Как QR-коды помогают школам сократить административные расходы?

В школах ведется бесконечная бумажная работа – от регистрационных форм до разрешительных листов и табелей посещаемости. Управление всем этим отнимает ценное рабочее время сотрудников и часто замедляет процессы, которые должны быть простыми. Для многих школ это приводит не только к разочарованию, но и к увеличению административных расходов.

В Калифорнийском государственном университете Фуллертона оцифровка 250 форм изменила ситуацию. Благодаря отказу от бумажных систем сотрудники смогли вводить данные в режиме реального времени и тратить меньше времени на работу со сканерами и шкафами для бумаг. Это повысило эффективность работы и позволило сотрудникам сосредоточиться на том, что действительно важно: на помощи студентам.

Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно дорогое программное обеспечение, чтобы добиться таких же результатов. QR-коды позволяют легко соединить быстрое сканирование с цифровой формой, что дает школам более быстрый и безопасный способ работы с документами без лишних действий и сложных приложений.

Но прежде чем мы рассмотрим, как QR-коды упрощают работу школы, стоит спросить: что происходит, когда вы их не используете?

Оглавление

1. Скрытые издержки ручного документооборота в вашей школе
2. Как школы могут сократить нагрузку на администраторов с помощью QR-кодов
3. Как школы могут установить QR-коды для форм
4. Какие стратегии помогают школам получить максимальную отдачу от рабочих процессов с QR-кодами?
5. Готовы ли вы заменить бумажные формы QR-кодами в своей школе?
6. Часто задаваемые вопросы

Скрытые издержки ручного документооборота в вашей школе

Повседневное выполнение административных задач в школах вручную и на бумаге может показаться вполне выполнимым, однако оно сопряжено со многими скрытыми трудозатратами и рисками, связанными с соблюдением нормативных требований. Эти устаревшие процессы замедляют все процессы – от зачисления в школу до общения с родителями.

Вот какие проблемы возникают, если вы не используете QR-коды в своих административных процессах:

1. Высокие затраты на обработку и потерянное время персонала

Оцифровка документации – это не только освобождение шкафов для хранения документов, но и возврат часов, потерянных сотрудниками на выполнение повторяющихся, малозначимых задач.

Школьные ИТ-команды рассказывают, что сканируют “тысячи и тысячи” документов, борются с соглашениями об именовании, подшивкой и хранением.

Подсчеты быстро сходятся. Если школа обрабатывает 200 бумажных форм в неделю, и каждая занимает три минуты, то это 10 часов времени персонала в неделю. И даже после сканирования администраторам часто приходится заново вводить данные или искать недостающую информацию, что усугубляет рабочую нагрузку. Это время сотрудники могли бы потратить на поддержку учеников или улучшение процессов.

2. Частые ошибки и низкое качество данных

Ручной ввод данных в школах не просто медленный, он чреват ошибками. Согласно отраслевым стандартам, процент ошибок при ручном вводе данных составляет около 1 %. Это означает, что на каждые 100 введенных записей об учениках как минимум одна будет содержать ошибку.

Эти ошибки приводят к повторной обработке, удваивают трудозатраты и ставят под угрозу точность данных. Небольшие ошибки могут быстро превратиться в серьезные риски для школ, где соблюдение нормативных требований и конфиденциальность данных учащихся имеют решающее значение.

3. Расходы на печать, хранение и архивирование

Бумага стоит недешево, как и ее хранение. Школа, использующая 2 000 листов в день, тратит примерно 100 долларов ежедневно только на бумагу. Это около 16 000 долларов в год, не считая тонера, обслуживания принтеров и шкафов для хранения документов.

А когда сотрудникам нужно найти или заархивировать записи, этот процесс занимает гораздо больше времени, чем быстрый цифровой поиск. Перейдя на безбумажный режим, школы смогут сократить текущие расходы и перераспределить бюджет в пользу технологий и обучения учащихся.

4. Медленный ответ родителей и низкий уровень заполнения форм

Бумажные формы требуют передачи, рассылки и напоминаний. Это замедляет реакцию родителей и заставляет сотрудников искать недостающие документы. Министр образования Сара Митчелл отметила: “На обработку одной бумажной формы для зачисления в школу может уйти 40 минут, в то время как школы, использующие онлайн-регистрацию, могут заполнить до шести заявок всего за 30 минут”.

Цифровые формы неизменно демонстрируют более высокий процент заполнения и более быстрый оборот. Это означает меньше задержек, меньше ручного контроля и более своевременную поддержку учащихся.

5. Риски, связанные с безопасностью и соблюдением нормативных требований

Бумажные файлы могут быть утеряны, неправильно оформлены или к ним может быть получен доступ без надлежащего разрешения, что подвергает учебные заведения риску нарушения нормативных требований и конфиденциальности. Даже при переводе в цифровой формат в специальных системах часто отсутствуют контрольные журналы, что затрудняет отслеживание того, кто просматривал файл, какие решения были приняты и когда были предприняты действия.

Школы пытаются соответствовать современным стандартам соответствия без безопасного подхода, основанного на цифровых технологиях, что повышает риск дорогостоящих штрафов и подрывает доверие семей.

Проблемы ручного документооборота очевидны, но они не обязательно должны быть постоянными. QR-коды дают школам практический способ сократить время обработки и трудозатраты, не усложняя процесс.

Как школы могут сократить нагрузку на администраторов с помощью QR-кодов

QR-коды преображают школьную администрацию, устраняя задержки, снижая трудозатраты и повышая точность выполнения повседневных задач.

Быстрое сканирование позволяет школам автоматизировать сбор бланков, упростить контроль посещаемости и здоровья, а также ускорить и повысить надежность всех процессов, начиная от зачисления в школу и заканчивая запросами на ИТ.

Вот как это работает на практике:

1. Ускорение зачисления и регистрации

Вместо того чтобы родители заполняли несколько листов бумаги, а персонал вручную вводил ту же информацию, семьи просто сканируют QR-код и заполняют цифровую форму за несколько минут. Такой подход упрощает процесс регистрации, снижает нагрузку на персонал и облегчает семьям точное и своевременное заполнение анкет.

Недавнее исследование подтверждает это, подчеркивая, что регистрация и оценка с помощью QR-кодов экономит время и необходима для постоянного совершенствования.

2. Улучшить процесс обработки разрешительных листов и форм согласия

Своевременное получение разрешительных листов – головная боль для большинства школ. QR-коды делают этот процесс более плавным. Флаер с QR-кодом позволяет родителям отсканировать, поставить цифровую подпись и мгновенно отправить форму.

Автоматические напоминания, связанные с отправкой QR-кодов, позволяют учителям и администраторам сэкономить часы последующих действий. Результат: более быстрое оформление, более высокий процент ответов, меньше стресса и лучшее соблюдение требований при проведении экскурсий, фотосессий и мероприятий.

3. Упорядочить подачу заявок сотрудниками и ИТ-службой

Когда технологии дают сбой, сотрудники часто теряют время, выясняя, куда отправлять запросы, или ожидая ответов по электронной почте. QR-коды, размещенные в коридорах, классах или офисах, мгновенно решают эту проблему.

Сотрудники могут отсканировать QR-код, открыть предварительно заполненную форму и отправить запрос на обслуживание или ИТ на месте. Поскольку рабочие процессы с QR-кодами могут направлять запросы непосредственно в нужный отдел, заявки не затеряются и не попадут не в тот почтовый ящик.

4. Упрощение контроля за состоянием здоровья и посещаемостью

Системы учета посещаемости на основе QR-кодов могут значительно ускорить регистрацию. Учителя и администраторы могут видеть данные о посещаемости в режиме реального времени, выявлять закономерности и избегать ошибок, характерных для бумажных листов.

Что касается контроля за состоянием здоровья, то регистрация с помощью QR-кодов позволяет родителям мгновенно сообщать о симптомах или подавать необходимые формы. Это позволяет поддерживать актуальность записей в соответствии с требованиями без стопок бумаги и ручного ввода данных. А благодаря тому, что инструмент настолько прост, им с удовольствием пользуются родители, опекуны, даже бабушки и дедушки.

5. Оцифровка документов и библиотечных источников

Школы могут безопасно собирать загруженные документы, подписи и цифровые учебные материалы, не распечатывая и не гоняясь за бумагами. Сотрудники экономят часы на заполнении бумаг, а риск неправильного хранения документов значительно снижается.

Родители и ученики могут сканировать QR-код для отправки форм, прикреплять PDF-файлы или фотографии непосредственно к папке ученика или получать доступ к электронным книгам, подкастам, виртуальным турам и другим цифровым ресурсам с телефонов или компьютеров, получая мгновенное подтверждение об успешной отправке или доступе.

Теперь, когда вы увидели, как QR-коды устраняют узкие места в многочисленных административных задачах, следующий вопрос – как внедрить их, не создавая лишней работы для персонала или родителей.

Как школы могут установить QR-коды для форм

Главное – заранее все спланировать и упростить процесс. Определив точную проблему, которую вы решаете, и связав QR-код с уже используемыми в школе инструментами, вы сможете внедрить систему, которая сэкономит время, а не создаст дополнительные шаги.

Вот как настроить QR-коды, которые будут работать без сбоев с первого дня.

1. Определите свою цель

Прежде чем создавать QR-код, четко определите проблему, которую вы решаете. Пытаетесь ли вы:

• Сократить время, которое сотрудники тратят на обработку пакетов для зачисления в школу?
• Побудить родителей надежно подавать разрешительные листы?
• Сделать запросы на ИТ и техническое обслуживание более быстрыми и организованными?

Зная свою цель, вы сможете убедиться, что каждый QR-код служит определенной цели, а не загромождает пространство.

Например, если ваша цель – ускорить процесс регистрации, привяжите QR-код непосредственно к регистрационной форме. Если вы хотите сократить количество повторных вопросов в офисе, привяжите его к полному цифровому путеводителю по кампусу или пошаговым инструкциям.

2. Составьте схему рабочего процесса

Продумайте, как QR-код будет использоваться на практике: кто будет его сканировать, где и что произойдет дальше.

Например, для получения разрешения: родители сканируют QR-код дома, открывают защищенную онлайн-форму, ставят цифровую подпись и загружают необходимые PDF-файлы (например, медицинские формы) прямо со своих устройств. Персонал может отслеживать подачу документов в режиме реального времени, отправлять автоматические напоминания и избегать ручного ввода данных.

3. Выберите правильный тип QR-кода для ваших нужд

Не все QR-коды созданы одинаковыми. Для школьных административных форм обычно лучше всего подходят динамические QR-коды. Они позволяют обновлять связанную форму или перенаправлять на другие ресурсы без печати нового кода. Такая гибкость очень важна в сфере образования, где расписание, разрешения и требования часто меняются.

Статические QR-коды, однако, лучше подходят для долгосрочных ресурсов, которые не меняются, таких как архивные политики или постоянные справочники кампуса.

Для решения большинства повседневных административных задач динамические коды помогут вам быть более гибкими и избежать разочарования от постоянной необходимости перепечатывать материалы.

4. Выберите безопасное, удобное для мобильных устройств место назначения.

Далее решите, куда именно QR-код приведет пользователей. Место назначения должно быть безопасным, удобным для мобильных устройств и интуитивно понятным. Многие школы используют формы Google Forms или Microsoft Forms, поскольку их легко настроить, они поддерживают загрузку файлов и автоматически проверяют ответы.

Другие могут выбрать специальные веб-формы, которые интегрируются непосредственно с информационной системой для учащихся (SIS), или инструменты автоматизации с низким кодом, такие как Zapier или Make.

Главное, чтобы родственники или сотрудники могли заполнить форму с минимальными трудностями. Им не нужно многократно входить в систему, устанавливать приложения или переходить по сложным меню.

Например, на сайте The QR Code Generator можно выбрать несколько вариантов адресата: URL, PDF, Contact, Location или даже несколько URL. Чтобы получить нужный QR-код, достаточно просто вставить ссылку на форму Google.

Вы можете создать и настроить QR-код в соответствии с брендингом вашей школы, цветами, добавить логотип на QR-код и стиль, чтобы он выглядел официально и вызывал доверие. Это поможет родителям быстро распознать, что форма или ссылка являются законными, уменьшит колебания при сканировании и сделает их более уверенными при отправке документов.

5. Используйте понятные надписи, призывы к действию и многоязычные варианты

QR-код без контекста легко проигнорировать. Сделайте очевидным то, что сделает сканирование кода. Такие фразы, как “Отсканируйте, чтобы завершить регистрацию” или “Отсканируйте, чтобы подписать разрешительный лист”, просты, но эффективны. Вот еще несколько примеров:

• “Отсканируйте, чтобы загрузить листок с разрешением на выезд на природу”.
• “Сканируйте, чтобы подтвердить присутствие на родительском собрании”.
• “Сканирование для доступа к расписанию вашего ученика”.
• “Сканируйте, чтобы обновить контактную информацию для экстренных случаев”
• “Сканирование для завершения онлайн-регистрации”
• “Отсканируйте, чтобы просмотреть и подписать согласие на использование школьного справочника”.

Если в вашей школе говорят на нескольких языках, включите эти варианты, чтобы все сразу поняли, что нужно делать.

Кроме того, QR-коды должны быть размещены там, где люди естественным образом ищут подсказки: на входе, в коридорах, в комнатах отдыха для персонала или в пакетах, которые рассылаются по домам.

Четкая надпись в сочетании с удачным размещением повышает скорость сканирования и гарантирует, что ваши усилия действительно воплотятся в заполненных формах.

6. Экспериментируйте, измеряйте и совершенствуйте, чтобы доказать окупаемость инвестиций.

Всегда разумно начинать с малого. Сначала протестируйте один тип формы и отследите ключевые показатели. Измерьте, сколько времени уходит у родителей или сотрудников на заполнение форм, сколько ошибок удается избежать, сколько времени экономится на персонале, а также сокращаются расходы на печать.

Простой расчет окупаемости инвестиций может оправдать все усилия: умножьте сэкономленные часы на почасовую ставку сотрудников и добавьте стоимость устраненных печатных форм.

Приборная панель TQRCG позволяет получить доступ к таким важным данным, как сканы, пользователи, местоположение, время и устройства. Это поможет вам понять, действительно ли ваша форма работает или вам нужно доработать ее дизайн, размещение и инструкции, прежде чем распространять QR-коды по всей школе.

Какие стратегии помогают школам получить максимальную отдачу от рабочих процессов с QR-кодами?

Чтобы получить максимальную отдачу от QR-кодов, школы должны сосредоточиться на том, как родители, ученики и сотрудники взаимодействуют с ними, а не только на печати кодов.

Приведенные ниже стратегии показывают практические способы максимизации эффективности, соблюдения требований и обеспечения того, чтобы каждый QR-код приносил реальную пользу в повседневной работе.

1. Приоритет безопасности и соблюдения требований с самого начала

При сборе информации об учениках или родителях защищайте конфиденциальные данные с первого дня. Используйте HTTPS для всех ссылок на формы, устанавливайте ролевой доступ и документируйте, где и как долго хранятся личные данные.

Убедитесь, что ваши процессы соответствуют Закону о правах и конфиденциальности семейного образования (FERPA), Общему положению о защите данных (GDPR) (если вы находитесь в Великобритании) или другим соответствующим нормативным актам, чтобы обеспечить безопасность информации о студентах и их семьях.

2. Обеспечьте доступность и отсутствие приложений

Родители и сотрудники должны иметь возможность сканировать и заполнять формы прямо в браузере, без использования дополнительных приложений. Для тех, кто не может сканировать QR-коды, предусмотрите короткий URL-адрес или SMS-сообщение, чтобы каждый мог получить доступ к форме без разочарования.

3. Разработайте удобные для мобильных устройств формы для родителей и сотрудников

Большинство людей заполняют формы на своих телефонах. Поэтому формы должны быть разработаны с крупными кнопками, краткими вопросами и прямой загрузкой фотографий документов с камеры телефона, что позволит быстро и удобно заполнить их сотням семей.

4. Отслеживайте аналитику и ведите четкий контрольный журнал.

Отслеживайте, когда формы сканируются и отправляются, и фиксируйте метаданные, например временные метки (в соответствии с правилами конфиденциальности). Используйте аналитику для выявления “узких мест” или форм, от которых часто отказываются, и ведите журналы для аудита или проверки соблюдения требований.

Например, начальные школы могут использовать динамические QR-коды для бланков разрешений. На приборной панели администратора отображается время сканирования и отправки каждой формы, что помогает администрации выявлять родителей, которые не заполнили формы. Журналы можно вести для аудита.

5. Обеспечьте доступность и языковые ограничения

Не каждый родитель или сотрудник сможет отсканировать QR-код. Предоставьте альтернативные варианты, такие как короткие URL-адреса, номера телефонов или личная помощь. Обеспечьте многоязыковую поддержку для сообществ с различными языковыми потребностями, чтобы формы были доступны и просты в заполнении.

Например, если ваша школа расположена в районе залива, включите в форму такие языки, как испанский, мандаринский и тагальский, чтобы сделать формы, связанные с QR-кодом, доступными для разнообразного родительского сообщества.

6. Обучите персонал и поэтапно внедряйте рабочие процессы с QR-кодами.

Внедряйте формы с QR-кодом постепенно. Начните с пилотной программы для ключевых форм, обучите сотрудников фронт-офиса, чтобы они помогали родителям и учителям, а также хранили бумажные или альтернативные резервные копии на случай технических проблем.

Как только пилотная программа будет успешной, распространите ее на другие формы и интегрируйте с информационной системой для учащихся (SIS). Всегда держите план отката для плавного перехода.

Готовы заменить бумажные формы QR-кодами в своей школе?

Теперь вы знаете, что работа со школьными документами не должна казаться нелегкой битвой. С помощью QR-кодов вы сможете перейти от стопок бумаги к плавному автоматизированному рабочему процессу, который сэкономит рабочее время сотрудников, сократит количество ошибок и сделает родителей счастливыми.

The QR Code Generator (TQRCG) помогает школам на каждом шагу:

• Бесплатные динамические QR-коды
• Множество типов QR-кодов
• Аналитика и отчетность
• Брендинг и настройка
• Не требуется установка приложения

С помощью TQRCG школы любого размера, от начальных классов до университетов, могут внедрить QR-коды за считанные минуты. Если ваша цель – сэкономить время, сократить расходы и сделать администрацию более ориентированной на учеников, TQRCG – это инструмент, который поможет вам в этом.

Зарегистрируйтесь и позвольте QR-кодам изменить работу вашей школы.

Часто задаваемые вопросы