Wie Hotels QR-Codes für den Reinigungsservice nutzen

Wie gehen die meisten Hotels heute mit Gästewünschen um? Türhänger, Telefonanrufe, kurze mündliche Weitergaben zwischen den Mitarbeitern, richtig?

Das System funktioniert, aber es weist viele Lücken auf. Anfragen werden nicht bestätigt und nicht nachverfolgt. Wenn die Rezeption eine Nachricht übersieht oder das Housekeeping nach der Liste von gestern arbeitet, geht diese Anfrage einfach verloren. Gäste fragen sich, ob jemand ihre Anfrage erhalten hat, während das Personal nur begrenzt Einblick in ausstehende oder dringende Anfragen hat.

Inzwischen haben sich die Erwartungen der Gäste verändert. Laut Oracle Research bevorzugen 73 % der Reisenden mobile und selbstbedienbare Technologien, um ihr Hotelerlebnis zu verwalten. Dennoch werden die meisten Materialien für den Zimmerservice nach wie vor vollständig manuell verwaltet.

QR-Codes auf Reinigungsmaterialien schließen diese Lücke. Wenn ein Gast einen Code auf einem Türhänger, einer Tischkarte oder einem Schrankplakat scannt, wird seine Anfrage sofort an ein zentrales System übertragen. Das Personal sieht sie sofort. Die Gäste erhalten eine Bestätigung. Jeder weiß, was gerade passiert.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie QR-Codes den Housekeeping-Service reibungsloser, den Service schneller und die Gäste zufriedener machen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum papierbasierte Systeme das Housekeeping-Team einschränken
2. Wie QR-Codes auf Reinigungsmaterialien die Servicekoordination verbessern
3. So erstellen Sie QR-Codes für Hotel-Hauswirtschaftsmaterialien
4. Bewährte Verfahren für die Verwendung von QR-Codes auf Reinigungsmaterialien in Hotels
5. Verbessern Sie Ihre Reinigungsmaterialien mit QR-Codes
6. Häufig gestellte Fragen

Warum papierbasierte Systeme das Housekeeping-Team einschränken

Papierbasierte Housekeeping-Systeme gibt es schon seit langer Zeit, und in den meisten Fällen haben sie ihre Aufgabe effektiv erfüllt. Da sich jedoch die Erwartungen der Gäste geändert haben und die Abläufe komplexer geworden sind, zeigen sich nun erste Schwachstellen. 

Kleine, alltägliche Reibungspunkte, wie die unten aufgeführten, beeinträchtigen still und leise die Effizienz, die Arbeitsmoral des Teams und das gesamte Gästeerlebnis. 

Keine Bestätigung, dass Anfragen eingegangen sind

Wenn ein Gast einen Türhänger umdreht oder die Rezeption wegen einer Anfrage anruft, muss er warten und sich Gedanken machen. Die meisten Gäste haken nicht nach, weil sie nicht stören wollen. Aber diese Unsicherheit bleibt bestehen. Und wenn die Anfrage verspätet oder gar nicht bearbeitet wird, haben sie das Gefühl, ignoriert worden zu sein.

Für Ihr Team geht das Problem noch tiefer. Ohne digitale Spuren gibt es keine Möglichkeit herauszufinden, was schiefgelaufen ist. Vielleicht hat die Zimmermädchen die Nachricht nie erhalten. Vielleicht stand sie auf einem Haftnotizzettel, der unter anderen Zetteln verschwunden ist. Sie haben keine Möglichkeit, das herauszufinden.

Reibungsverluste an der Rezeption während der Stoßzeiten

Zu Stoßzeiten müssen die Mitarbeiter Check-ins, Check-outs und Gästeanfragen bearbeiten, während weiterhin Anfragen an den Zimmerservice per Telefon, Türhänger oder sogar persönlich eingehen. 

Die Mitarbeiter an der Rezeption machen sich jedoch zwischen den Aufgaben Notizen oder geben Anfragen mündlich weiter. Dies kann dazu führen, dass kleine Details verloren gehen oder Anfragen komplett übersehen werden. Die Verzögerungen wirken sich auf alle aus. Da die Housekeeping-Teams reaktiv arbeiten, anstatt einem Plan zu folgen, sind es oft die Teams an der Rezeption, die die Hauptlast tragen, wenn es zu Verzögerungen kommt. 

