Как отели используют QR-коды для услуг по уборке номеров

Как сегодня большинство отелей обрабатывают запросы гостей? С помощью дверных вешалок, телефонных звонков, быстрых устных передач между сотрудниками, верно?

Система работает, но в ней много пробелов. Запросы не подтверждаются и не отслеживаются. Если администратор пропустил сообщение или уборщицы работают по вчерашнему списку, запрос просто исчезает. Гости задаются вопросом, получил ли кто-нибудь их запрос, а персонал имеет ограниченное представление о том, что находится в ожидании или является срочным.

Между тем, ожидания гостей изменились. Согласно исследованию Oracle Research, 73 % путешественников предпочитают использовать мобильные технологии и самообслуживание для управления своим пребыванием в отеле. Однако большинство материалов для обслуживания номеров по-прежнему остаются полностью ручными.

QR-коды на материалах для уборки номеров устраняют этот пробел. Когда гость сканирует код на дверной вешалке, карточке-тенте или табличке на шкафу, его запрос мгновенно передается в централизованную систему. Персонал видит его сразу. Гости получают подтверждение. Все знают, что происходит.

Читайте дальше, чтобы узнать, как QR-коды могут сделать уборку более плавной, обслуживание более быстрым, а гостей более счастливыми.

Содержание

1. Почему использование бумажных систем ограничивает возможности уборщиков
2. Как QR-коды на материалах для уборки улучшают координацию обслуживания
3. Как создать QR-коды для материалов по уборке номеров в отеле
4. Лучшие практики использования QR-кодов на материалах для уборки в отеле
5. Улучшите свои материалы для уборки с помощью QR-кодов
6. Часто задаваемые вопросы

Почему использование бумажных систем ограничивает возможности уборщиков

Бумажные системы уборки существуют уже давно и в большинстве случаев эффективно выполняют свою работу. Но по мере изменения ожиданий гостей и усложнения операций начинают появляться трещины. 

Небольшие повседневные проблемы, такие как перечисленные ниже, незаметно снижают эффективность, моральный дух команды и общее впечатление гостей. 

Отсутствие подтверждения получения запросов

Когда гость переворачивает дверную табличку или звонит на стойку регистрации, чтобы что-то попросить, он остается в ожидании и неведении. Большинство гостей не будут настаивать, потому что не хотят доставлять неудобства. Но эта неопределенность остается с ними. И когда запрос появляется с опозданием или не появляется вовсе, у них создается ощущение, что их проигнорировали.

Для вашей команды проблема лежит глубже. Без цифрового следа нет возможности выяснить, что пошло не так. Возможно, горничная так и не получила сообщение. Возможно, оно было написано на стикере, который затерялся. У вас нет возможности это узнать.

Конфликты на стойке регистрации в часы пик

В часы пик персонал должен заниматься регистрацией, выпиской и запросами гостей, в то время как запросы на уборку продолжают поступать по телефону, на дверных визитках или даже от гостей, которые приходят лично. 

Однако сотрудники стойки регистрации делают записи между задачами или передают запросы устно. Это может привести к упущению мелких деталей или полной потере запросов. Замедление работы сказывается на всех. Для уборщиков, которые работают в режиме реагирования, а не следуют плану, сотрудники стойки регистрации часто несут основную нагрузку, когда возникают задержки. 

Персонал уборки работает без обновлений в режиме реального времени

Уборщики редко видят полную картину в течение дня. Они начинают с распечатанного списка или утреннего брифинга, но как только они выходят на этаж, поступают новые запросы гостей по другим каналам, которые не всегда доходят до них своевременно.

Номера убираются и закрываются, но через двадцать минут их снова открывают для того, что можно было бы сделать с первого раза. Персонал возвращается назад и пересматривает приоритеты на ходу, теряя время, которое невозможно вернуть. Даже хорошо организованные команды чувствуют себя дезорганизованными, когда обновления не поступают в режиме реального времени.

Языковой барьер усложняет запросы международных гостей

Когда гость, не говорящий на местном языке, звонит на стойку регистрации, ситуация может усложниться. Возможно, он пытается объяснить, что ему нужны гипоаллергенные подушки или что у него медленно стекает вода из душа. Агент делает все возможное, задавая уточняющие вопросы и перефразируя то, что, по его мнению, он услышал.

