¿Cómo utilizar los códigos QR para la gestión de inventarios?

Los errores de inventario cuestan a las empresas de todo el mundo 1,1 billones de dólares al año. Estas pérdidas se deben a problemas como fallos de seguimiento, exceso de existencias, falta de existencias y retrasos en los envíos.

Los sistemas obsoletos, como el seguimiento manual y los códigos de barras 1D, no hacen sino agravar el problema. Son propensos a errores, almacenan datos limitados y necesitan ángulos de escaneado perfectos. La buena noticia es que estos costosos errores son fáciles de solucionar.

¿Cómo? Cambiando a los códigos QR para la gestión de inventarios.

Los códigos QR ofrecen un seguimiento del inventario en tiempo real y son una forma más inteligente, rápida y barata de hacer un seguimiento del inventario. De hecho, se espera que para 2027 la mayoría de las industrias abandonen los códigos de barras y se pasen a los códigos QR.

Este artículo le mostrará por qué y cómo actualizar su sistema para una gestión eficaz del inventario mediante códigos QR.

Por qué el cambio hacia los códigos QR para la gestión de inventarios

En 1994, Masahiro Hara inventó los códigos QR para resolver dos limitaciones que tenían los códigos de barras UPC tradicionales:

1. Sólo pueden almacenar hasta 20-40 caracteres numéricos de información.
2. Sólo pueden escanearse por un lado

Estas limitaciones hacían el trabajo de los trabajadores del comercio minorista mucho más duro de lo necesario.

Los códigos QR hacen lo mismo que los códigos de barras, pero MUCHO mejor. He aquí cómo.

1. Almacenan más información: Los códigos QR pueden almacenar hasta 7.089 caracteres numéricos. Pero además de números, también pueden almacenar texto, URL e incluso enlaces a detalles de productos o actualizaciones de existencias.

2. Se escanea desde cualquier ángulo: Con los códigos de barras, hay que alinearlos bien para escanearlos. Los códigos QR funcionan desde cualquier dirección, por lo que el escaneado es mucho más rápido y sencillo. Además, los Códigos QR disponen de mecanismos de corrección de errores, lo que permite escanearlos incluso cuando están ligeramente dañados.

3. Funcionan con cualquier dispositivo: Los Códigos QR se pueden escanear con smartphones, tabletas (e incluso con escáneres de códigos de barras tradicionales). Esto los hace increíblemente accesibles y rentables.

4. Fáciles de usar y flexibles: Los Códigos QR pueden imprimirse en etiquetas de productos, estanterías, cajas e incluso pantallas digitales. Se adaptan sin problemas a diferentes sistemas de inventario.

En definitiva, son la solución perfecta para ahorrar tiempo, reducir errores y facilitar el seguimiento del inventario.

Pasos clave en la gestión de inventarios y cómo ayudan los códigos QR

1. Seguimiento del inventario en tiempo real

Hacer un seguimiento de las existencias en tiempo real es muy importante. Con los códigos QR, puede escanear un artículo y ver al instante dónde se encuentra directamente en su escritorio. Los datos también se pueden capturar en un sistema centralizado de gestión de inventario. Esto garantiza que siempre pueda acceder a todo su inventario y mantenerse al día.

Unilever ha dado un paso notable en esta dirección. Utilizan códigos QR para resolver sus problemas de seguimiento de inventario.

Antes, utilizaban códigos de barras que rastreaban los productos sólo en los puntos de su cadena de suministro. Sin embargo, como tenían múltiples distribuidores que competían por hacer llegar sus productos a las tiendas, esto causaba conflictos dentro de su red de canales.

Tras cambiar a los códigos QR, cada distribuidor obtuvo su propio código QR. Así, los supervisores saben exactamente qué distribuidor trajo el producto.

2. Agilizar la organización y categorización de las existencias

Los códigos QR facilitan la organización y categorización del inventario en función del tipo de producto, el número de lote o la ubicación de almacenamiento. Puede codificar el código QR con detalles como el nombre del producto, la SKU o el número de pieza, la ubicación en el almacén y mucho más. Con sólo escanearlo, podrá acceder rápidamente a la información del artículo.

Además, con los códigos QR puede crear un sistema de inventario permanente. Esto significa que, con un simple escaneado, puede actualizar la información de su inventario y existencias en tiempo real. Esto reduce significativamente los errores manuales + te alerta de cualquier falta de stock o exceso de existencias.

