Come gli hotel utilizzano i codici QR per i servizi di pulizia

Come gestiscono oggi la maggior parte degli hotel le richieste degli ospiti? Cartellini da appendere alla porta, telefonate, rapide comunicazioni verbali tra il personale, giusto?

Il sistema funziona, ma presenta molte lacune. Le richieste non vengono confermate né tracciate. Se la reception non riceve un messaggio o il servizio di pulizia lavora sulla base dell’elenco del giorno precedente, quella richiesta semplicemente svanisce. Gli ospiti si chiedono se qualcuno abbia ricevuto ciò che hanno richiesto, mentre il personale ha una visibilità limitata su ciò che è in sospeso o urgente.

Nel frattempo, le aspettative degli ospiti sono cambiate. Secondo Oracle Research, il 73% dei viaggiatori preferisce la tecnologia mobile e self-service per gestire la propria esperienza in hotel. Tuttavia, la maggior parte dei materiali per il servizio in camera rimane interamente manuale.

I codici QR sui materiali di pulizia colmano questa lacuna. Quando un ospite scansiona un codice su un cartellino appeso alla porta, un cartellino da tavolo o un cartellino nell’armadio, la sua richiesta viene immediatamente trasmessa a un sistema centralizzato. Il personale la vede immediatamente. Gli ospiti ricevono una conferma. Tutti sanno cosa sta succedendo.

Continua a leggere per scoprire come i codici QR possono rendere più efficiente il servizio di pulizia, più veloce il servizio e più felici gli ospiti.

Indice

1. Perché affidarsi a sistemi cartacei limita i team addetti alle pulizie
2. In che modo i codici QR sui materiali per le pulizie migliorano il coordinamento del servizio
3. Come creare codici QR per i materiali di pulizia degli hotel
4. Migliori pratiche per l’utilizzo dei codici QR sui materiali per le pulizie degli hotel
5. Migliorate i vostri materiali per le pulizie con i codici QR
6. Domande frequenti

Perché affidarsi a sistemi cartacei limita i team addetti alle pulizie

I sistemi di pulizia cartacei esistono da molto tempo e, nella maggior parte dei casi, hanno svolto il loro compito in modo efficace. Tuttavia, con il cambiamento delle aspettative degli ospiti e la crescente complessità delle operazioni, stanno iniziando a emergere alcune crepe. 

Piccoli punti di attrito quotidiani, come quelli elencati di seguito, minano silenziosamente l’efficienza, il morale del team e l’esperienza complessiva degli ospiti. 

Nessuna conferma della ricezione delle richieste

Quando un ospite appende un cartellino alla porta o chiama la reception per qualcosa, rimane in attesa e si interroga. La maggior parte degli ospiti non fa seguito perché non vuole dare fastidio. Ma quell’incertezza rimane. E quando la richiesta arriva in ritardo, o non arriva affatto, sembra che siano stati ignorati.

Per il vostro team, il problema è più profondo. Senza una traccia digitale, non c’è modo di capire cosa sia andato storto. Forse la governante non ha mai ricevuto il messaggio. Forse era scritto su un post-it che è andato perso. Non avete modo di saperlo.

Attriti alla reception durante le ore di punta

Durante le ore di punta, il personale deve gestire i check-in, i check-out e le richieste degli ospiti, mentre le richieste di pulizie continuano ad arrivare tramite telefonate, cartellini appesi alle porte o persino richieste dirette. 

Tuttavia, gli addetti alla reception prendono appunti tra un’attività e l’altra o trasmettono le richieste verbalmente. Questo può causare la perdita di piccoli dettagli o la mancata trasmissione di alcune richieste. Il rallentamento riguarda tutti. Per i team addetti alle pulizie che lavorano in modo reattivo invece di seguire un piano, i team della reception spesso subiscono le conseguenze quando si verificano ritardi. 

Il personale addetto alle pulizie lavora senza aggiornamenti in tempo reale

I team addetti alle pulizie raramente hanno una visione completa della situazione man mano che la giornata procede. Iniziano con una lista stampata o un briefing mattutino, ma una volta sul posto, le nuove richieste degli ospiti arrivano attraverso altri canali che non sempre li raggiungono in modo tempestivo.

Le camere vengono pulite e chiuse, solo per essere riaperte venti minuti dopo per qualcosa che avrebbe potuto essere gestito la prima volta. Il personale torna indietro e ridefinisce le priorità al volo, perdendo tempo che non può essere recuperato. Anche i team ben gestiti si sentono disorganizzati quando gli aggiornamenti non arrivano e non vengono forniti in tempo reale.

