Come aumentare le prenotazioni di riunioni con una firma e-mail con codice QR

L’89,9% degli utenti include almeno una firma nelle proprie e-mail, ma solo il 18,1% utilizza effettivamente questo spazio per generare contatti. Si tratta di un’enorme opportunità mancata. Ogni e-mail inviata è un punto di contatto e la firma e-mail dovrebbe lavorare di più per evidenziare le vostre offerte e catturare nuovi clienti.

Sebbene sia possibile linkare a varie risorse nella firma dell’e-mail per stimolare il coinvolgimento e le prenotazioni, i link testuali tradizionali sono facilmente trascurati e spesso non riescono a spingere all’azione.

Una soluzione semplice? Le firme e-mail con codice QR. Questi codici trasformano istantaneamente la vostra firma in un touchpoint interattivo che i potenziali clienti possono scansionare e utilizzare direttamente dai loro dispositivi mobili, fornendo al contempo informazioni tracciabili sul loro livello di interesse.

In questa guida scoprirete come creare una firma e-mail con codice QR che può trasformare la vostra casella di posta in un motore di prenotazione.

Indice dei contenuti

1. Come una firma e-mail con codice QR aumenta il coinvolgimento e le prenotazioni
2. A cosa collegare i codici QR della firma e-mail
3. Come creare una firma e-mail con codice QR
4. Come aggiungere un codice QR alla firma e-mail su qualsiasi piattaforma
5. Come monitorare e misurare le prestazioni della firma e-mail con codice QR
6. Le migliori pratiche per progettare una firma e-mail con codice QR ad alte prestazioni
7. Come le diverse aziende possono trarre vantaggio dalle firme e-mail con codice QR
8. Aumentare il coinvolgimento con le firme e-mail con codice QR
9. Domande frequenti

Come una firma e-mail con codice QR aumenta il coinvolgimento e le prenotazioni

I codici QR nelle firme delle e-mail offrono molteplici vantaggi che possono migliorare significativamente le prestazioni delle vostre e-mail:

1. Ridurre l’attrito della programmazione

Collegate il vostro codice QR direttamente alle pagine di prenotazione del calendario, come Calendly, Google Calendar o Microsoft Bookings. I prospect possono prenotare istantaneamente le riunioni senza il tipico scambio di e-mail.

2. Consentire un marketing multicanale coerente

Utilizzate lo stesso codice QR nelle firme delle e-mail, nei banner di LinkedIn e nei materiali di marketing per un messaggio unificato. Il marketing multicanale offre un ROI 5 volte superiore rispetto a un approccio monocanale, e i codici QR aggiungono un altro touchpoint tracciabile alle vostre campagne.

3. Cattura i contatti dalle e-mail inoltrate

Quando le e-mail vengono inoltrate ai colleghi o ai decision maker, il vostro QR Code rimane funzionante anche quando i link testuali si interrompono. In questo modo si estende il potenziale di generazione di lead di ogni e-mail inviata.

4. Garantire la coerenza delle prenotazioni a livello di team

Per i team, i formati standardizzati dei QR Code collegati ai calendari individuali creano un’esperienza coesiva del marchio e rendono la prenotazione ugualmente facile per tutti i membri del team.

5. Monitoraggio delle prestazioni di prenotazione

Mentre i QR Code statici non forniscono dati, i QR Code dinamici tracciano i tassi di scansione, i tempi e il comportamento degli utenti. Questo rivela quali campagne e-mail, segmenti di clienti e membri del team hanno più successo con le prenotazioni, consentendovi di replicare le strategie di successo.

6. Aggiornare i contenuti su richiesta

I codici QR dinamici vi permettono di cambiare destinazione senza aggiornare le firme. Promuovete un evento o un nuovo prodotto? Basta reindirizzare il codice QR esistente al contenuto pertinente.

Ora che avete compreso i vantaggi, analizziamo quali sono i contenuti da collegare al vostro codice QR per ottenere il massimo coinvolgimento.

A cosa collegare i codici QR delle firme delle e-mail

La destinazione scelta per il codice QR può avere un impatto significativo sui tassi di coinvolgimento. Ecco le opzioni di collegamento più efficaci:

1. Pagina di prenotazione del calendario

Collegatevi direttamente alla vostra pagina di programmazione, in modo che i potenziali clienti possano selezionare le fasce orarie e confermare istantaneamente gli incontri. L’autoprogrammazione elimina l’invio di e-mail e riduce significativamente il numero di no-show.

