Comment utiliser les codes QR de conférence pour recueillir des commentaires en temps réel

Vous passez des mois à planifier votre conférence, mais les commentaires qui comptent le plus arrivent souvent trop tard, voire jamais.

Les sondages post-événement restent dans les boîtes de réception sans être ouverts. Lorsque les réponses finissent par arriver, les participants sont passés à autre chose et le contexte s’est estompé. Ce dont vous avez besoin, ce sont des commentaires recueillis sur le moment, lorsque les expériences sont encore fraîches et les réactions authentiques.

C’est là que les codes QR changent la donne. Les références du secteur indiquent que les enquêtes en personne obtiennent des taux de réponse pouvant atteindre 57 %, surpassant les enquêtes par e-mail après l’événement. Lorsque vous permettez aux participants de partager facilement leurs impressions immédiatement après une session, vous recevez plus de réponses et des données de meilleure qualité.

Dans ce guide, vous apprendrez exactement où placer les codes QR pour obtenir des taux de réponse maximaux, comment concevoir des flux de commentaires fluides et comment transformer les données d’événements en direct en informations exploitables immédiatement.

Table des matières

1. Pourquoi les méthodes traditionnelles de recueil des commentaires lors des conférences ne sont pas efficaces
2. Comment les codes QR sur les supports de conférence améliorent la collecte des commentaires
3. Comment créer et intégrer des codes QR dans les supports de conférence
4. Stratégies relatives aux codes QR pour les conférences afin d’augmenter les taux de scan et la collecte de commentaires
5. Obtenez des commentaires en temps réel sur les conférences avec TQRCG
6. Foire aux questions

Pourquoi les méthodes traditionnelles de collecte de commentaires lors des conférences sont insuffisantes

Malgré les efforts consacrés à la planification et à l’organisation des conférences, la collecte de commentaires repose souvent sur des méthodes obsolètes qui ne fonctionnent pas dans les conditions réelles d’un événement.

1. Faibles taux de réponse aux enquêtes post-événementielles

coreLes références du secteur événementiel montrent que les enquêtes par e-mail post-événement obtiennent des taux de réponse de 20 à 30 %. Les organisateurs ne disposent donc pas des commentaires de près de 80 % des participants. Par conséquent, les évaluations globales de l’expérience peuvent être trompeuses, ce qui rend difficile d’évaluer avec précision le succès d’un événement ou de justifier les décisions auprès des parties prenantes.

2. Inconvénients des formulaires de commentaires papier

Les enquêtes en personne ont tendance à donner les meilleurs résultats, mais les formulaires papier exigent des participants qu’ils fassent des efforts pendant les périodes de forte affluence. Les participants doivent trouver des stylos, remplir les formulaires tout en participant à des conversations de réseautage et déposer les feuilles remplies à la sortie. Les taux de réponse souffrent également du fait que les formulaires sont égarés, partiellement remplis ou complètement abandonnés.

3. Absence de collecte de données en temps réel

Sans accès aux commentaires en direct, les organisateurs sont obligés d’attendre la fin de l’événement pour comprendre comment les participants le vivent dans l’ensemble. Cela élimine la possibilité de résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent ou de tirer parti de ce qui fonctionne. Pour les conférences de plusieurs jours, l’absence d’informations en temps réel est une occasion manquée majeure d’améliorer l’expérience globale de l’événement pendant que les participants sont encore sur place.

4. Absence de standardisation au sein de la conférence

Lorsque différentes sessions utilisent différentes méthodes de retour d’information, cela crée une expérience inégale pour les participants et fragmente votre collecte de données. Sans standardisation, vous ne pouvez pas comparer de manière significative les retours d’information entre les sessions ou les stands. Les différentes méthodes introduisent un biais dans les réponses.

Les codes QR éliminent tous ces problèmes en offrant une expérience cohérente et fluide pour la collecte des commentaires. Voyons pourquoi ils constituent un atout précieux pour les conférences.

