Wie Krankenhäuser QR-Codes einsetzen, um das Erlebnis im Wartezimmer zu verbessern

Lange Wartezeiten sind nicht nur lästig, sondern auch der schnellste Weg für Krankenhäuser, das Vertrauen ihrer Patienten zu verlieren. 

Über ein Drittel der Patienten verlässt den Arzttermin vorzeitig, und mehr als die Hälfte gibt an, dass wiederholte Verzögerungen sie dazu veranlassen, einen neuen Anbieter zu suchen. Unterdessen jongliert das Personal mit Anmeldungen, Papierkram und ständigen Fragen und stützt sich dabei oft auf Prozesse, die nie für das heutige Patientenaufkommen ausgelegt waren.

Wenn die Anmeldungen langsamer werden, sich der Papierkram stapelt und die Informationen unklar sind, werden Warteräume zu Stressfaktoren für Patienten und Mitarbeiter. QR-Codes bieten eine einfache Möglichkeit, diese Reibungspunkte zu reduzieren.

Neugierig, wie sie funktionieren und warum Ihr Krankenhaus QR-Codes in seinem Wartezimmer benötigt? Finden wir es heraus.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum herkömmliche Warteräume still und leise zu einer Belastung für den Betrieb werden
2. Wie QR-Codes in Wartezimmern das Patientenerlebnis verbessern
3. Wie man QR-Codes für Warteräume in Krankenhäusern erstellt
4. Wie man QR-Codes im Gesundheitswesen effektiv einsetzt
5. Wie Krankenhäuser QR-Codes in der Praxis eingesetzt haben
6. Verbessern Sie das Erlebnis in Krankenhauswartezimmern mit QR-Codes
7. Häufig gestellte Fragen

Warum herkömmliche Wartezimmer stillschweigend zu einer Belastung für den Betrieb werden

Viele Probleme in Wartezimmern bleiben unbemerkt, weil sie zur Routine gehören. 

Papierformulare, lange Anmeldeprozesse, unklare Wartezeiten und passive Warteerfahrungen sind in den meisten Gesundheitseinrichtungen an der Tagesordnung. Aber diese alltäglichen Probleme verlangsamen nach wie vor die Arbeit des Personals, frustrieren die Patienten und erschweren den Betrieb mehr als nötig.

Betrachten wir einmal die Kosten, die durch einen veralteten Warteraum entstehen.

Die papierbasierte Aufnahme verlangsamt den Patientenfluss und verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Personal

Die Methode mit Klemmbrett und Stift verursacht an mehreren Stellen Probleme. 

Das Personal verbringt Zeit damit, handschriftliche Informationen manuell in EHR-Systeme einzugeben. Dies ist eine langsame, repetitive Arbeit, die die Aufmerksamkeit vom Patienten ablenkt. Wenn die Handschrift unleserlich ist, müssen die Teams die Patienten zur Klärung aufsuchen oder riskieren, Fehler in die Krankenakten einzutragen.

Außerdem sind Papierformulare nicht direkt mit Ihrer digitalen Datenbank verbunden. Patienten müssen oft bei jedem Besuch die gleichen Versicherungsdaten, Medikamentenlisten und Kontaktdaten wiederholen. Diese Wiederholungen verlängern die Wartezeiten und sorgen für Frustration, noch bevor der Termin überhaupt begonnen hat. 

Diese Verzögerungen summieren sich schnell. In einer Klinik, die täglich 60 Patienten behandelt, können schon 10 zusätzliche Minuten pro Patient 10 Stunden Zeitverlust pro Tag bedeuten.

Fehlende Informationen verunsichern Patienten während langer Wartezeiten

Wenn Patienten nicht wissen, wie lange sie warten müssen, erhöht die Unsicherheit ihre Angst. Oft sitzen sie ohne klare Informationen da und sind sich nicht sicher, was als Nächstes kommt oder ob jemand weiß, dass sie warten.

Eine in PubMed Central veröffentlichte Studie ergab, dass Patienten, die über Verzögerungen informiert wurden, mehr als doppelt so häufig eine höhere Zufriedenheit angaben als diejenigen, die im Unklaren gelassen wurden. 

