Wie helfen QR-Codes Schulen, Verwaltungskosten zu senken?

Schulen haben mit endlosem Papierkram zu tun, von Anmeldeformularen über Erlaubnisscheine bis hin zu Anwesenheitslisten. Die Verwaltung all dieser Dokumente nimmt wertvolle Arbeitszeit in Anspruch und verlangsamt oft Prozesse, die eigentlich einfach sein sollten. Für viele Schulen führt dies nicht nur zu Frustration, sondern auch zu höheren Verwaltungskosten.

An der California State University, Fullerton, hat die Digitalisierung von 250 Formularen dies geändert. Durch die Abkehr von papierbasierten Systemen konnten die Mitarbeiter Daten in Echtzeit eingeben und waren nicht mehr so lange an Scanner und Aktenschränke gebunden. Dadurch wurde die Effizienz gesteigert und die Mitarbeiter konnten sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die Unterstützung der Studenten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie keine teure Software benötigen, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen. QR-Codes machen es einfach, einen schnellen Scan mit einem digitalen Formular zu verbinden und geben Schulen eine schnellere und sicherere Möglichkeit, Unterlagen ohne zusätzliche Schritte oder komplizierte Apps zu bearbeiten.

Doch bevor wir uns ansehen, wie QR-Codes den Schulbetrieb vereinfachen, lohnt es sich zu fragen: Was passiert, wenn man sie nicht verwendet?

Zum Inhaltsverzeichnis

1. Die versteckten Kosten der manuellen Arbeitsabläufe in Ihrer Schule
2. Wie Schulen mit QR-Codes den Verwaltungsaufwand reduzieren können
3. Wie Schulen QR-Codes für Formulare einrichten können
4. Welche Strategien helfen Schulen, das Beste aus QR-Codes herauszuholen?
5. Sind Sie bereit, in Ihrer Schule Papierformulare durch QR-Codes zu ersetzen?
6. Häufig gestellte Fragen

Die versteckten Kosten der manuellen Arbeitsabläufe in Ihrer Schule

Im Alltag mag die manuelle und papierbasierte Ablage von Verwaltungsaufgaben in Schulen überschaubar erscheinen, doch sie birgt viele versteckte Arbeitskosten und Risiken für die Einhaltung von Vorschriften. Diese veralteten Prozesse verlangsamen alles, von der Einschreibung bis zur Kommunikation mit den Eltern.

Hier sind die Herausforderungen, die sich ergeben, wenn Sie keine QR-Codes in Ihren Verwaltungsabläufen verwenden:

1. Hohe Bearbeitungskosten und verschwendete Zeit der Mitarbeiter

Bei der Digitalisierung von Unterlagen geht es nicht nur darum, Aktenschränke zu entrümpeln, sondern auch darum, Personalstunden zurückzugewinnen, die für sich wiederholende, geringwertige Aufgaben verloren gehen.

IT-Teams von Schulen haben beschrieben, dass sie “Tausende und Abertausende” von Dokumenten scannen und sich mit Namenskonventionen, Ablage und Speicherung herumschlagen müssen.

Die Rechnung geht schnell auf. Wenn eine Schule 200 Papierformulare pro Woche bearbeitet und jedes drei Minuten dauert, sind das 10 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Und selbst nach dem Scannen müssen die Verwaltungsangestellten oft Daten neu eingeben oder fehlende Informationen aufspüren, was die Arbeitsbelastung noch erhöht. Das ist Zeit, die die Mitarbeiter stattdessen für die Unterstützung der Schüler oder die Verbesserung der Prozesse verwenden könnten.

2. Häufige Fehler und schlechte Datenqualität

Die manuelle Dateneingabe in Schulen ist nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig. Laut Branchen-Benchmarks liegt die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe bei etwa 1 %. Das bedeutet, dass von 100 eingegebenen Schülerdatensätzen wahrscheinlich mindestens einer einen Fehler enthält.

