Como os hotéis utilizam códigos QR para serviços de limpeza

Como a maioria dos hotéis lida com os pedidos dos hóspedes atualmente? Com cartões pendurados nas portas, telefonemas, comunicações verbais rápidas entre os funcionários, certo?

O sistema funciona, mas tem muitas lacunas. As solicitações carecem de confirmação e acompanhamento. Se a recepção perder uma mensagem ou a equipe de limpeza estiver trabalhando com a lista de ontem, essa solicitação simplesmente desaparece. Os hóspedes ficam se perguntando se alguém recebeu o que eles solicitaram, enquanto a equipe tem visibilidade limitada do que está pendente ou urgente.

Entretanto, as expectativas dos hóspedes mudaram. De acordo com a Oracle Research, 73% dos viajantes preferem tecnologia móvel e self-service para gerir a sua experiência no hotel. No entanto, a maioria dos materiais de serviço no quarto continua a ser totalmente manual.

Os códigos QR nos materiais de limpeza preenchem essa lacuna. Quando um hóspede digitaliza um código em um cartão pendurado na porta, em um cartão de mesa ou em um cartão no armário, sua solicitação é transmitida instantaneamente para um sistema centralizado. A equipe vê imediatamente. Os hóspedes recebem a confirmação. Todos sabem o que está acontecendo.

Continue lendo para ver como os códigos QR podem tornar a limpeza mais tranquila, o serviço mais rápido e os hóspedes mais felizes.

Índice

1. Por que confiar em sistemas baseados em papel limita as equipes de limpeza
2. Como os códigos QR nos materiais de limpeza melhoram a coordenação do serviço
3. Como criar códigos QR para materiais de limpeza de hotéis
4. Melhores práticas para usar códigos QR em materiais de limpeza de hotéis
5. Melhore seus materiais de limpeza com códigos QR
6. Perguntas frequentes

Por que confiar em sistemas baseados em papel limita as equipes de limpeza

Os sistemas de limpeza baseados em papel existem há muito tempo e, na maioria das vezes, têm cumprido sua função com eficácia. Mas, à medida que as expectativas dos hóspedes mudaram e as operações se tornaram mais complexas, as falhas começaram a aparecer. 

Pequenos pontos de atrito cotidianos, como os listados abaixo, corroem silenciosamente a eficiência, o moral da equipe e a experiência geral dos hóspedes. 

Sem confirmação de que os pedidos foram recebidos

Quando um hóspede coloca um cartão na porta ou liga para a recepção para pedir algo, ele fica esperando e se perguntando. A maioria dos hóspedes não faz o acompanhamento porque não quer incomodar. Mas essa incerteza permanece. E quando a solicitação chega tarde ou nem chega, eles sentem que foram ignorados.

Para a sua equipa, o problema é mais profundo. Sem um registo digital, não há como descobrir o que correu mal. Talvez a empregada doméstica nunca tenha recebido a mensagem. Talvez estivesse escrita num post-it que se perdeu. Não há como saber.

Atrito na recepção durante os horários de pico

Durante os horários de pico, a equipe deve lidar com check-ins, check-outs e consultas dos hóspedes, enquanto os pedidos de limpeza continuam chegando por meio de ligações, avisos na porta ou até mesmo pessoalmente. 

No entanto, os agentes da recepção anotam notas entre as tarefas ou passam os pedidos verbalmente. Isso pode fazer com que pequenos detalhes sejam esquecidos ou que os pedidos sejam totalmente ignorados. A lentidão afeta a todos. Para as equipes de limpeza que trabalham de forma reativa em vez de seguir um plano, as equipes da recepção muitas vezes sofrem as consequências quando ocorrem atrasos. 

A equipe de limpeza trabalha sem atualizações em tempo real

As equipes de limpeza raramente têm uma visão completa do dia à medida que ele se desenrola. Elas começam com uma lista impressa ou briefing matinal, mas, uma vez no andar, novos pedidos de hóspedes chegam por outros canais que nem sempre chegam a elas em tempo hábil.

Os quartos são limpos e fechados, apenas para serem reabertos vinte minutos depois por algo que poderia ter sido resolvido da primeira vez. A equipe volta atrás e redefine as prioridades na hora, perdendo tempo que não pode ser recuperado. Mesmo equipes bem administradas se sentem desorganizadas quando as atualizações não chegam e saem em tempo real.

