Como utilizar o QR Codes para a verificação de certificados

A verificação de um certificado deve demorar segundos, não horas.

No entanto, a maioria das organizações continua a recorrer a chamadas telefónicas, e-mails e verificações manuais para confirmar as credenciais. Isto gera atrasos, sobrecarrega a administração e abre as portas à fraude.

Os certificados em papel e os PDFs são fáceis de falsificar ou alterar. Diplomas falsos, certificações manipuladas e credenciais fraudulentas custam milhares de milhões às empresas todos os anos. Pior ainda, os métodos tradicionais de verificação não conseguem acompanhar o ritmo — contactar diretamente as entidades emissoras ou recorrer a serviços de terceiros cria atritos em cada etapa.

QR Codes Oferecemos uma solução melhor. Quando incorporado num certificado, um código QR de verificação ( QR Code ) redireciona diretamente para uma página de verificação segura gerida pela autoridade emissora. Basta uma leitura para confirmar a autenticidade em tempo real.

Neste guia, vamos mostrar-lhe como os QR Codes permitem uma verificação instantânea e fiável de certificados e partilhar as melhores práticas para a sua implementação.

Por que razão a verificação manual de certificados é lenta e pouco fiável?

A verificação tradicional de certificados não foi concebida para a velocidade nem para a escala atuais. Baseia-se em processos desatualizados, sustentados por trabalho manual, registos fragmentados e na confiança de que os documentos não foram falsificados. Vejamos algumas das desvantagens da verificação manual:

A verificação manual faz perder tempo

Apenas 20% dos empregadores verificam as qualificações diretamente junto das instituições emissoras. A maioria confia nos certificados em papel ou em PDF tal como se apresentam, em grande parte porque a verificação tradicional é ineficiente.

Os e-mails ficam sem resposta, os registos estão espalhados por vários departamentos e não existe uma fonte única de informação fiável. Só a verificação de antecedentes profissionais pode demorar entre um a três dias, na melhor das hipóteses, e mais de uma semana quando os empregadores demoram a responder. Em setores regulamentados, como os cuidados de saúde, a verificação de credenciais pode atrasar significativamente o recrutamento, adiando decisões de contratação, auditorias e integração de novos colaboradores, precisamente quando a rapidez é mais importante.

A fraude é fácil

Com software básico de design, os documentos falsificados podem passar na inspeção visual, especialmente quando não é aplicada qualquer etapa de verificação. Estudos sugerem que até 75% dos certificados que circulam em algumas regiões de África podem ser falsificados. Mesmo com consentimento para a verificação, muitas verificações de antecedentes revelam alegações fraudulentas de qualificações.

Como a maioria das organizações não verifica as credenciais de forma consistente, os certificados falsos acabam frequentemente por passar despercebidos. Quando a fraude é detetada, o dano já está feito.

Sem processo de verificação padrão

Cada entidade emissora segue um método de verificação diferente. Algumas recorrem a confirmações por e-mail, outras a portais ou a verificações manuais de registos. Como resultado, os empregadores podem demorar entre 3 a 5 dias por credencial a rastrear informações através de e-mails, chamadas telefónicas e sistemas.

Esta fragmentação tem consequências reais. Muitos recrutadores têm dificuldade em validar certificados, uma vez que têm de lidar com vários formatos, sistemas e processos. Sem um padrão comum para a verificação, os atrasos aumentam, os custos sobem e a fraude torna-se mais difícil de detetar.

A confiança está a diminuir para todos

Quando a verificação é lenta e pouco fiável, até mesmo as credenciais legítimas são postas em causa. Os empregadores tornam-se céticos, as entidades reguladoras exigem mais provas e os candidatos qualificados pagam o preço por um sistema que não consegue distinguir entre certificados autênticos e falsos.

QR Codes Oferecemos uma solução concreta para muitos dos problemas acima referidos relacionados com a verificação de certificados. Vamos ver como.

Como funcionam os QR Codes para verificar a autenticidade dos certificados?

