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New Dynamic QR Code
New Static QR Code
Pasas meses planificando tu conferencia, pero los comentarios que más importan suelen llegar demasiado tarde o nunca llegan.
Las encuestas posteriores al evento permanecen sin abrir en las bandejas de entrada. Para cuando llegan las respuestas, los asistentes ya han pasado a otra cosa y el contexto se ha desvanecido. Lo que necesitas es obtener comentarios en el momento, cuando las experiencias aún están frescas y las reacciones son genuinas.
Ahí es donde los códigos QR cambian las reglas del juego. Los puntos de referencia del sector indican que las encuestas presenciales alcanzan tasas de respuesta de hasta el 57 %, superando a las encuestas por correo electrónico posteriores al evento. Cuando facilitas a los asistentes la tarea de compartir sus opiniones inmediatamente después de una sesión, recibes más respuestas y datos de mayor calidad.
En esta guía, aprenderá exactamente dónde colocar los códigos QR para obtener las máximas tasas de respuesta, cómo diseñar flujos de comentarios sin fricciones y cómo convertir los datos de los eventos en directo en información inmediata y útil.
Índice
- Por qué los métodos tradicionales de retroalimentación en conferencias se quedan cortos
- Cómo los códigos QR en los materiales de la conferencia mejoran la recopilación de comentarios
- Cómo crear e integrar códigos QR en los materiales de la conferencia
- Estrategias de códigos QR para conferencias que aumentan las tasas de escaneo y la recopilación de comentarios
- Obtenga comentarios en tiempo real sobre la conferencia con TQRCG
- Preguntas frecuentes
Por qué los métodos tradicionales de recopilación de comentarios en conferencias se quedan cortos
A pesar del esfuerzo que se dedica a la planificación y ejecución de las conferencias, la recopilación de comentarios a menudo se basa en métodos obsoletos que fallan en las condiciones reales del evento.
1. Bajas tasas de respuesta a las encuestas posteriores al evento
coreLos datos de referencia del sector de los eventos muestran que las encuestas por correo electrónico posteriores al evento alcanzan tasas de respuesta del 20-30 %. Esto deja a los organizadores sin la opinión de casi el 80 % de los asistentes. Como resultado, la experiencia general puede ser engañosa, lo que dificulta evaluar con precisión el éxito del evento o justificar las decisiones ante las partes interesadas.
2. Inconvenientes de los formularios de comentarios en papel
Las encuestas presenciales suelen ser las más eficaces, pero los formularios en papel requieren que los asistentes realicen un esfuerzo durante los periodos de mayor actividad. Los asistentes deben buscar bolígrafos, rellenar los formularios mientras participan en conversaciones de networking y depositar las hojas completadas en las salidas. Las tasas de finalización también se ven afectadas por la pérdida, el rellenado parcial o el abandono total de los formularios.
3. Ausencia de recopilación de datos en tiempo real
Sin acceso a comentarios en directo, los organizadores se ven obligados a esperar hasta que finaliza el evento para comprender cómo lo están viviendo los asistentes en general. Esto elimina la oportunidad de abordar los problemas a medida que surgen o de aprovechar lo que funciona. En el caso de las conferencias de varios días, la falta de información en tiempo real supone una gran oportunidad perdida para mejorar la experiencia general del evento mientras los asistentes aún se encuentran en el recinto.
4. Falta de estandarización en toda la conferencia
Cuando las diferentes sesiones utilizan métodos de retroalimentación distintos, se crea una experiencia desigual para los asistentes y se fragmenta la recopilación de datos. Sin estandarización, no se puede comparar de forma significativa la retroalimentación entre sesiones o stands. Los diferentes métodos introducen sesgos en las respuestas.
Los códigos QR eliminan todos estos problemas al proporcionar una experiencia coherente y sin fricciones para recopilar comentarios. Veamos por qué son un valioso complemento para las conferencias.
Cómo mejoran los códigos QR en los materiales de la conferencia la recopilación de comentarios
La recopilación de comentarios en las conferencias suele fracasar porque la solicitud llega demasiado tarde o se percibe como un esfuerzo adicional.
Los códigos QR resuelven este problema al integrar las oportunidades de retroalimentación directamente en el recorrido de los asistentes, colocándolos en varios lugares a lo largo del evento. Una vez escaneados, estos códigos QR pueden conducir a un breve cuestionario, una encuesta rápida o una sencilla escala de valoración, dependiendo del contexto.
A continuación se indican algunas formas en que los códigos QR en los materiales de la conferencia pueden hacer que la recopilación de comentarios sea más eficaz y fluida.
