Comment les hôtels utilisent les codes QR pour les services d'entretien ménager

Comment la plupart des hôtels traitent-ils les demandes des clients aujourd’hui ? Des accroche-portes, des appels téléphoniques, des échanges verbaux rapides entre les membres du personnel, n’est-ce pas ?

Ce système fonctionne, mais il comporte de nombreuses lacunes. Les demandes ne font l’objet d’aucune confirmation ni d’aucun suivi. Si la réception manque un message ou si le service d’entretien travaille à partir de la liste de la veille, la demande disparaît tout simplement. Les clients se demandent si quelqu’un a bien reçu leur demande, tandis que le personnel a une visibilité limitée sur les demandes en attente ou urgentes.

Pendant ce temps, les attentes des clients ont changé. Selon Oracle Research, 73 % des voyageurs préfèrent les technologies mobiles et en libre-service pour gérer leur expérience hôtelière. Pourtant, la plupart des services en chambre restent entièrement manuels.

Les codes QR sur les supports d’entretien ménager comblent cette lacune. Lorsqu’un client scanne un code sur une affichette de porte, une carte de table ou une affichette de placard, sa demande est instantanément transmise à un système centralisé. Le personnel la voit immédiatement. Les clients reçoivent une confirmation. Tout le monde sait ce qui se passe.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment les codes QR peuvent faciliter l’entretien ménager, accélérer le service et satisfaire davantage les clients.

Table des matières

1. Pourquoi le recours à des systèmes papier limite les équipes d’entretien ménager
2. Comment les codes QR sur les supports d’entretien ménager améliorent la coordination des services
3. Comment créer des codes QR pour les produits d’entretien ménager des hôtels
4. Meilleures pratiques pour l’utilisation des codes QR sur le matériel d’entretien ménager des hôtels
5. Améliorez votre matériel d’entretien ménager grâce aux codes QR
6. Foire aux questions

Pourquoi le recours à des systèmes papier limite les équipes d’entretien ménager

Les systèmes d’entretien ménager sur papier existent depuis longtemps et, dans l’ensemble, ils ont fait leurs preuves. Mais les attentes des clients ayant évolué et les opérations étant devenues plus complexes, des failles commencent à apparaître. 

De petits points de friction quotidiens, tels que ceux énumérés ci-dessous, nuisent discrètement à l’efficacité, au moral de l’équipe et à l’expérience globale des clients. 

Aucune confirmation de la réception des demandes

Lorsqu’un client accroche un panneau « Ne pas déranger » à sa porte ou appelle la réception pour demander quelque chose, il reste dans l’attente et l’incertitude. La plupart des clients ne font pas de suivi, car ils ne veulent pas déranger. Mais cette incertitude les préoccupe. Et lorsque la demande est traitée en retard, voire pas du tout, ils ont l’impression d’avoir été ignorés.

Pour votre équipe, le problème est plus profond. Sans trace numérique, il n’y a aucun moyen de savoir ce qui s’est passé. Peut-être que la femme de chambre n’a jamais reçu le message. Peut-être était-il écrit sur un post-it qui s’est perdu. Vous n’avez aucun moyen de le savoir.

Frictions à la réception pendant les heures de pointe

Pendant les heures de pointe, le personnel doit gérer les arrivées, les départs et les demandes des clients, tandis que les demandes d’entretien ménager continuent d’arriver par téléphone, par des affiches sur les portes ou même en personne. 

Cependant, les réceptionnistes prennent des notes entre deux tâches ou transmettent les demandes verbalement. Cela peut entraîner la perte de petits détails ou l’oubli complet de certaines demandes. Ce ralentissement affecte tout le monde. Pour les équipes d’entretien ménager qui travaillent de manière réactive au lieu de suivre un plan, ce sont souvent les équipes de la réception qui font les frais des retards. 

Le personnel d’entretien ménager travaille sans mises à jour en temps réel

Les équipes d’entretien ménager ont rarement une vue d’ensemble de la situation au fur et à mesure que la journée avance. Elles commencent avec une liste imprimée ou un briefing matinal, mais une fois qu’elles sont sur le terrain, de nouvelles demandes de clients arrivent par d’autres canaux qui ne leur parviennent pas toujours en temps utile.

Les chambres sont nettoyées et fermées, pour être rouvertes vingt minutes plus tard pour quelque chose qui aurait pu être traité dès le début. Le personnel revient en arrière et redéfinit ses priorités à la volée, perdant un temps qui ne peut être rattrapé. Même les équipes bien organisées se sentent désorganisées lorsque les mises à jour ne sont pas effectuées en temps réel.