Um QR Code num certificado não prova, por si só, a autenticidade. Em vez disso, funciona como um indicador seguro para uma fonte de verificação controlada pela autoridade emissora.

Quando digitalizado, o QR Code direciona o verificador para os dados de verificação armazenados separadamente do documento do certificado. Esta separação é importante. Embora um certificado possa ser copiado, partilhado ou impresso, o registo de verificação permanece bloqueado no sistema do emitente e não pode ser alterado pelo destinatário.

Mesmo que alguém duplique um certificado na perfeição, a página de verificação revela o estado real. Mostra se o certificado é válido, expirou, foi revogado ou nunca foi emitido.

Como funciona o processo de verificação

1. Quando um certificado é emitido, é criado um registo único num sistema seguro.
2. Este registo torna-se a única fonte de referência para esse certificado.
3. É então gerado um QR Code para ligar diretamente a este registo.
4. Que o QR Code conste no certificado que recebe ou partilha.
5. Quando alguém digitaliza o código QR Code presente no certificado, é redirecionado para uma página de verificação.
6. O sistema confirma a autenticidade do certificado e apresenta o seu estado atual instantaneamente.

Como implementar o QR Codes para verificação de certificados

O verdadeiro valor de QR Codes não reside no código em si, mas no sistema de verificação que o sustenta. Quando implementados corretamente, QR Codes associam certificados a registos ativos, controlados pelo emissor, que não podem ser alterados nem falsificados.

Eis como funciona um sistema de verificação de QR Code bem concebido.

Associar cada certificado a um registo digital único

Cada certificado recebe um identificador único que está ligado a um registo principal no sistema do emissor. Este registo funciona como a única fonte de verdade.

Quando alguém digitaliza o QR Code, está a verificar o certificado em relação a este registo de origem, e não ao layout do PDF ou ao documento impresso. Se um nome ou detalhe for alterado no certificado legítimo, o QR Code continua a apontar para o registo original, expondo imediatamente a discrepância.

Redirecionar para uma página de verificação controlada pelo emissor

Ao digitalizar o código QR Code, o utilizador é redirecionado para uma página de verificação alojada e mantida pela organização emissora. É aqui que a autenticidade é confirmada.

A página de verificação compara o certificado com os registos do emitente, e não com o próprio PDF ou documento impresso. Como os dados são controlados pelo emitente, qualquer certificado copiado ou alterado é imediatamente sinalizado.

Não é necessário enviar e-mails a registadores, contactar serviços emissores nem depender de capturas de ecrã partilhadas através de aplicações de mensagens. A verificação ocorre instantaneamente, diretamente na fonte.

Mostrar o certificado do emissor e os detalhes em tempo real

A página de verificação apresenta informações essenciais, tais como a entidade emissora, o nome do destinatário e a data de emissão. Uma vez que estes dados são obtidos em tempo real a partir do sistema do emissor, os verificadores têm acesso às informações mais recentes, e não a uma cópia desatualizada do certificado.

Serviços como o Higher Education Degree Datacheck demonstram como a verificação em tempo real pode ser escalável, processando grandes volumes de verificações sem intervenção manual.

Apresentar o estado atual do certificado

Os detalhes do certificado, por si só, não são suficientes. Uma credencial pode parecer válida no papel, mas ainda assim estar caducada, suspensa ou revogada.

QR CodeA verificação baseada nesta tecnologia revela o estado em tempo real do certificado no momento da leitura, indicando claramente se este está ativo, expirado ou já não é válido. Isto garante que os verificadores não se baseiem nas datas impressas no próprio certificado.

Muitas certificações profissionais, incluindo as emitidas pela Microsoft e pela Amazon Web Services, seguem este modelo. O certificado físico é, em grande parte, simbólico, enquanto o registo associado a QR Code serve como prova definitiva de validade.

Permitir a portabilidade digital de credenciais

QR CodeOs certificados «–enabled» são fáceis de partilhar em currículos, portfólios, assinaturas de e-mail e plataformas como o LinkedIn. Qualquer pessoa que digitalize o código vê um registo verificado e atualizado, sem necessidade de documentos adicionais ou acompanhamentos.

