Wie QR-Codes Rücksendungen und Rückerstattungen im E-Commerce vereinfachen

Im Jahr 2024 schickten US-Kunden Waren im Wert von 890 Milliarden Dollar zurück. Die Rücksendung selbst ist ein unvermeidbarer Teil des Geschäftsbetriebs. Die damit verbundene Verwirrung (das fehlende Etikett, der Drucker, den niemand hat, und die Support-Anfrage, wie man eine Rücksendung einleitet) ist jedoch ein Problem, das Sie tatsächlich angehen können.

Ein QR-Code auf dem Lieferschein, im Versandkarton oder in der E-Mail zur Rücksendebestätigung ersetzt den gesamten Prozess mit gedruckten Etiketten durch einen zwei Sekunden dauernden Scan. Kunden profitieren von einer reibungslosen Rücksendung, Ihr Team muss nicht mehr jeden Montagmorgen dieselben vier Fragen beantworten, und Sie benötigen weder eine Logistikabteilung noch einen Entwickler, um das System einzurichten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie QR-Codes Rücksendungen vereinfachen – vom ersten Scan des Kunden bis zu dem Moment, in dem Sie das Paket auf Ihrer Seite bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis

1. Wo die meisten E-Commerce-Rücksendeabläufe scheitern
2. So funktionieren QR-Codes für E-Commerce-Rücksendungen
3. Wie E-Commerce-Marken QR-Codes für Rücksendungen nutzen
4. So erstellen Sie QR-Codes für E-Commerce-Rücksendeprozesse
5. Bewährte Verfahren für die Verwendung von QR-Codes bei E-Commerce-Rücksendungen
6. Vereinfachen Sie jede Rücksendung mit QR-Codes
7. Häufig gestellte Fragen

Wo die meisten E-Commerce-Rücksendeprozesse scheitern

Rücksendungen sind an sich schon teuer genug. Die Bearbeitung einer einzelnen Rücksendung kostet zwischen 20 % und 65 % des ursprünglichen Warenwerts, wenn man Versand, Prüfung, Wiedereinlagerung und Arbeitsaufwand mit einberechnet. Das Letzte, was Sie brauchen, ist ein Rücksendungsworkflow, der die Situation noch verschlimmert. Meistens ist das aber der Fall.

Für kleine Teams ist dieses Problem noch akuter. Sie haben keine eigene Kundendienstabteilung, die die zusätzlichen Anfragen abfängt, und kein Lagerteam, das einen chaotischen Annahmevorgang entwirrt. Jede Lücke in Ihrem Retouren-Workflow landet direkt bei demjenigen, der an diesem Tag das Geschäft leitet.

Kunden können das Rücksendeetikett nicht ausdrucken

Bei einigen Rückgabeprozessen müssen Kunden immer noch ein Etikett herunterladen und ausdrucken. Ein erheblicher Teil der Haushalte besitzt jedoch keinen Drucker mehr. Diese Kunden verzögern die Rücksendung, suchen nach einem Druckgeschäft oder wenden sich an den Support. Ihr Team muss sich nun mit einem Problem befassen, das eigentlich schon vor dem Eintreffen des Pakets hätte gelöst werden sollen.

Manuelle Rücksendegenehmigungen verlangsamen die gesamte Kette

Ohne einen digitalen Rückgabeprozess, der mit einem RMA-System (Return Merchandise Authorization) verknüpft ist, kommen Pakete fast ohne Kontext an. Sie identifizieren den Artikel manuell, ordnen ihn einer Bestellung zu, bestätigen den Rückgabegrund und beginnen dann mit der Bearbeitung. Das ist die Art von Aufgabe, die einfach aussieht, bis man sie am selben Tag zum zehnten Mal erledigt.

Kunden finden die Rücksendeanweisungen nicht

Rücksendeanweisungen sind meist in einer Bestätigungs-E-Mail von vor zwei Wochen vergraben, über einen Link auf einer Seite mit den Geschäftsbedingungen erreichbar, die niemand als Lesezeichen gespeichert hat, oder auf einem Zettel gedruckt, der bereits im Papierkorb landet. Wenn Kunden die Anweisungen nicht finden können, senden sie Artikel nicht korrekt zurück oder wenden sich an den Kundendienst. So oder so kostet es Sie Geld.

