Come gli hotel utilizzano i codici QR al momento del check-out per raccogliere i feedback degli ospiti

Il check-out è uno dei pochi momenti in cui gli hotel hanno la completa attenzione degli ospiti. Tutte le loro opinioni o i loro commenti sui cuscini scomodi o sui concierge eccezionali vanno persi una volta che escono dalla struttura.

Nonostante ciò, la maggior parte dei feedback viene raccolta in un secondo momento, quando l’interesse è diminuito e i dettagli sono stati dimenticati. Le e-mail post-soggiorno arrivano dopo che l’esperienza è terminata, con conseguenti bassi tassi di risposta e feedback incompleti.

Una ricerca di GuestRevu, basata su oltre 1.500 campagne di sondaggi alberghieri, ha rilevato che il tasso di risposta medio è solo del 20%. Quattro ospiti su cinque se ne vanno senza condividere alcuna opinione attraverso i metodi tradizionali. 

I codici QR cambiano questa situazione. Posizionati alla cassa, una rapida scansione indirizza gli ospiti a un sondaggio di 30 secondi e raccoglie informazioni utili mentre l’esperienza è ancora fresca.

Indice

1. Come i codici QR alla cassa degli hotel aumentano i tassi di completamento dei feedback degli ospiti
2. Come creare codici QR per il feedback degli ospiti utilizzando TQRCG
3. 5 best practice che migliorano la raccolta dei feedback
4. Fai funzionare il ciclo di feedback per il tuo hotel con i codici QR
5. Domande frequenti

Come i codici QR alla reception degli hotel aumentano il tasso di completamento dei feedback degli ospiti

Il momento del check-out ha un peso psicologico che la maggior parte degli hotel ignora completamente. Gli ospiti hanno appena vissuto l’intero arco del loro soggiorno e le loro opinioni si sono cristallizzate. Ma quelle opinioni non sono ancora state filtrate dalla nostalgia o acuite dalla frustrazione. Quindi è il momento perfetto per raccogliere feedback.

I codici QR offrono un modo pratico per acquisire rapidamente questi feedback mentre i tuoi ospiti effettuano il check-out. Sono facili da installare, funzionano come previsto e il processo di feedback è molto semplice. Ecco come i codici QR possono esserti utili.

Raccogli feedback privati prima che diventino pubblici

Lo studio 2025 di J.D. Power quantifica esattamente quanto costa agli hotel l’attrito al momento del check-out. 

Quando gli ospiti riscontrano problemi quali confusione nella fatturazione, controversie al momento del check-out o addebiti imprevisti, la loro soddisfazionecorecrolla di 217 punti su una scala di 1.000 punti. Anche se solo il 12% degli ospiti riferisce di aver riscontrato tali problemi, questi hanno comunque un impatto enorme sulla reputazione e sulle prenotazioni ripetute.

Gli ospiti insoddisfatti che si sentono ignorati pubblicano recensioni negative online, ma gli stessi ospiti insoddisfatti che si sentono ascoltati spesso non lo fanno.

Gli hotel che utilizzano piattaforme come TrustYou e Medallia lo hanno capito. Raccolgono feedback privati durante il check-out, poi seguono separatamente con richieste di recensioni pubbliche solo quando il sentiment è positivo.

Quando si posiziona un codice QR alla reception che rimanda a un breve modulo di feedback interno, gli ospiti hanno la soddisfazione di sentirsi ascoltati. E l’hotel ha la possibilità di rispondere prima che il reclamo diventi una recensione a una stella su un sito di prenotazioni. 

Scopri i punti di attrito da affrontare 

Gli ospiti raramente si lamentano con il personale della reception di problemi specifici relativi al check-out. Non vogliono confrontarsi, né ritardare la loro partenza. 

Ecco perché la confusione sulla fatturazione o un’attesa di 20 minuti nelle ore di punta del mattino potrebbero non essere menzionate. È anche il motivo per cui l’interazione affrettata con un membro del personale che si occupa contemporaneamente di tre ospiti non viene mai segnalata per la revisione da parte della direzione.

I sondaggi basati su codici QR individuano questi punti di attrito senza mettere nessuno in una posizione scomoda. Ad esempio, un ospite può segnalare che la sua fattura includeva addebiti imprevisti senza doverlo spiegare di persona.

Raccogli i feedback mentre l’esperienza è ancora fresca

Il tempismo determina tutto nella qualità del feedback. I sondaggi inviati entro 24 ore dalla partenza ottengono tassi di risposta più elevati rispetto a quelli inviati diversi giorni dopo.

Un ospite che ha aspettato 15 minuti in fila alle 6 del mattino ricorda ogni secondo di quella tortura in quel momento. Ma pochi giorni dopo, quel ricordo si offusca. Potrebbe saltare completamente la domanda in un sondaggio post-soggiorno o confondere l’attesa con altri piccoli fastidi in una vaga delusione.

Con i codici QR, puoi raccogliere il feedback degli ospiti non entro 24 ore, ma entro pochi secondi dalla fine dell’esperienza.