3. Procese los pedidos más rápido

Los códigos QR ayudan a las empresas a recoger, empaquetar y enviar pedidos con mayor precisión y eficacia. Reducen los errores y garantizan que los clientes reciban los productos correctos. Una de las mejores características de los códigos QR es su nivel de corrección de errores. Esto significa que, incluso si sus Códigos QR están dañados o faltan, puede recuperar la información y garantizar que su producto llegue a tiempo.

Los trabajadores pueden escanear fácilmente los Códigos QR (también con su propio dispositivo) para confirmar la exactitud del pedido antes de enviarlo. Menos errores también significan menos devoluciones costosas y clientes más felices.

4. Optimice la organización del almacén

Los códigos QR pueden agilizar la gestión del almacén mediante la automatización de las actualizaciones de inventario, el seguimiento de los niveles de existencias e incluso la activación de nuevos pedidos cuando los suministros se agotan.

Los códigos QR van más allá del seguimiento de su inventario, también son increíblemente útiles para el seguimiento de los equipos en su almacén. Puede configurar notificaciones para que le avisen si algún equipo necesita mantenimiento. Con un rápido escaneo, reducirá significativamente el tiempo de inactividad.

Cómo configurar un código QR para la gestión del inventario

Vamos a desglosar cómo configurar un mecanismo de seguimiento de Código QR para la gestión de inventario con más detalle:

1. 1. Evalúe su sistema actual y sus necesidades de inventario

No se fije sólo en lo que rastrea, sino en cómo. Desde el momento en que recibe la mercancía hasta su envío, planifique su flujo de trabajo de inventario. Así podrá identificar los cuellos de botella, los puntos débiles y las áreas en las que faltan datos. Puede utilizar la siguiente infografía para comprenderlo mejor:

2. Elegir un generador y un escáner de códigos QR

Elegir el generador de códigos QR que mejor se adapte a sus necesidades es primordial. Estas son algunas de las características que debe tener en cuenta:

• Generación masiva: Esto es esencial para crear numerosos Códigos QR rápidamente. Considere también las opciones de carga CSV.
• Personalización: Control sobre el tamaño, el formato (PNG, JPG, SVG), la marca, etc.
• Códigos QR dinámicos: Le permiten cambiar los datos vinculados al código QR una vez impreso. Esto resulta útil para actualizar información como el precio o la cantidad sin tener que volver a imprimir las etiquetas.
• Análisis de datos: Algunos generadores ofrecen funciones básicas de seguimiento de inventario, que pueden ser suficientes para las pequeñas empresas.
• Integración API: Esto es más relevante para las empresas más grandes. Si ya dispone de un software de inventario, una API permite transferir datos sin problemas entre the QR Code generator y su sistema.

3. Etiquete todo con códigos QR

Asigne un código QR único a cada artículo de su inventario. Imprima etiquetas de alta calidad y péguelas a los productos, estanterías, contenedores y embalajes para facilitar el escaneado. También puede añadir códigos QR a su maquinaria para hacer un seguimiento de su uso.

Además, puede pegar su etiqueta de código QR con enlace digital GS1 en el embalaje de sus productos. Esto le permite proporcionar sus datos de producto únicos (GTIN) a través de la cadena de suministro y sus clientes.

GS1 QR Code también le permite crear un micrositio para añadir información relevante para mayoristas y consumidores. Mildura Fruit Company añadió esta etiqueta de código QR en sus envases de cítricos para proporcionar información completa sobre el producto. Esto ayudó a generar confianza con su cadena de suministro y sus clientes en 30 países.

4. Integración con un sistema de inventario

Si aún no dispone de un software de gestión de inventario, elija uno que admita la integración de códigos QR. Asegúrese de que su sistema de códigos QR está vinculado a su software de gestión de inventario para que cada escaneado actualice automáticamente los niveles de existencias.

Configure alertas y notificaciones para avisos de falta de existencias, fechas de caducidad y nuevos pedidos.

5. Pruebas e implantación

Antes de implantar completamente el sistema, lleve a cabo un programa piloto con un número limitado de productos. Esto le permitirá identificar y resolver cualquier problema antes de que afecte a toda su operación.

Con estos pasos, podrá configurar su sistema de gestión de inventario por código QR con facilidad. Veamos ahora algunas de las herramientas que puede tener en cuenta para la gestión de inventarios mediante códigos QR.

Las mejores herramientas y software para la gestión de inventarios mediante códigos QR

Hay dos aspectos a la hora de seleccionar el software para la gestión de inventarios.

1. Elija el que le permita generar códigos QR a la vez que realiza el seguimiento del inventario.
2. O bien, elija el que admita códigos QR para el seguimiento del inventario.