Иногда это срабатывает. Но часто детали теряются или упрощаются, чтобы не затягивать процесс. Гость вешает трубку, не уверенный, что его поняли. Уборщица получает неясную записку, в которой не отражено то, что было необходимо. Некоторые гости вообще перестают просить.

QR-коды могут устранить эти барьеры, сделав обслуживание удобным для путешественников со всего мира.

Как QR-коды на материалах для уборки улучшают координацию обслуживания

QR-коды приносят пользу отелям, превращая статичные вывески в прямые линии связи, которые являются мгновенными, отслеживаемыми и доступными на любом языке.

Вот как QR-коды работают в вашем отеле.

Дверные таблички с QR-кодами для запросов на обслуживание и предпочтений в отношении конфиденциальности

Традиционные дверные таблички предлагают гостям два варианта: «не беспокоить» или «беспокоить». И все. Они не отражают реальные потребности гостей и не сообщают вашей команде об изменении предпочтений.

QR-код превращает эту статическую табличку в канал для отправки запросов в режиме реального времени. Гости могут отсканировать его, чтобы отправить конкретные запросы, такие как свежие полотенца, вывоз мусора или более позднее время уборки, а также установить свои предпочтения в отношении конфиденциальности, не звоня на стойку регистрации. А что самое лучшее? Каждый запрос вводится в общую систему, маркируется временем и становится видимым для службы уборки и операционного отдела. 

Та же логика применима к QR-кодам на дверных вешалках. Это дает командам ясность перед входом в номер, а менеджерам — видимость спроса и времени реагирования.

Marriott движется в этом направлении уже много лет. Их функция «Мобильные запросы» (доступная через приложение Bonvoy) позволяет гостям напрямую общаться с персоналом и отправлять запросы на обслуживание со своих телефонов.

Карточки на прикроватной тумбочке с QR-кодами для запросов на полотенца, постельное белье и туалетные принадлежности

Когда гости просыпаются и нуждаются в дополнительных полотенцах или другой подушке, они хотят получить помощь, не вызывая обслуживающий персонал.

Карточка у кровати с QR-кодом дает им такую возможность прямо там, где она нужна. Одно сканирование, и они могут за считанные секунды запросить подушки, одеяла, гипоаллергенное постельное белье или регулировку температуры. Запрос отправляется прямо на мобильные устройства персонала по уборке и полностью обходит стойку регистрации.

Когда гости могут отправить запрос в цифровом виде, они получают подтверждение, что их запрос был обработан. Это небольшое заверение уменьшает количество повторных звонков и обеспечивает беззаботный отдых.

Наклейки с QR-кодами в ванных комнатах для оповещения о необходимости пополнения запасов

Небольшие наклейки с QR-кодами рядом с дозаторами мыла, бутылками шампуня и вешалками для полотенец позволяют гостям сигнализировать о проблемах с поставками, как только они их замечают. Просто отсканируйте код, и запрос будет отправлен непосредственно вашей команде.

Этот подход особенно хорошо работает в отелях для длительного проживания, где ежедневная уборка не является стандартной. Вместо того, чтобы ждать жалобы при выезде, ваша команда может отреагировать, пока гость еще находится в отеле.

Отели, использующие цифровые системы пополнения запасов, отметили заметное снижение количества жалоб, связанных с запасами, и могут полностью избавиться от жалоб на их недостаток, просто потому что проблемы выявляются на ранней стадии и без задержки доводятся до сведения нужных людей.

QR-коды для запросов на техническое обслуживание на табличках в ванной комнате и шкафу

Когда что-то ломается, большинство гостей не хотят объяснять это по телефону. QR-код на двери шкафа или зеркале в ванной комнате дает им более быстрый вариант. Гости сканируют код, выбирают проблему из раскрывающегося меню, добавляют краткое описание или фотографию и отправляют запрос. Номер комнаты заполняется автоматически, что избавляет от необходимости переписываться. Запрос направляется непосредственно в службу технического обслуживания. Благодаря четким деталям, ваша команда приезжает с нужными инструментами уже при первом визите.

Многоязычные формы запроса обслуживания через QR-коды

Часто детали теряются, когда гость, который может не владеть местным языком, звонит на стойку регистрации. Агент перефразирует, гость не уверен, что его поняли, и горничная получает неясную записку.

QR-коды, связанные с многоязычными формами, полностью устраняют эту проблему. Гости выбирают свой язык (или он автоматически определяется по их устройству), выбирают из стандартных вариантов и отправляют форму. Ваш персонал получает запрос на рабочем языке с четкими и понятными деталями.