Rendi facile condividere il feedback, senza scaricare app 

Uno studio PYMNTS del 2025 che ha intervistato oltre 2.200 consumatori statunitensi ha rilevato che più di 7 su 10 preferiscono utilizzare dispositivi mobili per le attività legate ai viaggi. È abbastanza chiaro che il dispositivo mobile è diventato lo strumento predefinito per tutto, dalla prenotazione al check-in alla partenza.

I codici QR si adattano perfettamente a questo comportamento. Gli ospiti non devono scaricare un’app né controllare la loro e-mail in un secondo momento. 

Devono solo puntare la fotocamera del telefono verso un quadrato e toccare una volta, e il sondaggio si carica immediatamente. Questa esperienza senza attrito spiega perché il feedback basato sui codici QR supera costantemente le alternative via e-mail. 

Mantieni il personale della reception concentrato durante le ore di punta

Le ore di punta del check-out sono momenti stressanti. È allora che gli ospiti vogliono condividere il loro feedback, ma il personale deve elaborare rapidamente le partenze. 

I codici QR alleviano questa tensione creando un canale di feedback parallelo. Consentono al personale della reception di rimanere concentrato sull’elaborazione delle partenze, offrendo agli ospiti un modo semplice per condividere le loro opinioni.

Ora, per abilitare questo sistema di feedback, è necessario prima creare un codice QR che rimandi a un modulo o a un sito web per raccogliere i suggerimenti degli ospiti. 

Come creare codici QR per il feedback degli ospiti utilizzando TQRCG

Esistono molti modi diversi per creare codici QR. Il metodo più semplice ed efficace è utilizzare The QR Code Generator, o TQRCG.

TQRCG è un’opzione economica e affidabile per creare codici QR statici illimitati e mantenere attivi gratuitamente due codici QR dinamici, che possono essere modificati e tracciati. Ecco come iniziare: 

Passaggio 1: definisci prima il tuo obiettivo di feedback

Il primo passo è decidere cosa vuoi sapere al momento del checkout. Questo determinerà tutto il resto.

Gli obiettivi comuni al momento del checkout includono: 

• Identificare i problemi relativi al servizio prima che gli ospiti se ne vadano
• Misurare la soddisfazione complessiva
• Raccogliere commenti qualitativi rapidi sul soggiorno 

È necessario mantenere l’obiettivo circoscritto. Il check-out non è il momento giusto per una ricerca approfondita. (Riservate questo tipo di indagine ai questionari post-soggiorno più lunghi inviati agli ospiti che hanno già espresso un parere positivo).

Fase 2: creare un sondaggio ottimizzato per i dispositivi mobili

È il sondaggio stesso a determinare se gli ospiti lo completano o lo abbandonano a metà. Crea qualcosa che si carichi rapidamente e funzioni perfettamente sui telefoni.

Inoltre, mentre crei il sondaggio, tieni a mente questi consigli professionali:

• Limitate le domande a un massimo di cinque o otto; potete iniziare con una semplice domanda di valutazione che richiede solo un tocco
• Aggiungi una domanda a risposta aperta facoltativa alla fine per gli ospiti che desiderano approfondire
• Evita di richiedere dati personali obbligatori che potrebbero risultare invadenti.

Gli ospiti sono desiderosi di completare sondaggi che richiedono meno di 1 minuto. Abbandonano i sondaggi che richiedono il loro indirizzo e-mail prima di poter condividere una sola opinione. 

Passaggio 3: genera un codice QR dinamico

A questo punto avrete bisogno di The QR Code Generator (TQRCG). Effettuate il login e create un nuovo codice QR dinamico utilizzando il link del vostro sondaggio.

I codici QR dinamici sono estremamente importanti per le operazioni alberghiere. 

Con i codici QR dinamici è possibile 

• Aggiornare il link al sondaggio in un secondo momento senza dover ristampare alcun cartellino o cartello.
• Ottenere dati e analisi per tracciare le scansioni dei codici QR. 
• Riutilizzare lo stesso codice QR in diverse campagne, stagioni e periodi promozionali.

Assegnare un nome chiaro al codice QR nella dashboard. Un nome come ” Sondaggio checkout Q1 2026 ” semplifica la gestione rispetto a “Codice QR 1“, soprattutto se si utilizzano più codici in diversi punti di contatto.

Passaggio 4: personalizza per chiarezza e affidabilità

Personalizza il codice QR in modo che sia in linea con il marchio del tuo hotel, dando priorità alla scansionabilità rispetto all’estetica.

Concentrati su un contrasto elevato per facilitare la scansione. Mantieni il design pulito con uno stile minimale che non interferisca con il pattern del codice. Puoi anche aggiungere un logo al tuo codice QR per migliorare il riconoscimento del marchio e ottenere un numero maggiore di scansioni. 

Fase 5: Posizionare i codici QR nei punti di checkout giusti

Il posizionamento influisce direttamente sui tassi di scansione. I codici QR dovrebbero apparire nel momento esatto in cui gli ospiti passano mentalmente dal soggiorno alla partenza.