Comment les codes QR sur les supports de conférence améliorent la collecte de commentaires

La collecte de commentaires lors des conférences échoue souvent parce que la demande arrive trop tard ou semble demander un effort supplémentaire.

Les codes QR résolvent ce problème en intégrant des possibilités de commentaires directement dans le parcours des participants, en les plaçant à différents endroits tout au long de l’événement. Une fois scannés, ces codes QR peuvent mener à un court questionnaire, un sondage rapide ou une simple échelle d’évaluation, selon le contexte. 

Voici quelques exemples illustrant comment les codes QR sur les supports de conférence peuvent rendre la collecte de commentaires plus efficace et plus fluide.

1. Placez des codes QR sur les badges de conférence 

Les codes QR sur les badges permettent d’accéder en permanence aux commentaires tout au long des événements de plusieurs jours. L’impression de codes QR sur les cordons ou les coins des badges permet aux participants de partager leurs commentaires à la fin d’une session ou d’une interaction. Pour les badges, utilisez des formats légers tels qu’une évaluation de la session en un seul clic, un commentaire « Comment était cette session ? » basé sur des emojis ou une seule question ouverte telle que « Une chose que vous avez apprise aujourd’hui ». Ces micro-interactions réduisent l’effort et augmentent les taux de réponse.

2. Ajoutez des codes QR aux documents de la session et aux diapositives de présentation

Placer des codes QR sur les diapositives de présentation et les documents imprimés permet aux participants de donner leur avis pendant que le contenu est encore frais dans leur esprit. La dernière diapositive est l’emplacement le plus efficace, surtout lorsqu’elle est associée à un CTA clair tel que « Scannez pour noter cette session ». Vous pouvez ici utiliser des formats de commentaires structurés tels que des notes de 1 à 5 étoiles, des cartes d’cores sur les intervenants ou des sondages rapides sur la session. Ces formats vous aident à comparer les sessions sans submerger les participants.

3. Utilisez des codes QR sur la signalisation des stands

Les stands des exposants peuvent tirer parti de codes QR dédiés sur les chevalets de table, les écrans de démonstration ou les panneaux publicitaires. Ces codes QR peuvent renvoyer vers de courts formulaires qui permettent de recueillir à la fois des informations sur la qualité de l’expérience et les intentions des participants. Par exemple, les participants peuvent noter la démonstration à l’aide d’un curseur, répondre à un sondage par oui ou par non, tel que « Envisageriez-vous cette solution ? », ou sélectionner ce qui les intéresse le plus dans une liste.

4. Imprimez des codes QR sur la signalétique et les documents du programme de l’événement 

Les agendas, guides de session et programmes d’événements imprimés sont idéaux pour recueillir des commentaires sur plusieurs sessions ou sur l’ensemble de l’événement. Comme les participants consultent ces documents à plusieurs reprises, les codes QR placés à cet endroit encouragent les réponses sans perturber l’expérience. 

core Utilisez des formats simples, tels que des questions sur l’indice de recommandation net (NPS), des sondages à choix multiples sur la pertinence de l’événement ou des questions de classement telles que « Quelle session a apporté le plus de valeur aujourd’hui ? » afin de recueillir des informations exploitables à grande échelle.

Les codes QR vous aidant à collecter plus facilement les commentaires, il est également important de comprendre comment créer des codes QR de conférence qui seront scannés.

Comment créer et intégrer des codes QR dans les supports de conférence

La mise en place d’une stratégie efficace en matière de codes QR a un impact à la fois sur l’expérience des participants et sur votre capacité à mesurer et à optimiser la collecte de commentaires au fil du temps. Commencez par déterminer la valeur que vous souhaitez offrir.

Étape 1 : Définissez l’expérience des participants derrière le code QR

Avant de placer un code QR de commentaires, décidez de ce qui doit se passer après le scan. L’expérience doit être courte, pertinente et liée à un moment précis du parcours du participant.

