Como é que os códigos QR ajudam as escolas a reduzir os custos administrativos?

As escolas tratam de uma quantidade infindável de papelada, desde formulários de registo a autorizações e folhas de presença. A gestão de toda essa documentação consome horas valiosas do pessoal e, muitas vezes, atrasa processos que deveriam ser simples. Para muitas escolas, isto cria não só frustração, mas também custos administrativos mais elevados.

Na Universidade Estatal da Califórnia, em Fullerton, a digitalização de 250 formulários mudou essa situação. Ao abandonar os sistemas baseados em papel, o pessoal pôde introduzir dados em tempo real e passar menos tempo preso a scanners e armários de arquivo. Esta mudança melhorou a eficiência e libertou o pessoal para se concentrar no que realmente importa: ajudar os estudantes.

A boa notícia é que não precisa de software caro para obter resultados semelhantes. Os códigos QR facilitam a ligação de uma leitura rápida a um formulário digital, proporcionando às escolas uma forma mais rápida e segura de tratar os registos sem passos adicionais ou aplicações complicadas.

Mas antes de analisarmos a forma como os códigos QR simplificam as operações escolares, vale a pena perguntar: o que acontece quando não os utilizamos?

Índice

1. Os custos ocultos dos fluxos de trabalho manuais da sua escola
2. Como é que as escolas podem reduzir a carga de trabalho administrativo utilizando Códigos QR
3. Como é que as escolas podem criar códigos QR para formulários
4. Que estratégias ajudam as escolas a tirar o máximo partido dos fluxos de trabalho com códigos QR?
5. Pronto para substituir os formulários em papel por códigos QR na sua escola?
6. Perguntas mais frequentes

Os custos ocultos dos fluxos de trabalho manuais da sua escola

No dia a dia, o arquivamento manual e em papel das tarefas administrativas nas escolas pode parecer controlável, mas acarreta muitos custos laborais ocultos e riscos de conformidade. Estes processos desactualizados atrasam tudo, desde as matrículas à comunicação com os pais.

Eis os desafios de não utilizar Códigos QR nos seus fluxos de trabalho administrativos:

1. Elevados custos de processamento e perda de tempo do pessoal

A digitalização de registos não se trata apenas de libertar os armários de arquivo, mas também de recuperar as horas de trabalho perdidas com tarefas repetitivas e de baixo valor.

As equipas de TI das escolas descreveram a digitalização de “milhares e milhares” de documentos, lutando com convenções de nomenclatura, arquivo e armazenamento.

As contas fazem-se rapidamente. Se uma escola processa 200 formulários em papel por semana e cada um demora três minutos, isso representa 10 horas de tempo do pessoal por semana. E mesmo após a digitalização, os administradores têm frequentemente de reintroduzir dados ou procurar informações em falta, aumentando a carga de trabalho. Este é o tempo que o pessoal poderia gastar a apoiar os alunos ou a melhorar os processos.

2. Erros frequentes e má qualidade dos dados

A introdução manual de dados nas escolas não é apenas lenta, é também propensa a erros. As referências do sector sugerem que a taxa de erro para a introdução manual de dados é de cerca de 1%. Isto significa que, por cada 100 registos de alunos introduzidos, pelo menos um conterá provavelmente um erro.

Estes erros criam retrabalho, duplicam o trabalho e ameaçam a exatidão dos dados. Os pequenos erros podem rapidamente tornar-se riscos significativos para as escolas onde a conformidade e a privacidade dos alunos são fundamentais.

3. Despesas de impressão, armazenamento e arquivo

O papel não é barato, e o seu armazenamento também não. Uma escola que utilize 2.000 folhas por dia gasta cerca de 100 dólares por dia só em papel. Isto representa cerca de 16.000 dólares por ano, sem incluir o toner, a manutenção da impressora ou os armários de arquivo.