2. Codice QR vCard

Collegate il vostro codice QR vCard per condividere le informazioni di contatto complete (nome, ruolo, telefono, e-mail, azienda e sito web) che i destinatari possono salvare direttamente sul loro telefono con una sola scansione.

3. Iscrizione alla newsletter via e-mail

Per coltivare i vostri clienti potenziali, collegate la vostra firma e-mail direttamente alle iscrizioni alla newsletter. Potete condividere informazioni preziose e catturare i potenziali clienti che vi hanno messo nel loro radar. In questo modo, rimarrete sempre in cima ai loro pensieri, in modo che quando saranno pronti per una chiamata o un acquisto, la vostra azienda sarà quella che sceglieranno.

4. Profilo LinkedIn

Se avete un profilo LinkedIn attivo, fate rete con i potenziali clienti e pubblicate contenuti di valore, un codice QR LinkedIn è un ottimo modo per creare familiarità con i potenziali clienti.

5. Pagina di destinazione di una consulenza o di un prodotto

Per i prodotti o i servizi che richiedono un contesto, indirizzate i potenziali clienti a una pagina demo dedicata piuttosto che a un calendario generico. Questo funziona bene per gli agenti immobiliari e le aziende SaaS. La vostra pagina di destinazione deve delineare chiaramente la vostra proposta di valore, evidenziare le caratteristiche principali, includere una descrizione del prodotto, mostrare la prova sociale e terminare con una chiara chiamata all’azione.

6. Pagina di registrazione a un evento o a un webinar

Se avete intenzione di partecipare a un evento o di ospitare un webinar, il collegamento alla pagina di registrazione è un’ottima opzione. Si tratta di un modo non intrusivo per avviare un coinvolgimento senza chiedere un impegno per una telefonata individuale. La cosa migliore è che potete incontrarvi di persona o mostrare il vostro valore in un modo poco impegnativo attraverso un webinar. È un ottimo modo per creare consapevolezza e coinvolgimento.

Come creare una firma e-mail con codice QR

È possibile creare un codice QR per una firma e-mail con quattro semplici passaggi.

Passo 1: scegliere il tipo di codice QR e la destinazione

Esistono diversi tipi di QR Code da scegliere in base all’azione che si desidera far eseguire. Utilizzate un QR Code URL per pagine di prenotazione, siti web o landing page. L’opzione contatto per aggiungere la vostra vCard o un QR Code multi-URL per aggiungere più link.

Un altro aspetto da scegliere è se il codice QR deve essere statico o dinamico. Per le firme e-mail, è meglio optare per un QR Code dinamico, in quanto è tracciabile e consente di aggiornare il contenuto in qualsiasi momento.

Fase 2: Generare il codice QR con TQRCG

Per creare il codice QR della vostra firma e-mail, visitate la piattaforma The QR Code Generator e selezionate il tipo di codice QR che avete scelto. In questo esempio, utilizzeremo il tipo di URL. Inserite il link della vostra prenotazione o le informazioni pertinenti e fate clic su Avanti.

Fase 3: Personalizzazione per la coerenza del marchio

Successivamente, è necessario personalizzare il codice QR in modo che si adatti al proprio marchio. Per farlo, aggiungete i colori e il logo del vostro marchio al centro. Aggiungete una cornice personalizzata con una CTA per incitare all’azione. Una volta soddisfatti del design, fare clic su Salva.

Fase 4: Scaricare e preparare l’integrazione via e-mail

Date un nome al vostro codice QR e scaricatelo in formato PNG per ottenere la migliore qualità e trasparenza. Testate il codice QR con vari dispositivi dopo averlo aggiunto alla firma dell’e-mail. Quando lo aggiungete all’e-mail, assicuratevi che non occupi più spazio del necessario.

Vediamo ora come aggiungerlo alle vostre e-mail con tutti i provider di posta elettronica.

Come aggiungere un codice QR alla firma dell’e-mail su qualsiasi piattaforma

Ecco come aggiungere un codice QR alla firma dell’e-mail su tre dei provider di posta elettronica più diffusi.

