuales en cuanto a sistemas e inventario

No te limites a fijarte en lo que controlas, sino en cómo lo haces. Desde el momento en que recibes la mercancía hasta su envío, traza un mapa de tu flujo de trabajo de inventario. Así podrás identificar cuellos de botella, puntos débiles y áreas en las que faltan datos. Puedes utilizar la siguiente infografía para comprenderlo mejor:

2. Elige un QR Code generator y un escáner

Es fundamental elegir el QR Code generator que mejor se adapte a tus necesidades. Estas son algunas de las características que debes tener en cuenta:

• Generación masiva: esto es esencial para crear rápidamente numerosos QR Codes. Ten en cuenta también las opciones de carga de archivos CSV.
• Personalización: control sobre el tamaño, el formato (PNG, JPG, SVG), la imagen de marca y mucho más.
• QR Codes dinámicos: permiten modificar los datos vinculados al QR Code una vez impreso. Esto resulta útil para actualizar información como el precio o la cantidad sin necesidad de volver a imprimir las etiquetas.
• Análisis de datos: Algunos generadores ofrecen funciones básicas de seguimiento de inventario, que pueden resultar suficientes para las pequeñas empresas.
• Integración mediante API: esto resulta más relevante para las grandes empresas. Si ya dispones de un software de gestión de inventario, una API permite la transferencia fluida de datos entre the QR Code generator y tu sistema.

3. Etiquetar todo con QR Codes

Asigna un código QR único ( QR Code ) a cada artículo de tu inventario. Imprime etiquetas de alta calidad y pégalas en los productos, estanterías, contenedores y embalajes para garantizar un escaneo sencillo. También puedes añadir un código QR ( QR Codes ) a tu maquinaria para realizar un seguimiento de su uso.

Además, puede colocar en el embalaje de su producto la etiqueta GS1 con enlace digital QR Code. Esto le permite facilitar los datos únicos de su producto (GTIN) a lo largo de toda la cadena de suministro y a sus clientes.

GS1 QR Code también te permite crear un micrositio para añadir información relevante para mayoristas y consumidores. Mildura Fruit Company añadió esta etiqueta QR Code a sus envases de cítricos para proporcionar información completa sobre el producto. Esto ayudó a generar confianza entre su cadena de suministro y sus clientes en 30 países.

4. Integrar con un sistema de inventario

Si aún no dispones de un software de gestión de inventario, elige uno que sea compatible con la integración de QR Code. Asegúrate de que tu sistema QR Code esté vinculado a tu software de gestión de inventario, de modo que cada escaneo actualice automáticamente los niveles de existencias.

Configurar alertas y notificaciones para avisos de stock bajo, fechas de caducidad y reposición de pedidos.

5. Pruebas e implementación

Antes de implementar el sistema por completo, lleva a cabo un programa piloto con un número limitado de productos. Esto te permitirá identificar y resolver cualquier problema antes de que afecte a toda tu actividad.

Con estos pasos, podrás configurar fácilmente tu sistema de gestión de inventario QR Code. Ahora, veamos algunas de las herramientas que puedes tener en cuenta para la gestión de inventario utilizando QR codes.

Las mejores herramientas y programas para la gestión de inventario de QR Code

Hay dos aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de inventario.

1. Elige la opción que te permita generar un código QR ( QR codes ) y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento del inventario.
2. O bien, opta por el que admite QR codes para el seguimiento del inventario.

Hemos seleccionado Ezo y Sorty como los mejores programas de gestión de inventario que admiten el seguimiento de QR code. A continuación se detallan las características.