As barreiras linguísticas complicam os pedidos dos hóspedes internacionais

Quando um hóspede que não fala o idioma local liga para a recepção, as coisas podem se complicar. Talvez ele esteja tentando explicar que precisa de travesseiros hipoalergênicos ou que o ralo do chuveiro está lento. O agente está fazendo o possível, fazendo perguntas para esclarecer e parafraseando o que acha que ouviu.

Às vezes funciona. Mas muitas vezes os detalhes se perdem ou são simplificados apenas para manter as coisas em movimento. O hóspede desliga, sem saber se foi compreendido. A camareira recebe uma nota vaga que não captura o que era necessário. Alguns hóspedes param de pedir completamente.

Os códigos QR podem eliminar essas barreiras, tornando o serviço mais fácil para os viajantes internacionais.

Como os códigos QR nos materiais de limpeza melhoram a coordenação do serviço

Os códigos QR beneficiam os hotéis ao transformar sinalização estática em linhas diretas de comunicação, que são instantâneas, rastreáveis e disponíveis em qualquer idioma.

Veja como os códigos QR funcionam em sua propriedade hoteleira.

Cartões para pendurar na porta com códigos QR para solicitações de serviço e preferências de privacidade

Os avisos tradicionais para portas oferecem aos hóspedes duas opções: “perturbar” ou “não perturbar”. É isso. Eles não capturam o que o hóspede realmente precisa e não informam à sua equipe se as preferências mudam.

Um código QR transforma essa sinalização estática em um canal de solicitação ao vivo. Os hóspedes podem digitalizá-lo para enviar solicitações específicas, como toalhas limpas, coleta de lixo ou um horário de limpeza mais tardio, e definir suas preferências de privacidade sem precisar ligar para a recepção. A melhor parte? Cada solicitação é inserida em um sistema compartilhado, registrada com data e hora e visível para a equipe de limpeza e operações. 

A mesma lógica se aplica aos códigos QR em cartões de porta. Isso proporciona clareza às equipes antes de entrarem no quarto e visibilidade aos gerentes sobre a demanda e os tempos de resposta.

A Marriott vem seguindo essa direção há anos. Seu recurso Mobile Requests (disponível no aplicativo Bonvoy) permite que os hóspedes conversem diretamente com a equipe e enviem solicitações de serviço a partir de seus telefones.

Cartões de cabeceira com códigos QR para solicitações de toalhas, roupa de cama e amenidades

Quando os hóspedes acordam precisando de toalhas extras ou um travesseiro diferente, eles querem ajuda sem ter que ligar para a recepção.

Um cartão na cabeceira da cama com um código QR oferece essa opção exatamente onde eles precisam. Com uma única digitalização, eles podem solicitar travesseiros, cobertores, roupa de cama hipoalergênica ou ajustes de temperatura em segundos. A solicitação é enviada diretamente para os dispositivos móveis da equipe de limpeza e ignora completamente a recepção.

Quando os hóspedes podem enviar pedidos digitalmente, recebem uma confirmação de que o seu pedido foi processado. Essa pequena garantia reduz as chamadas de acompanhamento e mantém uma experiência sem stress.

Adesivos de amenidades de banheiro com códigos QR para alertas de reabastecimento

Pequenos adesivos com códigos QR perto de dispensadores de sabonete, frascos de xampu e toalheiros permitem que os hóspedes sinalizem problemas de abastecimento no momento em que os percebem. Basta escanear e a solicitação é encaminhada diretamente para sua equipe.

Essa abordagem funciona especialmente bem em propriedades de longa permanência, onde a limpeza diária não é padrão. Em vez de esperar por uma reclamação no check-out, sua equipe pode responder enquanto o hóspede ainda está hospedado.

As propriedades que utilizam sistemas digitais de reabastecimento tiveram uma redução significativa nas reclamações relacionadas a suprimentos e podem eliminar completamente as reclamações sobre suprimentos insuficientes, simplesmente porque os problemas são identificados antecipadamente e chegam às pessoas certas sem demora.

Códigos QR para solicitações de manutenção em placas de banheiros e armários

Quando algo se estraga, a maioria dos hóspedes não quer explicar o problema por telefone. Um código QR na porta do armário ou no espelho do banheiro oferece uma opção mais rápida. Os hóspedes escaneiam o código, selecionam o problema em um menu suspenso, adicionam uma breve descrição ou foto e enviam. O número do quarto é preenchido automaticamente, eliminando a necessidade de troca de mensagens. A solicitação é encaminhada diretamente para a manutenção. Com detalhes claros antecipadamente, sua equipe chega com as ferramentas certas na primeira visita.

