Como usar códigos QR para verificação de certificados

A verificação de um certificado deve levar segundos, não horas.

No entanto, a maioria das organizações ainda depende de telefonemas, e-mails e verificações manuais para confirmar credenciais. Isso gera atrasos, sobrecarga administrativa e abre as portas para fraudes.

Certificados em papel e PDFs são fáceis de falsificar ou alterar. Diplomas falsos, certificações manipuladas e credenciais fraudulentas custam bilhões às empresas todos os anos. Pior ainda, os métodos tradicionais de verificação não conseguem acompanhar o ritmo — entrar em contato diretamente com os órgãos emissores ou depender de serviços terceirizados cria atritos em cada etapa.

Os códigos QR oferecem uma solução melhor. Quando incorporado em um certificado, um código QR direciona diretamente para uma página de verificação segura mantida pela autoridade emissora. Uma única leitura confirma a autenticidade em tempo real.

Neste guia, mostraremos como os códigos QR permitem a verificação instantânea e confiável de certificados e compartilharemos as melhores práticas para implementação.

Índice

1. Por que a verificação manual de certificados é lenta e pouco confiável?
2. Como os códigos QR funcionam para verificar a autenticidade dos certificados?
3. Como implementar códigos QR para verificação de certificados
4. Um guia passo a passo para criar códigos QR para certificados
5. Gerencie certificados ao longo do tempo usando códigos QR
6. Como as empresas usam códigos QR em certificados (com exemplos reais)
7. Melhores práticas para uma verificação confiável de certificados com base em códigos QR
8. Verifique certificados mais rapidamente usando o TQRCG
9. Perguntas frequentes

Por que a verificação manual de certificados é lenta e pouco confiável?

A verificação tradicional de certificados não foi projetada para a velocidade e a escala atuais. Ela depende de processos desatualizados, mantidos por esforços manuais, registros fragmentados e confiança de que os documentos não foram falsificados. Vejamos algumas das desvantagens da verificação manual:

A verificação manual desperdiça tempo

Apenas 20% dos empregadores verificam as qualificações diretamente com as instituições emissoras. A maioria confia nos certificados em papel ou PDFs pelo valor nominal, em grande parte porque a verificação tradicional é ineficiente.

Os e-mails ficam sem resposta, os registros estão espalhados por vários departamentos e não há uma única fonte de verdade. A verificação de emprego por si só pode levar de um a três dias, na melhor das hipóteses, e mais de uma semana quando os empregadores demoram a responder. Em setores regulamentados, como o de saúde, a verificação de credenciais pode retardar significativamente o recrutamento, atrasando decisões de contratação, auditorias e integração, quando a velocidade é mais importante.

A fraude é fácil 

Com um software de design básico, documentos falsificados podem passar na inspeção visual, especialmente quando nenhuma etapa de verificação é aplicada. Pesquisas sugerem que até 75% dos certificados em circulação em partes da África podem ser falsificados. Mesmo com consentimento para verificação, muitas verificações de antecedentes revelam alegações fraudulentas de qualificação.

Como a maioria das organizações não verifica as credenciais de forma consistente, certificados falsos muitas vezes passam despercebidos. Quando a fraude é detectada, o dano já está feito.

Não há um processo de verificação padrão

Cada autoridade emissora segue um método de verificação diferente. Algumas dependem de confirmações por e-mail, outras de portais ou verificações manuais de registros. Como resultado, os empregadores podem levar de 3 a 5 dias por credencial para rastrear informações em e-mails, telefonemas e sistemas.

Essa fragmentação tem consequências reais. Muitos recrutadores têm dificuldade em validar certificados porque precisam lidar com vários formatos, sistemas e processos. Sem um padrão comum para verificação, os atrasos aumentam, os custos sobem e as fraudes se tornam mais difíceis de detectar.

A confiança diminui para todos

Quando a verificação é lenta e pouco confiável, até mesmo as credenciais legítimas são questionadas. Os empregadores ficam céticos, os reguladores exigem mais provas e os candidatos qualificados pagam o preço por um sistema que não consegue distinguir entre certificados autênticos e falsos.

