Cómo utilizan los hoteles los códigos QR para los servicios de limpieza

¿Cómo gestionan hoy en día la mayoría de los hoteles las solicitudes de los huéspedes? Con carteles en las puertas, llamadas telefónicas y comunicaciones verbales rápidas entre el personal, ¿verdad?

El sistema funciona, pero tiene muchas lagunas. Las solicitudes carecen de confirmación y seguimiento. Si la recepción pierde un mensaje o el servicio de limpieza está trabajando con la lista de ayer, esa solicitud simplemente desaparece. Los huéspedes se preguntan si alguien ha recibido lo que han solicitado, mientras que el personal tiene una visibilidad limitada de lo que está pendiente o es urgente.

Mientras tanto, las expectativas de los huéspedes han cambiado. Según Oracle Research, el 73 % de los viajeros prefiere la tecnología móvil y el autoservicio para gestionar su experiencia en el hotel. Sin embargo, la mayoría de los materiales de servicio en la habitación siguen siendo totalmente manuales.

Los códigos QR en los materiales de limpieza cierran esta brecha. Cuando un huésped escanea un código en un colgador de puerta, una tarjeta de mesa o un cartel de armario, su solicitud se transmite instantáneamente a un sistema centralizado. El personal lo ve inmediatamente. Los huéspedes reciben una confirmación. Todo el mundo sabe lo que está pasando.

Siga leyendo para descubrir cómo los códigos QR pueden facilitar el servicio de limpieza, agilizar el servicio y aumentar la satisfacción de los huéspedes.

Índice

1. Por qué depender de sistemas basados en papel limita a los equipos de limpieza
2. Cómo los códigos QR en los materiales de limpieza mejoran la coordinación del servicio
3. Cómo crear códigos QR para los materiales de limpieza de los hoteles
4. Mejores prácticas para el uso de códigos QR en los materiales de limpieza de los hoteles
5. Mejore sus materiales de limpieza con códigos QR
6. Preguntas frecuentes

Por qué depender de sistemas basados en papel limita a los equipos de limpieza

Los sistemas de limpieza basados en papel existen desde hace mucho tiempo y, en general, han funcionado de manera eficaz. Sin embargo, a medida que las expectativas de los huéspedes han cambiado y las operaciones se han vuelto más complejas, han empezado a aparecer fallos. 

Pequeños puntos de fricción cotidianos, como los que se enumeran a continuación, erosionan silenciosamente la eficiencia, la moral del equipo y la experiencia general de los huéspedes. 

No hay confirmación de que se hayan recibido las solicitudes

Cuando un huésped cuelga un cartel en la puerta o llama a la recepción para pedir algo, se queda esperando y preguntándose qué pasa. La mayoría de los huéspedes no hacen un seguimiento porque no quieren molestar. Pero esa incertidumbre les queda grabada. Y cuando la solicitud llega tarde, o no llega, sienten que han sido ignorados.

Para su equipo, el problema es aún más profundo. Sin un rastro digital, no hay forma de averiguar qué ha fallado. Quizás el personal de limpieza nunca recibió el mensaje. Quizás estaba escrito en una nota adhesiva que se perdió entre otras. No hay forma de saberlo.

Fricciones en la recepción durante las horas punta

Durante las horas punta, el personal debe gestionar los registros de entrada y salida, así como las consultas de los huéspedes, mientras que las solicitudes de limpieza siguen llegando a través de llamadas, notas en las puertas o incluso en persona. 

Sin embargo, los agentes de recepción toman notas entre tarea y tarea o transmiten las solicitudes verbalmente. Esto puede provocar que se pierdan pequeños detalles o que se pasen por alto solicitudes. La ralentización afecta a todos. Para los equipos de limpieza que trabajan de forma reactiva en lugar de seguir un plan, los equipos de recepción suelen ser los más afectados cuando se producen retrasos. 

El personal de limpieza trabaja sin actualizaciones en tiempo real

Los equipos de limpieza rara vez tienen una visión completa de cómo se desarrolla su jornada. Comienzan con una lista impresa o una reunión informativa matutina, pero una vez que están en la planta, llegan nuevas solicitudes de los huéspedes a través de otros canales que no siempre les llegan a tiempo.

Las habitaciones se limpian y se cierran, solo para volver a abrirse veinte minutos más tarde por algo que se podría haber solucionado la primera vez. El personal da marcha atrás y reordena las prioridades sobre la marcha, perdiendo un tiempo que no se puede recuperar. Incluso los equipos bien gestionados se sienten desorganizados cuando las actualizaciones no llegan y se van en tiempo real.

