Novo código QR dinâmico 
Novo código QR estático 
Os planos de lugares costumam causar congestionamento nas entradas dos eventos, uma vez que os convidados têm de parar para procurar a sua mesa, o que leva a aglomerações, tempos de espera mais longos e interrupções frequentes por parte do pessoal.
flexUm código QR do plano de lugares resolve este problema, direcionando os convidados diretamente para um plano de lugares digital ao qual podem aceder nos seus telemóveis. Os convidados podem simplesmente digitalizar o código QR exibido na entrada e encontrar a sua mesa em segundos, em vez de se amontoarem em torno de um painel de lugares. Também dá aos organizadores mais flexibilidade quando as atribuições de lugares mudam à última hora.
Como resultado, a experiência geral de chegada dos convidados torna-se mais fluida, quer esteja a organizar um casamento, uma conferência, um evento escolar ou uma angariação de fundos.
Este guia abrange tudo o que os organizadores de eventos e os noivos precisam de saber: como funcionam os códigos QR dos planos de lugares, que tipo utilizar, como criar um passo a passo e como garantir que a experiência funciona para todos os convidados. Pode aplicar isto a casamentos, eventos corporativos, galas, conferências, eventos escolares e angariações de fundos.
Índice
- O que é um código QR de plano de lugares?
- Porquê utilizar um código QR de plano de lugares?
- Códigos QR estáticos vs. dinâmicos para planos de lugares
- Dois formatos de mapa de lugares e como escolher
- Como criar códigos QR para planos de lugares
- Como lidar com alterações de última hora na disposição dos lugares
- Casos de utilização de mapas de lugares com QR Code
- Como fazer com que os códigos QR dos planos de lugares funcionem para todos os convidados
- Faça com que a primeira impressão dos seus convidados conte
- Perguntas frequentes
O que é um código QR de mapa de lugares?
Um QR Code de plano de lugares é um código digitalizável que ajuda os convidados a encontrar a mesa ou o lugar que lhes foi atribuído utilizando os seus telemóveis. Quando os convidados digitalizam o QR Code, abre-se um plano de lugares online. O plano de lugares pode ser um PDF, uma imagem, uma página web, uma folha de cálculo ou uma ferramenta de pesquisa de convidados.
O código QR não armazena o plano de lugares em si. Em vez disso, direciona os convidados para o local onde o plano de lugares está alojado. Como o plano de lugares e o código QR são separados, os organizadores podem atualizar as informações de lugares sem terem de substituir os cartazes impressos. Isto torna os códigos QR de planos de lugares úteis para casamentos, conferências, galas, eventos escolares, banquetes e eventos de angariação de fundos, onde a atribuição de lugares por vezes muda antes do início do evento.
Porquê utilizar um código QR de plano de lugares?
Um código QR do plano de lugares ajuda os convidados a encontrar os seus lugares mais rapidamente e reduz a aglomeração na entrada. Os convidados digitalizam o código e visualizam o plano de lugares nos seus próprios telemóveis, em vez de se reunirem em torno de um único ecrã.
Um código QR do plano de lugares oferece quatro vantagens principais.
- Reduz a aglomeração. Os convidados podem espalhar-se enquanto verificam a sua atribuição de mesa, em vez de esperarem em torno de um quadro de lugares.
- Lidar com alterações de última hora. Os organizadores podem atualizar o mapa de lugares sem ter de reimprimir cartazes de grandes dimensões.
- Facilita a localização das atribuições de lugares. Os convidados podem verificar o número da sua mesa a qualquer momento durante o evento.
- Reduzir as necessidades de impressão. Um único cartaz com código QR pode substituir vários planos de lugares impressos.
Estas vantagens ajudam a criar uma experiência de chegada mais tranquila, tanto para os convidados como para a equipa do evento.
Códigos QR estáticos vs. dinâmicos para planos de lugares
Um código QR dinâmico permite-lhe atualizar o plano de lugares depois de o código QR ter sido impresso. Um código QR estático não permite isso. Um código QR estático redireciona diretamente para um endereço web. Se esse endereço web mudar, o código QR deixa de funcionar e tem de ser substituído.
flexUm código QR dinâmico oferece mais flexibilidade aos organizadores. O código QR impresso permanece o mesmo, mesmo que o plano de lugares mude para um link ou plataforma diferente.
Escolha um código QR estático quando o plano de lugares estiver definitivo e não forem esperadas alterações. Escolha um código QR dinâmico quando o número de convidados, a atribuição de mesas ou a disposição dos lugares possam mudar antes do evento.