Para as organizações emissoras, isto também aumenta a visibilidade. À medida que os certificados verificados são partilhados publicamente, a marca do emissor alcança públicos mais amplos de forma orgânica, enquanto os destinatários se sentem mais confiantes ao exibir credenciais que podem ser verificadas instantaneamente.

Agora que já compreende como funcionam os códigos QR ( QR Codes ) num sistema de verificação, vamos ver como criar um código QR ( QR Codes ) para os seus certificados de forma rápida e eficaz.

Um guia passo a passo para criar um QR Codes e para certificados

Adicionar QR Codes de verificação aos certificados não tem de ser complicado. OThe QR Code Generator (TQRCG) torna o processo rápido e intuitivo, oferecendo uma plataforma «tudo-em-um» onde pode criar, personalizar e acompanhar QR Codes sem necessidade de conhecimentos técnicos.

Passo 1: Inicie sessão e selecione o seu tipo de QR Code

Visite a página inicial do TQRCGpara descobrir os tipos de QR Code.

Para a verificação do certificado, normalmente terá de escolher entre

• URL QR Code: Liga diretamente à sua base de dados ou portal de verificação online.
• QR Code o em PDF: Um link do tipo « QR Code » para um PDF pode direcionar os visitantes para uma cópia digital do certificado ou para mais informações sobre como verificar a sua autenticidade. 
• Texto simples QR Code: Um QR Code com ligação para texto simples pode ajudar a verificar a autenticidade de um certificado, fornecendo detalhes essenciais e verificados pelo emitente, tais como o nome do destinatário, o ID do certificado, a data de emissão e o curso.

Para certificados que necessitem de links atualizáveis, selecione a opção dinâmica. Os links estáticos QR Codes são fixos e não podem ser alterados depois de criados, enquanto os dinâmicos QR Codes permitem editar o destino posteriormente e acompanhar as leituras.

Passo 2: Introduza o seu URL de verificação ou conteúdo

Introduza o seu ponto final de verificação de certificados. Pode tratar-se de um URL único que liga ao sistema de validação da sua organização. A plataforma encurta automaticamente os URLs mais longos, mantendo o seu QR Code alinhado com as melhores práticas da QR Code.

Passo 3: Personalize de acordo com a sua marca

Adicione as cores da marca e, se desejar, um pequeno logótipo, mantendo um forte contraste para facilitar a leitura.

O TQRCG dispõe de várias opções de design que lhe permitem:

• Adicione o logótipo da sua organização diretamente no QR Code
• Ajustar as cores de modo a corresponderem à paleta da sua marca
• Escolha entre vários modelos de estilo, incluindo padrões clássicos, arredondados, suaves e circulares
• Alterar a margem exterior para uma melhor integração com os layouts dos certificados

Passo 4: Testar e descarregar

Verifique sempre se o seu código QR ( QR Code ) funciona corretamente antes de imprimir. Para uma leitura adequada, respeite um tamanho mínimo de 1 × 1 polegada (2,5 × 2,5 cm) para o código QR ( QR Code ) e, para utilização digital, 300 × 300 píxeis ou mais, para garantir a nitidez.

As opções de download incluem:

• Formato PNG: ideal para certificados digitais e exibição no ecrã
• Formato SVG: ficheiros vetoriais que permitem o redimensionamento ilimitado sem perda de qualidade

Os ficheiros SVG QR Codes são os mais adequados para impressão em certificados, uma vez que podem ser redimensionados sem perda de qualidade e mantêm a nitidez em qualquer tamanho.

Passo 5: Monitorizar a atividade de verificação

Assim que os seus certificados forem distribuídos, o painel de análise do TQRCGajuda-o a compreender como estão a ser utilizados. Pode visualizar métricas essenciais do QR Code, incluindo o total de leituras e as leituras únicas, as leituras por tipo de dispositivo e os dados geográficos das leituras por cidade, país e localização GPS.

