In che modo i codici QR semplificano i resi e i rimborsi nell'e-commerce

Nel 2024, i clienti statunitensi hanno restituito merce per un valore di 890 miliardi di dollari. Il reso in sé è un costo intrinseco dell’attività. La confusione che lo circonda (l’etichetta mancante, la stampante che nessuno possiede e la richiesta di assistenza su come avviare un reso) è un costo che puoi effettivamente risolvere.

Un codice QR sulla bolla di accompagnamento, all’interno del pacco o nell’e-mail di conferma del reso sostituisce l’intero processo di stampa delle etichette con una scansione di due secondi. I clienti ottengono un reso senza intoppi, il tuo team smette di rispondere alle stesse quattro domande ogni lunedì mattina e non hai bisogno di un reparto logistico o di uno sviluppatore per configurarlo.

In questo articolo scoprirai come i codici QR semplificano i resi, dalla prima scansione del cliente al momento in cui elabori il pacco dalla tua parte.

Indice

1. Dove falliscono la maggior parte dei flussi di lavoro dei resi nell’e-commerce
2. Come funzionano i codici QR per i resi nell’e-commerce
3. Come i marchi di e-commerce utilizzano i codici QR per i resi
4. Come creare codici QR per i flussi di lavoro dei resi nell’e-commerce
5. Best practice per l’utilizzo dei codici QR nei resi e-commerce
6. Semplifica ogni reso con i codici QR
7. Domande frequenti

Dove falliscono la maggior parte dei flussi di lavoro relativi ai resi nell’e-commerce

I resi sono già abbastanza costosi di per sé. L’elaborazione di un singolo reso costa tra il 20% e il 65% del valore originale dell’articolo, se si considerano le spese di spedizione, ispezione, rifornimento e manodopera. L’ultima cosa di cui hai bisogno è che il tuo flusso di lavoro dei resi peggiori ulteriormente la situazione. Il più delle volte, è proprio così.

Per i team di piccole dimensioni, questo problema è ancora più acuto. Non disponi di un reparto di assistenza clienti dedicato che si occupi dei ticket extra né di un team di magazzino che risolva un processo di ricezione disorganizzato. Ogni lacuna nel tuo flusso di lavoro dei resi ricade direttamente su chiunque gestisca l’attività quel giorno.

I clienti non possono stampare l’etichetta di reso

Alcuni flussi di lavoro relativi ai resi richiedono ancora ai clienti di scaricare e stampare un’etichetta. Una parte significativa delle famiglie non possiede più una stampante. Questi clienti ritardano il reso, cercano una tipografia o contattano l’assistenza. Il vostro team si trova ora a gestire un problema che avrebbe dovuto essere risolto prima ancora che il pacco arrivasse.

L’autorizzazione manuale al reso rallenta l’intera catena

Senza un processo di reso digitale collegato a un sistema di autorizzazione al reso (RMA), i pacchi arrivano praticamente senza alcun contesto. Devi identificare manualmente l’articolo, abbinarlo a un ordine, confermare il motivo del reso e poi iniziare l’elaborazione. È il tipo di attività che sembra semplice finché non la fai per la decima volta nello stesso giorno.

I clienti non riescono a trovare le istruzioni per il reso

Le istruzioni per il reso sono solitamente nascoste in un’e-mail di conferma di due settimane fa, collegate a una pagina delle politiche che nessuno ha aggiunto ai preferiti o stampate su un foglio che è già finito nel cestino della carta. Quando i clienti non riescono a trovare le istruzioni, non restituiscono gli articoli correttamente o contattano l’assistenza. In entrambi i casi, questo comporta un costo per voi.

I resi generano una quota sproporzionata di ticket di assistenza

Un singolo reso può generare tre o quattro interazioni con l’assistenza: 

• “Come posso avviare un reso?” 
• “L’avete ricevuto?” 
• “Quando riceverò il mio rimborso?” 
• “L’ho rispedito, ma non è successo nulla.” 

Nessuna di queste domande è complicata. Sono tutte indicazioni del fatto che il processo non ha fornito al cliente ciò di cui aveva bisogno, quando ne aveva bisogno. Ognuno di questi ticket costa tempo al vostro team e, durante i periodi di picco, quando i volumi dei resi aumentano, si accumulano così rapidamente da sovraccaricare le code dell’assistenza, che non sono state progettate per gestirli.

