Come i ristoranti utilizzano i codici QR sui display della cucina

Gestire un ristorante è già abbastanza difficile senza l’ulteriore stress di ordini mancanti o sbagliati che rallentano il lavoro. Vi sarà capitato: un biglietto sparisce, un ordine viene ascoltato male o un biglietto viene sbavato durante la fretta. Improvvisamente, il piatto sbagliato viene distribuito e voi perdete tempo e ingredienti per correggere un errore evitabile.

La trasmissione manuale degli ordini rallenta l’attività e danneggia i profitti. In effetti, gli errori umani in un ristorante possono costare fino a 9.000 dollari al mese. Sebbene la maggior parte dei ristoranti cerchi di ridurre questi errori, pochi hanno processi affidabili per eliminarli completamente.

Ecco una soluzione semplice: Codici QR collegati a un sistema di visualizzazione della cucina (KDS).

Con una sola scansione, gli ordini passano direttamente dal telefono del cliente allo schermo della cucina, in modo rapido, preciso e senza complesse configurazioni del POS. Si tratta di un aggiornamento leggero che migliora la velocità degli ordini, riduce al minimo gli errori e libera l’attenzione del team per il servizio.

Per capire perché questo cambiamento è necessario, è necessario esaminare quanto ci costano gli ordini manuali.

Indice dei contenuti

1. I costi nascosti delle ordinazioni manuali nel vostro ristorante
2. L’uso dei codici QR per inviare gli ordini alla cucina senza POS
3. In che modo i display della cucina attivati dai QR Code migliorano l’accuratezza e la velocità?
4. Come impostare i QR Code per i flussi di lavoro di visualizzazione in cucina
5. Quali sono le migliori pratiche per l’utilizzo dei QR Code per i display in cucina?
6. Trasformare ogni ordine in un vantaggio
7. Domande frequenti

I costi nascosti degli ordini manuali nel vostro ristorante

Un’ordinazione sbagliata durante un pranzo di punta significa un rifacimento, un cliente frustrato e un team che si affanna mentre si accumulano nuovi ordini. Ecco cosa si rischia davvero quando ci si affida a scontrini cartacei e a ordini manuali:

1. Ordini mancati o mal ascoltati

Gridare gli ordini attraverso il bancone o scarabocchiare sulla carta porta a sbagliare i dettagli e a perdere gli scontrini. Questo si traduce in rifacimenti, sprechi di ingredienti e tempi di attesa più lunghi, che danneggiano sia il fatturato dei tavoli che le recensioni online.

2. Nessuna visione centrale degli ordini attivi

Quando il team non può vedere tutti gli ordini attivi in un unico posto, perde tempo a chiedersi: “Cosa c’è dopo?”. La preparazione e la cottura vengono ritardate fino alla consegna degli ordini da parte dei camerieri, rallentando il servizio e riducendo l’efficienza, soprattutto nelle ore di maggior afflusso.

3. Modificatori e allergie mancati

Le diciture “extra piccante”, “senza formaggio” o “senza glutine” sono facili da ignorare nei sistemi manuali. Non si tratta solo di un’esperienza negativa per gli ospiti, ma anche di un rischio per la salute. Oltre 32 milioni di americani hanno almeno un’allergia alimentare, per cui dettagli precisi e visibili sugli ordini sono essenziali per la sicurezza e la fiducia dei clienti.

4. Ritardo nel servizio durante le ore di punta

Il personale che porta le ordinazioni dal tavolo o dal bancone alla cucina crea dei colli di bottiglia. Questo passaggio fisico fa perdere tempo e distoglie il team da attività di maggior valore, come il servizio clienti e la pianificazione. Quando gli ordini aumentano, il ritardo si aggrava, lasciando il team sopraffatto.

Questi intoppi manuali non solo rallentano la vostra attività, ma sottraggono tempo prezioso, riducono la concentrazione del team e creano un’esperienza negativa per gli ospiti. La buona notizia? Esiste un modo più intelligente e diretto per gestire gli ordini senza dover rivedere l’intero sistema. Un semplice codice QR collegato a un display da cucina può eliminare questi problemi e aiutare il vostro team a servire più velocemente e con meno errori.