1. Colocar códigos QR en las acreditaciones de la conferencia
Los códigos QR en las acreditaciones proporcionan un acceso constante a los comentarios durante eventos de varios días. Imprimir códigos QR en cordones o en las esquinas de las acreditaciones permite a los asistentes compartir sus comentarios cada vez que termina una sesión o una interacción. Para las acreditaciones, utilice formatos ligeros, como una valoración de la sesión con un solo toque, comentarios basados en emojis del tipo «¿Qué tal ha estado esta sesión?» o una sola pregunta abierta como «Una cosa que hayas aprendido hoy». Estas microinteracciones reducen el esfuerzo y aumentan las tasas de respuesta.
💡 Consejo profesional: pida a los asistentes que escaneen el código QR de su credencial en los descansos naturales, como justo después de los aplausos o antes de las transiciones entre sesiones, cuando ya tienen los teléfonos en la mano.
2. Añada códigos QR a los materiales de la sesión y a las diapositivas de la presentación
Colocar códigos QR en las diapositivas de la presentación yen los folletos impresos garantiza que los asistentes tengan la oportunidad de dar su opinión mientras el contenido está fresco en su mente. La última diapositiva es el lugar más eficaz, especialmente si se combina con una llamada a la acción clara, como «Escanee para valorar esta sesión». Aquí puede utilizar formatos de comentarios estructurados, como valoraciones de 1 a 5 estrellas, tarjetas «core» para los ponentes o encuestas rápidas sobre la sesión. Estos formatos le ayudan a comparar sesiones sin abrumar a los asistentes.
💡 Consejo profesional: limite el formulario de comentarios a tres preguntas como máximo y muestre el código QR durante al menos 10-15 segundos en la última diapositiva. Esto da a los asistentes tiempo suficiente para escanear sin sentirse apresurados y mejora las tasas de finalización.
3. Utiliza códigos QR en la señalización de los stands
Los stands de los expositores se benefician de los códigos QR específicos en los carteles de mesa, las pantallas de demostración o los carteles publicitarios. Estos códigos QR pueden enlazar con formularios breves que recogen tanto la calidad de la experiencia como la intención. Por ejemplo, los asistentes pueden valorar la demostración utilizando un control deslizante, responder a una encuesta de sí/no, como «¿Consideraría esta solución?», o seleccionar lo que más les interesa de una lista.
💡 Consejo profesional: Ofrezca incentivos como participaciones en sorteos o información exclusiva sobre productos para aumentar las tasas de finalización y calificar a los clientes potenciales que participaron activamente en las demostraciones.
4. Imprima códigos QR en la señalización del evento y en los materiales del programa
Las agendas impresas, las guías de las sesiones y los programas de los eventos son ideales para recabar opiniones sobre varias sesiones o sobre el evento en general. Dado que los asistentes consultan estos materiales repetidamente, los códigos QR colocados en ellos fomentan las respuestas sin interrumpir la experiencia.
Utilice formatos sencillos, como preguntas del índice de recomendación neto (core, NPS), encuestas de opción múltiple sobre la relevancia del evento o preguntas de clasificación como «¿Qué sesión ha aportado más valor hoy?», para recopilar información útil a gran escala.
💡 Consejo profesional: utilice The QR Code Generator (TQRCG) para aplicar la paleta de colores de su conferencia o la marca de su empresa a los códigos QR, con el fin de que resulten visualmente familiares y fiables. Añada llamadas a la acción específicas del contexto, como «Valora las sesiones de hoy» o «Comparte tus comentarios sobre el evento», para que los asistentes sepan inmediatamente lo que obtendrán al escanearlos.
Los códigos QR te ayudan a recopilar comentarios fácilmente, pero también es importante comprender cómo puedes crear códigos QR para conferencias que se escaneen.
Cómo crear e integrar códigos QR en los materiales de la conferencia
Crear una estrategia eficaz de códigos QR repercute tanto en la experiencia de los asistentes como en su capacidad para medir y optimizar la recopilación de comentarios a lo largo del tiempo. Empiece por comprender qué valor desea transmitir.
Paso 1: Defina la experiencia de los asistentes detrás del código QR
Antes de colocar un código QR de comentarios, decida qué debe suceder después del escaneo. La experiencia debe ser breve, relevante y estar vinculada a un momento específico del recorrido del asistente.
- Comentarios sobre la sesión: vincule el código QR a una breve encuesta de satisfacción en la que se pida a los asistentes que valoren la claridad, la relevancia del contenido y el ritmo del ponente.
- Interacciones en el stand: utilice el código QR para capturar los niveles de interés en el producto, la satisfacción con la demostración o los detalles básicos de calificación de los clientes potenciales.
- Experiencia general del evento: recopile información más amplia, como el NPS, la probabilidad de volver a asistir o los registros por correo electrónico para recibir actualizaciones sobre futuros eventos.
