Jak hotele wykorzystują kody QR do obsługi pokojowej

W jaki sposób większość hoteli obsługuje obecnie prośby gości? Za pomocą zawieszek na drzwi, telefonów, szybkich ustnych przekazów między pracownikami, prawda?

System działa, ale ma wiele luk. Prośby nie są potwierdzane ani śledzone. Jeśli recepcja przegapi wiadomość lub personel sprzątający pracuje na podstawie listy z poprzedniego dnia, prośba po prostu znika. Goście zastanawiają się, czy ktoś otrzymał ich prośbę, a personel ma ograniczony wgląd w to, co jest w toku lub pilne.

Tymczasem oczekiwania gości uległy zmianie. Według Oracle Research 73% podróżnych preferuje technologie mobilne i samoobsługowe do zarządzania swoim pobytem w hotelu. Jednak większość materiałów dotyczących usług w pokojach pozostaje całkowicie ręczna.

Kody QR na materiałach dotyczących sprzątania wypełniają tę lukę. Gdy gość skanuje kod na zawieszce na drzwiach, kartce lub plakacie w szafie, jego prośba jest natychmiast przekazywana do scentralizowanego systemu. Personel widzi ją od razu. Goście otrzymują potwierdzenie. Wszyscy wiedzą, co się dzieje.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób kody QR mogą usprawnić sprzątanie, przyspieszyć obsługę i zwiększyć zadowolenie gości.

Spis treści

1. Dlaczego poleganie na systemach papierowych ogranicza zespoły sprzątające
2. W jaki sposób kody QR na materiałach sprzątających poprawiają koordynację usług
3. Jak tworzyć kody QR dla materiałów hotelowych związanych ze sprzątaniem
4. Najlepsze praktyki dotyczące stosowania kodów QR na materiałach sprzątających w hotelach
5. Ulepsz swoje materiały sprzątania dzięki kodom QR
6. Często zadawane pytania

Dlaczego poleganie na systemach papierowych ogranicza zespoły sprzątające

Systemy sprzątania oparte na dokumentacji papierowej są stosowane od dawna i w większości przypadków skutecznie spełniają swoje zadanie. Jednak wraz ze zmianą oczekiwań gości i wzrostem złożoności operacji zaczynają pojawiać się pewne niedociągnięcia. 

Drobne, codzienne problemy, takie jak te wymienione poniżej, po cichu osłabiają wydajność, morale zespołu i ogólne wrażenia gości. 

Brak potwierdzenia otrzymania zgłoszenia

Kiedy gość zawiesza zawieszkę na drzwiach lub dzwoni do recepcji w jakiejś sprawie, pozostaje w niepewności i czeka. Większość gości nie podejmuje dalszych działań, ponieważ nie chce sprawiać kłopotu. Jednak ta niepewność pozostaje w ich głowach. A kiedy prośba pojawia się z opóźnieniem lub w ogóle nie pojawia się, czują się zignorowani.

Dla Twojego zespołu problem jest głębszy. Bez cyfrowego śladu nie ma możliwości ustalenia, co poszło nie tak. Być może pokojówka nigdy nie otrzymała wiadomości. Być może została ona zapisana na karteczce samoprzylepnej, która zaginęła. Nie ma możliwości, aby to sprawdzić.

Problemy w recepcji w godzinach szczytu

W godzinach szczytu personel musi zajmować się zameldowaniami, wymeldowaniami i zapytaniami gości, podczas gdy prośby dotyczące sprzątania nadal napływają poprzez telefony, zawieszki na drzwiach, a nawet osoby przychodzące osobiście. 

Jednak pracownicy recepcji zapisują notatki między zadaniami lub przekazują prośby ustnie. Może to spowodować pominięcie drobnych szczegółów lub całkowite przeoczenie niektórych próśb. Spowolnienie ma wpływ na wszystkich. W przypadku zespołów sprzątających, które działają reaktywnie zamiast zgodnie z planem, to zespoły recepcji często ponoszą największe konsekwencje opóźnień. 

Personel sprzątający pracuje bez aktualizacji w czasie rzeczywistym

Zespoły sprzątające rzadko mają pełny obraz sytuacji w ciągu dnia. Zaczynają od wydrukowanej listy lub porannej odprawy, ale kiedy już znajdą się na piętrze, nowe prośby gości napływają innymi kanałami, które nie zawsze docierają do nich na czas.

