QR Codes Para o setor público: Casos de utilização, Segurança e Configuração

QR Codes Estão agora em todo o lado, desde ementas de restaurantes a embalagens de produtos e registos de entrada em eventos. Os governos também os utilizam, para tudo, desde balcões de licenciamento a avisos públicos, mas muitas agências ainda não exploraram o que um QR Codes para a administração pública pode realmente fazer.

No entanto, esta não é uma ideia nova. Em 2014, um estudo analisou como os QR Codes melhoram os serviços públicos, por exemplo, permitindo a distribuição eficaz de informação ao público e reforçando a interação e o envolvimento dos cidadãos.

Neste guia, vamos analisar casos de utilização reais em agências federais, estaduais e locais, responder à questão da segurança e mostrar-lhe como configurar corretamente um QR Code.

O que é um QR Code governamental?

Um QR Code governamental é simplesmente um QR Code criado e utilizado por uma agência governamental para proporcionar aos cidadãos acesso rápido a informações oficiais, serviços públicos, formulários, pagamentos ou documentos através de uma simples leitura. Em vez de digitar URLs longas ou preencher formulários em papel, as pessoas podem ler o QR Code utilizando o seu smartphone para aceder instantaneamente ao recurso governamental pretendido.

Muitos organismos públicos já utilizam o QR Codes, abrangendo todos os níveis de governo. As agências federais operam a nível nacional e, frequentemente, estabelecem as normas que outros organismos seguem, de modo a que um único formato de código se mantenha consistente de costa a costa. Os organismos estaduais e regionais, tais como os departamentos de trânsito, os departamentos de saúde e as comissões de licenciamento, servem estados ou distritos inteiros. As autarquias municipais e locais são as que estão mais próximas dos residentes, desde as câmaras municipais e bibliotecas públicas até aos serviços de parques e autoridades de transportes.

O IRS, por exemplo, imprime QR Codes nos seus avisos de saldo em dívida CP14, as cartas que envia a mais de 8 milhões de contribuintes por ano. Ao digitalizar o QR Code, o contribuinte é direcionado diretamente para a sua conta no IRS.gov para definir um plano de pagamento ou contactar o Serviço de Defesa do Contribuinte.

Por que razão as agências governamentais estão a adotar QR Codes

As agências governamentais estão a adotar o QR Codes porque este torna os serviços públicos mais acessíveis, reduz os custos administrativos e melhora o envolvimento dos cidadãos, tudo isto sem necessidade de nova infraestrutura. Os residentes já têm no bolso o único equipamento de que necessitam, pelo que um QR Code num cartaz cumpre a função que antes era desempenhada por um novo quiosque ou aplicação.

A atração resume-se a cinco fatores recorrentes:

1. Reduzir os custos de impressão e de papelada: em vez de reimprimir brochuras, formulários e manuais, as agências incluem links para versões digitais que se mantêm atualizadas, reduzindo tanto os custos como o desperdício de papel.
2. Conteúdo que se atualiza sem necessidade de reimpressão: um QR Code dinâmico permite que uma agência altere a página, o formulário ou o documento associado após a afixação de um aviso, para que os cidadãos tenham sempre acesso à versão mais recente. Se estiver a ponderar as suas opções, eis a diferença entre um QR Codes estático e um dinâmico.
3. Acessibilidade e acesso linguístico: um único QR Code pode remeter para páginas traduzidas, vídeos legendados, instruções em áudio ou conteúdos compatíveis com leitores de ecrã, tornando os serviços públicos mais inclusivos por predefinição.
4. Alcance mensurável: as análises de leitura mostram quantos residentes utilizaram efetivamente um aviso ou uma campanha, transformando o material impresso unidirecional num canal sobre o qual uma agência pode apresentar relatórios.
5. Ao encontro dos cidadãos nos seus telemóveis: uma leitura rápida substitui a necessidade de procurar exaustivamente num site governamental ou de ficar na fila, o que define os casos de utilização específicos na secção seguinte.

Como as agências governamentais utilizam QR Codes

QR Codes, de natureza governamental, ganham o seu lugar em sete pontos de contacto com o público, cada um deles um local onde um residente já pára, espera ou recolhe um documento. Aqui estão os sete casos de utilização em que as agências mais confiam.

Cartões de visita digitais para os colaboradores

Os funcionários em contacto com o público, desde assistentes sociais a inspetores e responsáveis pela emissão de licenças, distribuem cartões em papel que ficam desatualizados assim que alguém muda de secretária ou de extensão telefónica. Um cartão de visita digital QR Code num crachá ou numa assinatura de e-mail resolve esse problema: os dados de contacto são atualizados uma única vez e permanecem atualizados onde quer que o código esteja. Para um departamento que está a integrar uma equipa completa, um único carregamento em lote cria todos os cartões de uma só vez, em vez de um a um.

