Comment utiliser les codes QR pour la vérification des certificats

La vérification d’un certificat devrait prendre quelques secondes, pas plusieurs heures.

Pourtant, la plupart des organisations continuent de recourir aux appels téléphoniques, aux e-mails et aux vérifications manuelles pour confirmer les informations d’identification. Cela entraîne des retards, une charge administrative et ouvre la voie à la fraude.

Les certificats papier et les fichiers PDF sont faciles à falsifier ou à modifier. Les faux diplômes, les certifications manipulées et les informations d’identification frauduleuses coûtent chaque année des milliards aux entreprises. Pire encore, les méthodes de vérification traditionnelles ne parviennent pas à suivre le rythme : contacter directement les organismes émetteurs ou s’appuyer sur des services tiers crée des frictions à chaque étape.

Les codes QR offrent une meilleure solution. Lorsqu’il est intégré à un certificat, un code QR renvoie directement à une page de vérification sécurisée gérée par l’autorité émettrice. Un simple scan permet de confirmer l’authenticité en temps réel.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment les codes QR permettent une vérification instantanée et fiable des certificats, et nous partagerons les meilleures pratiques pour leur mise en œuvre.

Table des matières

1. Pourquoi la vérification manuelle des certificats est-elle lente et peu fiable ?
2. Comment les codes QR permettent-ils de vérifier l’authenticité des certificats ?
3. Comment mettre en œuvre les codes QR pour la vérification des certificats
4. Guide étape par étape pour créer des codes QR pour les certificats
5. Gérer les certificats au fil du temps à l’aide de codes QR
6. Comment les entreprises utilisent les codes QR sur les certificats (avec des exemples concrets)
7. Meilleures pratiques pour une vérification fiable des certificats à l’aide de codes QR
8. Vérifiez les certificats plus rapidement à l’aide de TQRCG
9. Foire aux questions

Pourquoi la vérification manuelle des certificats est-elle lente et peu fiable ?

La vérification traditionnelle des certificats n’a pas été conçue pour la vitesse et l’échelle actuelles. Elle repose sur des processus obsolètes qui reposent sur des efforts manuels, des enregistrements fragmentés et la confiance que les documents n’ont pas été falsifiés. Examinons quelques-uns des inconvénients de la vérification manuelle :

La vérification manuelle fait perdre du temps

Seuls 20 % des employeurs vérifient les qualifications directement auprès des établissements qui les ont délivrées. La plupart se fient aux certificats papier ou aux PDF tels quels, en grande partie parce que la vérification traditionnelle est inefficace.

Les e-mails restent sans réponse, les dossiers sont dispersés entre différents services et il n’existe pas de source unique fiable. La vérification des antécédents professionnels peut à elle seule prendre de un à trois jours dans le meilleur des cas, et plus d’une semaine lorsque les employeurs tardent à répondre. Dans les secteurs réglementés tels que la santé, la vérification des qualifications peut ralentir considérablement le processus de recrutement, retardant les décisions d’embauche, les audits et l’intégration alors que la rapidité est primordiale.

La fraude est facile 

Avec un logiciel de conception basique, les documents falsifiés peuvent passer l’inspection visuelle, en particulier lorsqu’aucune étape de vérification n’est imposée. Des recherches suggèrent que jusqu’à 75 % des certificats en circulation dans certaines régions d’Afrique pourraient être falsifiés. Même avec le consentement à la vérification, de nombreuses vérifications d’antécédents révèlent des déclarations frauduleuses concernant les qualifications.

Comme la plupart des organisations ne vérifient pas systématiquement les références, les faux certificats passent souvent inaperçus. Lorsque la fraude est détectée, le mal est déjà fait.

Pas de processus de vérification standard

Chaque autorité émettrice suit une méthode de vérification différente. Certaines s’appuient sur des confirmations par e-mail, d’autres sur des portails ou des vérifications manuelles des dossiers. En conséquence, les employeurs peuvent passer 3 à 5 jours par diplôme à rechercher des informations dans des e-mails, des appels téléphoniques et des systèmes.

Cette fragmentation a des conséquences réelles. De nombreux recruteurs ont du mal à valider les certificats, car ils doivent gérer plusieurs formats, systèmes et processus. Sans norme commune de vérification, les retards s’accumulent, les coûts augmentent et la fraude devient plus difficile à détecter.