Utilizzo dei codici QR per inviare gli ordini alla cucina senza un POS

Non è necessario un complicato sistema POS (Point-of-Sale) per inviare gli ordini alla cucina in modo rapido e chiaro. La maggior parte dei sistemi POS e di visualizzazione della cucina sono costosi e richiedono la configurazione, l’integrazione e la formazione del personale. Per questo motivo, non sono adatti ai piccoli ristoranti o a quelli che hanno appena iniziato.

I codici QR offrono un’alternativa più semplice e conveniente. Non c’è bisogno di un’impostazione tecnologica pesante, né di costi elevati, ma solo di una visione pulita e in tempo reale degli ordini su qualsiasi schermo.

L’aggiunta dei codici QR alla vostra struttura offre ai vostri ospiti un modo veloce per inviare le ordinazioni e alla vostra cucina una visione chiara e organizzata di ciò che deve essere fatto dopo. In questo modo il team si muove senza problemi, anche quando il ristorante è pieno.

Ecco come funziona in una cucina reale:

1. Gli ospiti scansionano un codice QR ed effettuano l’ordine

È possibile utilizzare The QR Code Generator (TQRCG) per creare un codice QR che rimanda al menu digitale o al modulo d’ordine. Gli ospiti scannerizzano il codice sulla tenda del tavolo o al bancone, visualizzano il menu e ordinano autonomamente. In questo modo si elimina la necessità di biglietti cartacei o di ripetizioni manuali.

2. Gli ordini appaiono sullo schermo della cucina

Non è necessario stampare biglietti o utilizzare un sistema POS. Gli ordini in arrivo possono essere visualizzati su un tablet, un computer portatile, un monitor da cucina o qualsiasi altro dispositivo.

Il vostro team può:

• Visualizzare gli ordini in un foglio di Google che si aggiorna automaticamente.
• Monitorare gli ordini utilizzando i moduli inviati da Google Forms, Tally o Airtable.
• Controllare una casella di posta condivisa se il modulo invia gli ordini via e-mail.
• Utilizzare un URL dedicato che mostri i dati degli ordini in tempo reale.
  

Questa configurazione garantisce che la cucina veda chiaramente ogni ordine con tutte le informazioni, come modificatori, numeri di tavolo, ecc. senza affidarsi alla scrittura a mano o a trasmissioni verbali.

3. La cucina prepara gli ordini senza confusione

Quando gli ordini vengono visualizzati in tempo reale, il team di cucina può vedere esattamente cosa è stato ordinato, quando è stato ordinato ed eventuali richieste speciali che richiedono attenzione. Questa visione chiara aiuta il team a pianificare le fasi di preparazione, a gestire i tempi di cottura e a dare priorità agli ordini in base al loro arrivo.

Inoltre, i codici QR riducono il rischio di perdere elementi o di duplicare i piatti e fanno sì che i cuochi si concentrino sulla preparazione del cibo piuttosto che sulla ricerca di dettagli.

Vediamo ora come questa configurazione aiuta la vostra cucina a rimanere in carreggiata.

In che modo i display da cucina attivati dai codici QR migliorano l’accuratezza e la velocità?

In una cucina affollata, ogni secondo è importante. I display da cucina con attivazione del codice QR assicurano che il team veda gli ordini man mano che arrivano, aiutandolo a ridurre gli errori e a lavorare in modo efficiente.

Vediamo come funziona con alcuni esempi.

1. Gli ordini vanno direttamente su uno schermo visibile

Quando gli ospiti scansionano un codice QR per ordinare, le loro selezioni vengono immediatamente inviate a uno schermo in cucina. I dettagli in tempo reale, come i modificatori e i timestamp, appaiono immediatamente, in modo che il personale di cucina possa concentrarsi sulla preparazione invece di fare domande di follow-up o cercare informazioni mancanti. In questo modo il flusso di lavoro rimane regolare, anche quando il volume di lavoro aumenta.