Les barrières linguistiques compliquent les demandes des clients internationaux

Lorsqu’un client qui ne parle pas la langue locale appelle la réception, les choses peuvent se compliquer. Il essaie peut-être d’expliquer qu’il a besoin d’oreillers hypoallergéniques ou que le siphon de sa douche est bouché. L’agent fait de son mieux, pose des questions pour clarifier les choses et reformule ce qu’il pense avoir entendu.

Parfois, cela fonctionne. Mais souvent, des détails sont perdus ou simplifiés simplement pour faire avancer les choses. Le client raccroche, sans savoir s’il a été compris. La femme de chambre reçoit une note vague qui ne reflète pas ce qui était nécessaire. Certains clients cessent tout simplement de demander.

Les codes QR peuvent éliminer ces obstacles, rendant le service plus fluide pour les voyageurs internationaux.

Comment les codes QR sur le matériel d’entretien ménager améliorent la coordination du service

Les codes QR profitent aux hôtels en transformant la signalisation statique en lignes de communication directes, instantanées, traçables et disponibles dans toutes les langues.

Voici comment les codes QR fonctionnent dans votre établissement hôtelier.

Carte de porte avec codes QR pour les demandes de service et les préférences en matière de confidentialité

Les accroche-portes traditionnels offrent deux options aux clients : « ne pas déranger » ou « déranger ». C’est tout. Ils ne permettent pas de saisir les besoins réels des clients et n’informent pas votre équipe en cas de changement de préférences.

Un code QR transforme cette affiche statique en un canal de demande en direct. Les clients peuvent le scanner pour soumettre des demandes spécifiques, telles que des serviettes propres, le ramassage des poubelles ou un nettoyage plus tardif, et définir leurs préférences en matière de confidentialité sans avoir à appeler la réception. Le plus intéressant ? Chaque demande est saisie dans un système partagé, horodatée et visible par le service d’entretien et les opérations. 

Le même principe s’applique aux codes QR sur les accroche-portes. Cela permet aux équipes d’avoir une vision claire avant d’entrer dans la chambre et aux responsables d’avoir une visibilité sur la demande et les délais de réponse.

Marriott évolue dans cette direction depuis des années. Sa fonctionnalité « Mobile Requests » (disponible via l’application Bonvoy) permet aux clients de discuter directement avec le personnel et d’envoyer des demandes de service depuis leur téléphone.

Cartes de chevet avec codes QR pour les demandes de serviettes, de linge et d’équipements

Lorsque les clients se réveillent et ont besoin de serviettes supplémentaires ou d’un autre oreiller, ils veulent obtenir de l’aide sans avoir à appeler le service d’assistance.

Une carte de chevet avec un code QR leur offre cette possibilité là où ils en ont besoin. En quelques secondes, ils peuvent demander des oreillers, des couvertures, de la literie hypoallergénique ou un ajustement de la température. La demande est envoyée directement aux appareils mobiles du service d’entretien et contourne complètement la réception.

Lorsque les clients peuvent soumettre leurs demandes par voie numérique, ils reçoivent une confirmation que leur demande a été traitée. Cette petite assurance réduit les appels de suivi et garantit une expérience sans stress.

Autocollants pour les équipements de salle de bain avec codes QR pour les alertes de réapprovisionnement

De petits autocollants avec des codes QR placés près des distributeurs de savon, des bouteilles de shampoing et des porte-serviettes permettent aux clients de signaler les problèmes d’approvisionnement dès qu’ils les remarquent. Il suffit de scanner le code pour que la demande soit transmise directement à votre équipe.

Cette approche fonctionne particulièrement bien dans les établissements proposant des séjours prolongés, où le ménage quotidien n’est pas la norme. Au lieu d’attendre une plainte au moment du départ, votre équipe peut réagir pendant que le client est encore sur place.

Les établissements qui utilisent des systèmes de réapprovisionnement numériques ont constaté une diminution significative des plaintes liées aux fournitures et peuvent éliminer complètement les plaintes concernant l’insuffisance des fournitures, simplement parce que les problèmes sont identifiés rapidement et transmis sans délai aux personnes concernées.

Codes QR pour les demandes d’entretien sur les panneaux des salles de bains et des placards

Lorsque quelque chose est cassé, la plupart des clients ne veulent pas l’expliquer par téléphone. Un code QR sur la porte du placard ou le miroir de la salle de bain leur offre une option plus rapide. Les clients scannent le code, sélectionnent le problème dans un menu déroulant, ajoutent une brève description ou une photo, puis soumettent leur demande. Le numéro de chambre s’affiche automatiquement, ce qui évite les allers-retours. La demande est directement transmise au service d’entretien. Grâce à des informations claires dès le départ, votre équipe arrive avec les outils appropriés dès sa première visite.

Formulaires de demande de service multilingues via des codes QR

Les détails sont souvent perdus lorsqu’un client qui ne maîtrise pas parfaitement la langue locale appelle la réception. L’agent paraphrase, le client n’est pas sûr d’avoir été compris et le personnel d’entretien reçoit une note vague.