Paso 2: Elija el tipo de código QR en función de su objetivo
Su objetivo determina el tipo de código QR que debe utilizar. Si se trata de recopilar comentarios sobre la conferencia, utilice códigos QR dinámicos. Estos le proporcionan análisis detallados de los escaneos, lo que le ayuda a comprender cómo interactúan los asistentes con la recopilación de comentarios a lo largo del evento. Puede realizar un seguimiento de qué ubicación genera las tasas de respuesta más altas y qué tipos de sesiones generan más escaneos.
Paso 3: Genere su código QR
Para crear su código QR de comentarios sobre la conferencia, inicie sesión en The QR Code Generator (TQRCG) y seleccione el tipo de código QR adecuado en función de sus objetivos. Revise todos los detalles cuidadosamente y haga clic en Siguiente.
Puede optar por un código QR de URL en el que puede añadir un enlace a plataformas de encuestas como SurveyMonkey, Google Forms o Microsoft Forms. Solo tiene que pegar el enlace de comentarios, revisar los detalles y hacer clic en Siguiente.
Paso 4: Personalice el código QR para que coincida con el tema de su conferencia
A continuación, personalice el código QR para que parezca una extensión natural de los materiales de su conferencia.
Utilice un marco de código QR con una llamada a la acción clara, como «Escanee para compartir sus comentarios» o «Valore esta sesión». Una vez que esté satisfecho con el diseño, haga clic en Guardar para bloquearlo.
Paso 5: Descargue, pruebe y coloque el código QR de forma cuidadosa
Asigne un nombre a su código QR y descárguelo en el formato de código QR adecuado. Elija el formato SVG para diseños de impresión que requieran una impresión de alta resolución en insignias o carteles grandes. Utilice el formato PNG para uso digital, como diapositivas de presentaciones.
Antes de finalizar el envío de los materiales a imprimir, pruebe el código QR exhaustivamente en varios dispositivos móviles.
Su código QR para comentarios sobre la conferencia ya está listo para usar.
Paso 6: Analice las respuestas y optimice su formulario de comentarios
Una vez implementado el código QR, revise las tasas de escaneo hasta la finalización para comprender dónde abandonan los asistentes y refine la experiencia en consecuencia. Busque patrones, como preguntas omitidas, formularios demasiado largos o redacción poco clara. Utilice esta información para acortar el formulario, reordenar las preguntas o ajustar las indicaciones para mejorar la calidad de las respuestas y las tasas de finalización.
Ahora que ya sabe cómo crear e insertar códigos QR en los materiales de la conferencia, debe seguir algunas prácticas recomendadas para sacarles el máximo partido.
Estrategias de códigos QR para conferencias que aumentan las tasas de escaneo y la recopilación de comentarios
Para aumentar las tasas de escaneo y la recopilación de comentarios en las conferencias, los códigos QR deben ser fáciles de localizar y escanear. A continuación le indicamos cómo sacar el máximo partido a los códigos QR en los materiales de la conferencia.
1. Diseñe pensando en la visibilidad y la confianza
Sus códigos QR deben escanearse de forma fiable en condiciones reales de conferencia. Utilice códigos oscuros sobre fondos claros o códigos claros sobre fondos oscuros para obtener el mejor contraste. Incluya llamadas a la acción claras junto al código QR que indiquen a los asistentes exactamente qué deben hacer. Personalice los códigos QR con el logotipo y los colores de su evento para aumentar la confianza y las tasas de escaneo. Además, asegúrese de que el tamaño del código QR sea el adecuado para el material en el que lo imprime.
2. Optimice la ubicación para obtener el máximo número de escaneos
La ubicación de su código QR determina significativamente las tasas de participación. Las salidas de las sesiones y las diapositivas finales de las presentaciones tienen el potencial de obtener tasas de finalización más altas, especialmente en áreas donde los asistentes hacen una pausa de forma natural. En el caso de eventos de varios días, realice un seguimiento de las ubicaciones que generan altas tasas de finalización y ajuste la posición en consecuencia.
3. Mantenga los formularios de comentarios breves y optimizados para dispositivos móviles
Incluso una ubicación perfecta fracasa si los formularios no son fáciles de usar. Los formularios largos se abandonan cuando los asistentes se enfrentan a horarios de sesiones que compiten entre sí. Mantenga su formulario breve y utilice escalas de valoración y preguntas NPS en lugar de campos de texto abiertos.
4. Utilice códigos QR dinámicos para una capacidad de e flex
Los códigos QR dinámicos le permiten actualizar las preguntas de la encuesta en tiempo real, basándose en lo que aprende durante el evento. Dado que son códigos QR rastreables, puede analizar la hora del escaneo, el tipo de dispositivo, la ubicación y el sistema operativo. Estas métricas revelan qué ubicaciones impulsan la participación.