Come aggiungere un codice QR alla firma di un’e-mail in Gmail

Fase 1: aprite Gmail e fate clic su Impostazioni (icona dell’ingranaggio) → Vedi tutte le impostazioni → scheda Generale.

Fase 2: scorrere fino alla sezione Firma e utilizzare la casella di testo per aggiungere i dettagli della firma.

Fase 3: per aggiungere il codice QR, fare clic sul pulsante Inserisci immagine nella barra degli strumenti di formattazione e caricare direttamente l’immagine del codice QR, oppure inserirla da un URL web se è già ospitata online.

Fase 4: formattate la firma come richiesto utilizzando le opzioni di formattazione del testo, quindi scorrete verso il basso e fate clic su Salva modifiche.

Fase 5: inviare un’e-mail di prova per verificare come la firma con codice QR appare ai destinatari.

Come aggiungere un codice QR alle firme dei messaggi di posta elettronica in Outlook

La seguente guida si riferisce a Outlook Classic; per New Outlook o Outlook Web, consultare la guida ufficiale di Microsoft.

Passo 1: aprire un nuovo messaggio di posta elettronica → Menu Messaggio → Firma → Firme. A seconda delle dimensioni della finestra classica di Outlook e del fatto che si stia componendo un nuovo messaggio di posta elettronica o una risposta o un inoltro, il menu Messaggio e il pulsante Firma potrebbero trovarsi in due posizioni diverse.

Fase 2: in Seleziona firma da modificare, scegliere Nuovo e assegnare un nome alla firma nella finestra di dialogo.

Fase 3: nella casella Modifica firma, digitare i dettagli, quindi fare clic sul pulsante Immagine per individuare e inserire il file PNG del codice QR.

Fase 4: fare clic con il pulsante destro del mouse sull’immagine inserita → Immagine → Scheda Dimensione per ridimensionarla, mantenendo selezionata l’opzione “Blocca rapporto d’aspetto” per ottenere i migliori risultati.

Fase 5: in Scegli firma predefinita, impostare le opzioni per i nuovi messaggi e per le risposte/inoltrate, quindi fare clic su OK.

Come aggiungere un codice QR alla firma e-mail di Apple Mail

Passo 1: aprire Mail → Mail → Impostazioni → Firme

Fase 2: nella colonna di sinistra, selezionare l’account e-mail in cui si desidera utilizzare la firma.

Fase 3: fare clic sul pulsante + sotto la colonna centrale (elenco firme) e digitare un nome per la firma.

Fase 4: nel campo di testo della firma (colonna di destra), aggiungere i dettagli del testo, quindi trascinare il file PNG del codice QR direttamente nell’area di anteprima.

Fase 5: posizionare e ridimensionare il codice QR come necessario. La firma viene salvata automaticamente quando si chiude Impostazioni

Fase 6: inviare un’e-mail di prova per verificare l’aspetto e la scansionabilità della firma con codice QR

📝Nota: se durante la creazione della firma è stato selezionato Tutte le firme, sarà necessario trascinare la nuova firma nell’account e-mail desiderato prima di poterla utilizzare.

Come monitorare e misurare le prestazioni della firma e-mail con codice QR

Uno dei vantaggi principali dell’aggiunta del codice QR alle firme e-mail è la sua tracciabilità. Ecco alcune metriche che potete utilizzare per valutarne le prestazioni.

Utilizzare codici QR dinamici

Con i codici QR dinamici, potete facilmente monitorare le prestazioni del vostro codice QR su vari canali. Questi dati possono rivelare quali sono le e-mail, le campagne o i segmenti di pubblico che generano il maggior coinvolgimento. Nel corso del tempo, è possibile identificare gli schemi e ottimizzare di conseguenza.