Diese Fehler verursachen Nacharbeit, verdoppeln den Arbeitsaufwand und gefährden die Datengenauigkeit. Kleine Fehler können schnell zu erheblichen Risiken für Schulen werden, in denen die Einhaltung von Vorschriften und der Schutz der Privatsphäre der Schüler von entscheidender Bedeutung sind.

3. Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung

Papier ist nicht billig, und seine Lagerung auch nicht. Eine Schule, die 2.000 Blätter pro Tag verwendet, gibt täglich etwa 100 Dollar allein für Papier aus. Das sind etwa 16.000 Dollar pro Jahr, Toner, Druckerwartung und Aktenschränke nicht eingerechnet.

Und wenn die Mitarbeiter Unterlagen abrufen oder archivieren müssen, dauert der Prozess viel länger als eine schnelle digitale Suche. Durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten können Schulen wiederkehrende Kosten einsparen und ihr Budget für Technologie und das Lernen der Schüler verwenden.

4. Langsame Reaktion der Eltern und wenig ausgefüllte Formulare

Papierformulare sind auf Übergabe, Postversand und Erinnerungsschreiben angewiesen. Das verlangsamt die Reaktion der Eltern und zwingt das Personal, sich um fehlende Unterlagen zu kümmern. Bildungsministerin Sarah Mitchell stellte fest, dass die Bearbeitung eines einzigen Anmeldeformulars auf Papier 40 Minuten dauern kann, während Schulen, die die Online-Anmeldung nutzen, bis zu sechs Anträge in nur 30 Minuten ausfüllen können.

Digitale Formulare weisen durchweg höhere Ausfüllquoten und schnellere Bearbeitungszeiten auf. Das bedeutet weniger Verzögerungen, weniger manuelle Nachbearbeitung und eine schnellere Unterstützung der Schüler.

5. Sicherheits- und Compliance-Risiken

Papierakten können verloren gehen, falsch abgelegt werden oder es kann ohne entsprechende Berechtigung darauf zugegriffen werden, was für die Schulen Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und den Datenschutz mit sich bringt. Selbst wenn sie digitalisiert sind, fehlt es Ad-hoc-Systemen oft an Prüfpfaden, so dass es schwierig ist, nachzuvollziehen, wer eine Akte geprüft hat, welche Entscheidungen getroffen wurden und wann Maßnahmen ergriffen wurden.

Schulen haben Schwierigkeiten, moderne Compliance-Standards ohne einen sicheren, digitalen Ansatz zu erfüllen, was das Risiko kostspieliger Strafen erhöht und das Vertrauen der Familien untergräbt.

Die Herausforderungen manueller Arbeitsabläufe sind klar, aber sie müssen nicht dauerhaft sein. QR-Codes bieten Schulen eine praktische Möglichkeit, die Bearbeitungszeit und die Arbeitskosten zu reduzieren, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Wie Schulen mit QR-Codes den Verwaltungsaufwand reduzieren können

QR-Codes verändern die Schulverwaltung, indem sie Verzögerungen beseitigen, Arbeitskosten senken und die Genauigkeit bei alltäglichen Aufgaben erhöhen.

Mit einem schnellen Scan können Schulen das Sammeln von Formularen automatisieren, die Anwesenheits- und Gesundheitskontrolle rationalisieren und alles von der Einschreibung bis zu IT-Anfragen schneller und zuverlässiger machen.

So funktioniert das in der Praxis:

1. Beschleunigung von Einschreibung und Registrierung

Anstatt dass Eltern mehrere Blätter Papier ausfüllen und das Personal die gleichen Informationen später manuell eingibt, scannen Familien einfach einen QR-Code und füllen ein digitales Formular in wenigen Minuten aus. Dieser Ansatz vereinfacht das Anmeldeverfahren, verringert die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und erleichtert es den Familien, die Formulare korrekt und rechtzeitig auszufüllen.

Eine kürzlich durchgeführte Studie unterstreicht, dass die QR-Code-Anmeldung und -Bewertung Zeit spart und für eine kontinuierliche Verbesserung unerlässlich ist.

