Come si possono utilizzare i codici QR per la gestione dell'inventario?

Gli errori di inventario in tutto il mondo costano alle aziende 1,1 trilioni di dollari ogni anno. Queste perdite derivano da problemi quali errori di tracciabilità, eccedenze di magazzino, carenze di magazzino e ritardi nelle spedizioni. 

Sistemi obsoleti come il tracciamento manuale e i codici a barre 1D non fanno che aggravare il problema. Sono soggetti a errori, memorizzano dati limitati e richiedono angoli di scansione perfetti. La buona notizia è che questi costosi errori sono facili da correggere.

Come? Passando ai codici QR per la gestione dell’inventario.

I codici QR offrono un monitoraggio dell’inventario in tempo reale e rappresentano un modo più intelligente, veloce ed economico per tracciare le scorte. Infatti, entro il 2027 la maggior parte dei settori dovrebbe abbandonare i codici a barre e passare ai codici QR.

Questo articolo vi mostrerà perché e come aggiornare il vostro sistema per una gestione efficiente dell’inventario utilizzando i codici QR.

Perché il passaggio ai codici QR per la gestione dell’inventario

Nel 1994, Masahiro Hara ha inventato i codici QR per risolvere due limiti dei tradizionali codici a barre UPC:

1. Possono memorizzare solo fino a 20-40 caratteri numerici di informazioni
2. Possono essere scansionati solo da un lato

Questi limiti rendevano il lavoro dei dipendenti del settore retail molto più difficile del necessario. 

I codici QR svolgono la stessa funzione dei codici a barre, ma in modo MOLTO più efficiente. Ecco come.

1. Memorizzano più informazioni: i codici QR possono memorizzare fino a 7.089 caratteri numerici. Ma oltre ai numeri, possono anche memorizzare testo, URL e persino link ai dettagli dei prodotti o agli aggiornamenti delle scorte.

2. Scansione da qualsiasi angolazione: con i codici a barre, è necessario allinearli correttamente per poterli scansionare. I codici QR funzionano da qualsiasi direzione, rendendo la scansione molto più rapida e semplice. Inoltre, i codici QR dispongono di meccanismi di correzione degli errori che consentono la scansione anche in caso di lievi danni.

3. Funzionano con qualsiasi dispositivo: i codici QR possono essere scansionati utilizzando smartphone, tablet (e persino i tradizionali lettori di codici a barre). Questo li rende incredibilmente accessibili ed economici.

4. Facili da usare e flexili: i codici QR possono essere stampati su etichette di prodotti, scaffali, scatole e persino schermi digitali. Si adattano perfettamente a diversi sistemi di inventario senza alcuna difficoltà.

Nel complesso, sono la soluzione perfetta per risparmiare tempo, ridurre gli errori e semplificare notevolmente il monitoraggio dell’inventario.

Passaggi chiave nella gestione dell’inventario e come i codici QR possono aiutarti

1. Monitoraggio dell’inventario in tempo reale

Tenere traccia delle scorte in tempo reale è estremamente importante. Con i codici QR, puoi scansionare un articolo e vedere immediatamente dove si trova direttamente sul tuo desktop. I dati possono anche essere acquisiti in un sistema centralizzato di gestione dell’inventario. Ciò ti garantisce di poter sempre accedere e rimanere aggiornato su tutto il tuo inventario. 

Unilever ha compiuto un passo notevole in questa direzione. Utilizza i codici QR per risolvere i propri problemi di tracciamento dell’inventario. 

In precedenza, utilizzava codici a barre che tracciavano i prodotti solo nei punti della catena di approvvigionamento. Tuttavia, poiché aveva più distributori in competizione per portare i propri prodotti nei negozi, ciò causava conflitti all’interno della sua rete di canali. 

Dopo essere passati ai codici QR, ogni distributore ha ottenuto il proprio codice QR unico. In questo modo i supervisori sanno esattamente quale distributore ha portato il prodotto. 

2. Semplificare l’organizzazione e la categorizzazione delle scorte

I codici QR facilitano l’organizzazione e la categorizzazione dell’inventario in base al tipo di prodotto, al numero di lotto o al luogo di stoccaggio. È possibile codificare il codice QR con dettagli quali il nome del prodotto, lo SKU o il numero di parte, la posizione nel magazzino e altro ancora. Con una semplice scansione è possibile accedere rapidamente alle informazioni sull’articolo. 

Inoltre, con i codici QR è possibile creare un sistema di inventario perpetuo. Ciò significa che con una semplice scansione è possibile aggiornare le informazioni sull’inventario e sulle scorte in tempo reale. Ciò riduce significativamente gli errori manuali e avvisa in caso di esaurimento delle scorte o di eccedenze.