Tracciare le metriche chiave

Con i QR Code tracciabili, potete misurare le seguenti metriche essenziali:

• Scansioni totali: Coinvolgimento complessivo con la vostra firma e-mail.
• Scansioni uniche e ripetute: I nuovi contatti che scansionano il vostro codice rispetto a quelli che ritornano. Un’alta percentuale di scansioni uniche indica un forte coinvolgimento per la prima volta. Un elevato numero di scansioni ripetute indica un interesse ricorrente da parte degli stessi potenziali clienti.
• Luogo e ora della scansione: Quando e dove le persone si impegnano. Se la maggior parte delle scansioni avviene alle 14:00 EST nei giorni feriali, sapete che il vostro pubblico è impegnato durante l’orario di lavoro. I dati geografici rivelano quali regioni o Paesi rispondono meglio.
• Tipo di dispositivo: Vi aiuta a capire i modelli di scansione dei dispositivi mobili rispetto a quelli desktop. Se l’80% delle scansioni avviene da mobile, la vostra firma e-mail deve essere ottimizzata per i dispositivi mobili.
• Conversione in riunioni prenotate: Traccia il numero di scansioni di codici QR che si traducono in prenotazioni di riunioni.

Utilizzate i parametri UTM

Per monitorare le prestazioni del codice QR in Google Analytics 4 (GA4), aggiungete i parametri UTM all’URL della pagina di prenotazione prima di generare il codice QR. Ciò è particolarmente utile se si utilizza lo stesso codice QR per più campagne di codici QR.

Esempio di struttura UTM:

https://calendly.com/yourname?utm_source=email_signature&utm_medium=qr_code&utm_campaign=meeting_booking

Stabilite parametri di riferimento e obiettivi

Il tasso medio di clic per le e-mail a freddo si aggira intorno al 3,67%. È possibile utilizzare le metriche tradizionali delle e-mail come punto di partenza per le firme dei QR Code.

Poiché i QR Code riducono l’attrito e sono mobile-first, possono avere un rendimento leggermente diverso rispetto ai link tradizionali. Stabilite dei parametri di riferimento in base ai vostri tipi di e-mail:

• Contatto a freddo: Aspettatevi un coinvolgimento inferiore all’inizio
• Prospettive calde: Maggiore coinvolgimento da parte di un pubblico familiare
• Follow-up: Spesso si registrano prestazioni migliori grazie a un interesse consolidato

Iniziate a monitorare le vostre prestazioni di base per il primo mese, quindi fissate obiettivi di miglioramento incrementali basati sui vostri risultati effettivi piuttosto che sulle medie del settore.

Ottimizzare in base ai dati

Per assicurarvi di perfezionare la vostra campagna, fate dei test A/B su diversi design di QR Code (colori, loghi, cornici con varie CTA) e testate diverse destinazioni (calendario diretto o pagina di destinazione) per valutare quale funziona meglio. Fate dei test aggiornando anche il contenuto della pagina di destinazione. Questi esperimenti vi aiuteranno a ottenere i risultati migliori.

Oltre a misurare la vostra campagna, esaminiamo alcune linee guida da seguire per ottenere prestazioni ottimali con i QR Code.

Le migliori pratiche per progettare una firma e-mail con codice QR ad alte prestazioni

La creazione di una firma e-mail con codice QR efficace va oltre la semplice aggiunta del codice alle informazioni di contatto. Il design, il posizionamento e la presentazione visiva hanno un impatto diretto sui tassi di scansione e sul coinvolgimento degli utenti.

Ecco le strategie chiave per massimizzare le prestazioni del codice QR:

1. Aggiungete CTA ricche di contesto

Utilizzate le cornici del codice QR per aggiungere un invito all’azione pertinente e chiaro, come “Prenota una riunione” o “Connettiti con me”, per spiegare perché gli utenti dovrebbero scansionare il vostro codice QR.

2. Utilizzate un design mobile-first

Quasi il 60% delle e-mail viene aperto da cellulare, quindi la vostra firma e l’esperienza collegata devono essere progettate tenendo conto degli utenti mobili. Utilizzate un layout pulito e a colonna singola nella vostra firma, in modo che gli elementi non si rompano sugli schermi più piccoli.

Assicuratevi che la vostra pagina di destinazione sia completamente ottimizzata per i dispositivi mobili, che si carichi velocemente, che il testo sia ridotto al minimo e che il layout venga visualizzato senza problemi su Chrome e Safari. Collegate anche il codice QR, per facilitare l’apertura dei vostri contenuti da parte dei potenziali clienti.

3. Mantenere un aspetto professionale

Non lasciate che il Codice QR domini la vostra e-mail; deve integrare la vostra firma, non mettere in ombra il vostro nome e titolo. Allineate il codice QR con il vostro marchio utilizzando i colori del vostro marchio, aggiungendo il vostro logo o scegliendo uno stile di cornice che corrisponda alla vostra identità visiva.