Os códigos QR rastreáveis QR Codes revelam-se úteis neste contexto. Este rastreio é útil para identificar potenciais padrões de fraude ou para compreender onde os seus certificados estão a ser verificados com maior frequência.

Gerir certificados ao longo do tempo utilizando QR Codes

Depois de os seus certificados da QR Codes estarem disponíveis, não perde o controlo sobre eles. Veja aqui como manter as suas credenciais precisas e fiáveis sem o incómodo de ter de as reimprimir

Revogar certificados sem reimpressão

Quando for necessário invalidar um certificado, não precisa de localizar todas as cópias. Basta atualizar o estado no seu sistema de gestão. Da próxima vez que alguém digitalizar esse QR Code, verá que o certificado já não é válido.

A verificação tradicional de certificados pode ser surpreendentemente dispendiosa; as organizações gastam frequentemente entre 25 e 200 dólares por verificação, quando se tem em conta a burocracia, as chamadas telefónicas, os verificadores externos e o tempo administrativo. A revogação em tempo real através do QR Codes reduz esses custos, ao mesmo tempo que protege a sua organização contra fraudes.

Definir regras de expiração automática

Em vez de acompanhar manualmente os prazos de validade dos certificados, deixe que o seu sistema de verificação trate disso. Configure o seu backend para marcar automaticamente as credenciais como caducadas quando atingirem uma data pré-determinada.

Quando tem certificações de segurança que necessitam de renovação anual ou licenças profissionais, o sistema assinala-as automaticamente. Qualquer pessoa que digitalize um certificado caducado obtém informações precisas instantaneamente.

Manter registos de auditoria para fins de responsabilização

O seu sistema de verificação deve manter um histórico completo de cada certificado. Isto é mais importante do que possa pensar. Se alguma vez surgir uma disputa sobre se alguém possuía credenciais válidas numa data específica, terá documentação para o provar.

Como as empresas utilizam o QR Codes em certificados (com exemplos reais)

Organizações de diversos setores já estão a utilizar o QR Codes para combater a fraude e simplificar as operações.

Formação de colaboradores e certificados de conformidade

Nos setores da construção e da indústria transformadora, é obrigatório por lei comprovar que os trabalhadores têm formação em segurança atualizada. Cada colaborador recebe um cartão de identificação com fotografia em plástico ou um autocolante de vinil resistente para colar na parte da frente do capacete de segurança, ambos impressos com o mesmo código único QR Code. Qualquer câmara de smartphone pode ler esse código e carregar a página completa com as credenciais do trabalhador.

Os prestadores de formação da OSHA adotaram esta abordagem. Se se tratar de um cartão de aluno ou formador do Programa de Formação Outreach em plástico, digitalize o código QR QR Code no verso para verificar a formação.

Plataformas como o Credential Verification Service (CVS) emitem agora certificados de segurança com QR Codes que os gestores e auditores podem verificar no local em segundos.

Certificações profissionais e setoriais

Os organismos de certificação profissional também aderiram a esta tendência. Organismos de certificação profissional como o NPTEL incluem QR Codes nos seus certificados, para que qualquer pessoa possa digitalizar e verificar a credencial online.

Certificados do governo e do setor público

As agências governamentais lidam com alguns dos documentos mais confidenciais que se possa imaginar, e a verificação QR Code está a tornar-se uma prática comum. As certidões de nascimento digitais com QR Codes estão agora a ganhar popularidade. Os hospitais passaram a emiti-las diretamente, e são oficialmente aceites por todos os serviços públicos em todo o país.

Também nas Filipinas, a Autoridade de Estatística das Filipinas (PSA) emite agora certificados PSA com um QR Codes que remete para a base de dados segura da PSA, permitindo a validação em tempo real através da aplicação de verificação eletrónica.

Certificados de educação e universitários

A fraude com diplomas é um problema mais grave do que a maioria das pessoas imagina. Isto porque um documento em papel pode ser facilmente falsificado com tecnologias avançadas de impressão e cópia.

As universidades estão a reagir com a verificação QR Code. Quando um empregador digitaliza o código, pode confirmar o diploma de um candidato em segundos, em vez de ter de esperar semanas até que a universidade responda manualmente.