Os códigos QR oferecem uma solução tangível para muitos dos problemas acima relacionados à verificação de certificados. Vamos ver como.

Como os códigos QR funcionam para verificar a autenticidade dos certificados?

Um código QR em um certificado, por si só, não prova a autenticidade. Em vez disso, ele atua como um indicador seguro para uma fonte de verificação controlada pela autoridade emissora. 

Quando digitalizado, o código QR direciona o verificador para os dados de verificação armazenados separadamente do documento do certificado. Essa separação é importante. Embora um certificado possa ser copiado, compartilhado ou impresso, o registro de verificação permanece bloqueado no sistema do emissor e não pode ser alterado pelo destinatário. 

Mesmo que alguém duplique um certificado perfeitamente, a página de verificação revela o status real. Ela mostra se o certificado é válido, expirou, foi revogado ou nunca foi emitido.

Como funciona o processo de verificação

1. Quando um certificado é emitido, um registro exclusivo é criado em um sistema seguro.
2. Esse registro se torna a única fonte de verdade para esse certificado.
3. Em seguida, é gerado um código QR para vincular diretamente a esse registro.
4. Esse código QR é colocado no certificado que você recebe ou compartilha.
5. Quando alguém escaneia o código QR no certificado, é redirecionado para uma página de verificação.
6. O sistema confirma a autenticidade do certificado e exibe seu status atual instantaneamente.

Como implementar códigos QR para verificação de certificados

O verdadeiro valor dos códigos QR não está no código em si, mas no sistema de verificação por trás dele. Quando implementados corretamente, os códigos QR conectam os certificados a registros ativos controlados pelo emissor, que não podem ser alterados ou falsificados.

Veja como funciona um sistema de verificação de QR Code bem projetado.

Vincule cada certificado a um registro digital exclusivo

Cada certificado recebe um identificador exclusivo que se conecta a um registro mestre no sistema do emissor. Esse registro atua como a única fonte de verdade.

Quando alguém digitaliza o QR Code, está verificando o certificado em relação a esse registro de origem, e não ao layout do PDF ou ao documento impresso. Se um nome ou detalhe for alterado no certificado legítimo, o QR Code ainda apontará para o registro original, expondo imediatamente a incompatibilidade.

Redirecione para uma página de verificação controlada pelo emissor

A leitura do código QR leva o verificador a uma página de verificação hospedada e mantida pela organização emissora. É aqui que a autenticidade é confirmada.

A página de verificação compara o certificado com os registros do emissor, não com o PDF ou o documento impresso em si. Como os dados são controlados pelo emissor, qualquer certificado copiado ou alterado é imediatamente sinalizado.

Não há necessidade de enviar e-mails para registradores, entrar em contato com escritórios emissores ou confiar em capturas de tela compartilhadas em aplicativos de mensagens. A verificação ocorre instantaneamente, diretamente da fonte.

Mostre o certificado e os detalhes do emissor em tempo real

A página de verificação exibe informações importantes, como a autoridade emissora, o nome do destinatário e a data de emissão. Como esses dados são extraídos em tempo real do sistema do emissor, os verificadores veem as informações mais atuais, e não uma cópia desatualizada do certificado.

Serviços como o Higher Education Degree Datacheck mostram como a verificação em tempo real pode ser escalonada, lidando com grandes volumes de verificações sem intervenção manual.

Exiba o status atual do certificado

Os detalhes do certificado por si só não são suficientes. Uma credencial pode parecer válida no papel, mas ainda assim estar vencida, suspensa ou revogada.

A verificação baseada em QR Code revela o status do certificado em tempo real no momento da digitalização, mostrando claramente se ele está ativo, expirado ou não mais válido. Isso garante que os verificadores não dependam das datas impressas no próprio certificado.