Le barriere linguistiche complicano le richieste degli ospiti internazionali

Quando un ospite che non parla la lingua locale chiama la reception, le cose possono complicarsi. Forse sta cercando di spiegare che ha bisogno di cuscini ipoallergenici o che lo scarico della doccia è lento. L’addetto fa del suo meglio, ponendo domande chiarificatrici e parafrasando ciò che pensa di aver sentito.

A volte funziona. Ma spesso i dettagli vanno persi o vengono semplificati solo per far andare avanti le cose. L’ospite riattacca, senza sapere se è stato capito. La governante riceve una nota vaga che non riporta ciò che era necessario. Alcuni ospiti smettono del tutto di chiedere.

I codici QR possono eliminare queste barriere, rendendo il servizio più semplice per i viaggiatori internazionali.

Come i codici QR sui materiali di pulizia migliorano il coordinamento del servizio

I codici QR avvantaggiano gli hotel trasformando la segnaletica statica in linee di comunicazione dirette, immediate, tracciabili e disponibili in qualsiasi lingua.

Ecco come funzionano i codici QR nella vostra struttura alberghiera.

Cartellini da appendere alla porta con codici QR per richieste di servizio e preferenze di privacy

I tradizionali cartellini da appendere alla porta offrono agli ospiti due opzioni: “disturbare” o “non disturbare”. Tutto qui. Non catturano ciò di cui l’ospite ha effettivamente bisogno e non comunicano al vostro team se le preferenze cambiano.

Un codice QR trasforma quella segnaletica statica in un canale di richiesta in tempo reale. Gli ospiti possono scansionarlo per inviare richieste specifiche, come asciugamani puliti, ritiro dei rifiuti o un orario di pulizia posticipato, e impostare le loro preferenze di privacy senza bisogno di chiamare la reception. La parte migliore? Ogni richiesta viene inserita in un sistema condiviso, contrassegnata con data e ora e visibile al personale addetto alle pulizie e alle operazioni. 

La stessa logica si applica ai codici QR sui cartellini appesi alle porte. Fornisce chiarezza ai team prima che entrino nella camera e ai manager visibilità sulla domanda e sui tempi di risposta.

Marriott si muove in questa direzione da anni. La loro funzione Mobile Requests (disponibile tramite l’app Bonvoy) consente agli ospiti di chattare direttamente con il personale e inviare richieste di servizio dai loro telefoni.

Biglietti sul comodino con codici QR per richieste di asciugamani, biancheria e servizi

Quando gli ospiti si svegliano e hanno bisogno di asciugamani extra o di un cuscino diverso, desiderano ricevere aiuto senza dover chiamare l’assistenza.

Un cartellino sul comodino con un codice QR offre loro questa opzione proprio dove ne hanno bisogno. Con una sola scansione, possono richiedere cuscini, coperte, biancheria da letto ipoallergenica o regolazioni della temperatura in pochi secondi. La richiesta viene inviata direttamente ai dispositivi mobili del personale addetto alle pulizie, bypassando completamente la reception.

Quando gli ospiti possono inviare le richieste in formato digitale, ricevono la conferma che la loro richiesta è stata elaborata. Questa piccola rassicurazione riduce le chiamate di follow-up e garantisce un’esperienza senza stress.

Adesivi per i prodotti da bagno con codici QR per avvisi di rifornimento

Piccoli adesivi con codici QR vicino ai dispenser di sapone, alle bottiglie di shampoo e ai portasciugamani consentono agli ospiti di segnalare eventuali problemi di fornitura nel momento stesso in cui li notano. È sufficiente scansionare il codice e la richiesta viene inoltrata direttamente al tuo team.

Questo approccio funziona particolarmente bene nelle strutture per soggiorni prolungati, dove il servizio di pulizia giornaliero non è standard. Invece di aspettare un reclamo al momento del check-out, il tuo team può rispondere mentre l’ospite è ancora in casa.

Le strutture che utilizzano sistemi di rifornimento digitali hanno registrato una diminuzione significativa dei reclami relativi alle forniture e possono eliminare completamente i reclami relativi all’insufficienza delle forniture, semplicemente perché i problemi vengono identificati tempestivamente e segnalati alle persone giuste senza ritardi.

Codici QR per le richieste di manutenzione sui cartelli del bagno e dell’armadio

Quando qualcosa si rompe, la maggior parte degli ospiti non vuole spiegarlo al telefono. Un codice QR sulla porta dell’armadio o sullo specchio del bagno offre loro un’opzione più veloce. Gli ospiti scansionano il codice, selezionano il problema da un menu a tendina, aggiungono una breve descrizione o una foto e inviano la richiesta. Il numero della camera viene inserito automaticamente, eliminando la necessità di scambi di comunicazioni. La richiesta viene inoltrata direttamente alla manutenzione. Con dettagli chiari in anticipo, il tuo team arriva con gli strumenti giusti già alla prima visita.