5. Incentive la participación
No todos los asistentes rellenan naturalmente los formularios de comentarios, incluso cuando es conveniente. Se sabe que los incentivos aumentan las respuestas a las encuestas hasta en un 30 %. Ofrezca participaciones en sorteos o proporcione acceso a contenido exclusivo, como grabaciones de sesiones, diapositivas de los ponentes o informes del sector. Destaque los incentivos en sus mensajes, ya que una propuesta de valor clara impulsa más acciones.
6. Acceda a los resultados en tiempo real durante el evento
Utilice paneles de análisis en directo para analizar las valoraciones de las sesiones, los datos de rendimiento de los ponentes y los comentarios sobre la logística a los pocos minutos de enviar las respuestas. Esta visibilidad en tiempo real le permite resolver los problemas rápidamente mientras la conferencia está en curso.
Obtenga comentarios sobre la conferencia en tiempo real con TQRCG
Al fin y al cabo, el éxito de su próxima conferencia dependerá de los datos que recopile de ella. Confiar en los correos electrónicos posteriores al evento suele dar lugar a bajas tasas de respuesta y comentarios vagos, ya que el momento ya ha pasado.
El uso de códigos QR cambia esa dinámica, ya que le permite captar la atención de los asistentes mientras aún están comprometidos y en la sala. Este cambio le proporciona información más específica para mejorar la experiencia incluso antes de que comience la siguiente sesión.
Cuando utiliza códigos QR dinámicos, no está limitado a un único destino. Si cambia un ponente o es necesario actualizar un formulario de comentarios después de haber impreso la señalización, puede cambiar el enlace back-end en cuestión de segundos sin necesidad de volver a imprimir nada.
El uso de The QR Code Generator (TQRCG) también simplifica la forma de demostrar el valor a sus patrocinadores y expositores. Puede proporcionar datos concretos sobre cuántas personas interactuaron con sus materiales en tiempo real.
¿Está listo para ver la diferencia por sí mismo? Regístrese y cree hoy mismo su código dinámico gratuito para comentarios sobre conferencias en TQRCG.
Preguntas frecuentes
Los códigos QR estáticos tienen un enlace fijo y no se pueden editar una vez impresos. En comparación con los códigos QR estáticos, los códigos QR dinámicos se pueden actualizar en cualquier momento, realizar un seguimiento de los escaneos y ofrecer análisis como el tipo de dispositivo, la ubicación y el recuento de respuestas. Para los comentarios de conferencias, los códigos QR dinámicos son la mejor opción porque se pueden editar las URL, asignar enlaces por sesión y medir la participación en tiempo real sin necesidad de reimprimir los materiales.
Las mejores ubicaciones son:
– Tarjetas de identificación
– Salidas de las sesiones y cerca de las puertas del auditorio
– Las diapositivas al final de las presentaciones
– Mostradores de los expositores y estaciones de demostración
– Programas de eventos, agendas o carteles de mesa
Coloque los códigos QR en lugares donde los asistentes se detienen de forma natural, como salidas, colas, zonas de asientos o pantallas de resumen, para aumentar las respuestas.
Puede aumentar las tasas de respuesta añadiendo una llamada a la acción clara y colocando códigos QR a la salida de las sesiones para captar las reacciones inmediatas. También es útil acortar los campos del formulario a menos de seis preguntas.
Sí. Mediante el uso de códigos QR dinámicos, puede asignar un enlace único a cada sesión o stand. Esto permite realizar un seguimiento de las sesiones que mejor han funcionado, comparar la participación en los stands y medir el retorno de la inversión de los patrocinadores basándose en datos reales de los visitantes.
La mayoría de los dispositivos modernos pueden escanear códigos QR con la aplicación de cámara integrada. En el caso de los dispositivos más antiguos, los escáneres integrados en aplicaciones como Google Lens (Android) o Control Center Scanner (iPhone) también funcionan automáticamente.
Para conferencias y ferias comerciales, los tamaños recomendados para los códigos QR son:
– Credenciales: 1 pulgada como mínimo (0,8 pulgadas es el tamaño mínimo aceptable, pero ~1 pulgada se escanea de forma más fiable)
– Folletos y volantes: 1,25 pulgadas para un escaneo manual más fluido
– Carteles y pancartas de stands: 4-6 pulgadas, dependiendo de la distancia de visión y el tráfico peatonal.
– Carteles grandes/pantallas de escenario: 8 pulgadas o más para escaneos a larga distancia en salas grandes.
Si los asistentes tienen que acercarse a menos de 3-4 pies para escanear un banner o una pantalla, el código QR es demasiado pequeño para su uso en eventos reales.