Formulários de solicitação de serviço multilíngues por meio de códigos QR

Os detalhes muitas vezes se perdem quando um hóspede que não é fluente no idioma local liga para a recepção. O agente parafraseia, o hóspede não tem certeza se foi compreendido e a camareira recebe uma nota vaga.

Os códigos QR vinculados a formulários multilíngues eliminam totalmente esse atrito. Os hóspedes selecionam seu idioma (ou ele é detectado automaticamente a partir do dispositivo), escolhem entre opções padronizadas e enviam. Sua equipe recebe a solicitação em seu idioma de trabalho com detalhes claros e acionáveis.

A Kotozna, uma plataforma usada por hotéis no Japão, tem um concierge no quarto baseado em código QR que suporta 109 idiomas.

Esse tipo de sistema faz uma grande diferença para hotéis em mercados com grande fluxo de turistas. Você atende a uma clientela diversificada sem sobrecarregar a recepção, e o serviço parece fácil para os viajantes que só querem ser compreendidos.

Agora que você entende todos os benefícios que os códigos QR trazem, vamos ver como você pode criá-los.

Como criar QR Codes para materiais de limpeza de hotéis

Você não precisa de um orçamento para software empresarial para oferecer aos hóspedes uma maneira moderna de solicitar serviços. O The QR Code Generator, ou TQRCG, facilita a criação, personalização e rastreamento de QR Codes.

Com o TQRCG, você recebe dois QR Codes dinâmicos gratuitos que nunca expiram, plus QR Codes estáticos ilimitados.

Isso é suficiente para testar um sistema de solicitação de limpeza em vários tipos de quartos. Veja como configurar códigos QR para seus materiais de limpeza usando o TQRCG.

Passo 1: Inscreva-se e escolha códigos QR dinâmicos

Acesse o TQRCG e crie uma conta gratuita. Depois de entrar, você terá acesso imediato a dois códigos QR dinâmicos.

Os códigos QR dinâmicos são essenciais para as operações hoteleiras. Ao contrário dos códigos QR estáticos (que bloqueiam um destino permanentemente), os dinâmicos permitem atualizar o URL vinculado a qualquer momento, sem precisar reimprimir os cartões para pendurar nas portas ou os cartões de mesa. Você pode começar hoje com um simples formulário de solicitação de toalhas, adicionar opções de check-out tardio no mês que vem e trocar por um menu de comodidades sazonais no inverno. O mesmo código QR impresso cuida de tudo isso.

Os códigos QR dinâmicos da TQRCG também vêm com rastreamento de código QR integrado, para que você possa ver exatamente como os hóspedes os estão usando.

Etapa 2: crie um formulário de solicitação compatível com dispositivos móveis

Seu código QR precisa de um lugar para enviar os hóspedes. Crie um código QR vinculado a um Google Form, Microsoft Form, Typeform ou ao recurso de solicitação nativo do seu PMS. Mantenha-o limpo, rápido para carregar e fácil de preencher com um dedo.

Tente projetar seu código QR com base na maneira como os hóspedes pensam. Ofereça categorias claras, como toalhas, roupas de cama, amenidades ou manutenção. Capture o número do quarto automaticamente, se possível, e limite os campos de texto livre para garantir que as solicitações permaneçam estruturadas e acionáveis.

Etapa 3: Gere e vincule seu código QR

De volta ao TQRCG, clique em + Criar código QR e selecione a opção URL. Cole o link do seu formulário.

Dê a cada código um rótulo claro com base na localização. Isso facilita o acompanhamento do desempenho posteriormente e permite saber exatamente quais pontos de contato estão gerando engajamento. Antes de prosseguir, teste o código no seu próprio telefone para confirmar se ele carrega rapidamente e é exibido corretamente.

Etapa 4: personalize e marque seu código

O TQRCG permite personalizar cores, adicionar o logotipo do seu hotel e selecionar estilos de moldura pré-construídos. Um código QR com a marca gera confiança e parece intencional, não como algo colado na parede sem pensar.

Combine seu código com uma chamada à ação clara, como “Digitalize para solicitar serviço”, “Digitalize para solicitar toalhas extras” ou “Digitalize para atualizar suas preferências de limpeza”. Coloque a chamada à ação perto do código, usando fontes legíveis e contraste forte, para que se destaque em diferentes condições de iluminação.

Quando estiver pronto para fazer o download, selecione o formato de código QR preferido. O TQRCG oferece PNG para uso digital e SVG para impressão em alta resolução. Use formatos vetoriais para cartões de porta e sinalização para manter seus códigos QR nítidos em qualquer tamanho.