2. Bessere Bearbeitung von Erlaubnisscheinen und Einverständniserklärungen

Die rechtzeitige Rücksendung von Einverständniserklärungen bereitet den meisten Schulen Kopfzerbrechen. QR-Codes machen den Prozess reibungsloser. Ein Flyer mit einem QR-Code kann von den Eltern gescannt, digital unterschrieben und sofort eingereicht werden.

Automatische Erinnerungen, die an QR-Codes gekoppelt sind, ersparen Lehrern und Verwaltungsangestellten stundenlange Nachbearbeitung. Das Ergebnis: schnellere Bearbeitung, höhere Rücklaufquoten, weniger Stress und bessere Einhaltung der Vorschriften bei Ausflügen, Fototerminen und Veranstaltungen.

3. Rationalisierung der Einreichung von Tickets durch Personal und IT

Wenn die Technik versagt, verschwenden die Mitarbeiter oft Zeit damit, herauszufinden, wohin sie Anfragen schicken sollen, oder auf E-Mail-Antworten zu warten. QR-Codes, die in Fluren, Klassenzimmern oder Büros aufgehängt werden, lösen dieses Problem sofort.

Die Mitarbeiter können einen QR-Code scannen, ein vorausgefülltes Formular öffnen und Wartungs- oder IT-Anfragen an Ort und Stelle einreichen. Da QR-Code-Workflows Anfragen direkt an die richtige Abteilung weiterleiten können, gehen Tickets nicht verloren oder landen im falschen Posteingang.

4. Vereinfachen Sie die Gesundheits- und Anwesenheitskontrolle

QR-Code-basierte Anwesenheitssysteme können das Einchecken drastisch beschleunigen. Lehrkräfte und Administratoren können Anwesenheitsdaten in Echtzeit einsehen, Muster erkennen und Fehler vermeiden, die bei Papierbögen häufig auftreten.

Bei der Verfolgung des Gesundheitszustandes können die Eltern dank der mit dem QR-Code verknüpften Check-ins sofort Symptome melden oder erforderliche Formulare einreichen. Auf diese Weise bleiben die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand und entsprechen den Vorschriften, ohne dass Papierstapel oder manuelle Dateneingabe erforderlich sind. Und da das Tool so einfach ist, können Eltern, Erziehungsberechtigte und sogar Großeltern es problemlos nutzen.

5. Digitalisieren Sie Aufzeichnungen und Bibliotheksquellen

Schulen können hochgeladene Dokumente, Unterschriften und digitale Lernmaterialien sicher sammeln, ohne dass sie ausgedruckt werden müssen oder Papieren hinterherlaufen müssen. Die Mitarbeiter sparen sich stundenlange Ablagearbeiten, und das Risiko, dass Unterlagen verlegt werden, wird erheblich verringert.

Eltern und Schüler können einen QR-Code scannen, um Formulare einzureichen, PDFs oder Fotos direkt an den Ordner eines Schülers anzuhängen oder von Telefonen oder Computern aus auf E-Books, Podcasts, virtuelle Führungen und andere digitale Ressourcen zuzugreifen und erhalten sofort eine Bestätigung, dass die Übermittlung oder der Zugriff erfolgreich war.

Nachdem Sie nun gesehen haben, wie QR-Codes Engpässe bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben beseitigen, stellt sich nun die Frage, wie sie implementiert werden können, ohne zusätzliche Arbeit für Mitarbeiter oder Eltern zu verursachen.

Wie Schulen QR-Codes für Formulare einrichten können

Das Wichtigste ist, im Voraus zu planen und den Prozess einfach zu halten. Indem Sie das Problem, das Sie lösen wollen, genau definieren und den QR-Code mit den Tools verbinden, die Ihre Schule bereits verwendet, können Sie ein System einführen, das Zeit spart, anstatt zusätzliche Schritte zu verursachen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie QR-Codes einrichten, die vom ersten Tag an reibungslos funktionieren.

