Comment les codes QR aident-ils les écoles à réduire leurs coûts administratifs ?

Les écoles gèrent une infinité de documents, des formulaires d’inscription aux fiches d’autorisation en passant par les feuilles de présence. La gestion de tout cela prend de précieuses heures de travail au personnel et ralentit souvent des processus qui devraient être simples. Pour de nombreux établissements, cette situation engendre non seulement de la frustration, mais aussi des coûts administratifs plus élevés.

À l’université d’État de Californie à Fullerton, la numérisation de 250 formulaires a changé la donne. En abandonnant les systèmes papier, le personnel a pu saisir les données en temps réel et passer moins de temps devant les scanners et les classeurs. Ce changement a permis d’améliorer l’efficacité et de libérer le personnel pour qu’il se concentre sur ce qui compte vraiment : aider les étudiants.

La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin d’un logiciel coûteux pour obtenir des résultats similaires. Les codes QR permettent de relier facilement un scan rapide à un formulaire numérique, offrant aux écoles un moyen plus rapide et plus sûr de gérer les dossiers sans étapes supplémentaires ou applications compliquées.

Mais avant de voir comment les codes QR simplifient le fonctionnement des écoles, il convient de se demander ce qui se passe si on ne les utilise pas.

Table des matières

1. Les coûts cachés des flux de travail manuels de votre école
2. Comment les écoles peuvent réduire la charge de travail administratif grâce aux codes QR
3. Comment les écoles peuvent-elles mettre en place des QR Codes pour les formulaires ?
4. Quelles stratégies aident les écoles à tirer le meilleur parti des flux de travail par code QR ?
5. Prêt à remplacer les formulaires papier par des codes QR dans votre école ?
6. Questions fréquemment posées

Les coûts cachés des flux de travail manuels de votre école

Au quotidien, l’archivage manuel et sur papier des tâches administratives dans les écoles peut sembler gérable, mais il s’accompagne de nombreux coûts de main-d’œuvre cachés et de risques de non-conformité. Ces processus obsolètes ralentissent tout, de l’inscription à la communication avec les parents.

Voici les défis liés à la non-utilisation des codes QR dans vos flux de travail administratifs :

1. Coûts de traitement élevés et perte de temps pour le personnel

La numérisation des dossiers ne consiste pas seulement à libérer les classeurs, mais aussi à récupérer les heures de travail perdues par le personnel dans des tâches répétitives et de faible valeur.

Les équipes informatiques des établissements scolaires ont décrit la numérisation de “milliers et de milliers” de documents, les difficultés liées aux conventions de dénomination, au classement et au stockage.

Le calcul est vite fait. Si une école traite 200 formulaires papier par semaine et que chacun d’eux prend trois minutes, cela représente 10 heures de travail hebdomadaire pour le personnel. Et même après la numérisation, les administrateurs doivent souvent ressaisir les données ou rechercher les informations manquantes, ce qui alourdit la charge de travail. C’est autant de temps que le personnel pourrait consacrer à l’aide aux élèves ou à l’amélioration des processus.

2. Des erreurs fréquentes et des données de mauvaise qualité

La saisie manuelle des données dans les écoles n’est pas seulement lente, elle est source d’erreurs. Les références du secteur suggèrent que le taux d’erreur pour les saisies manuelles de données est d’environ 1 %. Cela signifie que sur 100 dossiers d’élèves saisis, au moins un contiendra probablement une erreur.

Ces erreurs entraînent des reprises, doublent la charge de travail et menacent l’exactitude des données. Les petites erreurs peuvent rapidement devenir des risques importants pour les écoles où la conformité et la protection de la vie privée des élèves sont essentielles.

3. Frais d’impression, de stockage et d’archivage

Le papier n’est pas bon marché, pas plus que son stockage. Une école qui utilise 2 000 feuilles par jour dépense environ 100 dollars par jour rien que pour le papier. Cela représente environ 16 000 dollars par an, sans compter le toner, l’entretien des imprimantes ou les classeurs.

Et lorsque le personnel a besoin de récupérer ou d’archiver des documents, le processus prend beaucoup plus de temps qu’une recherche numérique rapide. En passant au zéro papier, les écoles peuvent réduire les coûts récurrents et réaffecter le budget à la technologie et à l’apprentissage des élèves.