Etapa 5: teste em condições reais

Antes de distribuir os códigos QR pelos quartos, teste-os onde os hóspedes realmente os digitalizarão. Experimente a iluminação fraca do banheiro, a luz forte da janela e um abajur com brilho suave. Digitalize com dispositivos iOS e Android, incluindo modelos mais antigos.

Se um QR Code não funcionar como pretendido, ajuste o tamanho, o contraste ou a localização do QR Code. Uma experiência de leitura suave significa que os hóspedes seguirão em frente.

Etapa 6: Treine sua equipe

Seu fluxo de trabalho com QR Codes só funciona se a equipe souber como usá-lo. Oriente as equipes de limpeza, recepção e manutenção sobre o processo de onde as solicitações digitais aparecem, como priorizá-las e como fechá-las quando uma tarefa for concluída.

Mostre a eles como as solicitações chegam com detalhes claros, como número do quarto, tipo de solicitação e notas, para que possam responder com mais eficiência e menos acompanhamentos.

Passo 7: Acompanhe o que está a funcionar

Depois que seus QR Codes estiverem ativos, verifique o painel de análise do TQRCG para ver as tendências de leitura do QR Code por local, hora do dia e tipo de dispositivo. Se os cartões de cabeceira receberem mais leituras do que os cartões pendurados nas portas, você saberá onde concentrar seus esforços. Se as solicitações aumentarem entre 6h e 9h, você poderá ajustar a equipe de acordo.

Para uma atribuição mais profunda, use o criador de campanhas UTM do TQRCG para marcar seus URLs e acompanhar o comportamento dos hóspedes no Google Analytics. Isso conectará suas digitalizações offline a ações online sem ferramentas extras.

E pronto! Agora é um bom momento para complementar com algumas práticas recomendadas.

Práticas recomendadas para o uso de códigos QR em materiais de limpeza de hotéis

A questão é que simplesmente criar seus códigos QR e colocá-los em todos os lugares não vai funcionar. Para obter os melhores resultados, você deve seguir estas práticas recomendadas:

• Projete para facilitar a digitalização em condições de iluminação variadas: certifique-se de que os códigos QR sejam grandes o suficiente e impressos com alto contraste para que os hóspedes possam digitalizá-los facilmente, mesmo em corredores escuros ou sob luz solar intensa. Teste o posicionamento e a legibilidade antes de finalizar os materiais.
• Escreva CTAs claras e orientadas para a ação: use uma linguagem simples e direta, como “Digitalize para solicitar toalhas” ou “Atualize suas preferências de limpeza”. Uma boa CTA diz aos hóspedes o que fazer e os incentiva a se envolver.
• Integre as solicitações de QR Code ao seu sistema de gerenciamento de propriedade (PMS): vincule os envios de QR Code diretamente ao seu PMS para que as solicitações sejam automaticamente encaminhadas à equipe de limpeza e rastreadas em tempo real, reduzindo erros e tarefas perdidas.
• Use QR Codes dinâmicos para e flexibilidade: os QR Codes dinâmicos permitem atualizar formulários, fluxos de trabalho ou destinos sem reimprimir materiais. Isso facilita a adição de novas opções de serviço ou o ajuste do roteamento à medida que as operações evoluem.
• Treine a equipe na integração do fluxo de trabalho digital: certifique-se de que as equipes de limpeza e recepção entendam como as solicitações de QR Code fluem, como acessá-las e como responder com eficiência. A familiaridade evita atrasos e confusão.
• Monitore as taxas de digitalização e os padrões de solicitação: acompanhe quais códigos QR são mais usados, quais solicitações são comuns e os horários de pico de uso. Essas informações ajudam a otimizar a alocação de pessoal, antecipar as necessidades dos hóspedes e melhorar a eficiência do serviço.

Melhore seus materiais de limpeza com QR Codes

Os QR Codes não vão consertar uma operação de limpeza defeituosa, mas podem tornar uma boa operação mais fácil. Quando os hóspedes podem solicitar toalhas, sinalizar um problema de manutenção ou ajustar suas preferências de limpeza sem pegar o telefone, toda a experiência fica mais tranquila. 

E quando a sua equipa recebe pedidos com data e hora, em vez de mensagens em segunda mão, pode realmente cumprir o prometido.

A melhor parte? Você não precisa de um grande orçamento ou de uma equipe de tecnologia para fazer isso funcionar. Uma conta gratuita no TQRCG, um formulário simples do Google e alguns cartões bem posicionados podem colocar você em operação em uma tarde.

Inscreva-se e crie seu código QR gratuito com o TQRCG

Perguntas frequentes