1. Definieren Sie Ihr Ziel

Bevor Sie einen QR-Code erstellen, sollten Sie sich über das Problem im Klaren sein, das Sie lösen wollen. Versuchen Sie zu:

• Den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Bearbeitung der Anmeldeunterlagen verringern?
• Die Eltern dazu ermutigen, die Erlaubnisscheine zuverlässig einzureichen?
• IT- und Wartungsanfragen schneller und übersichtlicher gestalten?

Wenn Sie Ihr Ziel kennen, können Sie sicher sein, dass jeder QR-Code einen Zweck erfüllt und nicht zu einem Durcheinander führt.

Wenn Ihr Ziel zum Beispiel eine schnellere Anmeldung ist, verknüpfen Sie den QR-Code direkt mit dem Anmeldeformular. Wenn Sie wiederholte Fragen im Büro vermeiden wollen, verknüpfen Sie ihn mit einem vollständigen digitalen Campus-Guide oder einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

2. Planen Sie den Arbeitsablauf

Überlegen Sie, wie der QR-Code in der Praxis verwendet wird: Wer scannt ihn, wo, und was passiert dann?

Zum Beispiel für einen Erlaubnisschein: Eltern scannen den QR-Code zu Hause, öffnen ein sicheres Online-Formular, unterschreiben digital und laden erforderliche PDFs (wie medizinische Formulare) direkt von ihren Geräten hoch. Die Mitarbeiter können die Eingaben in Echtzeit verfolgen, automatische Erinnerungen versenden und die manuelle Dateneingabe vermeiden.

3. Wählen Sie den richtigen QR-Code-Typ für Ihre Anforderungen

Nicht alle QR-Codes sind gleich. Für Schulverwaltungsformulare sind dynamische QR-Codes in der Regel die beste Wahl. Mit ihnen können Sie das verlinkte Formular aktualisieren oder zu anderen Ressourcen weiterleiten, ohne einen neuen Code drucken zu müssen. Diese Flexibilität ist im Bildungswesen, wo sich Zeitpläne, Berechtigungen und Anforderungen häufig ändern, von entscheidender Bedeutung.

Statische QR-Codes eignen sich dagegen besser für langfristige Ressourcen, die sich nicht ändern, wie archivierte Richtlinien oder permanente Campus-Verzeichnisse.

Bei den meisten alltäglichen Verwaltungsaufgaben bleiben Sie mit dynamischen Codes flexibel und vermeiden Frustration durch ständiges Nachdrucken von Materialien.

4. Wählen Sie ein sicheres, mobilfreundliches Ziel

Entscheiden Sie als Nächstes, wohin der QR-Code die Nutzer führen soll. Das Ziel muss sicher, mobilfreundlich und intuitiv sein. Viele Schulen verwenden Google Forms oder Microsoft Forms, da diese einfach einzurichten sind, das Hochladen von Dateien unterstützen und Antworten automatisch validieren.

Andere entscheiden sich für spezielle Webformulare, die direkt in das Schülerinformationssystem (SIS) integriert werden, oder für Low-Code-Automatisierungstools wie Zapier oder Make.

Entscheidend ist, dass Familien oder Mitarbeiter das Formular mit minimaler Reibung ausfüllen können. Sie sollten sich nicht mehrmals anmelden, Apps installieren oder durch komplexe Menüs navigieren müssen.

Auf The QR Code Generator zum Beispiel können Sie mehrere Optionen für das Ziel auswählen, wie URL, PDF, Kontakt, Standort oder sogar mehrere URLs. Es kann so einfach sein wie das Einfügen Ihres Google-Formular-Links, um den erforderlichen QR-Code zu erhalten.

Sie können den QR-Code so erstellen und anpassen, dass er mit dem Branding Ihrer Schule, den Farben, dem Logo Ihres QR-Codes und dem Stil übereinstimmt, damit er offiziell und vertrauenswürdig wirkt. So erkennen die Eltern schnell, dass das Formular oder der Link legitim ist, zögern weniger mit dem Scannen und haben mehr Vertrauen in die Einreichung der Dokumente.