Moduli di richiesta di assistenza multilingue tramite codici QR

Spesso i dettagli vanno persi quando un ospite che non parla correntemente la lingua locale chiama la reception. L’addetto parafrasi, l’ospite non è sicuro di essere stato capito e il personale addetto alle pulizie riceve una nota vaga.

I codici QR collegati a moduli multilingue eliminano completamente questo attrito. Gli ospiti selezionano la loro lingua (o questa viene rilevata automaticamente dal loro dispositivo), scelgono tra opzioni standardizzate e inviano la richiesta. Il personale riceve la richiesta nella propria lingua di lavoro con dettagli chiari e attuabili.

Kotozna, una piattaforma utilizzata dagli hotel in Giappone, dispone di un servizio di concierge in camera basato su codici QR che supporta 109 lingue.

Questo tipo di sistema fa una grande differenza per gli hotel nei mercati ad alta affluenza turistica. È possibile supportare una clientela diversificata senza aggiungere pressione alla reception e il servizio risulta semplice per i viaggiatori che desiderano solo essere compresi.

Ora che hai compreso tutti i vantaggi offerti dai codici QR, vediamo come puoi crearli.

Come creare codici QR per i materiali di pulizia degli hotel

Non è necessario un budget per software aziendali per offrire agli ospiti un modo moderno di richiedere il servizio. The QR Code Generator, o TQRCG, semplifica la creazione, la personalizzazione e il monitoraggio dei codici QR.

Con TQRCG, ottieni due codici QR dinamici gratuiti che non scadono mai, plus codici QR statici illimitati.

Questo è sufficiente per testare un sistema di richiesta di pulizie in più tipologie di camere. Ecco come impostare i codici QR per i materiali di pulizia utilizzando TQRCG.

Passaggio 1: registrati e scegli i codici QR dinamici

Vai su TQRCG e crea un account gratuito. Una volta effettuato l’accesso, avrai subito a disposizione due codici QR dinamici.

I codici QR dinamici sono essenziali per le operazioni alberghiere. A differenza dei codici QR statici (che bloccano una destinazione in modo permanente), quelli dinamici consentono di aggiornare l’URL collegato in qualsiasi momento, senza dover ristampare i cartellini da appendere alle porte o i cartellini da tavolo. È possibile iniziare oggi con un semplice modulo di richiesta asciugamani, aggiungere opzioni di check-out posticipato il mese prossimo e sostituirlo con un menu di servizi stagionali in inverno. Lo stesso codice QR stampato gestisce tutto questo.

I codici QR dinamici di TQRCG sono dotati anche di un sistema di tracciamento integrato, che consente di vedere esattamente come vengono utilizzati dagli ospiti.

Passaggio 2: crea un modulo di richiesta ottimizzato per i dispositivi mobili

Il tuo codice QR ha bisogno di un posto dove indirizzare gli ospiti. Crea un codice QR che rimandi a un modulo Google, Microsoft Form, Typeform o alla funzione di richiesta nativa del tuo PMS. Assicurati che sia pulito, veloce da caricare e facile da compilare con un solo pollice.

Cerca di progettare il tuo codice QR tenendo conto del modo di pensare degli ospiti. Offri categorie chiare come asciugamani, biancheria, servizi o manutenzione. Se possibile, acquisisci automaticamente il numero della camera e limita i campi di testo libero per garantire che le richieste rimangano strutturate e attuabili.

Passaggio 3: genera e collega il tuo codice QR

Torna su TQRCG, clicca su + Crea codice QR e seleziona l’opzione URL. Incolla il link del tuo modulo.

Assegna a ogni codice un’etichetta chiara in base alla posizione. In questo modo sarà più facile monitorare le prestazioni in un secondo momento e sapere esattamente quali punti di contatto stanno generando coinvolgimento. Prima di proseguire, prova il codice sul tuo telefono per verificare che si carichi rapidamente e venga visualizzato correttamente.

Passaggio 4: personalizza e marchi il tuo codice

TQRCG ti consente di personalizzare i colori, aggiungere il logo del tuo hotel e selezionare tra stili di cornici predefiniti. Un codice QR personalizzato con il tuo marchio crea fiducia e sembra intenzionale, non come un ripensamento attaccato al muro.

Abbina il tuo codice a una chiara call to action, come “Scansiona per richiedere il servizio”, “Scansiona per asciugamani extra” o “Scansiona per aggiornare le preferenze di pulizia”. Posiziona la CTA vicino al codice, utilizzando caratteri leggibili e un forte contrasto, in modo che risalti in diverse condizioni di illuminazione.

Quando sei pronto per il download, seleziona il formato QR Code preferito. TQRCG offre PNG per uso digitale e SVG per la stampa ad alta risoluzione. Utilizza formati vettoriali per cartellini da appendere alle porte e segnaletica per mantenere i tuoi QR Code nitidi a qualsiasi dimensione.

Passaggio 5: prova in condizioni reali

Prima di distribuire i codici QR nelle camere, provali dove gli ospiti li scannerizzeranno effettivamente. Prova con l’illuminazione fioca del bagno, la luce intensa della finestra e una lampada da comodino con una luce soffusa. Esegui la scansione con dispositivi iOS e Android, compresi i modelli più vecchi.

Se un codice QR non funziona come previsto, regola le dimensioni, il contrasto o la posizione del codice QR. Un’esperienza di scansione fluida significa che gli ospiti continueranno a utilizzarlo.

Fase 6: Formare il personale

Il flusso di lavoro del codice QR funziona solo se il personale sa come utilizzarlo. Spiega ai team addetti alle pulizie, alla reception e alla manutenzione dove vengono visualizzate le richieste digitali, come stabilirne la priorità e come chiuderle una volta completata l’attività.

Mostrate loro come arrivano le richieste con dettagli chiari, come il numero della camera, il tipo di richiesta e le note, in modo che possano rispondere in modo più efficiente con meno follow-up.

Passaggio 7: monitorare ciò che funziona

Una volta che i tuoi codici QR sono attivi, controlla la dashboard di analisi di TQRCG per vedere le tendenze di scansione dei codici QR per posizione, ora del giorno e tipo di dispositivo. Se i biglietti sul comodino ottengono più scansioni rispetto ai cartellini appesi alle porte, saprai su cosa concentrarti. Se le richieste aumentano tra le 6:00 e le 9:00, puoi adeguare il personale di conseguenza.

Per un’attribuzione più approfondita, utilizza il generatore di campagne UTM di TQRCG per taggare i tuoi URL e monitorare il comportamento degli ospiti in Google Analytics. In questo modo potrai collegare le scansioni offline alle azioni online senza strumenti aggiuntivi.

E il gioco è fatto! Ora è il momento giusto per completare il tutto con alcune best practice.

Best practice per l’utilizzo dei codici QR sui materiali di pulizia degli hotel

Il fatto è che non basta creare i codici QR e posizionarli ovunque. Per ottenere i migliori risultati, è necessario attenersi a queste best practice:

• Progettate i codiciin modo che siano scansionabili in diverse condizioni di illuminazione: assicuratevi che i codici QR siano abbastanza grandi e stampati con un contrasto elevato, in modo che gli ospiti possano scansionarli facilmente, anche in corridoi bui o in pieno sole. Verificate la posizione e la leggibilità prima di finalizzare i materiali.
• Scrivi CTA chiari e orientati all’azione: usa un linguaggio semplice e diretto, come “Scansiona per richiedere asciugamani” o “Aggiorna le tue preferenze di pulizia”. Un buon CTA dice agli ospiti cosa fare e li incoraggia a interagire.
• Integra le richieste tramite codice QR con il tuo sistema di gestione della struttura (PMS): collega gli invii tramite codice QR direttamente al tuo PMS in modo che le richieste vengano automaticamente inoltrate al servizio di pulizia e tracciate in tempo reale, riducendo gli errori e le attività non completate.
• Utilizza codici QR dinamici per l’flexibilità: i codici QR dinamici ti consentono di aggiornare moduli, flussi di lavoro o destinazioni senza ristampare i materiali. Ciò semplifica l’aggiunta di nuove opzioni di servizio o la modifica dei percorsi man mano che le operazioni evolvono.
• Forma il personale sull’integrazione del flusso di lavoro digitale: assicurati che i team addetti alle pulizie e alla reception comprendano come funzionano le richieste tramite codice QR, come accedervi e come rispondere in modo efficiente. La familiarità previene ritardi e confusione.
• Monitorate i tassi di scansione e i modelli di richiesta: tenete traccia dei codici QR più utilizzati, delle richieste più comuni e dei picchi di utilizzo. Queste informazioni aiutano a ottimizzare il personale, anticipare le esigenze degli ospiti e migliorare l’efficienza del servizio.

Migliorate i vostri materiali di pulizia con i codici QR

I codici QR non risolvono un servizio di pulizie inefficiente, ma possono rendere più agevole uno già efficiente. Quando gli ospiti possono richiedere asciugamani, segnalare un problema di manutenzione o modificare le loro preferenze di pulizia senza alzare il telefono, l’intera esperienza risulta più fluida. 

E quando il tuo team riceve richieste con indicazione dell’ora invece di messaggi di seconda mano, può effettivamente soddisfarle.

La parte migliore? Non hai bisogno di un budget elevato o di un team tecnico per far funzionare tutto questo. Un account TQRCG gratuito, un semplice modulo Google e alcuni biglietti ben posizionati possono farti diventare operativo in un pomeriggio.

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