Jak hotele wykorzystują QR Codes w usługach sprzątania

Jak większość hoteli radzi sobie obecnie z prośbami gości? Zawieszki na drzwiach, rozmowy telefoniczne, szybkie przekazywanie informacji między pracownikami, prawda?

System działa, ale ma wiele luk. Zgłoszenia nie są potwierdzane ani śledzone. Jeśli recepcja przeoczy wiadomość lub personel sprzątający pracuje na podstawie wczorajszej listy, zgłoszenie po prostu znika. Goście zastanawiają się, czy ktoś otrzymał to, o co prosili, podczas gdy personel ma ograniczony wgląd w to, co jest w toku lub pilne.

Tymczasem oczekiwania gości uległy zmianie. Według badań Oracle Research 73% podróżnych preferuje technologie mobilne i samoobsługowe do zarządzania swoim pobytem w hotelu. Jednak większość materiałów informacyjnych w pokojach hotelowych nadal jest przygotowywana całkowicie ręcznie.

QR Codes Materiały dotyczące obsługi pokoju wypełniają tę lukę. Gdy gość zeskanuje kod znajdujący się na zawieszce na drzwiach, kartce stojącej lub tabliczce w szafie, jego prośba jest natychmiast przekazywana do scentralizowanego systemu. Personel widzi ją od razu. Goście otrzymują potwierdzenie. Wszyscy wiedzą, co się dzieje.

Przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób QR Codes może usprawnić prace porządkowe, przyspieszyć obsługę i zwiększyć zadowolenie gości.

Dlaczego poleganie na systemach papierowych ogranicza możliwości zespołów sprzątających

Papierowe systemy zarządzania gospodarstwem domowym istnieją już od dawna i w większości przypadków skutecznie spełniały swoje zadanie. Jednak wraz ze zmianą oczekiwań gości i rosnącą złożonością operacji zaczynają ujawniać się ich słabe punkty.

Drobne, codzienne utrudnienia, takie jak te wymienione poniżej, stopniowo obniżają wydajność, morale zespołu i ogólną jakość obsługi gości.

Brak potwierdzenia otrzymania zgłoszeń

Kiedy gość zawiesza zawieszkę na drzwiach lub dzwoni do recepcji z jakąś prośbą, pozostaje w oczekiwaniu i niepewności. Większość gości nie będzie ponownie kontaktować się, ponieważ nie chce sprawiać kłopotu. Jednak ta niepewność nie daje im spokoju. A kiedy prośba zostaje zrealizowana z opóźnieniem lub w ogóle nie zostaje zrealizowana, goście czują się zignorowani.

Dla Twojego zespołu problem sięga głębiej. Bez cyfrowego śladu nie ma sposobu, by dowiedzieć się, co poszło nie tak. Być może sprzątaczka nigdy nie otrzymała wiadomości. Być może została zapisana na karteczce samoprzylepnej, która gdzieś się zagubiła. Nie masz możliwości, by się tego dowiedzieć.

Problemy z obsługą w godzinach szczytu

W godzinach szczytu personel musi zajmować się zameldowaniami, wymeldowaniami i zapytaniami gości, podczas gdy zgłoszenia dotyczące sprzątania wciąż napływają przez telefon, na zawieszkach na drzwiach, a nawet osobiście.

Jednak pracownicy recepcji sporządzają notatki między zadaniami lub przekazują prośby ustnie. Może to powodować pominięcie drobnych szczegółów lub całkowite przeoczenie niektórych próśb. Spowolnienie ma wpływ na wszystkich. W przypadku zespołów sprzątających, które działają reaktywnie zamiast zgodnie z planem, to często zespoły recepcyjne ponoszą największe konsekwencje, gdy dochodzi do opóźnień.

Personel sprzątający pracuje bez aktualizacji w czasie rzeczywistym

Zespoły sprzątające rzadko mają pełny obraz sytuacji w trakcie dnia pracy. Zaczynają od wydrukowanej listy lub porannej odprawy, ale gdy już znajdą się na piętrze, pojawiają się nowe prośby gości przekazywane innymi kanałami, które nie zawsze docierają do nich na czas.

Pokoje są sprzątane i zamykane, by dwadzieścia minut później zostać ponownie otwarte z powodu sprawy, którą można było załatwić za pierwszym razem. Personel musi zmieniać plany i na bieżąco ustalać nowe priorytety, tracąc czas, którego nie da się odzyskać. Nawet dobrze zorganizowane zespoły czują się zdezorganizowane, gdy aktualizacje nie pojawiają się i nie znikają w czasie rzeczywistym.