Hemos preseleccionado Ezo y Sorty como el mejor software de gestión de inventario que soporta el seguimiento de códigos QR. A continuación se presentan los detalles.

Ezo

Ezo es una potente herramienta de gestión de inventario, lo que la convierte en una buena opción para grandes empresas con necesidades complejas. Los usuarios aprecian Ezo por:

• Visibilidad en tiempo real de los movimientos de existencias con Códigos QR
• Vincula los Códigos QR a la información del producto, ubicaciones y otros datos relevantes.
• Gestión optimizada de inventarios y almacenes + compatible con dispositivos móviles
• Los informes y perspectivas inteligentes ayudan a reducir los costes a lo largo del tiempo.
• Diseñe e imprima etiquetas de códigos QR personalizadas en grandes cantidades

Sin embargo, los usuarios deseaban informes y análisis más intuitivos. Las personalizaciones en los informes generados son muy limitadas. Además, debido a sus completas funciones, la herramienta tiene una curva de aprendizaje pronunciada.

💰Precios

Ezo tiene diferentes planes de precios basados en el número de artículos que desea rastrear. Los siguientes se basan en 250 artículos:

1. Plan Esencial: 40 $ al mes
2. Plan Avanzado: 55 $ al mes
3. Plan Premium: 65 $ al mes
4. Plan Enterprise: Precios personalizados

Sortly

Sortly es una plataforma de gestión de inventario visual que facilita el seguimiento de los artículos mediante fotos y descripciones detalladas. Es ideal para empresas medianas que buscan una solución fácil de usar. Sus capacidades incluyen:

• Permite añadir o editar Códigos QR existentes para añadir artículos al sistema.
• Genera Códigos QR personalizados para obtener información detallada de los artículos.
• Flexibilidad para realizar el seguimiento desde varios dispositivos + interfaz de usuario muy intuitiva
• Informes de inventario en tiempo real con fácil colaboración

Algunos usuarios informan de que Sortly tiene integraciones limitadas con otras plataformas. También han señalado que carece en términos de características avanzadas.

💰Precios

Sortly tiene una gama de planes de precios basados en el número de elementos únicos que te permitirá rastrear:

1. Plan gratuito: $0 al mes (100 elementos únicos).
2. Plan Avanzado: 24 $ al mes (500 elementos únicos)
3. Plan Ultra: 74 $ al mes (2000 artículos únicos)
4. Plan Premium: 149 $ al mes (5000 artículos únicos)
5. Plan Enterprise: Precios personalizados

Si ya está utilizando un sistema de gestión de inventario que permite el seguimiento de QR, pero busca un software para generar códigos QR en masa, le recomendamos The QR Code Generator.

The QR Code Generator

Para pequeñas empresas y nuevas empresas con presupuestos limitados, herramientas como The QR Code Generator pueden ser un punto de partida rentable. Aunque puede que no ofrezcan funciones completas de gestión de inventario, proporcionan la base para un seguimiento QR básico. Algunas de las características clave de esta plataforma son:

• Permite crear códigos QR gratuitos y personalizados para el seguimiento del inventario.
• Interfaz fácil de usar con creación de Códigos QR personalizables.
• Se puede utilizar para enlazar con hojas de cálculo u otros sistemas básicos de seguimiento.
• Ofrece funciones como el seguimiento de la ubicación GPS y el acceso multiusuario.

Sin embargo, la plataforma tiene una funcionalidad limitada en comparación con las herramientas dedicadas a la gestión de inventarios. No obstante, es una buena alternativa para empezar.

💰Precios

1. Plan Esencial: 5 $ al mes
2. Plan Avanzado: 12,5 $ al mes
3. Plan Profesional: 37,5 dólares al mes

El futuro de la gestión de inventarios con Códigos QR

El cambio hacia la gestión de inventarios con códigos QR es algo más que una tendencia: es un cambio fundamental en el funcionamiento de las empresas. A las limitaciones de los códigos de barras tradicionales se une la creciente complejidad de las cadenas de suministro modernas. El Código QR es un gran complemento para agilizar la gestión del inventario.

Tanto si se trata de una pequeña empresa que busca una forma sencilla de organizar las existencias como de una gran empresa que necesita una automatización completa, los códigos QR ofrecen la flexibilidad, precisión y comodidad que exigen las empresas modernas. El futuro de la gestión de inventarios es rápido, inteligente y está impulsado por los códigos QR. Si aún no ha hecho el cambio, ¡ahora es el momento perfecto!