La confiance s’érode pour tout le monde

Lorsque la vérification est lente et peu fiable, même les diplômes légitimes sont remis en question. Les employeurs deviennent sceptiques, les régulateurs exigent davantage de preuves et les candidats qualifiés paient le prix d’un système incapable de faire la distinction entre les certificats authentiques et les faux.

Les codes QR offrent une solution concrète à bon nombre des problèmes liés à la vérification des certificats mentionnés ci-dessus. Voyons comment.

Comment les codes QR permettent-ils de vérifier l’authenticité des certificats ?

Un code QR sur un certificat ne prouve pas à lui seul son authenticité. Il sert plutôt de pointeur sécurisé vers une source de vérification contrôlée par l’autorité émettrice. 

Une fois scanné, le code QR dirige le vérificateur vers les données de vérification stockées séparément du document de certification. Cette séparation est importante. Alors qu’un certificat peut être copié, partagé ou imprimé, l’enregistrement de vérification reste verrouillé dans le système de l’émetteur et ne peut être modifié par le destinataire. 

Même si quelqu’un duplique parfaitement un certificat, la page de vérification révèle le statut réel. Elle indique si le certificat est valide, expiré, révoqué ou jamais émis.

Comment fonctionne le processus de vérification

1. Lorsqu’un certificat est émis, un enregistrement unique est créé dans un système sécurisé.
2. Cet enregistrement devient la seule source fiable pour ce certificat.
3. Un code QR est ensuite généré pour renvoyer directement à cet enregistrement.
4. Ce code QR est placé sur le certificat que vous recevez ou partagez.
5. Lorsque quelqu’un scanne le code QR sur le certificat, il est redirigé vers une page de vérification.
6. Le système confirme l’authenticité du certificat et affiche instantanément son statut actuel.

Comment mettre en œuvre les codes QR pour la vérification des certificats

La véritable valeur des codes QR ne réside pas dans le code lui-même, mais dans le système de vérification qui le sous-tend. Lorsqu’ils sont correctement mis en œuvre, les codes QR relient les certificats à des enregistrements en temps réel contrôlés par l’émetteur, qui ne peuvent être ni modifiés ni falsifiés.

Voici comment fonctionne un système de vérification par code QR bien conçu.

Lier chaque certificat à un enregistrement numérique unique

Chaque certificat reçoit un identifiant unique qui le relie à un enregistrement maître dans le système de l’émetteur. Cet enregistrement fait office de source unique de vérité.

Lorsqu’une personne scanne le code QR, elle vérifie le certificat par rapport à cet enregistrement source, et non par rapport à la mise en page du PDF ou au document imprimé. Si un nom ou un détail est modifié sur le certificat légitime, le code QR pointe toujours vers l’enregistrement original, révélant immédiatement la discordance.

Rediriger vers une page de vérification contrôlée par l’émetteur

En scannant le code QR, le vérificateur est redirigé vers une page de vérification hébergée et gérée par l’organisme émetteur. C’est là que l’authenticité est confirmée.

La page de vérification compare le certificat aux enregistrements de l’émetteur, et non au PDF ou au document imprimé lui-même. Les données étant contrôlées par l’émetteur, tout certificat copié ou modifié est immédiatement signalé.

Il n’est pas nécessaire d’envoyer un e-mail aux registraires, de contacter les bureaux d’émission ou de se fier aux captures d’écran partagées via les applications de messagerie. La vérification s’effectue instantanément, directement à la source.

Afficher le certificat et les détails de l’émetteur en temps réel

La page de vérification affiche des informations clés telles que l’autorité émettrice, le nom du destinataire et la date d’émission. Comme ces données sont extraites en direct du système de l’émetteur, les vérificateurs voient les informations les plus récentes, et non une copie obsolète du certificat.

Des services tels que Higher Education Degree Datacheck montrent comment la vérification en temps réel peut être mise à l’échelle, en traitant de grands volumes de vérifications sans intervention manuelle.

Afficher le statut actuel du certificat

Les détails du certificat ne suffisent pas. Un certificat peut sembler valide sur le papier, mais être néanmoins expiré, suspendu ou révoqué.

La vérification par code QR permet de connaître le statut du certificat en temps réel au moment de la numérisation, indiquant clairement s’il est actif, expiré ou n’est plus valide. Cela garantit que les vérificateurs ne se fient pas aux dates imprimées sur le certificat lui-même.