Muitas certificações profissionais, incluindo as emitidas pela Microsoft e pela Amazon Web Services, seguem esse modelo. O certificado físico é em grande parte simbólico, enquanto o registro vinculado ao código QR serve como prova definitiva de validade.

Habilite a portabilidade digital de credenciais

Os certificados habilitados para QR Code são fáceis de compartilhar em currículos, portfólios, assinaturas de e-mail e plataformas como o LinkedIn. Qualquer pessoa que digitalizar o código verá um registro verificado e atualizado, sem a necessidade de documentos adicionais ou acompanhamentos.

Para as organizações emissoras, isso também aumenta a visibilidade. Como os certificados verificados são compartilhados publicamente, a marca do emissor alcança um público mais amplo de forma orgânica, enquanto os destinatários se sentem mais confiantes ao exibir credenciais que podem ser verificadas instantaneamente. 

Agora que você entende como os códigos QR funcionam em um sistema de verificação, vamos ver como criar códigos QR para seus certificados de forma rápida e eficaz.

Um guia passo a passo para criar códigos QR para certificados

Adicionar QR Codes de verificação a certificados não precisa ser complicado. O Guia de Criação de QR Codes da TQRCG (The QR Code Generator ) torna o processo rápido e intuitivo, oferecendo uma plataforma completa onde você pode criar, personalizar e rastrear QR Codes sem conhecimento técnico. 

Etapa 1: faça login e selecione o tipo de código QR

Acesse a página inicial do TQRCG para encontrar os tipos de QR Codes.

Para verificação de certificados, você normalmente escolherá entre

• Código QR de URL: vincula diretamente ao seu banco de dados ou portal de verificação online.
• Código QR PDF: um código QR vinculado a um PDF pode direcionar os visualizadores para uma cópia digital do certificado ou mais informações sobre como verificar. 
• Código QR de texto simples: um código QR com link para um texto simples pode ajudar a verificar a autenticidade de um certificado, fornecendo detalhes importantes verificados pelo emissor, como o nome do destinatário, o ID do certificado, a data de emissão e o curso.

Para certificados que precisam de links atualizáveis, selecione a opção dinâmica. Os códigos QR estáticos são fixos e não podem ser alterados depois de criados, enquanto os códigos QR dinâmicos permitem editar o destino posteriormente e rastrear as digitalizações.

Etapa 2: insira sua URL ou conteúdo de verificação

Insira o endpoint de verificação do seu certificado. Pode ser um URL exclusivo conectado ao sistema de validação da sua organização. A plataforma encurta automaticamente URLs mais longos, mantendo seu código QR alinhado às melhores práticas para códigos QR.

Etapa 3: personalize para combinar com sua marca

Adicione as cores da marca e, se desejar, um pequeno logotipo, mantendo um contraste forte para facilitar a digitalização.

O TQRCG tem várias opções de design que permitem:

• Adicionar o logotipo da sua organização diretamente no QR Code
• Ajustar as cores para combinar com a paleta da sua marca
• Escolher entre vários modelos de estilo, incluindo padrões clássicos, arredondados, suaves e circulares
• Modificar a margem externa para uma melhor integração com os layouts dos certificados

Etapa 4: Testar e baixar

Sempre verifique se o seu código QR funciona corretamente antes de imprimir. Para uma digitalização adequada, siga um tamanho mínimo de código QR de 1 × 1 polegada (2,5 × 2,5 cm) e, para uso digital, 300 × 300 pixels ou mais para maior clareza.

As opções de download incluem:

• Formato PNG: ideal para certificados digitais e exibição em tela
• Formato SVG: arquivos vetoriais que permitem dimensionamento ilimitado sem perda de qualidade

Os códigos QR SVG são os melhores para impressão em certificados, pois podem ser redimensionados sem perda de qualidade e permanecem nítidos em qualquer tamanho.

Etapa 5: Monitore a atividade de verificação

Depois que seus certificados forem distribuídos, o painel de análise da TQRCG ajuda você a entender como eles estão sendo usados. Você pode visualizar métricas essenciais do código QR, incluindo varreduras totais e únicas, varreduras por uso do dispositivo e dados geográficos de varredura por cidade, país e localização GPS.