Para a maioria dos casamentos, conferências, galas e eventos de angariação de fundos, um código QR dinâmico é a melhor escolha, porque as alterações nos lugares são comuns durante os últimos dias antes de um evento.
Dois formatos de mapa de lugares e como escolher
O melhor formato de plano de lugares depende da dimensão do seu evento. Os eventos mais pequenos funcionam bem com um plano de lugares simples, enquanto os eventos maiores funcionam melhor com uma pesquisa de convidados.
Opção 1: Plano de lugares completo
Um plano de lugares completo mostra a disposição completa dos lugares depois de os convidados digitalizarem o código QR. Os convidados percorrem o plano para encontrar os seus nomes e números de mesa. Este formato funciona melhor para eventos com menos de 50 convidados, porque a lista continua a ser fácil de ler no ecrã de um telemóvel.
Opção 2: Pesquisa de convidados
Uma pesquisa de convidados permite que os convidados digitem os seus nomes numa caixa de pesquisa e vejam instantaneamente as suas atribuições de mesa. Este formato funciona melhor para eventos com 100 ou mais convidados, porque elimina a necessidade de percorrer longas listas de nomes.
Para casamentos de grande dimensão, conferências, galas e eventos de angariação de fundos, uma pesquisa de convidados proporciona normalmente a experiência mais rápida e fácil para os convidados.
Como criar códigos QR para planos de lugares
Crie um código QR para o plano de lugares em cinco passos com oThe QR Code Generator (TQRCG). Crie primeiro o plano de lugares, pois o código QR precisa de um destino antes de poder ser gerado.
Passo 1: Crie e hospede o seu plano de lugares
Crie uma versão digital do seu plano de lugares utilizando uma ferramenta como o Google Sheets, Google Slides, Canva, Excel ou software de planeamento de eventos.
Hospede o plano de lugares online e certifique-se de que os convidados podem aceder ao mesmo sem terem de iniciar sessão. Se estiver a utilizar o Google Drive ou o Google Docs, defina as permissões de partilha para «Qualquer pessoa com o link pode ver».
Formate o plano de lugares para dispositivos móveis antes de o publicar.
- Utilize um tipo de letra com, no mínimo, 14 pt.
- Organize os nomes por ordem alfabética.
- Utilize texto escuro sobre fundo claro.
- Evite layouts que exijam deslocamento horizontal.
💡 Dica profissional: Teste o link antes de criar o Código QR. Abra o link do mapa de lugares numa janela de navegação anónima no seu telemóvel, utilizando dados móveis. Se o mapa carregar sem pedir que inicie sessão, os convidados poderão aceder-lhe sem problemas no dia do evento.
Passo 2: Gere um Código QR dinâmico com o TQRCG
Registe-se no The QR Code Generator (TQRCG) e selecione URL como tipo de código QR.
Cole o link para o seu mapa de lugares hospedado no campo de destino. Selecione Código QR dinâmico antes de gerar o código. Um Código QR dinâmico permite-lhe atualizar o destino posteriormente sem ter de reimprimir placas, cartões de mesa ou ecrãs de boas-vindas.
Selecione «Seguinte» para gerar o código QR e avançar para a etapa de personalização.
💡 Dica profissional: Gere o código QR antes de o seu plano de lugares estar finalizado. Desde que utilize um código QR dinâmico, pode atualizar o destino posteriormente sem criar um novo código.
Passo 3: Personalizar o Código QR
Personalize o código QR antes de o descarregar. Um código QR bem concebido é mais fácil de os convidados repararem e digitalizarem. Utilize as opções de personalização no TQRCG para adicionar as cores do evento, um logótipo ou monograma, uma moldura à volta do código QR e texto de chamada à ação.
Utilize um código QR escuro sobre um fundo claro para obter o melhor desempenho de leitura. Adicione texto como «Leia para encontrar o seu lugar» ou «Leia para ver a sua atribuição de mesa», para que os convidados saibam exatamente para que serve o código QR.
Evite combinações de cores de baixo contraste, códigos QR em tons pastel e esquemas de cores invertidos, pois reduzem a fiabilidade da leitura. O detetor de legibilidade integrado do TQRCG exibe um aviso se as suas personalizações forem suscetíveis de causar falhas na leitura.
💡 Dica profissional: Mantenha os logótipos pequenos. Um logótipo ou monograma não deve ocupar mais de 30% da área do código QR. Logótipos de grandes dimensões reduzem a quantidade de dados digitalizáveis e podem causar problemas de digitalização em dispositivos mais antigos.