Das Housekeeping-Personal arbeitet ohne Echtzeit-Updates

Die Housekeeping-Teams haben im Laufe ihres Arbeitstages selten den Überblick über die Gesamtsituation. Sie beginnen mit einer gedruckten Liste oder einer morgendlichen Besprechung, aber sobald sie auf der Etage sind, kommen neue Gästeanfragen über andere Kanäle herein, die sie nicht immer rechtzeitig erreichen.

Die Zimmer werden gereinigt und geschlossen, nur um zwanzig Minuten später wieder geöffnet zu werden, weil etwas erledigt werden muss, das beim ersten Mal hätte erledigt werden können. Die Mitarbeiter müssen zurückgehen und spontan neue Prioritäten setzen, wodurch Zeit verloren geht, die nicht wieder aufgeholt werden kann. Selbst gut geführte Teams fühlen sich unorganisiert, wenn Aktualisierungen nicht in Echtzeit erfolgen.

Sprachbarrieren erschweren internationale Gästeanfragen

Wenn ein Gast, der die Landessprache nicht spricht, an der Rezeption anruft, kann es zu Komplikationen kommen. Vielleicht versucht er zu erklären, dass er hypoallergene Kissen benötigt oder dass sein Duschabfluss langsam ist. Der Mitarbeiter gibt sein Bestes, stellt klärende Fragen und paraphrasiert, was er zu hören glaubt.

Manchmal funktioniert das. Aber oft gehen Details verloren oder werden vereinfacht, nur um den Ablauf nicht zu verzögern. Der Gast legt auf, ohne sicher zu sein, ob er verstanden wurde. Die Zimmermädchen erhalten eine vage Notiz, die nicht genau wiedergibt, was benötigt wurde. Manche Gäste fragen gar nicht mehr nach.

QR-Codes können diese Hindernisse beseitigen und den Service für internationale Reisende mühelos machen.

Wie QR-Codes auf Reinigungsmaterialien die Servicekoordination verbessern

QR-Codes bieten Hotels den Vorteil, dass sie statische Beschilderungen in direkte Kommunikationswege verwandeln, die sofort verfügbar, nachverfolgbar und in jeder Sprache verfügbar sind.

So funktionieren QR-Codes in Ihrem Hotel.

Türhänger mit QR-Codes für Serviceanfragen und Datenschutzpräferenzen

Herkömmliche Türhänger bieten Gästen zwei Optionen: „Bitte stören“ oder „Bitte nicht stören“. Das war’s. Sie erfassen nicht, was der Gast tatsächlich benötigt, und sie informieren Ihr Team nicht, wenn sich die Präferenzen ändern.

Ein QR-Code verwandelt dieses statische Schild in einen Live-Anfragekanal. Gäste können ihn scannen, um bestimmte Anfragen zu stellen, z. B. frische Handtücher, Müllabfuhr oder eine spätere Reinigungszeit, und ihre Privatsphäre-Einstellungen festlegen, ohne die Rezeption anrufen zu müssen. Das Beste daran? Jede Anfrage wird in ein gemeinsames System eingegeben, mit einem Zeitstempel versehen und ist für das Housekeeping und den Betrieb sichtbar. 

Das Gleiche gilt für QR-Codes auf Türhängern. So erhalten Teams Klarheit, bevor sie das Zimmer betreten, und Manager einen Überblick über die Nachfrage und die Reaktionszeiten.

Marriott bewegt sich seit Jahren in diese Richtung. Mit der Funktion „Mobile Requests” (verfügbar über die Bonvoy-App) können Gäste direkt mit dem Personal chatten und Serviceanfragen von ihrem Smartphone aus stellen.

Karten am Bett mit QR-Codes für Handtuch-, Bettwäsche- und Amenity-Anfragen

Wenn Gäste aufwachen und zusätzliche Handtücher oder ein anderes Kissen benötigen, möchten sie Hilfe, ohne dafür anrufen zu müssen.

Eine Karte am Bett mit einem QR-Code bietet ihnen diese Möglichkeit genau dort, wo sie sie brauchen. Mit einem Scan können sie innerhalb von Sekunden Kissen, Decken, hypoallergene Bettwäsche oder Temperaturänderungen anfordern. Die Anfrage wird direkt an die Mobilgeräte des Housekeeping-Personals gesendet und umgeht die Rezeption vollständig.

Wenn Gäste ihre Anfragen digital einreichen können, erhalten sie eine Bestätigung, dass ihre Anfrage bearbeitet wurde. Diese kleine Bestätigung reduziert Folgeanrufe und sorgt für ein stressfreies Erlebnis.