4. Lenteur de la réponse des parents et faible taux de remplissage des formulaires

Les formulaires papier nécessitent des transferts, des envois et des rappels. Cela ralentit la réponse des parents et oblige le personnel à rechercher les documents manquants. La ministre de l’éducation, Sarah Mitchell, a fait remarquer que “le traitement d’un seul formulaire d’inscription sur papier peut prendre 40 minutes, alors que les écoles qui utilisent l’inscription en ligne peuvent traiter jusqu’à six demandes en seulement 30 minutes”.

Les formulaires numériques affichent systématiquement des taux de remplissage plus élevés et des délais d’exécution plus courts. Cela signifie moins de retards, moins de suivi manuel et un soutien plus rapide aux étudiants.

5. Risques liés à la sécurité et à la conformité

Les dossiers papier peuvent être perdus, mal classés ou consultés sans autorisation, ce qui expose les écoles à des risques en matière de conformité et de protection de la vie privée. Même lorsqu’ils sont numérisés, les systèmes ad hoc manquent souvent de pistes d’audit, ce qui rend difficile le suivi des personnes qui ont examiné un dossier, des décisions qui ont été prises et de la date à laquelle les mesures ont été prises.

Les écoles ont du mal à respecter les normes de conformité modernes sans une approche sécurisée et numérique, ce qui augmente le risque de pénalités coûteuses et érode la confiance des familles.

Les défis posés par les flux de travail manuels sont évidents, mais ils ne doivent pas être permanents. Les codes QR offrent aux écoles un moyen pratique de réduire le temps de traitement et les coûts de main-d’œuvre sans ajouter de complexité.

Comment les écoles peuvent réduire la charge de travail administratif grâce aux codes QR

Les codes QR transforment l’administration scolaire en éliminant les retards, en réduisant les coûts de main-d’œuvre et en augmentant la précision des tâches quotidiennes.

D’un simple balayage, les écoles peuvent automatiser la collecte des formulaires, rationaliser le suivi de l’assiduité et de l’état de santé, et rendre toutes les tâches, de l’inscription aux demandes informatiques, plus rapides et plus fiables.

Voici comment cela fonctionne en pratique :

1. Accélérer l’inscription et l’enregistrement

Au lieu que les parents remplissent plusieurs feuilles de papier et que le personnel saisisse manuellement les mêmes informations par la suite, les familles n’ont qu’à scanner un code QR et à remplir un formulaire numérique en quelques minutes. Cette approche simplifie le processus d’inscription, réduit la charge de travail du personnel et permet aux familles de remplir plus facilement les formulaires avec précision et dans les délais.

Une étude récente va dans ce sens, soulignant que l’enregistrement et l’évaluation par code QR permettent de gagner du temps et sont essentiels à l’amélioration continue.

2. Améliorer les délais d’obtention des formulaires d’autorisation et de consentement

Obtenir les formulaires d’autorisation à temps est un casse-tête pour la plupart des écoles. Les codes QR facilitent le processus. Un prospectus comportant un code QR permet aux parents de le scanner, de le signer numériquement et d’envoyer les formulaires instantanément.

Les rappels automatisés liés aux soumissions de codes QR permettent aux enseignants et aux administrateurs d’économiser des heures de suivi. Résultat : des délais plus courts, des taux de réponse plus élevés, moins de stress et une meilleure conformité pour les sorties scolaires, les séances de photos et les événements.

3. Rationaliser les soumissions de tickets par le personnel et les services informatiques

Lorsque la technologie est défaillante, le personnel perd souvent du temps à savoir où envoyer les demandes ou à attendre les réponses par courrier électronique. Les codes QR affichés dans les couloirs, les salles de classe ou les bureaux résolvent instantanément ce problème.

Le personnel peut scanner un code QR, ouvrir un formulaire pré-rempli et soumettre des demandes de maintenance ou d’informatique sur place. Comme les flux de travail des codes QR peuvent acheminer les demandes directement au bon service, les tickets ne se perdent pas et ne restent pas dans la mauvaise boîte de réception.

