Jak korzystać z kodów QR do weryfikacji certyfikatów

Weryfikacja certyfikatu powinna trwać kilka sekund, a nie godzin.

Jednak większość organizacji nadal polega na rozmowach telefonicznych, wiadomościach e-mail i ręcznych kontrolach w celu potwierdzenia poświadczeń. Powoduje to opóźnienia, obciążenia administracyjne i stwarza szerokie pole do nadużyć.

Certyfikaty papierowe i pliki PDF są łatwe do sfałszowania lub zmiany. Fałszywe dyplomy, zmanipulowane certyfikaty i fałszywe poświadczenia kosztują firmy miliardy każdego roku. Co gorsza, tradycyjne metody weryfikacji nie nadążają za zmianami — bezpośredni kontakt z organami wydającymi certyfikaty lub poleganie na usługach stron trzecich powoduje utrudnienia na każdym etapie.

Kody QR stanowią lepsze rozwiązanie. Po umieszczeniu w certyfikacie kod QR łączy się bezpośrednio z bezpieczną stroną weryfikacyjną prowadzoną przez organ wydający. Jedno skanowanie potwierdza autentyczność w czasie rzeczywistym.

W tym przewodniku pokażemy, w jaki sposób kody QR umożliwiają natychmiastową i niezawodną weryfikację certyfikatów, oraz podzielimy się najlepszymi praktykami dotyczącymi ich wdrażania.

Spis treści

1. Dlaczego ręczna weryfikacja certyfikatów jest powolna i zawodna?
2. Jak działają kody QR w celu weryfikacji autentyczności certyfikatów?
3. Jak wdrożyć kody QR do weryfikacji certyfikatów
4. Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia kodów QR dla certyfikatów
5. Zarządzanie certyfikatami w czasie za pomocą kodów QR
6. Jak firmy wykorzystują kody QR na certyfikatach (na podstawie rzeczywistych przykładów)
7. Najlepsze praktyki dotyczące niezawodnej weryfikacji certyfikatów za pomocą kodów QR
8. Szybsza weryfikacja certyfikatów za pomocą TQRCG
9. Często zadawane pytania

Dlaczego ręczna weryfikacja certyfikatów jest powolna i zawodna?

Tradycyjna weryfikacja certyfikatów nie została zaprojektowana z myślą o dzisiejszym tempie i skali. Opiera się ona na przestarzałych procesach, które wymagają ręcznej pracy, fragmentarycznych zapisach i zaufaniu, że dokumenty nie zostały sfałszowane. Przyjrzyjmy się niektórym wadom ręcznej weryfikacji:

Ręczna weryfikacja to strata czasu

Tylko 20% pracodawców weryfikuje kwalifikacje bezpośrednio w instytucjach wydających certyfikaty. Większość polega na certyfikatach papierowych lub plikach PDF, głównie dlatego, że tradycyjna weryfikacja jest nieefektywna.

E-maile pozostają bez odpowiedzi, dokumentacja jest rozproszona między różnymi działami i nie ma jednego wiarygodnego źródła informacji. Sama weryfikacja zatrudnienia może trwać od jednego do trzech dni w najlepszym przypadku, a ponad tydzień, gdy pracodawcy reagują powoli. W sektorach regulowanych, takich jak opieka zdrowotna, sprawdzanie kwalifikacji może znacznie spowolnić rekrutację, opóźniając decyzje o zatrudnieniu, audyty i wdrażanie nowych pracowników, gdy szybkość ma największe znaczenie.

Oszustwo jest łatwe 

Dzięki podstawowemu oprogramowaniu do projektowania sfałszowane dokumenty mogą przejść kontrolę wizualną, zwłaszcza gdy nie jest wymagana weryfikacja. Badania sugerują, że nawet 75% certyfikatów krążących w niektórych częściach Afryki może być sfałszowanych. Nawet przy zgodzie na weryfikację wiele kontroli przeszłości ujawnia fałszywe oświadczenia dotyczące kwalifikacji.

Ponieważ większość organizacji nie weryfikuje konsekwentnie kwalifikacji, fałszywe certyfikaty często przechodzą niezauważone. Zanim oszustwo zostanie wykryte, szkoda jest już wyrządzona.