Las barreras lingüísticas complican las solicitudes de los huéspedes internacionales

Cuando un huésped que no habla el idioma local llama a la recepción, las cosas pueden complicarse. Quizás esté tratando de explicar que necesita almohadas hipoalergénicas o que el desagüe de la ducha es lento. El agente hace todo lo posible, haciendo preguntas aclaratorias y parafraseando lo que cree haber oído.

A veces funciona. Pero a menudo se pierden o simplifican detalles solo para que las cosas sigan adelante. El huésped cuelga, sin saber si le han entendido. El personal de limpieza recibe una nota imprecisa que no refleja lo que se necesitaba. Algunos huéspedes dejan de preguntar por completo.

Los códigos QR pueden eliminar estas barreras, haciendo que el servicio resulte más sencillo para los viajeros internacionales.

Cómo los códigos QR en los materiales de limpieza mejoran la coordinación del servicio

Los códigos QR benefician a los hoteles al convertir la señalización estática en líneas de comunicación directas, instantáneas, rastreables y disponibles en cualquier idioma.

Así es como funcionan los códigos QR en su hotel.

Carteles para puertas con códigos QR para solicitudes de servicio y preferencias de privacidad

Los colgadores de puerta tradicionales ofrecen a los huéspedes dos opciones: «molestar» o «no molestar». Eso es todo. No captan lo que el huésped realmente necesita y no informan a su equipo si las preferencias cambian.

Un código QR convierte ese letrero estático en un canal de solicitud en vivo. Los huéspedes pueden escanearlo para enviar solicitudes específicas, como toallas limpias, recogida de basura o una hora de limpieza más tardía, y establecer sus preferencias de privacidad sin necesidad de llamar a la recepción. ¿Lo mejor? Cada solicitud se introduce en un sistema compartido, se marca con la hora y es visible para el personal de limpieza y operaciones. 

La misma lógica se aplica a los códigos QR en los colgadores de puertas. Proporciona claridad a los equipos antes de entrar en la habitación y visibilidad a los gerentes sobre la demanda y los tiempos de respuesta.

Marriott lleva años avanzando en esta dirección. Su función Mobile Requests (disponible a través de la aplicación Bonvoy) permite a los huéspedes chatear directamente con el personal y enviar solicitudes de servicio desde sus teléfonos.

Tarjetas junto a la cama con códigos QR para solicitar toallas, ropa de cama y amenities

Cuando los huéspedes se despiertan y necesitan toallas adicionales o una almohada diferente, quieren ayuda sin tener que llamar para solicitarla.

Una tarjeta junto a la cama con un código QR les ofrece esa opción justo donde la necesitan. Con un solo escaneo, pueden solicitar almohadas, mantas, ropa de cama hipoalergénica o ajustes de temperatura en cuestión de segundos. La solicitud se envía directamente a los dispositivos móviles del servicio de limpieza y se omite por completo la recepción.

Cuando los huéspedes pueden enviar sus solicitudes de forma digital, reciben una confirmación de que su solicitud ha sido procesada. Esa pequeña garantía reduce las llamadas de seguimiento y mantiene una experiencia sin estrés.

Pegatinas con códigos QR en los artículos de baño para alertar sobre la necesidad de reponerlos

Las pequeñas pegatinas con códigos QR cerca de los dispensadores de jabón, las botellas de champú y los toalleros permiten a los huéspedes señalar los problemas de suministro en el momento en que los detectan. Basta con escanear el código y la solicitud se envía directamente a su equipo.

Este enfoque funciona especialmente bien en propiedades de estancia prolongada, donde el servicio de limpieza diario no es habitual. En lugar de esperar a que se produzca una queja al hacer el check-out, su equipo puede responder mientras el huésped aún se encuentra en el establecimiento.

Los establecimientos que utilizan sistemas de reposición digitales han experimentado una disminución considerable de las quejas relacionadas con los suministros y pueden eliminar por completo las quejas sobre la insuficiencia de suministros, simplemente porque los problemas se identifican a tiempo y llegan a las personas adecuadas sin demora.

Códigos QR para solicitudes de mantenimiento en los letreros de los baños y armarios

Cuando algo se rompe, la mayoría de los huéspedes no quieren explicarlo por teléfono. Un código QR en la puerta del armario o en el espejo del baño les ofrece una opción más rápida. Los huéspedes escanean el código, seleccionan el problema en un menú desplegable, añaden una breve descripción o una foto y lo envían. El número de habitación se rellena automáticamente, lo que elimina la necesidad de intercambios de mensajes. La solicitud se envía directamente al servicio de mantenimiento. Con los detalles claros desde el principio, su equipo llega con las herramientas adecuadas en la primera visita.

Formularios de solicitud de servicio multilingües a través de códigos QR

A menudo se pierden detalles cuando un huésped que no domina el idioma local llama a la recepción. El agente parafrasea, el huésped no está seguro de que se le haya entendido y el personal de limpieza recibe una nota imprecisa.