Inquéritos de feedback aos eleitores

As agências costumam recolher a opinião dos residentes através de formulários em papel ou nem sequer o fazem. Um QR Code de feedback afixado num balcão de atendimento ou à saída transforma uma visita casual numa opinião estruturada e em tempo real.

Agendamento e preparação de documentos

Os residentes comparecem às consultas sem os documentos necessários, o que os obriga a voltar uma segunda vez. Um PDF QR Code na confirmação da consulta enumera exatamente o que devem trazer, desde o comprovativo de morada até um formulário assinado. Menos pessoas chegam despreparadas e os balcões funcionam mais rapidamente, uma vez que os funcionários gastam menos tempo a recusar visitantes.

Vídeos de formação sobre políticas

Um vídeo QR Code num folheto ou aviso remete para um breve vídeo explicativo que um residente pode ver no local. As pessoas obtêm as informações que, de outra forma, teriam de ligar para obter, o que alivia a pressão nas linhas telefónicas e nos balcões de atendimento.

Por exemplo, para disponibilizar aplicações e recursos úteis, o Departamento de Assuntos dos Veteranos dos EUA exibe um pequeno vídeo em loop que apresenta, no ecrã, o QR Code em 85 Centros Médicos do VA e 30 Clínicas Ambulatórias Comunitárias.

Eventos cívicos, assembleias municipais e eleições

O sucesso ou o fracasso dos eventos cívicos e da informação eleitoral dependem inteiramente de uma logística precisa. Um código QR Code num folheto da Câmara Municipal inclui a data, a hora e o local, plus uma opção para guardar no calendário, enquanto um código num aviso aos eleitores pode redirecionar para uma página eleitoral em tempo real com os locais de votação e os prazos. Os residentes deixam de agir com base em informações impressas desatualizadas.

Sinalética relativa ao horário de funcionamento e ao registo de visitantes

O registo de visitantes em papel é moroso e não deixa qualquer registo útil. Um QR Code à entrada permite que as pessoas façam o check-in ou consultem o horário de funcionamento atual sem necessidade de novo equipamento. O Departamento de Veículos Motorizados da Virgínia utiliza esta abordagem: quem tem marcação digitaliza um código QR Code para notificar o DMV de que chegou e, em seguida, espera no átrio em vez de no balcão de informações. Isto ajuda a acelerar o registo de entrada e mantém o registo digital do pessoal organizado.

Alertas de emergência e avisos de segurança pública

As orientações de emergência mudam mais rapidamente do que qualquer sinalização impressa consegue acompanhar, quer se trate de um percurso de evacuação, de um aviso para ferver a água ou da localização de um abrigo. Um código QR dinâmico ( QR Code ) na sinalização pública redireciona sempre para a página de alerta atual, pelo que um residente que digitalize um aviso antigo continua a aceder a informações precisas. O sinal nunca muda, mas o que ele aponta pode mudar a qualquer momento.

É seguro digitalizar os QR Codes do governo?

QR Codes governamentais são seguros para digitalizar quando o QR Code é genuíno e aponta para um domínio oficial do governo. Essa distinção está no cerne do aviso que a maioria das pessoas já ouviu.

Em janeiro de 2022, o Centro de Denúncias de Crimes na Internet do FBI informou que criminosos estavam a adulterar o endereço legítimo QR Codes para redirecionar as pessoas para sites fraudulentos criados para roubar pagamentos e credenciais de início de sessão (Alerta I-011822-PSA). O alerta descreve um ataque à confiança, não uma falha no formato QR Code. Um código digitalizável é sempre tão seguro quanto o destino a que remete, pelo que a origem de um código é muito mais importante do que o próprio código.

Aqui está uma análise em linguagem simples sobre se os códigos QR (QR Codes ) são seguros, caso queira uma explicação detalhada.

Os esquemas fraudulentos que se aproveitam da confiança do público

Os burlões visam os locais que os residentes já consideram oficiais. Colocam sobreposições falsificadas com o endereço QR Code em parquímetros e quiosques públicos, imprimem códigos falsos em cartas que se fazem passar por avisos de impostos ou multas e afixam panfletos que imitam a sinalética real.

Cada truque baseia-se na mesma suposição: que um QR Code associado a algo oficial também deve ser oficial. Um único QR Code adulterado pode redirecionar um utilizador para uma página de pagamento convincente que recolhe discretamente os dados do cartão e, em seguida, desaparece.