Rücksendungen verursachen einen überproportionalen Anteil an Support-Anfragen

Eine einzige Rücksendung kann drei oder vier Support-Interaktionen nach sich ziehen: 

• „Wie starte ich eine Rücksendung?“ 
• „Haben Sie die Ware erhalten?“ 
• „Wann erhalte ich meine Rückerstattung?“ 
• „Ich habe es zurückgeschickt, aber es ist nichts passiert.“ 

Keine dieser Fragen ist kompliziert. Sie sind allesamt Anzeichen dafür, dass der Prozess nicht das geliefert hat, was der Kunde brauchte, und zwar dann, als er es brauchte. Jedes dieser Tickets kostet Ihr Team Zeit, und in der Hochsaison, wenn das Rücksendungsvolumen sprunghaft ansteigt, stapeln sie sich schnell genug, um Support-Warteschlangen zu überlasten, die nie dafür ausgelegt waren, sie zu bewältigen.

E-Commerce-QR-Codes helfen Marken dabei, Probleme mit Rücksendungen zu lösen, indem sie physische Pakete mit digitalen Rücksende-Workflows verbinden. Ein einziger Scan kann einen Kunden direkt zu den Rücksendeanweisungen führen, ein Rücksendeetikett generieren oder die Rücksendegenehmigung bestätigen. All dies ohne Ausdrucke, Telefonate oder Support-Gespräche.

So funktionieren QR-Codes für E-Commerce-Rücksendungen

Es gibt zwei gängige Arten, wie Marken QR-Codes bei Rücksendungen einsetzen, je nachdem, wie ihr Prozess aufgebaut ist.

1. Vom Transportunternehmen generierte QR-Codes für die Abgabe ohne Etikett: Einige Transportunternehmen und E-Commerce-Plattformen generieren QR-Codes automatisch, sobald ein Kunde eine Rücksendung veranlasst. Der Kunde zeigt den Code an einer teilnehmenden Abgabestelle vor, das Personal scannt ihn, druckt das Etikett aus und nimmt das Paket entgegen. Dies ist bei UPS, FedEx und USPS Label Broker üblich.
2. Von Marken generierte QR-Codes, die den Rückgabeprozess steuern: Marken können mit „ The QR Code Generator “ (TQRCG) auch eigene QR-Codes erstellen und diese auf Verpackungsbeilagen, Lieferscheinen, in E-Mails oder auf Kontoseiten platzieren. Diese Codes können Kunden zu Rückgabeantragsformularen, Rückgabeanleitungen, Umtauschportalen, Seiten zur Rückerstattungsverfolgung und Kontaktseiten des Kundensupports weiterleiten. 

Wie E-Commerce-Marken QR-Codes für Rücksendungen nutzen

Werfen wir einen Blick auf die praktischsten Anwendungsmöglichkeiten für marken- und versanddienstleistergenerierte QR-Codes.

QR-Codes auf Rücksendeetiketten für papierlose Rücksendungen

Die direkteste Anwendung von markengenerierten QR-Codes: Ersetzen Sie das gedruckte Rücksendeetikett vollständig. Anstatt Kunden zu bitten, ein Etikett herunterzuladen, auszudrucken und anzubringen, generieren Sie einen mit der Rücksendeanfrage verknüpften QR-Code und senden Sie ihn digital.

Sie können auch Versanddienstleister nutzen, die den Druck von Etiketten auf Basis von QR-Codes unterstützen, darunter UPS, FedEx und USPS über Label Broker. Der Kunde bringt das Paket mit, zeigt den Code vor, und der Versanddienstleister kümmert sich um das Etikett. Sie müssen keine Etiketten vorab drucken, sie jeder Sendung beilegen oder sich Gedanken darüber machen, was passiert, wenn ein Kunde sein Etikett verliert.

QR-Codes auf Verpackungsbeilagen, um eine Rücksendeanfrage zu starten

Platzieren Sie Ihren generierten QR-Code im Versandkarton oder auf dem Lieferschein, der direkt zu Ihrem Rücksendeformular oder Ihrem Rücksendeportal führt. Der Kunde scannt ihn, wenn er sich entscheidet, den Artikel zurückzusenden. Er muss nicht in alten E-Mails suchen oder auf Ihre Website navigieren.