Passo 4: Descarregue o QR Code
Descarregue o Código QR no formato adequado à sua utilização. Descarregue um ficheiro PNG para a maioria dos cartazes de eventos, convites, cartões de mesa e materiais impressos. Para impressão em grande formato, como painéis de espuma, banners e cartazes de boas-vindas de grandes dimensões, descarregue um ficheiro SVG.
Antes de fazer o download, confirme se o código QR é suficientemente grande para o uso pretendido.
- Utilize um tamanho mínimo de 5 × 5 cm para convites e cartões de mesa.
- Utilize um tamanho mínimo de 4 × 4 polegadas para placas de entrada e expositores tipo cavalete.
Guarde os ficheiros descarregados num local de fácil acesso, caso seja necessário reimprimi-los mais tarde.
💡 Dica profissional: utilize um nome claro para o código QR antes de fazer o download. Dê ao código QR um nome específico, como «Lugares no casamento – 14 de junho» ou «Lugares na conferência – Salão de baile A». Um nome claro facilita a localização no painel de controlo e a atualização do código QR correto caso os planos mudem.
Passo 5: Teste e coloque o código QR
Teste o código QR antes de imprimir grandes quantidades ou de o exibir no local do evento. O teste ajuda a identificar problemas antes da chegada dos convidados. Por exemplo, digitalize o código QR utilizando um iPhone, um telemóvel Android e um smartphone mais antigo.
Confirme se o código QR é lido rapidamente e se o mapa de lugares carrega corretamente tanto em Wi-Fi como em dados móveis.
Após o teste, coloque placas com o código QR em locais onde os convidados naturalmente param após entrarem no local do evento.
Os locais de colocação mais comuns incluem os seguintes.
- Entradas do local
- Mesas de boas-vindas
- Áreas de cocktail
- Entradas da receção
- Bares
Para eventos com 150 ou mais convidados, coloque dois a três cartazes com QR Code em diferentes pontos de entrada para reduzir a aglomeração e distribuir o fluxo de pessoas.
💡 Dica profissional: Siga o fluxo dos convidados. Coloque placas com o código QR nos locais onde os convidados naturalmente abrandam o passo após entrarem no local do evento. As mesas de boas-vindas, as áreas de entrada e os espaços de coquetel costumam gerar as taxas de leitura mais elevadas.
Como lidar com alterações de última hora nos lugares
Um código QR dinâmico facilita as alterações de última hora nos lugares, pois o código QR impresso não precisa de ser alterado. Atualize o plano de lugares e os convidados verão automaticamente a versão mais recente quando o digitalizarem.
Existem duas formas de lidar com alterações nos lugares no dia do evento.
Opção 1: Atualize o plano de lugares existente
Atualize o plano de lugares se este permanecer no mesmo endereço web.
Por exemplo, edite a folha do Google Sheets, atualize o design no Canva ou modifique o plano de lugares no seu software de eventos. O código QR continua a funcionar, uma vez que já aponta para essa localização. Esta é a opção mais rápida, porque não é necessário alterar nenhuma configuração do código QR.
Opção 2: Alterar o destino do código QR
Altere o destino do Código QR se o plano de lugares for transferido para um novo endereço web.
Inicie sessão no seu painel de controlo do TQRCG, abra o Código QR, atualize o URL de destino e guarde as alterações. Os convidados que digitalizarem o Código QR após a atualização serão automaticamente direcionados para o novo plano de lugares. Esta opção é útil ao mudar de plataforma, substituir ficheiros ou publicar um plano de lugares completamente novo.
💡 Dica profissional: Efetue todas as atualizações dos lugares pelo menos 30 minutos antes da chegada dos convidados. Isto dá-lhe tempo suficiente para testar o plano de lugares atualizado e confirmar que o código QR continua a funcionar como esperado.
Crie um plano de contingência com o código QR do mapa de lugares para os convidados
Um código QR do plano de lugares funciona melhor quando é apoiado por um plano de contingência simples. Um plano de contingência ajuda os convidados que têm a bateria do telemóvel descarregada, rede móvel limitada ou dificuldade em digitalizar códigos QR.
Prepare estas opções de contingência antes do evento:
- Imprima uma lista de convidados por ordem alfabética. Imprima uma única lista de contingência com os nomes dos convidados e as mesas que lhes foram atribuídas. Mantenha-a perto da entrada com um recepcionista, coordenador ou membro da equipa do evento.
- Abra o mapa de lugares num tablet ou computador portátil. Carregue o mapa de lugares antes da chegada dos convidados e mantenha o dispositivo no balcão de check-in. A equipa pode ajudar rapidamente os convidados que precisarem de assistência.
Estas opções de backup demoram apenas alguns minutos a preparar e ajudam a garantir que todos os convidados encontram o seu lugar.