E quando os funcionários precisam de recuperar ou arquivar registos, o processo demora muito mais tempo do que uma rápida pesquisa digital. Ao eliminar o papel, as escolas podem reduzir os custos recorrentes e reafectar o orçamento à tecnologia e à aprendizagem dos alunos.

4. Resposta lenta dos pais e pouco preenchimento dos formulários

Os formulários em papel dependem de entregas, envio por correio e lembretes. Isto torna a resposta dos pais mais lenta e obriga o pessoal a procurar a documentação em falta. A Ministra da Educação, Sarah Mitchell, observou que “um único formulário de inscrição em papel pode demorar 40 minutos a processar, enquanto as escolas que utilizam a inscrição em linha podem concluir até seis inscrições em apenas 30 minutos”.

Os formulários digitais apresentam, de forma consistente, taxas de conclusão mais elevadas e um processamento mais rápido. Isto significa menos atrasos, menos acompanhamento manual e apoio mais atempado aos alunos.

5. Riscos de segurança e conformidade

Os ficheiros em papel podem ser perdidos, mal arquivados ou acedidos sem a devida autorização, expondo as escolas a riscos de conformidade e privacidade. Mesmo quando digitalizados, os sistemas ad hoc carecem frequentemente de pistas de auditoria, o que dificulta a identificação de quem analisou um ficheiro, que decisões foram tomadas e quando foram tomadas medidas.

As escolas têm dificuldade em cumprir as normas de conformidade modernas sem uma abordagem segura e digital, o que aumenta o risco de sanções dispendiosas e diminui a confiança das famílias.

Os desafios dos fluxos de trabalho manuais são claros, mas não têm de ser permanentes. Os códigos QR oferecem às escolas uma forma prática de reduzir o tempo de processamento e os custos de mão de obra sem aumentar a complexidade.

Como as escolas podem reduzir a carga de trabalho administrativo utilizando Códigos QR

Os códigos QR transformam a administração escolar, eliminando atrasos, reduzindo os custos de mão de obra e aumentando a precisão das tarefas diárias.

Com uma leitura rápida, as escolas podem automatizar a recolha de formulários, simplificar o acompanhamento da assiduidade e da saúde e tornar tudo, desde as matrículas aos pedidos de TI, mais rápido e fiável.

Eis como isto funciona na prática:

1. Acelerar a matrícula e o registo

Em vez de os pais preencherem várias folhas de papel e de os funcionários introduzirem manualmente as mesmas informações mais tarde, as famílias podem simplesmente digitalizar um código QR e preencher um formulário digital em minutos. Esta abordagem simplifica o processo de registo, reduz a carga de trabalho do pessoal e facilita o preenchimento exato e atempado dos formulários pelas famílias.

Um estudo recente corrobora este facto, salientando que o registo e a avaliação por código QR poupam tempo e são essenciais para a melhoria contínua.

2. Melhorar a entrega das autorizações e dos formulários de consentimento

A devolução atempada dos boletins de autorização é uma dor de cabeça para a maioria das escolas. Os códigos QR tornam o processo mais simples. Um folheto com um código QR permite aos pais digitalizar, assinar digitalmente e enviar os formulários instantaneamente.

Os lembretes automáticos associados aos envios de códigos QR poupam horas de acompanhamento aos professores e administradores. O resultado: maior rapidez de resposta, taxas de resposta mais elevadas, menos stress e melhor conformidade para visitas de estudo, lançamentos de fotografias e eventos.

3. Simplificar o envio de bilhetes pelo pessoal e pelas TI

Quando a tecnologia falha, o pessoal perde muitas vezes tempo a descobrir para onde enviar os pedidos ou à espera de respostas por correio eletrónico. Os códigos QR afixados nos corredores, salas de aula ou gabinetes resolvem este problema instantaneamente.

O pessoal pode digitalizar um código QR, abrir um formulário pré-preenchido e enviar pedidos de manutenção ou de TI no local. Como os fluxos de trabalho dos códigos QR podem encaminhar os pedidos diretamente para o departamento correto, os pedidos não se perdem nem ficam na caixa de entrada errada.