Los códigos QR vinculados a formularios multilingües eliminan por completo esa fricción. Los huéspedes seleccionan su idioma (o se detecta automáticamente desde su dispositivo), eligen entre opciones estandarizadas y envían el formulario. Su personal recibe la solicitud en su idioma de trabajo con detalles claros y procesables.

Kotozna, una plataforma utilizada por hoteles en Japón, cuenta con un servicio de conserjería en la habitación basado en códigos QR que admite 109 idiomas.

Este tipo de sistema marca una gran diferencia para los hoteles en mercados con gran afluencia turística. Permite atender a huéspedes de diferentes perfiles sin añadir presión a la recepción, y el servicio resulta sencillo para los viajeros que solo quieren que se les entienda.

Ahora que ya conoce todas las ventajas que ofrecen los códigos QR, veamos cómo se pueden crear.

Cómo crear códigos QR para materiales de limpieza de hoteles

No es necesario disponer de un presupuesto para software empresarial para ofrecer a los huéspedes una forma moderna de solicitar servicios. The QR Code Generator, o TQRCG, facilita la creación, personalización y seguimiento de códigos QR.

Con TQRCG, obtienes dos códigos QR dinámicos gratuitos que nunca caducan, plus y códigos QR estáticos ilimitados.

Eso es suficiente para poner a prueba un sistema de solicitud de limpieza en varios tipos de habitaciones. A continuación, le indicamos cómo configurar códigos QR para sus materiales de limpieza utilizando TQRCG.

Paso 1: Regístrese y elija códigos QR dinámicos

Diríjase a TQRCG y cree una cuenta gratuita. Una vez que haya iniciado sesión, tendrá acceso inmediato a dos códigos QR dinámicos.

Los códigos QR dinámicos son esenciales para las operaciones hoteleras. A diferencia de los códigos QR estáticos (que fijan un destino de forma permanente), los dinámicos le permiten actualizar la URL vinculada en cualquier momento, sin necesidad de reimprimir los colgadores para puertas o las tarjetas de mesa. Puede empezar hoy mismo con un sencillo formulario de solicitud de toallas, añadir opciones de salida tardía el mes que viene y cambiar a un menú de servicios de temporada en invierno. El mismo código QR impreso se encarga de todo.

Los códigos QR dinámicos de TQRCG también incluyen un sistema de seguimiento integrado, para que pueda ver exactamente cómo los utilizan los huéspedes.

Paso 2: Cree un formulario de solicitud compatible con dispositivos móviles

Su código QR necesita un lugar al que enviar a los huéspedes. Cree un código QR que enlace con un formulario de Google, Microsoft Form, Typeform o la función de solicitud nativa de su PMS. Manténgalo limpio, rápido de cargar y fácil de completar con un solo pulgar.

Intente diseñar su código QR pensando en cómo piensan los huéspedes. Ofrezca categorías claras, como toallas, ropa de cama, amenities o mantenimiento. Capture el número de habitación automáticamente, si es posible, y limite los campos de texto libre para garantizar que las solicitudes sigan siendo estructuradas y procesables.

Paso 3: Genera y vincula tu código QR

Vuelve a TQRCG, haz clic en + Crear código QR y selecciona la opción URL. Pega el enlace de tu formulario.

Asigna a cada código una etiqueta clara basada en su ubicación. Esto facilitará el seguimiento del rendimiento más adelante y te permitirá saber exactamente qué puntos de contacto están impulsando la participación. Antes de continuar, prueba el código en tu propio teléfono para confirmar que se carga rápidamente y se muestra correctamente.

Paso 4: Personalice y marque su código

TQRCG le permite personalizar los colores, añadir el logotipo de su hotel y seleccionar entre estilos de marcos predefinidos. Un código QR con su marca genera confianza y da una imagen intencionada, no como algo añadido a última hora y pegado a la pared.

Acompañe su código con una llamada a la acción clara, como «Escanee para solicitar el servicio», «Escanee para solicitar toallas adicionales» o «Escanee para actualizar sus preferencias de limpieza». Coloque la llamada a la acción cerca del código, utilizando fuentes legibles y un contraste fuerte, para que destaque en diferentes condiciones de iluminación.

Cuando esté listo para descargar, seleccione el formato de código QR que prefiera. TQRCG ofrece PNG para uso digital y SVG para impresión en alta resolución. Utilice formatos vectoriales para colgadores de puertas y señalización para que sus códigos QR se vean nítidos en cualquier tamaño.