Ezo

Ezo es una potente herramienta de gestión de inventario, lo que la convierte en una opción ideal para grandes empresas de comercio electrónico ( enterprise) con necesidades complejas. Los usuarios valoran Ezo por:

• Visibilidad en tiempo real de los movimientos de stock con QR Codes
• Enlaces a QR Codes con información sobre el producto, ubicaciones y otros datos relevantes.
• Gestión optimizada de inventario y almacén + compatible con dispositivos móviles
• Los informes y análisis inteligentes ayudan a reducir los costes a largo plazo.
• Diseña e imprime etiquetas personalizadas de QR Code al por mayor

Sin embargo, los usuarios deseaban disponer de informes y análisis más intuitivos. Las opciones de personalización de los informes generados son muy limitadas. Además, debido a la amplitud de sus funciones, la herramienta presenta una curva de aprendizaje pronunciada.

💰Precios

Ezo ofrece diferentes planes de precios en función del número de artículos que desees rastrear. Los siguientes se basan en 250 artículos:

1. Plan Essential: 40 $ al mes
2. Plan Avanzado: 55 $ al mes
3. Plan Premium: 65 $ al mes
4. Enterprise Plan: Precios personalizados

Sortly

Sortly es una plataforma de gestión de inventario basada en elementos visuales que facilita el seguimiento de los artículos mediante fotos y descripciones detalladas. Es una buena opción para empresas medianas que buscan una solución fácil de usar. Entre sus funciones se incluyen:

• Permite añadir o editar un QR Codes ya existente para añadir artículos al sistema.
• Genera enlaces personalizados QR Codes con información detallada sobre los artículos.
• FlexPosibilidad de realizar un seguimiento desde distintos dispositivos + interfaz de usuario muy intuitiva
• Informes de inventario en tiempo real con una colaboración sencilla

Algunos usuarios señalan que Sortly tiene integraciones limitadas con otras plataformas. También han destacado que adolece de una falta de funciones avanzadas.

💰Precios

Sortly ofrece varios planes de precios en función del número de artículos únicos que te permite rastrear:

1. Plan gratuito: 0 $ al mes (100 artículos únicos)
2. Plan Avanzado: 24 $ al mes (500 artículos únicos)
3. Plan Ultra: 74 $ al mes (2000 artículos únicos)
4. Plan Premium: 149 $ al mes (5000 artículos únicos)
5. Enterprise Plan: Precios personalizados

Si ya utilizas un sistema de gestión de inventario que permite el seguimiento mediante códigos QR, pero buscas un software para generar QR codes de forma masiva, te recomendamos The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Para las pequeñas empresas y las startups con presupuestos limitados, herramientas como The QR Code Generator pueden ser un punto de partida rentable. Aunque puede que no ofrezcan funciones completas de gestión de inventario, proporcionan la base para el seguimiento básico de códigos QR. Algunas de las características clave de esta plataforma son:

• Te permite crear códigos QR personalizados y gratuitos QR Codes para el seguimiento del inventario.
• Interfaz intuitiva con creación personalizable de QR Code.
• Se puede utilizar para enlazar con hojas de cálculo u otros sistemas básicos de seguimiento.
• Ofrece funciones como el seguimiento de la ubicación por GPS y el acceso multiusuario.

Sin embargo, la plataforma tiene una funcionalidad limitada en comparación con las herramientas específicas de gestión de inventario. No obstante, es una buena alternativa para empezar.

💰Precios

1. Plan Essential: 5 $ al mes
2. Plan Avanzado: 12,5 $ al mes
3. Plan Profesional: 37,5 $ al mes

El futuro de la gestión de inventario con QR Codes

El cambio hacia la gestión de inventario QR Code es más que una simple tendencia: supone un cambio fundamental en el funcionamiento de las empresas. Las limitaciones de los códigos de barras tradicionales se suman a la creciente complejidad de las cadenas de suministro modernas. QR Code es un excelente complemento para optimizar la gestión de inventario.

Tanto si eres una pequeña empresa que busca una forma sencilla de organizar su stock como si eres una gran enterprise que necesita una automatización completa, QR Codes ofrece la flexibilidad, precisión y comodidad que exigen las empresas modernas. El futuro de la gestión de inventario es rápido, inteligente y está impulsado por QR Codes. Si aún no has dado el paso, ¡ahora es el momento perfecto!