4. Simplificar o controlo da saúde e da assiduidade

Os sistemas de assiduidade baseados em códigos QR podem acelerar drasticamente o registo de presenças. Os professores e os administradores podem ver os dados de assiduidade em tempo real, detetar padrões e evitar erros comuns nas folhas de papel.

Para o controlo da saúde, os check-ins ligados a QR Code permitem que os pais comuniquem sintomas ou apresentem os formulários necessários instantaneamente. Isto mantém os registos actualizados e em conformidade, sem pilhas de papel ou introdução manual de dados. E como a ferramenta é tão simples, os pais, tutores e até os avós sentem-se à vontade para a utilizar.

5. Digitalizar registos e fontes da biblioteca

As escolas podem recolher de forma segura os documentos carregados, as assinaturas e os materiais didácticos digitais sem terem de imprimir ou procurar papéis. Os funcionários poupam horas de arquivo e o risco de perda de registos é bastante reduzido.

Os pais e os alunos podem digitalizar um código QR para enviar formulários, anexar PDFs ou fotografias diretamente à pasta de um aluno ou aceder a livros electrónicos, podcasts, visitas virtuais e outros recursos digitais a partir de telefones ou computadores, recebendo uma confirmação instantânea de que os envios ou o acesso foram bem sucedidos.

Agora que já viu como os códigos QR eliminam os estrangulamentos em várias tarefas administrativas, a próxima questão é como implementá-los sem criar trabalho extra para o pessoal ou para os pais.

Como é que as escolas podem criar códigos QR para formulários

A chave é planear com antecedência e manter o processo simples. Ao definir o problema exato que está a resolver e ao ligar o código QR às ferramentas que a sua escola já utiliza, pode implementar um sistema que poupa tempo em vez de criar passos adicionais.

Eis como configurar Códigos QR que funcionem sem problemas desde o primeiro dia.

1. Defina o seu objetivo

Antes de criar um código QR, defina claramente o problema que está a resolver. Está a tentar:

• Reduzir o tempo que os funcionários gastam a processar os pacotes de inscrição?
• Incentivar os pais a enviarem as autorizações de forma fiável?
• Tornar os pedidos de TI e de manutenção mais rápidos e organizados?

Conhecer o seu objetivo garante que cada código QR serve um propósito, em vez de adicionar desordem.

Por exemplo, se o seu objetivo for uma inscrição mais rápida, ligue o código QR diretamente ao formulário de inscrição. Se quiser reduzir as perguntas repetidas no escritório, ligue-o a um guia digital completo do campus ou a instruções passo-a-passo.

2. Mapear o fluxo de trabalho

Pense na forma como o código QR vai ser utilizado na prática: quem o vai ler, onde e o que acontece a seguir.

Por exemplo, para uma autorização: os pais lêem o código QR em casa, abrem um formulário seguro em linha, assinam digitalmente e carregam os PDFs necessários (como formulários médicos) diretamente dos seus dispositivos. O pessoal pode acompanhar os envios em tempo real, enviar lembretes automáticos e evitar a introdução manual de dados.

3. Escolha o tipo de código QR adequado às suas necessidades

Nem todos os códigos QR são iguais. Para formulários administrativos escolares, os Códigos QR dinâmicos são normalmente a melhor escolha. Permitem-lhe atualizar o formulário associado ou redirecionar para diferentes recursos sem imprimir um novo código. Essa flexibilidade é crucial na educação, onde os horários, as permissões e os requisitos mudam com frequência.

Os códigos QR estáticos, no entanto, são mais adequados para recursos de longo prazo que não mudam, como políticas arquivadas ou diretórios permanentes do campus.

Para a maioria das tarefas administrativas diárias, os códigos dinâmicos mantêm-no ágil e evitam a frustração de ter de reimprimir constantemente materiais.

4. Selecione um destino seguro e compatível com dispositivos móveis

Em seguida, decida exatamente para onde o código QR levará os utilizadores. O destino deve ser seguro, compatível com dispositivos móveis e intuitivo. Muitas escolas utilizam o Google Forms ou o Microsoft Forms porque são fáceis de configurar, suportam o carregamento de ficheiros e validam as respostas automaticamente.

Outras podem optar por formulários Web dedicados que se integram diretamente no sistema de informação dos alunos (SIS) ou em ferramentas de automatização com pouco código, como o Zapier ou o Make.

A chave é que as famílias ou a equipa devem poder preencher o formulário com o mínimo de atrito. Não devem ter de iniciar sessão várias vezes, instalar aplicações ou navegar em menus complexos.

Por exemplo, em The QR Code Generator, é possível escolher várias opções para o destino, como URL, PDF, Contacto, Localização ou mesmo vários URLs. Pode ser tão simples como colar o link do Formulário Google para obter o Código QR necessário.

Pode criar e personalizar o Código QR para corresponder à marca da sua escola, cores, adicionar o logótipo ao seu Código QR e estilo, fazendo com que pareça oficial e de confiança. Isto ajuda os pais a reconhecerem rapidamente que o formulário ou a hiperligação é legítimo, reduz a hesitação em digitalizar e torna-os mais confiantes na apresentação de documentos.

5. Utilize etiquetas claras, apelos à ação e opções multilingues

Um código QR sem contexto é fácil de ignorar. Torne óbvio o que a leitura do código irá fazer. Frases como “Digitalize para concluir a inscrição” ou “Digitalize para assinar a autorização” são simples mas eficazes. Aqui estão mais alguns exemplos:

• “Digitalizar para carregar a autorização de visita de estudo”
• “Digitalizar para confirmar a presença numa reunião de pais e professores”
• “Digitalizar para aceder ao horário do aluno”
• “Digitalizar para atualizar as informações de contacto de emergência”
• “Digitalizar para concluir a inscrição em linha”
• “Digitalizar para ver e assinar o reconhecimento do manual escolar”

Se a sua comunidade escolar falar várias línguas, inclua essas opções para que todos percebam imediatamente o que fazer.

Além disso, os códigos QR devem aparecer onde as pessoas procuram naturalmente orientação: nas entradas, corredores, salas de estar dos funcionários ou pacotes enviados para casa.

Uma etiqueta clara combinada com uma boa colocação aumenta as taxas de leitura e garante que o seu esforço se traduz efetivamente em formulários preenchidos.

6. Pilotar, medir e aperfeiçoar para provar o ROI

É sempre inteligente começar com pouco. Teste primeiro um tipo de formulário e monitorize as principais métricas. Meça o tempo que os pais ou o pessoal demoram a preencher os formulários, quantos erros são evitados, quanto tempo o pessoal poupa e a redução dos custos de impressão.

Um simples cálculo do ROI pode justificar o esforço: multiplique as horas poupadas pelas horas de trabalho do pessoal e adicione o custo dos formulários impressos eliminados.

O painel de controlo da TQRCG permite-lhe aceder a pontos de dados essenciais, tais como digitalizações, utilizadores, localizações, tempo e dispositivos. Isto pode ajudá-lo a perceber se o seu formulário está realmente a funcionar ou se precisa de aperfeiçoar o seu design, colocação e instruções antes de implementar os códigos QR em toda a escola.

Que estratégias ajudam as escolas a tirar o máximo partido dos fluxos de trabalho dos códigos QR?

Para tirar o máximo partido dos códigos QR, as escolas devem concentrar-se na forma como os pais, os alunos e o pessoal interagem com eles, e não apenas na impressão dos códigos.

As estratégias abaixo mostram formas práticas de maximizar a eficiência, manter a conformidade e garantir que cada Código QR acrescenta benefícios reais às operações diárias.