O Ministério da Educação francês também utiliza diplomas com QR Codes. Quando digitalizado, o QR Code apresenta um resumo das informações pessoais e das notas.

Certificados de saúde e médicos

O setor da saúde assistiu provavelmente à maior implementação de QR Code da história durante a pandemia da COVID-19. O Certificado Digital COVID da UE entrou em vigor em toda a UE em julho de 2021 e criou um sistema normalizado nos 27 Estados-Membros.

A validade e a autenticidade do certificado são verificadas através da verificação da assinatura digital da autoridade emissora armazenada no QR Code. As assinaturas dos certificados podem ser verificadas em toda a UE.

Para além dos certificados COVID, os códigos QR (QR Codes ) estão a ser utilizados na área médica para autenticar registos de saúde, receitas médicas e atestados médicos. Um código QR ( QR Code ) numa receita médica permite que as farmácias verifiquem a autenticidade instantaneamente, ajudando a reduzir o risco de receitas médicas falsificadas ou atestados médicos falsos, garantindo a segurança do doente e a precisão no tratamento.

Agora, vamos ver algumas boas práticas que deve ter em conta ao utilizar a verificação de certificados baseada n QR Code.

Melhores práticas para uma verificação fiável de certificados baseada em QR Code

Para garantir que os seus certificados são fiáveis e seguros, é importante seguir métodos comprovados ao utilizar o QR Codes. Estas melhores práticas ajudam-no a verificar de forma rápida, precisa e à prova de falsificação, sempre que necessário.

Mantenha os seus sistemas de verificação internamente

Não entregue o controlo dos seus URLs de verificação a terceiros. Ao alojar você mesmo o destino, reduz o risco de inatividade, adulteração ou de alguém decidir que os seus links já não funcionam.

Utilizar o recurso QR Codes de forma moderada

Se o seu link de verificação não se alterar, opte por códigos estáticos. São mais simples, mais estáveis e menos propensos a erros de encaminhamento. Guarde os códigos dinâmicos para situações em que necessite realmente da flexibilidade de atualizar os destinos posteriormente.

Ligar a verificações em tempo real no backend

As páginas estáticas de «informações sobre certificados» são alvos fáceis para a fraude. Associe o seu QR Codes a um sistema de back-end que efetue validação em tempo real, como a verificação do estado de revogação, das datas de validade e dos registos atuais a cada leitura.

Esteja atento a sinais de alerta na atividade de leitura

Configure o monitorização para detetar padrões invulgares. Procure o mesmo certificado digital digitalizado centenas de vezes, tentativas de verificação provenientes de países inesperados ou picos de atividade que não correspondam ao seu volume de emissão. Estes sinais podem ajudá-lo a identificar abusos antes que se tornem um problema.

Verifique certificados mais rapidamente utilizando TQRCG

Um QR Code por si só não prova que um certificado seja verdadeiro. O que faz é ligar a pessoa que o digitaliza a um sistema que você controla — um sistema que pode confirmar a autenticidade, mostrar o estado atual e sinalizar qualquer certificado que tenha sido revogado ou tenha expirado.

The QR Code Generator (TQRCG) permite-lhe criar códigos QR profissionais e rastreáveis QR Codes em poucos minutos. Com análises integradas, opções de personalização e suporte para códigos dinâmicos, é um primeiro passo prático para organizações que pretendem adicionar verificação aos seus certificados.

É necessário compreender o que torna esta plataforma a escolha certa para a verificação de certificados. O TQRCG disponibiliza QR Codes estáticos, gratuitos e ilimitados. Isto torna-a acessível a instituições de ensino, prestadores de formação e empresas que emitem credenciais.

Outras vantagens importantes incluem dois QR Codes dinâmicos gratuitos por utilizador, com validade vitalícia, downloads em alta resolução, suporte para vários formatos de QR Code e análises integradas para acompanhar o desempenho.

Registe-se para criar o seu código QR de verificação gratuito QR Code em TQRCG!