Assicuratevi che la sua dimensione sia bilanciata all’interno della firma, in modo che risulti intenzionale. Potete anche creare un banner a immagine singola per la vostra firma e-mail e inserire il codice QR al suo interno per mantenere un design pulito e coerente.

4. Segmentate i codici QR per i diversi destinatari

Create firme e-mail separate con QR Code diversi, adatti a ogni segmento di pubblico, che sia per settore, ruolo o fase del funnel. L’utilizzo di QR Code dinamici rende tutto questo ancora più semplice.

Ad esempio, si possono indirizzare i potenziali clienti aziendali a una pagina dimostrativa dettagliata del prodotto, mentre si possono indirizzare i clienti SMB a una pagina di destinazione specifica per SMB. Potete anche generare codici QR unici per campagne specifiche, per monitorare le prestazioni separatamente. In questo modo si garantisce che ogni potenziale cliente arrivi a un contenuto pertinente e mirato.

Come le diverse aziende possono trarre vantaggio dalle firme e-mail con codice QR

Per aiutarvi a capire quanto possano essere versatili le firme e-mail con QR Code, ecco alcuni esempi pratici che riguardano diversi settori e casi d’uso.

Team di vendita e sviluppo commerciale

I team di vendita possono includere un codice QR nella loro firma e-mail che rimanda direttamente a un modulo di richiesta demo, consentendo ai potenziali clienti di programmare immediatamente una demo del prodotto. Può anche essere collegato a una proposta di vendita personalizzata o a una pagina di prezzi per rendere i follow-up più rapidi e convenienti.

Per un maggiore impatto, i codici QR possono indirizzare i potenziali clienti a casi di studio o a pagine di testimonianze, rafforzando la credibilità durante le attività di contatto.

Recruiter e professionisti delle risorse umane

I selezionatori possono utilizzare i QR Code per consentire ai candidati di prenotare colloqui o telefonate di selezione direttamente tramite un link al calendario. Possono anche collegare i QR Code a portafogli digitali o profili LinkedIn, per consentire ai candidati di conoscere meglio l’azienda e la sua cultura.

Inoltre, i QR Code possono indirizzare i candidati a moduli di valutazione specifici per il ruolo o a pagine di candidatura.

Agenzie e liberi professionisti

Le agenzie e i freelance possono utilizzare i QR Code nelle firme delle e-mail per mostrare i loro portfolio o campioni di lavoro, fornendo ai clienti un rapido accesso alla prova delle loro capacità. I codici QR possono anche rimandare a pitch decks, testimonianze di clienti o link a call di scoperta, semplificando il processo per i potenziali clienti.

Agenti immobiliari

I professionisti del settore immobiliare possono includere codici QR che rimandano a portafogli di proprietà, tour virtuali o pagine di prenotazione per visite e consulenze. In questo modo i clienti possono visualizzare facilmente gli annunci e fissare appuntamenti anche in movimento.

Team di assistenza e successo clienti

I team che si occupano del successo dei clienti possono utilizzare i QR Code per consentire ai clienti di prenotare direttamente le chiamate di onboarding, i check-in o le discussioni per il rinnovo. Possono anche collegare i QR Code a risorse utili, FAQ o moduli di supporto per migliorare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei clienti.

Aumentate il coinvolgimento con le firme delle e-mail con codice QR

L’integrazione di un codice QR nella firma delle e-mail è un modo semplice ma potente per trasformare ogni e-mail in un’opportunità di coinvolgimento immediato e di prenotazione di incontri.

Eliminando l’attrito della programmazione tradizionale e fornendo un touchpoint tracciabile e interattivo, potete migliorare sia il vostro marchio personale che le prestazioni aziendali. Un codice QR nella vostra firma e-mail semplifica la comunicazione, favorisce le conversioni e vi mantiene in vantaggio in un ambiente competitivo. Con un creatore di codici QR come TQRCG, potrete ottenere codici QR dinamici con tracciamento avanzato e opzioni di personalizzazione del marchio, compresi loghi e cornici.

Iniziate oggi stesso a ottimizzare la vostra firma e-mail e trasformate le conversazioni in incontri con TQRCG!

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