Pokoje są sprzątane i zamykane, tylko po to, aby dwadzieścia minut później zostać ponownie otwartymi z powodu sprawy, którą można było załatwić za pierwszym razem. Personel cofa się i na bieżąco zmienia priorytety, tracąc czas, którego nie da się odzyskać. Nawet dobrze zarządzane zespoły czują się zdezorganizowane, gdy aktualizacje nie pojawiają się w czasie rzeczywistym.

Bariery językowe komplikują międzynarodowe prośby gości

Kiedy gość, który nie zna lokalnego języka, dzwoni do recepcji, sytuacja może się skomplikować. Być może próbuje wyjaśnić, że potrzebuje poduszek hipoalergicznych lub że odpływ prysznica działa wolno. Recepcjonista stara się jak może, zadając pytania wyjaśniające i parafrazując to, co, jak mu się wydaje, usłyszał.

Czasami to działa. Jednak często szczegóły są pomijane lub upraszczane, aby przyspieszyć proces. Gość rozłącza się, nie mając pewności, czy został zrozumiany. Personel sprzątający otrzymuje niejasną notatkę, która nie oddaje tego, co było potrzebne. Niektórzy goście całkowicie rezygnują z prośby.

Kody QR mogą wyeliminować te bariery, sprawiając, że obsługa będzie przebiegać bez wysiłku dla podróżujących po całym świecie.

W jaki sposób kody QR na materiałach dotyczących sprzątania poprawiają koordynację usług

Kody QR przynoszą korzyści hotelom, zamieniając statyczne oznakowanie w bezpośrednie kanały komunikacji, które są natychmiastowe, możliwe do śledzenia i dostępne w dowolnym języku.

Oto jak kody QR działają w obiekcie hotelowym.

Wieszaki na drzwi z kodami QR do zgłaszania usług i preferencji dotyczących prywatności

Tradycyjne zawieszki na drzwi oferują gościom dwie opcje: „nie przeszkadzać” lub „przeszkadzać”. To wszystko. Nie oddają one rzeczywistych potrzeb gości i nie informują personelu o zmianach preferencji.

Kod QR zamienia ten statyczny znak w kanał na żywo do zgłaszania próśb. Goście mogą go zeskanować, aby zgłosić konkretne prośby, takie jak świeże ręczniki, wywóz śmieci lub późniejsze sprzątanie, oraz ustawić swoje preferencje dotyczące prywatności bez konieczności dzwonienia do recepcji. A co najlepsze? Każda prośba jest wprowadzana do wspólnego systemu, opatrzona datą i godziną oraz widoczna dla personelu sprzątającego i operacyjnego. 

Ta sama logika dotyczy kodów QR na zawieszkach na drzwiach. Zapewnia to zespołom jasność przed wejściem do pokoju, a kierownictwu wgląd w zapotrzebowanie i czas reakcji.

Marriott od lat zmierza w tym kierunku. Funkcja Mobile Requests (dostępna w aplikacji Bonvoy) pozwala gościom na bezpośrednią rozmowę z personelem i zgłaszanie próśb o usługi za pomocą telefonów.

Karty przy łóżku z kodami QR do zgłaszania zapotrzebowania na ręczniki, pościel i udogodnienia

Kiedy goście budzą się i potrzebują dodatkowych ręczników lub innej poduszki, chcą uzyskać pomoc bez konieczności dzwonienia po obsługę.

Karta przy łóżku z kodem QR daje im taką możliwość dokładnie tam, gdzie jej potrzebują. Wystarczy jedno skanowanie, aby w ciągu kilku sekund zamówić poduszki, koce, pościel hipoalergiczną lub regulację temperatury. Żądanie jest wysyłane bezpośrednio na urządzenia mobilne personelu sprzątającego i całkowicie omija recepcję.

Gdy goście mogą składać zamówienia cyfrowo, otrzymują potwierdzenie, że ich zamówienie zostało przetworzone. To niewielkie zapewnienie zmniejsza liczbę telefonów z pytaniami i pozwala zachować bezstresową atmosferę.