De nombreuses certifications professionnelles, notamment celles délivrées par Microsoft et Amazon Web Services, suivent ce modèle. Le certificat physique est en grande partie symbolique, tandis que l’enregistrement lié au code QR sert de preuve définitive de validité.

Permettre la portabilité numérique des informations d’identification

Les certificats compatibles avec les codes QR sont faciles à partager dans les CV, les portfolios, les signatures électroniques et les plateformes telles que LinkedIn. Toute personne qui scanne le code voit un enregistrement vérifié et à jour sans avoir besoin de documents supplémentaires ou de suivi.

Pour les organismes émetteurs, cela augmente également leur visibilité. Les certificats vérifiés étant partagés publiquement, la marque de l’émetteur touche naturellement un public plus large, tandis que les destinataires se sentent plus en confiance pour afficher des informations d’identification qui peuvent être vérifiées instantanément. 

Maintenant que vous comprenez comment les codes QR fonctionnent dans un système de vérification, voyons comment créer rapidement et efficacement des codes QR pour vos certificats.

Guide étape par étape pour créer des codes QR pour les certificats

L’ajout de codes QR de vérification aux certificats n’a rien de compliqué. The QR Code Generator (TQRCG) rend le processus rapide et intuitif, en offrant une plateforme tout-en-un où vous pouvez créer, personnaliser et suivre des codes QR sans expertise technique. 

Étape 1 : Connectez-vous et sélectionnez votre type de code QR

Rendez-vous sur la page d’accueil de TQRCG pour trouver les types de codes QR.

Pour la vérification des certificats, vous aurez généralement le choix entre

• Code QR URL : renvoie directement vers votre base de données ou votre portail de vérification en ligne.
• Code QR PDF: un code QR renvoyant vers un PDF peut guider les utilisateurs vers une copie numérique du certificat ou vers plus d’informations sur la manière de le vérifier. 
• Code QR en texte brut: un code QR renvoyant vers du texte brut peut aider à vérifier l’authenticité d’un certificat en fournissant des informations clés vérifiées par l’émetteur, telles que le nom du destinataire, l’identifiant du certificat, la date d’émission et le cours.

Pour les certificats qui nécessitent des liens actualisables, sélectionnez l’option dynamique. Les codes QR statiques sont fixes et ne peuvent pas être modifiés une fois créés, tandis que les codes QR dynamiques vous permettent de modifier la destination ultérieurement et de suivre les scans.

Étape 2 : Saisissez votre URL ou votre contenu de vérification

Saisissez le point de terminaison de vérification de votre certificat. Il peut s’agir d’une URL unique reliée au système de validation de votre organisation. La plateforme raccourcit automatiquement les URL longues, afin que votre code QR reste conforme aux meilleures pratiques en la matière.

Étape 3 : personnalisez votre code pour qu’il corresponde à votre marque

Ajoutez les couleurs de votre marque et, si vous le souhaitez, un petit logo, tout en conservant un contraste fort pour faciliter la numérisation.

TQRCG propose plusieurs options de conception qui vous permettent :

• Ajouter le logo de votre organisation directement dans le code QR
• Ajuster les couleurs pour les adapter à la palette de votre marque
• Choisir parmi plusieurs modèles de style, notamment des motifs classiques, arrondis, lisses et circulaires
• Modifier la marge extérieure pour une meilleure intégration avec la mise en page des certificats

Étape 4 : Tester et télécharger

Vérifiez toujours que votre code QR fonctionne correctement avant de l’imprimer. Pour une lecture optimale, respectez une taille minimale de 2,5 × 2,5 cm (1 × 1 pouce) pour les codes QR et, pour une utilisation numérique, une résolution minimale de 300 × 300 pixels pour plus de clarté.

Les options de téléchargement comprennent :

• Format PNG : idéal pour les certificats numériques et l’affichage à l’écran
• Format SVG : fichiers vectoriels permettant un redimensionnement illimité sans perte de qualité

Les codes QR SVG sont les mieux adaptés à l’impression sur des certificats, car ils peuvent être redimensionnés sans perte de qualité et restent nets quelle que soit leur taille.

Étape 5 : Surveillez l’activité de vérification

Une fois vos certificats distribués, le tableau de bord analytique de TQRCG vous aide à comprendre comment ils sont utilisés. Vous pouvez consulter les mesures essentielles relatives aux codes QR, notamment le nombre total et unique de scans, les scans par utilisation d’appareil et les données géographiques de scan par ville, pays et emplacement GPS.