Aufkleber mit QR-Codes für Badezimmerausstattung als Nachfüllhinweis

Kleine QR-Code-Aufkleber in der Nähe von Seifenspendern, Shampooflaschen und Handtuchhaltern ermöglichen es den Gästen, Versorgungsprobleme sofort zu melden, sobald sie diese bemerken. Einfach scannen und die Anfrage wird direkt an Ihr Team weitergeleitet.

Dieser Ansatz eignet sich besonders gut für Unterkünfte für Langzeitaufenthalte, in denen keine tägliche Zimmerreinigung angeboten wird. Anstatt auf eine Beschwerde beim Check-out zu warten, kann Ihr Team reagieren, während der Gast noch im Haus ist.

Unterkünfte, die digitale Nachfüllsysteme einsetzen, verzeichnen einen messbaren Rückgang der Beschwerden über die Ausstattung und können Beschwerden über unzureichende Ausstattung vollständig vermeiden, einfach weil Probleme frühzeitig erkannt werden und ohne Verzögerung an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

QR-Codes für Wartungsanfragen auf Schildern im Badezimmer und im Kleiderschrank

Wenn etwas kaputt geht, möchten die meisten Gäste dies nicht am Telefon erklären. Ein QR-Code an der Schranktür oder am Badezimmerspiegel bietet ihnen eine schnellere Möglichkeit. Gäste scannen den Code, wählen das Problem aus einem Dropdown-Menü aus, fügen eine kurze Beschreibung oder ein Foto hinzu und senden die Anfrage ab. Die Zimmernummer wird automatisch ausgefüllt, sodass kein Hin und Her erforderlich ist. Die Anfrage wird direkt an die Wartungsabteilung weitergeleitet. Dank der klaren Angaben im Voraus kommt Ihr Team beim ersten Besuch mit den richtigen Werkzeugen.

Mehrsprachige Serviceanfrageformulare über QR-Codes

Wenn ein Gast, der die Landessprache möglicherweise nicht fließend spricht, die Rezeption anruft, gehen oft Details verloren. Der Mitarbeiter paraphrasiert, der Gast ist sich nicht sicher, ob er verstanden wurde, und die Reinigungskraft erhält eine vage Notiz.

QR-Codes, die mit mehrsprachigen Formularen verknüpft sind, beseitigen diese Reibungspunkte vollständig. Die Gäste wählen ihre Sprache aus (oder diese wird automatisch von ihrem Gerät erkannt), wählen aus standardisierten Optionen aus und senden das Formular ab. Ihre Mitarbeiter erhalten die Anfrage in ihrer Arbeitssprache mit klaren, umsetzbaren Details.

Kotozna, eine von Hotels in Japan genutzte Plattform, verfügt über einen QR-Code-basierten In-Room-Concierge, der 109 Sprachen unterstützt.

Ein solches System macht einen großen Unterschied für Hotels in touristisch stark frequentierten Märkten. Sie unterstützen eine vielfältige Gästestruktur, ohne die Rezeption zusätzlich zu belasten, und der Service fühlt sich für Reisende, die einfach nur verstanden werden wollen, mühelos an.

Nachdem Sie nun alle Vorteile von QR-Codes kennen, wollen wir uns ansehen, wie Sie QR-Codes erstellen können.

So erstellen Sie QR-Codes für Hotel-Haushaltsmaterialien

Sie benötigen kein Budget für Unternehmenssoftware, um Ihren Gästen eine moderne Möglichkeit zu bieten, Dienstleistungen anzufordern. Mit The QR Code Generator(TQRCG) können Sie ganz einfach QR-Codes erstellen, anpassen und verfolgen.

Mit TQRCG erhalten Sie zwei kostenlose dynamische QR-Codes, die nie ablaufen, plus unbegrenzt viele statische QR-Codes.

Das reicht aus, um ein System für Reinigungsanfragen in mehreren Zimmertypen zu testen. So richten Sie QR-Codes für Ihre Reinigungsmaterialien mit TQRCG ein.

Schritt 1: Registrieren Sie sich und wählen Sie dynamische QR-Codes

Gehen Sie zu TQRCG und erstellen Sie ein kostenloses Konto. Sobald Sie angemeldet sind, haben Sie sofort Zugriff auf zwei dynamische QR-Codes.

Dynamische QR-Codes sind für den Hotelbetrieb unverzichtbar. Im Gegensatz zu statischen QR-Codes (die ein Ziel dauerhaft festlegen) können Sie bei dynamischen QR-Codes die verknüpfte URL jederzeit aktualisieren, ohne Ihre Türhänger oder Tischaufsteller neu drucken zu müssen. Sie können heute mit einem einfachen Handtuchanforderungsformular beginnen, nächsten Monat Optionen für einen späten Check-out hinzufügen und im Winter ein saisonales Amenity-Menü einfügen. Der gleiche gedruckte QR-Code erledigt all das.

