Come utilizzare i codici QR delle conferenze per raccogliere feedback in tempo reale

Trascorri mesi a pianificare la tua conferenza, ma il feedback più importante spesso arriva troppo tardi o non arriva affatto.

I sondaggi post-evento rimangono chiusi nelle caselle di posta elettronica. Quando finalmente arrivano le risposte, i partecipanti hanno già voltato pagina e il contesto è ormai superato. Ciò di cui hai bisogno è un feedback raccolto sul momento, quando le esperienze sono ancora fresche e le reazioni sono genuine.

È qui che i codici QR cambiano le regole del gioco. I benchmark del settore indicano che i sondaggi di persona raggiungono tassi di risposta fino al 57%, superando i sondaggi post-evento via e-mail. Quando rendi facile per i partecipanti condividere le loro opinioni subito dopo una sessione, ricevi più risposte e dati di qualità superiore.

In questa guida imparerai esattamente dove posizionare i codici QR per ottenere i massimi tassi di risposta, come progettare flussi di feedback senza attrito e come trasformare i dati degli eventi dal vivo in informazioni immediate e utilizzabili.

Indice

1. Perché i metodi tradizionali di feedback delle conferenze non sono sufficienti
2. In che modo i codici QR sui materiali della conferenza migliorano la raccolta dei feedback
3. Come creare e incorporare i codici QR nei materiali della conferenza
4. Strategie relative ai codici QR per le conferenze per aumentare i tassi di scansione e la raccolta di feedback
5. Ottieni feedback in tempo reale sulle conferenze con TQRCG
6. Domande frequenti

Perché i metodi tradizionali di feedback sulle conferenze non sono sufficienti

Nonostante l’impegno profuso nella pianificazione e nell’organizzazione delle conferenze, la raccolta di feedback si basa spesso su metodi obsoleti che non funzionano nelle condizioni reali dell’evento.

1. Bassi tassi di risposta ai sondaggi post-evento

I benchmark del settore degli eventi mostrano che i sondaggi post-evento inviati via e-mail raggiungono tassi di risposta del 20-30%. Ciò significa che gli organizzatori non ricevono il feedback di quasi l’80% dei partecipanti. Di conseguenza, le scorei sull’esperienza complessiva possono essere fuorvianti, rendendo difficile valutare con precisione il successo dell’evento o giustificare le decisioni agli stakeholder.

2. Scomodità dei moduli cartacei per il feedback

I sondaggi di persona tendono a dare i risultati migliori, ma i moduli cartacei richiedono uno sforzo da parte dei partecipanti durante i periodi di massimo coinvolgimento. I partecipanti devono trovare una penna, compilare i moduli mentre sono impegnati in conversazioni di networking e consegnare i moduli compilati all’uscita. I tassi di completamento risentono anche del fatto che i moduli vengono smarriti, compilati solo in parte o abbandonati del tutto.

3. Nessuna raccolta di dati in tempo reale

Senza accesso al feedback in tempo reale, gli organizzatori sono costretti ad aspettare fino alla fine dell’evento per capire come i partecipanti lo stanno vivendo nel complesso. Questo elimina la possibilità di affrontare i problemi man mano che si presentano o di sfruttare ciò che funziona. Per le conferenze di più giorni, la mancanza di informazioni in tempo reale è una grande opportunità persa per migliorare l’esperienza complessiva dell’evento mentre i partecipanti sono ancora sul posto.

4. Nessuna standardizzazione durante la conferenza

Quando sessioni diverse utilizzano metodi di feedback diversi, si crea un’esperienza disomogenea per i partecipanti e si frammenta la raccolta dei dati. Senza standardizzazione, non è possibile confrontare in modo significativo i feedback tra le sessioni o gli stand. Metodi diversi introducono distorsioni nelle risposte.

I codici QR eliminano tutti questi problemi fornendo un’esperienza coerente e senza attriti per la raccolta dei feedback. Capiamo perché sono un’aggiunta preziosa alle conferenze.