Al Good Good Culture Club, gli ospiti scansionano i codici QR per effettuare ordini senza contatto. Questi ordini arrivano direttamente in cucina, evitando completamente i server. In questo modo si sono ridotti in modo significativo gli errori nelle ordinazioni, si è ridotto il carico di lavoro e si è permesso al personale di concentrarsi maggiormente sul miglioramento dell’esperienza degli ospiti.

Suggerimento: è possibile utilizzare un monitor o una smart TV come display per la cucina, rendendo questa configurazione poco impegnativa da implementare senza un grosso investimento.

2. Lo stato di preparazione e la sequenza degli ordini sono facili da monitorare

Gli ordini digitali con codice QR sono dotati di timestamp e appaiono nell’ordine in cui sono stati effettuati. Questo aiuta il vostro team a concentrarsi sul prossimo passo, a ridurre i ritardi e a evitare di perdere i ticket, soprattutto quando la cucina è occupata.

Ad esempio, un fast-casual che vende hamburger utilizza un foglio Google per tenere traccia degli ordini. Durante le cene affollate, evidenzia gli ordini in attesa da più di 10 minuti per far sì che la preparazione proceda senza intoppi.

Suggerimento: utilizzate spunti visivi (come il cambio di colore delle righe) per segnalare gli ordini in sospeso e migliorare la velocità in tempo reale.

3. I codici QR assicurano una mappatura accurata dei tavoli

L’inserimento di codici QR specifici per ogni tavolo consente alla cucina di sapere esattamente da dove proviene ogni ordine. Questo aiuta il personale a consegnare il cibo all’ospite giusto senza confusione.

Ristoranti in India come Wow! Momo e Haldiram utilizzano questo sistema in tutte le loro sedi, aiutando il personale a consegnare i piatti con precisione e migliorando l’esperienza degli ospiti.

Suggerimento: etichettate i codici QR in modo chiaro (Tabella 1, Tabella 2) per mantenere organizzata la mappatura degli ordini.

4. Esiste una chiara linea di responsabilità

Gli ordini con timbro temporale e codice QR creano un registro di chi ha fatto cosa e quando. Questo crea responsabilità, semplifica la revisione dei turni e aiuta a identificare i colli di bottiglia del flusso di lavoro dopo il servizio.

Ad esempio, un ristorante a servizio completo gestisce gli ordini di dessert e bevande attraverso dashboard KDS separate. Il manager utilizza i dati dei timestamp per verificare la velocità del servizio nel corso della settimana e scopre che il bar è costantemente in ritardo tra le 20 e le 21. Il manager può utilizzare questi dati per la revisione settimanale del servizio.

Suggerimento: utilizzate questi dati nelle revisioni settimanali per evidenziare le tendenze, assegnare le responsabilità e modificare gli orari o le routine di preparazione per evitare i ritardi.

5. Eliminazione delle barriere linguistiche

Gli ordini digitali possono includere icone, formati strutturati e più lingue, aiutando i team a comprendere chiaramente gli ordini, anche se non tutti parlano la stessa lingua.

Molti hotel utilizzano menu multilingue con QR Code per servire una clientela globale. Quando gli ospiti scansionano un QR Code al tavolo o nella guida ai ristoranti in camera, viene chiesto loro di scegliere la lingua preferita. Le ordinazioni vengono strutturate istantaneamente e inviate a un sistema di visualizzazione della cucina, offrendo al personale un formato coerente e di facile lettura anche se i membri del team non parlano correntemente la lingua dell’ospite.

Suggerimento: includere semplici immagini per i modificatori più comuni (ad esempio, icone per “piccante” o “senza noci”) per migliorare la chiarezza.

Come impostare i QR Code per i flussi di lavoro in cucina

Passare ai codici QR in cucina può sembrare un cambiamento significativo, ma è uno dei modi più semplici per ridurre il caos durante le ore di lavoro.