Os códigos QR rastreáveis são úteis neste caso. Esse rastreamento é útil para identificar possíveis padrões de fraude ou entender onde seus certificados estão sendo verificados com mais frequência.

Gerencie certificados ao longo do tempo usando QR Codes

Depois que seus certificados com QR Codes forem distribuídos, você não perderá o controle sobre eles. Veja como manter suas credenciais precisas e confiáveis sem o incômodo de reimprimi-las

Revogue certificados sem reimpressão

Quando um certificado precisa ser invalidado, você não precisa rastrear todas as cópias. Basta atualizar o status no seu sistema back-end. Da próxima vez que alguém escanear esse código QR, verá que o certificado não é mais válido.

A verificação tradicional de certificados pode ser surpreendentemente cara; as organizações costumam gastar de US$ 25 a US$ 200 por verificação, quando se leva em conta a papelada, as ligações telefônicas, os verificadores terceirizados e o tempo de administração. A revogação em tempo real por meio de códigos QR reduz essa despesa, ao mesmo tempo em que protege sua organização contra fraudes.

Configure regras de expiração automática

Em vez de rastrear manualmente as expirações de certificados, deixe seu sistema de verificação lidar com elas. Configure seu back-end para marcar automaticamente as credenciais como expiradas quando atingirem uma data pré-determinada.

Quando você tem certificações de segurança que precisam de renovação anual ou licenças profissionais, o sistema as sinaliza automaticamente. Qualquer pessoa que digitalizar um certificado expirado obtém informações precisas instantaneamente.

Mantenha trilhas de auditoria para responsabilização

Seu sistema de verificação deve manter um histórico completo de cada certificado. Isso é mais importante do que você imagina. Se houver alguma disputa sobre se alguém possuía credenciais válidas em uma data específica, você terá a documentação para provar isso.

Como as empresas usam códigos QR em certificados (com exemplos reais)

Organizações de todos os setores já estão usando códigos QR para combater fraudes e simplificar operações.

Certificados de treinamento e conformidade de funcionários

Na construção civil e na indústria, é obrigatório por lei comprovar que seus funcionários possuem treinamento de segurança atualizado. Cada funcionário recebe um cartão de identificação com foto em plástico ou um adesivo de vinil resistente para a frente do capacete, ambos impressos com o mesmo código QR exclusivo. Qualquer câmera de smartphone pode escanear esse código e carregar a página completa de credenciais do funcionário.

Os provedores de treinamento da OSHA adotaram essa abordagem. Se for um cartão plástico de aluno ou instrutor do Programa de Treinamento Outreach, digitalize o código QR na parte de trás para verificar o treinamento.

Plataformas como o Credential Verification Service (CVS) agora emitem certificados de segurança com códigos QR que gerentes e auditores podem verificar no local em segundos.

Certificações profissionais e industriais

Os órgãos de certificação profissional também aderiram à ideia. Órgãos de certificação profissional como o NPTEL incluem códigos QR em seus certificados para que qualquer pessoa possa digitalizá-los e verificar as credenciais online.

Certificados governamentais e do setor público

Órgãos governamentais lidam com alguns dos documentos mais confidenciais que se pode imaginar, e a verificação por código QR está se tornando uma prática padrão. Certidões de nascimento digitais com códigos QR estão ganhando força. Os hospitais agora as emitem diretamente, e elas são oficialmente aceitas por todos os órgãos governamentais do país.

Nas Filipinas, a Autoridade de Estatística das Filipinas (PSA) agora emite certificados PSA com QR Codes que se conectam ao banco de dados seguro da PSA, permitindo a validação em tempo real por meio do aplicativo de verificação eletrônica.

Certificados de educação e universitários

A fraude de diplomas é um problema maior do que a maioria das pessoas imagina. Isso porque um documento em papel pode ser facilmente falsificado com tecnologias avançadas de impressão e cópia.

