Come utilizzare i codici QR per la verifica dei certificati

La verifica di un certificato dovrebbe richiedere pochi secondi, non ore.

Eppure, la maggior parte delle organizzazioni continua ad affidarsi a telefonate, e-mail e controlli manuali per confermare le credenziali. Ciò causa ritardi, oneri amministrativi e lascia la porta aperta alle frodi.

I certificati cartacei e i PDF sono facili da falsificare o alterare. Diplomi falsi, certificazioni manipolate e credenziali fraudolente costano alle aziende miliardi ogni anno. Peggio ancora, i metodi di verifica tradizionali non riescono a stare al passo: contattare direttamente gli enti emittenti o affidarsi a servizi di terze parti crea attriti in ogni fase.

I codici QR offrono una soluzione migliore. Quando è incorporato in un certificato, un codice QR rimanda direttamente a una pagina di verifica sicura gestita dall’autorità emittente. Una scansione conferma l’autenticità in tempo reale.

In questa guida vi mostreremo come i codici QR consentono una verifica istantanea e affidabile dei certificati e condivideremo le migliori pratiche per la loro implementazione.

Indice

1. Perché la verifica manuale dei certificati è lenta e inaffidabile?
2. Come funzionano i codici QR per verificare l’autenticità dei certificati?
3. Come implementare i codici QR per la verifica dei certificati
4. Guida passo passo alla creazione di codici QR per certificati
5. Gestire i certificati nel tempo utilizzando i codici QR
6. Come le aziende utilizzano i codici QR sui certificati (con esempi reali)
7. Best practice per una verifica affidabile dei certificati basata sui codici QR
8. Verifica i certificati più rapidamente utilizzando TQRCG
9. Domande frequenti

Perché la verifica manuale dei certificati è lenta e inaffidabile?

La verifica tradizionale dei certificati non è stata progettata per la velocità e la portata odierne. Si basa su processi obsoleti che richiedono un lavoro manuale, registrazioni frammentarie e la fiducia che i documenti non siano stati falsificati. Esaminiamo alcuni degli svantaggi della verifica manuale:

La verifica manuale fa perdere tempo

Solo il 20% dei datori di lavoro verifica le qualifiche direttamente con gli istituti che le hanno rilasciate. La maggior parte si affida ai certificati cartacei o ai PDF al loro valore nominale, soprattutto perché la verifica tradizionale è inefficiente.

Le e-mail rimangono senza risposta, i registri sono sparsi tra i vari reparti e non esiste un’unica fonte di verità. La sola verifica dell’occupazione può richiedere da uno a tre giorni nel migliore dei casi e più di una settimana quando i datori di lavoro sono lenti a rispondere. In settori regolamentati come quello sanitario, i controlli delle credenziali possono rallentare notevolmente il reclutamento, ritardando le decisioni di assunzione, gli audit e l’inserimento in azienda, proprio quando la velocità è fondamentale.

La frode è facile 

Con un software di progettazione di base, i documenti falsificati possono superare l’ispezione visiva, soprattutto quando non viene applicata alcuna procedura di verifica. Le ricerche suggeriscono che fino al 75% dei certificati in circolazione in alcune parti dell’Africa potrebbero essere falsificati. Anche con il consenso alla verifica, molti controlli sui precedenti rivelano dichiarazioni fraudolente relative alle qualifiche.

Poiché la maggior parte delle organizzazioni non verifica costantemente le credenziali, i certificati falsi spesso passano inosservati. Quando la frode viene scoperta, il danno è già stato fatto.

Nessun processo di verifica standard

Ogni autorità emittente segue un metodo di verifica diverso. Alcune si affidano alle conferme via e-mail, altre ai portali o ai controlli manuali dei registri. Di conseguenza, i datori di lavoro possono impiegare dai 3 ai 5 giorni per ogni credenziale per rintracciare le informazioni tra e-mail, telefonate e sistemi.

Questa frammentazione ha conseguenze concrete. Molti reclutatori hanno difficoltà a convalidare i certificati perché devono gestire più formati, sistemi e processi. Senza uno standard condiviso per la verifica, i ritardi aumentano, i costi salgono e le frodi diventano più difficili da individuare.