Non servono sistemi costosi o strumenti complicati. Con un’impostazione adeguata, potete dare alla vostra cucina una visione chiara degli ordini in arrivo e far sì che tutto fili liscio, anche nelle serate più affollate.

Ecco come impostare un flusso di lavoro in cucina con QR Code che si adatti alla realtà quotidiana del vostro ristorante:

Fase 1: iniziare con l’obiettivo delle ordinazioni

Ogni cucina ha punti dolenti diversi. Forse siete stanchi che il personale faccia avanti e indietro i biglietti cartacei durante le ore di punta. Forse si vuole supportare un team snello senza diminuire l’accuratezza degli ordini. Oppure volete solo un registro affidabile di ciò che è stato ordinato e quando.

Sapere cosa vi serve di più vi aiuta a decidere come il codice QR debba funzionare per voi. Questo piccolo passo consente di risparmiare molti problemi in seguito.

Fase 2: Scegliere la destinazione del codice QR che si adatta al vostro flusso di lavoro

Il vostro codice QR deve inviare gli ordini dove il vostro team può vederli e agire senza ritardi. Utilizzando The QR Code Generator (TQRCG), potete collegare il vostro codice a:

• Un menu digitale con opzioni di ordinazione(Google Forms, Tally, Airtable).
• Un semplice modulo che invia gli ordini via e-mail alla cucina.
• Una pagina che registra gli ordini con la data e l’ora per una chiara tracciabilità.

Se il flusso di lavoro cambia, non è necessario ristampare i codici QR. È invece possibile aggiornare il link di destinazione utilizzando un codice QR dinamico, che può essere facilmente modificato in qualsiasi momento.

Fase 4: Impostare un display da cucina che il vostro team utilizzerà

L’allestimento non deve essere necessariamente sofisticato. Un tablet, un computer portatile o persino un vecchio telefono con uno schermo chiaro possono diventare il vostro display da cucina. È possibile:

• Utilizzare un foglio di Google che si aggiorna automaticamente con i nuovi ordini.
• Ricevere avvisi e-mail di invio immediato del modulo.
• Tenere aperta una finestra del browser per monitorare gli ordini in arrivo.

Fase 5: Mantenere i biglietti stampati se è utile al team

Alcune cucine lavorano ancora meglio con qualcosa che possono tenere in mano. Se al vostro team piacciono gli scontrini fisici, potete usare una stampante per ricevere le e-mail degli ordini:

• Collegate una stampante per ottenere le e-mail degli ordini o le stampe dei fogli di calcolo.
• Stampate direttamente dal cruscotto degli ordini.

Questo può aiutarvi a passare a un sistema digitale, mantenendo il vostro team a proprio agio.

Fase 6: Pianificare gli aggiornamenti del menu e la flessibilità

I menu cambiano, gli articoli si esauriscono e a volte gli ordini devono essere messi in pausa per recuperare. Scegliete quindi i codici QR dinamici per avere un maggiore controllo senza costi aggiuntivi o sprechi di segnaletica.

Con i codici QR dinamici potete:

• Cambiare i menu per il pranzo, la cena o gli speciali
• Sospendere le ordinazioni durante le pause o i picchi di lavoro
• Aggiornare i prezzi o gli articoli senza ristampare i codici

Fase 7: posizionare i codici QR dove funzionano meglio

Sembra semplice, ma il luogo in cui posizionare i codici QR può rendere possibile o meno l’adozione. I punti giusti sono:

• Tende da tavolo e banconi che i vostri ospiti possono vedere immediatamente
• Postazioni di cucina o di preparazione per i flussi di lavoro interni dei codici QR

Aggiungete etichette chiare come “Scansiona per ordinare” o “Gli ordini della cucina iniziano qui”, in modo che gli ospiti e il personale sappiano esattamente cosa fare. Questo piccolo dettaglio riduce la confusione e le scansioni mancate.

Quali sono le migliori pratiche per l’utilizzo dei QR Code nei display della cucina?