Eine Antwort aus derselben Studie verdeutlicht die Auswirkungen:

„Die Mutter (des Patienten) hat die Umfrage ausgefüllt. Sie war sehr verärgert über die Terminplanung des Radiologiepersonals außerhalb der Sprechzeiten. Ihr Kind hatte starke Schmerzen … es dauerte fast 13 Stunden, bis es untersucht und aufgenommen wurde … durch die Verzögerung verschlechterte sich sein Gesundheitszustand.“

Erfahrungen wie diese zeigen, wie mangelnde Kommunikation die Frustration in ohnehin schon stressigen Momenten noch verstärken kann.

Statische Materialien schränken die Möglichkeiten zur Patientenaufklärung ein

Patienten beschäftigen sich selten mit statischen Postern über Grippeimpfungen oder die Behandlung chronischer Krankheiten. Gedruckte Materialien können nicht auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten werden, und das Personal in überfüllten Wartezimmern hat keine Zeit, vor den Terminen maßgeschneiderte Informationen zu geben.

Die typischen 15 bis 30 Minuten, die Patienten mit Warten verbringen, sind oft verschwendete Zeit und keine Gelegenheit, sie zu informieren oder auf die Behandlung vorzubereiten.

Gemeinsam genutzte Aufnahmeinstrumente erhöhen das Hygiene- und Infektionsrisiko

Gemeinsam genutzte Klemmbretter, Stifte und Touchscreens an Kiosken werden täglich von vielen Händen berührt, was zu Hygieneproblemen führt. Tatsächlich ergab eine Studie, dass 100 % der Mobiltelefone von Mitarbeitern im Gesundheitswesen mit bakteriellen Krankheitserregern kontaminiert waren. Gemeinsam genutzte Aufnahmewerkzeuge sind ähnlichen Risiken ausgesetzt.

In Umgebungen, in denen Infektionskontrolle von entscheidender Bedeutung ist, kann die Verwendung gemeinsam genutzter Hilfsmittel das Risiko erhöhen und die Bedenken der Patienten verstärken.

Angesichts all dieser Nachteile sind kontaktlose Alternativen eine vernünftige Erwartung. Und hier können QR-Codes eine Rolle spielen.

Wie QR-Codes in Wartezimmern das Patientenerlebnis verbessern

Oberflächlich betrachtet ist die QR-Code-Technologie recht einfach. Aber in Wartezimmern führt diese Einfachheit zu deutlichen und praktischen Verbesserungen.

Die digitale Anmeldung macht die Patientenregistrierung schneller und einfacher

Bringen Sie einen QR-Code für die Krankenhausregistrierung an einer Beschilderung in der Nähe des Eingangs oder der Anmeldestelle an. Patienten können ihn mit ihrem Smartphone scannen und gelangen so zu einem mobilfreundlichen Anmeldeformular. Sie können die Formalitäten im Wartezimmer oder sogar schon auf dem Parkplatz erledigen, bevor sie das Gebäude betreten. Die Formulardaten werden direkt an Ihr System gesendet. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung und die Registrierung wird beschleunigt. Außerdem werden Probleme durch unleserliche Handschrift vermieden.

Jetzt benötigen weniger Patienten Hilfe am Empfang, was die Überlastung verringert und es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Viele HIPAA-konforme Plattformen unterstützen diesen Arbeitsablauf. Gesundheitseinrichtungen können bestehende Papierformulare in sichere digitale Versionen umwandeln, auf die Patienten über einen QR-Code oder einen direkten Link zugreifen können.

Echtzeit-Aktualisierungen der Wartezeiten halten Patienten auf dem Laufenden

Ein QR-Code im Wartebereich kann mit einem Live-Warteschlangen-Tracker oder einer SMS-Benachrichtigungsanmeldung verknüpft werden. Patienten scannen den Code, um ihre ungefähre Position in der Warteschlange zu sehen. Sie können auch eine SMS erhalten, wenn sie an der Reihe sind. Dies verändert das Warten. Patienten müssen sich keine Sorgen machen, dass sie ihren Termin verpassen, wenn sie kurz weggehen. Sie können etwas essen, einen Anruf entgegennehmen oder sich entspannen, während sie auf dem Laufenden bleiben. 

Selbst wenn die tatsächliche Wartezeit gleich bleibt, verbessert sich das Erlebnis. Unsicherheit führt oft zu mehr Frustration als das Warten selbst.