3. Elaborazione più rapida degli ordini

I codici QR aiutano le aziende a prelevare, imballare e spedire gli ordini in modo più accurato ed efficiente. Riducono gli errori, garantendo che i clienti ricevano i prodotti giusti. Una delle migliori caratteristiche dei codici QR è il livello di correzione degli errori. Ciò significa che, anche se i codici QR sono danneggiati o mancanti, è possibile recuperare le informazioni e garantire che il prodotto arrivi in tempo.

I lavoratori possono facilmente scansionare i codici QR (anche con il proprio dispositivo) per confermare l’accuratezza dell’ordine prima della spedizione. Meno errori significano anche meno resi costosi e clienti più soddisfatti. 

4. Ottimizzare l’organizzazione del magazzino

I codici QR possono semplificare la gestione del magazzino automatizzando gli aggiornamenti dell’inventario, monitorando i livelli delle scorte e persino attivando riordini quando le scorte sono in esaurimento. 

I codici QR non si limitano al monitoraggio dell’inventario, ma sono anche incredibilmente utili per tracciare le attrezzature nel magazzino. È possibile impostare notifiche per avvisare se un’attrezzatura richiede manutenzione. Con una rapida scansione, è possibile ridurre significativamente i tempi di inattività.

Come impostare il codice QR per la gestione dell’inventario

Analizziamo più in dettaglio come impostare un meccanismo di tracciamento tramite codici QR per la gestione dell’inventario:

1. Valutare il sistema attuale e le esigenze di inventario

Non limitarti a guardare cosa tracci, ma anche come. Dal momento in cui ricevi la merce fino alla spedizione, mappa il flusso di lavoro del tuo inventario. In questo modo, puoi identificare i colli di bottiglia, i punti critici e le aree in cui mancano i dati. Puoi utilizzare la seguente infografica per comprendere meglio:

2. Scegli un generatore e uno scanner di codici QR

È fondamentalescegliere il generatore di codici QR più adatto alle tue esigenze. Ecco alcune delle caratteristiche che dovresti prendere in considerazione:

• Generazione in blocco: essenziale per creare rapidamente numerosi codici QR. Considera anche le opzioni di caricamento CSV.
• Personalizzazione: controllo su dimensioni, formato (PNG, JPG, SVG), branding e altro ancora.
• Codici QR dinamici: consentono di modificare i dati collegati al codice QR dopo la stampa. Ciò è utile per aggiornare informazioni come il prezzo o la quantità senza dover ristampare le etichette. 
• Analisi dei dati: alcuni generatori offrono funzionalità di base per il monitoraggio dell’inventario, che potrebbero essere sufficienti per le piccole imprese.
• Integrazione API: più rilevante per le aziende di grandi dimensioni. Se disponi già di un software di inventario, un’API consente il trasferimento dei dati senza soluzione di continuità tra the QR Code generator e il tuo sistema.

3. Etichettate tutto con codici QR

Assegna un codice QR univoco a ogni articolo del tuo inventario. Stampa etichette di alta qualità e applicale a prodotti, scaffali, contenitori e imballaggi per garantire una facile scansione. Puoi anche aggiungere codici QR ai tuoi macchinari per tracciarne l’utilizzo.

Inoltre, potete apporre l’etichetta con codice QR collegato digitalmente GS1 sulla confezione del vostro prodotto. Ciò vi consente di fornire i dati univoci del vostro prodotto (GTIN) lungo tutta la catena di fornitura e ai vostri clienti.

Il codice QR GS1 consente anche di creare un microsito per aggiungere informazioni rilevanti per i grossisti e i consumatori. Mildura Fruit Company ha aggiunto questa etichetta con codice QR sulle confezioni dei propri agrumi per fornire informazioni complete sul prodotto. Ciò ha contribuito a creare fiducia con la propria catena di fornitura e i clienti in 30 paesi.

4. Integrazione con un sistema di inventario

Se non disponi già di un software di gestione dell’inventario, scegline uno che supporti l’integrazione del codice QR. Assicurati che il tuo sistema di codici QR sia collegato al tuo software di gestione dell’inventario in modo che ogni scansione aggiorni automaticamente i livelli delle scorte.

Imposta avvisi e notifiche per segnalazioni di scorte in esaurimento, date di scadenza e riordini.

5. Test e implementazione

Prima di implementare completamente il sistema, conduci un programma pilota con un numero limitato di prodotti. Questo ti consentirà di identificare e risolvere eventuali problemi prima che abbiano un impatto sull’intera operazione.

Con questi passaggi, potrete configurare facilmente il vostro sistema di gestione dell’inventario con codici QR. Ora, diamo un’occhiata ad alcuni degli strumenti che potete prendere in considerazione per la gestione dell’inventario utilizzando i codici QR.

I migliori strumenti e software per la gestione dell’inventario tramite codici QR

La scelta del software per la gestione dell’inventario presenta due aspetti.