Una volta impostati i QR Code per la cucina, piccoli dettagli possono fare la differenza tra un flusso di lavoro fluido e la frustrazione del team e degli ospiti. Come già detto, utilizzate sempre QR Code dinamici per aggiornare istantaneamente i menu o le specialità senza doverli ristampare.

Ecco altri suggerimenti su come far funzionare bene le ordinazioni con i codici QR nelle vostre operazioni quotidiane.

1. Testate il comportamento della scansione su tutti i dispositivi

I telefoni e i browser possono comportarsi in modo diverso durante la scansione dei codici QR. Prima di iniziare, scansionate il vostro codice QR su iOS e Android, utilizzando sia il Wi-Fi che i dati mobili. Assicuratevi che il vostro menu o modulo d’ordine si carichi rapidamente e non richieda agli ospiti di scaricare un’app o di effettuare il login.

Una pagina che si carica lentamente può portare ad ordini abbandonati, danneggiando il vostro flusso e le vostre entrate.

2. Addestrate il vostro team a monitorare gli ordini

I codici QR sono utili solo se il vostro team sa dove cercare gli ordini in arrivo. Assegnate a un membro del team per turno il compito di monitorare la schermata degli ordini, che si tratti di un foglio di Google, di una dashboard o di una casella di posta.

Una rapida sessione di formazione visiva aiuta il personale a riconoscere i nuovi ordini e a sapere cosa fare dopo, riducendo la confusione nei periodi di punta.

3. Impostare un punto di accesso di backup

I problemi tecnici capitano, spesso nei momenti peggiori. Assicuratevi che gli ordini siano visibili su più dispositivi, come tablet e computer portatili di riserva. Memorizzate i dati degli ordini in un foglio o in una casella di posta condivisa, in modo che il vostro team possa continuare a lavorare in caso di guasto di un dispositivo.

4. Utilizzate campi strutturati per modificatori e note

Le istruzioni in testo libero possono essere lette o fraintese. Utilizzate caselle a discesa o di controllo per i modificatori più comuni, come il livello di spezie, i condimenti o le esigenze dietetiche. Potete anche includere una casella di commento opzionale per le note speciali.

5. Tracciare i tempi degli ordini per migliorare il flusso della cucina

I timestamp del modulo o del foglio d’ordine possono aiutarvi a tenere traccia del tempo che intercorre tra l’invio dell’ordine e il suo completamento. Codificate per colore gli ordini più vecchi, in modo che il vostro team sappia a cosa dare la priorità durante le ore di punta. Questo aiuta a ridurre i ritardi e a migliorare la velocità di preparazione nel tempo.

6. Iniziate con poco, poi aumentate con il feedback

L’introduzione dei codici QR in una sola volta può sovraccaricare il vostro team. Iniziate con pochi tavoli o un singolo banco di servizio. Testate il sistema durante diversi turni e raccogliete i feedback del team e degli ospiti. Questo vi aiuterà a migliorare il sistema prima di utilizzarlo in tutto il ristorante.

Trasformare ogni ordine in un vantaggio

Un semplice QR Code può trasformare il modo in cui la cucina vede e gestisce gli ordini, trasformando il potenziale caos in un flusso chiaro e costante.

Quando si allineano i codici QR al flusso di lavoro reale della cucina, li si posiziona dove sono importanti e li si costruisce tenendo conto delle esigenze del team, si crea un sistema che sembra meno tecnico e più un lavoro di squadra in azione. È un cambiamento pratico che vi aiuta a velocizzare i tempi, a ridurre gli errori e a rendere felici i vostri ospiti.

E la parte migliore? Non c’è bisogno di una revisione tecnica completa per vedere la differenza. Bastano un obiettivo chiaro, un codice QR posizionato in modo intelligente e la mentalità di trasformare ogni ordine in un’opportunità per migliorare il servizio.

Siete pronti a dare alla vostra cucina il respiro di cui ha bisogno? Iniziate a creare i vostri codici QR dinamici e pronti per la cucina con The QR Code Generator e scoprite come piccoli cambiamenti possono portare chiarezza nei vostri turni più affollati.

Domande frequenti