I codici QR per l’e-commerce aiutano a risolvere i problemi relativi ai resi per i marchi collegando i pacchi fisici ai flussi di lavoro digitali dei resi. Una sola scansione può portare un cliente direttamente alle istruzioni per il reso, generare un’etichetta di reso o confermare l’autorizzazione al reso. Tutto questo senza richiedere stampe, telefonate o conversazioni con l’assistenza.

Come funzionano i codici QR per i resi nell’e-commerce

Esistono due modi comuni in cui i marchi utilizzano i codici QR nei resi, a seconda di come è impostato il loro processo.

1. Codici QR generati dal corriere per consegne senza etichetta: alcuni corrieri e piattaforme di e-commerce generano automaticamente i codici QR dopo che un cliente ha avviato un reso. Il cliente mostra il codice presso un punto di consegna aderente, il personale lo scansiona, stampa l’etichetta e accetta il pacco. Questo è comune con UPS, FedEx e USPS Label Broker.
2. Codici QR generati dal marchio che guidano il processo di reso: i marchi possono anche creare i propri codici QR con The QR Code Generator (TQRCG) e inserirli negli inserti degli imballaggi, nelle bolle di accompagnamento, nelle e-mail o nelle pagine degli account. Questi codici possono indirizzare i clienti a moduli di richiesta di reso, istruzioni di reso, portali di sostituzione, pagine di tracciamento dei rimborsi e pagine di contatto dell’assistenza. 

Come i marchi di e-commerce utilizzano i codici QR per i resi

Diamo un’occhiata alle applicazioni più pratiche dei codici QR generati dai marchi e dai corrieri.

Codici QR sulle etichette di reso per resi senza carta

L’applicazione più diretta dei codici QR generati dai marchi: sostituire completamente l’etichetta di reso stampata. Invece di chiedere ai clienti di scaricare, stampare e allegare un’etichetta, genera un codice QR collegato alla richiesta di reso e invialo in formato digitale.

È inoltre possibile utilizzare corrieri che supportano la stampa di etichette basate su codici QR, tra cui UPS, FedEx e USPS tramite Label Broker. Il cliente porta il pacco, mostra il codice e il corriere si occupa dell’etichetta. Non è necessario prestampare le etichette, includerle in ogni spedizione o preoccuparsi di cosa succede quando un cliente perde la propria.

Codici QR sugli inserti dell’imballaggio per avviare una richiesta di reso

Inserisci il codice QR generato all’interno della scatola di spedizione o sulla bolla di accompagnamento che rimanda direttamente al tuo modulo di richiesta di reso o al portale dei resi. Il cliente lo scansiona quando decide di restituire l’articolo. Non c’è bisogno di cercare tra vecchie e-mail o di navigare sul tuo sito web.

Su Shopify, è semplice come generare un codice QR che rimanda alla tua pagina nativa di richiesta di reso e stamparlo sulle tue bolle di accompagnamento. Il percorso di reso è nella scatola nel momento in cui il cliente ne ha bisogno e la tua casella di posta si alleggerisce notevolmente.

Codici QR per consegne di reso senza contatto

I punti di raccolta dei corrieri supportano sempre più spesso i resi senza contatto basati su codici QR. Il cliente si presenta con l’articolo e un codice QR, il membro dello staff lo scansiona e il reso viene registrato e accettato. Tutto questo senza documenti cartacei, stampe o scambi di corrispondenza.

Ciò significa meno errori in fase di accettazione, poiché ogni scansione è collegata a una specifica richiesta di reso pre-autorizzata. Sapete cosa sta per tornare e perché, prima ancora che arrivi.

Codici QR per il monitoraggio dei resi e gli aggiornamenti sui rimborsi

I codici QR possono anche collegare i clienti a una pagina che mostra lo stato del loro reso e del rimborso in tempo reale. Quando i clienti possono controllare lo stato da soli con una scansione, smettono di inviare e-mail del tipo “dov’è il mio rimborso?”. Non stai creando un livello di assistenza clienti. Stai eliminando il motivo per cui i clienti avevano bisogno di contattarti in primo luogo.

I codici QR come segnale di sostenibilità

Le etichette di reso prestampate generano spreco di carta, specialmente quando i clienti non le usano. I resi basati sui codici QR lo eliminano completamente. Le etichette vengono stampate solo quando si verifica effettivamente un reso, presso la sede del corriere, non nel tuo processo di evasione degli ordini.