4. Simplifier le suivi de l’état de santé et des présences

Les systèmes de gestion des présences basés sur les codes QR peuvent accélérer considérablement l’enregistrement. Les enseignants et les administrateurs peuvent voir les données de présence en temps réel, repérer les tendances et éviter les erreurs courantes avec les feuilles de papier.

En ce qui concerne le suivi de la santé, les contrôles liés aux codes QR permettent aux parents de signaler des symptômes ou de soumettre les formulaires requis instantanément. Les dossiers restent ainsi à jour et conformes, sans pile de papier ni saisie manuelle des données. Et comme l’outil est très simple, les parents, les tuteurs et même les grands-parents n’hésitent pas à l’utiliser.

5. Numériser les dossiers et les sources de la bibliothèque

Les écoles peuvent collecter en toute sécurité les documents téléchargés, les signatures et les supports d’apprentissage numériques sans avoir à imprimer ou à rechercher des documents. Le personnel économise des heures de classement et le risque d’égarement des documents est considérablement réduit.

Les parents et les élèves peuvent scanner un code QR pour soumettre des formulaires, joindre des PDF ou des photos directement au dossier d’un élève, ou accéder à des livres électroniques, des podcasts, des visites virtuelles et d’autres ressources numériques à partir de téléphones ou d’ordinateurs, en recevant une confirmation instantanée que les soumissions ou les accès sont réussis.

Maintenant que vous avez vu comment les codes QR éliminent les goulets d’étranglement dans de nombreuses tâches administratives, la question suivante est de savoir comment les mettre en œuvre sans créer de travail supplémentaire pour le personnel ou les parents.

Comment les écoles peuvent-elles mettre en place des codes QR pour les formulaires ?

La clé est de planifier à l’avance et de garder le processus simple. En définissant le problème exact que vous résolvez et en reliant le code QR aux outils déjà utilisés par votre école, vous pouvez mettre en place un système qui permet de gagner du temps au lieu de créer des étapes supplémentaires.

Voici comment mettre en place des codes QR qui fonctionnent sans problème dès le premier jour.

1. Définissez votre objectif

Avant de créer un code QR, définissez clairement le problème que vous souhaitez résoudre. Essayez-vous de :

• Réduire le temps que le personnel consacre au traitement des dossiers d’inscription ?
• Encourager les parents à soumettre les autorisations de manière fiable ?
• Accélérer et mieux organiser les demandes de services informatiques et de maintenance ?

En connaissant votre objectif, vous vous assurez que chaque code QR a une utilité et n’est pas une source d’encombrement.

Par exemple, si votre objectif est d’accélérer les inscriptions, reliez le code QR directement au formulaire d’inscription. Si vous souhaitez réduire le nombre de questions posées au bureau, reliez-le à un guide numérique complet du campus ou à des instructions étape par étape.

2. Établir le flux de travail

Réfléchissez à la manière dont le code QR sera utilisé dans la pratique : qui le scannera, où et que se passera-t-il ensuite ?

Par exemple, pour une autorisation : les parents scannent le code QR à la maison, ouvrent un formulaire en ligne sécurisé, signent numériquement et téléchargent les PDF requis (comme les formulaires médicaux) directement à partir de leurs appareils. Le personnel peut suivre les soumissions en temps réel, envoyer des rappels automatisés et éviter la saisie manuelle des données.

3. Choisissez le type de code QR adapté à vos besoins

Tous les QR Codes ne sont pas créés de la même manière. Pour les formulaires administratifs des écoles, les QR Codes dynamiques sont généralement le meilleur choix. Ils vous permettent de mettre à jour le formulaire lié ou de rediriger vers différentes ressources sans avoir à imprimer un nouveau code. Cette flexibilité est cruciale dans le secteur de l’éducation, où les horaires, les autorisations et les exigences changent souvent.

Lescodes QR statiques, en revanche, conviennent mieux aux ressources à long terme qui ne changent pas, telles que les politiques archivées ou les annuaires permanents des campus.

Pour la plupart des tâches administratives quotidiennes, les codes dynamiques vous permettent de rester agile et d’éviter la frustration de devoir constamment réimprimer des documents.