Brak standardowego procesu weryfikacji

Każdy organ wydający stosuje inną metodę weryfikacji. Niektóre opierają się na potwierdzeniach e-mailowych, inne na portalach lub ręcznej kontroli dokumentacji. W rezultacie pracodawcy mogą spędzać od 3 do 5 dni na śledzeniu informacji o kwalifikacjach w wiadomościach e-mail, rozmowach telefonicznych i systemach.

Ta fragmentacja ma realne konsekwencje. Wielu rekruterów ma trudności z weryfikacją certyfikatów, ponieważ muszą radzić sobie z wieloma formatami, systemami i procesami. Bez wspólnego standardu weryfikacji opóźnienia się wydłużają, koszty rosną, a oszustwa stają się trudniejsze do wykrycia.

Eroзія zaufania wszystkich stron

Kiedy weryfikacja jest powolna i zawodna, nawet legalne kwalifikacje są kwestionowane. Pracodawcy stają się sceptyczni, organy regulacyjne wymagają więcej dowodów, a wykwalifikowani kandydaci płacą cenę za system, który nie potrafi odróżnić autentycznych certyfikatów od fałszywych.

Kody QR oferują konkretne rozwiązanie wielu z powyższych problemów związanych z weryfikacją certyfikatów. Zobaczmy, jak to działa.

Jak działają kody QR w celu weryfikacji autentyczności certyfikatów?

Kod QR na certyfikacie sam w sobie nie potwierdza autentyczności. Działa on raczej jako bezpieczny wskaźnik do źródła weryfikacji kontrolowanego przez organ wydający. 

Po zeskanowaniu kod QR kieruje weryfikatora do danych weryfikacyjnych przechowywanych oddzielnie od dokumentu certyfikatu. To rozdzielenie jest ważne. Podczas gdy certyfikat można skopiować, udostępnić lub wydrukować, zapis weryfikacyjny pozostaje zablokowany w systemie wydawcy i nie może być zmieniony przez odbiorcę. 

Nawet jeśli ktoś idealnie skopiuje certyfikat, strona weryfikacyjna ujawnia jego rzeczywisty status. Pokazuje, czy certyfikat jest ważny, wygasł, został unieważniony lub nigdy nie został wydany.

Jak działa proces weryfikacji

1. Po wydaniu certyfikatu w bezpiecznym systemie tworzony jest unikalny rekord.
2. Zapis ten staje się jedynym wiarygodnym źródłem informacji o tym certyfikacie.
3. Następnie generowany jest kod QR, który odsyła bezpośrednio do tego zapisu.
4. Kod QR umieszcza się na certyfikacie, który otrzymujesz lub udostępniasz.
5. Kiedy ktoś skanuje kod QR na certyfikacie, zostaje przekierowany na stronę weryfikacyjną.
6. System potwierdza autentyczność certyfikatu i natychmiast wyświetla jego aktualny status.

Jak wdrożyć kody QR do weryfikacji certyfikatów

Prawdziwa wartość kodów QR nie leży w samym kodzie, ale w systemie weryfikacji, który za nim stoi. Prawidłowo wdrożone kody QR łączą certyfikaty z aktualnymi, kontrolowanymi przez wydawcę rekordami, których nie można zmienić ani sfałszować.

Oto jak działa dobrze zaprojektowany system weryfikacji kodów QR.

Połącz każdy certyfikat z unikalnym rekordem cyfrowym

Każdy certyfikat otrzymuje unikalny identyfikator, który łączy się z głównym rekordem w systemie wydawcy. Rekord ten stanowi jedyne wiarygodne źródło informacji.

Kiedy ktoś skanuje kod QR, sprawdza certyfikat w odniesieniu do tego rekordu źródłowego, a nie układu PDF lub wydrukowanego dokumentu. Jeśli nazwa lub szczegóły zostaną zmienione w legalnym certyfikacie, kod QR nadal wskazuje oryginalny rekord, natychmiast ujawniając niezgodność.

Przekierowanie do strony weryfikacyjnej kontrolowanej przez wydawcę

Zeskanowanie kodu QR przenosi weryfikatora na stronę weryfikacyjną hostowaną i utrzymywaną przez organizację wydającą certyfikat. To właśnie tam potwierdzana jest autentyczność certyfikatu.