Auf Shopify ist dies so einfach wie das Erstellen eines QR-Codes, der auf Ihre native Rücksendeanfrageseite verweist, und das Aufdrucken auf Ihre Lieferscheine. Der Rücksendeweg ist in dem Moment, in dem der Kunde ihn benötigt, bereits im Karton enthalten, und Ihr Posteingang wird spürbar ruhiger.

QR-Codes für kontaktlose Rücksendungen

Die Standorte der Versanddienstleister unterstützen zunehmend kontaktlose Rücksendungen per QR-Code. Der Kunde kommt mit dem Artikel und einem QR-Code vorbei, der Mitarbeiter scannt ihn, und die Rücksendung wird erfasst und angenommen. All dies ohne Papierkram, Ausdrucke oder Hin- und Her-Kommunikation.

Das bedeutet weniger Fehler bei der Annahme, da jeder Scan mit einer bestimmten, vorab genehmigten Rücksendeanfrage verknüpft ist. Sie wissen bereits vor der Ankunft, was zurückkommt und warum.

QR-Codes für Rücksendungsverfolgung und Rückerstattungs-Updates

QR-Codes können Kunden auch auf eine Seite weiterleiten, die den Status ihrer Rücksendung und Rückerstattung in Echtzeit anzeigt. Wenn Kunden den Status selbst per Scan überprüfen können, hören sie auf, E-Mails mit der Frage „Wo bleibt meine Rückerstattung?“ zu senden. Sie bauen keine zusätzliche Kundendienst-Ebene auf. Sie beseitigen den Grund, warum Kunden Sie überhaupt kontaktieren mussten.

QR-Codes als Zeichen der Nachhaltigkeit

Vorgedruckte Rücksendeetiketten verursachen Papierabfall, insbesondere wenn Kunden sie nicht verwenden. QR-Code-basierte Rücksendungen eliminieren dies vollständig. Etiketten werden erst bei einer tatsächlichen Rücksendung gedruckt, und zwar am Standort des Transportunternehmens, nicht in Ihrem Fulfillment-Prozess.

Große Marken wie Patagonia haben QR-Codes genutzt, um ihren Verpackungs-Fußabdruck deutlich zu reduzieren und die Anzahl der individuellen Anhängeetiketten von 20 Designs auf 2 zu senken. Die Logik lässt sich ebenso sauber skalieren. Wenn die Verpackungen Ihrer Marke bereits auf Nachhaltigkeit ausgerichtet sind, ist die Umstellung auf QR-Code-basierte Rücksendungen ein logischer nächster Schritt, dessen Kommunikation an die Kunden keine zusätzlichen Kosten verursacht.

So erstellen Sie QR-Codes für E-Commerce-Rücksendeabläufe

Sie benötigen keinen Entwickler. Sie benötigen Klarheit darüber, was der QR-Code leisten soll, und das richtige Tool, um ihn zu erstellen.

Schritt 1: Definieren Sie, was der QR-Code leisten soll

Bevor Sie etwas erstellen, entscheiden Sie, was der QR-Code leisten soll. Dies bestimmt, welchen Typ Sie erstellen und wo Sie ihn platzieren.

Häufige Ziele für QR-Codes bei E-Commerce-Rücksendungen:

• Kunden zu einem Rücksendeformular oder -portal weiterleiten
• Teilen Sie Rücksendeanweisungen als einfache Seite oder als herunterladbares PDF
• Eine vorgefertigte E-Mail an Ihren Posteingang senden, damit Sie die Rücksendung manuell bearbeiten können

Jedes Ziel entspricht einem anderen QR-Code-Typ. Klären Sie dies, bevor Sie beginnen.

Schritt 2: Wählen Sie den richtigen QR-Code-Typ

Gehen Sie zu The QR Code Generator (TQRCG) und wählen Sie den QR-Code-Typ aus, der Ihrem Ziel entspricht.

Für E-Commerce-Rücksendeworkflows sind die relevantesten Optionen:

• URL-QR-Code: Verlinkt direkt zu Ihrem Rückgabeportal, Ihrem Rückgabeantragsformular oder Ihrer Sendungsverfolgungsseite. Dies ist für die meisten Marken der richtige Ausgangspunkt.
• PDF-QR-Code: Verlinkt zu einem Dokument mit Rückgabeanweisungen zum Herunterladen. Nützlich, wenn Ihre Rückgabebedingungen detailliert sind und Sie möchten, dass Kunden eine klare Referenz zur Hand haben.
• E-Mail-QR-Code: Öffnet die E-Mail-App des Kunden, wobei Ihre Support-Adresse bereits vorausgefüllt ist. Eine praktische Option, wenn Sie Rücksendeanfragen manuell bearbeiten und Ihren Kunden eine unkomplizierte Möglichkeit bieten möchten, Sie zu erreichen.