💡 Dica profissional: Designe uma pessoa para gerir as questões relacionadas com os lugares. Um ponto de contacto designado evita que vários membros da equipa ou familiares tentem resolver o mesmo problema simultaneamente.
Casos de utilização para planos de lugares com QR Code
Os planos de lugares com código QR podem ser utilizados em casamentos, conferências, galas, eventos escolares, jantares privados e encontros comunitários. A configuração adequada depende da dimensão do evento, da forma como a atribuição de lugares é gerida e da eventual necessidade de atualizações após a impressão do código QR.
Casamentos
Um mapa de lugares com código QR ajuda os convidados do casamento a encontrar as suas mesas sem se amontoarem em torno de um quadro de lugares. Os convidados podem digitalizar o código QR na entrada da receção e ver a sua atribuição de mesa nos seus telemóveis.
Os planos de lugares nos casamentos mudam frequentemente nos últimos dias antes do evento. Um código QR dinâmico para casamentos permite aos casais atualizar a atribuição de mesas sem terem de reimprimir placas ou painéis de boas-vindas.
Para casamentos de maior dimensão, coloque placas com QR Code tanto na área do cocktail como na entrada da receção. Várias placas ajudam a distribuir os convidados e a reduzir os congestionamentos durante o período de chegada mais movimentado.
Eventos corporativos e conferências
Um mapa de lugares com código QR facilita a gestão da atribuição de lugares em grandes grupos de participantes. Os convidados podem aceder às informações sobre os lugares imediatamente após o check-in ou ao receberem os seus crachás.
Os eventos corporativos agrupam frequentemente os participantes por departamento, nível de inscrição, função ou objetivos de networking. Um plano de lugares digital facilita a gestão e atualização destas atribuições.
Os códigos QR dinâmicos para conferências também são úteis em eventos com várias sessões. Os organizadores podem atualizar as atribuições de lugares entre sessões sem ter de reimprimir crachás, programas ou sinalização.
Galas, eventos de angariação de fundos e jantares de entrega de prémios
Um mapa de lugares com código QR simplifica a gestão das mesas VIP e dos patrocinadores. Os organizadores podem atualizar as atribuições de lugares sem substituir os materiais impressos.
Os eventos formais enfrentam frequentemente alterações de última hora envolvendo patrocinadores, doadores, oradores e convidados VIP. Um código QR dinâmico permite aos organizadores fazer atualizações, mantendo o mesmo código QR impresso nos convites, programas e sinalização do evento.
Adicionar o código QR aos convites ou programas do evento também permite que os convidados verifiquem a sua atribuição de mesa antes de chegarem ao local.
Eventos escolares e cerimónias de formatura
Um mapa de lugares com código QR ajuda os alunos e as famílias a encontrarem rapidamente as secções atribuídas. Os convidados podem procurar as atribuições de lugares nos seus telemóveis, em vez de terem de consultar longas listas impressas.
Os grandes auditórios requerem frequentemente alterações nos lugares devido a ajustes na bilhética, pedidos de acessibilidade ou atualizações de presença. Um plano de lugares digital permite que a equipa faça essas alterações sem ter de reimprimir a sinalética.
Eventos de jantar privados
Um mapa de lugares com código QR ajuda os convidados a encontrar os seus lugares atribuídos sem terem de esperar pela ajuda da equipa. Os convidados podem digitalizar o código QR à chegada e ver imediatamente a sua atribuição de mesa.
Esta abordagem funciona bem para jantares de ensaio, eventos privados em restaurantes, jantares de networking e encontros executivos onde a atribuição de lugares é importante.
Eventos comunitários e angariações de fundos
Um plano de lugares com código QR oferece uma forma económica de gerir a atribuição de lugares. Os organizadores podem criar, atualizar e partilhar informações sobre os lugares sem terem de imprimir grandes quadros de lugares.
Os eventos comunitários dependem frequentemente de orçamentos limitados e de pessoal voluntário. Um mapa de lugares com código QR reduz os custos de impressão, ao mesmo tempo que disponibiliza as informações sobre os lugares em qualquer smartphone.
Como fazer com que os códigos QR do plano de lugares funcionem para todos os convidados
Um QR Code de plano de lugares funciona melhor quando todos os convidados têm uma forma simples de aceder às informações sobre os lugares. Alguns pequenos ajustes podem facilitar a experiência para convidados mais idosos, utilizadores de QR Codes pela primeira vez e convidados que necessitem de apoio em termos de acessibilidade.
Seguir as melhores práticas de acessibilidade para códigos QR antes do evento ajuda a garantir que todos os convidados possam encontrar o seu lugar confortavelmente.