Kotozna, платформа, используемая отелями в Японии, имеет консьержа в номере на основе QR-кода, который поддерживает 109 языков.

Такая система имеет большое значение для отелей на рынках с большим количеством туристов. Вы поддерживаете разнообразную демографию гостей, не создавая дополнительную нагрузку на стойку регистрации, а путешественники, которые просто хотят, чтобы их понимали, получают удобный сервис.

Теперь, когда вы понимаете все преимущества QR-кодов, давайте посмотрим, как их создавать.

Как создать QR-коды для материалов по уборке номеров в отеле

Вам не нужен бюджет на корпоративное программное обеспечение, чтобы предоставить гостям современный способ заказа услуг. The QR Code Generator, или TQRCG, упрощает создание, настройку и отслеживание QR-кодов.

С TQRCG вы получаете два бесплатных динамических QR-кода, которые никогда не истекают, plus и неограниченное количество статических QR-кодов.

Этого достаточно, чтобы опробовать систему запросов на уборку номеров в нескольких типах номеров. Вот как настроить QR-коды для материалов по уборке номеров с помощью TQRCG.

Шаг 1: Зарегистрируйтесь и выберите динамические QR-коды

Перейдите на сайт TQRCG и создайте бесплатную учетную запись. После входа в систему вы сразу получите доступ к двум динамическим QR-кодам.

Динамические QR-коды необходимы для работы отеля. В отличие от статических QR-кодов (которые навсегда фиксируют место назначения), динамические QR-коды позволяют обновлять связанный URL-адрес в любое время, без перепечатки дверных визиток или настольных карточек. Вы можете начать с простой формы запроса полотенец сегодня, добавить опции позднего выезда в следующем месяце и заменить сезонное меню удобств зимой. Один и тот же напечатанный QR-код обрабатывает все это.

Динамические QR-коды TQRCG также оснащены встроенной функцией отслеживания QR-кодов, поэтому вы можете точно видеть, как гости их используют.

Шаг 2: Создайте удобную для мобильных устройств форму запроса

Вашему QR-коду нужно куда-то отправлять гостей. Создайте QR-код, связанный с Google Form, Microsoft Form, Typeform или встроенной функцией запроса вашей системы управления отелем (PMS). Сделайте его лаконичным, быстро загружаемым и простым для заполнения одним большим пальцем.

Постарайтесь разработать QR-код с учетом того, как думают гости. Предложите четкие категории, такие как полотенца, постельное белье, туалетные принадлежности или техническое обслуживание. По возможности автоматически фиксируйте номер комнаты и ограничьте поля для свободного ввода текста, чтобы запросы оставались структурированными и выполнимыми.

Шаг 3: Создайте и свяжите свой QR-код

Вернувшись в TQRCG, нажмите + Создать QR-код и выберите опцию URL. Вставьте ссылку на форму.

Дайте каждому коду четкое название в зависимости от его размещения. Это упростит отслеживание эффективности в дальнейшем и позволит точно определить, какие точки взаимодействия стимулируют вовлеченность. Прежде чем продолжить, протестируйте код на своем телефоне, чтобы убедиться, что он быстро загружается и отображается правильно.

Шаг 4: Настройте и брендируйте свой код

TQRCG позволяет настраивать цвета, добавлять логотип вашего отеля и выбирать из готовых стилей рамок. Брендированный QR-код вызывает доверие и выглядит продуманно, а не как наклейка, приклеенная на стене в последнюю минуту.

Соедините свой код с четким призывом к действию, например «Отсканируйте, чтобы заказать услугу», «Отсканируйте, чтобы получить дополнительные полотенца» или «Отсканируйте, чтобы обновить настройки уборки». Разместите призыв к действию рядом с кодом, используя читаемые шрифты и сильный контраст, чтобы он был заметным при различном освещении.

Когда вы будете готовы к загрузке, выберите предпочтительный формат QR-кода. TQRCG предлагает формат PNG для цифрового использования и SVG для печати с высоким разрешением. Используйте векторные форматы для дверных табличек и вывесок, чтобы ваши QR-коды оставались четкими при любом размере.

Шаг 5: Тестирование в реальных условиях

Прежде чем размещать QR-коды по комнатам, протестируйте их там, где гости будут их сканировать. Попробуйте слабое освещение в ванной, яркий свет из окна и прикроватную лампу с мягким светом. Сканируйте с помощью устройств iOS и Android, включая старые модели.