Krankheitsspezifische Gesundheitsaufklärung erreicht Patienten zum richtigen Zeitpunkt

QR-Codes auf Postern, Broschüren oder sogar auf Schildern an Stuhllehnen können mit Videos, Artikeln oder interaktiven Leitfäden verknüpft werden, die auf bestimmte Erkrankungen oder Verfahren zugeschnitten sind. Ein Patient, der auf einen Termin in der Kardiologie wartet, könnte beispielsweise einen Code scannen, um auf Ressourcen zur Herzgesundheit zuzugreifen.

QR-Codes helfen dabei, Wartezeit in Vorbereitungszeit umzuwandeln. Die Patienten kommen besser informiert und engagierter zu ihrer Behandlung. Das Personal verbringt weniger Zeit mit der Erläuterung von Grundlagen und hat mehr Zeit, auf individuelle Anliegen einzugehen.

Eine ländliche Familienklinik im Südwesten von Iowa hat dieses Modell umgesetzt. Sie hat QR-Codes in ihrem Wartezimmer angebracht, die zu Gesundheitsinformationsquellen führen. Die Inhalte werden saisonal gewechselt, beispielsweise Informationen zur Grippe im Winter und zur Vorbeugung von Sonnenbrand im Sommer. Das Personal und die Patienten gaben positives Feedback.

Das Feedback der Patienten erreicht Sie, solange die Erfahrung noch frisch ist

Ein QR-Code in der Nähe des Ausgangs oder auf den Entlassungspapieren kann mit einer kurzen Zufriedenheitsumfrage verknüpft werden. Die Patienten können vor dem Verlassen des Gebäudes antworten.

Die Verwendung von QR-Codes funktioniert besser als per Post verschickte Umfragen oder Papierformulare, die von vielbeschäftigten Mitarbeitern ausgehändigt werden. Das Feedback ist unmittelbar und genauer, da die Erfahrung noch frisch ist. Krankenhäuser erhalten klarere Einblicke darin, was gut funktioniert und was verbessert werden muss.

Einige Krankenhäuser, wie beispielsweise die Royal Care Hospitals in Indien, verwenden bereits Feedback-QR-Codes in ihren Wartebereichen, um es den Patienten zu erleichtern, ihre Erfahrungen in Echtzeit mitzuteilen.

Die Vorteile von QR-Codes sprechen für sich. Schauen wir uns nun an, wie man sie erstellt.

So erstellen Sie QR-Codes für Warteräume in Krankenhäusern

QR-Codes sind einfach zu verwenden. Sie benötigen jedoch eine Strategie und ein Tool, um sie zu erstellen und zu gestalten.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem einfachen Tool wie The QR Code Generator (TQRCG) QR-Codes für Ihre Krankenhauswartezimmer erstellen können.

Schritt 1: Legen Sie den Zweck Ihres QR-Codes fest

Bevor Sie einen QR-Code erstellen, legen Sie fest, was er leisten soll. Vielleicht möchten Sie die Wartezeit beim Einchecken verkürzen, das Infektionsrisiko senken, Zugang zu Laborberichten bieten oder einfach die Aufklärung der Patienten verbessern. 

Wählen Sie nach Möglichkeit einen dynamischen QR-Code. Mit dynamischen Codes können Sie die Ziel-URL ändern, ohne den Code neu drucken zu müssen. Dies ist besonders nützlich im Gesundheitswesen, wo sich Informationen häufig ändern oder saisonale Inhalte aktualisiert werden müssen. 

Plattformen wie The QR Code Generator (TQRCG) bieten eine dynamische Codegenerierung (kostenlos) sowie integrierte Analysen. 

Schritt 2: Registrieren Sie sich bei TQRCG  

Melden Sie sich bei The QR Code Generator an und wählen Sie den QR-Code-Typ, der Ihrem Anwendungsfall entspricht.

Beispiel:

• Verwenden Sie URL-QR-Codes für Aufnahmeformulare, den Zugriff auf Laborberichte oder Links zu Umfragen.
• Verwenden Sie WLAN-QR-Codes, damit Patienten sich ohne Eingabe von Passwörtern verbinden können.
• Verwenden Sie PDF-QR-Codes für Informationsbroschüren oder Anweisungen vor dem Eingriff.
• Verwenden Sie Multi-URL-QR-Codes, um mehrere Ressourcen mit einem einzigen Scan zu teilen.