As universidades estão combatendo isso com a verificação por código QR. Quando um empregador escaneia o código, ele pode confirmar o diploma de um candidato em segundos, em vez de esperar semanas pela resposta manual da universidade.

O Ministério da Educação francês também usa diplomas com códigos QR. Quando escaneado, o código QR mostra um resumo das informações pessoais e notas.

Certificados médicos e de saúde

O setor de saúde provavelmente viu a maior implementação de QR Codes da história durante a pandemia da COVID-19. O Certificado Digital COVID da UE entrou em vigor em toda a UE em julho de 2021 e criou um sistema padronizado em 27 estados-membros. 

A validade e autenticidade do certificado são verificadas através da verificação da assinatura digital da autoridade emissora armazenada no código QR. As assinaturas dos certificados podem ser verificadas em toda a UE.

Além dos certificados COVID, os códigos QR estão sendo usados na área médica para autenticar registros de saúde, prescrições e certificados médicos. Um código QR em uma prescrição permite que as farmácias verifiquem a autenticidade instantaneamente, ajudando a reduzir o risco de prescrições falsificadas ou certificados médicos falsos, garantindo a segurança do paciente e a precisão no tratamento.

Agora, vamos ver algumas das melhores práticas que deve ter em mente ao utilizar a verificação de certificados baseada em códigos QR.

Melhores práticas para uma verificação confiável de certificados com base em QR Codes

Para garantir que seus certificados sejam confiáveis e seguros, é importante seguir métodos comprovados ao usar códigos QR. Essas práticas recomendadas ajudam você a verificar de forma rápida, precisa e à prova de adulterações todas as vezes.

Mantenha seus sistemas de verificação internos

Não entregue o controle de suas URLs de verificação a terceiros. Quando você mesmo hospeda o destino, reduz o risco de tempo de inatividade, adulteração ou alguém decidir que seus links não funcionam mais.

Use códigos QR dinâmicos com moderação

Se o seu link de verificação não for alterado, use códigos estáticos. Eles são mais simples, mais estáveis e menos propensos a erros de roteamento. Guarde os códigos dinâmicos para situações em que você realmente precise da capacidade flexde atualizar os destinos posteriormente.

Conecte-se a verificações de back-end em tempo real

Páginas estáticas de “informações de certificado” são alvos fáceis para fraudes. Vincule seus códigos QR a um back-end que execute validação em tempo real, como verificar o status de revogação, datas de validade e registros atuais a cada digitalização.

Fique atento a sinais de alerta na atividade de digitalização

Configure o monitoramento para detectar padrões incomuns. Procure o mesmo certificado digital escaneado centenas de vezes, tentativas de verificação de países inesperados ou picos de atividade que não correspondem ao seu volume de emissão. Esses sinais podem ajudá-lo a identificar abusos antes que se tornem um problema.

Verifique certificados mais rapidamente usando o TQRCG

Um código QR por si só não prova que um certificado é real. O que ele faz é conectar a pessoa que está digitalizando a um sistema que você controla — um sistema que pode confirmar a autenticidade, mostrar o status atual e sinalizar qualquer coisa que tenha sido revogada ou expirada.

The QR Code Generator O (TQRCG) permite criar códigos QR profissionais e rastreáveis em minutos. Com análises integradas, opções de personalização e suporte para códigos dinâmicos, é um primeiro passo prático para organizações que desejam adicionar verificação aos seus certificados.

Você precisa entender o que torna essa plataforma ideal para a verificação de certificados. O TQRCG oferece códigos QR estáticos ilimitados e gratuitos. Isso o torna acessível para instituições educacionais, provedores de treinamento e empresas que emitem credenciais.

Outras vantagens importantes incluem dois códigos QR dinâmicos gratuitos por usuário com validade vitalícia e downloads em alta resolução, suporte para vários formatos de código QR e análises integradas para rastrear o desempenho.

Inscreva-se para criar seu código QR de verificação gratuito no TQRCG!

Perguntas frequentes