5. Verwenden Sie klare Beschriftungen, Aufforderungen zum Handeln und mehrsprachige Optionen

Ein QR-Code ohne Kontext ist leicht zu ignorieren. Machen Sie deutlich, was das Scannen des Codes bewirken wird. Sätze wie “Scannen Sie, um die Anmeldung abzuschließen” oder “Scannen Sie, um den Erlaubnisschein zu unterschreiben” sind einfach, aber effektiv. Hier sind einige weitere Beispiele:

• “Scannen, um den Erlaubnisschein für den Ausflug hochzuladen”.
• “Scannen, um die Teilnahme an einem Elternabend zu bestätigen”.
• “Scannen, um den Stundenplan des Schülers einzusehen”.
• “Scannen, um Notfallkontaktinformationen zu aktualisieren”
• “Scannen, um die Online-Anmeldung abzuschließen”
• “Scannen, um das Schulhandbuch einzusehen und zu unterschreiben”.

Wenn in Ihrer Schulgemeinschaft mehrere Sprachen gesprochen werden, sollten Sie diese Optionen einbeziehen, damit jeder sofort weiß, was zu tun ist.

Darüber hinaus sollten QR-Codes dort angebracht werden, wo Menschen auf natürliche Weise nach Hinweisen suchen: im Eingangsbereich, in den Fluren, in den Aufenthaltsräumen des Personals oder in Paketen, die nach Hause geschickt werden.

Eine klare Beschriftung in Kombination mit einer guten Platzierung erhöht die Scan-Raten und stellt sicher, dass Ihre Bemühungen auch tatsächlich in ausgefüllte Formulare umgesetzt werden.

6. Testen, messen und verfeinern, um den ROI nachzuweisen

Es ist immer klug, klein anzufangen. Testen Sie zunächst einen Formulartyp und verfolgen Sie die wichtigsten Kennzahlen. Messen Sie, wie lange Eltern oder Mitarbeiter zum Ausfüllen der Formulare brauchen, wie viele Fehler vermieden werden, wie viel Zeit die Mitarbeiter sparen und wie hoch die Druckkosten sind.

Eine einfache ROI-Berechnung kann den Aufwand rechtfertigen: Multiplizieren Sie die eingesparten Stunden mit den Stundensätzen der Mitarbeiter und addieren Sie die Kosten für die weggefallenen gedruckten Formulare.

Mit dem Dashboard von TQRCG haben Sie Zugriff auf wichtige Datenpunkte wie Scans, Benutzer, Standorte, Zeit und Geräte. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, ob Ihr Formular tatsächlich funktioniert oder ob Sie das Design, die Platzierung und die Anweisungen verfeinern müssen, bevor Sie die QR-Codes in der gesamten Schule einführen.

Welche Strategien helfen Schulen, das Beste aus QR-Codes herauszuholen?

Um den größten Nutzen aus QR-Codes zu ziehen, sollten sich Schulen darauf konzentrieren, wie Eltern, Schüler und Mitarbeiter mit ihnen interagieren, und nicht nur auf das Drucken der Codes.

Die folgenden Strategien zeigen praktische Wege auf, um die Effizienz zu maximieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und sicherzustellen, dass jeder QR-Code einen echten Nutzen für den täglichen Betrieb bringt.

1. Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance von Anfang an

Schützen Sie bei der Erfassung von Schüler- oder Elterninformationen sensible Daten vom ersten Tag an. Verwenden Sie HTTPS für alle Formularlinks, legen Sie rollenbasierte Zugriffsrechte fest und dokumentieren Sie, wo und wie lange persönliche Daten gespeichert werden.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Prozesse mit dem Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), der General Data Protection Regulation (GDPR) (falls im Vereinigten Königreich) oder anderen relevanten Vorschriften übereinstimmen, um die Daten von Schülern und Eltern zu schützen.

2. Halten Sie das Erlebnis app-frei und zugänglich

Eltern und Mitarbeiter müssen in der Lage sein, Formulare direkt in ihrem Browser zu scannen und auszufüllen, ohne dass zusätzliche Apps erforderlich sind. Für diejenigen, die keine QR-Codes scannen können, sollten Sie eine Kurz-URL oder einen SMS-Fallback bereitstellen, damit jeder das Formular ohne Frustration aufrufen kann.