Nachdem Sie den Typ ausgewählt haben, fügen Sie Ihren Ziel-Link in das Dashboard ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 3: Anpassen für Barrierefreiheit und Scanbarkeit

Standardmäßige schwarz-weiße QR-Codes funktionieren, aber Codes mit Ihrem Markenzeichen helfen dabei, Vertrauen aufzubauen. Durch Hinzufügen der Farben oder des Logos Ihres Krankenhauses zum QR-Code wirkt dieser offizieller und ist für Patienten leichter zu erkennen.

TQRCG ermöglicht die Anpassung der Farben und die Platzierung von Logos. Wenn Sie ein vorgefertigtes Design bevorzugen, stehen Ihnen Vorlagen zur Verfügung.

Halten Sie die Anpassung einfach. Die Priorität sollte immer auf der Scanbarkeit und Klarheit liegen.

Schritt 4: Laden Sie die QR-Codes herunter und platzieren Sie sie dort, wo Patienten sie natürlich sehen

Laden Sie Ihren QR-Code in der höchstmöglichen Qualität herunter, um Probleme beim Scannen nach dem Drucken zu vermeiden. Bilder mit niedriger Auflösung können beim Skalieren unscharf werden.

Hochauflösende PNG- und SVG-Formate (Vektor) tragen dazu bei, dass sowohl kleine Etiketten als auch größere Beschilderungen klar lesbar bleiben.

Die Platzierung Ihres QR-Codes ist genauso wichtig wie sein Aussehen. Verfolgen Sie den typischen Weg eines Patienten durch Ihren Warteraum und identifizieren Sie die logischen Berührungspunkte.

Schritt 5: Leistung verfolgen und kontinuierlich optimieren

Nachdem Sie Ihre QR-Codes platziert haben, müssen Sie wissen, ob sie wie erwartet funktionieren. Dabei helfen Ihnen Analysen.

Verfolgen Sie Kennzahlen wie:

• Gesamtzahl der Scans pro Code
• Scan-Zeitpunkt (Spitzenzeiten oder Muster nach Wochentagen)
• Abschlussraten für Formulare oder Umfragen
• Unterschiede in der Leistung zwischen den Platzierungsorten

Mit den nachverfolgbaren QR-Codes von TQRCG können Sie die Gesamtzahl der Scans, die Anzahl der Benutzer, Standortdaten und Gerätetypen einsehen.

Wenn die Scan-Raten niedrig sind, liegt das Problem oft eher an der Platzierung als am Verhalten der Patienten. Auch versteckte Beschilderungen oder mangelnde Anleitung durch das Personal können die Nutzung beeinträchtigen. Häufige Fehlversuche beim Scannen mit älteren Geräten können darauf hindeuten, dass der Code zu klein ist oder zu wenig Kontrast aufweist.

Wie man QR-Codes im Gesundheitswesen effektiv einsetzt

Über die grundlegende Implementierung hinaus gibt es einige Praktiken, die leistungsstarke QR-Codes von denen unterscheiden, die nur begrenzt eingesetzt werden.

1. Betonen Sie die berührungslose Nutzung, um das Infektionsrisiko zu verringern

Betonen Sie während der Grippesaison, bei Krankheitsausbrüchen oder sogar als Standardpraxis den hygienischen Vorteil von QR-Codes. Botschaften wie „Berührungsloses Einchecken möglich. Scannen Sie, um sich und andere zu schützen” finden bei Patienten, die sich der Oberflächenhygiene im Gesundheitswesen bereits bewusst sind, großen Anklang.

Diese Formulierung erfüllt zwei Zwecke. Sie vermittelt die Bequemlichkeit des digitalen Check-ins und unterstreicht gleichzeitig, dass Ihre Einrichtung die Infektionskontrolle ernst nimmt.

2. Wechseln Sie den Inhalt Ihres QR-Codes jede Saison 

Bildungsinhalte können schnell zu Hintergrundgeräuschen werden, wenn sie sich nie ändern. Eine saisonale Rotation trägt dazu bei, dass die Inhalte des QR-Codes nützlich und auffällig bleiben.

Beispiel:

• Grippeprävention im Herbst
• Allergiebewältigung im Frühling
• Hitzeschutz im Sommer

Dynamische QR-Codes machen dies ganz einfach. Aktualisieren Sie den Ziel-Link monatlich oder vierteljährlich, und die gleichen gedruckten Schilder bleiben weiterhin relevant.