1. Scegli quello che ti consente di generare codici QR e allo stesso tempo di monitorare l’inventario.
2. Oppure, scegli quello che supporta i codici QR per il monitoraggio dell’inventario

Abbiamo selezionato Ezo e Sorty come i migliori software di gestione dell’inventario che supportano il monitoraggio tramite codici QR. Di seguito sono riportati i dettagli.

Ezo

Ezo è un potente strumento di gestione dell’inventario, che lo rende una scelta ottimale per le grandi aziende enterprisecon esigenze complesse. Gli utenti apprezzano Ezo per:

• Visibilità in tempo reale dei movimenti delle scorte con i codici QR
• Collegamento dei codici QR alle informazioni sui prodotti, alle ubicazioni e ad altri dati rilevanti.
• Gestione ottimizzata dell’inventario e del magazzino + compatibilità con i dispositivi mobili
• Reportistica intelligente e approfondimenti che aiutano a ridurre i costi nel tempo.
• Progettazione e stampa di etichette con codici QR personalizzati in blocco

Tuttavia, gli utenti desideravano reportistica e analisi più intuitive. Le personalizzazioni nei report generati sono molto limitate. Inoltre, a causa delle sue funzionalità complete, lo strumento ha una curva di apprendimento ripida.

💰Prezzi

Ezo offre diversi piani tariffari in base al numero di articoli che si desidera monitorare. I seguenti sono basati su 250 articoli:

1. Piano Essential: 40 $ al mese
2. Piano avanzato: 55 $ al mese
3. Piano Premium: 65 $ al mese
4. Enterprise Piano: Prezzi personalizzati

Sortly

Sortly è una piattaforma di gestione dell’inventario basata su immagini che semplifica il monitoraggio degli articoli tramite foto e descrizioni dettagliate. È ideale per le medie imprese alla ricerca di una soluzione intuitiva. Le sue funzionalità includono:

• Consente di aggiungere o modificare codici QR esistenti per aggiungere articoli al sistema
• Genera codici QR personalizzati per informazioni dettagliate sugli articoli.
• FlexPossibilità di tracciamento da vari dispositivi + interfaccia utente molto intuitiva
• Reportistica dell’inventario in tempo reale con facile collaborazione

Alcuni utenti segnalano che Sortly ha integrazioni limitate con altre piattaforme. Hanno anche sottolineato che manca di funzionalità avanzate.

💰Prezzi

Sortly offre una gamma di piani tariffari basati sul numero di articoli unici che è possibile tracciare:

1. Piano gratuito: 0 $ al mese (100 articoli unici)
2. Piano avanzato: 24 $ al mese (500 articoli unici)
3. Piano Ultra: 74 $ al mese (2000 elementi unici)
4. Piano Premium: 149 $ al mese (5000 articoli unici)
5. Enterprise Piano: prezzo personalizzato

Se stai già utilizzando un sistema di gestione dell’inventario che consente il tracciamento tramite QR code, ma stai cercando un software per generare QR code in blocco, ti consigliamo The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Per le piccole imprese e le startup con budget limitati, strumenti come The QR Code Generator possono essere un punto di partenza conveniente. Sebbene non offrano funzionalità complete di gestione dell’inventario, forniscono le basi per il tracciamento QR di base. Alcune delle caratteristiche principali di questa piattaforma sono:

• Consente di creare codici QR personalizzati gratuiti per il tracciamento dell’inventario.
• Interfaccia intuitiva con creazione di codici QR personalizzabili.
• Può essere utilizzato per collegarsi a fogli di calcolo o altri sistemi di tracciamento di base.
• Fornisce funzionalità come il tracciamento della posizione GPS e l’accesso multiutente.

Tuttavia, la piattaforma ha funzionalità limitate rispetto agli strumenti dedicati alla gestione dell’inventario. Ciononostante, è una buona alternativa per iniziare.

💰Prezzi

1. Piano Essential: 5 $ al mese
2. Piano avanzato: 12,5 $ al mese
3. Piano Professional: 37,5 $ al mese

Il futuro della gestione dell’inventario con i codici QR

Il passaggio alla gestione dell’inventario tramite codici QR è più di una semplice tendenza: è un cambiamento fondamentale nel modo di operare delle aziende. I limiti dei codici a barre tradizionali si aggiungono alla crescente complessità delle moderne catene di approvvigionamento. I codici QR sono un’ottima aggiunta per semplificare la gestione dell’inventario.  

Che siate una piccola impresa alla ricerca di un modo semplice per organizzare le scorte o una grande azienda che necessita di una completa automazione, i codici QR offrono l’flexibilità, la precisione e la praticità richieste dalle aziende moderne. Il futuro della gestione dell’inventario è veloce, intelligente e basato sui codici QR. Se non avete ancora effettuato il passaggio, questo è il momento perfetto!