Les codes QR traçables s’avèrent utiles à cet égard. Ce suivi est utile pour identifier les schémas de fraude potentiels ou comprendre où vos certificats sont vérifiés le plus fréquemment.

Gérez vos certificats au fil du temps à l’aide de codes QR

Une fois que vos certificats avec codes QR sont diffusés, vous ne perdez pas le contrôle sur eux. Voici comment garantir l’exactitude et la fiabilité de vos informations d’identification sans avoir à les réimprimer

Révoquez les certificats sans les réimprimer

Lorsqu’un certificat doit être invalidé, vous n’avez pas besoin de rechercher chaque copie. Il vous suffit de mettre à jour le statut dans votre système backend. La prochaine fois que quelqu’un scannera ce code QR, il verra que le certificat n’est plus valide.

La vérification traditionnelle des certificats peut s’avérer étonnamment coûteuse ; les organisations dépensent souvent entre 25 et 200 dollars par vérification si l’on tient compte des formalités administratives, des appels téléphoniques, des vérificateurs tiers et du temps consacré à l’administration. La révocation en temps réel grâce aux codes QR réduit ces frais généraux tout en protégeant votre organisation contre la fraude.

Configurez des règles d’expiration automatiques

Plutôt que de suivre manuellement les expirations de certificats, laissez votre système de vérification s’en charger. Configurez votre backend pour qu’il marque automatiquement les identifiants comme expirés lorsqu’ils atteignent une date prédéterminée.

Lorsque vous disposez de certifications de sécurité qui doivent être renouvelées chaque année ou de licences professionnelles, le système les signale automatiquement. Toute personne qui scanne un certificat expiré obtient instantanément des informations précises.

Conservez des pistes d’audit pour garantir la responsabilité

Votre système de vérification doit conserver l’historique complet de chaque certificat. Cela est plus important que vous ne le pensez. En cas de litige concernant la validité des identifiants d’une personne à une date donnée, vous disposerez des documents nécessaires pour le prouver.

Comment les entreprises utilisent les codes QR sur les certificats (avec des exemples concrets)

Des organisations de tous les secteurs utilisent déjà les codes QR pour lutter contre la fraude et simplifier leurs opérations.

Certificats de formation et de conformité des employés

Dans les secteurs de la construction et de la fabrication, la loi impose de prouver que vos employés ont suivi une formation à la sécurité. Chaque employé reçoit soit une carte d’identité plastifiée avec photo, soit un autocollant en vinyle résistant à apposer sur le devant de son casque de sécurité, tous deux imprimés avec le même code QR unique. N’importe quel smartphone peut scanner ce code et charger la page complète des informations d’identification de l’employé.

Les prestataires de formation OSHA ont adopté cette approche. S’il s’agit d’une carte plastique d’étudiant ou de formateur du programme Outreach Training Program, scannez le code QR au dos pour vérifier la formation.

Des plateformes telles que Credential Verification Service (CVS) délivrent désormais des certificats de sécurité avec des codes QR que les responsables et les auditeurs peuvent vérifier sur place en quelques secondes.

Certifications professionnelles et industrielles

Les organismes de certification professionnelle ont également suivi le mouvement. Les organismes de certification professionnelle tels que NPTEL incluent des codes QR sur leurs certificats afin que tout le monde puisse les scanner et vérifier les informations en ligne.

Certificats gouvernementaux et du secteur public

Les agences gouvernementales traitent certains des documents les plus sensibles qui soient, et la vérification par code QR devient une pratique courante. Les certificats de naissance numériques avec codes QR gagnent désormais en popularité. Les hôpitaux les délivrent désormais directement, et ils sont officiellement acceptés par tous les services gouvernementaux du pays.

Aux Philippines également, l’Autorité statistique des Philippines (PSA) délivre désormais des certificats PSA avec des codes QR qui renvoient à la base de données sécurisée de la PSA, permettant une validation en temps réel grâce à l’application de vérification électronique.

Certificats d’études et universitaires

La fraude aux diplômes est un problème plus grave que la plupart des gens ne le pensent. En effet, les documents papier peuvent être facilement falsifiés grâce aux technologies avancées d’impression et de copie.

Les universités ripostent en utilisant la vérification par code QR. Lorsqu’un employeur scanne le code, il peut confirmer le diplôme d’un candidat en quelques secondes, plutôt que d’attendre plusieurs semaines que l’université réponde manuellement.

Le ministère français de l’Éducation utilise également des diplômes avec des codes QR. Une fois scanné, le code QR affiche un résumé des informations personnelles et des notes.

Certificats médicaux et de santé

Le secteur de la santé a probablement connu le plus grand déploiement de codes QR de l’histoire pendant la pandémie de COVID-19. Le certificat COVID numérique de l’UE est entré en vigueur dans toute l’Union européenne en juillet 2021 et a créé un système normalisé dans les 27 États membres. 

La validité et l’authenticité du certificat sont vérifiées en contrôlant la signature numérique de l’autorité émettrice stockée dans le code QR. Les signatures des certificats peuvent être vérifiées dans toute l’UE.

Au-delà des certificats COVID, les codes QR sont utilisés dans le domaine médical pour authentifier les dossiers médicaux, les ordonnances et les certificats médicaux. Un code QR sur une ordonnance permet aux pharmacies de vérifier instantanément son authenticité, ce qui contribue à réduire le risque de falsification des ordonnances ou des certificats médicaux, garantissant ainsi la sécurité des patients et l’exactitude des traitements.

Voyons maintenant quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lorsque vous utilisez la vérification des certificats basée sur les codes QR.

Bonnes pratiques pour une vérification fiable des certificats à l’aide de codes QR

Pour garantir la fiabilité et la sécurité de vos certificats, il est important de suivre des méthodes éprouvées lors de l’utilisation des codes QR. Ces bonnes pratiques vous aident à effectuer une vérification rapide, précise et infalsifiable à chaque fois.

Conservez vos systèmes de vérification en interne

Ne confiez pas le contrôle de vos URL de vérification à des tiers. Lorsque vous hébergez vous-même la destination, vous réduisez le risque de temps d’arrêt, de falsification ou que quelqu’un d’autre décide que vos liens ne fonctionnent plus.

Utilisez les codes QR dynamiques avec parcimonie

Si votre lien de vérification ne change pas, utilisez des codes statiques. Ils sont plus simples, plus stables et moins sujets aux erreurs d’acheminement. Réservez les codes dynamiques aux situations où vous avez réellement besoin de la possibilité d’flexer les destinations ultérieurement.

Connectez-vous à des vérifications en temps réel

Les pages statiques d’« informations sur les certificats » sont des cibles faciles pour la fraude. Reliez vos codes QR à un backend qui effectue une validation en direct, par exemple en vérifiant le statut de révocation, les dates d’expiration et les enregistrements actuels à chaque scan.

Surveillez les signaux d’alerte dans l’activité de scan

Mettez en place une surveillance pour détecter les schémas inhabituels. Recherchez les certificats scannés des centaines de fois, les tentatives de vérification provenant de pays inattendus ou les pics d’activité qui ne correspondent pas à votre volume d’émission. Ces signaux peuvent vous aider à repérer les abus avant qu’ils ne deviennent un problème.

Vérifiez les certificats plus rapidement à l’aide de TQRCG

Un code QR seul ne prouve pas qu’un certificat est authentique. Il permet simplement de connecter la personne qui effectue le scan à un système que vous contrôlez, qui peut confirmer l’authenticité, afficher le statut actuel et signaler tout ce qui a été révoqué ou a expiré.

The QR Code Generator (TQRCG) vous permet de créer des codes QR professionnels et traçables en quelques minutes. Avec ses analyses intégrées, ses options de personnalisation et sa prise en charge des codes dynamiques, c’est une première étape pratique pour les organisations qui souhaitent ajouter une vérification à leurs certificats.

Vous devez comprendre ce qui rend cette plateforme adaptée à la vérification des certificats. TQRCG propose des codes QR statiques gratuits et illimités. Cela le rend accessible aux établissements d’enseignement, aux prestataires de formation et aux entreprises qui délivrent des certificats.

Parmi les autres avantages clés, citons deux codes QR dynamiques gratuits par utilisateur avec une validité à vie, des téléchargements en haute résolution, la prise en charge de plusieurs formats de codes QR et des analyses intégrées pour suivre les performances.

Inscrivez-vous pour créer votre code QR de vérification gratuit sur TQRCG !

Foire aux questions