Les codes QR liés à des formulaires multilingues éliminent complètement ce problème. Les clients sélectionnent leur langue (ou celle-ci est détectée automatiquement à partir de leur appareil), choisissent parmi des options standardisées et soumettent leur demande. Votre personnel reçoit la demande dans sa langue de travail avec des détails clairs et exploitables.

Kotozna, une plateforme utilisée par les hôtels au Japon, propose un service de conciergerie dans les chambres basé sur des codes QR et prenant en charge 109 langues.

Ce type de système fait une grande différence pour les hôtels situés dans des marchés très touristiques. Vous pouvez ainsi répondre aux besoins d’une clientèle diversifiée sans ajouter de pression sur la réception, et le service semble facile pour les voyageurs qui veulent simplement être compris.

Maintenant que vous comprenez tous les avantages des QR codes, voyons comment vous pouvez les créer.

Comment créer des QR codes pour le matériel d’entretien ménager des hôtels

Vous n’avez pas besoin d’un budget logiciel d’entreprise pour offrir à vos clients un moyen moderne de demander un service. The QR Code Generator, ou TQRCG, facilite la création, la personnalisation et le suivi des codes QR.

Avec TQRCG, vous obtenez deux codes QR dynamiques gratuits qui n’expirent jamais, plus et un nombre illimité de codes QR statiques.

C’est suffisant pour tester un système de demande d’entretien ménager dans plusieurs types de chambres. Voici comment configurer des codes QR pour vos équipements d’entretien ménager à l’aide de TQRCG.

Étape 1 : Inscrivez-vous et choisissez des codes QR dynamiques

Rendez-vous sur TQRCG et créez un compte gratuit. Une fois connecté, vous aurez immédiatement accès à deux codes QR dynamiques.

Les codes QR dynamiques sont essentiels pour les opérations hôtelières. Contrairement aux codes QR statiques (qui verrouillent une destination de manière permanente), les codes dynamiques vous permettent de mettre à jour l’URL liée à tout moment, sans avoir à réimprimer vos accroche-portes ou vos cartes de table. Vous pouvez commencer dès aujourd’hui avec un simple formulaire de demande de serviettes, ajouter des options de départ tardif le mois prochain et remplacer le menu des équipements saisonniers en hiver. Le même code QR imprimé gère tout cela.

Les codes QR dynamiques de TQRCG sont également dotés d’un système de suivi intégré, ce qui vous permet de voir exactement comment les clients les utilisent.

Étape 2 : Créez un formulaire de demande adapté aux appareils mobiles

Votre code QR doit renvoyer les clients vers une page. Créez un code QR renvoyant vers un formulaire Google, Microsoft Form, Typeform ou la fonctionnalité de demande native de votre PMS. Veillez à ce qu’il soit clair, rapide à charger et facile à remplir d’un seul pouce.

Essayez de concevoir votre code QR en fonction de la façon dont les clients pensent. Proposez des catégories claires telles que les serviettes, le linge de maison, les équipements ou l’entretien. Capturez automatiquement le numéro de chambre, si possible, et limitez les champs de texte libre afin de garantir que les demandes restent structurées et exploitables.

Étape 3 : générez et liez votre code QR

De retour dans TQRCG, cliquez sur + Créer un code QR et sélectionnez l’option URL. Collez le lien vers votre formulaire.

Donnez à chaque code une étiquette claire en fonction de son emplacement. Cela vous permettra de suivre facilement les performances ultérieurement et de savoir exactement quels points de contact stimulent l’engagement. Avant de continuer, testez le code sur votre propre téléphone pour vous assurer qu’il se charge rapidement et s’affiche correctement.

Étape 4 : Personnalisez et marquez votre code

TQRCG vous permet de personnaliser les couleurs, d’ajouter le logo de votre hôtel et de choisir parmi des styles de cadres prédéfinis. Un code QR personnalisé inspire confiance et donne une impression de soin, contrairement à un code ajouté après coup et collé sur le mur.

Associez votre code à un appel à l’action clair, tel que « Scannez pour demander un service », « Scannez pour obtenir des serviettes supplémentaires » ou « Scannez pour mettre à jour vos préférences de nettoyage ». Placez l’appel à l’action à proximité du code, en utilisant des polices lisibles et un contraste fort, afin qu’il se démarque dans différentes conditions d’éclairage.

Lorsque vous êtes prêt à télécharger, sélectionnez le format de code QR que vous préférez. TQRCG propose le format PNG pour une utilisation numérique et le format SVG pour une impression haute résolution. Utilisez des formats vectoriels pour les accroche-portes et la signalisation afin que vos codes QR restent nets quelle que soit leur taille.