Die dynamischen QR-Codes von TQRCG verfügen außerdem über eine integrierte QR-Code-Verfolgung, sodass Sie genau sehen können, wie Gäste sie verwenden.

Schritt 2: Erstellen Sie ein mobilfreundliches Anfrageformular

Ihr QR-Code muss die Gäste irgendwohin weiterleiten. Erstellen Sie einen QR-Code, der mit einem Google-Formular, einem Microsoft-Formular, Typeform oder der nativen Anfragefunktion Ihres PMS verknüpft ist. Halten Sie es übersichtlich, schnell ladbar und einfach mit einem Daumen auszufüllen.

Versuchen Sie, Ihren QR-Code so zu gestalten, wie Gäste denken. Bieten Sie klare Kategorien wie Handtücher, Bettwäsche, Annehmlichkeiten oder Wartung an. Erfassen Sie nach Möglichkeit automatisch die Zimmernummer und beschränken Sie Freitextfelder, um sicherzustellen, dass die Anfragen strukturiert und umsetzbar bleiben.

Schritt 3: QR-Code generieren und verlinken

Kehren Sie zu TQRCG zurück, klicken Sie auf + QR-Code erstellen und wählen Sie die Option URL. Fügen Sie Ihren Formular-Link ein.

Geben Sie jedem Code eine eindeutige Bezeichnung basierend auf seiner Platzierung. So können Sie später die Leistung leicht nachverfolgen und genau wissen, welche Kontaktpunkte das Engagement fördern. Bevor Sie fortfahren, testen Sie den Code auf Ihrem eigenen Smartphone, um sicherzustellen, dass er schnell geladen wird und korrekt angezeigt wird.

Schritt 4: Passen Sie Ihren Code an und versehen Sie ihn mit Ihrem Branding

Mit TQRCG können Sie Farben anpassen, Ihr Hotel-Logo hinzufügen und aus vorgefertigten Rahmenstilen auswählen. Ein QR-Code mit Ihrem Branding schafft Vertrauen und wirkt bewusst gestaltet, nicht wie ein nachträglich an die Wand geklebter Zettel.

Kombinieren Sie Ihren Code mit einem klaren Aufruf zum Handeln, z. B. „Zum Anfordern des Service scannen“, „Zum Anfordern zusätzlicher Handtücher scannen“ oder „Zum Aktualisieren der Reinigungspräferenzen scannen“. Platzieren Sie den CTA in der Nähe des Codes und verwenden Sie gut lesbare Schriftarten und einen starken Kontrast, damit er unter verschiedenen Lichtverhältnissen gut sichtbar ist.

Wenn Sie zum Herunterladen bereit sind, wählen Sie das gewünschte QR-Code-Format aus. TQRCG bietet PNG für die digitale Verwendung und SVG für den hochauflösenden Druck. Verwenden Sie Vektorformate für Türhänger und Beschilderungen, damit Ihre QR-Codes in jeder Größe scharf bleiben.

Schritt 5: Testen Sie unter realen Bedingungen

Bevor Sie QR-Codes in allen Zimmern einführen, testen Sie sie an den Stellen, an denen Gäste sie tatsächlich scannen werden. Probieren Sie gedämpfte Badezimmerbeleuchtung, helles Fensterlicht und eine Nachttischlampe mit sanftem Licht aus. Scannen Sie sowohl mit iOS- als auch mit Android-Geräten, einschließlich älterer Modelle.

Wenn ein QR-Code nicht wie vorgesehen funktioniert, passen Sie die Größe, den Kontrast oder die Platzierung des QR-Codes an. Ein reibungsloses Scan-Erlebnis bedeutet, dass die Gäste den Vorgang auch wirklich durchführen.

Schritt 6: Schulen Sie Ihr Team

Ihr QR-Code-Workflow funktioniert nur, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie ihn verwenden müssen. Erklären Sie den Teams für Housekeeping, Rezeption und Wartung, wo digitale Anfragen erscheinen, wie sie priorisiert werden und wie sie nach Erledigung einer Aufgabe geschlossen werden.

Zeigen Sie ihnen, wie Anfragen mit klaren Details wie Zimmernummer, Art der Anfrage und Notizen eingehen, damit sie effizienter und mit weniger Nachfragen reagieren können.