Grandi marchi come Patagonia hanno utilizzato i codici QR per ridurre significativamente l’impatto ambientale dei loro imballaggi, riducendo il numero di cartellini da 20 modelli a 2. La logica si applica in modo altrettanto semplice. Se l’imballaggio del tuo marchio è già orientato alla sostenibilità, passare ai resi basati su codici QR è un passo naturale che non comporta alcun costo aggiuntivo per la comunicazione ai clienti.

Come creare codici QR per i flussi di lavoro dei resi nell’e-commerce

Non hai bisogno di uno sviluppatore. Hai bisogno di chiarezza su cosa dovrebbe fare il codice QR e dello strumento giusto per crearlo.

Passaggio 1: definire cosa deve fare il codice QR

Prima di creare qualsiasi cosa, decidete cosa deve realizzare il codice QR. Questo determina il tipo da creare e dove posizionarlo.

Obiettivi comuni per i codici QR relativi ai resi nell’e-commerce:

• Indirizzare i clienti a un modulo o a un portale per la richiesta di reso
• Condividere le istruzioni per il reso sotto forma di una semplice pagina o di un PDF scaricabile
• Inviare un’e-mail precompilata alla tua casella di posta in modo da poter elaborare manualmente il reso

Ogni obiettivo corrisponde a un diverso tipo di codice QR. Assicurati di scegliere quello giusto prima di iniziare.

Passaggio 2: Scegli il tipo di codice QR corretto

Vai su The QR Code Generator (TQRCG) e seleziona il tipo di codice QR che corrisponde al tuo obiettivo.

Per i flussi di lavoro relativi ai resi nell’e-commerce, le opzioni più rilevanti sono:

• Codice QR URL: rimanda direttamente al tuo portale dei resi, al modulo di richiesta di reso o alla pagina di tracciamento. Questo è il punto di partenza giusto per la maggior parte dei marchi.
• Codice QR PDF: rimanda a un documento scaricabile con le istruzioni per il reso. Utile se la tua politica di reso è dettagliata e desideri che i clienti abbiano un riferimento chiaro a cui fare riferimento.
• Codice QR e-mail: apre l’app di posta elettronica del cliente con il tuo indirizzo di assistenza già inserito. Un’opzione pratica se gestisci le richieste di reso manualmente e desideri un modo semplice per i clienti di contattarti.

Per la maggior parte dei marchi di e-commerce, un codice QR URL è la scelta giusta. È flexibile, facile da aggiornare e funziona su ogni tipo di supporto: inserti negli imballaggi, bolle di accompagnamento, e-mail di reso e pagine di conferma.

Inoltre, scegli i codici QR dinamici. Un codice QR statico blocca la destinazione in modo permanente. Se l’URL del tuo portale di reso cambia o cambi piattaforma, ogni imballaggio che riporta quel codice diventa un vicolo cieco. Un codice QR dinamico ti consente di aggiornare la destinazione in qualsiasi momento senza modificare o ristampare il codice stesso. The QR Code Generator offre due codici QR dinamici gratuiti, senza necessità di carta di credito.

Fase 3: Personalizza il codice QR per il tuo marchio

The QR Code Generator (TQRCG) ti permette di regolare colore, motivo e stile, e di aggiungere il logo del tuo marchio al centro. Un codice QR personalizzato con il marchio sembra intenzionale. Un semplice quadrato in bianco e nero senza contesto è facile da ignorare o da considerare inaffidabile per i clienti.

Scaricalo in formato PNG per l’uso digitale o SVG per la stampa.

Passaggio 4: posizionalo dove i clienti ne hanno bisogno e aggiungi un chiaro invito all’azione

La posizione e il contesto determinano se qualcuno lo scansionerà. Un codice QR senza spiegazioni viene ignorato. I clienti devono sapere cosa stanno scansionando e cosa otterranno.

CTA efficaci accanto al tuo codice QR:

• “Scansiona per avviare il reso”
• “Scansiona per le istruzioni di reso”
• “Scansiona per generare l’etichetta di reso”

Una breve frase. È tutto ciò che serve.

Best practice per l’utilizzo dei codici QR nei resi e-commerce

Configurare un codice QR è facile. Far sì che funzioni in modo affidabile per ogni cliente richiede un po’ più di attenzione.