Étape 5 : Testez dans des conditions réelles

Avant de déployer les codes QR dans les chambres, testez-les là où les clients les scanneront réellement. Essayez un éclairage tamisé dans la salle de bain, une lumière vive provenant d’une fenêtre et une lampe de chevet à la lueur douce. Scannez avec des appareils iOS et Android, y compris les modèles plus anciens.

Si un code QR ne fonctionne pas comme prévu, ajustez sa taille, son contraste ou son emplacement. Une expérience de scan fluide incitera les clients à aller jusqu’au bout.

Étape 6 : formez votre équipe

Votre flux de travail QR Code ne fonctionne que si le personnel sait comment l’utiliser. Expliquez aux équipes d’entretien ménager, de réception et de maintenance où apparaissent les demandes numériques, comment les classer par ordre de priorité et comment les clôturer une fois la tâche terminée.

Montrez-leur comment les demandes arrivent avec des détails clairs, tels que le numéro de chambre, le type de demande et les remarques, afin qu’ils puissent répondre plus efficacement avec moins de suivis.

Étape 7 : Suivez ce qui fonctionne

Une fois vos QR Codes activés, consultez le tableau de bord analytique de TQRCG pour voir les tendances de scan des QR Codes par emplacement, heure de la journée et type d’appareil. Si les cartes de chevet sont plus scannées que les accroche-portes, vous saurez où concentrer vos efforts. Si les demandes augmentent entre 6 h et 9 h, vous pouvez ajuster vos effectifs en conséquence.

Pour une attribution plus approfondie, utilisez le générateur de campagnes UTM de TQRCG pour baliser vos URL et suivre le comportement des clients dans Google Analytics. Cela permettra de relier vos scans hors ligne à vos actions en ligne sans outils supplémentaires.

Et voilà, c’est terminé ! C’est le moment idéal pour compléter le tout avec quelques bonnes pratiques.

Meilleures pratiques pour l’utilisation des codes QR sur le matériel d’entretien ménager des hôtels

Le fait est que le simple fait de créer vos codes QR et de les placer partout ne fonctionnera pas. Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez respecter ces bonnes pratiques :

• Concevez-les de manière à ce qu’ils puissent être scannés dans différentes conditions d’éclairage: assurez-vous que les codes QR sont suffisamment grands et imprimés avec un contraste élevé afin que les clients puissent les scanner facilement, même dans les couloirs sombres ou en plein soleil. Testez leur emplacement et leur lisibilité avant de finaliser le matériel.
• Rédigez des CTA clairs et orientés vers l’action: utilisez un langage simple et direct, tel que « Scannez pour demander des serviettes » ou « Mettez à jour vos préférences de nettoyage ». Un bon CTA indique aux clients ce qu’ils doivent faire et les encourage à s’engager.
• Intégrez les demandes par code QR à votre système de gestion immobilière (PMS): reliez les soumissions de codes QR directement à votre PMS afin que les demandes soient automatiquement transmises au service d’entretien ménager et suivies en temps réel, ce qui réduit les erreurs et les tâches manquées.
• Utilisez des codes QR dynamiques pour faciliter l’flexibilité: les codes QR dynamiques vous permettent de mettre à jour les formulaires, les flux de travail ou les destinations sans avoir à réimprimer les documents. Il est ainsi facile d’ajouter de nouvelles options de service ou d’ajuster le routage à mesure que les opérations évoluent.
• Formez le personnel à l’intégration des flux de travail numériques: assurez-vous que les équipes d’entretien ménager et de réception comprennent le fonctionnement des demandes par code QR, comment y accéder et comment y répondre efficacement. La familiarisation permet d’éviter les retards et la confusion.
• Surveillez les taux de scan et les modèles de demande: identifiez les codes QR les plus utilisés, les demandes les plus courantes et les heures de pointe. Ces informations vous aideront à optimiser la dotation en personnel, à anticiper les besoins des clients et à améliorer l’efficacité du service.

Améliorez vos équipements d’entretien ménager grâce aux codes QR

Les QR Codes ne résoudront pas les problèmes d’entretien ménager, mais ils peuvent faciliter le bon fonctionnement de ce service. Lorsque les clients peuvent demander des serviettes, signaler un problème d’entretien ou ajuster leurs préférences en matière de nettoyage sans avoir à décrocher le téléphone, l’expérience dans son ensemble est plus fluide. 

Et lorsque votre équipe reçoit des demandes horodatées au lieu de messages de seconde main, elle peut réellement répondre aux attentes.

Le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin d’un budget important ni d’une équipe technique pour que cela fonctionne. Un compte TQRCG gratuit, un simple formulaire Google et quelques cartes bien placées suffisent pour être opérationnel en un après-midi.

Inscrivez-vous et créez votre code QR gratuit avec TQRCG

Foire aux questions