4. Sélectionnez une destination sécurisée et adaptée aux téléphones portables

Ensuite, décidez exactement où le code QR conduira les utilisateurs. La destination doit être sécurisée, adaptée aux mobiles et intuitive. De nombreux établissements scolaires utilisent Google Forms ou Microsoft Forms parce qu’ils sont faciles à configurer, qu’ils prennent en charge le téléchargement de fichiers et qu’ils valident automatiquement les réponses.

D’autres peuvent opter pour des formulaires web dédiés qui s’intègrent directement au système d’information des élèves (SIS) ou pour des outils d’automatisation à code bas comme Zapier ou Make.

L’essentiel est que les familles ou le personnel puissent remplir le formulaire avec un minimum de friction. Ils ne doivent pas avoir à se connecter plusieurs fois, à installer des applications ou à naviguer dans des menus complexes.

Par exemple, sur The QR Code Generator, vous pouvez choisir plusieurs options pour la destination, comme l’URL, le PDF, le contact, le lieu, ou même plusieurs URL. Il peut suffire de coller le lien de votre formulaire Google pour obtenir le code QR requis.

Vous pouvez créer et personnaliser le code QR pour qu’il corresponde à l’image de marque de votre école, à ses couleurs, à l’ajout d’un logo à votre code QR et à son style, afin qu’il ait l’air officiel et digne de confiance. Cela aide les parents à reconnaître rapidement que le formulaire ou le lien est légitime, réduit l’hésitation à scanner et les rend plus confiants dans l’envoi des documents.

5. Utiliser des étiquettes claires, des appels à l’action et des options multilingues

Un code QR sans contexte est facile à ignorer. Faites en sorte que l’action de scanner le code soit évidente. Des phrases comme “Scannez pour compléter l’inscription” ou “Scannez pour signer l’autorisation” sont simples mais efficaces. Voici d’autres exemples :

• “Scannez pour télécharger le formulaire d’autorisation de sortie scolaire”
• “Scannez pour confirmer votre présence à la réunion parents-professeurs”.
• “Scanner pour accéder à l’emploi du temps de l’élève
• “Scannez pour mettre à jour les informations de contact en cas d’urgence
• “Scanner pour compléter l’inscription en ligne
• “Scanner pour consulter et signer le manuel de l’école.

Si votre communauté scolaire parle plusieurs langues, incluez ces options afin que tout le monde comprenne immédiatement ce qu’il faut faire.

En outre, les codes QR doivent être placés là où les gens cherchent naturellement des conseils : dans les entrées, les couloirs, les salons du personnel ou les paquets envoyés à la maison.

Une étiquette claire combinée à un bon emplacement augmente les taux de balayage et garantit que vos efforts se traduisent effectivement par des formulaires remplis.

6. Pilotez, mesurez et affinez pour prouver le retour sur investissement

Il est toujours judicieux de commencer à petite échelle. Testez d’abord un type de formulaire et suivez les indicateurs clés. Mesurez le temps nécessaire aux parents ou au personnel pour remplir les formulaires, le nombre d’erreurs évitées, le temps gagné par le personnel et la réduction des coûts d’impression.

Un simple calcul du retour sur investissement peut justifier l’effort : multipliez les heures économisées par les taux horaires du personnel et ajoutez le coût des formulaires imprimés éliminés.

Le tableau de bord de TQRCG vous permet d’accéder à des données essentielles telles que les scans, les utilisateurs, les lieux, le temps et les appareils. Cela peut vous aider à comprendre si votre formulaire fonctionne réellement ou si vous devez affiner sa conception, son emplacement et ses instructions avant de déployer les QR Codes dans toute l’école.

Quelles stratégies permettent aux écoles de tirer le meilleur parti des flux de travail liés aux codes QR ?

Pour tirer le meilleur parti des codes QR, les écoles doivent se concentrer sur la manière dont les parents, les élèves et le personnel interagissent avec eux, et pas seulement sur l’impression des codes.

Les stratégies ci-dessous montrent des moyens pratiques de maximiser l’efficacité, de maintenir la conformité et de s’assurer que chaque code QR apporte un avantage réel aux opérations quotidiennes.