Progettazione e posizionamento

• Adattalo alle dimensioni della superficie. Per gli inserti e le bolle di accompagnamento, la dimensione minima consigliata è 1 × 1 pollice. Qualunque cosa più piccola rischia di non essere scansionata su superfici ruvide o leggermente irregolari.
• Posizionalo dove le persone aprono il pacco, non dove potrebbe danneggiarsi. Il risvolto interno della scatola di spedizione o la parte superiore della bolla di accompagnamento sono posizioni affidabili. Evita l’esterno della scatola. I codici posizionati lì possono danneggiarsi durante il trasporto prima ancora che il cliente li veda.
• Fai una prova prima di stampare. Prova sia su iOS che su Android in diverse condizioni di illuminazione e alle dimensioni di stampa effettive. Ciò che si scansiona chiaramente sul tuo telefono in condizioni di buona illuminazione potrebbe non essere scansionabile su una bolla di accompagnamento consumata sotto la luce della cucina. Non scoprirlo da un reclamo del cliente.

Contenuto e destinazione

• Collegati a una pagina di reso ottimizzata per i dispositivi mobili. I clienti effettuano la scansione a casa, sui loro telefoni. Un portale di reso non ottimizzato per i dispositivi mobili crea più attrito di quanto ne elimini.
• Fai in modo che la pagina di destinazione abbia un unico scopo. La pagina che si carica dopo la scansione dovrebbe indicare chiaramente il passo successivo. I clienti che si ritrovano su una pagina densa di informazioni sulle politiche di reso abbandoneranno la pagina e invieranno invece un’e-mail all’assistenza. Mantieni la pagina post-scansione pulita, specifica e orientata all’azione.
• Controlla regolarmente le destinazioni dei tuoi codici QR. Un link non funzionante al momento del reso crea un cliente frustrato e un reso che non viene elaborato correttamente. Controlla le destinazioni dei codici QR dopo le migrazioni della piattaforma, i cambiamenti di URL o qualsiasi aggiornamento al tuo processo di reso.

Integrazione con i flussi di lavoro dei resi

• Collega ogni codice QR a una specifica richiesta di reso. Questo ti permette di identificare l’ordine, confermare che sia autorizzato ed elaborarlo accuratamente quando arriva, senza bisogno di abbinamenti manuali. La maggior parte delle app di reso e il flusso di reso nativo di Shopify gestiscono questo aspetto automaticamente.
• Assicurati che i dati di reso del tuo codice QR vadano in un posto utile. Se i dati della scansione finiscono in uno strumento separato che nessuno controlla, hai aggiunto complessità invece di eliminarla. Mantieni il tuo flusso di lavoro dei resi in un unico posto.
• Fai attenzione al periodo di scadenza. Alcuni sistemi di reso tramite codice QR generano codici con un periodo di validità limitato. Quello di Amazon scade dopo 14 giorni. Se il tuo sistema fa lo stesso, comunica chiaramente la scadenza nella conferma del reso. I clienti che scoprono un codice scaduto allo sportello del corriere non stanno passando una bella giornata.

Errori comuni

• Non collegare i codici QR a pagine obsolete. Questo è l’errore più comune e più facile da correggere. Utilizza codici dinamici in modo da poter aggiornare la destinazione senza dover ristampare nulla.
• Non utilizzare codici statici su imballaggi stampati in serie. I codici statici sono permanenti. I codici dinamici no. Utilizza quelli dinamici.
• Non dare per scontato che il punto di consegna supporti il tuo codice QR. I programmi di reso tramite codice QR dei corrieri hanno requisiti specifici. Un codice QR generato per USPS Label Broker non funziona presso un punto di consegna FedEx. Sii esplicito con i clienti riguardo al corriere con cui funziona il tuo codice ed elenca i punti di consegna accettati nella conferma.
• Non testare solo sul tuo telefono. Se utilizzi un tablet o uno scanner portatile per elaborare i resi, testalo anche su quel dispositivo. Il comportamento di scansione varia più di quanto ti aspetteresti.

Semplifica ogni reso con i codici QR

I resi non devono necessariamente essere la parte dell’attività che ti ruba il pomeriggio. Un codice QR sul tuo imballaggio, sulla bolla di accompagnamento o sull’etichetta di reso collega il cliente direttamente al processo e collega il reso direttamente ai tuoi registri, senza che tu debba essere coinvolto in ogni fase.

Con il posizionamento giusto, una chiara CTA e un codice QR dinamico che si aggiorna man mano che il tuo flusso di lavoro si evolve, i resi diventano più veloci per i clienti e più facili da gestire per il tuo team. Il tutto senza la necessità di personale aggiuntivo, imballaggi ristampati o soluzioni personalizzate.

Sei pronto a semplificare il processo di reso del tuo e-commerce? Registrati e crea il tuo primo codice QR con The QR Code Generator.

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