1. Adicione instruções claras para a leitura
Imprima instruções simples diretamente no cartaz, tais como:
- Abra a câmara do seu telemóvel.
- Aponte-a para o código QR.
- Toque no link.
- Encontre o seu nome.
Instruções claras ajudam os hóspedes que possam estar a utilizar um código QR pela primeira vez.
2. Coloque vários cartazes com o código QR
Exiba placas com o código QR em vários locais, como a entrada, a mesa de boas-vindas e a área de coquetel.
A presença de vários cartazes reduz a aglomeração e permite que os convidados consultem a sua atribuição de lugares sem bloquear a visão dos outros.
3. Mantenha uma lista de reserva impressa
Imprima uma lista de convidados por ordem alfabética com a atribuição de mesas e mantenha-a perto da entrada.
Designe um assistente, coordenador ou membro da equipa do evento para ajudar os convidados que prefiram não utilizar um smartphone.
4. Considere uma configuração híbrida
Para eventos com um grande número de convidados mais idosos, coloque uma pequena lista de lugares impressa ao lado do sinal com o código QR.
Oferecer ambas as opções permite que os convidados escolham o método com o qual se sentem mais à vontade.
5. Apoie os convidados com deficiência visual
Os planos de lugares digitais permitem aos convidados ampliar a imagem, aumentar o tamanho do texto e utilizar ferramentas de acessibilidade nos seus smartphones, tais como leitores de ecrã.
Em muitos casos, um mapa de lugares digital é mais fácil de ler do que um grande quadro de lugares impresso.
💡 Dica profissional: Peça a alguém que não esteja familiarizado com códigos QR para testar a sua configuração. Se conseguirem encontrar o seu lugar sem ajuda, a maioria dos convidados será capaz de fazer o mesmo no dia do evento.
Faça com que a primeira impressão dos seus convidados conte
Um código QR do plano de lugares ajuda os convidados a encontrarem os seus lugares mais rapidamente, reduz a aglomeração nas entradas do evento e facilita a gestão de alterações de última hora nos lugares. Em vez de se reunirem em torno de um único quadro de lugares, os convidados podem aceder às informações de lugares diretamente a partir dos seus telemóveis com uma rápida leitura.
Quer esteja a planear um casamento, uma conferência, uma gala, uma angariação de fundos ou um evento escolar, o The QR Code Generator (TQRCG) pode ajudá-lo a criar um código QR com o plano de lugares. Com os seus dois códigos QR dinâmicos gratuitos para sempre, crie uma experiência de chegada mais tranquila para os convidados, ao mesmo tempo que ganha mais flexibilidade nos bastidores.
Crie o seu código QR do plano de lugares com o TQRCG e acomode os convidados instantaneamente.
Perguntas frequentes
Não. Os dispositivos iPhone e Android modernos podem ler códigos QR diretamente através da aplicação de câmara integrada. Os convidados basta apontarem a câmara para o código QR, tocarem na notificação e abrirem o mapa de lugares no navegador do telemóvel.
Mantenha uma lista de reserva impressa e designe um assistente ou coordenador para ajudar os convidados a encontrar os seus lugares. Para apoio adicional, exiba o mapa de lugares num tablet ou computador portátil no balcão de check-in. Para eventos com muitos convidados mais idosos, considere colocar uma pequena lista de lugares impressa ao lado do sinal do código QR para que os convidados possam escolher a opção que preferirem.
Sim, se utilizar um código QR dinâmico. Pode atualizar o plano de lugares no URL existente ou alterar o destino do código QR para um URL completamente novo. Em ambos os casos, o código QR impresso permanece o mesmo e os convidados veem automaticamente a versão mais recente quando o digitalizam.
Pode hospedar um plano de lugares no Google Sheets, Google Docs, Canva, num site de casamento, num site de eventos ou num software de planos de lugares que forneça um link público. Antes de criar o código QR, confirme se os convidados conseguem aceder ao plano de lugares sem terem de iniciar sessão. Testar o link numa janela de navegação anónima é a forma mais fácil de verificar isto.
Não necessariamente. A maioria dos eventos precisa apenas de uma lista de reserva impressa, em vez de um quadro de lugares completo. Uma simples lista alfabética mantida perto da entrada constitui uma alternativa fiável para os convidados que preferem não utilizar os seus telemóveis.
Utilize um tamanho mínimo de 5 × 5 cm para convites, cartões de mesa e outras situações de leitura a curta distância. Para sinalização na entrada, painéis de boas-vindas e cavaletes, utilize um tamanho mínimo de 10 × 10 cm. Teste sempre o código QR impresso à distância de leitura prevista antes do evento.