Für die meisten E-Commerce-Marken ist ein URL-QR-Code die richtige Wahl. Er ist flex, leicht zu aktualisieren und funktioniert an jeder Stelle: auf Verpackungsbeilagen, Lieferscheinen, Rückgabe-E-Mails und Bestätigungsseiten.

Entscheiden Sie sich außerdem für dynamische QR-Codes. Ein statischer QR-Code legt das Ziel dauerhaft fest. Wenn sich die URL Ihres Rückgabeportals ändert oder Sie die Plattform wechseln, wird jede Verpackung mit diesem Code unbrauchbar. Mit einem dynamischen QR-Code können Sie das Ziel jederzeit aktualisieren, ohne den Code selbst ändern oder neu drucken zu müssen. The QR Code Generator bietet zwei kostenlose dynamische QR-Codes an, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.

Schritt 3: Passen Sie den QR-Code an Ihre Marke an

The QR Code Generator (TQRCG) ermöglicht es Ihnen, Farbe, Muster und Stil anzupassen und Ihr Markenlogo in der Mitte hinzuzufügen. Ein mit Ihrer Marke versehenes QR-Code wirkt durchdacht. Ein schlichtes schwarz-weißes Quadrat ohne Kontext wird von Kunden leicht ignoriert oder als unseriös empfunden.

Laden Sie ihn als PNG für die digitale Nutzung oder als SVG für den Druck herunter.

Schritt 4: Platzieren Sie ihn dort, wo Kunden ihn brauchen, und fügen Sie einen klaren Aufruf zum Handeln hinzu

Platzierung und Kontext entscheiden darüber, ob jemand den Code scannt. Ein QR-Code ohne Erklärung wird ignoriert. Kunden müssen wissen, was sie scannen und was sie dafür erhalten.

Wirksame CTAs neben Ihrem QR-Code:

• „Scannen Sie, um Ihre Rücksendung zu starten“
• „Scannen Sie für Rücksendeanweisungen“
• „Scannen, um Ihr Rücksendeetikett zu erstellen“

Eine kurze Zeile. Mehr braucht es nicht.

Bewährte Methoden für die Verwendung von QR-Codes bei E-Commerce-Rücksendungen

Das Einrichten eines QR-Codes ist einfach. Damit er für jeden Kunden zuverlässig funktioniert, bedarf es etwas mehr Überlegung.

Design und Platzierung

• Passen Sie die Größe an die Oberfläche an. Für Verpackungsbeilagen und Lieferscheine beträgt die empfohlene Mindestgröße 1 × 1 Zoll. Alles, was kleiner ist, birgt das Risiko von Scanfehlern auf strukturierten oder leicht unebenen Oberflächen.
• Platzieren Sie ihn dort, wo das Paket geöffnet wird, und nicht an einer Stelle, an der er beschädigt werden könnte. Die Innenklappe des Versandkartons oder die Oberseite des Lieferscheins sind zuverlässige Positionen. Vermeiden Sie die Außenseite des Kartons. Dort platzierte Codes können während des Transports beschädigt werden, noch bevor der Kunde sie überhaupt sieht.
• Testen Sie vor dem Drucken. Testen Sie sowohl auf iOS als auch auf Android unter verschiedenen Lichtverhältnissen und in der tatsächlichen Druckgröße. Was auf Ihrem Smartphone bei gutem Licht einwandfrei gescannt wird, lässt sich möglicherweise nicht auf einem abgenutzten Lieferschein unter einer Küchendecke scannen. Finden Sie das nicht erst durch eine Kundenbeschwerde heraus.