Если QR-код не работает должным образом, отрегулируйте его размер, контраст или расположение. Плавный процесс сканирования означает, что гости будут следовать инструкциям.

Шаг 6: Обучите свою команду

Ваш рабочий процесс с QR-кодами будет работать только в том случае, если персонал знает, как его использовать. Проинструктируйте персонал по уборке, администраторов и технический персонал о том, где появляются цифровые запросы, как расставлять приоритеты и как закрывать их после выполнения задачи.

Покажите им, как поступают запросы с четкими деталями, такими как номер комнаты, тип запроса и примечания, чтобы они могли более эффективно реагировать с меньшим количеством последующих действий.

Шаг 7: Отслеживайте, что работает

После запуска QR-кодов проверьте аналитическую панель TQRCG, чтобы увидеть тенденции сканирования QR-кодов по местоположению, времени суток и типу устройства. Если карты у кровати сканируются чаще, чем визитки на дверях, вы будете знать, на чем нужно сосредоточиться. Если количество запросов резко возрастает с 6 до 9 утра, вы можете соответствующим образом скорректировать штат сотрудников.

Для более глубокой атрибуции используйте конструктор UTM-кампаний TQRCG, чтобы пометить свои URL-адреса и отслеживать поведение гостей в Google Analytics. Это позволит связать ваши офлайн-сканирования с онлайн-действиями без дополнительных инструментов.

И все готово! Теперь самое время дополнить все это некоторыми лучшими практиками.

Лучшие практики использования QR-кодов на материалах для уборки номеров в отеле

Дело в том, что просто создать QR-коды и разместить их повсюду не сработает. Для достижения наилучших результатов необходимо придерживаться следующих лучших практик:

• Разработайте дизайн с учетом сканируемости в различных условиях освещения: убедитесь, что QR-коды достаточно большие и напечатаны с высоким контрастом, чтобы гости могли легко их сканировать даже в темных коридорах или при ярком солнечном свете. Перед окончательной доработкой материалов проверьте их размещение и читаемость.
• Напишите четкие, ориентированные на действие призывы к действию: используйте простые, прямые формулировки, такие как «Отсканируйте, чтобы заказать полотенца» или «Обновите свои предпочтения по уборке». Хороший призыв к действию сообщает гостям, что им нужно делать, и побуждает их к взаимодействию.
• Интегрируйте запросы QR-кодов в вашу систему управления недвижимостью (PMS): свяжите отправку QR-кодов напрямую с вашей PMS, чтобы запросы автоматически направлялись в службу уборки и отслеживались в режиме реального времени, что снижает количество ошибок и пропущенных задач.
• Используйте динамические QR-коды для обеспечения гибкости ( flexibility): динамические QR-коды позволяют обновлять формы, рабочие процессы или пункты назначения без перепечатки материалов. Это упрощает добавление новых опций обслуживания или корректировку маршрутизации по мере развития операций.
• Обучите персонал интеграции цифровых рабочих процессов: убедитесь, что уборщики и сотрудники стойки регистрации понимают, как проходят запросы с QR-кодами, как к ним получить доступ и как эффективно на них реагировать. Знание процесса предотвращает задержки и путаницу.
• Отслеживайте частоту сканирования и шаблоны запросов: отслеживайте, какие QR-коды используются чаще всего, какие запросы являются наиболее распространенными и в какое время наблюдается пик использования. Эта информация поможет оптимизировать укомплектование персоналом, предвидеть потребности гостей и повысить эффективность обслуживания.

Улучшите материалы для уборки с помощью QR-кодов

QR-коды не исправят неэффективную работу уборщиков, но могут сделать эффективную работу еще более легкой. Когда гости могут заказать полотенца, сообщить о проблемах с техническим обслуживанием или настроить свои предпочтения по уборке, не поднимая трубку телефона, весь процесс становится более плавным. 

А когда ваша команда получает запросы с отметкой времени вместо сообщений из вторых рук, она может действительно выполнить их.

А что самое лучшее? Для этого не нужен большой бюджет или команда технических специалистов. Бесплатная учетная запись TQRCG, простая форма Google и несколько удачно размещенных карточек — и вы сможете начать работу уже сегодня.

Зарегистрируйтесь и создайте свой бесплатный QR-код с TQRCG

Часто задаваемые вопросы