Come i codici QR sui materiali della conferenza migliorano la raccolta dei feedback

La raccolta di feedback alle conferenze spesso fallisce perché la richiesta arriva troppo tardi o sembra uno sforzo aggiuntivo.

I codici QR risolvono questo problema incorporando le opportunità di feedback direttamente nel percorso dei partecipanti, posizionandoli in vari punti durante l’evento. Una volta scansionati, questi codici QR possono portare a un breve questionario, un sondaggio rapido o una semplice scala di valutazione, a seconda del contesto. 

Di seguito sono riportati alcuni modi in cui i codici QR sui materiali della conferenza possono rendere la raccolta di feedback più efficace e senza attriti.

1. Posizionare i codici QR sui badge della conferenza 

I codici QR sui badge consentono di accedere al feedback in modo continuativo durante eventi di più giorni. Stampare i codici QR sui cordoncini o sugli angoli dei badge permette ai partecipanti di condividere il loro feedback ogni volta che termina una sessione o un’interazione. Per i badge, usa formati leggeri come una valutazione della sessione con un solo tocco, un feedback basato su emoji “Come è stata questa sessione?” o una singola domanda aperta come “Una cosa che hai imparato oggi”. Queste micro-interazioni riducono lo sforzo e aumentano i tassi di risposta.

2. Aggiungi codici QR ai materiali della sessione e alle diapositive della presentazione

Inserire i codici QR nelle slide della presentazione e nelle dispense stampate garantisce che i partecipanti abbiano l’opportunità di fornire un feedback mentre il contenuto è ancora fresco nella loro mente. La slide finale è il posto più efficace, soprattutto se abbinata a un chiaro invito all’azione come “Scansiona per valutare questa sessione”. Qui puoi utilizzare formati di feedback strutturati come valutazioni da 1 a 5 stelle, schede “core” dei relatori o sondaggi rapidi sulla sessione. Questi formati ti aiutano a confrontare le sessioni senza sovraccaricare i partecipanti.

3. Utilizza i codici QR sulla segnaletica dello stand

Gli stand degli espositori traggono vantaggio dai codici QR dedicati su cartellini da tavolo, schermi dimostrativi o cartelloni pubblicitari. Questi codici QR possono collegarsi a moduli brevi che catturano sia la qualità dell’esperienza che l’intenzione. Ad esempio, i partecipanti possono valutare la demo utilizzando un cursore, rispondere a un sondaggio sì/no, come “Prenderesti in considerazione questa soluzione?”, o selezionare ciò che li interessa di più da un elenco.

4. Stampa i codici QR sulla segnaletica dell’evento e sui materiali del programma 

Gli ordini del giorno stampati, le guide alle sessioni e i programmi degli eventi sono ideali per ottenere feedback che coprono più sessioni o l’intero evento. Poiché i partecipanti consultano ripetutamente questi materiali, i codici QR inseriti in essi incoraggiano le risposte senza interrompere l’esperienza. 

Utilizza formati semplici, come domande NPS (core ) sul net promoter, sondaggi a scelta multipla sulla rilevanza dell’evento o domande di classificazione come “Quale sessione ha aggiunto più valore oggi?” per raccogliere informazioni utili su larga scala.

I codici QR ti aiutano ad aumentare facilmente la raccolta di feedback, ma è anche importante capire come creare codici QR per conferenze che vengano effettivamente scansionati.

Come creare e incorporare codici QR nei materiali della conferenza

La creazione di una strategia efficace per i codici QR influisce sia sull’esperienza dei partecipanti che sulla tua capacità di misurare e ottimizzare la raccolta di feedback nel tempo. Inizia comprendendo quale valore desideri offrire.

Fase 1: definisci l’esperienza dei partecipanti dietro al codice QR

Prima di inserire un codice QR per il feedback, decidete cosa dovrebbe succedere dopo la scansione. L’esperienza dovrebbe essere breve, pertinente e legata a un momento specifico del percorso dei partecipanti.

• Feedback sulla sessione: collegate il codice QR a un breve sondaggio di soddisfazione che chiede ai partecipanti di valutare la chiarezza, la pertinenza dei contenuti e il ritmo del relatore.
• Interazioni allo stand: utilizza il codice QR per acquisire i livelli di interesse per il prodotto, la soddisfazione per la demo o i dettagli di base sulla qualificazione dei lead.
• Esperienza complessiva dell’evento: raccogli informazioni più ampie come NPS, probabilità di partecipare nuovamente o iscrizioni via e-mail per aggiornamenti su eventi futuri.

Fase 2: scegli il tipo di codice QR in base al tuo obiettivo

Il tuo obiettivo determina il tipo di codice QR da utilizzare. Se si tratta di raccogliere feedback sulla conferenza, utilizza codici QR dinamici. Questi ti forniscono analisi dettagliate delle scansioni, aiutandoti a capire come i partecipanti interagiscono con la raccolta di feedback durante l’evento. Puoi monitorare quale posizionamento genera i tassi di risposta più elevati e quali tipi di sessioni generano il maggior numero di scansioni.

Passaggio 3: genera il tuo codice QR

Per creare il tuo codice QR per il feedback sulla conferenza, accedi a The QR Code Generator (TQRCG) e seleziona il tipo di codice QR appropriato in base ai tuoi obiettivi. Controlla attentamente tutti i dettagli e fai clic su Avanti. 

Puoi optare per un codice QR URL in cui è possibile aggiungere un link a piattaforme di sondaggi come SurveyMonkey, Google Forms o Microsoft Forms. Basta incollare il link per il feedback, rivedere i dettagli e fare clic su Avanti.

Passaggio 4: personalizza il codice QR in modo che corrisponda al tema della tua conferenza

Successivamente, personalizza il codice QR in modo che sembri un’estensione naturale dei materiali della conferenza. 

Utilizza una cornice per codice QR con una chiara call to action, ad esempio “Scansiona per condividere il tuo feedback” o “Valuta questa sessione”. Una volta che sei soddisfatto del design, clicca su Salva per confermare il tuo progetto.

Passaggio 5: scarica, prova e posiziona il codice QR con attenzione

Assegna un nome al tuo codice QR e scaricalo nel formato corretto. Scegli il formato SVG per i layout di stampa che richiedono una stampa ad alta risoluzione su badge o cartellonistica di grandi dimensioni. Utilizza il formato PNG per l’uso digitale, ad esempio per le diapositive delle presentazioni. 

Prima di finalizzare l’invio dei materiali da stampare, prova il codice QR su più dispositivi mobili. 

Il tuo codice QR per il feedback sulla conferenza è ora pronto per l’uso.

Passaggio 6: analizza le risposte e ottimizza il modulo di feedback

Una volta implementato il codice QR, esamina i tassi di scansione completata per capire dove gli partecipanti abbandonano il modulo e perfeziona l’esperienza di conseguenza. Cerca di individuare eventuali schemi ricorrenti, come domande saltate, moduli eccessivamente lunghi o formulazioni poco chiare. Utilizza queste informazioni per accorciare il modulo, riordinare le domande o modificare le istruzioni per migliorare la qualità delle risposte e i tassi di completamento.

Ora che sai come creare e incorporare i codici QR nei materiali della conferenza, devi seguire alcune best practice per ottenere il massimo da essi.

Strategie per i codici QR delle conferenze per aumentare i tassi di scansione e la raccolta di feedback

Per aumentare i tassi di scansione e la raccolta di feedback durante le conferenze, i codici QR devono essere facili da individuare e scansionare. Ecco come assicurarti di ottenere il massimo dai tuoi codici QR sui materiali della conferenza.

1. Progettate per garantire visibilità e affidabilità

I tuoi codici QR devono essere scansionabili in modo affidabile nelle condizioni reali della conferenza. Utilizza codici scuri su sfondi chiari o codici chiari su sfondi scuri per ottenere il miglior contrasto. Includi chiari inviti all’azione accanto al codice QR che indichino ai partecipanti esattamente cosa fare. Personalizza i codici QR con il logo e i colori del tuo evento per aumentare la fiducia e i tassi di scansione. Inoltre, assicurati che le dimensioni del codice QR siano adeguate al materiale su cui lo stampi.

2. Ottimizza il posizionamento per ottenere il massimo numero di scansioni

Il posizionamento del codice QR determina in modo significativo i tassi di coinvolgimento. Le uscite dalle sessioni e le diapositive finali della presentazione hanno il potenziale per tassi di completamento più elevati, in particolare nelle aree in cui i partecipanti si fermano naturalmente. Per gli eventi di più giorni, monitorate quali luoghi generano tassi di completamento elevati e regolate il posizionamento di conseguenza.

3. Mantieni i moduli di feedback brevi e ottimizzati per i dispositivi mobili

Anche un posizionamento perfetto fallisce senza moduli facili da usare. I moduli lunghi vengono abbandonati quando i partecipanti devono scegliere tra più sessioni in programma. Mantieni il tuo modulo breve e utilizza scale di valutazione e domande NPS invece di campi di testo aperti. 

4. Utilizza codici QR dinamici per l’flexibilità

I codici QR dinamici consentono di aggiornare le domande del sondaggio in tempo reale, in base a ciò che si apprende durante l’evento. Poiché si tratta di codici QR tracciabili, è possibile analizzare l’ora della scansione, il tipo di dispositivo, la posizione e il sistema operativo. Queste metriche rivelano quali posizionamenti stimolano il coinvolgimento. 

5. Incentiva la partecipazione

Non tutti i partecipanti compilano spontaneamente il feedback, anche quando è conveniente farlo. È noto che gli incentivi aumentano le risposte al sondaggio fino al 30%. Offri partecipazioni a lotterie o fornisci accesso a contenuti esclusivi, come registrazioni delle sessioni, slide dei relatori o rapporti di settore. Metti in evidenza gli incentivi nei tuoi messaggi, poiché una chiara proposta di valore stimola una maggiore partecipazione.

6. Accedi ai risultati in tempo reale durante l’evento

Utilizza dashboard di analisi in tempo reale per analizzare le valutazioni delle sessioni, i dati sulle prestazioni dei relatori e il feedback logistico pochi minuti dopo l’invio delle risposte. Questa visibilità in tempo reale ti consente di risolvere rapidamente i problemi mentre la conferenza è in corso.

Ottieni feedback in tempo reale sulla conferenza con TQRCG

In fin dei conti, il successo della tua prossima conferenza dipende dai dati che raccogli. Affidarsi alle e-mail post-evento porta solitamente a tassi di risposta bassi e feedback vaghi, perché il momento è già passato. 

L’uso dei codici QR cambia questa dinamica, consentendoti di coinvolgere i partecipanti mentre sono ancora impegnati e presenti nella sala. Questo cambiamento ti offre informazioni più specifiche per migliorare l’esperienza prima ancora che inizi la sessione successiva.

Quando utilizzi codici QR dinamici, non sei vincolato a una singola destinazione. Se un relatore cambia o un modulo di feedback necessita di un aggiornamento dopo che la tua segnaletica è già stata stampata, puoi sostituire il link back-end in pochi secondi senza dover ristampare nulla. 

L’utilizzo di The QR Code Generator (TQRCG) semplifica anche il modo in cui dimostrate il valore ai vostri sponsor ed espositori. Potete fornire dati concreti sul numero di persone che hanno interagito con i loro materiali in tempo reale. 

Sei pronto a vedere la differenza con i tuoi occhi? Registrati e crea oggi stesso il tuo codice di feedback dinamico gratuito per conferenze su TQRCG. 

Domande frequenti