3. Entwerfen Sie mobilfreundliche Formulare für Eltern und Mitarbeiter

Die meisten Menschen füllen Formulare auf ihren Handys aus. Daher sollten die Formulare so gestaltet sein, dass sie große Schaltflächen, kurze Fragen und die Möglichkeit zum direkten Hochladen von Fotos mit der Handykamera bieten, damit Hunderte von Familien die Formulare schnell und bequem ausfüllen können.

4. Verfolgen Sie Analysen und führen Sie einen klaren Prüfpfad

Verfolgen Sie, wann Formulare gescannt und eingereicht werden, und erfassen Sie Metadaten wie Zeitstempel (unter Beachtung der Datenschutzrichtlinien). Nutzen Sie Analysen, um Engpässe oder Formulare zu identifizieren, die häufig abgebrochen werden, und führen Sie Protokolle für Audits oder Compliance-Kontrollen.

Grundschulen können zum Beispiel dynamische QR-Codes für Erlaubnisscheine verwenden. Das Admin-Dashboard zeigt an, wann jedes Formular gescannt und eingereicht wurde, und hilft dem Büro, Eltern zu identifizieren, die die Formulare nicht ausgefüllt haben. Die Protokolle können für Audits aufbewahrt werden.

5. Bieten Sie Barrierefreiheit und sprachliche Ausweichmöglichkeiten

Nicht jedes Elternteil oder Personalmitglied wird einen QR-Code scannen. Bieten Sie alternative Optionen wie kurze URLs, Telefonnummern oder persönliche Unterstützung an. Bieten Sie mehrsprachige Unterstützung für Gemeinschaften mit unterschiedlichen Sprachbedürfnissen, damit die Formulare barrierefrei und leicht auszufüllen sind.

Wenn sich Ihre Schule beispielsweise in der Bay Area befindet, sollten Sie Sprachoptionen wie Spanisch, Mandarin und Tagalog anbieten, damit die mit dem QR-Code verknüpften Formulare für die verschiedenen Elterngruppen zugänglich sind.

6. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und führen Sie QR-Code-Workflows schrittweise ein.

Führen Sie QR-Code-Formulare schrittweise ein. Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm für die wichtigsten Formulare, schulen Sie das Personal im Front-Office, um Eltern und Lehrer anzuleiten, und halten Sie ein Papier- oder alternatives Backup für den Fall technischer Probleme bereit.

Sobald das Pilotprogramm erfolgreich ist, können Sie die Einführung auf andere Formulare ausweiten und in Ihr Schülerinformationssystem (SIS) integrieren. Halten Sie stets einen Rollback-Plan für reibungslose Übergänge bereit.

Sind Sie bereit, in Ihrer Schule Papierformulare durch QR-Codes zu ersetzen?

Jetzt wissen Sie, dass die Verwaltung von Schulunterlagen nicht zu einem schwierigen Unterfangen werden muss. Mit QR-Codes können Sie von Papierstapeln zu reibungslosen, automatisierten Arbeitsabläufen übergehen, die Personalstunden einsparen, Fehler reduzieren und die Eltern zufrieden stellen.

The QR Code Generator (TQRCG) hilft Schulen bei jedem Schritt mit:

• Kostenlose dynamische QR-Codes
• Mehrere QR-Code-Typen
• Analysen und Berichte
• Branding und Anpassung
• Keine App-Installation erforderlich

Mit TQRCG können Schulen jeder Größe, von der Grundschule bis zur Universität, QR-Codes in wenigen Minuten implementieren. Wenn Ihr Ziel darin besteht, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Verwaltung stärker auf die Schüler auszurichten, ist TQRCG das Tool, mit dem dies möglich ist.

Melden Sie sich an und lassen Sie QR-Codes die Arbeitsweise Ihrer Schule verändern.

Häufig gestellte Fragen