Bariery językowe utrudniają obsługę zapytań gości z zagranicy

Kiedy gość, który nie zna lokalnego języka, dzwoni do recepcji, sytuacja może się skomplikować. Być może próbuje wyjaśnić, że potrzebuje poduszek hipoalergicznych lub że odpływ pod prysznicem działa zbyt wolno. Konsultant stara się jak może, zadając pytania wyjaśniające i parafrazując to, co, jak mu się wydaje, usłyszał.

Czasami to działa. Jednak często szczegóły zostają pominięte lub uproszczone tylko po to, by sprawa posuwała się do przodu. Gość rozłącza się, nie mając pewności, czy został zrozumiany. Personel sprzątający otrzymuje niejasną notatkę, która nie oddaje tego, co było potrzebne. Niektórzy goście w ogóle przestają o coś pytać.

QR Codes może wyeliminować te przeszkody, sprawiając, że korzystanie z usługi będzie dla osób podróżujących po całym świecie niezwykle łatwe.

W jaki sposób materiały informacyjne QR Codes dotyczące spraw organizacyjnych usprawniają koordynację usług

QR Codes zapewnij korzyści hotelom, przekształcając statyczne oznakowanie w bezpośrednie kanały komunikacji – natychmiastowe, możliwe do śledzenia i dostępne w dowolnym języku.

Oto, jak działają kQR Codes y w Twoim obiekcie hotelowym.

Wiszące ulotki na drzwi z adresem QR Codes do zgłaszania zapotrzebowania na usługi i preferencji dotyczących prywatności

Tradycyjne zawieszki na drzwi oferują gościom dwie opcje: „można przeszkadzać” lub „nie przeszkadzać”. To wszystko. Nie odzwierciedlają one rzeczywistych potrzeb gości i nie informują personelu o zmianie preferencji.

QR Code a zamienia ten statyczny znak w aktywny kanał zgłaszania próśb. Goście mogą go zeskanować, aby zgłosić konkretne prośby, takie jak świeże ręczniki, wywóz śmieci lub późniejsza pora sprzątania, a także ustawić swoje preferencje dotyczące prywatności bez konieczności dzwonienia do recepcji. A co najlepsze? Każda prośba jest wprowadzana do wspólnego systemu, opatrzona datą i godziną oraz widoczna dla personelu sprzątającego i działu operacyjnego.

Ta sama zasada dotyczy hasła QR Codes umieszczonego na zawieszkach na drzwiach. Zapewnia to zespołom jasność sytuacji jeszcze przed wejściem do pomieszczenia, a menedżerom wgląd w zapotrzebowanie i czasy reakcji.

Marriott od lat podąża w tym kierunku. Ich funkcja „Mobile Requests” (dostępna w aplikacji Bonvoy) pozwala gościom na bezpośredni kontakt z personelem oraz zgłaszanie próśb o obsługę za pomocą telefonów.

Kartki przy łóżku z adresem QR Codes do składania zamówień na ręczniki, pościel i artykuły toaletowe

Kiedy goście budzą się i potrzebują dodatkowych ręczników lub innej poduszki, chcą uzyskać pomoc bez konieczności dzwonienia po obsługę.

Karta przy łóżku z kodem QR QR Code zapewnia gościom tę możliwość dokładnie tam, gdzie jej potrzebują. Wystarczy jedno zeskanowanie, aby w ciągu kilku sekund poprosić o poduszki, koce, pościel hipoalergiczną lub regulację temperatury. Prośba jest wysyłana bezpośrednio na urządzenia mobilne personelu sprzątającego, z pominięciem recepcji.

Gdy goście mogą złożyć zgłoszenie drogą elektroniczną, otrzymują potwierdzenie, że zostało ono przetworzone. To niewielkie zapewnienie ogranicza liczbę telefonów z zapytaniami o status i pozwala zachować bezstresowy przebieg obsługi.

Naklejki na kosmetyki łazienkowe z adresem QR Codes, służące jako przypomnienie o konieczności uzupełnienia zapasów

Małe naklejki QR Code umieszczone w pobliżu dozowników mydła, butelek szamponu i wieszaków na ręczniki pozwalają gościom zgłaszać problemy z zapasami natychmiast po ich zauważeniu. Wystarczy zeskanować kod, a zgłoszenie zostanie przekazane bezpośrednio do Twojego zespołu.