1. Dar prioridade à segurança e à conformidade desde o início

Ao recolher informações dos alunos ou dos pais, proteja os dados sensíveis desde o primeiro dia. Utilize HTTPS para todas as hiperligações de formulários, defina o acesso com base em funções e documente o local onde os dados pessoais são armazenados e durante quanto tempo.

Certifique-se de que os seus processos estão em conformidade com a Lei dos Direitos Educativos e da Privacidade da Família (FERPA), o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) (se estiver no Reino Unido) ou outros regulamentos relevantes para manter as informações dos alunos e das famílias seguras.

2. Manter a experiência livre de aplicações e acessível

Os pais e o pessoal devem poder digitalizar e preencher formulários diretamente no seu navegador, sem necessidade de aplicações adicionais. Para aqueles que não conseguem digitalizar códigos QR, forneça um URL curto ou uma alternativa por SMS para que todos possam aceder ao formulário sem frustrações.

3. Conceba formulários adaptados a dispositivos móveis para pais e funcionários

A maioria das pessoas preenche os formulários nos seus telemóveis. Por isso, os formulários devem ser concebidos com botões grandes, perguntas breves e carregamento direto de fotografias da documentação a partir da câmara do telemóvel, resultando em envios rápidos e práticos para centenas de famílias.

4. Acompanhe as análises e mantenha uma pista de auditoria clara

Acompanhe o momento em que os formulários são digitalizados e enviados e recolha metadados como carimbos de data/hora (seguindo as diretrizes de privacidade). Utilize a análise para identificar pontos de estrangulamento ou formulários que são frequentemente abandonados e mantenha registos para auditorias ou verificações de conformidade.

Por exemplo, as escolas primárias podem utilizar códigos QR dinâmicos para as folhas de autorização. O painel de controlo administrativo mostra quando cada formulário foi digitalizado e enviado, ajudando a secretaria a identificar os pais que não preencheram os formulários. Os registos podem ser mantidos para auditoria.

5. Ofereça acessibilidade e alternativas linguísticas

Nem todos os pais ou membros do pessoal podem digitalizar um código QR. Forneça opções alternativas, como URLs curtos, números de telefone ou assistência presencial. Inclua suporte multilingue para comunidades com necessidades linguísticas diversas, para que os formulários sejam inclusivos e fáceis de preencher.

Por exemplo, se a sua escola estiver localizada na Bay Area, inclua opções linguísticas como espanhol, mandarim e tagalo para tornar os formulários ligados ao código QR acessíveis à comunidade diversificada de pais.

6. Formar o pessoal e implementar os fluxos de trabalho do código QR por fases

Introduzir os formulários com QR Code gradualmente. Comece com um programa-piloto para os formulários principais, dê formação ao pessoal do front-office para orientar os pais e os professores e mantenha uma cópia de segurança em papel ou alternativa em caso de problemas técnicos.

Quando o programa-piloto for bem sucedido, alargue-o a outros formulários e integre-o no seu sistema de informação dos alunos (SIS). Mantenha sempre um plano de reversão para facilitar as transições.

Pronto para substituir os formulários em papel por códigos QR na sua escola?

Agora já sabe que a gestão da papelada escolar não tem de ser uma batalha difícil. Com os códigos QR, pode passar de pilhas de papel para fluxos de trabalho automáticos e simples que poupam horas aos funcionários, reduzem os erros e mantêm os pais satisfeitos.

The QR Code Generator (A TQRCG ajuda as escolas em todas as etapas com:

• Códigos QR dinâmicos gratuitos
• Vários tipos de códigos QR
• Análises e relatórios
• Marca e personalização
• Não é necessário instalar a aplicação

Com o TQRCG, escolas de todos os tamanhos, desde o ensino fundamental até universidades, podem implementar QR Codes em minutos. Se o seu objetivo é poupar tempo, cortar custos e tornar a administração mais centrada nos alunos, a TQRCG é a ferramenta que o torna possível.

Registe-se e deixe que os Códigos QR transformem a forma como a sua escola funciona.

Perguntas mais frequentes