Inhalt und Ziel

• Verlinken Sie auf eine für Mobilgeräte optimierte Rückgabeseite. Kunden scannen zu Hause mit ihrem Smartphone. Ein Rückgabeportal, das nicht für Mobilgeräte optimiert ist, verursacht mehr Reibungsverluste, als es beseitigt.
• Die Landingpage sollte nur eine Aufgabe erfüllen. Die Seite, die nach dem Scannen geladen wird, sollte einen klaren nächsten Schritt enthalten. Kunden, die auf einer überladenen Seite mit Rückgabebedingungen landen, springen ab und wenden sich stattdessen per E-Mail an den Support. Halten Sie die Seite nach dem Scannen übersichtlich, konkret und handlungsorientiert.
• Überprüfen Sie die Ziele Ihrer QR-Codes regelmäßig. Ein defekter Link im Moment der Rücksendung führt zu einem frustrierten Kunden und einer Rücksendung, die nicht korrekt bearbeitet wird. Überprüfen Sie die Ziele der QR-Codes nach Plattformmigrationen, URL-Änderungen oder Aktualisierungen Ihres Rücksendeprozesses.

Integration in Rückgabeprozesse

• Verknüpfen Sie jeden QR-Code mit einer bestimmten Rücksendeanfrage. So können Sie die Bestellung identifizieren, ihre Autorisierung bestätigen und sie bei Eingang korrekt bearbeiten, ohne dass ein manuelles Abgleichen erforderlich ist. Die meisten Rücksende-Apps und der native Rücksendeablauf von Shopify erledigen dies automatisch.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre QR-Code-Rücksendedaten an einem sinnvollen Ort gespeichert werden. Wenn die Scandaten in einem separaten Tool liegen, das niemand überprüft, haben Sie die Komplexität erhöht, anstatt sie zu verringern. Halten Sie Ihren Rücksende-Workflow an einem Ort.
• Achten Sie auf die Ablauflücke. Einige QR-Code-Rücksendesysteme generieren Codes mit begrenzter Gültigkeitsdauer. Bei Amazon läuft die Gültigkeit nach 14 Tagen ab. Wenn Ihr System dies ebenfalls tut, weisen Sie in der Rücksendebestätigung deutlich auf das Ablaufdatum hin. Kunden, die am Schalter des Transportunternehmens feststellen, dass ihr Code abgelaufen ist, haben keinen guten Tag.

Häufige Fallstricke

• Verlinken Sie QR-Codes nicht auf veraltete Seiten. Dies ist der häufigste und am einfachsten zu behebende Fehler. Verwenden Sie dynamische Codes, damit Sie das Ziel aktualisieren können, ohne etwas neu drucken zu müssen.
• Verwenden Sie keine statischen Codes auf massenbedruckten Verpackungen. Statische Codes sind dauerhaft. Dynamische Codes sind es nicht. Verwenden Sie dynamische Codes.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass die Abgabestelle Ihren QR-Code unterstützt. Die QR-Code-Rücksendeprogramme der Transportunternehmen haben spezifische Anforderungen. Ein für USPS Label Broker generierter QR-Code funktioniert nicht an einer FedEx-Abgabestelle. Teilen Sie Ihren Kunden ausdrücklich mit, bei welchem Transportunternehmen Ihr Code funktioniert, und listen Sie die akzeptierten Standorte in der Bestätigung auf.
• Testen Sie nicht nur auf Ihrem Smartphone. Wenn Sie ein Tablet oder einen Handscanner zur Bearbeitung von Rücksendungen verwenden, testen Sie den Code auch auf diesen Geräten. Das Scanverhalten variiert stärker, als Sie erwarten würden.

Erleichtern Sie jede Rücksendung mit QR-Codes

Rücksendungen müssen nicht der Teil des Geschäfts sein, der Ihren Nachmittag in Anspruch nimmt. Ein QR-Code auf Ihrer Verpackung, Ihrem Lieferschein oder Ihrem Rücksendeetikett verbindet den Kunden direkt mit dem Prozess und verknüpft die Rücksendung direkt mit Ihren Unterlagen, ohne dass Sie bei jedem Schritt dazwischen stehen müssen.

Mit der richtigen Platzierung, einem klaren Aufruf zum Handeln und einem dynamischen QR-Code, der sich mit der Weiterentwicklung Ihres Workflows aktualisiert, werden Rücksendungen für Kunden schneller und für Ihr Team einfacher zu verwalten. Und das alles ohne zusätzlichen Personalaufwand, neu gedruckte Verpackungen oder Sonderanfertigungen.

Sind Sie bereit, Ihren E-Commerce-Rücksendeprozess zu vereinfachen? Melden Sie sich an und erstellen Sie Ihren ersten QR-Code mit The QR Code Generator.

Häufig gestellte Fragen