Takie podejście sprawdza się szczególnie dobrze w obiektach przeznaczonych na pobyty długoterminowe, gdzie codzienne sprzątanie nie jest standardem. Zamiast czekać na skargę przy wymeldowaniu, Twój zespół może zareagować, gdy gość jest jeszcze w obiekcie.

Obiekty korzystające z cyfrowych systemów uzupełniania zapasów odnotowały wymierny spadek liczby skarg związanych z zaopatrzeniem i mogą całkowicie wyeliminować skargi dotyczące niedoborów, po prostu dlatego, że problemy są wcześnie identyfikowane i bezzwłocznie przekazywane odpowiednim osobom.

Zgłoszenie serwisowe dotyczące oznakowania łazienki i szafy QR Codes

Kiedy coś się zepsuje, większość gości nie chce tego wyjaśniać przez telefon. Karta zgłoszenia usterki ( QR Code ) umieszczona na drzwiach szafy lub lustrze w łazience zapewnia im szybszą opcję. Goście skanują kod, wybierają problem z rozwijanego menu, dodają krótki opis lub zdjęcie i wysyłają zgłoszenie. Numer pokoju wypełnia się automatycznie, co eliminuje konieczność wielokrotnej wymiany wiadomości. Zgłoszenie trafia bezpośrednio do działu technicznego. Dzięki jasnym informacjom podanym z góry Twój zespół przyjeżdża z odpowiednimi narzędziami już podczas pierwszej wizyty.

Wielojęzyczne formularze zgłoszeń serwisowych za pośrednictwem QR Codes

Szczegóły często się gubią, gdy gość, który nie posługuje się biegle lokalnym językiem, dzwoni do recepcji. Konsultant parafrazuje, gość nie ma pewności, czy został zrozumiany, a personel sprzątający otrzymuje niejasną notatkę.

QR Codes Powiązanie z wielojęzycznymi formularzami całkowicie eliminuje tę przeszkodę. Goście wybierają język (lub jest on automatycznie wykrywany na podstawie urządzenia), dokonują wyboru spośród standardowych opcji i przesyłają zgłoszenie. Państwa pracownicy otrzymują zgłoszenie w swoim języku roboczym wraz z jasnymi, praktycznymi informacjami.

Kotozna, platforma wykorzystywana przez hotele w Japonii, oferuje usługę QR Code – wirtualnego konsjerża w pokoju hotelowym, obsługującego 109 języków.

Tego rodzaju system ma ogromne znaczenie dla hoteli działających na rynkach o dużym natężeniu ruchu turystycznego. Pozwala on zaspokoić potrzeby różnorodnych grup gości bez dodatkowego obciążania recepcji, a obsługa wydaje się łatwa dla podróżnych, którzy po prostu chcą być zrozumiani.

Skoro już znasz wszystkie zalety, jakie oferuj QR Codes, zobaczmy, jak możesz stworzyć QR Codes.

Jak stworzyć kod QR typu QR Codes dla materiałów dotyczących sprzątania w hotelach

Nie potrzebujesz budżetu na oprogramowanie typu enterprise, aby zapewnić gościom nowoczesny sposób zamawiania usług. The QR Code Generator lub TQRCG ułatwia tworzenie, dostosowywanie i śledzenie QR Codes.

Dzięki TQRCG otrzymujesz dwa bezpłatne dynamiczne linki QR Codes, które nigdy nie tracą ważności, oraz plus nieograniczoną liczbę statycznych linków QR Codes.

To wystarczy, aby wdrożyć system zgłoszeń dotyczących sprzątania dla wielu typów pokoi. Oto jak skonfigurować QR Codes dla materiałów dotyczących sprzątania, korzystając z TQRCG.

Krok 1: Zarejestruj się i wybierz opcję dynamiczną QR Codes

Wejdź na stronę TQRCG i załóż darmowe konto. Po zalogowaniu od razu uzyskasz dostęp do dwóch dynamicznych generatorów kodów QR ( QR Codes ).

Dynamiczne zawieszki na drzwi QR Codes są niezbędne w działalności hotelowej. W przeciwieństwie do statycznych zawieszek QR Codes (które na stałe ustalają miejsce docelowe), te dynamiczne pozwalają na aktualizację linkowanego adresu URL w dowolnym momencie, bez konieczności ponownego drukowania zawieszek na drzwi lub kart stojących. Już dziś możesz uruchomić prosty formularz zamówienia ręczników, w przyszłym miesiącu dodać opcje późnego wymeldowania, a zimą zamienić go na sezonowe menu udogodnień. Ten sam wydrukowany QR Code obsługuje to wszystko.