Paso 5: Prueba en condiciones reales

Antes de colocar los códigos QR en las habitaciones, pruébelos en los lugares donde los huéspedes los escanearán realmente. Pruebe con la tenue iluminación del baño, la luz brillante de la ventana y una lámpara de noche con un suave resplandor. Escanee con dispositivos iOS y Android, incluidos los modelos más antiguos.

Si un código QR no funciona como se espera, ajuste el tamaño, el contraste o la ubicación del código QR. Una experiencia de escaneo fluida significa que los huéspedes seguirán adelante.

Paso 6: Forme a su equipo

Su flujo de trabajo con códigos QR solo funciona si el personal sabe cómo utilizarlo. Explique a los equipos de limpieza, recepción y mantenimiento el proceso de dónde aparecen las solicitudes digitales, cómo priorizarlas y cómo cerrarlas una vez completada la tarea.

Muéstreles cómo llegan las solicitudes con detalles claros, como el número de habitación, el tipo de solicitud y las notas, para que puedan responder de forma más eficiente con menos seguimientos.

Paso 7: Realice un seguimiento de lo que funciona

Una vez que sus códigos QR estén activos, consulte el panel de análisis de TQRCG para ver las tendencias de escaneo de códigos QR por ubicación, hora del día y tipo de dispositivo. Si las tarjetas de cabecera obtienen más escaneos que los colgadores de puerta, sabrá dónde centrarse. Si las solicitudes aumentan entre las 6 y las 9 de la mañana, puede ajustar la dotación de personal en consecuencia.

Para una atribución más profunda, utilice el generador de campañas UTM de TQRCG para etiquetar sus URL y realizar un seguimiento del comportamiento de los huéspedes en Google Analytics. Esto conectará sus escaneos fuera de línea con las acciones en línea sin necesidad de herramientas adicionales.

¡Y ya está! Ahora es un buen momento para rematar con algunas prácticas recomendadas.

Prácticas recomendadas para el uso de códigos QR en los materiales de limpieza del hotel

La cuestión es que no basta con crear códigos QR y colocarlos en todas partes. Para obtener los mejores resultados, debe seguir estas prácticas recomendadas:

• Diseñe para que se puedan escanear en condiciones de iluminación variadas: asegúrese de que los códigos QR sean lo suficientemente grandes y estén impresos con un alto contraste para que los huéspedes puedan escanearlos fácilmente, incluso en pasillos con poca luz o bajo la luz brillante del sol. Pruebe la ubicación y la legibilidad antes de finalizar los materiales.
• Redacta llamadas a la acción claras y orientadas a la acción: utiliza un lenguaje sencillo y directo, como «Escanea para solicitar toallas» o «Actualiza tus preferencias de limpieza». Una buena llamada a la acción indica a los huéspedes lo que deben hacer y les anima a participar.
• Integre las solicitudes de códigos QR con su sistema de gestión de propiedades (PMS): vincule los envíos de códigos QR directamente a su PMS para que las solicitudes se envíen automáticamente al servicio de limpieza y se realice un seguimiento en tiempo real, lo que reduce los errores y las tareas olvidadas.
• flexUtilice códigos QR dinámicos para una mayor flexibilidad: los códigos QR dinámicos le permiten actualizar formularios, flujos de trabajo o destinos sin necesidad de reimprimir materiales. Esto facilita la adición de nuevas opciones de servicio o el ajuste de las rutas a medida que evolucionan las operaciones.
• Forme al personal en la integración de flujos de trabajo digitales: asegúrese de que los equipos de limpieza y recepción comprendan cómo fluyen las solicitudes de códigos QR, cómo acceder a ellas y cómo responder de manera eficiente. La familiaridad evita retrasos y confusiones.
• Supervise las tasas de escaneo y los patrones de solicitud: realice un seguimiento de los códigos QR que más se utilizan, las solicitudes más comunes y las horas punta de uso. Esta información ayuda a optimizar la dotación de personal, anticipar las necesidades de los huéspedes y mejorar la eficiencia del servicio.

Mejore sus materiales de limpieza con códigos QR

Los códigos QR no solucionarán un servicio de limpieza deficiente, pero pueden hacer que uno bueno resulte más sencillo. Cuando los huéspedes pueden solicitar toallas, señalar un problema de mantenimiento o ajustar sus preferencias de limpieza sin tener que coger el teléfono, toda la experiencia resulta más fluida. 

Y cuando su equipo recibe solicitudes con marca de tiempo en lugar de mensajes de segunda mano, puede cumplir realmente con lo prometido.

¿Lo mejor de todo? No necesita un gran presupuesto ni un equipo técnico para que esto funcione. Una cuenta gratuita de TQRCG, un sencillo formulario de Google y unas cuantas tarjetas bien colocadas le permitirán ponerse en marcha en una tarde.

Regístrese y cree su código QR gratuito con TQRCG

Preguntas frecuentes