1. Donner la priorité à la sécurité et à la conformité dès le départ

Lorsque vous recueillez des informations sur les élèves ou les parents, protégez les données sensibles dès le premier jour. Utilisez HTTPS pour tous les liens de formulaire, définissez un accès basé sur les rôles et documentez l’endroit où les données personnelles sont stockées et pendant combien de temps.

Assurez-vous que vos processus s’alignent sur le Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), le Règlement général sur la protection des données (RGPD) (si vous êtes au Royaume-Uni) ou d’autres réglementations pertinentes pour assurer la sécurité des informations relatives aux étudiants et aux familles.

2. Faire en sorte que l’expérience soit accessible et sans application

Les parents et le personnel doivent pouvoir scanner et remplir les formulaires directement dans leur navigateur, sans avoir besoin d’applications supplémentaires. Pour ceux qui ne peuvent pas scanner les codes QR, fournissez une URL courte ou une solution de repli par SMS afin que tout le monde puisse accéder au formulaire sans frustration.

3. Concevoir des formulaires adaptés aux téléphones portables pour les parents et le personnel

La plupart des gens remplissent les formulaires sur leur téléphone. Les formulaires doivent donc être conçus avec de gros boutons, des questions brèves et la possibilité de télécharger directement des photos de documents à partir de l’appareil photo du téléphone, ce qui permet à des centaines de familles d’envoyer leurs documents rapidement et de manière pratique.

4. Suivre les analyses et maintenir une piste d’audit claire

Suivez le moment où les formulaires sont scannés et soumis, et saisissez les métadonnées telles que les horodatages (dans le respect des directives relatives à la protection de la vie privée). Utilisez les analyses pour identifier les goulots d’étranglement ou les formulaires qui sont souvent abandonnés, et conservez les journaux pour les audits ou les contrôles de conformité.

Par exemple, les écoles primaires peuvent utiliser des codes QR dynamiques pour les formulaires d’autorisation. Le tableau de bord de l’administrateur indique quand chaque formulaire a été scanné et soumis, ce qui aide le bureau à identifier les parents qui n’ont pas rempli les formulaires. Les journaux peuvent être conservés à des fins d’audit.

5. Proposer des solutions de repli en matière d’accessibilité et de langue

Tous les parents ou membres du personnel ne peuvent pas scanner un code QR. Proposez d’autres options telles que des URL courts, des numéros de téléphone ou une assistance en personne. Prévoyez un support multilingue pour les communautés ayant des besoins linguistiques divers, afin que les formulaires soient inclusifs et faciles à remplir.

Par exemple, si votre école est située dans la région de la Baie, proposez des options linguistiques telles que l’espagnol, le mandarin et le tagalog pour que les formulaires liés au code QR soient accessibles à la communauté diversifiée des parents.

6. Formez le personnel et mettez en place les flux de travail du code QR par étapes

Introduire progressivement les formulaires liés au code QR. Commencez par un programme pilote pour les formulaires clés, formez le personnel de première ligne pour guider les parents et les enseignants, et gardez une copie papier ou une sauvegarde alternative en cas de problèmes techniques.

Une fois le projet pilote réussi, étendez-le à d’autres formulaires et intégrez-le à votre système d’information sur les élèves (SIS). Prévoyez toujours un plan de retour en arrière pour assurer une transition en douceur.

Prêt à remplacer les formulaires papier par des codes QR dans votre école ?

Vous savez maintenant que la gestion de la paperasserie scolaire n’a pas à être un parcours du combattant. Avec les codes QR, vous pouvez passer des piles de papier à des flux de travail automatisés et fluides qui permettent au personnel d’économiser des heures, de réduire les erreurs et de satisfaire les parents.

The QR Code Generator (TQRCG) aide les écoles à chaque étape avec :

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Avec TQRCG, les écoles de toutes tailles, du primaire à l’université, peuvent mettre en place des QR Codes en quelques minutes. Si votre objectif est de gagner du temps, de réduire les coûts et de rendre l’administration plus centrée sur les étudiants, TQRCG est l’outil qui vous permettra d’y parvenir.

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