Strona weryfikacyjna porównuje certyfikat z rekordami wydawcy, a nie z samym plikiem PDF lub wydrukowanym dokumentem. Ponieważ dane są kontrolowane przez wydawcę, każdy skopiowany lub zmieniony certyfikat jest natychmiast oznaczany.

Nie ma potrzeby wysyłania wiadomości e-mail do rejestratorów, kontaktowania się z biurami wydającymi certyfikaty ani polegania na zrzutach ekranu udostępnianych za pośrednictwem aplikacji do przesyłania wiadomości. Weryfikacja odbywa się natychmiast, bezpośrednio ze źródła.

Wyświetl certyfikat wydawcy i szczegóły w czasie rzeczywistym

Strona weryfikacyjna wyświetla kluczowe informacje, takie jak organ wydający, nazwisko odbiorcy i data wydania. Ponieważ dane te są pobierane na bieżąco z systemu wydawcy, weryfikatorzy widzą najbardziej aktualne informacje, a nie nieaktualną kopię certyfikatu.

Usługi takie jak Higher Education Degree Datacheck pokazują, jak weryfikacja w czasie rzeczywistym może być skalowana, obsługując duże ilości sprawdzeń bez ręcznej interwencji.

Wyświetl aktualny status certyfikatu

Same szczegóły certyfikatu nie wystarczą. Dokument poświadczający może wyglądać na ważny na papierze, ale nadal być wygasły, zawieszony lub unieważniony.

Weryfikacja oparta na kodzie QR ujawnia status certyfikatu w czasie rzeczywistym w momencie skanowania, wyraźnie pokazując, czy jest on aktywny, wygasł lub nie jest już ważny. Dzięki temu weryfikatorzy nie polegają na datach wydrukowanych na samym certyfikacie.

Wiele certyfikatów zawodowych, w tym certyfikaty wydawane przez Microsoft i Amazon Web Services, działa na tej zasadzie. Fizyczny certyfikat ma głównie charakter symboliczny, natomiast rekord powiązany z kodem QR stanowi ostateczny dowód ważności.

Umożliwienie cyfrowej przenośności poświadczeń

Certyfikaty z kodem QR można łatwo udostępniać w CV, portfolio, podpisach e-mailowych i na platformach takich jak LinkedIn. Każdy, kto zeskanuje kod, zobaczy zweryfikowany, aktualny rekord bez konieczności uzyskiwania dodatkowych dokumentów lub podejmowania dalszych działań.

Dla organizacji wydających certyfikaty zwiększa to również widoczność. Ponieważ zweryfikowane certyfikaty są udostępniane publicznie, marka wydawcy dociera do szerszego grona odbiorców, a odbiorcy czują się pewniej, prezentując certyfikaty, które można natychmiast zweryfikować. 

Teraz, gdy już wiesz, jak działają kody QR w systemie weryfikacji, przyjrzyjmy się, jak szybko i skutecznie tworzyć kody QR dla certyfikatów.

Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia kodów QR dla certyfikatów

Dodawanie kodów QR do certyfikatów nie musi być skomplikowane. The QR Code Generator (TQRCG) sprawia, że proces ten jest szybki i intuicyjny, oferując kompleksową platformę, na której można tworzyć, dostosowywać i śledzić kody QR bez specjalistycznej wiedzy technicznej. 

Krok 1: Zaloguj się i wybierz typ kodu QR

Przejdź do strony głównej TQRCG, aby znaleźć typy kodów QR.

W celu weryfikacji certyfikatu zazwyczaj wybiera się jeden z następujących kodów

• Kod QR URL: bezpośrednie połączenie z internetową bazą danych lub portalem weryfikacyjnym.
• Kod QR PDF: Kod QR odsyłający do pliku PDF może przekierować odbiorców do cyfrowej kopii certyfikatu lub dodatkowych informacji na temat weryfikacji. 
• Kod QR zwykłego tekstu: kod QR odsyłający do zwykłego tekstu może pomóc w weryfikacji autentyczności certyfikatu, dostarczając kluczowe, zweryfikowane przez wydawcę szczegóły, takie jak imię i nazwisko odbiorcy, identyfikator certyfikatu, data wydania i kurs.

W przypadku certyfikatów, które wymagają aktualizowanych linków, wybierz opcję dynamiczną. Statyczne kody QR są stałe i nie można ich zmienić po utworzeniu, natomiast dynamiczne kody QR umożliwiają późniejszą edycję miejsca docelowego i śledzenie skanów.

Krok 2: Wprowadź adres URL lub treść weryfikacji

Wprowadź punkt końcowy weryfikacji certyfikatu. Może to być unikalny adres URL łączący się z systemem walidacji Twojej organizacji. Platforma automatycznie skraca dłuższe adresy URL, dostosowując kod QR do najlepszych praktyk dotyczących kodów QR.

Krok 3: Dostosuj kod do swojej marki

Dodaj kolory marki i, jeśli chcesz, małe logo, zachowując silny kontrast dla łatwego skanowania.

TQRCG oferuje kilka opcji projektowych, które pozwalają:

• Dodanie logo organizacji bezpośrednio do kodu QR
• Dostosować kolory do palety barw marki
• Wybierać spośród wielu szablonów stylów, w tym klasycznych, zaokrąglonych, gładkich i okrągłych wzorów
• Modyfikować zewnętrzny margines w celu lepszej integracji z układem certyfikatu

Krok 4: Testowanie i pobieranie

Zawsze sprawdzaj, czy kod QR działa poprawnie przed wydrukowaniem. Aby zapewnić prawidłowe skanowanie, należy przestrzegać minimalnego rozmiaru kodu QR wynoszącego 1 × 1 cal (2,5 × 2,5 cm), a w przypadku zastosowań cyfrowych – 300 × 300 pikseli lub więcej, aby zapewnić wyraźny obraz.

Opcje pobierania obejmują:

• Format PNG: idealny do certyfikatów cyfrowych i wyświetlania na ekranie
• Format SVG: pliki wektorowe, które umożliwiają nieograniczone skalowanie bez utraty jakości

Kody QR w formacie SVG najlepiej nadają się do drukowania na certyfikatach, ponieważ można je skalować bez utraty jakości i zachowują ostrość w każdym rozmiarze.

Krok 5: Monitorowanie aktywności weryfikacyjnej

Po dystrybucji certyfikatów panel analityczny TQRCG pomaga zrozumieć, w jaki sposób są one wykorzystywane. Można wyświetlić podstawowe wskaźniki dotyczące kodów QR, w tym łączną liczbę skanów i skanów unikalnych, skanowanie według użycia urządzenia oraz dane geograficzne dotyczące skanowania według miasta, kraju i lokalizacji GPS.

Pomocne są tutajkody QR z możliwością śledzenia. Śledzenie to jest przydatne do identyfikowania potencjalnych wzorców oszustw lub zrozumienia, gdzie certyfikaty są najczęściej weryfikowane.

Zarządzaj certyfikatami w czasie za pomocą kodów QR

Po wprowadzeniu certyfikatów z kodami QR na rynek nie tracisz nad nimi kontroli. Oto jak zachować dokładność i wiarygodność poświadczeń bez konieczności ponownego drukowania

Unieważniaj certyfikaty bez ponownego drukowania

Gdy certyfikat musi zostać unieważniony, nie musisz śledzić każdej kopii. Po prostu zaktualizuj status w systemie zaplecza. Następnym razem, gdy ktoś zeskanuje ten kod QR, zobaczy, że certyfikat nie jest już ważny.

Tradycyjna weryfikacja certyfikatów może być zaskakująco kosztowna; organizacje często wydają od 25 do 200 dolarów na każdą weryfikację, biorąc pod uwagę dokumentację, rozmowy telefoniczne, zewnętrznych weryfikatorów i czas poświęcony na administrację. Unieważnianie certyfikatów w czasie rzeczywistym za pomocą kodów QR pozwala ograniczyć te koszty, jednocześnie chroniąc organizację przed oszustwami.

Skonfiguruj automatyczne reguły wygasania

Zamiast ręcznie śledzić wygasanie certyfikatów, pozwól, aby system weryfikacji zajął się tym. Skonfiguruj system zaplecza tak, aby automatycznie oznaczał poświadczenia jako wygasłe po upływie ustalonej daty.

W przypadku certyfikatów bezpieczeństwa wymagających corocznego odnawiania lub licencji zawodowych system automatycznie je oznacza. Każdy, kto skanuje certyfikat, którego ważność wygasła, natychmiast otrzymuje dokładne informacje.

Prowadź ścieżki audytu w celu zapewnienia odpowiedzialności

Twój system weryfikacji powinien przechowywać pełną historię każdego certyfikatu. Ma to większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Jeśli kiedykolwiek pojawi się spór dotyczący tego, czy dana osoba posiadała ważne poświadczenia w określonym dniu, będziesz mieć dokumentację, która to potwierdzi.

Jak firmy wykorzystują kody QR na certyfikatach (na podstawie rzeczywistych przykładów)

Organizacje z różnych branż już wykorzystują kody QR do zwalczania oszustw i upraszczania operacji.

Szkolenia pracowników i certyfikaty zgodności

W budownictwie i produkcji prawo wymaga udowodnienia, że pracownicy przeszli aktualne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa. Każdy pracownik otrzymuje plastikową kartę identyfikacyjną ze zdjęciem lub wytrzymałą naklejkę winylową na przód kasku, na których nadrukowany jest ten sam unikalny kod QR. Każdy aparat w smartfonie skanuje ten kod i ładuje pełną stronę poświadczeń pracownika.

Organizacje szkoleniowe OSHA przyjęły to podejście. Jeśli jest to plastikowa karta uczestnika lub trenera programu szkoleniowego Outreach, należy zeskanować kod QR z tyłu karty, aby zweryfikować szkolenie.

Platformy takie jak Credential Verification Service (CVS) wydają obecnie certyfikaty bezpieczeństwa z kodami QR, które menedżerowie i audytorzy mogą zweryfikować na miejscu w ciągu kilku sekund.

Certyfikaty zawodowe i branżowe

Profesjonalne organy certyfikujące również podchwyciły ten trend. Profesjonalne organy certyfikujące, takie jak NPTEL, umieszczają kody QR na swoich certyfikatach, dzięki czemu każdy może je zeskanować i zweryfikować online.

Certyfikaty rządowe i sektora publicznego

Agencje rządowe zajmują się niektórymi z najbardziej wrażliwych dokumentów, jakie można sobie wyobrazić, a weryfikacja kodów QR staje się standardową praktyką. Cyfrowe akty urodzenia z kodami QR zyskują obecnie na popularności. Szpitale wydają je teraz bezpośrednio i są one oficjalnie akceptowane przez wszystkie urzędy państwowe w całym kraju.

Również na Filipinach filipiński urząd statystyczny (PSA) wydaje obecnie certyfikaty PSA z kodami QR, które łączą się z bezpieczną bazą danych PSA, umożliwiając weryfikację w czasie rzeczywistym za pomocą aplikacji do weryfikacji elektronicznej.

Certyfikaty edukacyjne i uniwersyteckie

Fałszowanie dyplomów jest większym problemem, niż większość ludzi zdaje sobie sprawę. Wynika to z faktu, że dokumenty papierowe można łatwo sfałszować za pomocą zaawansowanych technologii drukowania i kopiowania.

Uniwersytety walczą z tym problemem za pomocą weryfikacji kodów QR. Gdy pracodawca skanuje kod, może w ciągu kilku sekund potwierdzić dyplom kandydata, zamiast czekać tygodniami na ręczną odpowiedź uniwersytetu.

Francuskie Ministerstwo Edukacji również stosuje dyplomy z kodami QR. Po zeskanowaniu kod QR wyświetla podsumowanie danych osobowych i ocen.

Świadectwa zdrowia i zaświadczenia medyczne

Branża opieki zdrowotnej prawdopodobnie doświadczyła największego wdrożenia kodów QR w historii podczas pandemii COVID-19. Cyfrowy certyfikat COVID UE wszedł w życie w całej UE w lipcu 2021 r. i stworzył ujednolicony system w 27 państwach członkowskich. 