• Commentaires sur la session : associez le code QR à un rapide sondage de satisfaction qui demande aux participants d’évaluer la clarté, la pertinence du contenu et le rythme de l’intervenant.
• Interactions sur le stand : utilisez le code QR pour recueillir des informations sur le niveau d’intérêt pour les produits, la satisfaction à l’égard des démonstrations ou les détails de base sur la qualification des prospects.
• Expérience globale de l’événement : recueillez des informations plus générales telles que le NPS, la probabilité de revenir ou les inscriptions par e-mail pour recevoir des informations sur les événements futurs.

Étape 2 : Choisissez le type de code QR en fonction de votre objectif

Votre objectif détermine le type de code QR que vous utilisez. S’il s’agit de recueillir des commentaires sur la conférence, utilisez des codes QR dynamiques. Ceux-ci vous fournissent des analyses détaillées des scans, vous aidant à comprendre comment les participants interagissent avec la collecte de commentaires tout au long de l’événement. Vous pouvez suivre quel emplacement génère les taux de réponse les plus élevés et quels types de sessions génèrent le plus de scans.

Étape 3 : générez votre code QR

Pour créer votre code QR de commentaires sur la conférence, connectez-vous à The QR Code Generator (TQRCG) et sélectionnez le type de code QR approprié en fonction de vos objectifs. Vérifiez attentivement tous les détails et cliquez sur Suivant. 

Vous pouvez opter pour un code QR URL qui vous permet d’ajouter un lien vers des plateformes d’enquête telles que SurveyMonkey, Google Forms ou Microsoft Forms. Il vous suffit de coller votre lien de commentaires, de vérifier les détails et de cliquer sur Suivant.

Étape 4 : Personnalisez le code QR pour qu’il corresponde au thème de votre conférence

Personnalisez ensuite le code QR afin qu’il s’intègre naturellement à vos supports de conférence. 

Utilisez un cadre de code QR avec un appel à l’action clair, tel que « Scannez pour partager vos commentaires » ou « Évaluez cette session ». Une fois que vous êtes satisfait du design, cliquez sur Enregistrer pour le verrouiller.

Étape 5 : Téléchargez, testez et placez le code QR de manière réfléchie

Nommez votre code QR et téléchargez-le dans le format approprié. Choisissez le format SVG pour les mises en page nécessitant une impression haute résolution sur des badges ou des panneaux de grande taille. Utilisez le format PNG pour une utilisation numérique, comme les diapositives de présentation. 

Avant de finaliser l’envoi des documents à imprimer, testez le code QR de manière approfondie sur plusieurs appareils mobiles. 

Votre code QR pour les commentaires sur la conférence est maintenant prêt à être utilisé.

Étape 6 : Analysez les réponses et optimisez votre formulaire de commentaires

Une fois le code QR déployé, examinez les taux de scan jusqu’à la fin pour comprendre où les participants abandonnent et affinez l’expérience en conséquence. Recherchez des schémas récurrents, tels que des questions ignorées, des formulaires trop longs ou des formulations peu claires. Utilisez ces informations pour raccourcir le formulaire, réorganiser les questions ou ajuster les invites afin d’améliorer la qualité des réponses et les taux d’achèvement.

Maintenant que vous savez comment créer et intégrer des codes QR dans les documents de conférence, vous devez suivre certaines bonnes pratiques pour en tirer le meilleur parti.

Stratégies relatives aux codes QR pour les conférences afin d’augmenter les taux de scan et la collecte de commentaires

Pour augmenter les taux de scan et la collecte de commentaires lors des conférences, les codes QR doivent être faciles à repérer et à scanner. Voici comment tirer le meilleur parti de vos codes QR sur les supports de conférence.