I posizionamenti più efficaci includono il banco della reception stesso e le fatture stampate o le buste delle chiavi delle camere restituite al momento del check-out. Anche i piccoli cartelli da tavolo vicino ai terminali di pagamento funzionano bene.

Gli ospiti dovrebbero notare il codice in modo naturale durante il processo di checkout, piuttosto che vederselo sbattere in faccia in modo imbarazzante.

Passaggio 6: istruisci il personale a menzionare il codice QR in modo naturale

Una breve parola sul feedback Il codice QR può migliorare notevolmente la partecipazione, anche con una segnaletica posizionata in modo perfetto.

Puoi chiedere al tuo personale di dire qualcosa del tipo “Se hai un momento, ci farebbe molto piacere ricevere un tuo breve feedback” o “Puoi scansionare qui per dirci come è stato il tuo soggiorno”. Il suggerimento può sembrare facoltativo e non vincolante; gli ospiti rispondono meglio quando il feedback sembra un invito piuttosto che una richiesta.

Passaggio 7: testare tutto in condizioni reali

Prima di implementarlo, testate ampiamente il codice QR in condizioni di checkout reali. Provate a scansionare il codice QR con diversi dispositivi, sotto le luci intense della hall e con connessioni mobili piuttosto che con il Wi-Fi dell’hotel. Identificate e risolvete questi problemi prima che gli ospiti li incontrino.

Fase 8: monitorare il coinvolgimento utilizzando l’analisi dei dati 

Una volta implementati i codici QR, utilizza i dati di scansione per capire come gli ospiti interagiscono effettivamente con il tuo sistema di feedback.

Tieni traccia del numero di scansioni al giorno, dei picchi di scansione durante le ore di check-out e delle differenze tra le posizioni o i posizionamenti sulla dashboard di analisi dei codici QR TQRCG. 

Questi dati possono aiutarti a identificare le posizioni che funzionano meglio o i messaggi che portano a un numero maggiore di scansioni. 

Fase 9: Agisci rapidamente in caso di feedback negativo

Il feedback tramite codice QR offre il massimo valore solo quando porta all’azione.

Esamina il feedback quotidianamente, non settimanalmente. Segnala immediatamente le valutazioni basse o i commenti critici e inoltra le questioni urgenti al team giusto prima che l’ospite lasci la struttura.

Quando possibile, ricontatta gli ospiti insoddisfatti prima che se ne vadano, perché la rapidità della risposta è importante quasi quanto la risposta stessa.

L’analisi delle scansioni e la gestione dei feedback possono avvenire solo se la maggior parte dei tuoi ospiti condivide attivamente i propri feedback con te. Ecco alcune best practice per garantire che gli ospiti trovino i tuoi codici QR e li scansionino effettivamente. 

5 Best practice che migliorano la raccolta dei feedback

Per comprendere veramente l’esperienza degli ospiti, è necessario attingere alla psicologia umana e al tempismo. Segui queste best practice per ottenere i migliori risultati:

• Chiedi un feedback nel momento di massima emozione: raccogli il feedback degli ospiti quando i loro sentimenti sono più forti, piuttosto che aspettare il momento neutro o stressante del pagamento del conto. Posiziona i punti di accesso vicino agli ascensori in modo da raggiungere le persone mentre l’esperienza è ancora fresca nella loro mente.
• Inquadrate il feedback come un aiuto, non come una valutazione: nessuno vuole litigare all’inizio della giornata. Cambiate il vostro linguaggio per chiedere aiuto piuttosto che esigere una valutazione. Frasi come “dicci cosa potremmo migliorare” eliminano la pressione di esprimere un giudizio e incoraggiano risposte sincere.
• Separate il feedback privato dalle recensioni pubbliche: chiarite che i loro commenti rimarranno interni. In questo modo, si sentiranno sicuri nel condividere piccoli fastidi o elogi sinceri senza il timore che deriva dalle piattaforme pubbliche.
• Alternate periodicamente le domande del sondaggio: aggiornate le domande in modo da riflettere le attuali priorità operative, mantenendo i dati pertinenti ed evitando che i viaggiatori frequenti rispondano in modo automatico. Un codice QR dinamico per hotel vi consente di farlo facilmente senza doverne progettare un altro.
• Progettate il sondaggio tenendo conto delle risposte incomplete: strutturate il sondaggio in modo da fornire un valore immediato, inserendo la domanda più importante all’inizio. Questa strategia vi garantisce di ottenere comunque dati fondamentali anche se un ospite abbandona il modulo a metà del processo.

Fate funzionare il ciclo di feedback per il vostro hotel con i codici QR

I codici QR al momento del check-out non risolvono tutte le sfide relative al feedback, ma risolvono molto bene un problema specifico: catturare le opinioni degli ospiti nel momento preciso in cui sono più fresche.

Gli hotel che utilizzano il feedback alla cassa basato sui codici QR riportano costantemente tassi di risposta più elevati rispetto agli approcci basati solo sull’e-mail. Individuano i problemi prima che diventino reclami pubblici e raccolgono dati che portano a miglioramenti.

Inizia in piccolo. Domani posiziona un codice QR alla reception. Collegalo a un sondaggio di tre domande.

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Domande frequenti