3. Bieten Sie Alternativen für Patienten ohne Smartphone

Nicht jeder besitzt ein Smartphone, und nicht jeder, der eines besitzt, weiß, wie man einen QR-Code scannt. Insbesondere ältere Patienten benötigen möglicherweise Anleitung oder Alternativen.

Bewährte Verfahren sind unter anderem:

• Fügen Sie neben dem Code eine einfache visuelle Anleitung hinzu, die zeigt, wie man ihn scannt.
• Fügen Sie unter dem Code eine kurze Text-URL für den manuellen Zugriff ein.
• Schulen Sie das Personal an der Rezeption, damit es Patienten bei Bedarf helfen kann.
• Bieten Sie Patienten, die keine digitalen Tools verwenden können, weiterhin Optionen in Papierform an.

Ihr Ziel ist es, digital-first zu sein, nicht digital-only.

4. Verwenden Sie Multi-URL-QR-Codes, um die Zugänglichkeit auf allen Geräten zu verbessern

Bei der Barrierefreiheit von QR-Codes geht es nicht nur darum, einen Code scanbar zu machen. Patienten verwenden unterschiedliche Geräte und Betriebssysteme, und die Inhalte sollten auf allen Geräten reibungslos funktionieren.

Mit Multi-URL-QR-Codes können Sie Benutzer je nach Gerätetyp zu unterschiedlichen Zielen weiterleiten. Beispielsweise können iPhone-Benutzer zu einer bestimmten Erfahrung und Android-Benutzer zu einer anderen weitergeleitet werden, wenn Formulare oder Apps auf verschiedenen Plattformen unterschiedlich funktionieren. Desktop-Benutzer, die den Link manuell eingeben, können ebenfalls zu einer webfreundlichen Version weitergeleitet werden.

Wie Krankenhäuser QR-Codes in der Praxis eingesetzt haben

Das Boston Children’s Hospital hat während der COVID-19-PandemieQR-Codes außerhalb von Patientenzimmernverwendet, um mit Patienten zu kommunizieren. Familien konnten einen Code scannen und sofort an einem Zoom-Anruf mit dem Pflegeteam teilnehmen; Spezialisten konnten aus der Ferne teilnehmen, und Familienmitglieder konnten von zu Hause aus dabei sein.

Im Vereinigten Königreich stützte sich das NHS Scan4Safety-Programm auf das Scannen von Barcodes in sechs NHS-Trusts für die Patientenbehandlung, die medizinische Versorgung und die Verwaltung von Geräten. Die Ergebnisse waren beeindruckend:

• Der Royal Cornwall Hospitals NHS Trust reduzierte Medikationsfehler um 76 %, nachdem er das Scannen von Barcodes in seinen Arbeitsabläufen bei der Medikamentenausgabe eingeführt hatte. 
• Der NHS Trust der Leeds Teaching Hospitals reduzierte außerdem die durchschnittliche Zeit für Produktrückrufe von über acht Tagen auf unter 35 Minuten.
• In allen Pilot-Trusts sparte das Programm 140.000 Stunden klinischer Arbeitszeit ein und generierte fast 5 Millionen Pfund an Lagerbestandsersparnissen.

Diese Beispiele beschränken sich nicht nur auf Warteräume, sondern zeigen dieselbe Idee in der Praxis. Wenn Krankenhäuser scanbare Codes verwenden, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Kommunikation zu verbessern, profitieren sowohl das Personal als auch die Patienten davon.

Verbessern Sie das Erlebnis im Wartezimmer des Krankenhauses mit QR-Codes

QR-Codes machen einen spürbaren Unterschied in Wartezimmern von Krankenhäusern. Sie reduzieren manuelle Arbeit, verbessern die Kommunikation und geben Patienten während der Wartezeit klarere Informationen über die nächsten Schritte.

Mit The QR Code Generator können Sie markenspezifische, dynamische QR-Codes erstellen, die Sie ohne Neudruck aktualisieren können, die Scan-Leistung an verschiedenen Standorten verfolgen und auf der Grundlage realer Daten optimieren.

Beginnen Sie noch heute mit Ihrem ersten QR-Code für das Gesundheitswesen und verwandeln Sie jeden Warteraum in eine Gelegenheit, die Versorgung zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen