Como utilizar os códigos QR para a gestão do inventário?

Os erros de inventário em todo o mundo custam às empresas 1,1 triliões de dólares por ano. Estas perdas resultam de problemas como falhas de rastreamento, excesso de stock, falta de stock e atrasos nas entregas. 

Sistemas desatualizados, como rastreamento manual e códigos de barras 1D, só agravam o problema. Eles são propensos a erros, armazenam dados limitados e exigem ângulos de leitura perfeitos. A boa notícia é que esses erros caros são fáceis de corrigir.

Como? Mudando para códigos QR para gerenciamento de estoque.

Os códigos QR oferecem rastreamento de estoque em tempo real e são uma maneira mais inteligente, rápida e barata de rastrear o estoque. Na verdade, até 2027, espera-se que a maioria dos setores abandone os códigos de barras e mude para os códigos QR.

Este artigo mostrará por que e como atualizar seu sistema para um gerenciamento de estoque eficiente usando códigos QR.

Por que a mudança para códigos QR para gerenciamento de estoque

Em 1994, Masahiro Hara inventou os códigos QR para resolver duas limitações que os códigos de barras UPC tradicionais tinham:

1. Eles só podem armazenar até 20-40 caracteres numéricos de informação
2. Eles só podem ser escaneados de um lado

Essas limitações tornavam o trabalho dos funcionários do varejo muito mais difícil do que deveria ser. 

Os códigos QR fazem a mesma coisa que os códigos de barras, mas MUITO melhor. Veja como.

1. Armazenam mais informações: os códigos QR podem armazenar até 7.089 caracteres numéricos. Mas, além de números, eles também podem armazenar texto, URLs e até mesmo links para detalhes do produto ou atualizações de estoque.

2. Digitalização de qualquer ângulo: com os códigos de barras, você deve alinhá-los corretamente para digitalizá-los. Os códigos QR funcionam em qualquer direção, tornando a digitalização muito mais rápida e fácil. Além disso, os códigos QR possuem mecanismos de correção de erros, o que permite a digitalização mesmo quando há pequenos danos.

3. Funcionam com qualquer dispositivo: os códigos QR podem ser digitalizados usando smartphones, tablets (e até mesmo leitores de código de barras tradicionais). Isso os torna incrivelmente acessíveis e econômicos.

4. Fácil de usar e e flexível: os códigos QR podem ser impressos em rótulos de produtos, prateleiras, caixas e até mesmo telas digitais. Eles se encaixam perfeitamente em diferentes sistemas de inventário sem complicações.

Em suma, eles são a solução perfeita para você economizar tempo, reduzir erros e facilitar o rastreamento de estoque.

Etapas importantes na gestão de inventário e como os códigos QR ajudam

1. Rastreamento de estoque em tempo real

Manter o controle do estoque em tempo real é extremamente importante. Com os códigos QR, você pode escanear um item e ver instantaneamente onde ele está diretamente na sua área de trabalho. Os dados também podem ser capturados em um sistema centralizado de gerenciamento de estoque. Isso garante que você sempre possa acessar e manter-se atualizado sobre todo o seu estoque. 

A Unilever deu um passo notável nessa direção. Eles usam QR Codes para resolver seus problemas de rastreamento de estoque. 

Anteriormente, eles usavam códigos de barras que rastreavam os produtos apenas nos pontos da cadeia de suprimentos. No entanto, como eles tinham vários distribuidores competindo para colocar seus produtos nas lojas, isso causava conflitos dentro de sua rede de canais. 

Depois de mudar para os códigos QR, cada distribuidor recebeu seu próprio código QR exclusivo. Assim, os supervisores sabem exatamente qual distribuidor trouxe o produto. 

2. Simplifique a organização e categorização do estoque

Os códigos QR facilitam a organização e categorização do inventário com base no tipo de produto, número do lote ou local de armazenamento. Você pode codificar o código QR com detalhes como nome do produto, SKU ou número da peça, localização no armazém e muito mais. Com apenas uma digitalização, você pode obter acesso rápido às informações do item. 

Além disso, com os códigos QR, você pode criar um sistema de inventário contínuo. Isso significa que, com apenas uma leitura, você pode atualizar seu inventário e informações de estoque em tempo real. Isso reduz significativamente os erros manuais e alerta você sobre qualquer falta ou excesso de estoque.

3. Processe pedidos mais rapidamente

Os códigos QR ajudam as empresas a selecionar, embalar e enviar pedidos com mais precisão e eficiência. Eles reduzem erros, garantindo que os clientes recebam os produtos certos. Uma das melhores características dos códigos QR é o nível de correção de erros. Isso significa que, mesmo que seus códigos QR estejam danificados ou faltando, eles podem recuperar as informações e garantir que seu produto chegue no prazo.

Os funcionários podem facilmente escanear os códigos QR (também com seus próprios dispositivos) para confirmar a precisão do pedido antes do envio. Menos erros também significam menos devoluções dispendiosas e clientes mais satisfeitos. 

4. Otimize a organização do armazém

Os códigos QR podem otimizar a gestão do armazém, automatizando as atualizações de inventário, rastreando os níveis de estoque e até mesmo acionando novos pedidos quando os suprimentos estão acabando. 

Os códigos QR vão além do rastreamento do seu inventário, eles também são incrivelmente úteis no rastreamento de equipamentos em seu armazém. Você pode definir notificações para alertá-lo se algum equipamento precisar de manutenção. Com uma leitura rápida, você reduz significativamente o tempo de inatividade.

Como configurar o código QR para gerenciamento de estoque

Vamos detalhar como configurar um mecanismo de rastreamento de QR Code para gerenciamento de estoque:

1. Avalie seu sistema atual e suas necessidades de estoque

Não analise apenas o que você rastreia, mas como. Desde o momento em que você recebe as mercadorias até o envio, mapeie seu fluxo de trabalho de estoque. Aqui, você pode identificar gargalos, pontos fracos e áreas onde faltam dados. Você pode usar o infográfico a seguir para entender melhor:

2. Escolha um gerador e um leitor de QR Code

É fundamentalescolher o gerador de QR Code certo para suas necessidades. Estas são algumas das características que você deve considerar:

• Geração em massa: isso é essencial para criar vários códigos QR rapidamente. Considere também as opções de upload de CSV.
• Personalização: controle sobre tamanho, formato (PNG, JPG, SVG), marca e muito mais.
• QR Codes dinâmicos: permitem alterar os dados vinculados ao QR Code após a impressão. Isso é útil para atualizar informações como preço ou quantidade sem precisar reimprimir etiquetas. 
• Análise de dados: alguns geradores oferecem recursos básicos de rastreamento de estoque, o que pode ser suficiente para pequenas empresas.
• Integração de API: isso é mais relevante para empresas maiores. Se você já possui um software de inventário, uma API permite a transferência contínua de dados entre the QR Code generator e seu sistema.

3. Etiquete tudo com códigos QR

Atribua um código QR exclusivo a cada item do seu inventário. Imprima etiquetas de alta qualidade e cole-as nos produtos, prateleiras, caixas e embalagens para facilitar a leitura. Você também pode adicionar códigos QR às suas máquinas para rastrear seu uso.

Além disso, você pode afixar sua etiqueta com código QR GS1 vinculado digitalmente na embalagem do produto. Isso permite que você forneça os dados exclusivos do seu produto (GTIN) em toda a cadeia de suprimentos e aos seus clientes.

O código QR GS1 também permite que você crie um microsite para adicionar informações relevantes para atacadistas e consumidores. A Mildura Fruit Company adicionou essa etiqueta com código QR em suas embalagens de frutas cítricas para fornecer informações completas sobre o produto. Isso ajudou a construir confiança com sua cadeia de suprimentos e clientes em 30 países.

4. Integre com um sistema de inventário

Se você ainda não possui um software de gerenciamento de estoque, escolha um que suporte a integração com o QR Code. Certifique-se de que seu sistema de QR Code esteja vinculado ao seu software de gerenciamento de estoque para que cada leitura atualize automaticamente os níveis de estoque.

Configure alertas e notificações para avisos de estoque baixo, datas de validade e reabastecimento.

5. Teste e implementação

Antes de implementar totalmente o sistema, realize um programa piloto com um número limitado de produtos. Isso permitirá que você identifique e resolva quaisquer problemas antes que eles afetem toda a sua operação.

Com essas etapas, você pode configurar seu sistema de gerenciamento de estoque com QR Code com facilidade. Agora, vamos dar uma olhada em algumas das ferramentas que você pode considerar para o gerenciamento de estoque usando QR Codes.

Melhores ferramentas e softwares para gerenciamento de estoque com QR Code

Há dois aspectos a serem considerados na seleção do software para gerenciamento de estoque.

1. Escolha aquele que permite gerar códigos QR e, ao mesmo tempo, rastrear o inventário.
2. Ou opte por aquele que suporta códigos QR para rastreamento de estoque

Selecionamos o Ezo e o Sorty como os melhores softwares de gerenciamento de estoque que suportam o rastreamento de códigos QR. Veja os detalhes abaixo.

Ezo

O Ezo é uma poderosa ferramenta de gestão de inventário, o que o torna uma excelente opção para grandes e enterprisees com necessidades complexas. Os utilizadores apreciam o Ezo por:

• Visibilidade em tempo real dos movimentos do estoque com códigos QR
• Vincular códigos QR a informações sobre produtos, localizações e outros dados relevantes.
• Gerenciamento otimizado de estoque e armazém + compatível com dispositivos móveis
• Relatórios e insights inteligentes ajudam a reduzir custos ao longo do tempo.
• Criação e impressão em massa de etiquetas com códigos QR personalizados

No entanto, os usuários desejavam relatórios e análises mais intuitivos. As personalizações nos relatórios gerados são muito limitadas. Além disso, devido aos seus recursos abrangentes, a ferramenta tem uma curva de aprendizado íngreme.

💰Preços

A Ezo tem diferentes planos de preços com base no número de itens que você deseja rastrear. Os seguintes são baseados em 250 itens:

1. Plano Essencial: US$ 40 por mês
2. Plano avançado: US$ 55 por mês
3. Plano Premium: US$ 65 por mês
4. Enterprise Plano: Preço personalizado

Sortly

O Sortly é uma plataforma de gerenciamento de estoque visual que facilita o rastreamento de itens usando fotos e descrições detalhadas. É uma boa opção para empresas de médio porte que procuram uma solução fácil de usar. Seus recursos incluem:

• Permite adicionar ou editar códigos QR existentes para adicionar itens ao sistema
• Gera códigos QR personalizados para informações detalhadas sobre os itens.
• FlexCapacidade de rastrear a partir de vários dispositivos + interface de usuário muito intuitiva
• Relatórios de inventário em tempo real com fácil colaboração

Alguns usuários relatam que o Sortly tem integrações limitadas com outras plataformas. Eles também apontaram que ele deixa a desejar em termos de recursos avançados.

💰Preços

O Sortly tem uma variedade de planos de preços com base no número de itens exclusivos que você pode rastrear:

1. Plano gratuito: US$ 0 por mês (100 itens únicos)
2. Plano avançado: US$ 24 por mês (500 itens únicos)
3. Plano Ultra: US$ 74 por mês (2.000 itens únicos)
4. Plano Premium: US$ 149 por mês (5.000 itens exclusivos)
5. Enterprise Plano: Preço personalizado

Se você já usa um sistema de gerenciamento de estoque que permite o rastreamento por QR, mas está procurando um software para gerar códigos QR em massa, recomendamos o The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Para pequenas empresas e startups com orçamentos limitados, ferramentas como The QR Code Generator podem ser um ponto de partida econômico. Embora não ofereçam recursos completos de gerenciamento de estoque, elas fornecem a base para o rastreamento básico de QR. Alguns dos principais recursos desta plataforma são:

• Permite criar códigos QR personalizados gratuitos para rastreamento de estoque.
• Interface amigável com criação de códigos QR personalizáveis.
• Pode ser usada para vincular a planilhas ou outros sistemas básicos de rastreamento.
• Oferece recursos como rastreamento de localização por GPS e acesso para vários usuários.

No entanto, a plataforma tem funcionalidades limitadas em comparação com ferramentas dedicadas de gerenciamento de estoque. Ainda assim, é uma boa alternativa para começar.

💰Preços

1. Plano Essencial: US$ 5 por mês
2. Plano avançado: US$ 12,5 por mês
3. Plano Profissional: US$ 37,5 por mês

O futuro da gestão de inventário com códigos QR

A mudança para a gestão de inventário com códigos QR é mais do que uma tendência — é uma mudança fundamental na forma como as empresas operam. As limitações dos códigos de barras tradicionais são acompanhadas pela crescente complexidade das cadeias de abastecimento modernas. O código QR é uma excelente adição para otimizar a gestão de inventário.  

Seja você uma pequena empresa em busca de uma maneira fácil de organizar o estoque ou uma grande empresa que precisa de automação total, os códigos QR oferecem a e flexibilidade, precisão e conveniência que as empresas modernas exigem. O futuro da gestão de estoque é rápido, inteligente e impulsionado por códigos QR. Se você ainda não fez a mudança, agora é o momento perfeito!