1. Concevez-les pour qu’ils soient visibles et inspirent confiance

Vos codes QR doivent pouvoir être scannés de manière fiable dans les conditions réelles d’une conférence. Utilisez des codes foncés sur fond clair ou des codes clairs sur fond foncé pour obtenir le meilleur contraste possible. Ajoutez des appels à l’action clairs à côté du code QR pour indiquer précisément aux participants ce qu’ils doivent faire. Personnalisez les codes QR avec le logo et les couleurs de votre événement afin d’accroître la confiance et les taux de scan. De plus, assurez-vous que la taille de votre code QR est adaptée au support sur lequel vous l’imprimez.

2. Optimisez l’emplacement pour un maximum de scans

L’emplacement de votre code QR détermine de manière significative les taux d’engagement. Les sorties de session et les diapositives de présentation finales ont le potentiel d’obtenir des taux d’achèvement plus élevés, en particulier dans les zones où les participants font naturellement une pause. Pour les événements de plusieurs jours, identifiez les emplacements qui génèrent des taux d’achèvement élevés et ajustez le positionnement en conséquence.

3. Rédigez des formulaires de commentaires courts et optimisés pour les appareils mobiles

Même un emplacement parfait échouera si les formulaires ne sont pas conviviaux. Les formulaires trop longs sont abandonnés lorsque les participants sont confrontés à des horaires de session concurrents. Veillez à ce que votre formulaire soit court et utilisez des échelles d’évaluation et des questions NPS plutôt que des champs de texte ouverts. 

4. Utilisez des codes QR dynamiques pour l’flexibilité

Les codes QR dynamiques vous permettent de mettre à jour les questions de l’enquête en temps réel, en fonction de ce que vous apprenez pendant l’événement. Comme il s’agit de codes QR traçables, vous pouvez analyser l’heure de la lecture, le type d’appareil, l’emplacement et le système d’exploitation. Ces mesures révèlent quels emplacements favorisent l’engagement. 

5. Encouragez la participation

Tous les participants ne remplissent pas naturellement le questionnaire, même lorsque cela leur est facile. Les incitations sont connues pour augmenter les réponses aux enquêtes jusqu’à 30 %. Proposez des participations à des tirages au sort ou donnez accès à des contenus exclusifs, tels que des enregistrements de sessions, des diapositives des intervenants ou des rapports sur le secteur. Mettez en avant les incitations dans vos messages, car une proposition de valeur claire incite davantage à l’action.

6. Accédez aux résultats en temps réel pendant l’événement

Utilisez des tableaux de bord analytiques en direct pour analyser les notes attribuées aux sessions, les données sur les performances des intervenants et les commentaires sur la logistique quelques minutes après la soumission des réponses. Cette visibilité en temps réel vous permet de résoudre rapidement les problèmes pendant que la conférence se déroule.

Obtenez des commentaires en temps réel sur la conférence avec TQRCG

En fin de compte, le succès de votre prochaine conférence dépendra des données que vous en tirerez. Les e-mails envoyés après l’événement génèrent généralement des taux de réponse faibles et des commentaires vagues, car le moment est déjà passé. 

L’utilisation de codes QR change la donne, vous permettant de capter l’attention des participants alors qu’ils sont encore engagés et présents dans la salle. Ce changement vous donne des informations plus précises pour améliorer l’expérience avant même que la prochaine session ne commence.

Lorsque vous utilisez des codes QR dynamiques, vous n’êtes pas limité à une seule destination. Si un intervenant change ou si un formulaire de commentaires doit être mis à jour après l’impression de votre signalétique, vous pouvez modifier le lien back-end en quelques secondes sans avoir à réimprimer quoi que ce soit. 

L’utilisation de TQRCG ( The QR Code Generator ) simplifie également la manière dont vous prouvez votre valeur à vos sponsors et exposants. Vous pouvez fournir des données concrètes sur le nombre de personnes qui ont interagi avec leurs supports en temps réel. 

Prêt à constater la différence par vous-même ? Inscrivez-vous et créez dès aujourd’hui votre code de commentaires dynamique gratuit pour les conférences sur TQRCG. 

Foire aux questions