Como se apresenta um site governamental legítimo QR Code

Um QR Code governamental de confiança revela-se de três formas. O seu link abre um domínio oficial .gov em vez de um endereço encurtado ou desconhecido, a sua marca está impressa como parte do letreiro em vez de um autocolante colado por cima e corresponde aos locais onde a agência afirma que os seus códigos aparecem. As agências facilitam este processo quando identificam cada código com a sua marca e publicam onde esses códigos se encontram, o que constitui também uma boa prática de segurança emQR Code.

Como criar um governo QR Code

Existem vários geradores de códigos QR ( QR Code generator) (tanto gratuitos como pagos) disponíveis no mercado. Comece por um gerador concebido para as suas necessidades específicas.

The QR Code Generator (TQRCG) é uma excelente escolha, um dos melhores QR Code generators, com QR Codes estáticos ilimitados e dois QR Codes dinâmicos gratuitos que nunca expiram.

Veja como pode criar um QR Code governamental com o TQRCG:

Passo 1: Inicie sessão no seu painel de controlo do TQRCG

Passo 2: Clique em + Criar « QR Code » (no menu suspenso ao lado, selecione «dinâmico»)

Passo 3: Selecione um tipo de QR Code, seja URL, PDF, vídeo ou outro formato

Passo 4: Para um URL QR Code, cole o link de destino

Passo 5: Adicione o logótipo da sua agência, as cores e uma moldura para que os residentes possam reconhecer o código como legítimo

Passo 6: Descarregue o QR Code em formato PNG ou SVG e, em seguida, teste a leitura antes de o enviar para impressão

Melhores práticas para a implementação de QR Code no setor público

Colocar um código QR Code num cartaz é fácil. As coisas tornam-se mais difíceis para uma equipa governamental quando esses códigos estão espalhados por departamentos, edifícios e tiragens, sem que haja uma única pessoa a supervisioná-los. Nessa escala, um QR Code com um link inativo ou um design que não segue a identidade da marca deixa de ser uma comodidade e vai minando silenciosamente a confiança que se trabalhou para construir. As quatro práticas abaixo mantêm um programa em crescimento organizado, para que cada código se mantenha consistente na aparência, mensurável no que proporciona e atual muito tempo depois de sair da impressora.

Criar QR Codes em massa

A integração de toda a equipa, cartão a cartão, desperdiça horas. Um upload de ficheiro CSV gera todos os cartões de visita digitais QR Code de uma só vez, pelo que um departamento de 200 colaboradores obtém códigos consistentes e alinhados com a marca de uma só vez, em vez de uma miscelânea criada manualmente.

Acompanhe cada leitura

Um aviso impresso, por si só, não revela nada sobre quem o utilizou. As análises de digitalizações transformam esse aviso num canal passível de relatório, apresentando o número de digitalizações e o momento em que estas ocorreram, para que a direção possa ver o alcance real de uma campanha.

Conceção com vista à acessibilidade e ao acesso linguístico

A localização, o tamanho e o contraste determinam se um código QR ( QR Code ) é útil ou se é apenas decoração. Coloque os códigos a uma altura que permita a leitura, mantenha-os suficientemente grandes para serem lidos à distância de um braço e direcione-os para páginas que ofereçam versões traduzidas para residentes com conhecimentos limitados de inglês.

Atualizar o conteúdo, não a sinalética

A vantagem de escolher um código QR dinâmico QR Code torna-se evidente à grande escala. Quando um PDF com políticas ou uma página de horário de atendimento é alterado, basta editar o destino uma vez e todos os códigos impressos permanecem atualizados, sem necessidade de encomendas de reimpressão nem de ciclos de aquisição. Siga as melhores práticas gerais QR Code para manter os seus códigos fiáveis ao longo do tempo.

Crie hoje mesmo o seu primeiro QR Code governamental

QR Codes os governamentais resumem-se a uma equação simples: um ponto de contacto impresso, ligado a algo que pode ser atualizado, medido e pelo qual se pode responsabilizar. Isto aplica-se quer trabalhe numa agência federal, num serviço estadual ou num departamento municipal, e até a questão da segurança tem uma resposta direta: um código com a marca que redireciona para um domínio oficial.

A forma mais segura de confiar em tudo isto é ver como funciona. Escolha um ponto de contacto com elevado tráfego, talvez um balcão de emissão de licenças, um painel de comentários ou um aviso público, e teste-o numa pequena campanha.

Crie-o como um QR Code dinâmico em TQRCG, acompanhe as leituras durante algumas semanas e veja se corresponde às suas necessidades.