Naklejki z kodami QR na kosmetykach łazienkowych, umożliwiające powiadomienia o konieczności uzupełnienia zapasów

Małe naklejki z kodami QR umieszczone w pobliżu dozowników mydła, butelek szamponu i wieszaków na ręczniki pozwalają gościom zgłaszać problemy z zaopatrzeniem w momencie, gdy je zauważą. Wystarczy zeskanować kod, a prośba zostanie przekazana bezpośrednio do Twojego zespołu.

Takie podejście sprawdza się szczególnie dobrze w obiektach oferujących pobyty długoterminowe, gdzie codzienne sprzątanie nie jest standardem. Zamiast czekać na skargę przy wymeldowaniu, Twój zespół może zareagować, gdy gość jest jeszcze w hotelu.

Obiekty korzystające z cyfrowych systemów uzupełniania zapasów odnotowały wymierny spadek skarg związanych z zaopatrzeniem i mogą całkowicie wyeliminować skargi dotyczące niewystarczających zapasów, po prostu dlatego, że problemy są identyfikowane wcześnie i bezzwłocznie trafiają do odpowiednich osób.

Kody QR z prośbą o konserwację na tabliczkach w łazience i szafie

Kiedy coś się psuje, większość gości nie chce wyjaśniać tego przez telefon. Kod QR na drzwiach szafy lub lustrze w łazience daje im szybszą opcję. Goście skanują kod, wybierają problem z menu rozwijanego, dodają krótki opis lub zdjęcie i przesyłają zgłoszenie. Numer pokoju jest wypełniany automatycznie, co eliminuje konieczność wielokrotnych kontaktów. Zgłoszenie trafia bezpośrednio do działu konserwacji. Dzięki jasnym informacjom z góry Twój zespół przybywa na miejsce z odpowiednimi narzędziami już podczas pierwszej wizyty.

Wielojęzyczne formularze zgłoszeń serwisowych za pomocą kodów QR

Szczegóły często giną, gdy gość, który nie zna biegle lokalnego języka, dzwoni do recepcji. Recepcjonista parafrazuje, gość nie jest pewien, czy został zrozumiany, a pokojówka otrzymuje niejasną notatkę.

Kody QR powiązane z wielojęzycznymi formularzami całkowicie eliminują tę niedogodność. Goście wybierają język (lub jest on automatycznie wykrywany przez ich urządzenie), wybierają jedną ze standardowych opcji i przesyłają zgłoszenie. Personel otrzymuje zgłoszenie w swoim języku roboczym wraz z jasnymi, praktycznymi szczegółami.

Kotozna, platforma używana przez hotele w Japonii, oferuje usługę concierge w pokoju opartą na kodach QR, która obsługuje 109 języków.

Tego rodzaju system ma ogromne znaczenie dla hoteli na rynkach o dużym natężeniu ruchu turystycznego. Obsługujesz zróżnicowaną grupę gości bez dodatkowego obciążania recepcji, a podróżni, którzy chcą po prostu być zrozumiani, mają poczucie, że obsługa jest łatwa.

Teraz, gdy znasz już wszystkie zalety kodów QR, zobaczmy, jak można je tworzyć.

Jak tworzyć kody QR dla materiałów dotyczących sprzątania w hotelu

Nie potrzebujesz budżetu na oprogramowanie dla przedsiębiorstw, aby zapewnić gościom nowoczesny sposób zamawiania usług. The QR Code Generator, czyli TQRCG, ułatwia tworzenie, dostosowywanie i śledzenie kodów QR.

plus Dzięki TQRCG otrzymujesz dwa bezpłatne dynamiczne kody QR, które nigdy nie tracą ważności, oraz nieograniczoną liczbę statycznych kodów QR.

To wystarczy, aby przetestować system zgłaszania usług sprzątania w wielu typach pokoi. Oto jak skonfigurować kody QR dla materiałów dotyczących sprzątania pokoi za pomocą TQRCG.

Krok 1: Zarejestruj się i wybierz dynamiczne kody QR

Wejdź na stronę TQRCG i załóż bezpłatne konto. Po zalogowaniu się uzyskasz natychmiastowy dostęp do dwóch dynamicznych kodów QR.

Dynamiczne kody QR są niezbędne w działalności hotelowej. W przeciwieństwie do statycznych kodów QR (które na stałe blokują miejsce docelowe), kody dynamiczne umożliwiają aktualizację powiązanego adresu URL w dowolnym momencie, bez konieczności ponownego drukowania zawieszek na drzwi lub kartek reklamowych. Możesz rozpocząć od prostego formularza zamówienia ręczników już dziś, dodać opcje późnego wymeldowania w przyszłym miesiącu, a zimą zamienić na sezonowe menu udogodnień. Wszystko to obsługuje ten sam wydrukowany kod QR.

Dynamiczne kody QR TQRCG mają również wbudowaną funkcję śledzenia, dzięki czemu można dokładnie sprawdzić, w jaki sposób goście z nich korzystają.

Krok 2: Stwórz formularz zamówienia dostosowany do urządzeń mobilnych

Twój kod QR musi mieć miejsce, do którego może wysłać gości. Utwórz kod QR łączący się z formularzem Google, Microsoft Form, Typeform lub natywną funkcją zamówień Twojego systemu PMS. Niech będzie przejrzysty, szybko się ładuje i można go łatwo wypełnić jednym kciukiem.

Postaraj się zaprojektować kod QR zgodnie z tym, jak myślą goście. Zaproponuj jasne kategorie, takie jak ręczniki, pościel, udogodnienia lub konserwacja. Jeśli to możliwe, automatycznie pobieraj numer pokoju i ogranicz pola tekstowe, aby zapewnić uporządkowanie i wykonalność wniosków.

Krok 3: Wygeneruj i połącz swój kod QR

Wróć do TQRCG, kliknij + Utwórz kod QR i wybierz opcję URL. Wklej link do formularza.

Nadaj każdemu kodowi jasną etykietę w oparciu o jego umiejscowienie. Ułatwi to później śledzenie wyników i dokładne określenie, które punkty styku zwiększają zaangażowanie. Przed przejściem dalej przetestuj kod na swoim telefonie, aby upewnić się, że ładuje się szybko i wyświetla się poprawnie.

Krok 4: Dostosuj i oznacz swój kod

TQRCG umożliwia dostosowanie kolorów, dodanie logo hotelu i wybór spośród gotowych stylów ramek. Kod QR z logo buduje zaufanie i wygląda na przemyślany, a nie na dodany na ostatnią chwilę.

Połącz swój kod z jasnym wezwaniem do działania, takim jak „Zeskanuj, aby zamówić usługę”, „Zeskanuj, aby otrzymać dodatkowe ręczniki” lub „Zeskanuj, aby zaktualizować preferencje dotyczące sprzątania”. Umieść wezwanie do działania w pobliżu kodu, używając czytelnych czcionek i silnego kontrastu, aby wyróżniało się w różnych warunkach oświetleniowych.

Kiedy będziesz gotowy do pobrania, wybierz preferowany format kodu QR. TQRCG oferuje format PNG do użytku cyfrowego i SVG do drukowania w wysokiej rozdzielczości. Używaj formatów wektorowych do zawieszek na drzwi i oznakowań, aby kody QR były ostre w każdym rozmiarze.

Krok 5: Testuj w rzeczywistych warunkach

Przed rozmieszczeniem kodów QR w pokojach przetestuj je w miejscach, w których goście będą je skanować. Wypróbuj słabe oświetlenie łazienki, jasne światło okienne i lampkę nocną o delikatnym blasku. Skanuj zarówno urządzeniami z systemem iOS, jak i Android, w tym starszymi modelami.

Jeśli kod QR nie działa zgodnie z zamierzeniami, dostosuj jego rozmiar, kontrast lub umiejscowienie. Płynne skanowanie oznacza, że goście będą z niego korzystać.

Krok 6: Przeszkol swój zespół

Twój system kodów QR będzie działał tylko wtedy, gdy personel będzie wiedział, jak z niego korzystać. Przeprowadź pracowników obsługi hotelowej, recepcji i konserwacji przez proces wyświetlania cyfrowych zgłoszeń, ustalania ich priorytetów i zamykania po wykonaniu zadania.

Pokaż im, jak pojawiają się zgłoszenia z jasnymi szczegółami, takimi jak numer pokoju, rodzaj zgłoszenia i uwagi, aby mogli reagować bardziej efektywnie i bez konieczności ponownego sprawdzania.

Krok 7: Śledź, co działa

Po uruchomieniu kodów QR sprawdź pulpit analityczny TQRCG, aby zobaczyć trendy skanowania kodów QR według lokalizacji, pory dnia i typu urządzenia. Jeśli karty przy łóżkach są skanowane częściej niż zawieszki na drzwiach, będziesz wiedzieć, na czym się skupić. Jeśli liczba zgłoszeń wzrasta między 6:00 a 9:00 rano, możesz odpowiednio dostosować obsadę personelu.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe dane, użyj narzędzia TQRCG do tworzenia kampanii UTM, aby oznaczyć swoje adresy URL i śledzić zachowania gości w Google Analytics. Dzięki temu bez dodatkowych narzędzi połączysz skanowanie offline z działaniami online.

I gotowe! Teraz jest dobry moment, aby uzupełnić to o kilka najlepszych praktyk.

Najlepsze praktyki dotyczące stosowania kodów QR na materiałach dotyczących sprzątania w hotelu

Chodzi o to, że samo stworzenie kodów QR i umieszczenie ich wszędzie nie zadziała. Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy stosować się do następujących najlepszych praktyk:

• Projektuj z myślą o skanowalności w różnych warunkach oświetleniowych: upewnij się, że kody QR są wystarczająco duże i wydrukowane z wysokim kontrastem, aby goście mogli je łatwo zeskanować, nawet w słabo oświetlonych korytarzach lub w jasnym świetle słonecznym. Przed sfinalizowaniem materiałów sprawdź ich rozmieszczenie i czytelność.
• Napisz jasne, zorientowane na działanie wezwania do działania: używaj prostego, bezpośredniego języka, np. „Zeskanuj, aby poprosić o ręczniki” lub „Zaktualizuj swoje preferencje dotyczące sprzątania”. Dobre wezwanie do działania informuje gości, co mają zrobić, i zachęca ich do działania.
• Zintegruj prośby o kody QR z systemem zarządzania nieruchomościami (PMS): połącz przesyłanie kodów QR bezpośrednio z systemem PMS, aby prośby były automatycznie kierowane do personelu sprzątającego i śledzone w czasie rzeczywistym, co zmniejsza liczbę błędów i pominiętych zadań.
• flexUżywaj dynamicznych kodów QR, aby zapewnić elastyczność: dynamiczne kody QR pozwalają aktualizować formularze, przepływy pracy lub miejsca docelowe bez konieczności ponownego drukowania materiałów. Ułatwia to dodawanie nowych opcji usług lub dostosowywanie tras w miarę rozwoju działalności.
• Przeszkol personel w zakresie integracji cyfrowych przepływów pracy: upewnij się, że zespoły sprzątające i recepcja rozumieją, jak przebiegają żądania kodów QR, jak uzyskać do nich dostęp i jak skutecznie na nie reagować. Znajomość procedur zapobiega opóźnieniom i nieporozumieniom.
• Monitoruj wskaźniki skanowania i wzorce żądań: śledź, które kody QR są najczęściej używane, jakie żądania są najczęstsze i kiedy występują szczyty użytkowania. Te informacje pomagają zoptymalizować zatrudnienie, przewidywać potrzeby gości i poprawić wydajność usług.

Ulepsz materiały sprzątania dzięki kodom QR

Kody QR nie naprawią wadliwego systemu sprzątania, ale mogą sprawić, że dobry system będzie działał bez wysiłku. Gdy goście mogą poprosić o ręczniki, zgłosić problem techniczny lub dostosować swoje preferencje dotyczące sprzątania bez konieczności dzwonienia, całe doświadczenie staje się płynniejsze. 

A kiedy Twój zespół otrzymuje zgłoszenia z datą i godziną zamiast wiadomości z drugiej ręki, może faktycznie je zrealizować.

A co najlepsze? Nie potrzebujesz dużego budżetu ani zespołu technicznego, aby to działało. Bezpłatne konto TQRCG, prosty formularz Google i kilka dobrze rozmieszczonych kart wystarczą, abyś mógł rozpocząć pracę już po południu.

Zarejestruj się i utwórz bezpłatny kod QR za pomocą TQRCG

Często zadawane pytania