Ważność i autentyczność certyfikatu są sprawdzane poprzez weryfikację podpisu cyfrowego organu wydającego, przechowywanego w kodzie QR. Podpisy certyfikatów można weryfikować w całej UE.

Oprócz certyfikatów COVID kody QR są wykorzystywane w medycynie do uwierzytelniania dokumentacji medycznej, recept i zaświadczeń lekarskich. Kod QR na recepcie pozwala aptekom natychmiast zweryfikować jej autentyczność, co pomaga zmniejszyć ryzyko fałszowania recept lub zaświadczeń lekarskich, zapewniając bezpieczeństwo pacjentów i dokładność leczenia.

Przyjrzyjmy się teraz najlepszym praktykom, o których należy pamiętać podczas korzystania z weryfikacji certyfikatów opartej na kodach QR.

Najlepsze praktyki dotyczące niezawodnej weryfikacji certyfikatów opartej na kodach QR

Aby zapewnić wiarygodność i bezpieczeństwo certyfikatów, podczas korzystania z kodów QR należy stosować sprawdzone metody. Te najlepsze praktyki pomogą Ci za każdym razem przeprowadzić szybką, dokładną i odporną na manipulacje weryfikację.

Utrzymuj systemy weryfikacji we własnym zakresie

Nie przekazuj kontroli nad adresami URL służącymi do weryfikacji stronom trzecim. Gdy sam hostujesz miejsce docelowe, zmniejszasz ryzyko przestojów, manipulacji lub podjęcia przez kogoś innego decyzji o unieruchomieniu Twoich linków.

Używaj dynamicznych kodów QR z umiarem

Jeśli link weryfikacyjny nie ulegnie zmianie, pozostań przy kodach statycznych. Są one prostsze, bardziej stabilne i mniej podatne na błędne przekierowania. Zachowaj kody dynamiczne na sytuacje, w których naprawdę potrzebujesz możliwości późniejszej aktualizacji miejsc docelowych ( flexibility).

Połącz się z kontrolami zaplecza w czasie rzeczywistym

Statyczne strony z „informacjami o certyfikacie” są łatwym celem dla oszustów. Połącz swoje kody QR z zapleczem, które przeprowadza weryfikację na żywo, np. sprawdzając status unieważnienia, daty wygaśnięcia i aktualne rekordy przy każdym skanowaniu.

Zwracaj uwagę na sygnały ostrzegawcze w aktywności skanowania

Skonfiguruj monitorowanie, aby wychwycić nietypowe wzorce. Zwróć uwagę na ten sam certyfikat skanowany setki razy, próby weryfikacji z nieoczekiwanych krajów lub skoki aktywności, które nie odpowiadają Twojej wielkości emisji. Te sygnały mogą pomóc w wykryciu nadużyć, zanim staną się one problemem.

Szybsza weryfikacja certyfikatów za pomocą TQRCG

Sam kod QR nie dowodzi, że certyfikat jest prawdziwy. Łączy on osobę skanującą z systemem, który kontrolujesz — systemem, który może potwierdzić autentyczność, pokazać aktualny status i oznaczyć wszystko, co zostało unieważnione lub wygasło.

The QR Code Generator (TQRCG) pozwala w ciągu kilku minut tworzyć profesjonalne, możliwe do śledzenia kody QR. Dzięki wbudowanym funkcjom analitycznym, opcjom dostosowywania i obsłudze kodów dynamicznych jest to praktyczny pierwszy krok dla organizacji, które chcą dodać weryfikację do swoich certyfikatów.

Musisz zrozumieć, co sprawia, że ta platforma jest odpowiednia do weryfikacji certyfikatów. TQRCG oferuje bezpłatne, nieograniczone statyczne kody QR. Dzięki temu jest ona dostępna dla instytucji edukacyjnych, dostawców szkoleń i firm wydających certyfikaty.

Inne kluczowe zalety to dwa bezpłatne dynamiczne kody QR na użytkownika z dożywotnią ważnością i możliwością pobierania w wysokiej rozdzielczości, obsługa wielu formatów kodów QR oraz zintegrowane funkcje analityczne do śledzenia wydajności.

Zarejestruj się, aby utworzyć bezpłatny kod QR do weryfikacji w TQRCG!

Często zadawane pytania