Schritt 7: Verfolgen Sie, was funktioniert

Sobald Ihre QR-Codes aktiv sind, überprüfen Sie das Analyse-Dashboard von TQRCG, um die Trends beim Scannen von QR-Codes nach Standort, Tageszeit und Gerätetyp anzuzeigen. Wenn Bettkarten häufiger gescannt werden als Türhänger, wissen Sie, worauf Sie sich konzentrieren müssen. Wenn die Anfragen zwischen 6 und 9 Uhr morgens sprunghaft ansteigen, können Sie die Personalbesetzung entsprechend anpassen.

Für eine genauere Zuordnung verwenden Sie den UTM-Kampagnen-Builder von TQRCG, um Ihre URLs zu taggen und das Verhalten Ihrer Gäste in Google Analytics zu verfolgen. So können Sie Ihre Offline-Scans ohne zusätzliche Tools mit Online-Aktionen verknüpfen.

Und schon sind Sie fertig! Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um das Ganze mit einigen Best Practices abzurunden.

Bewährte Verfahren für die Verwendung von QR-Codes auf Hotel-Housekeeping-Materialien

Es reicht nicht aus, einfach nur QR-Codes zu erstellen und sie überall anzubringen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie sich an folgende bewährte Verfahren halten:

• Gestalten Sie die Codesso, dass sie unter verschiedenen Lichtverhältnissen gut scanbar sind: Achten Sie darauf, dass die QR-Codes groß genug und kontrastreich gedruckt sind, damit Gäste sie auch in dunklen Fluren oder bei hellem Sonnenlicht leicht scannen können. Testen Sie die Platzierung und Lesbarkeit, bevor Sie die Materialien fertigstellen.
• Verfassen Sie klare, handlungsorientierte CTAs: Verwenden Sie eine einfache, direkte Sprache, wie z. B. „Scannen, um Handtücher anzufordern“ oder „Aktualisieren Sie Ihre Reinigungspräferenzen“. Eine gute CTA sagt den Gästen, was sie tun sollen, und regt sie zum Handeln an.
• Integrieren Sie QR-Code-Anfragen in Ihr Property Management System (PMS): Verknüpfen Sie QR-Code-Eingaben direkt mit Ihrem PMS, damit Anfragen automatisch an den Housekeeping-Service weitergeleitet und in Echtzeit verfolgt werden können, wodurch Fehler und versäumte Aufgaben reduziert werden.
• Verwenden Sie dynamische QR-Codes für eine bessere I flex: Mit dynamischen QR-Codes können Sie Formulare, Arbeitsabläufe oder Ziele aktualisieren, ohne Materialien neu drucken zu müssen. So können Sie ganz einfach neue Serviceoptionen hinzufügen oder die Weiterleitung anpassen, wenn sich die Abläufe ändern.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Integration digitaler Arbeitsabläufe: Stellen Sie sicher, dass die Teams im Housekeeping und an der Rezeption verstehen, wie QR-Code-Anfragen ablaufen, wie sie darauf zugreifen und wie sie effizient reagieren können. Vertrautheit verhindert Verzögerungen und Verwirrung.
• Überwachen Sie Scanraten und Anforderungsmuster: Verfolgen Sie, welche QR-Codes am häufigsten verwendet werden, welche Anfragen häufig gestellt werden und zu welchen Zeiten die Nutzung am höchsten ist. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Personalbesetzung zu optimieren, die Bedürfnisse der Gäste zu antizipieren und die Serviceeffizienz zu verbessern.

Verbessern Sie Ihre Housekeeping-Materialien mit QR-Codes

QR-Codes können zwar keine mangelhaften Reinigungsabläufe beheben, aber sie können gute Abläufe noch einfacher machen. Wenn Gäste Handtücher anfordern, ein Wartungsproblem melden oder ihre Reinigungspräferenzen anpassen können, ohne zum Telefon greifen zu müssen, wird das gesamte Erlebnis reibungsloser. 

Und wenn Ihr Team zeitgestempelte Anfragen statt Nachrichten aus zweiter Hand erhält, kann es diese auch tatsächlich bearbeiten.

Das Beste daran? Sie benötigen weder ein großes Budget noch ein Technikteam, um dies zu realisieren. Mit einem kostenlosen TQRCG-Konto, einem einfachen Google-Formular und ein paar gut platzierten Karten können Sie innerhalb eines Nachmittags loslegen.

Registrieren Sie sich und erstellen Sie Ihren kostenlosen QR-Code mit TQRCG

Häufig gestellte Fragen