TQRCGDynamiczne kody QR QR Codes są wyposażone w wbudowaną funkcję śledzenia QR Code, dzięki czemu można dokładnie sprawdzić, w jaki sposób korzystają z nich użytkownicy.

Krok 2: Utwórz formularz zgłoszeniowy dostosowany do urządzeń mobilnych

Twój generator kodów QR ( QR Code ) potrzebuje miejsca, do którego będzie mógł kierować odwiedzających. Stwórz formularz QR Code (Zgłoś się) z linkiem do Google Forms, Microsoft Forms, Typeform lub natywnej funkcji zgłoszeń w Twoim systemie PMS. Zadbaj o to, by formularz był przejrzysty, szybko się ładował i dało się go łatwo wypełnić jednym kciukiem.

Postaraj się zaprojektować stronę QR Code z uwzględnieniem sposobu myślenia gości. Zaproponuj przejrzyste kategorie, takie jak ręczniki, pościel, kosmetyki lub konserwacja. Jeśli to możliwe, automatycznie pobieraj numer pokoju i ogranicz pola tekstowe, aby zapewnić uporządkowany i praktyczny charakter zgłoszeń.

Krok 3: Wygeneruj i podłącz swój QR Code

W serwisie TQRCG kliknij + Utwórz QR Code i wybierz opcję URL. Wklej link do swojego formularza.

Każdemu kodowi nadaj jasną etykietę w zależności od miejsca umieszczenia. Ułatwi to późniejsze śledzenie wyników i pozwoli dokładnie określić, które punkty kontaktu generują zaangażowanie. Zanim przejdziesz dalej, przetestuj kod na swoim telefonie, aby upewnić się, że ładuje się szybko i wyświetla się poprawnie.

Krok 4: Dostosuj kod i nadaj mu swoją markę

TQRCG umożliwia dostosowanie kolorów, dodanie logo hotelu oraz wybór spośród gotowych stylów ramek. Spersonalizowany kod QR QR Code buduje zaufanie i wygląda na przemyślany, a nie jak dodatek przyklejony do ściany na ostatnią chwilę.

Kod należy połączyć z jasnym wezwaniem do działania, np. „Zeskanuj, aby zamówić usługę”, „Zeskanuj, aby otrzymać dodatkowe ręczniki” lub „Zeskanuj, aby zaktualizować preferencje dotyczące sprzątania”. Wezwanie do działania należy umieścić w pobliżu kodu, używając czytelnych czcionek i silnego kontrastu, tak aby wyróżniało się w różnych warunkach oświetleniowych.

Gdy będziesz gotowy do pobrania, wybierz preferowany format QR Code. TQRCG oferuje pliki PNG do użytku cyfrowego oraz SVG do druku w wysokiej rozdzielczości. Używaj formatów wektorowych do zawieszek na drzwi i oznakowań, aby Twoje QR Codes zachowały ostrość przy każdym rozmiarze.

Krok 5: Test w rzeczywistych warunkach

Przed umieszczeniem kodów QR w różnych pomieszczeniach przetestuj je w miejscach, gdzie goście będą je faktycznie skanować. Wypróbuj słabe oświetlenie łazienki, jasne światło wpadające przez okno oraz lampkę nocną o delikatnym blasku. Przeskanuj k QR Codes y zarówno na urządzeniach z systemem iOS, jak i Android, w tym na starszych modelach.

Jeśli kod QR ( QR Code ) nie działa zgodnie z zamierzeniami, należy dostosować rozmiar, kontrast lub położenie kodu QR ( QR Code). Płynne skanowanie oznacza, że goście dokonają zakupu.

Krok 6: Przeszkol swój zespół

Proces obsługi zgłoszeń w systemie QR Code działa tylko wtedy, gdy pracownicy wiedzą, jak z niego korzystać. Wyjaśnij zespołom sprzątającym, recepcji i konserwacji, gdzie pojawiają się zgłoszenia cyfrowe, jak ustalać ich priorytety oraz jak je zamykać po zakończeniu zadania.

Pokaż klientom, w jaki sposób napływają zgłoszenia wraz z jasnymi szczegółami, takimi jak numer pokoju, rodzaj zgłoszenia i uwagi, dzięki czemu będą mogli reagować sprawniej, ograniczając liczbę dodatkowych kontaktów.

Krok 7: Śledź, co działa

Gdy Twoje karty QR Codes trafią do użytku, sprawdź pulpit analityczny serwisu TQRCG, aby prześledzić trendy dotyczące skanowania QR Code w podziale na lokalizację, porę dnia i typ urządzenia. Jeśli karty umieszczane przy łóżkach będą skanowane częściej niż zawieszki na drzwiach, będziesz wiedzieć, na czym się skupić. Jeśli liczba zapytań gwałtownie wzrośnie między 6:00 a 9:00 rano, możesz odpowiednio dostosować obsadę personelu.

Aby uzyskać dokładniejsze dane dotyczące atrybucji, skorzystaj z narzędzia do tworzenia kampanii UTM na stronie TQRCG, aby oznaczyć swoje adresy URL i śledzić zachowania użytkowników w Google Analytics. Pozwoli to powiązać skanowanie kodów offline z działaniami online bez konieczności stosowania dodatkowych narzędzi.

I gotowe! Teraz warto uzupełnić to o kilka sprawdzonych praktyk.

Najlepsze praktyki dotyczące wykorzystania kodu QR QR Codes w materiałach dotyczących obsługi pokojowej w hotelach

Rzecz w tym, że samo tworzenie kodów QR QR Codes i umieszczanie ich wszędzie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy stosować się do poniższych najlepszych praktyk:

• Zadbaj o to, by kody QR były łatwe do zeskanowania w różnych warunkach oświetleniowych: upewnij się, że kody QR Codes są wystarczająco duże i wydrukowane z dużym kontrastem, tak aby goście mogli je łatwo zeskanować, nawet w słabo oświetlonych korytarzach lub w jasnym świetle słonecznym. Przed sfinalizowaniem materiałów sprawdź rozmieszczenie i czytelność.
• Należy tworzyć jasne, zorientowane na działanie wezwania do działania (CTA): Należy używać prostego, bezpośredniego języka, np. „Zeskanuj, aby zamówić ręczniki” lub „Zaktualizuj swoje preferencje dotyczące sprzątania”. Dobre wezwanie do działania informuje gości, co mają zrobić, i zachęca ich do interakcji.
• Zintegruj zgłoszenia z serwisu QR Code z systemem zarządzania obiektem (PMS): Połącz zgłoszenia z serwisu QR Code bezpośrednio z systemem PMS, aby zgłoszenia były automatycznie przekazywane do działu sprzątania i śledzone w czasie rzeczywistym, co ograniczy liczbę błędów i pominiętych zadań.
• Wykorzystaj dynamiczne adresy QR Codes w celu zapewnienia elastyczności flex: Dynamiczne adresy QR Codes pozwalają aktualizować formularze, przepływy pracy lub miejsca docelowe bez konieczności ponownego drukowania materiałów. Ułatwia to dodawanie nowych opcji usług lub dostosowywanie tras w miarę rozwoju działalności.
• Przeprowadź szkolenie personelu w zakresie integracji cyfrowych procesów roboczych: upewnij się, że zespoły sprzątające i recepcyjne rozumieją, w jaki sposób przebiegają zgłoszenia z serwisu QR Code, jak uzyskać do nich dostęp i jak skutecznie na nie reagować. Znajomość procedur pozwala uniknąć opóźnień i nieporozumień.
• Monitoruj wskaźniki skanowania i wzorce zapytań: śledź, które kody QR Codes są najczęściej używane, jakie zapytania są najczęstsze oraz kiedy występują szczyty aktywności. Te informacje pomagają zoptymalizować obsadę personelu, przewidywać potrzeby gości i poprawić efektywność obsługi.

Ulepsz swoje materiały do sprzątania dzięki QR Codes

QR Codes Nie naprawią one wadliwie działającej obsługi hotelowej, ale mogą sprawić, że dobrze funkcjonująca obsługa będzie wydawać się bez wysiłku. Gdy goście mogą poprosić o ręczniki, zgłosić problem techniczny lub dostosować swoje preferencje dotyczące sprzątania bez konieczności dzwonienia, całe doświadczenie przebiega płynniej.

A kiedy Twój zespół otrzymuje zgłoszenia z datą i godziną zamiast wiadomości z drugiej ręki, może faktycznie sprostać zadaniu.

A co najlepsze? Nie potrzebujesz dużego budżetu ani zespołu technicznego, aby to zrealizować. Bezpłatne konto w serwisie TQRCG, prosty formularz Google i kilka dobrze rozmieszczonych kart wystarczą, aby rozpocząć działanie już tego samego popołudnia.

Zarejestruj się i stwórz swój bezpłatny QR Code za pomocą TQRCG