La fiducia si erode per tutti

Quando la verifica è lenta e inaffidabile, anche le credenziali legittime vengono messe in discussione. I datori di lavoro diventano scettici, le autorità di regolamentazione richiedono ulteriori prove e i candidati qualificati pagano il prezzo di un sistema che non è in grado di distinguere tra certificati autentici e falsi.

I codici QR offrono una soluzione concreta a molti dei problemi sopra citati relativi alla verifica dei certificati. Vediamo come.

Come funzionano i codici QR per verificare l’autenticità dei certificati?

Un codice QR su un certificato non prova di per sé l’autenticità. Agisce invece come un puntatore sicuro a una fonte di verifica controllata dall’autorità emittente. 

Una volta scansionato, il codice QR indirizza il verificatore ai dati di verifica memorizzati separatamente dal documento del certificato. Questa separazione è importante. Mentre un certificato può essere copiato, condiviso o stampato, il record di verifica rimane bloccato all’interno del sistema dell’emittente e non può essere alterato dal destinatario. 

Anche se qualcuno duplica perfettamente un certificato, la pagina di verifica rivela lo stato reale. Mostra se il certificato è valido, scaduto, revocato o mai emesso.

Come funziona il processo di verifica

1. Quando viene emesso un certificato, viene creato un record unico in un sistema sicuro.
2. Questo record diventa l’unica fonte di verità per quel certificato.
3. Viene quindi generato un codice QR che rimanda direttamente a questo record.
4. Il codice QR viene inserito nel certificato che ricevi o condividi.
5. Quando qualcuno scansiona il codice QR sul certificato, viene reindirizzato a una pagina di verifica.
6. Il sistema conferma l’autenticità del certificato e ne visualizza immediatamente lo stato attuale.

Come implementare i codici QR per la verifica dei certificati

Il vero valore dei codici QR non risiede nel codice stesso, ma nel sistema di verifica che lo supporta. Se implementati correttamente, i codici QR collegano i certificati a record in tempo reale controllati dall’emittente che non possono essere alterati o falsificati.

Ecco come funziona un sistema di verifica dei codici QR ben progettato.

Collegare ogni certificato a un record digitale unico

Ogni certificato riceve un identificatore unico che si collega a un record master nel sistema dell’emittente. Questo record funge da unica fonte di verità.

Quando qualcuno scansiona il codice QR, verifica il certificato rispetto a questo record di riferimento, non al layout PDF o al documento stampato. Se un nome o un dettaglio viene alterato sul certificato legittimo, il codice QR continua a puntare al record originale, rivelando immediatamente la discrepanza.

Reindirizzamento a una pagina di verifica controllata dall’emittente

La scansione del codice QR porta il verificatore a una pagina di verifica ospitata e gestita dall’organizzazione emittente. È qui che viene confermata l’autenticità.

La pagina di verifica confronta il certificato con i record dell’emittente, non con il PDF o il documento stampato stesso. Poiché i dati sono controllati dall’emittente, qualsiasi certificato copiato o alterato viene immediatamente segnalato.

Non è necessario inviare e-mail ai registri, contattare gli uffici di emissione o fare affidamento su screenshot condivisi tramite app di messaggistica. La verifica avviene istantaneamente, direttamente dalla fonte.

Mostra il certificato dell’emittente e i dettagli in tempo reale

La pagina di verifica mostra informazioni chiave come l’autorità di emissione, il nome del destinatario e la data di emissione. Poiché questi dati vengono estratti in tempo reale dal sistema dell’emittente, i verificatori vedono le informazioni più aggiornate, non una copia obsoleta del certificato.

Servizi come Higher Education Degree Datacheck mostrano come la verifica in tempo reale possa essere scalabile, gestendo grandi volumi di controlli senza intervento manuale.

Visualizza lo stato attuale del certificato

I dettagli del certificato da soli non sono sufficienti. Una credenziale può sembrare valida sulla carta, ma essere comunque scaduta, sospesa o revocata.

La verifica basata sul codice QR mostra lo stato in tempo reale del certificato al momento della scansione, indicando chiaramente se è attivo, scaduto o non più valido. Ciò garantisce che i verificatori non si basino sulle date stampate sul certificato stesso.

Molte certificazioni professionali, comprese quelle rilasciate da Microsoft e Amazon Web Services, seguono questo modello. Il certificato fisico è in gran parte simbolico, mentre il record collegato al codice QR funge da prova definitiva di validità.

Abilitare la portabilità digitale delle credenziali

I certificati abilitati al codice QR sono facili da condividere su curriculum, portfolio, firme e-mail e piattaforme come LinkedIn. Chiunque scansiona il codice vede un record verificato e aggiornato senza bisogno di documenti aggiuntivi o follow-up.

Per le organizzazioni che rilasciano i certificati, ciò aumenta anche la visibilità. Poiché i certificati verificati sono condivisi pubblicamente, il marchio dell’emittente raggiunge un pubblico più ampio in modo organico, mentre i destinatari si sentono più sicuri nel mostrare credenziali che possono essere verificate istantaneamente. 

Ora che avete compreso come funzionano i codici QR all’interno di un sistema di verifica, vediamo come creare codici QR per i vostri certificati in modo rapido ed efficace.

Guida passo passo alla creazione di codici QR per certificati

Aggiungere codici QR di verifica ai certificati non deve essere complicato. The QR Code Generator (TQRCG) rende il processo veloce e intuitivo, offrendo una piattaforma all-in-one dove è possibile creare, personalizzare e tracciare codici QR senza competenze tecniche. 

Passaggio 1: accedi e seleziona il tipo di codice QR

Vai alla home page di TQRCG per trovare i tipi di codici QR.

Per la verifica dei certificati, in genere è possibile scegliere tra

• Codice QR URL: collega direttamente al database o al portale di verifica online.
• Codice QR PDF: un codice QR che rimanda a un PDF può guidare gli utenti a una copia digitale del certificato o a ulteriori informazioni su come verificarlo. 
• Codice QR in testo semplice: un codice QR che rimanda a un testo semplice può aiutare a verificare l’autenticità di un certificato fornendo dettagli chiave verificati dall’emittente, come il nome del destinatario, l’ID del certificato, la data di emissione e il corso.

Per i certificati che richiedono link aggiornabili, seleziona l’opzione dinamica. I codici QR statici sono fissi e non possono essere modificati una volta creati, mentre i codici QR dinamici consentono di modificare la destinazione in un secondo momento e di tracciare le scansioni.

Passaggio 2: inserisci l’URL o il contenuto di verifica

Inserisci il tuo endpoint di verifica del certificato. Potrebbe trattarsi di un URL univoco che collega al sistema di convalida della tua organizzazione. La piattaforma accorcia automaticamente gli URL più lunghi, mantenendo il tuo codice QR in linea con le migliori pratiche relative ai codici QR.

Passaggio 3: personalizza in base al tuo marchio

Aggiungi i colori del marchio e, se lo desideri, un piccolo logo, mantenendo un forte contrasto per facilitare la scansione.

TQRCG offre diverse opzioni di progettazione che consentono di:

• Aggiungere il logo della tua organizzazione direttamente nel codice QR
• Regolare i colori in modo che corrispondano alla tavolozza del tuo marchio
• Scegliere tra diversi modelli di stile, tra cui classico, arrotondato, liscio e circolare
• Modificare il margine esterno per una migliore integrazione con i layout dei certificati

Passaggio 4: Testare e scaricare

Verifica sempre che il tuo codice QR funzioni correttamente prima di stamparlo. Per una scansione corretta, utilizza un codice QR di dimensioni minime pari a 1 × 1 pollice (2,5 × 2,5 cm) e, per l’uso digitale, 300 × 300 pixel o superiore per una maggiore nitidezza.

Le opzioni di download includono:

• Formato PNG: ideale per certificati digitali e visualizzazione su schermo
• Formato SVG: file vettoriali che consentono un ridimensionamento illimitato senza perdita di qualità

I codici QR SVG sono i migliori per la stampa su certificati perché possono essere ridimensionati senza perdita di qualità e rimangono nitidi a qualsiasi dimensione.

Fase 5: Monitoraggio dell’attività di verifica

Una volta distribuiti i certificati, la dashboard di analisi di TQRCG ti aiuta a capire come vengono utilizzati. Puoi visualizzare le metriche essenziali dei codici QR, tra cui il numero totale e unico di scansioni, le scansioni per utilizzo del dispositivo e i dati geografici di scansione per città, paese e posizione GPS.

I codici QR tracciabili si rivelano utili in questo caso. Questo tracciamento è utile per identificare potenziali modelli di frode o per capire dove i tuoi certificati vengono verificati più frequentemente.

Gestisci i certificati nel tempo utilizzando i codici QR

Una volta che i tuoi certificati con codici QR sono in circolazione, non perdi il controllo su di essi. Ecco come mantenere le tue credenziali accurate e affidabili senza il fastidio di ristamparle

Revoca i certificati senza ristamparli

Quando un certificato deve essere invalidato, non è necessario rintracciare ogni copia. È sufficiente aggiornare lo stato nel sistema di backend. La prossima volta che qualcuno scannerizzerà quel codice QR, vedrà che il certificato non è più valido.

La verifica tradizionale dei certificati può essere sorprendentemente costosa; le organizzazioni spesso spendono da 25 a 200 dollari per ogni verifica, se si tiene conto delle pratiche burocratiche, delle telefonate, dei verificatori di terze parti e del tempo dedicato all’amministrazione. La revoca in tempo reale tramite codici QR riduce tali costi generali, proteggendo al contempo la tua organizzazione dalle frodi.

Imposta regole di scadenza automatiche

Invece di monitorare manualmente le scadenze dei certificati, lascia che sia il tuo sistema di verifica a gestirle. Configura il tuo backend in modo che contrassegni automaticamente le credenziali come scadute quando raggiungono una data prestabilita.

Quando si dispone di certificazioni di sicurezza che richiedono un rinnovo annuale o licenze professionali, il sistema le contrassegna automaticamente. Chiunque scansiona un certificato scaduto ottiene immediatamente informazioni accurate.

Conserva le tracce di audit per la responsabilità

Il tuo sistema di verifica dovrebbe conservare una cronologia completa di ogni certificato. Questo è più importante di quanto potresti pensare. Se dovesse sorgere una controversia sul fatto che qualcuno fosse in possesso di credenziali valide in una data specifica, avrai la documentazione per dimostrarlo.

Come le aziende utilizzano i codici QR sui certificati (con esempi reali)

Le organizzazioni di tutti i settori utilizzano già i codici QR per combattere le frodi e semplificare le operazioni.

Formazione dei dipendenti e certificati di conformità

Nel settore edile e manifatturiero, dimostrare che i propri lavoratori hanno seguito una formazione sulla sicurezza aggiornata è obbligatorio per legge. Ogni dipendente riceve una tessera identificativa in plastica con foto o un adesivo in vinile resistente da applicare sulla parte anteriore del proprio elmetto di protezione, entrambi stampati con lo stesso codice QR univoco. Qualsiasi fotocamera di uno smartphone può scansionare quel codice e caricare la pagina completa delle credenziali del lavoratore.

I fornitori di formazione OSHA hanno adottato questo approccio. Se si tratta di una tessera plastificata di studente o formatore del programma Outreach Training Program, è sufficiente scansionare il codice QR sul retro per verificare la formazione.

Piattaforme come Credential Verification Service (CVS) ora rilasciano certificati di sicurezza con codici QR che i manager e i revisori possono verificare in loco in pochi secondi.

Certificazioni professionali e di settore

Anche gli organismi di certificazione professionale hanno seguito l’esempio. Organismi di certificazione professionale come NPTEL includono codici QR sui loro certificati in modo che chiunque possa scansionarli e verificare le credenziali online.

Certificati governativi e del settore pubblico

Le agenzie governative gestiscono alcuni dei documenti più sensibili immaginabili e la verifica tramite codice QR sta diventando una pratica standard. I certificati di nascita digitali con codici QR stanno guadagnando terreno. Gli ospedali ora li rilasciano direttamente e sono ufficialmente accettati da tutti gli uffici governativi del paese.

Anche nelle Filippine, l’Autorità statistica filippina (PSA) rilascia ora certificati PSA con codici QR che rimandano al database sicuro della PSA, consentendo la convalida in tempo reale tramite l’app di verifica elettronica.

Certificati scolastici e universitari

La frode dei diplomi è un problema più grave di quanto la maggior parte delle persone creda. Questo perché un documento cartaceo può essere facilmente falsificato con tecnologie avanzate di stampa e copia.

Le università stanno reagendo con la verifica tramite codice QR. Quando un datore di lavoro scansiona il codice, può confermare il titolo di studio di un candidato in pochi secondi, invece di aspettare settimane per la risposta manuale dell’università.

Anche il Ministero dell’Istruzione francese utilizza diplomi con codici QR. Una volta scansionato, il codice QR mostra un riepilogo delle informazioni personali e dei voti.

Certificati sanitari e medici

Il settore sanitario ha probabilmente assistito alla più grande diffusione dei codici QR nella storia durante la pandemia di COVID-19. Il certificato COVID digitale dell’UE è entrato in vigore in tutta l’Unione Europea nel luglio 2021 e ha creato un sistema standardizzato in tutti i 27 Stati membri. 

La validità e l’autenticità del certificato vengono verificate controllando la firma digitale dell’autorità emittente memorizzata nel codice QR. Le firme dei certificati possono essere verificate in tutta l’UE.

Oltre ai certificati COVID, i codici QR vengono utilizzati in campo medico per autenticare cartelle cliniche, prescrizioni e certificati medici. Un codice QR su una prescrizione consente alle farmacie di verificarne immediatamente l’autenticità, contribuendo a ridurre il rischio di prescrizioni contraffatte o certificati medici falsi, garantendo la sicurezza dei pazienti e l’accuratezza delle cure.

Ora, esaminiamo alcune best practice da tenere a mente quando si utilizza la verifica dei certificati basata sui codici QR.

Migliori pratiche per una verifica affidabile dei certificati basata sui codici QR

Per garantire che i vostri certificati siano affidabili e sicuri, è importante seguire metodi collaudati quando si utilizzano i codici QR. Queste best practice vi aiutano a verificare in modo rapido, accurato e a prova di manomissione ogni volta.

Mantieni i tuoi sistemi di verifica interni

Non cedere il controllo dei tuoi URL di verifica a terzi. Quando ospiti tu stesso la destinazione, riduci il rischio di tempi di inattività, manomissioni o che qualcun altro decida che i tuoi link non funzionano più.

Usa i codici QR dinamici con parsimonia

flexSe il tuo link di verifica non cambia, utilizza codici statici. Sono più semplici, più stabili e meno soggetti a errori di instradamento. Riserva i codici dinamici alle situazioni in cui hai realmente bisogno della possibilità di aggiornare le destinazioni in un secondo momento.

Collegati a controlli backend in tempo reale

Le pagine statiche di “informazioni sui certificati” sono un bersaglio facile per le frodi. Collega i tuoi codici QR a un backend che esegue la convalida in tempo reale, ad esempio controllando lo stato di revoca, le date di scadenza e i record attuali ad ogni scansione.

Fai attenzione ai segnali di allarme nell’attività di scansione

Imposta un monitoraggio per individuare modelli insoliti. Cerca lo stesso certificato scansionato centinaia di volte, tentativi di verifica da paesi inaspettati o picchi di attività che non corrispondono al tuo volume di emissione. Questi segnali possono aiutarti a individuare gli abusi prima che diventino un problema.

Verifica i certificati più rapidamente utilizzando TQRCG

Un codice QR da solo non prova che un certificato sia autentico. Ciò che fa è collegare la persona che esegue la scansione a un sistema controllato da te, in grado di confermare l’autenticità, mostrare lo stato attuale e segnalare qualsiasi cosa sia stata revocata o sia scaduta.

The QR Code Generator (TQRCG) ti consente di creare codici QR professionali e tracciabili in pochi minuti. Con analisi integrate, opzioni di personalizzazione e supporto per codici dinamici, è un primo passo pratico per le organizzazioni che desiderano aggiungere la verifica ai propri certificati.

È necessario comprendere cosa rende questa piattaforma adatta alla verifica dei certificati. TQRCG offre codici QR statici gratuiti e illimitati. Ciò lo rende accessibile a istituti di istruzione, fornitori di formazione e aziende che rilasciano credenziali.

Altri vantaggi chiave includono due codici QR dinamici gratuiti per utente con validità a vita e download ad alta risoluzione, supporto per più formati di codici QR e analisi integrate per monitorare le prestazioni.

Iscriviti per creare il tuo codice QR di verifica gratuito su TQRCG!

Domande frequenti